J U R I D I S C H E KENNISGEVINGEN

Transcriptie

1 Startgids

2 J U R I D I S C H E KENNISGEVINGEN Copyright 2011 Nuance Communications, Inc. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag worden overgedragen, bewerkt, gekopieerd of opgeslagen in een archiveringssysteem of vertaald in een andere taal of computertaal in welke vorm of op welke wijze dan ook, hetzij mechanisch, elektronisch, magnetisch, optisch, chemisch, handmatig of op andere wijze, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Nuance Communications, Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts De software die in deze handleiding wordt beschreven, wordt onder licentie verstrekt en mag uitsluitend gebruikt en gekopieerd worden in overeenstemming met de voorwaarden van betreffende licentie. B ELANGRIJKE KENNISGEVING Nuance Communications, Inc. verstrekt deze publicatie "as is", zonder enige garantie, uitdrukkelijk noch stilzwijgend, met inbegrip, maar niet beperkt tot de stilzwijgende garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel. Sommige staten of rechtsgebieden staan bij bepaalde transacties geen afwijzing van uitdrukkelijke of stilzwijgende garanties toe. Daarom is deze kennisgeving wellicht niet op u van toepassing. Nuance behoudt zich het recht voor om deze publicatie te herzien en van tijd tot tijd wijzigingen in de inhoud ervan aan te brengen zonder verplicht te zijn derden van deze herzieningen of wijzigingen op de hoogte te stellen. H ANDELSMERKEN Nuance, het Nuance-logo, All-in-One Search, OmniPage, PaperPort, Productivity Without Boundaries, ScanSoft en SET zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van Nuance Communications, Inc. of haar dochterondernemingen in de Verenigde Staten en/of andere landen. Microsoft, Excel, MSN, Outlook, PowerPoint en Windows zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. Intel en Pentium zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van Intel Corporation of haar dochterondernemingen in de Verenigde Staten en andere landen. Adobe, Acrobat en Photoshop zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van Adobe Systems Incorporated in de Verenigde Staten en/of andere landen. Google is een handelsmerk van Google, Inc. WordPerfect is een handelsmerk of geregistreerd handelsmerk van Corel Corporation en/of haar dochterondernemingen in Canada, de Verenigde Staten en/of andere landen. Het Verity-logo is een handelsmerk of geregistreerd handelsmerk van Verity, Inc. in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle overige handelsmerken die in deze documentatie worden genoemd, zijn eigendom van hun respectieve eigenaars. Outside In Viewer Technology copyright 1998 Stellent Chicago, Inc. Alle rechten voorbehouden. De woordverificatie-, spellings- en afbreekmodules van dit programma, zoals gespecificeerd in het juridische gedeelte van het Help-systeem, zijn gedeeltelijk gebaseerd op Proximity Linguistic Technology van Franklin Electronic Publishers, Inc. Alle rechten voorbehouden. Dit programma is ontwikkeld met behulp van Kakadu-software en is gedeeltelijk gebaseerd op het werk van Independent JPEG Group. Deze software is gedeeltelijk gebaseerd op de Zlib-compressiebibliotheek en het werk van Colosseum Builders. Nuance Communications, Inc. 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts , V.S. Nuance Communications International BVBA Guldensporenpark 32, Gebouw D, BE-9820 Merelbeke, België PaperPort 12 SE Startgids, 2011

3 I N H O U D Welkom bij PaperPort 5 PaperPort installeren 6 Registratie 7 PaperPort leren gebruiken 7 Technische ondersteuning 8 Nieuw in PaperPort 12 9 Vertrouwd raken met PaperPort 12 Het PaperPort-bureaublad 12 Het PaperPort-lint 13 PaperPort-items 13 Het deelvenster Mappen 15 PaperPort-itemminiaturen 15 PaperPort-paginaminiaturen 17 Het venster Beeldweergave 18 De instelbare werkbalk Snelle toegang 20 PDF Viewer Plus 20 Items ophalen 21 Scannen naar het PaperPort-bureaublad 22 De scanner instellen met PaperPort 23 Scanprofielen gebruiken 23 Afdrukken naar PaperPort 24 PaperPort-mappen toevoegen 24 Foto's vanaf een camera importeren 25 Afbeeldingen retoucheren 25 Afbeeldingen handmatig verbeteren 30 Meerdere afbeeldingen bewerken 30 Pagina's voorzien van annotaties 31 Annotatiehulpmiddelen 32 PaperPort Startgids iii

4 Items beveiligen 33 Items archiveren 34 Zoekcriteria aan items toevoegen 35 Items zoeken 35 Bestanden delen 38 Items naar een ander programma verzenden 39 PaperPort gebruiken in combinatie met OmniPage 40 De balk Verzenden naar aanpassen 40 Verzendopties aanpassen 41 Items converteren 41 Items converteren naar afbeeldingsbestanden 41 Documenten samenstellen 42 Afbeeldingen naar tekst converteren 43 Formulieren invullen 43 PDF-ondersteuning 43 PDF-documenten maken 46 PaperPort verwijderen 47 iv Inhoud

5 Welkom bij PaperPort Welkom bij de Nuance PaperPort Startgids. De gids wordt geleverd als PDF-bestand, geschikt voor gebruik in combinatie met een schermlezer. Als u de gids afdrukt, raden we u aan deze dubbelzijdig af te drukken met twee pagina's per vel. PaperPort biedt u de gemakkelijkste manier om papieren documenten om te zetten in georganiseerde digitale documenten die iedereen op kantoor snel kan terugvinden en gebruiken. In combinatie met scanners, multifunctionele printers en digitale kopieermachines op het netwerk zet PaperPort papieren documenten om in digitale documenten. Vervolgens helpt het programma u deze bestanden en alle andere elektronische documenten te beheren via een handig, gebruiksvriendelijk opbergsysteem. Met behulp van grote, duidelijke miniaturen kunt u uw gescande documenten, waaronder Word-bestanden, spreadsheets, PDF-bestanden en zelfs digitale foto's gemakkelijk visueel ordenen, ophalen en gebruiken. De SEThulpmiddelen (Scanner Enhancement Technology) van PaperPort zorgen ervoor dat de kwaliteit van de gescande documenten uitstekend is. Met de annotatiehulpmiddelen kunt u notities en markeringen aan de gescande beelden toevoegen. Bijgeleverde programma's PaperPort 12 SE (Special Edition) wordt geleverd met PaperPort Image Printer, de wizard Scannerinstellingen, het programma ImageViewer (voor het bekijken en werken met paginabeelden in een ander venster dan PaperPort) en PDF Viewer Plus (voor het bekijken en werken met PDF-bestanden). PaperPort Startgids 5

6 PaperPort installeren U kunt PaperPort vanaf een cd of het web installeren. Het installatieprogramma biedt eenvoudige stapsgewijze instructies. Volg de richtlijnen op het scherm om de software te installeren. Voor het installeren en verwijderen van programma's heeft u beheerdersrechten nodig. De installatie van PaperPort omvat drie onderdelen die in één procedure worden geïnstalleerd: PaperPort (inclusief ImageViewer en de wizard Scannerinstellingen) PDF Viewer Plus PaperPort Image Printer PDF Viewer Plus wordt niet geïnstalleerd als op de computer het toonaangevende PDF Converter Professional van Nuance (versie 5.3 of later) wordt gedetecteerd. Dit programma biedt alle functionaliteit van PDF Viewer Plus en nog veel meer. Klik op Autorun, selecteer een installatietaal en accepteer of wijzig de programmalocatie. Als PDF Viewer Plus moet worden geïnstalleerd, is er een optie: Nuance PDF als standaardviewer instellen voor Windows Verkenner en Internet Explorer Hiermee stelt u PDF Viewer Plus in als de standaardviewer voor alle PDF's op uw systeem. PDF-bestanden op het PaperPort-bureaublad worden standaard geopend in een PDF-programma van Nuance. Als u deze optie selecteert en u dubbelklikt op een PDF-bestand, waar ook in het systeem, wordt het bestand geopend in PDF Viewer Plus. Vervolgens wordt het installatieprogramma automatisch gestart. U kunt kiezen uit een volledige of een aangepaste installatie. Kies de aangepaste installatie alleen als u tijdens de installatie uw eigen mappen wilt toevoegen aan de meegeleverde PaperPort-mappen. U kunt ook later mappen toevoegen (zie pagina 24). PaperPort Startgids 6

7 Registratie Als u zich registreert, kunt u volledig gebruik maken van Nuance -productondersteuning en wordt u op de hoogte gesteld van productupdates. Na afloop van de installatie wordt u gevraagd of u zich online wilt registreren als gebruiker van PaperPort. Als u uw registratiegegevens wilt bijwerken, kunt u altijd naar de website van Nuance gaan op PaperPort leren gebruiken In deze startgids maakt u kennis met PaperPort en ziet u hoe u met PaperPort uw informatie kunt beheren. Daarnaast kunt u gebruik maken van andere informatiebronnen, zoals een uitgebreid Help-systeem, Instructies, Releaseopmerkingen en de website van Nuance. U opent deze via het tabblad Help van het lint. Deze handleiding In deze handleiding gaan we ervan uit dat u bekend bent met de Microsoft Windows -omgeving. Zie uw Windows-documentatie voor vragen over dialoogvensters, menuopdrachten, schuifbalken, slepen en neerzetten, snelmenu's, enzovoort. Het Help-systeem gebruiken De Help van PaperPort bevat gedetailleerde informatie over functies, instellingen en procedures. U opent de Help via het tabblad Help van het lint van PaperPort. Via het tabblad Help van PaperPort heeft u bovendien toegang tot verdere technische ondersteuning, inclusief technische documentatie, softwareupdates, programma-informatie en compatibiliteitsgegevens. PDF Viewer Plus en PDF Converter Professional hebben hun eigen Helpsysteem met instructies voor het maken van PDF-bestanden. PaperPort Startgids 7

8 Release-opmerkingen De PaperPort Release-opmerkingen bieden belangrijke informatie over deze release van het programma. U vindt dit document op de installatie-cd, via het tabblad Help van het lint van PaperPort en als voorbeelddocument op het bureaublad van PaperPort. Technische ondersteuning Nuance biedt allerlei technische ondersteuningsmogelijkheden die zijn afgestemd op uw individuele behoeften. Sommige hiervan zijn gratis, voor andere moet u betalen. U kunt technisch ondersteund worden via de telefoon of per . U kunt ook zelf uw problemen oplossen via onze Knowledge Base, die 24 uur per dag toegankelijk is. Ga naar voor informatie over het ondersteuningsbeleid, plaatselijke ondersteuningscontacten en productupdates. Lees voordat u contact opneemt met Nuance eerst de gebruikersdocumentatie en bekijk de Release-opmerkingen. Minimale systeemvereisten Computer met Intel Pentium processor of hoger Microsoft Windows XP 32-bits met SP3 of hoger, Windows Vista 32-bits en 64-bits met SP2 of hoger, Windows 7 (32- en 64-bits versies) Microsoft Internet Explorer 6.0 of hoger 512 MB RAM (1 GB aanbevolen) 300 MB vrije ruimte op de vaste schijf voor programmabestanden, plus 20 MB werkruimte tijdens de installatie SVGA-monitor met 256 kleuren, maar bij voorkeur 16-bits kleur (Gemiddelde kleurkwaliteit in XP en Vista) en een resolutie van minimaal 800 x 600 pixels Aanwijsapparaat dat compatibel is met Windows Cd-romstation voor de installatie of internetverbinding voor het downloaden van bestanden PaperPort Startgids 8

9 Internetverbinding (met Internet Explorer 6 of later) voor updates Het programma werkt beter en sneller als de processor, het geheugen en de beschikbare schijfruimte van de computer de minimale eisen overtreffen. Dit is met name het geval bij de verwerking van hele grote kleurenafbeeldingen en PDF-bestanden. Nieuw in PaperPort 12 PaperPort 12 SE bevat een aantal waardevolle nieuwe functies om u te helpen bij het beheer van uw documenten. Verbeterde PDF-prestaties U kunt PDF-bestanden sneller openen en weergeven in PDF Viewer Plus, een nieuw PDF-programma van Nuance dat volledig compatibel is met Adobe Acrobat. Met PDF Viewer Plus verschijnen bestanden veel sneller op het scherm dan met de algemene ImageViewer en wordt er minder van het geheugen vereist. De nieuwe viewer kiest voor elk element op de pagina de beste resolutie, met als resultaat een scherpere weergave en optimale afdrukresolutie. PDF Viewer Plus heeft een eigen Help-systeem. Verbeterde ondersteuning voor PDF-bestanden PDF Viewer Plus biedt een groot assortiment nieuwe PDF-functies, waaronder verbeterde annotatiemogelijkheden en dynamische of transparante stempels. Afbeeldingen in een PDF-document die zijn verwerkt door PDF Viewer Plus, kunnen worden verzonden naar ImageViewer, waar u ze kunt verbeteren met SET-hulpmiddelen. De gewijzigde afbeelding wordt vervolgens teruggeplaatst in de PDF. U kunt PDF-formulieren elektronisch invullen, opslaan en per verzenden, zodat u zich niet meer druk hoeft te maken over het afdrukken en verzenden ervan per post. PaperPort Startgids 9

10 U kunt nu doorzoekbare PDF-bestanden maken via scanprofielen en via de opties Opslaan als of Als PDF dupliceren in het snelmenu op het PaperPortbureaublad. Hiermee zorgt u ervoor dat de inhoud van uw gescande papieren documenten of afbeeldingsbestanden toegankelijk is voor zoekmachines als Windows Desktop Search of Google. Gebruikersinterface met lint en tabbladen PaperPort 12 is nu nog gebruiksvriendelijker omdat alle programmafuncties beschikbaar zijn via een lint met tabbladen, waarop de knoppen zijn ondergebracht in functionele groepen. We hebben ook de nieuwe knop Nu scannen toegevoegd, zodat u met één muisklik kunt scannen zonder naar de scannerinstellingen te gaan. De werkbalk Snelle toegang verschijnt boven de lintwerkbalken. Hierin kunt u alle functies verzamelen die u het meest gebruikt. Sneltoetsen stellen u in staat snel opdrachten te geven via het toetsenbord. Druk op de Alt-toets voor de sneltoetsopties. U kunt de kleuren voor de achtergrond, de deelvensters en het lint aanpassen. Nauwkeurigere OCR De OCR (Optical Character Recognition, optische tekenherkenning) is aanzienlijk verbeterd. Mede hierdoor kunt u de inhoud van doorzoekbare PDF-bestandsarchieven met veel meer succes doorzoeken. U kunt nu de taal instellen voor de OCR, zodat de nauwkeurigheid nog verder wordt vergroot voor alle ondersteunde talen. Digitale camera-invoer De opties op de balk Verzenden voor tekstprogramma's bevat nu ook een OCR-optie van PaperPort voor correctie van digitale foto's. U kunt nu een foto maken van een document en deze nauwkeurig converteren naar een tekstdocument. Dit gebeurt via speciale algoritmes voor het rechtzetten van 3D-afbeeldingen. Pagina-afbeeldingen worden afgevlakt en vervormingen worden gecorrigeerd om de nauwkeurigheid van het tekstdocument te vergroten. PaperPort Startgids 10

11 Grotere betrouwbaarheid van PaperPort PDF-bestanden raken soms beschadigd, zodat ze niet meer kunnen worden geopend. Als er geen miniatuur kan worden gegenereerd, start PaperPort soms niet goed op. In de programmamap van PaperPort bevindt zich een nieuw hulpprogramma, CheckPPFolders.exe, plus een beknopt Help-bestand. Voer dit programma uit om beschadigde bestanden te identificeren en te verwijderen, zodat PaperPort naar behoren werkt. Ondersteuning voor SharePoint PaperPort 12 ondersteunt communicatie met de documentmanagementsystemen Microsoft SharePoint Services 2003, SharePoint Portal 2003, SharePoint Services 2007 en SharePoint Server U kunt bestanden eruit ophalen, op de gewenste manier verwerken en de uitvoerbestanden vervolgens weer in het DMS opslaan via de balk Verzenden naar. PaperPort Special Editions worden geleverd aan bepaalde scannerfabrikanten en andere leveranciers. De functies en mogelijkheden van deze edities zijn afhankelijk van de vereisten van de leverancier. PaperPort Startgids 11

12 Vertrouwd raken met PaperPort In dit gedeelte maakt u kennis met de verschillende onderdelen van PaperPort. Raadpleeg de PaperPort Help voor gedetailleerde informatie over al deze onderwerpen. Het PaperPort-bureaublad Wanneer u voor het eerst het programma start, verschijnt het PaperPortbureaublad met het deelvenster Mappen. U ziet de documenten in de gekozen map in miniatuurvorm en de functies voor het beheer ervan. PaperPort biedt alle hulpmiddelen die nodig zijn om documenten en afbeeldingen te ordenen, zoeken en gebruiken. Klik op het tabblad Bureaublad van het lint op de knop Opties en ga naar het tabblad Bureaublad om een kleurenschema te kiezen voor het bureaublad en de bijbehorende elementen. Lint met opdrachtknoppen Bureaublad met miniaturen Functievenster met mappen Toegang tot andere pagina's in dit item met meerdere pagina's Het functievenster kan het volgende bevatten: Mappen Scaninstellingen Miniaturen All-in-One Search Eigenschappen Beeldminiatuur Tekstminiatuur Balk Verzenden naar PaperPort Startgids 12

13 Het PaperPort-lint De interface van PaperPort 12 en ImageViewer is vernieuwd en bestaat uit een lint met tabbladen. De belangrijkste elementen zijn: 1. PaperPort-knop 2. Werkbalk Snelle toegang (zie pagina 20) 3. Tabblad 4. Lint met het tabblad 5. Groep binnen het lint 6. Knop binnen de groep 7. Vervolgkeuzelijst van de knop PaperPort-items De documenten en foto's die u in PaperPort ophaalt, worden items genoemd. Er zijn twee soorten items: beelditems en tekstitems. Beelditems zijn gescande documenten, foto's, tekeningen en andere digitale items in een afbeeldingsindeling, zoals PDF Image, PDF Searchable, JPEG, TIFF of PaperPort Image (.max). U kunt ze scannen, kopiëren of importeren naar het PaperPort-bureaublad. Tekstitems zijn documenten die bewerkbare tekst bevatten, zoals Word- (.doc), HTML- en Excel-bestanden, en in tekstverwerkingsprogramma's en andere tekstgeoriënteerde programma's worden gemaakt. Normale PDF-bestanden worden beschouwd als tekstitems. Vertrouwd raken met PaperPort 13

14 Als u dubbelklikt op een beelditem, wordt het standaard in Beeldweergave geopend. Hierin vindt u een groot aantal functies voor beeldverwerking, waaronder de SET-hulpmiddelen. Ga naar Opties > Bureaublad om dit aan te passen. U kunt ImageViewer kiezen. Dit biedt dezelfde functionaliteit als Beeldweergave, maar in een apart venster, zodat u tijdens het bewerken van het gekozen item het PaperPort-bureaublad blijft zien. Dit is met name handig in een omgeving met twee schermen. U kunt ook het programma kiezen dat is gekoppeld aan het bestandstype. U kunt in PaperPort werken met elke soort PDF: PDF Image, PDF Searchable en PDF Formatted Text & Graphics (PDF Normal). PDFbestanden worden standaard geopend in PDF Viewer Plus of, indien beschikbaar, in PDF Converter Professional. Deze Nuance-programma's zijn optimaal ingesteld voor de verwerking, annotatie en bewerking van PDF-bestanden. Ga naar Opties > Bureaublad om dit aan te passen. U kunt PDF Image- of PDF Searchable-bestanden openen in ImageViewer en vervolgens met de SET-hulpmiddelen de kwaliteit van de PDF-items met alleen beeld verbeteren. U kunt snel een item naar een ander programma verzenden zonder PaperPort te verlaten. U hoeft alleen het item naar het koppelingspictogram op de balk Verzenden naar te slepen. Deze balk bevindt zich onder aan het bureaublad. PaperPort ondersteunt een groot aantal programma's, waaronder tekstverwerkings-, spreadsheet-, fax-, internet-, -, beeld-, OCR- en online serviceprogramma's. In de PaperPort-map Mijn PaperPort-documenten vindt u de submap Voorbeelden met voorbeelden van de itemtypen die u kunt bewaren op het bureaublad van PaperPort. In PaperPort kunt u ook niet-paperport-items op de computer bekijken. Kopieer of verplaats hiervoor het documentbestand of de foto eenvoudigweg naar een PaperPort-map. PaperPort Startgids 14

15 Het deelvenster Mappen Het deelvenster Mappen geeft een hiërarchisch overzicht van uw PaperPort-mappen, vergelijkbaar met het overzicht dat u ziet in Windows Verkenner. Via de Maphulpmiddelen heeft u snel toegang tot de bijbehorende opdrachten. In de map Mijn documenten wordt de PaperPort-map Mijn PaperPort-documenten geïnstalleerd. Op een systeem met meerdere gebruikers heeft iedere gebruiker zijn eigen map Mijn PaperPort-documenten. De map Mijn PaperPort-documenten bevat verscheidene submappen met namen die aangeven op welke manieren u uw items kunt ordenen in PaperPort (zoals Artikelen, Visitekaartjes, Foto's en Ontvangstbewijzen). De map Voorbeelden bevat voorbeelddocumenten en foto's om u op weg te helpen met PaperPort. Als u uw eigen PaperPort-items heeft, hoeft u deze niet perse in de map Mijn PaperPort-documenten op te bergen. U kunt andere lokale mappen en netwerkmappen toevoegen aan de mapweergave van PaperPort. U kunt de map Mijn PaperPort-documenten ook verwijderen, maar de PaperPort-structuur op uw systeem moet ten minste één map bevatten. Via de knop Mappen op het tabblad Bureaublad van het lint kunt u het deelvenster Mappen weergeven of verbergen. Als u het bureaublad splitst, kunt u in elke werkruimte het deelvenster Mappen weergeven. PaperPort-itemminiaturen Er zijn twee soorten miniaturen in PaperPort: itemen paginaminiaturen. Elke itemminiatuur is een kleine grafische voorstelling van een document of foto. Paginaminiaturen geven pagina's van beelditems en PDF-bestanden weer in het deelvenster Paginaminiaturen op het PaperPort-bureaublad en in ImageViewer. Vertrouwd raken met PaperPort 15

16 U kunt PaperPort-items snel terugvinden door visueel te 'bladeren' door de itemminiaturen op het bureaublad van PaperPort. Met miniaturen kunt u zien wat een document bevat zonder het te openen. Bovendien kunt u door de pagina's van een document bladeren zonder het document te openen. PaperPort toont grote, duidelijke miniaturen van al uw documenten en foto's, zoals: gescande pagina's en foto's foto's van uw digitale camera afbeeldingsbestanden in indelingen als BMP, TIFF, JPEG, GIF en MAX Microsoft Word-, PowerPoint -, Excel -, WordPerfectTM-documenten en andere documenten die zijn gemaakt met veelgebruikte programma's PDF-documenten PDF Image-items HTML-documenten Het pictogram bij elke itemminiatuur geeft aan met welk programma het item is gemaakt of waaraan het is gekoppeld. Hierdoor kunt u heel simpel en handig de verschillende soorten items op uw computer zien en terugvinden. Klik op een miniatuur om de kenmerken van de afbeelding weer te geven. Met wordt aangegeven dat het om een item van het type Alleenlezen gaat. Met ziet u dat de afbeelding annotaties heeft. Beelditems met meerdere pagina's zijn voorzien van, zodat u door de pagina's kunt bladeren, zelfs als het deelvenster Paginaminiaturen is gesloten. PaperPort Startgids 16

17 Voordat u met een item kunt werken, moet u eerst de miniatuur op het PaperPort-bureaublad selecteren. Rond het item verschijnt een rood kader om aan te geven dat het item is geselecteerd. U kunt meerdere bestanden tegelijk selecteren. Met de itemminiaturen kunt u: items op een andere plaats op het PaperPort-bureaublad zetten door de miniaturen te verslepen; items naar een map verplaatsen door de miniaturen naar de betreffende map te slepen; items maar een andere geopende werkruimte verplaatsen door de miniaturen naar die ruimte te slepen; op een miniatuur dubbelklikken om het item te bekijken; op de Ctrl-toets drukken en dubbelklikken op een miniatuur om het item in het bronprogramma te openen; met de rechtermuisknop klikken om het snelmenu van het item weer te geven; een kopie van items naar een ander programma sturen door de miniaturen naar de balk Verzenden naar te slepen. Via de miniaturen op het PaperPort-bureaublad kunt u ook heel eenvoudig afzonderlijke PaperPort Image-items of PDF Image-items combineren en zo items met meerdere pagina's maken. Dit is met name handig als u een scanner gebruikt die een pagina alleen als een afzonderlijk item kan scannen. PaperPort-paginaminiaturen Het deelvenster Paginaminiaturen op het PaperPort-bureaublad en in ImageViewer bevat miniaturen voor beelditems die uit meerdere pagina's bestaan. Selecteer een item dat uit meerdere pagina's bestaat en klik op het tabblad Bureaublad van het lint op de knop Miniatuur. U kunt bewerkingen op paginaniveau razendsnel uitvoeren zonder de Vertrouwd raken met PaperPort 17

18 bestanden te openen. De eerste drie hierna genoemde mogelijkheden zijn beschikbaar voor alle afbeeldingsbestanden. De overige zijn beschikbaar voor PDF-bestanden (zowel op het PaperPort-bureaublad als in ImageViewer en PDF Viewer Plus) en MAX-bestanden (alleen op het PaperPort-bureaublad). U kunt: de grootte van de miniatuur aanpassen; geselecteerde pagina's kopiëren en deze als aparte PDF-bestanden naar een werkruimte verplaatsen; pagina's van en naar documenten in verschillende deelvensters kopiëren en verplaatsen; pagina's kopiëren, plakken, knippen, verwijderen en opnieuw ordenen; nieuwe pagina's in het document invoegen; nieuwe pagina's aan het eind toevoegen. U kunt alleen de paginaminiatuur van een beveiligd PDF-bestand bekijken als u het bijbehorende wachtwoord invoert. Het venster Beeldweergave Als u een beelditem wilt bekijken in het venster Beeldweergave, dubbelklikt u op het bijbehorende miniatuur op het bureaublad of kiest u op het tabblad Bureaublad van het lint of in het snelmenu de optie Openen met Beeldweergave. Standaard verschijnen PDF-bestanden in PDF Viewer Plus en niet in Beeldweergave. Met het venster Beeldweergave kunt u items van dichtbij bekijken en deze retoucheren en annoteren. U kunt de weergave ook vergroten of verkleinen zodat de informatie eenvoudig leesbaar is. Met de SEThulpmiddelen kunt u het huidige paginabeeld verbeteren. In het deelvenster Paginaminiaturen kunt u het document op paginaniveau bewerken. PaperPort Startgids 18

19 Knop Gebied selecteren Knop Terug naar bureaublad, standaard aanwezig op de werkbalk Snelle toegang (en het tabblad Beeld) SET-hulpmiddelen op het tabblad Pagina Huidige pagina groot weergegeven, klaar voor verbetering of annotaties Deelvenster Paginaminiaturen met één miniatuur voor elke pagina in het document Vertrouwd raken met PaperPort 19

20 De instelbare werkbalk Snelle toegang De PaperPort-knoppen zijn op basis van hun functie op verschillende tabbladen geplaatst. U kunt knoppen die u veel gebruikt opnemen op de werkbalk Snelle toegang in PaperPort en ook in ImageViewer. Klik met de rechtermuisknop in het lintgedeelte en kies Werkbalk Snelle toegang aanpassen. Kies het tabblad waarvan u knoppen wilt toevoegen Knopvolgorde wijzigen Overige beschikbare knoppen Knoppen toevoegen/ verwijderen Momenteel zichtbare knoppen PDF Viewer Plus Als u dubbelklikt op een PDF-bestand op het PaperPort-bureaublad, verschijnt het standaard in de nieuwe PDF Viewer Plus. U kunt niet- PDF-bestanden slepen naar het pictogram van PDF Viewer Plus op de balk Verzenden naar (zie pagina 39). Een kopie ervan wordt dan geconverteerd naar PDF en geopend in PDF Viewer. De eerste pagina verschijnt in het hoofdgebied. Links verschijnt een navigatiescherm met paginaminiaturen of formulierelementen en onder in het scherm desgewenst een commentaarvenster. Een Organizer-venster rechts biedt een lijst met stempels. De PDF-annotatiehulpmiddelen worden beschreven op pagina 32. Actieve PDF-formulieren kunt u rechtstreeks in PDF Viewer Plus invullen (zie pagina 43). PaperPort Startgids 20

21 Als u een PDF-bestand opent vanaf het PaperPort-bureaublad, wordt de bijgewerkte versie na afloop hierop teruggeplaatst, met alle wijzigingen en annotaties. Hiervoor moet u wel PDF Viewer Plus sluiten of het bestand expliciet opslaan. Als u op de werkbalk Bestand de optie Naar PaperPort-bureaublad gaan gebruikt, worden de wijzigingen niet doorgevoerd in het bestand op het bureaublad. In dat geval blijft het PDF-bestand geopend in de PDF-viewer. Items ophalen Er zijn vele manieren om afbeeldingen en pagina's over te brengen naar PaperPort, zodat u de functies van PaperPort voor weergave, bewerking, annotatie, indexering, OCR en bestandsbeheer kunt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld: foto's, pagina's en andere afbeeldingen op een scanapparaat scannen; mappen die al afbeeldingen en documenten bevatten toevoegen aan PaperPort; bestanden vanuit andere programma's op uw computer importeren; documenten vanuit andere programma's naar het PaperPortbureaublad afdrukken; afbeeldingen en documenten vanuit Windows Verkenner of vanuit andere programma's naar het PaperPort-bureaublad slepen of knippen en plakken; foto's vanaf een digitale camera ophalen. Items ophalen 21

22 Scannen naar het PaperPortbureaublad PaperPort ondersteunt TWAIN- en WIA-compatibele scanners. Klik op de knop Scaninstellingen om het deelvenster Scannen of foto ophalen te openen. Kies een scanprofiel. Elk profiel is optimaal afgestemd op een veelvoorkomende scantaak. Kies vervolgens de eigen interface van de scanner of gebruik het nieuwe deelvenster Scannerinstellingen van PaperPort. Als u de interface van het scannerstuurprogramma wilt gebruiken, schakelt u het selectievakje Scannerdialoogvenster weergeven in. Als u het selectievakje niet inschakelt, wordt het gescande item in de actieve werkruimte geplaatst. Open de Scanassistent om een itemnaam toe te voegen. Na afloop van de scan wordt het item weergegeven op het PaperPort-bureaublad. Klik met de rechtermuisknop op het item, kies Eigenschappen en vervolgens Bestandseigenschappen en Samenvatting om een onderwerp, auteur en trefwoorden toe te voegen aan de gescande items. Als uw scanner geen TWAIN- of WIA-apparaatstuurprogramma gebruikt, gebruikt u het bij uw scanner geleverde programma om items te scannen. Kopieer of verplaats vervolgens de gescande items naar PaperPort. Raadpleeg PaperPort Help voor nadere informatie over het scannen. Met PaperPort kunt u heel simpel pagina's als afzonderlijke items of als een item met meerdere pagina's scannen. Als u tweezijdige pagina's op uw ADF-scanner wilt scannen en sorteren, draait u de pagina's om als dit gevraagd wordt en klikt u op Andere kant scannen. PaperPort scant en sorteert de pagina's automatisch in de juiste volgorde. U kunt ook via de knoppen op uw scanner direct naar PaperPort scannen. Open het Configuratiescherm van Windows, kies Scanners en camera's, kies een gebeurtenis op het tabblad Gebeurtenissen en wijs PaperPort toe aan de gebeurtenis. PaperPort Startgids 22

23 U kunt ook een snelle netwerkscanner gebruiken om items naar een netwerkmap te scannen. Voeg de map vervolgens toe aan PaperPort. De scanner instellen met PaperPort Voordat u met PaperPort gaat scannen, moet u uw scanner plus het bijbehorende scannerstuurprogramma installeren en testen. Scannerstuurprogramma's worden niet meegeleverd bij PaperPort. Scanners die goed zijn geïnstalleerd en op de juiste manier werken, zijn direct beschikbaar in PaperPort via de knop Selecteren. Het dialoogvenster Beschikbare scanners verschijnt. Hierin kunt u een scanner kiezen. Als u niet tevreden bent over de scanresultaten, kunt u via het menu Start de PaperPort-wizard Scanner instellen starten. U vindt deze optie in de programmagroep PaperPort Scanprofielen gebruiken PaperPort wordt geleverd met scanprofielen die optimaal zijn afgestemd op veelvoorkomende scantaken. Kies Zwart-witdocument, Grijswaardendocument, Kleurendocument, Kleurenfoto of Doorzoekbaar PDFkleurendocument. Elk scanprofiel heeft een deelvenster Instellingen met de volgende tabbladen: Profiel: hier ziet u het scanprofiel dat op dit moment wordt gebruikt. SET: hier kunt u definiëren welke verbeteringen u automatisch wilt uitvoeren. Uitvoer: hiermee stelt u het bestandstype in en worden bestandsnamen automatisch van een achtervoegsel voorzien. Scannen: hiermee past u scaninstellingen aan, zoals modus, resolutie, grootte, afdrukstand, filterkleur, helderheid en contrast. Items ophalen 23

24 Afdrukken naar PaperPort Als u items vanuit andere programma's wilt ophalen, drukt u ze af naar het PaperPort-bureaublad als PDF Image-, PDF Searchable- of PaperPort Image (.max)-items. De standaardinstelling is PDF Image. Ga naar Bureaublad > Opties > Item om dit te wijzigen. Zo kunt u spreadsheets, afbeeldingen, database- en tekstverwerkingsbestanden en andere bestanden snel als item importeren naar het PaperPortbureaublad. U gebruikt hiervoor het menu Bestand (of een vergelijkbaar menu) van het bronprogramma. Kies Afdrukken naar PaperPort of kies Afdrukken en kies vervolgens de printer PaperPort Image. Kies in de webbrowser Afdrukken om een weergave van webpagina's te maken die geschikt is voor een afdruk. Met de printer PaperPort Image maakt u MAX-, PDF Image- of PDF Searchable-bestanden. In alle gevallen wordt PaperPort gestart als het programma niet actief is en wordt het PDF-bestand op het huidige bureaublad geplaatst. PaperPort-mappen toevoegen PaperPort biedt een gebruiksvriendelijk archiveringssysteem waarmee u items kunt ordenen en delen met anderen. In het deelvenster Mappen kunt u: bestaande mappen op uw computer toevoegen aan het deelvenster Mappen; nieuwe mappen maken, ook op toegewezen netwerkstations en externe apparatuur. Als u PaperPort de eerste keer start, bevat het deelvenster Mappen een aantal mappen die zijn bedoeld om u op weg te helpen met PaperPort. U kunt deze mappen desgewenst verplaatsen of verwijderen. Als u de aangepaste installatie kiest, kunt u op dat moment uw eigen mappen toevoegen. PaperPort Startgids 24

25 Ook later kunt u mappen die reeds op uw computer staan, toevoegen aan het deelvenster Mappen. Dit geldt ook voor netwerkmappen en mappen op externe apparaten die zijn aangesloten op uw computer. Documenten in deze mappen zijn dan beschikbaar voor gebruik in PaperPort. Raadpleeg de PaperPort Help voor nadere informatie over het toevoegen en gebruiken van PaperPort-mappen. Foto's vanaf een camera importeren Als u digitale foto's wilt overbrengen naar het PaperPort-bureaublad, sluit u eerst uw camera aan. Zodra de camera wordt weergegeven als station, kunt u bestanden importeren. Als uw camera dit niet ondersteunt en het stuurprogramma van de camera correct is geïnstalleerd, verschijnt de TWAIN- of WIA-interface van de camera en kunt u de foto's alsnog importeren. Bewerk nooit foto's op de camera zelf. Niet alle bewerkingshandelingen geven namelijk direct het gewenste resultaat. Breng de bestanden in plaats daarvan eerst over naar PaperPort en verbeter ze vervolgens met de SET-functies. Afbeeldingen retoucheren Als u een beelditem weergeeft in het venster Beeldweergave, biedt PaperPort verscheidene hulpmiddelen om de afbeelding aan te passen of te verbeteren. U kunt bijvoorbeeld een gescande pagina rechtzetten, een onderbelichte foto lichter maken, de kleuren in een kleurenfoto aanpassen, vlekjes van een documentpagina verwijderen, schaduwen of vlekjes van paginaranden wissen of wazige foto's scherper maken. Bovendien kunt u een item draaien, verspreide stippen of rode ogen verwijderen, lijnen verbeteren en een afbeelding bijknippen. Afbeeldingen retoucheren 25

26 Sommige SET-hulpmiddelen zijn voornamelijk bedoeld voor de verbetering van foto's of afbeeldingen. Met andere kunt u items met tekst optimaal geschikt maken voor optische tekenherkenning (OCR, Optical Character Recognition). Het tabblad Pagina van het lint in het venster Beeldweergave bevat de SET-hulpmiddelen waarmee u de huidige pagina kunt wijzigen. Een aantal hiervan is ook beschikbaar op het PaperPort-bureaublad voor gebruik met alle pagina's in het geselecteerde item. In het volgende overzicht is de beschikbaarheid als volgt aangegeven: P = Beeldweergave of ImageViewer (tabblad Pagina) voor het wijzigen van de huidige pagina. PI = Ook op het PaperPort-bureaublad (tabblad Item) voor het wijzigen van alle pagina's in de geselecteerde items. PM = Ook in het snelmenu van het PaperPort-bureaublad voor het wijzigen van alle pagina's in de geselecteerde items. PS = Ook beschikbaar in een scanprofiel voor het wijzigen van alle binnenkomende afbeeldingen. SET-hulpmiddelen (Scanner Enhancement Technology) Een gebied selecteren (P) Draaien (PI) Met het hulpmiddel Gebied selecteren kunt u het gedeelte van de afbeelding selecteren dat u wilt knippen, kopiëren of verwijderen met de opdrachten op het tabblad Pagina of in het snelmenu. Gebruik het hulpmiddel om het gedeelte van de afbeelding te selecteren dat u wilt bijknippen of waarop u de functie Rode ogen verwijderen, Binnen wissen of Buiten wissen wilt toepassen. Klik op de knop Draaien om de geselecteerde pagina of het geselecteerde item 90 graden naar links of rechts of 180 graden te draaien. PaperPort Startgids 26

27 Een afbeelding rechtzetten Automatisch verbeteren (PSI) Een afbeelding verbeteren (P) Een afbeelding scherper maken (P) Rode ogen verwijderen (P) Een deel van een afbeelding verwijderen Soms komt een document scheef uit de scanner. Als dit gebeurt, kunt u met de hulpmiddelen Rechtzetten (P) en Automatisch rechtzetten (PSI) het document rechtzetten. Als u tekstregels in een zwart-wit afbeeldingsbestand recht zet, leidt dit tot betere OCR-resultaten. Het hulpmiddel Automatisch verbeteren stelt helderheid, contrast, kleur en tint van een afbeelding of item bij. De afbeelding wordt door PaperPort geanalyseerd en waar mogelijk automatisch gecorrigeerd. U kunt afbeeldingen handmatig aanpassen met behulp van het hulpmiddel Verbeteren. Hiermee kunt u helderheid-, contrast-, kleuren tintwaarden wijzigen en uit negen opties de beste afbeelding kiezen (zie pagina 30). Selecteer het hulpmiddel Verscherpen om de scherpte van een wazige afbeelding bij te stellen, of om een scherpe afbeelding te vervagen voor een speciaal effect. Met het hulpmiddel Rode ogen verwijderen corrigeert u heel eenvoudig rode ogen in het geselecteerde deel van een foto. Rode ogen verschijnen soms als u mensen of dieren fotografeert bij weinig licht of met behulp van flitslicht. Gebruik het hulpmiddel Gebied selecteren om het deel dat u wilt behouden te definiëren en verwijder de rest vervolgens met het hulpmiddel Bijknippen (P). Selecteer het hulpmiddel Vlakgom (P) om het afbeeldingsgedeelte waar u met de aanwijzer overheen gaat te wissen. Afbeeldingen retoucheren 27

28 Grootte wijzigen (PI) Verspreide stippen verwijderen (PM) Lijnen verbeteren (PM) Buiten wissen (P) Gebruik dit hulpmiddel om de grootte van een afbeelding of item en/of de resolutie ervan te wijzigen of deze instellingen te definiëren voor een scanprofiel. (U kunt hiermee ook kleuren converteren of negatief weergeven.) Gescande afbeeldingen bevatten soms stippen of spikkels. Het hulpmiddel Verspreide stippen verwijderen zoekt automatisch naar dit soort "ruis" en verwijdert het van de pagina. Dit leidt tot betere OCR-resultaten bij zwartwitafbeeldingen. Het hulpmiddel Lijnen verbeteren (voor zwart-witafbeeldingen) maakt lijnen donkerder en verbindt onderbroken lijnen in een tabel of formulier zodat ze donkerder en rechter lijken. Bij gebruik ervan verbeteren de OCRherkenningsresultaten. Met dit hulpmiddel verwijdert u schaduwen en vlekjes van paginaranden. Dit zorgt voor betere OCR-resultaten. Er is ook het hulpmiddel Binnen wissen (P). Wit punt instellen (P) Zwart punt instellen (P) Huidige witte en zwarte punt toepassen Klik op dit hulpmiddel en klik vervolgens op een lichte kleur in de afbeelding. Deze wordt ingesteld als het witte punt. Zie hierna. Klik op dit hulpmiddel en klik vervolgens op een donkere kleur in de afbeelding. Deze wordt ingesteld als het zwarte punt. De kleuren die u als nieuwe witte en zwarte punt heeft gekozen, worden weergegeven op de statusbalk. Klik op dit hulpmiddel om de nieuwe zwarte en witte punt toe te passen op de huidige afbeelding (P) of het huidige item (I). Als het resultaat niet naar wens is, maakt u de wijzigingen ongedaan en kiest u nieuwe punten. PaperPort Startgids 28

29 De witte en zwarte punt wijzigen Hiermee verbetert u de beeldkwaliteit door de erg donkere en overbelichte gedeelten te verwijderen. Alle kleuren die lichter zijn dan de nieuwe witte punt worden wit. Alle kleuren die donkerder zijn dan de nieuwe zwarte punt worden zwart. U gebruikt deze functie bijvoorbeeld om een gearceerde grijze achtergrond te verwijderen uit een document dat u via OCR wilt omzetten in tekst. Selecteer een van de donkergrijze pixels in de achtergrond en stel dit in als witte punt. Hierdoor wordt de achtergrond wit. Als u bij een kleurenfoto de witte of zwarte punt wijzigt, vergroot u het contrast. Het kan echter ook de kleuren wijzigen. Ervoor: Standaard Nieuwe witte punt Nieuwe zwarte punt Standaard Erna: U kunt zoals beschreven een nieuwe zwarte of witte punt toepassen op afzonderlijke afbeeldingen. U kunt ze ook als automatische verbetering toepassen op alle nieuwe pagina's die u met een geselecteerd profiel scant. Afbeeldingen retoucheren 29

30 Afbeeldingen handmatig verbeteren Kies in Beeldweergave de knop Verbeteren op het tabblad Pagina van het lint. Er verschijnen negen varianten van de afbeelding. Pas de helderheid en het contrast, de kleur of de tint aan en dubbelklik vervolgens op de gewenste afbeelding. Deze wordt in het midden geplaatst en wordt het nieuwe origineel. Het eerste origineel blijft bewaard, zodat u altijd hiernaar kunt terugkeren. Verbetering afsluiten Huidige selectie Aanpasoptie: Helderheid & contrast Kleur Tint Schuifregelaar Originele afbeelding (met hersteloptie) Meerdere afbeeldingen bewerken De mogelijkheid om items als groep te verwerken wordt batchverwerking genoemd. PaperPort biedt batchverwerkingsfuncties zodat u met één handeling meerdere afbeeldingen kunt verbeteren, wijzigen of draaien. PaperPort Startgids 30

31 Selecteer een of meerdere beelditems op het bureaublad en kies vervolgens op het tabblad Item de gewenste opdracht. Raadpleeg de Help voor meer informatie. Pagina's voorzien van annotaties PaperPort bevat een aantal annotatiehulpmiddelen waarmee u in een gescand document informatie kunt opnemen die u bij dat document wilt houden. U kunt PDF-bestanden het beste annoteren in het meegeleverde PDF-programma van Nuance. PaperPort Image-bestanden (.max) en alle andere beelditems moeten worden geannoteerd in Beeldweergave of ImageViewer. U kunt echter elk van deze bestanden naar het pictogram van het Nuance PDF-programma op de balk Verzenden naar slepen om ze te converteren naar PDF Image of PDF Searchable, klaar om te worden voorzien van annotaties of op andere wijze te worden bewerkt. Annotaties in PDF- en PaperPort Image-bestanden (.max) kunnen worden bewerkt: u kunt ze op elk moment verplaatsen, wijzigen, verwijderen of de tekst ervan bewerken. Bij andere typen beelditems, zoals JPEG- en Windows-bitmapbestanden, worden annotaties een permanent deel van de afbeelding wanneer u het item opslaat. Bij itemsoorten die annotaties niet ondersteunen, zijn de annotatiehulpmiddelen niet beschikbaar. U kunt met de annotatiehulpmiddelen van PaperPort notities en tekst toevoegen, tekst markeren, lijnen en pijlen tekenen of een beeld op een beelditem stempelen. Via de PDF Image- of PDF Searchable-indeling kunt u een document met annotaties probleemloos verzenden naar mensen die niet beschikken over PaperPort. De geadresseerde hoeft alleen maar te dubbelklikken op de bijlage en hij of zij ziet het document met annotaties in de standaard PDF-viewer van het systeem. Pagina's voorzien van annotaties 31

32 Annotatiehulpmiddelen U kunt op het tabblad Annotatie van het lint een annotatiehulpmiddel selecteren als het venster Beeldweergave een beelditem bevat. Met de opdrachten uit de groep Annotatie-instellingen kunt u eigenschappen wijzigen. De gewijzigde eigenschappen worden gebruikt voor nieuwe annotaties. Dit heeft geen invloed op bestaande annotaties. Als u een annotatiehulpmiddel wilt uitschakelen, klikt u op een ander hulpmiddel, bij voorkeur Annotatie selecteren. Ga naar de Help-informatie voor een gedetailleerde lijst van deze hulpmiddelen. Hieronder vindt u een overzicht van de annotatiehulpmiddelen voor PDF-bestanden in PDF Viewer Plus. Gebruik de volgende opdrachten in PDF Viewer Plus: Handje Notitie Selecteer dit hulpmiddel en klik in een annotatie om deze te verplaatsen, te knippen of te kopiëren of de grootte ervan op de pagina te wijzigen. Dubbelklik op een notitie of tekstvak om de tekst te bewerken. Klik met de rechtermuisknop op een geselecteerde annotatie om de status of eigenschappen ervan te wijzigen. Wilt u voor uzelf een herinnering maken? Selecteer het hulpmiddel Notitie en voeg een notitie toe, vergelijkbaar met een klevend notitievelletje dat u op een document plakt. De grootte van de notitie kan worden aangepast aan de hoeveelheid informatie. U kunt de notitie minimaliseren tot pictogram. Klik er met de rechtermuisknop op om de eigenschappen te bekijken. Dubbelklik op een notitie om deze opnieuw te openen. PaperPort Startgids 32

33 Tekstvak Markeren Potlood Lijn Stempel Een tekstlabel toevoegen aan uw afbeeldingen is met het hulpmiddel Tekst heel eenvoudig. Selecteer dit hulpmiddel om tekst in te voeren waarvan u de eigenschappen kunt instellen via Bewerken > Voorkeuren > Commentaar. Gebruik de Markeerstift om geselecteerde tekst op de pagina of in een tekstvak te markeren, net alsof u een markeerstift gebruikt op papier. Met het hulpmiddel Potlood kunt u lijnen vrij op de pagina tekenen. Selecteer het hulpmiddel Lijn om rechte lijnen te tekenen. Als u met de rechtermuisknop klikt en Eigenschappen kiest, kunt u ook pijlen maken en de lijn opmaken. Met het hulpmiddel Stempel kunt u de meegeleverde stempels of door u geselecteerde bitmapafbeeldingen op de pagina plakken, alsof u een rubberstempel gebruikt. Items beveiligen In PDF Viewer Plus kunt u het beveiligingsniveau van de PDFbestanden (tot maximaal 1.7) aanpassen via het menu Document. Als u een nieuw PDF-bestand maakt van bestaande bestanden, bijvoorbeeld door een paginaminiatuur naar een werkruimte te kopiëren of door een PDF-item te dupliceren, zijn de beveiligingsinstellingen gelijk aan die van het oorspronkelijke bestand. Lege PDF-bestanden worden gemaakt zonder beveiligingsinstellingen. U kunt deze later toevoegen. PaperPort kent twee soorten wachtwoorden. Het wachtwoord voor openen beperkt de toegang tot het document: u kunt het alleen openen als u op het juiste moment het wachtwoord geeft. Met het machtigingswachtwoord kunt u een beveiligd document openen en opgeven hoe het kan worden gebruikt. Als dit wachtwoord niet is opgegeven, is verder gebruik van het bestand onbeperkt mogelijk. Items beveiligen 33

34 Items archiveren Voor uw werk in PaperPort is het belangrijk dat u items in de juiste mappen archiveert. U kunt items naar een andere map slepen of van het PaperPort-bureaublad naar elke map slepen die u wenst. U kunt zoekcriteria opgeven om u te helpen items later terug te vinden. De naam van elk item verschijnt onder de miniatuur in de miniatuurweergave. Bij een item met meerdere pagina's verschijnt de naam onder de afzonderlijke paginanamen als deze zijn toegewezen. Met het dialoogvenster Mappenbeheer kunt u PaperPort-mappen toevoegen, verwijderen, verplaatsen en hernoemen. U kunt de kleur van een mappictogram wijzigen in een kleur die u helpt bij het rangschikken van uw items. U kunt ook in Windows Verkenner mappen die u bekijkt in de PaperPortmappenstructuur toevoegen, verwijderen, verplaatsen en hernoemen. Deze wijzigingen worden automatisch weerspiegeld in PaperPort. In het deelvenster Mappen kunt u submappen met inhoud verslepen, kopiëren of verplaatsen naar andere submappen of PaperPort-mappen, submappen maken en mappen verwijderen. U kunt ook instellingen voor het delen of beveiligen van bestanden rechtstreeks via het snelmenu van elke map aanpassen. Met de knop Vorige keert u heel eenvoudig terug naar alle mappen die u recent heeft bekeken, vergelijkbaar met de knop Vorige in Internet Explorer. U kunt zo ook snel terugbladeren in elke werkruimte afzonderlijk. PaperPort Startgids 34

35 Zoekcriteria aan items toevoegen U kunt aan elk gewenst PaperPort-item documentinformatie toevoegen. Klik met de rechtermuisknop op het item en kies Eigenschappen. Bij PDF- of MAX-bestanden ziet u bestaande documentinformatie, indien aanwezig. Bij andere bestandstypen ziet u alleen de naam van het item. Klik op de knop Bestandseigenschappen en kies het tabblad Samenvatting. Voer desgewenst een titel, onderwerp, auteur, trefwoord of opmerkingen in. Deze informatie wordt opgeslagen in uw systeem en niet in PaperPort. U kunt de informatie hierin bekijken en wijzigen. De gegevens zijn mogelijk toegankelijk voor zoekfuncties van uw systeem. De PaperPort-functie All-in-One Search werkt alleen met documentinformatie die is ingevoerd in MAX- en PDF-bestanden. Voor MAX-bestanden moet deze informatie al bestaan. U kunt geen gegevens wijzigen of toevoegen. Voor PDF-bestanden kunt u documentinformatie toevoegen via het menu Document van PDF Viewer Plus of PDF Converter Professional. De gegevens worden opgeslagen in het bestand in PaperPort als u PDF Viewer Plus sluit of Bestand > Opslaan kiest. Ze worden niet opgeslagen als u alleen teruggaat naar het PaperPortbureaublad. Als u doorzoekbare documentinformatie wilt toevoegen aan MAX- of XPS-bestanden of andere bestanden, kunt u ze het beste converteren naar PDF en de informatie vervolgens toevoegen. Items zoeken PaperPort biedt verscheidene functies voor het zoeken naar PaperPortitems. U kunt een item snel vinden door visueel te bladeren door de miniaturen op het PaperPort-bureaublad. Als u veel mappen en items heeft, biedt PaperPort krachtigere mogelijkheden met All-in-One Search. Open het deelvenster Eigenschappen om de documentinformatie over PDF- en MAX-bestanden te bekijken. Dit Zoekcriteria aan items toevoegen 35

36 is de tekst die kan worden gebruikt in All-in-One Search. U voert als volgt een zoekopdracht uit: 1. Open het deelvenster All-in-One Search. 2. Bepaal of u alleen het eerste bestand met de gezochte tekst wilt zien of alle bestanden waarvan de bestandsinformatie de gezochte tekst bevat. 3. Geef het bereik van de zoekopdracht aan: Huidige map, Huidige map met submappen of Alle PaperPort-mappen. 4. Typ de zoektekst in het tekstvak Naam, auteur, trefwoorden. Meestal zal dit één woord zijn, maar u kunt ook tekstfragmenten en meerdere woorden invoeren (zie hierna). 5. Vouw het deelvenster uit en gebruik desgewenst de selectievakjes om informatievelden uit te sluiten, bijvoorbeeld als u alleen in het veld Auteur wilt zoeken. 6. Klik op Zoeken. Als u heeft opgegeven alleen het eerste zoekresultaat te willen zien, wordt het eerste bestand met de gezochte tekst gemarkeerd. Klik op het tabblad Item van het lint op Volgende zoeken om naar het volgende zoekresultaat te gaan. Als u heeft opgegeven alle zoekresultaten te willen zien, verschijnt een lijst met alle zoekresultaten. Zoekcategorieën: Naam: itemnaam. Dit is niet altijd de bestandsnaam; de itemnaam is beschikbaar voor alle items, zoals ingevoerd in het deelvenster Eigenschappen of het dialoogvenster Itemeigenschappen in PaperPort. Auteur: zoals gedefinieerd in PDF Viewer Plus onder Documenteigenschappen. Trefwoorden: zoals gedefinieerd in PDF Viewer Plus onder Documenteigenschappen. Opmerkingen: zoals gedefinieerd in PDF Viewer Plus onder Onderwerp. Annotaties: notities of tekstvakgegevens die aan PDF- of MAXbestanden zijn toegevoegd. PaperPort Startgids 36