De schermafbeeldingen in deze handleidingen zijn gebaseerd op Windows XP. Onder andere besturingssystemen zien de vensters er mogelijk iets anders

Transcriptie

1 Snel aan de slag

2 2 De schermafbeeldingen in deze handleidingen zijn gebaseerd op Windows XP. Onder andere besturingssystemen zien de vensters er mogelijk iets anders uit.

3 Waarom zijn PDF-bestanden populair? Portable Document Format is inmiddels dé standaardindeling voor het uitwisselen van documenten op elk platform en in elke computeromgeving. Meer dan 200 miljoen PDF-documenten zijn op internet gepubliceerd. De belangrijkste voordelen van deze indeling zijn: Integriteit: PDF-bestanden zien er hetzelfde uit als de documenten waarop ze zijn gebaseerd. De bestanden zien er altijd hetzelfde uit, ongeacht het platform, besturingssysteem, geïnstalleerde lettertypen en lokale instellingen op de computer of het apparaat waarop ze worden bekeken. Bestandsgrootte: In veel gevallen zijn PDF-bestanden compacter dan de oorspronkelijke documenten en dat is ideaal voor bestandsoverdracht. Beveiliging: PDF-bestanden kunnen digitaal worden ondertekend en beveiligd met een wachtwoord om onrechtmatige wijzigingen te voorkomen. Gezamenlijk gebruik: De basisinhoud van het document kan worden geblokkeerd, maar met de opmerking- en markeerfuncties is het mogelijk documenten samen met anderen op te stellen en te reviseren. PDF-viewers zijn algemeen verkrijgbaar, maar als het gaat om het maken van PDF-bestanden, zijn er minder opties. Maar nu is er PDF Create 7. Wat doet PDF Create voor u? Met Nuance PDF Create 7 kunt u PDF's maken van bestanden in een groot aantal indelingen. Dit doet u via de printer ScanSoft PDF Create! in het dialoogvenster Afdrukken van de programma's waarmee u afdrukt. Met de PDF Create-assistent kunt u een lijst samenstellen van bestanden die door verschillende programma's zijn gegenereerd. U kunt elk bestand converteren naar een apart PDF-bestand of bestanden, eventueel gelaagd, combineren in één bestand of als pakket bundelen. 3

4 In Microsoft Word, Excel of PowerPoint kunt u direct een PDFbestand maken van het document op het scherm. Tijdens het converteren kunt u hyperlinks en opmerkingen overzetten en bladwijzers genereren op basis van de structuur van het Worddocument, de afzonderlijke werkbladen in Excel of afzonderlijke dia's in een PowerPoint-presentatie. U kunt ook documentinformatie (metagegevens) overzetten. Als u werkt in Microsoft Outlook of Lotus Notes kunt u bijlagen bij berichten opslaan als PDF-bestand. Tijdens het schrijven van een nieuw bericht of een antwoord kunt u een bestand met een ander bestandstype dan PDF dat is opgeslagen op de computer kiezen, dit converteren naar PDF en als bijlage bijvoegen. In Internet Explorer kunt u een webpagina converteren naar een PDF-bestand. Het programma kan bestanden converteren naar PDF 1.3 tot en met PDF 1.7 en PDF/A. U kunt bestanden beveiligen met wachtwoorden en voorzien van watermerken. U kunt allerlei instellingen voor compressie en lettertypen opgeven zodat u de grootte en het uiterlijk van het PDF-bestand volledig in de hand hebt. De PDF-productserie Nuance Communications, Inc. brengt drie PDF-producten op de markt: Nuance PDF Converter voor het ontsluiten van PDF- en XPSbestanden; Nuance PDF Create voor het maken van PDF-bestanden; Nuance PDF Converter Professional voor het ontsluiten, maken, bewerken, reviseren en gezamenlijk gebruiken van PDFbestanden en het ontsluiten en maken van XPS-bestanden. 4

5 Het programma installeren en activeren Tijdens de installatie van PDF Create 7 worden vorige versies gedetecteerd en wordt uw toestemming gevraagd om deze te verwijderen. Voor het installeren en activeren van het programma hebt u beheerdersrechten nodig. Voor het activeren moet u bovendien toegang hebben tot internet. 1. Plaats de cd-rom in het cd-romstation Het installatieprogramma wordt automatisch gestart. Als dit niet het geval is, gaat u in Microsoft Windows Verkenner naar het cdromstation en dubbelklikt u op het bestand Autorun.exe van het programma. Selecteer een taal. De InstallShield Wizard verschijnt. Als u het programma van de Nuance-website heeft gedownload, dubbelklikt u op het bestand Autorun.exe. 2. Licentie en serienummer Alleen als u akkoord gaat met de licentieovereenkomst, kunt u verdergaan met de installatie. Voer het serienummer in. U vindt dit serienummer op het hoesje van de cd, op de downloadlocatie van de Nuance-website of op de website van de leverancier. Bij sommige leveranciers kunt u ook later uw serienummer opvragen, via de inkooporder. Bewaar het serienummer zorgvuldig. U hebt het nummer nodig bij de activering van het programma en later, wanneer u het programma opnieuw wilt installeren. 3. Locatie en type installatie Tijdens de installatie wordt voor het programma een standaardlocatie voorgesteld. U kunt deze accepteren of een andere locatie opgeven. Selecteer Volledige of Aangepaste installatie. Kies Aangepaste installatie om de integratie van PDF Create in andere programma's in of uit te schakelen. Standaard wordt PDF Create geïntegreerd in alle programma's die staan vermeld in het venster PDF Create-integratie van de InstallShield Wizard. U kunt de integratie-instellingen later wijzigen door in het Configuratiescherm naar Software te gaan, het programma te kiezen en achtereenvolgens op Wijzigen en Herstellen te klikken. 5

6 4. Klik op Voltooien Na afloop van de installatie wordt de registratie gestart. Selecteer Online registreren om verbinding te maken met de website van Nuance. Registratie vindt plaats door middel van een eenvoudig elektronisch formulier dat u snel kunt invullen. Klik op Submit (Indienen) wanneer u het formulier hebt ingevuld. Als u het programma nog niet wilt registreren, kunt u later op elk gewenst moment naar gaan voor een online registratie. Klik op Ondersteuning en kies in het hoofdondersteuningsscherm de optie Productregistratie. Voor een verklaring omtrent het gebruik van uw registratiegegevens verwijzen wij u naar het privacybeleid van Nuance. 5. Activeer het product Wanneer de installatie is voltooid, wordt u verzocht het product te activeren. Zorg ervoor dat u verbinding hebt met internet. Als het serienummer correct is ingevoerd en overeenstemt met het opgeslagen nummer, hoeft u als gebruiker niets te doen en wordt er geen persoonlijke informatie verzonden. Indien u het product niet bij de installatie activeert, wordt u verzocht dit alsnog te doen wanneer u het programma start. U kunt PDF Create slechts vijf keer starten zonder het product te activeren. Meer informatie De handleiding staat ook als PDF-bestand op de cd. Bij de installatie wordt de handleiding in de programmamap geplaatst. U kunt het ook openen via het venster Info. Als het programma elektronisch wordt geleverd, vindt u deze PDF op de downloadsite en is deze ook opgenomen in het downloadpakket. Nuance PDF Create heeft een uitgebreid Help-systeem in HTMLindeling. U kunt het openen via een koppeling in de PDF Createassistent of via het menu Nuance PDF in Microsoft Word, Excel of PowerPoint. Druk op F1 om naar een Help-onderwerp te gaan dat betrekking heeft op het geopende venster. Sommige dialoogvensters zijn voorzien van de knop Help. 6

7 Op de cd en in de programmamap staat het bestand Releaseopmerkingen met actuele informatie. Op de website van Nuance vindt u programma-informatie, een Knowledge Base die regelmatig wordt bijgewerkt en gebruikersforums. Opmerking: U vindt de systeemvereisten op de verpakking van het product en in de Help. PDF-bestanden maken: een overzicht U kunt PDF-bestanden maken vanuit de volgende locaties, zoals beschreven in de tabel en de volgende secties: Locatie Bronbestanden Conversiemethode Doel Afdrukdialoogvensters Via het menu Start van Windows (desgewenst ook het bureaublad, de snelstartbalk en het systeemvak) Via het snelmenu in Windows Verkenner Microsoft Word (de knop PDF maken) Microsoft Excel (de knop PDF maken) Microsoft PowerPoint 2007 (de knop PDF maken) Huidige document in de oorspronkelijke toepassing Een of meer lokale of DMS-bestanden Een of meer volledige lokale bestanden Het volledige huidige Word-bestand De huidige Excelwerkmap of het huidige werkblad De volledige huidige presentatie Afzonderlijke instellingen. Meestal wordt een paginabereik opgegeven. Create-assistent, met profielen (paginabereik wordt niet ondersteund) Directe conversie met een gekozen profiel en samenstelopties Directe conversie met huidige instellingen. Algemene instellingen en instellingen van Word zijn toegankelijk vanuit Word Directe conversie met huidige instellingen (toegankelijk vanuit Excel) Directe conversie met huidige instellingen (toegankelijk vanuit PowerPoint) Vooraf gedefinieerd of via Opslaan als Door de gebruiker gedefinieerd. Naar een lokaal bestand, of beide Vooraf gedefinieerd of via Opslaan als naar een lokaal bestand, of beide Via Opslaan als naar een lokaal bestand, of beide Via Opslaan als naar een lokaal bestand, of beide Via Opslaan als naar een lokaal bestand, of beide 7

8 Locatie Bronbestanden Conversiemethode Doel Microsoft Outlook en Lotus Notes (PDF's exporteren) Microsoft Outlook en Lotus Notes (PDF's importeren) Microsoft Internet Explorer Een of meer bijlagen bij een bericht Een of meer bestanden op de lokale computer Huidige webpagina of een koppeling naar een andere pagina Directe conversie van alle bijlagen of met een selectievak. Instellingen zijn toegankelijk Directe conversie met huidige instellingen (instellingen zijn niet toegankelijk) Directe conversie met huidige instellingen. Instellingen zijn toegankelijk vanuit Internet Explorer Vooraf gedefinieerd of via Opslaan als naar een lokaal bestand PDF wordt als bijlage bijgevoegd bij het huidige bericht Via Opslaan als naar een lokaal bestand, of beide PDF's maken via het dialoogvenster Afdrukken Aan het dialoogvenster Afdrukken van de programma's waarmee u afdrukt, is het printerstuurprogramma PDF Create toegevoegd. Open het bestand waarvan u een PDF wilt maken en selecteer Bestand/ Afdrukken. Selecteer ScanSoft PDF Create! als printer. Geef het paginabereik en andere gewenste instellingen op. De waarde bij Aantal exemplaren wordt genegeerd en er wordt één PDF-bestand gemaakt. Klik op Eigenschappen om de instellingen van PDF Create te controleren of te wijzigen. Klik op OK om het PDF-bestand te maken. Standaard verschijnt het dialoogvenster Opslaan als, maar u kunt via Eigenschappen/PDF-instellingen ook opgeven hoe u het bestand automatisch wilt opslaan. De PDF Create-assistent gebruiken U start de assistent vanuit het menu Start van Windows. Via de assistent kunt u een lijst bestanden maken die u wilt converteren. Dit kunnen bestanden zijn die in verschillende programma's zijn gemaakt. U kunt de bestanden in de aangegeven volgorde combineren in één PDF-bestand of elk bestand apart converteren. U kunt een groep PDFbestanden bundelen tot één PDF-pakketbestand. U kunt bestanden ook gelaagd converteren. Via de assistent kunt u profielen gebruiken voor het maken van PDF-bestanden. Een profiel is een verzameling instellingen 8

9 die is afgestemd op een specifiek resultaat. Het programma bevat zeven profielen, die u kunt aanvullen met uw eigen profielen. In de Help leest u hoe u dit kunt doen. Geselecteerde bestanden uit lijst verwijderen Geselecteerde bestanden hoger of lager plaatsen Alle bestanden uit lijst verwijderen Bronbestanden naar dit gebied slepen of Toevoegen gebruiken Samensteloptie* Profiel selecteren Huidige opslaginstellingen PDF-bestand maken Opslaginstellingen wijzigen Profielinstellingen wijzigen 9

10 * Overige samenstelopties zijn: Combineren in één PDF (in volgorde en met de mogelijkheid om per invoerbestand een bladwijzer te genereren) Gelaagd combineren (met laagopties) Als PDF's samenvoegen in een PDF-pakket (met opties) Klik op de knop Profielen om de instellingen van een profiel te wijzigen of een nieuw profiel te maken op basis van een bestaand profiel. 1. Selecteer hier een profiel. 2. Maak hier een selectie. 3. Geef hier voor elke selectie instellingen op. Maakt op basis van het geselecteerde profiel een nieuw profiel. Wijzig de instellingen en sla het profiel op met OK. Verwijdert het geselecteerde profiel. Er verschijnt eerst een waarschuwing. Herstelt de standaardinstellingen voor het geselecteerde profiel. Opent instellingen voor MRC-compressie en doorzoekbare PDF-bestanden. Raadpleeg de Help voor informatie over het maken van PDF's met tags of doorzoekbare PDF's of over de voordelen van MRC-compressie. Klik op OK om het geselecteerde profiel met de opgegeven instellingen toe te passen. 10

11 Klik in de assistent op de knop Maken. Het dialoogvenster Afdrukinformatie verschijnt met de bron- en doelbestanden en de status van de conversie. Dubbelklik op een PDF-bestand om het bestand te bekijken. PDF's maken vanuit Windows Verkenner Klik met de rechtermuisknop op één bestand. Het volgende snelmenu verschijnt: Kies de eerste optie en kies een profiel in het submenu. Voor het PDFbestand worden de huidige instellingen van het profiel gebruikt. Klik op Bewerken om de profielinstellingen te wijzigen of een nieuw profiel te maken voordat u het PDF-bestand maakt. De tweede optie laat zien hoe het bestand wordt opgeslagen. Klik erop om een andere opslaginstructie te kiezen. Als u een groep bestanden selecteert en met de rechtermuisknop klikt, verschijnt het volgende snelmenu: Kies de eerste optie en vervolgens een profiel om van elk geselecteerd bestand een apart PDF-bestand te maken. Als u één PDF wilt maken, kiest u de tweede, derde of vierde optie en een profiel. De laatste optie laat zien hoe het bestand wordt opgeslagen. Klik erop als u een andere opslaginstructie wilt kiezen. 11

12 PDF's maken vanuit Microsoft Word 1. Open het Word-document. 2. Selecteer in het menu PDF Create de optie Nuance PDF of klik op. In Word 2007 of 2010 vindt u deze optie op het tabblad Nuance PDF. 3. Accepteer of wijzig de standaarddoelmap en -bestandsnaam in het dialoogvenster Opslaan als. 4. Voeg desgewenst documentinformatie toe (zoals trefwoorden) of kies Metagegevens insluiten (zie hierna). Klik op als u een PDF wilt maken en een kopie ervan wilt bijvoegen bij een bericht. Nuance PDF-instellingen voor het Word-dialoogvenster U opent dit dialoogvenster via de werkbalkknop of de opdracht in het menu Nuance PDF. (In Word 2007 en 2010 vindt u deze optie op het tabblad Nuance PDF.) In het venster geeft u instellingen op die alleen van toepassing zijn wanneer u een PDF maakt van een Word-document. U definieert welke alineastijlen in het Word-document u wilt converteren naar bladwijzers in het PDF-bestand, welke opmerkingen u wilt overzetten, hoe u hyperlinks wilt weergeven en welke items eventueel moeten worden voorzien van tags. Kies Metagegevens insluiten om documentinformatie, zoals onderwerp, auteur en trefwoorden, van het Word-document over te zetten naar de PDF. Gebruik het venster Geavanceerd om alle instellingen te kiezen voor het maken van PDF-bestanden. PDF's maken vanuit Microsoft Excel en PowerPoint 1. Open het Excel-bestand of de PowerPoint-presentatie. 2. Selecteer in het menu PDF Create de optie Nuance PDF of klik op. 12

13 3. Accepteer of wijzig de standaarddoelmap en -bestandsnaam in het dialoogvenster Opslaan als. 4. Klik op als u een PDF wilt maken en een kopie ervan wilt bijvoegen bij een bericht. 5. Klik op als u de instellingen voor het maken van PDFbestanden wilt wijzigen. U kunt desgewenst opmerkingen en hyperlinks overzetten naar het PDF-bestand en bladwijzers maken. In Excel wordt elk werkblad een bladwijzer en in PowerPoint elke dia. Kies Metagegevens insluiten om documentinformatie van het brondocument over te zetten naar de PDF. PDF's maken in programma's Er wordt een werkbalk toegevoegd aan Microsoft Outlook en Lotus Notes (versie 7.0 en 8.5). 1. Klik op om de bijlagen van het huidige bericht te converteren naar PDF en deze op te slaan in een bepaalde map. 2. Klik op als u instellingen wilt bekijken of wijzigen. U kunt alle bijlagen op de achtergrond converteren en opslaan in de laatstgebruikte map of u kunt opgeven welke bijlagen u wilt converteren en de doelmap wijzigen. 3. Klik op op de werkbalk Nuance in een nieuw bericht of een antwoordvenster of kies een of meer bestanden op uw computer die u wilt converteren naar PDF en bij het bericht wilt bijvoegen. OPMERKING: Als u in Word, Excel, PowerPoint of het e- mailprogramma de knoppen niet ziet, gaat u naar Beeld > Werkbalken en selecteert u Nuance PDF. 13

14 PDF's maken vanuit Internet Explorer 1. Open een webpagina die u wilt opslaan als PDF-bestand. 2. Klik op de knop PDF maken en geef op of u een PDF-bestand wilt maken van de webpagina of dat u de inhoud van de webpagina wilt toevoegen aan een bestaand PDF-bestand. U kunt ook een PDF maken en deze bijvoegen bij een nieuw leeg bericht in uw standaard- programma (Outlook of Lotus Notes). De vervolgkeuzelijst van de knop bevat alle opties voor het maken van PDF-bestanden. Als u een PDF-bestand wilt maken van een pagina die is gekoppeld aan de huidige pagina, klikt u met de rechtermuisknop op de koppeling en kiest u PDF-bestand maken van koppelingsinhoud. Het dialoogvenster Eigenschappen voor ScanSoft PDF Create! Via de Eigenschappen hebt u de volledige controle over de conversie. Op het tabblad Algemeen definieert u het paginaformaat, de afdrukstand en de resolutie voor de PDF. U geeft hier ook aan of u het PDF-bestand na conversie wilt bekijken en of u een PDF in grijstinten of in kleur wilt. Op het tabblad PDF-instellingen kunt u de PDF-versie definiëren, opties voor lettertype-insluiting, compressie en beveiliging opgeven, wachtwoorden definiëren en watermerken toevoegen. U kunt hier ook de naam van de PDF-bestanden en eigenschappen opgeven, zoals de titel, de auteur, het onderwerp en trefwoorden. U kunt ook de PDF-bestanden direct als bijlage opnemen in een bericht. U opent het dialoogvenster Eigenschappen voor ScanSoft PDF Create! via het dialoogvenster Afdrukken van de programma's. Als u vanuit de Create-assistent of Windows Verkenner werkt, bepalen de profielen welke instellingen worden gebruikt. Als u deze instellingen vanuit Microsoft Word wilt bekijken, kiest u in plaats van de knop PDF maken de optie Bestand > Afdrukken. 14

15 PDF-documenten gelaagd combineren Via laagopties kunt u bijvoorbeeld alleen de eerste pagina van uw PDFbestanden voorzien van afbeeldingen of andere vaste items, samen met items die in elk bestand anders zijn. Voorbeeld van een gelaagd voorblad: Bestand met één pagina en herhaalde elementen + Pagina 1 van een document met meerdere pagina's = Voorblad van PDF-doelbestand Hiervoor moet de optie Laatste pagina van kortste document herhalen voor paginalagen niet zijn geselecteerd. Met een laag kunt u heel eenvoudig een bedrijfslogo of ander vast item toevoegen aan elke pagina van de PDF-bestanden die u maakt. Selecteer hiervoor de hierboven genoemde optie. Raadpleeg de Help voor meer informatie over laagopties. Bestandspakketten maken Een pakket is één PDF-bestand dat bestaat uit een serie PDF-bestanden. Op deze manier kunt u verwante bestanden heel eenvoudig groeperen en per verzenden. U maakt een pakket door in de PDF Create-assistent bestanden, eventueel met verschillende bestandsindelingen, te selecteren. Kies vervolgens de pakketoptie. Klik op Opties om een voorblad te selecteren: een Nuance-sjabloon of het eerste bestand in de lijst. Klik op de knop Maken te nemen in het pakket. om de PDF-bestanden te maken of op 15

16 Voor het openen van een PDF-pakket heeft u een recente PDF-viewer of -editor nodig, bijvoorbeeld PDF Converter Professional 5 of hoger. Er verschijnt een lijst met alle bestanden in het pakket. U kunt elk ervan openen en apart opslaan. In Nuance PDF Converter Professional 4 en oudere PDF-viewers en -editors ziet u de bestanden als bijlagen. Ondersteuning van SharePoint en andere documentmanagementsystemen Microsoft SharePoint wordt ondersteund in PDF Create 7 met een reeks dialoogvensters die u opent door te klikken op de knop Toevoegen en Openen vanuit DMS te kiezen. Andere documentmanagementsystemen, zoals Hummingbird, Worksite, DocsOPEN en LiveLink, kunt u rechtstreeks via de eigen interface openen. Raadpleeg de Help voor meer informatie en de Systeemvereisten voor een volledige lijst met documentmanagementsystemen. De gemaakte PDF-bestanden kunnen worden opgeslagen in SharePoint of andere managementsystemen door Opslaan naar DMS op te geven als doel in het dialoogvenster Doelinstellingen. In SharePoint, Hummingbird Enterprise en Interwoven Worksite kunt u een bestand met een andere indeling dan PDF kiezen, het bijbehorende snelmenu openen en zo met PDF Create een PDF-bestand ervan maken. U kunt het PDF-bestand zo opslaan op dezelfde locatie en met dezelfde bestandsnaam. U kunt ook een bestand met een andere indeling dan PDF selecteren in het bestandssysteem van de computer en dit converteren naar PDF en in het DMS plaatsen op de huidige locatie of een andere locatie. 16

17 Ondersteuning voor XPS-bestanden De PDF-programma's van Nuance bieden de volgende ondersteuning voor XPS-bestanden: Professional Create Converter XPS naar PDF Ja Ja Nee PDF naar XPS Ja Nee Nee XPS ontsluiten (XPS naar Word, enz.) Ja Nee Ja De installatie ongedaan maken 1. Selecteer in het Configuratiescherm de optie Software. Selecteer in het Configuratiescherm van Windows Vista de optie Programma's en onderdelen. 2. Selecteer Nuance PDF Create Klik op Verwijderen om de installatie ongedaan te maken of op Wijzigen om het programma automatisch te herstellen of de lijst met geïntegreerde programma's te wijzigen. Bij verwijdering wordt het programma eerst gedeactiveerd, zodat u het later probleemloos opnieuw kunt installeren en activeren. Voor de deactivering hebt u een internetverbinding nodig. 17

18 Copyright 2011 Nuance Communications, Inc. Alle rechten voorbehouden. De informatie in deze publicatie kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Nuance, het Nuance-logo, ScanSoft en het PDF Create-logo zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van Nuance Communications, Inc. of haar dochterondernemingen in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle andere handelsmerken zijn eigendom van hun respectieve eigenaars. Op deze software zijn Amerikaanse en internationale patenten en auteursrecht van toepassing. De productcomponenten voor woordverificatie, spelling en woordafbreking zijn gedeeltelijk gebaseerd op Proximity Linguistic Technology. Het Proximity Hyphenation System Copyright Alle rechten voorbehouden. Franklin Electronic Publishers, Inc. Raadpleeg de uitgebreide kennisgeving in de Help. INSO/ Vantage Researchwoordenboeken: Het spellingcorrectiesysteem International CorrectSpell 1993 van Lernout & Hauspie. De software die bij dit document wordt geleverd, is gedeeltelijk gebaseerd op het werk van Independent JPEG Group, Colosseum Builders, Inc. en het FreeType Team. De software is ontwikkeld met Kakadu-software en de Zlibcompressiebibliotheek. AES-codering/decodering 2001, Dr. Brian Gladman, Worcester, Verenigd Koninkrijk. Dit product bevat elementen die zijn ontwikkeld door het OpenSSL-project ( waaronder software die is geschreven door Eric Young en Tim Hudson. 18