ADVIESRAPPORT ZAKELIJKE DIENSTVERLENING. Arthur Konijn, Shahainy Martina en Joyce Mulder

Transcriptie

1 ADVIESRAPPORT ZAKELIJKE DIENSTVERLENING Arthur Konijn, Shahainy Martina en Joyce Mulder

2 WIE ZIJN WIJ? Dit adviesrapport is gemaakt door eerstejaars HBO AD Officemanagement studenten Arthur Konijn, Shahainy Martina en Joyce Mulder.

3 ARTHUR KONIJN Mijn naam is Arthur Konijn, ik ben 19 jaar oud en woon in Almere. Ik volg nu de opleiding AD Officemanagement aan de Hogeschool Windesheim Flevoland. Hiervoor heb ik een mbo 4 opleiding marketing en communicatie gevolgd.

4 SHAHAINY MARTINA Mijn naam is Shahainy Martina, ik ben 26 jaar oud en woon in Kampen. Ik volg nu de opleiding AD Officemanagement aan de Hogeschool Windesheim Flevoland. Hiervoor heb ik mbo 4 bedrijfsadministratie gevolgd.

5 JOYCE MULDER Mijn naam is Joyce Mulder, ik ben 19 jaar oud en woon in Almere. Ik volg nu de opleiding AD Officemanagement aan de Hogeschool Windesheim Flevoland. Hiervoor heb ik een mbo 4 opleiding gevolgd als directiesecretaresse/ managementassistent.

6 INLEIDING Onze opdrachtgever is de Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen (NVD). De NVD is een vereniging die hun leden de kans geven om kennis en vaardigheden op het eigen vakgebied te houden, te verbreden en te vernieuwen. Vanuit de school hadden wij een praktijkbegeleider gekregen. Onze praktijkbegeleider was Ancella Evers-de Boer en zij gaf ons instructies over het project met wat er gedaan moest worden. Bij haar konden we ook terecht met vragen over het project zelf.

7 BRANCHE Ieder projectgroepje van de opleiding moest een verschillende branche kiezen waarin zij dit project wilde starten. Wij hebben gekozen voor de branche zakelijke dienstverlening. Zakelijke dienstverlening houdt in dat commerciële dienstverleners, hoofdzakelijk hun diensten leveren aan bedrijven. Zij leveren dus niet of heel beperkt aan de consument. Dit wordt ook wel Business to Business (B2B) genoemd.

8 DOELSTELLING De doelstelling van het project was een beter beeld te krijgen van de officemanager. Dit project is gestart vanuit Windesheim Flevoland om als studenten inzicht te krijgen als toekomstige beroepsbeoefenaars. Als klas onderzochten wij voor de opdrachtgever (NVD) hoe potent het vakgebied officemanager is in verschillende soorten branches. En wij onderzochten dit in de branche zakelijke dienstverlening.

9 HOOFDVRAAG Het onderzoek is onderzocht door de hoofdvraag te stellen: wat zijn de trends en ontwikkelingen van een officemanager in de branche zakelijke dienstverlening? Om dit te kunnen onderzoeken zijn er een aantal deelvragen gesteld, zodat het makkelijker is om achter de hoofdvraag en doelstelling te komen.

10 DEELVRAAG 1 De eerste deelvraag van het onderzoek is: *Hoe interpreteren vakmensen van zakelijke dienstverlening de term officemanager en wat zijn de ontwikkelingen op dit gebied over de laatste 3 jaar? Via deze deelvraag willen de onderzoekers erachter te komen of er verschillende perspectieven zijn op de term officemanager. Zo kwamen de onderzoekers er ook achter hoe een officemanager zelf denkt over zijn vakgebied. De deelvraag is toegevoegd om te kijken hoe het over de laatste drie jaar is, zo kan er gekeken worden of er verschillen zijn met nu. Zo is er onderzocht of er veranderingen gaande zijn over hoe officemanagers over hun vakgebied denken.

11 DEELVRAAG 2 De tweede deelvraag van het onderzoek is: *Wat voor competenties heeft een officemanager nodig en welke vakgebieden kan een officemanager naar zich toe trekken binnen nu en 2 jaar? Voor het onderzoek is het relevant om te weten wat voor competenties en wat voor vakken er nu en in de dichtbije toekomst bij het vak officemanager horen. Het vak officemanager is constant in beweging en daarom staat erbij binnen 2 jaar.

12 DEELVRAAG 3 Als laatste deelvraag in het onderzoek is gesteld: *Wat zijn de taken van een officemanager binnen de branche zakelijke dienstverlening? En waar moeten toekomstige officemanagers op letten en in verdiepen in de aankomende 5 jaar? Sluiten de punten wel aan op de vakken die nu geleerd worden in de opleiding officemanagement? Waar moeten de studenten opletten? Waar moeten zich in verdiepen? De onderzoekers vinden het heel interessant om tijdens dit onderzoek hier achter te komen.

13 DEELVRAAG 4 Deelvraag 4 die werd gesteld is: *Wat zijn de verschillen tussen een mbo en hbo gekwalificeerde officemanager en wat zijn de verschillen tussen gelijke positie in het bedrijf over de afgelopen 3 jaar? Waarom studeren studenten eigenlijk aan het HBO? Waarom is het verstandig om verder te studeren? Dat zijn de vragen die de onderzoekers hiermee willen beantwoorden.

14 DEELVRAAG 5 De derde deelvraag die is gesteld in het onderzoek: *Wat zijn de belangrijkste veranderingen, trends en ontwikkelingen voor een officemanager binnen de branche zakelijke dienstverlening? Om een duidelijk beeld te krijgen van een officemanager is het van belang om te kijken naar de branche en ontwikkelingen waar in zij zich begeven. Dit is een belangrijke vraag om achter onze doelstelling te komen.

15 AANPAK De projectleden begonnen met een samenwerkingscontract en een werkplan op te stellen. In het samenwerkingscontract werden regels en taken beschreven met alle projectleden. En in het werkplan werd omschreven hoe de projectleden dit project denken succesvol uit te gaan voeren. De projectleden willen achter de doelstelling komen door desk research uit te voeren en interviews af te nemen bij officemanagers en bij leidinggevende van officemanagers. Ook willen de projectleden managers/directie interviewen die nog geen officemanager in dienst hebben om te onderzoeken of de vraag hoog is voor een officemanager en waarom ze geen of ficemanager in dienst hebben op dit moment.

16 DESK RESEARCH Eerste desk research wat is uitgevoerd was achtergrond informatie van de opdrachtgever NVD. Verder is er voor het zoeken van officemanagers die wellicht geïnterviewd konden worden, de database Lexis Nexis Academic gebruikt. Hier kwamen de projectleden krantenberichten/artikels tegen waar een officemanager zelf aan het woord was. Vanuit daar hadden zij ook officemanagers benader t die werkzaam zijn in de branche zakelijke dienstverlening. Via google is er gekeken welke bedrijven een officemanager in dienst hebben en wellicht konden benaderen.

17 DESK RESEARCH Er is ook desk research uitgevoerd, om achter informatie te komen van de bedrijven die er zijn gekozen toen het project afgebakend moest worden. Ieder project lid heeft gekeken welke bedrijven er allemaal zijn die er benadert konden worden en wat voor bedrijf het is. Vaak als het een klein eenman bedrijf is, zal er geen officemanager in dienst zijn. Voordat de interviews afgenomen waren, voerde de onderzoekers desk research uit. Bij wat voor bedrijf werkt die persoon? Is er interessante informatie te vinden die relevant zijn voor het interview?

18 DESK RESEARCH Om het adviesrapport te verbreden is er ook desk research uitgevoerd, om te kijken of er al informatie te vinden was over de doelstelling en de hoofdvraag. Zo hebben de onderzoekers ook het rapport van Schoevers die onderzoek gedaan heeft naar de secretariële beroepen gebruikt om achter het advies te komen.

19 Deelvragen BRONNEN ONDERZOEK Bronnen Deelvraag 1 -Interviews Deelvraag 2 - Interviews -Generieke competenties Hogeschool Windesheim FlevolandAD Officemanagement. Deelvraag 3 - Interviews -Desk research; - Rapport Schoevers onderzoek secretariële beroepen Deelvraag 4 - Interviews -Desk research Deelvraag 5 - Interviews DESTEP -Deskresearch; -CBS MVO SWOT - Interviews

20 INTERVIEWS De volgende personen zijn geïnterviewd: Of ficemanagers: - Jeanine Schouwenaars van Schiphol Group - Simone Vis van Sonion - Sharella de Lanoy van Banco di Caribe Curacao Leidinggevende van of ficemanagers: - Francien David, senior manager HR operation van Schiphol Group - Gerton Hulsman van luchthaven Düsseldorf Leidinggevende zonder of ficemanager in dienst - Egbert van Laer van IJsselmere B.V.

21 GEÏNTERVIEWDE De officemanagers Jeanine Schouwenaars( 15) en Simone Vis( 14) zijn award winners van Expect More Award. De Expect More Award is georganiseerd door Secretary Plus en ieder jaar wordt de officemanager van het jaar gekozen. Jeanine Schouwenaars Simone Vis

22 BEVINDINGEN De bevindingen zijn gerelateerd aan de deelvragen van het onderzoek. De volgende resultaten zijn uit de interviews naar voren gekomen. Hier is ook een deel desk research aan toegevoegd.

23 INTERPRETATIE EN GEDACHTEGANG Volgens het onderzoek is gebleken dat de interpretatie van de vakterm Officemanager op sommige aspecten erg verschillen. Het hangt af van het bedrijf hoe zij de vakterm Officemanager interpreteren. Iemand die een bedrijf heeft en nooit een officemanager in dienst heeft gehad kan het interpreteren als iemand die alles regelt op kantoor. Terwijl iemand die ervaring heeft als leidinggevende van een officemanager, een officemanager ziet als degene die al de backoffice activiteiten begeleid. Wat de meeste met elkaar overeenstemmen is dat officemanagers meestal de leiding hebben. het is maar net hoe je het beestje noemt, denk ik. Jeanine Schouwenaars

24 COMPETENTIES EN VERBREDING

25 COMPETENTIES EN VERBREDING Iemand die alles regelt regel neef geïnteresseerd is in innovatie en meegaand met de tijd. - Egbert van laren Alles wat vervangen kan worden door automatisering vervalt straks, dus waar zit dan jouw toegevoegde waarde? - Francien David

26 TAKEN/LEERPUNTEN EN TIPS Uit het onderzoek is gebleken dat de primaire taak van een officemanager leiding geven is en het management ondersteunen. Leidinggevenden verwachten dat een officemanager aan hen kunnen rapporteren wat er in het bedrijf/afdeling gebeurt en dat officemanagers proactief zijn en dat ze eigenlijk een stuk uit handen nemen wat zij eigenlijk al kunnen oplossen. Je kan het zo leuk maken als je zelf wilt. Dat is het mooie eraan. Je kan allerlei taken naar je toe trekken, zolang je maar laat zien dat je het kan en de ruimte en tijd er voor hebt. - Jeanine schouwenaars

27

28

29 LEERPUNTEN EN TIPS Wees assertief. Je leert alleen als je uit je comfortzone stapt. - Jeanine Schouwenaars Je moet constant bezig zijn met innoveren en leren zodat je werk voor jezelf kan creëren. Simone Vis Je moet je verdiepen in de business waarin je werkzaam bent. Francien David

30 VERSCHIL HBO/MBO Die niveaus zijn belangrijk, maar je moet het niet zwart wit zien! Gerton Hulsman Ik zie wel zeker een verschil, bij hbo is het een stuk meer zelf denken. Simone Vis

31

32

33 VERSCHIL MET GELIJKE POSITIES Uit de interviews is naar voren gekomen dat een officemanager leiding zou moeten geven over de secretaressen. Een officemanager heeft vaak een leidinggevende functie en een groter takenpakket. Dit komt omdat de mensen die de functie bekleden vaak een stuk assertiever zijn. De meeste secretaresses willen wel vooruit, maar zijn niet assertief genoeg. - Jeanine schouwenaars

34 TRENDS EN ONTWIKKELINGEN

35 ICT-VAARDIG Uit alle afgenomen interviews is naar voren gekomen dat de toenemende digitalisering belangrijk is om jezelf mee bezig te houden. Er is steeds meer verstand nodig van verschillende programma s en ICT vaardigheden. De taken van een officemanager worden daarom ook steeds ingewikkelder. Vroeger moest bijna alles handmatig en nu gaat het allemaal via de computer en is het een stuk makkelijker. - Sharella de Lanoy

36 COMMUNICEREN Je ziet dat communicatie binnen de branche veel efficiënter is geworden doormiddel van social media. Ja, whatsappen met je baas, dat is iets nieuws. Dat is allemaal veel sneller en makkelijker. - Jeanine schouwenaars Ik stond in mijn flat in Algarve, en mijn telefoon ging, de volgende dag voerde ik mijn sollicitatiegesprek via Skype. - Simone Vis

37 INNOVEREN Er is ondervonden dat innovatie een grote rol speelt voor officemanagers. Het is belangrijk om mee te gaan in met tijd en je altijd toegevoegde waarde blijft houden in het vakgebied. Ontwikkeling van mensen, dat is echt belangrijk. Een leven lang leren. Leren hoeft niet perse op een school te zijn. Gerton Hulsman Je moet echt zorgen dat je continu die toegevoegde waarde blijft houden. Dat je eigenlijk je hele leven lang blijft leren, om bij die top te kunnen horen. Jeanine Schouwenaars

38 SCHAKELEN EN VERBINDEN Een proactieve houding is gewenst door iedereen uit het vakgebied. Bij een proactieve houding, is een manager sneller geneigd je te zien als een voorwaardelijke spreekpartner. Onder een proactieve houding valt vooruitdenken en haalplicht hebben. Ik wil graag een proactieve houding van degene die mij ondersteunt. Iemand die eigenlijk een stuk uit handen neemt wat al opgelost kan worden. - Francien David

39 DESTEP ANALYSE Via de DESTEP-analyse kan je al veel achter de ontwikkelingen komen in het vakgebied. Ook onder de branche zakelijke dienstverlening. DESTEP staat voor: Demografische Economische Sociaal-cultureel Technologisch Ecologisch Politiek-juridisch

40 DEMOGRAFISCH Het aantal bedrijven is in vergelijking met 2014 met 8% afgenomen. Te zien in het diagram hieronder. (Bron CBS) Het economische klimaat wordt steeds sterker. In totaal zijn aan het eind van het derde kwartaal bedrijven actief in de zakelijke dienstverlening. CBS

41 ECONOMISCH De economische crisis heeft een groot effect gehad op de zakelijke dienstverlening. Door de vele bezuinigingen zijn er minder diensten afgenomen. Door de crisis en de digitalisering zijn er nu minder banen dan voorheen. Maar dit is langzaam weer aan het veranderen. Dankzij de digitalisering zijn er nu meer mensen nodig met kennis van ICT vaardigheden.

42 SOCIAAL-CULTUREEL De zakelijke dienstverlening is één van de snelst groeiende bedrijfstakken in Nederland. Inclusief het uitzendwezen telt de sector meer werknemers dan de gehele industrie. De meeste zakelijke dienstverleningsbedrijven zijn klein. Het leeuwendeel van de zakelijke dienstverleningsbedrijven heeft 10 of minder werknemers. De drempel om te starten is laag doordat het leveren van zakelijke diensten over het algemeen relatief weinig investeringen vergt in gebouwen, machines en voorraden. CBS Dit is dan ook de reden waarom zakelijke dienstverlening van groot belang is in onze maatschappij. Het ondernemerschap speelt een grote rol in de Nederlandse cultuur. Er hangen zoveel banen af van de zakelijke dienstverlening.

43 TECHNOLOGISCH Technologische factoren kunnen grote invloed hebben op de productie, logistiek en informatie verwerking van een bedrijf. Digitalisering speelt een grote rol bij zakelijke dienstverlening. Er wordt vereist om mee te gaan met de tijd en dat vraagt soms om grote investeringen. Wel wordt alles steeds makkelijker en sneller. Bijvoorbeeld is er nu de Cloud waar alles in opgeslagen wordt. Vroeger waren dit grote databasen. Social media heeft veel effect op bedrijven. Het is nu veel makkelijk om te zeggen wat je vindt over een bedrijf. Het is belangrijk dat ondernemers zich hier mee bezig houden.

44 ECOLOGISCH Bij ecologische factoren wordt er vooral gekeken en rekening gehouden met aspecten die met het milieu te maken hebben. Er zijn wetten en eisen opgesteld voor bedrijven om het milieu te besparen. Een voorbeeld is de digitalisering, er wordt steeds meer digitaal afgeleverd en er wordt veel minder papier verspilt dan voorheen. De overheid wil in de toekomst alleen nog maar samenwerken met bedrijven die volledig werken via de richtlijnen van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Dit verschijnsel vormt een kans voor bedrijven om meer overheidsprojecten binnen te halen, wanneer zij meer inspelen op de MVO wensen van de overheid.

45 POLITIEK JURIDISCH Er zijn drie algemene regels die effect hebben op de zakelijke dienstverlening. Deze regels beschermen de makers met het originele idee tegen bedrijven die deze willen stelen. Het gaat hier voornamelijk over de Auteurswet, Domeinnaam registratie en merk / model of idee registratie. Sinds 2013 is er een nieuwe betalingswet die effect heeft op de zakelijke dienstverlening. Sommige bedrijven zouden hier last van kunnen hebben. Het gaat hier om de vernieuwde regels over betalingstermijnen. Dit is gedaan, omdat dit beter aansluit op de Europese wetgeving en het is een redelijkere betaaltermijn dan vroeger.

46 SWOT-ANALYSE De onderzoekers hebben aan de geïnterviewde gevraagd hoe zij denken over de sterke en zwakke kanten van een officemanager. En hoe zij denken welke bedreigingen en kansen kunnen voorkomen. De volgende SWOT-analyse is eruit gekomen.

47 STERKTES EN ZWAKTES Sterktes Veelzijdigheid Flexibel Proactief Accuraat Snel kunnen denken en handelen Betrouwbaar Integriteit Zwaktes Heel breed opgeleid, waardoor de officemanager net niet genoeg weet om zijn werk af te maken. Niet mee gaan met trends zoals digitalisering. Geen nee kunnen zeggen.

48 KANSEN EN BEDREIGINGEN Kansen Meer vraag naar officemanagers. Bedreigingen Niet de kansen krijgen om te kunnen doorgroeien. Functioneert steeds meer als manager. Niveau wordt steeds hoger. Defunctie officemanager ontwikkeld zich steeds meer. Geen toegevoegde waarde hebben. Taken van een officemanager wordt steeds vaker gegeven aan bijvoorbeeld projectmanager.

49 CONCLUSIE Uit het adviesrapport is naar voren gekomen dat de toenemende digitalisering belangrijk is voor de officemanagers. Als officemanager moet je verstand hebben van programma's en ICTvaardigheden hebben om jezelf te kunnen ontwikkelen in jouw vakgebied. Ook is er naar voren gekomen dat er steeds meer verwacht wordt dat officemanagers een hbo opleiding hebben afgerond, er wordt een proactieve houding van de officemanager verwacht. Je moet kunnen vooruitdenken en ook buiten het proces denken. Er komt met de tijd meer taken die de officemanagers moeten kunnen beheersen. Het is dan belangrijk dat de officemanagers zijn toegevoegde waarde in het vakgebied blijft houden. Trainingen, cursussen en persoonlijke ontwikkeling op dit vakgebied zijn goede hulpmiddelen voor de ontwikkeling van de officemanager.

50 AANBEVELINGEN Voor de toekomstige officemanagers en officemanagers die zich willen verbeteren is het volgende advies uit het rapport gekomen: Het maakt niet uit of je een mbo of hbo opleiding hebt afgerond, als je assertief genoeg bent kan jij ook een hbo functie invullen. Blijf je hele leven lang doorleren, zo hou jij die toegevoegde waarde in jouw beroep, want leren hoeft niet alleen op school te zijn. Neem een proactieve houding aan, zodat je ook gezien wordt als voorwaardelijke spreekpartner. Blijf buiten de processen denken en stap uit jouw comfortzone. En vergeet niet je hoeft niet altijd achter je bureau te zitten op kantoor, tegenwoordig kan er ook vanuit huis gewerkt worden.

51 AANBEVELINGEN Zorg dat je genoeg businesskennis hebt van het bedrijf waar je werkt. Zo kan je een beter ondersteuning zijn voor jouw manager.

52 DISCUSSIE Het was voor de onderzoekers nieuw om een advies rapport in Powerpoint te maken. Niemand van de onderzoekers had eerder een adviesrapport gemaakt en daarbij de onderdelen die aanbod zijn gekomen te combineren en toe te passen. Zij werden goed begeleid door Ancella Evers- de Boer. Ancella heeft ons aangestuurd als dat nodig was. Doormiddel van haar feedback vinden de onderzoekers dat het rapport een succes is geworden.

53 DISCUSSIE Er was niet bekend wat er precies in het advies rapport moest komen te staan. Er is veel tijd ingestoken om daar achter te komen. Tijd die misschien beter gebruikt had kunnen worden voor de kwaliteit van het adviesrapport. Het adviesrapport was op tijd af. Er was zelfs nog tijd over om het te verbeteren. Daarom kunnen de onderzoekers de kwaliteit van het rapport garanderen.

54 DISCUSSIE De onderzoekers zijn trots op de afgenomen interviews, omdat alle 6 de interviews professioneel zijn afgenomen. Het adviesrapport is gebaseerd op 6 interviews. De 6 interviewresultaten hadden veel gemeenschappen, maar we kunnen niet ervan uitgaan dat dit bij alle officemanagers en leidinggevende zo te werk gaat. Dit is maar een kleine groep beroepsbeoefenaars. Met meer interviews zouden zij meer informatie kunnen toevoegen en meer met elkaar kunnen vergelijken. Alle antwoorden die uit de interviews naar voren zijn gekomen sluiten aan bij de bevindingen in de desk research. Dit betekend dat de interviews wel zeker waardige input is.

55 EINDE ADVIESRAPPORT