BEVOLKINGSREGISTERS. Actuele en gebruiksvriendelijke Onderrichtingen voor het bijhouden van de Bevolkingsregisters en de Uitreiking van de

Transcriptie

1 BEVOLKINGSREGISTERS Wetgeving: Actuele en gebruiksvriendelijke Onderrichtingen voor het bijhouden van de Bevolkingsregisters en de Uitreiking van de I Identiteitskaarten Wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een register van de natuurlijke personen Basisbesluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister Algemene Onderrichtingen betreffende het houden van de bevolkingsregisters, actuele versie 10 februari september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 1

2 DOELSTELLING BEVOLKING Toegankelijker maken van de huidige onderrichtingen die een groot pakket vormen voor het houden van de bevolkingsregisters en de uitreiking van de elektronische identiteitskaarten aan Belgen. Volledige actualisering van de bevolkingsonderrichtingen (vorige editie van eind 2006) en van de onderrichtingen eid (vorige editie van eind 2005) in nauwe samenwerking met de Verenigingen van Steden en Gemeenten, Dienst Administratieve Vereenvoudiging, Dienst Vreemdelingenzaken en de regionale afgevaardigden van het Rijksregister. Beter begrepen bevolkingsonderrichtingen bevorderen een uniforme toepassing door de gemeentebesturen en verminderen het aantal bevolkingsonderzoeken bij het departement. Bijgevolg een grotere rechtszekerheid. Algemene Onderrichtingen betreffende het houden van de Bevolkingsregisters *** Overzicht van de belangrijkste Nieuwigheden en Aanpassingen *** Toelichtingen onderrichtingen Bevolking en Identiteitskaarten tijdens provinciale vergaderingen in het voorjaar Evaluatie van de verspreide onderrichtingen met de Verenigingen van Steden en Gemeenten in het najaar september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 2

3 BEVOLKING BEVOLKING Deel I- Bevolkingsregistratie toevoeging van de definitie van hoofdverblijfplaats zoals gehanteerd door de Raad van State; opsomming van de criteria om te bepalen of er al dan niet sprake is van een afzonderlijk gezin + verwijzing naar kangoeroewonen, zorgwonen (en de bewoning van een gemeenschappelijke / collectieve woning in het Waals Gewest en het Brussels Gewest); toevoeging van de definitie van haardstede; documenten die in aanmerking dienen te worden genomen bij de registratie van de naam en voornamen van vreemdelingen; registreren van een geslachtsverandering (omzendbrief Rijksregister dd. 4 september 2007); verklaarde nationaliteit (omzendbrief Rijksregister dd. 24 november 2009) + afschaffing van het verbod van meervoudige nationaliteit (omzendbrieven Rijksregister dd. 12 juli 2007, 11 oktober 2007 en 4 februari 2008); 26 september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 3

4 BEVOLKING BEVOLKING verwijzing naar de vereenvoudigde lijst van beroepencodes (omzendbrieven Rijksregister dd. 19 oktober 2007 en 21 november 2008); term gemeenschap is niet van toepassing op bewoners van serviceflats; afwezigheid en de gerechtelijke verklaring van overlijden (omzendbrieven Rijksregister dd. 12 juli 2007 en 4 september 2007); aanpassing overeenkomstig de regelgeving van de Gewesten + toevoeging van de schriftelijke verklaring betreffende de keuze van de wijze van lijkbezorging en het ritueel van de levensbeschouwing voor de uitvaartplechtigheid aan het dossier dat bij verandering van hoofdverblijfplaats naar de nieuwe gemeente moet worden toegestuurd; sinds 1 oktober 2006 dient de informatie met betrekking tot de kaart van reizend handelaar niet langer te worden opgenomen in de bevolkingsregisters (koninklijk besluit van 24 september 2006 betreffende de uitoefening en de organisatie van ambulante activiteiten); mogelijkheid om het model 2 en model 2bis te laten ondertekenen door de declarant. In het geval de aangifte door de burger elektronisch werd verricht, mag het model 2 en model 2bis op elektronische wijze aan de burger worden toegestuurd (wordt ook mogelijk via toepassing: ); 26 september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 4

5 BEVOLKING BEVOLKING mogelijkheid om de modellen 3, 4, 6, 7, 7bis, en 7ter ook per fax of elektronisch te verzenden; model 5 aangepast (toevoeging van de schriftelijke verklaring betreffende de begraafplaatsen en de lijkbezorging, bepaald bij de wet, het decreet of de ordonnantie); model 5bis niet langer verplicht te gebruiken indien de ontvangst van het persoonlijk dossier per gewone wordt bevestigd; aanpassing formulier model 8 + mogelijkheid om dit op elektronische wijze aan de burger toe te sturen; mogelijkheid om het model 9 op elektronische wijze aan de burger toe te sturen; bepalingen m.b.t. tijdelijke afwezigheid eveneens van toepassing op vreemdelingen; 26 september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 5

6 BEVOLKING BEVOLKING omzendbrief Bevolking dd. 20 augustus 2008 betreffende de inschrijving van niet-ontvoogde minderjarigen + nieuw modelformulier ( Adreswijziging door een niet-ontvoogde minderjarige zonder de voorgeschreven aangifte te doen Verzoek tot tussenkomst ); een onderzoek naar de verblijfstoestand maakt op zich geen schending uit van het privé-leven (rechtspraak van de Raad van State); datum van inschrijving = datum van aangifte van verblijfsverandering (of datum vermeld op het model 6) + modelformulier dat kan worden gebruikt bij het uitvoeren van het onderzoek van de reële verblijfplaats; afvoering door verlies van verblijfsrecht (omzendbrief Rijksregister dd. 26 mei 2009 in verband met het gebruik van de code 99997); mogelijkheid voor zowel de verstrekker van het referentieadres, als de begunstigde, om eenzijdig een einde te stellen aan het referentieadres + aanpassing van de aanvraagformulieren voor inschrijving op referentieadres; aanpassing overeenkomstig het koninklijk besluit van 14 november 2008 tot wijziging van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister; 26 september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 6

7 BEVOLKING BEVOLKING de personen waarvan de verdwijning sinds zes maanden of langer is gesignaleerd aan de lokale of federale politie (omzendbrief Rijksregister dd. 27 augustus 2008); verwijzing naar het gentleman s agreement tussen de Dienst Vreemdelingenzaken, de Dienst Rijksregister en de FOD Buitenlandse Zaken; de inschrijving van de bewoners van woonboten; toevoeging van de formulieren model 10 en 10bis (bijlagen bij de omzendbrief dd. 4 oktober 2006 van de Minister van Maatschappelijke Integratie en van de Minister van Binnenlandse Zaken); inschrijving van daklozen onder referentieadres bij een natuurlijke persoon; mogelijkheid voor bedreigde getuigen om onder referentieadres te worden ingeschreven; 26 september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 7

8 BEVOLKING BEVOLKING verwijzing naar de omzendbrief dd. 6 april 2009 van de Dienst Vreemdelingenzaken; het bepalen van het adres van een woning is een gemeentelijke aangelegenheid; verwijzing naar het mandaat ad litem van een advocaat; het voor eensluidend verklaren van identiteitskaarten (omzendbrief dd. 12 augustus 1996); verwijzing naar de adviezen nr. 37/2003 en 19/97 van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer; toelichting bij een taak van algemeen belang + uiteenzetting van het finaliteits- en proportionaliteitsbeginsel + verwijzing naar de praktijken van de Genealogical Society of Utah; 26 september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 8

9 BEVOLKING BEVOLKING indien het niet-mededeelbaar adres toch wordt medegedeeld aan bepaalde intanties, dient de aandacht gevestigd te worden op het discrete karakter van het medegedeelde adres; het instellen van onderzoeken in verband met de effectiviteit van de hoofdverblijfplaats van lokale mandatarissen door de Directie Instellingen en Bevolking; het nastreven van winstbejag is verboden voor het verlenen van een referentieadres. Er kan wel een vergoeding worden gevraagd. Deel II - De inschrijving in het wachtregister verwijzing naar het mandaat ad litem van een advocaat; Afdeling II: Burgers van de Europese Unie die een verklaring van inschrijving aanvragen, dit in afwachting van een woonstcontrole (koninklijk besluit van 7 mei 2008 tot vaststelling van bepaalde uitvoeringsmodaliteiten van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen + de omzendbrieven Rijksregister dd. 28 mei 2008 en 24 december 2008). 26 september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 9

10 BEVOLKING BEVOLKING Deel III De Identiteitsdocumenten toepassingsgebied van de bepalingen van Afdeling II; integrale verwijzing naar de Algemene Onderrichtingen betreffende het elektronisch identiteitsdocument voor een kind van minder dan 12 jaar; aanpassing aanvraagformulier (ondermeer dient het land te worden vermeld waarnaar de aanvrager reist); mogelijkheid om de voorlopige identiteitskaart door iemand anders te laten afhalen mits voorlegging van een volmacht + model van volmachtformulier; aanvang van de geldigheidsduur van de voorlopige identiteitskaart; Hoofdstuk IV: Het voorlopig bewijs van identiteit voor kinderen jonger dan 12 jaar (omzendbrief dd. 20 maart 2009) + aangepast aanvraagformulier + mogelijkheid om het voorlopig bewijs van identiteit door iemand anders dan de aanvrager te laten afhalen mits voorlegging van een volmacht. 26 september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 10

11 IDENTITEITSKAARTEN IDENTITEITSKAARTEN Algemene Onderrichtingen betreffende de Elektronische Identiteitskaarten van Belg *** Overzicht van de belangrijkste Nieuwigheden en Aanpassingen *** Inleiding Voornaamste eid-toepassingen, alsook een korte beschrijving van de verschillende projecten die te maken hebben met de eid (fraudebestrijding, integraties van de gegevens van de SIS-kaart op de eid, constante verbetering van het productieproces) en met de digitalisering van de identiteitsdocumenten (verblijfsdocumenten en kaarten voor vreemdelingen, Kids-ID, kaarten voor Belgen in het buitenland). Hoofdstuk I: Wettelijke en reglementaire fundamenten Bijwerking van de lijst van de belangrijkste wetten en koninklijke besluiten. Juridisch kader van de elektronische handtekening. 26 september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 11

12 IDENTITEITSKAARTEN IDENTITEITSKAARTEN Hoofdstuk II: De partners van de gemeenten in het uitreikingsproces Toevoeging van de verschillende diensten die aangeboden worden door de Algemene Directie Instellingen en Bevolking (Helpdesk Belpic, Helpdesk DOC STOP, Dienst Bevolking en Identiteitskaarten, ). Uitleg over de certificatieautoriteit en over de informatie over de certificaten die deze ter beschikking stelt. Hoofdstuk III: Beschrijving van de elektronische identiteitskaart voor Belgen Meer uitleg over de gegevens die vermeld staan op de eid. Vanaf 1 maart 2010 zullen alle gecreëerde basisdocumenten aanleiding geven tot de creatie van eid met barcode. De gemeenten zullen voortaan dus enkel nog kaarten met een barcode krijgen. Die barcode is een bijkomend veiligheidselement. Geldigheid van de kaart behouden indien een burger van één taalgebied naar een ander verhuist (omzendbrief van 3 januari 2006). Geldigheid van de kaart behouden in geval van vertrek naar het buitenland (met eventuele terugkeer naar België) tot de geldigheidslimiet van de genoemde kaart (de kaart moet niet meer geannuleerd worden voor schrapping voor het buitenland). Nieuwe procedure voor de bijwerking van het adres op de chip (omzendbrief van 31 oktober 2008). 26 september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 12

13 IDENTITEITSKAARTEN IDENTITEITSKAARTEN Toevoeging van een punt over het verplicht bij zich hebben van de eid vanaf 15 jaar herinnering dat het belangrijk is om de eid altijd bij zich te hebben en aan de eventuele sancties indien men geen geldige eid bij zich heeft aanmaak van een bijlage om de burger te informeren (omzendbrief van 5 juni 2008). Aanpassing van de fabricatieprijs van de eid van 10 naar 12 euro vanaf 1 april Herneming in het Centrale Bestand van de Identiteitskaarten van de foto van de houder die overeenkomt met zijn laatste kaart. Vergelijking mogelijk tussen de foto die opgeslagen is in het Belpic-systeem en de houder van een kaart (Wet van 15 mei 2007). Toevoeging van een punt met uitleg over de identiteitscontrole. Hoofdstuk IV: Uitreikingswijze van de elektronische identiteitskaart Toevoeging van een beschrijving van het geautomatiseerde en gecentraliseerde beheer van de toegangsrechten van de gemeente tot het Belpic-systeem (veranderingen aan het personeel dat elektronische identiteitskaarten mag afleveren). De annulatiecodes die gebruikt moeten worden voor de eid (belang van annulering van de kaart en betekenis van de codes bijlage 15 met de codes en hun betekenis). Preventie van identiteitsfraude bij de afgifte van een eid of een attest van verlies, diefstal of vernietiging. Download van de oproepingen door de gemeente via het Belpic-systeem (opvolging verzekerd door ADIB). 26 september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 13

14 IDENTITEITSKAARTEN IDENTITEITSKAARTEN Verplichte vermelding in de oproeping van het feit dat de kaart die momenteel in het bezit is van de burger, geannuleerd zal worden in het Centrale Bestand van de Identiteitskaarten als de burger zich niet bij de dienst Bevolking van de gemeente aanbiedt binnen de 3 maanden na de datum die aangegeven wordt door deze dienst op de oproeping (omzendbrief van 28 februari 2008). Aanpassing/aanmaak van de oproepingsmodellen: vervanging van een «geplastificeerde» identiteitskaart door een elektronische identiteitskaart; vervanging van een vervallen elektronische identiteitskaart door een nieuwe elektronische identiteitskaart; toekenning van een eerste elektronische identiteitskaart aan burgers van 12 jaar oud. Samengestelde namen en hun codering (vaak voor namen van buitenlandse oorsprong). Aanvaardbaarheid van de handtekening van de kaarthouder. Nieuwe procedure voor de verwerping van de nietconforme basisdocumenten (nieuwe nomenclatuur van verwerpingscodes met uitleg nieuwe bijlagen 4a, 4b et 4c). Bijzondere tekens voor bepaalde persoonlijke gegevens van de burger. 29 januari september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 14

15 IDENTITEITSKAARTEN IDENTITEITSKAARTEN Beleid van herinneringen indien de burger zich niet aanbiedt om zijn basisdocument in te vullen of om zijn elektronische identiteitskaart op te halen. Termijnen voor de herinneringen waarin voorzien wordt voor de vervanging van een geplastificeerde identiteitskaart door een elektronische identiteitskaart (omzendbrief van 28 februari 2008), aangepast aan het geval waarin een vervallen elektronische identiteitskaart vervangen wordt door een nieuwe elektronische identiteitskaart. De principes blijven identiek voor de annulering van de te vervangen kaart (voor de burger die zijn BD niet is komen invullen: annulering van de huidige kaart 3 maanden na de datum die aangegeven wordt op de oproepingsbrief of 1 jaar voor de gevallen van tijdelijke afwezigheid; voor de burger die zijn aangemaakte elektronische identiteitskaart niet is komen ophalen bij de gemeente: annulering van de huidige kaart 3 maanden na de datum die vermeld werd op de 1 e oproepingsbrief of 1 jaar voor de gevallen van tijdelijke afwezigheid). Mogelijkheid voor de burger om zijn codes opnieuw aan te vragen (in geval van verlies), zelfs wanneer de kaart reeds actief is (nieuwe procedure) Oplossingen in geval van nietontvangst, vergeten, verlies of blokkering van de codes (zie ook bijlagen 9 en 9bis). Beschrijving van speciale gevallen tijdens de activering. Model van volmacht voor de activering en het afhalen van de elektronische identiteitskaart (bijlage 27). Eveneens voor speciale gevallen. 23 januari september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 15

16 IDENTITEITSKAARTEN IDENTITEITSKAARTEN Hoofdstuk V: Speciale gevallen Versturen van opvolgingslijsten naar de gemeenten voor de gevallen van tijdelijke afwezigheid (voor de annuleringen van kaarten na 1 jaar). Nieuwe procedure voor de aanpassingen van het adres op de chip van de kaart van een burger die zijn vertrek naar het buitenland aankondigt. Hoofdstuk VI: Verlies, diefstal of vernietiging van de elektronische identiteitskaart Nieuw attest van verlies, diefstal of vernietiging van een eid of vreemdelingenkaart Bijlage 12 (vollediger, met adviezen voor de burger, zowel voor de gemeente als voor DVZ en de ADIB, rekening houdend met DOC STOP). Herwerkt hoofdstuk in functie van de nieuwe bijlage 12 en de lancering van de helpdesk DOC STOP (procedure die gevolgd moet worden in geval van verklaring van verlies, diefstal of vernietiging van de burger, bij de gemeente, de politie of de helpdek DOC STOP). Sinds februari 2010 is het mogelijk om op de bijlage 12, die aangemaakt wordt door de Belpic-toepassing, de foto van de burger af te drukken. De foto wordt gehaald uit de database van de foto s die zich bij het Rijksregister bevindt. Een goede vergelijking aan de hand van foto s is een belangrijke stap in de strijd tegen identiteitsfraude. Nieuwe uitleg over CHECKDOC en DOC STOP (omzendbrief van 16 december 2008 zie of ). 26 september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 16

17 IDENTITEITSKAARTEN IDENTITEITSKAARTEN Hoofdstuk VII: Diverse bepalingen betreffende de afgifte van de identiteitskaarten Nieuwe procedure voor de facturatie van de elektronische identiteitskaarten (geautomatiseerd, betere opvolging). Diefstallen van documenten bij de gemeentebesturen: tussenkomst van DOC STOP (omzendbrieven van 5 januari 2006 en 16 december 2008). Hoofdstuk VIII: Spoedprocedure voor de afgifte van de elektronische identiteitskaart Nieuw hoofdstuk (omzendbrief van 29 november 2005). Beschrijving van de verschillende procedures en hun kostprijs. Hoofdstuk IX: Uitzonderlijke procedure: Terugbetalingen en verrichtingen in geval van gebreken aan de kaart Nieuw hoofdstuk gewijd aan terugbetalingen en verrichtingen volgens de gebreken aan de kaart (defecte kaarten, losgekomen chips ). De verrichtingen moeten gebeuren door de gemeente of de burger. Lijst van bewijzen en bewijsstukken Te leveren bewijzen. In te vullen formulieren beschikbaar op de website Opvolging van de aanvragen. 26 september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 17

18 IDENTITEITSKAARTEN CONTACTEN Andere: Toevoeging van een woordenlijst. Verschillende aangepaste bijlagen en nieuwe bijlagen. Verwijdering van de bijlagen 6, 10bis en 11. Nieuwe versies van de Belpic-toepassing 20.03, en Websites www. ibz.ibz.fgov.be (Deel eid: wetgeving, FAQ, technische aspecten, documentatie, ) en website gewijd aan alle toepassingen van de eid: Meer inlichtingen bij de Regionale afvaardigingen van het Rijksregister FOD Binnenlandse Zaken Adres: Park Atrium, Koloniënstraat 11 te 1000 BRUSSEL Callcenter: 02/ callcenter.rrn@rrn.fgov.be Directie Bevolking en Identiteitskaarten: etienne.vanverdegem@rrn.fgov.be 02/ frank.verduyn@rrn.fgov.be 02/ christiane.verbeiren@rrn.fgov.be 02/ martin.bovijn@rrn.fgov.be 02/ Directie Bevolking en Identiteitskaarten - Fax: 02/ Website: (Rubrieken Bevolking en Identiteitskaarten) 26 september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 18

19 26 september 2007 Uiteenzetting voor politiezone Vlaamse Ardennen 19