ahead ahead information worker? Executive Circle Wie is de magazine voor beslissingen met impact Snelle klantencommunicatie bij SCA Packaging

Transcriptie

1 Executive Circle ahead ahead magazine voor beslissingen met impact Snelle klantencommunicatie bij SCA Packaging Jef Colruyt over technologie als middel De digitale campus van Hogeschool Limburg Wie is de information worker? ahead 1

2 ahead colofon Met Executive Circle biedt Microsoft u een forum waarop u samen met andere klanten en partners ideeën kan uitwisselen via verschillende kanalen, zoals evenementen, seminars, een website, newsletters en een magazine. Executive Circle geeft u op een persoonlijk aangepaste manier inzichten en inspiratie om beter, sneller en goedkoper te werken dankzij technologische innovaties. Zo bouwt Microsoft als strategisch adviseur aan een langetermijnrelatie met zakelijke beslissers. Programmacoördinator Philippe Gosseye pgosseye@microsoft.com Marketingdirecteur Tom Vandendooren Hoofdredacteur Dirk Delmartino dirkdelm@microsoft.com Redactie Pieter De Vos, Philippe Gosseye, Jacques Noyelle, Casper Simoens, Nora Vandersteene, Irma Van Praet Medewerkers Vincent Bagué, Gunther Beersaerts, Tom Braekeleirs, Luc Casterman, Vincent Cornet, Patrick Dalle, Gerd De Bruycker, Karel Dekyvere, Wim Delbeke, Nicolas Deloyer, Hans Delporte, Herman De Meulder, Philippe Desalle, Wim Dierickx, Lut Goedhuys, Erika Jacobs, Philippe Lemmens, Xavier Minet, Caitriona Ni Raghallaigh, Marc Prins, Peter Puype, Kristien Reekmans, Marijke Schroos, Lieve Smedts, Yves Steinbusch, Geert Stragier, Eric Stuyven, Patrick Teirlinckx, Valerie Theys, Dirk Tombeur, Patrick Van Asch, Mia Van Clooster, Gerda Van Damme, Peter Vander Auwera, Michel Van Velthoven, Erik Verheyden, William Visterin, Chris Volckerick Opmaak, design Sittingonacornflake Fotografie, illustraties Jerry De Brie, Leon Mussche, Lies Willaert, e.a. Advertenties Philippe Gosseye Verantwoordelijke uitgever Bruno Segers - Culliganlaan Diegem Abonnementen Adreswijzigingen ahead@microsoft.com Niets uit deze uitgave mag worden gekopieerd of overgenomen zonder een voorafgaande en schriftelijke toestemming van de uitgever Microsoft bvba. Alle rechten voorbehouden. Dit magazine werd met milieuvriendelijke inkten gedrukt op chloorvrij gebleekt papier. edito Ik ken bedrijfsleiders die voor het slapengaan een lege inbox hebben. Anderen gebruiken nooit nog papieren documenten. Steeds meer bedrijven boeken afspraken in een centrale agenda of vinden alle laatste informatie in hun pocket-pc. Ik ken echter ook mensen die haast dagelijks verdrinken in hun informatie. Die worstelen met verspreide gegevens of stokkende communicatie. Om nog te zwijgen over moeheid, spam of veiligheid. Ik heb al die technologische snufjes niet nodig, hoor ik wel eens. Ik ben al tevreden met wat tekstverwerking en . Maar uw klant ook? Uw leverancier, uw handelspartner? En uw collega op de boekhouding, uw verkopers? Wie gelooft in de goed genoeg-illusie, ondervindt steeds meer moeite om te voldoen aan de eisen van de moderne werknemer. Die moet alles kunnen, met en zonder pc. Lezen en analyseren, vergaderen en nota nemen, beslissen en delegeren, opzoeken en bewerken. Zet daarom uw informatie aan het werk en laat het werk aan de informatica over. Zo krijgt u tijd om efficiënt te zijn, effectief samen te werken en te communiceren. Ga zelf voor creativiteit en behoud de flexibiliteit om beslissingen met impact te nemen. Microsofts Office 2003 biedt een systeem op mensenmaat om alle collega s, processen en gegevens samen te brengen. Zo zetten mensen informatie om in meerwaarde en geeft informatica meer waarde aan mensen. Misschien is dit voor het eerst echt een Office voor op kantoor, virtueel en tastbaar. Laat ons niet nog eens harder werken, maar slimmer en efficiënter. Wie weet krijgen we dan weer ruimte om samen te werken met collega s en partners in plaats van met pc s. En komt er weer wat tijd vrij om te praten Bruno Segers, algemeen directeur Microsoft België en Luxemburg ahead 3

3 inhoud focus: information worker Kennis voor iedereen Vrijwel elke werknemer gebruikt vandaag informatie, de ene al efficiënter dan de andere. Om uw bedrijfskennis aan het werk te zetten, moet uw personeel altijd in een vertrouwde omgeving gegevens kunnen raadplegen, analyseren en uitwisselen - op kantoor, maar ook op de werkvloer en onderweg. Wij verzamelden ervaringen, tips en verzuchtingen van information workers uit de praktijk. Die kunnen u inspireren om uw informatie beter te ordenen volgens uw bedrijfsstrategie en ze beschikbaar te maken in het kader van de activiteiten van uw medewerkers. Technologie maakt winst In een exclusief gesprek met Ahead vertelt gedelegeerd bestuurder Jef Colruyt hoe de gelijknamige distributeur al jaren succesvol technologie inzet en hoe informaticadochter Dolmen die aanpak uitdraagt bij haar klanten. SCA PACKAGING: Tolk in de toren van Babel Om in te spelen op de automatiseringgolf bij grote klanten, startte SCA Packaging met een project waarbij integratie van talrijke computersystemen nodig was. De technologie die SCA daarvoor gebruikte, is nu ook de spil van andere automatiseringsinitiatieven die een aaneenkoppeling van heterogene systemen vragen. PHL: School op rugzakformaat Via hun laptop krijgen alle studenten van de Provinciale Hogeschool Limburg zowat altijd en overal toegang tot de toepassingen, databanken en communicatiemiddelen van het schoolnetwerk. Het jonge volk stoomt zich klaar voor een job in het informatietijdperk, de draadloze campus verovert Hasselt en de school blijft in touw voor optimale interne communicatie. SOPHIA GROUP: Onberispelijke dienstverlening Organisatie en voorbereiding zijn cruciaal in de uitvaartsector. Met een centraal informaticasysteem rond klantengegevens en toepassingen met sterke communicatie- en organisatiemogelijkheden, helpt Sophia Group haar medewerkers de nabestaanden optimaal begeleiden. Eenvoudiger samenwerken Sinds 22 jaar helpt Microsoft de productiviteit van werknemers vergroten met Office. De nieuwe Microsoft Office System gaat een stap verder en biedt alle benodigdheden om soepel toepassingen te creëren en te communiceren. en verder Ahead of Things Column - Als een fles in zee Roadmap - Microsoft Software Assurance ahead 5

4 ,,Collega s en partners beter laten samenwerken is niet een of andere marketingvondst. Ik stel vast dat mensen nu meer op basis van projecten werken dan vroeger. Daardoor zijn ze dus steeds vaker actief in losse teams en in tijdelijk verband. Dergelijke virtuele teams hebben nood aan een computersysteem dat op hun noden inspeelt. Daarvoor hebben we Microsofts Office System gemaakt. Wim Dierickx, verantwoordelijke Office, Microsoft België en Luxemburg Handleidingen maken in Word Productdocumentatie of technische handleidingen maken en up-to-date houden, kan zeer tijdrovend zijn. Tot nu kon u tijd en kosten besparen op schrijven en vertalen, dankzij een efficiënt beheer en hergebruik van bestaande tekstmodules. Daar doet u nu nog een schep bovenop. Dankzij de integratie van de content management software TriSoft InfoShare met Microsoft Word, kunnen die tekstmodules nu ook met Word worden bewerkt. Voor de auteurs en zeker voor anderen die de teksten moeten nalezen en corrigeren, maakt dit de zaken nog eenvoudiger. Gratis leren op eigen tempo Vertrouwelijk! Met gratis e-learning kunnen de medewerkers van ondernemingen met een Software Assurance-contract hun Het Belgische SecureAttachment is een van de pioniers die Windows Rights Management kennis van Microsoft-toepassingen Services ondersteunt. Via een bijschaven op een moment dat hen best past. Heeft u toch een klassieke opleiding nodig, dan kan uw bedrijf gebruikmaken van de opleidingscheques die in het contract inbegrepen zijn. U kan er opleidingen mee bekostigen eigen toepassing treedt de onderneming op als onafhankelijke partij tussen bedrijven die vertrouwelijke computerinformatie uitwisselen, zoals aanbieders van pensioenfondsen, bij de erkende Microsoft traningscentra. groepsverzekeringen of Meer over het vernieuwde Software HR-diensten en uitgevers van Assurance-programma, vindt u op pagina waardevolle zakelijke informatie. 34 en op onze website. Klokvaste updates IT-beheerders weten straks vooraf wanneer ze patches van Microsoft mogen verwachten. Zo kunnen ze de installatie van die herstelsoftware makkelijk inplannen. Om het complexe beheer- en distributieproces van herstelsoftware in ondernemingen te vereenvoudigen, gaat Microsoft die immers bundelen en uitbrengen op maandelijkse basis. Een nieuwe versie van de update-tool moet de installatie verder versnellen. Daarnaast voorziet Microsoft een reeks technische opleidingen over beveiliging, evenals updates voor Windows XP en Windows Server 2003 die nieuwe beveiligingstechnologie bevatten. Die laatste moet de veilige werking van computers garanderen als de herstelsoftware nog niet beschikbaar of geïnstalleerd is. De drie initiatieven kaderen in Microsofts diepgaande focus om computersystemen veilig te maken en te houden. Formulieren digitaal Wie papieren formulieren in een elektronische vorm wil gieten, hoeft ze niet opnieuw samen te stellen. ScanSoft Omniform Developer Edition 5.1 brengt ze rechtstreeks van de scanner naar InfoPath, de nieuwe Microsoft Office-toepassing die u toelaat om dynamische formulieren te creëren die verbonden zijn met de achterliggende bedrijfssystemen. Meer informatie bij alle artikels op deze pagina vindt u op 6 ahead

5 focus : information worker De kern van de economische activiteit bevindt zich niet langer op de industriële werkvloer, maar wel op kantoor. Heel wat bedrijven brengen geen fysiek tastbare producten meer aan de man. Alle activiteiten zijn dan ook steeds vaker gebaseerd op informatie. Daarbij maken we volop gebruik van informatica. Ruim veertig jaar geleden inspireerde deze evolutie de introductie van de term kenniswerker. Die term sloeg aanvankelijk op een wat elitair groepje hooggeschoolde specialisten, maar breidde razendsnel een schrift of map met aantekeningen uit vergaderingen. Met OneNote - een nieuw onderdeel van Microsoft Officekan u snel digitale notities maken en die achteraf vlug doorzoeken. Iedereen een computer De informatiestroom beperkt zich echter niet meer tot het kantoor. De gegevens banen zich een weg door het hele bedrijf en daarbuiten. Iedereen moet vandaag wel in meerdere of mindere mate informatie krijgen, organisatie een lenige marktspeler die zijn informatie uitdaagt en tot kennis smeedt. Tot de information worker behoort immers ook het personeel aan de andere kant van het informaticaspectrum: zij die geen kantoorjob uitoefenen en uit praktische overwegingen geen pc-gebruikers zijn. Zoals de chirurg die toch de dossiers van zijn patiënten moet raadplegen en bijhouden. Of de manager die meer onderweg en in vergadering is dan op kantoor. Onderzoek van Gartner wees uit dat medewerkers de helft tot driekwart van de voor hen relevante informatie rechtstreeks van anderen krijgen. Voorts bleek dat gemiddeld tachtig procent van de bedrijfsinformatie opgeslagen zit op individuele harde schijven en in persoonlijke bestanden. Veel cruciale kennis zit dus bij individuele medewerkers en verdwijnt met hen als zij het bedrijf verlaten. uit. Daarbij waren onderzoekers, geven of verwerken; ook verkopers, marketeers, financieel en de callcenteragent, de administratief personeel vaak eerst vrachtwagenchauffeur, aan de beurt. de productiemedewerker en de pizzaboy. Zij Ondanks het doorgedreven gebruik maken deel uit van een van informatietechnologie in het veel bredere groep van bedrijfsleven, is het efficiënte gebruik information workers. De van informatie in de hele onderne- uitdaging bestaat erin ming nog niet vanzelfsprekend. En om hen allemaal, indivi- dan hebben we het niet zozeer over dueel maar ook als groep, het gemak en de doelgerichtheid efficiënt met gegevens te waarmee we onze informaticamidde- laten omgaan. len inzetten, al blijven die belangrijk. Denk maar aan een overvolle inbox, Daarom biedt Microsoft die naast een waslijst relevante en Office 2003 een set producten die Of de man van de hersteldienst die Kennis voor iedereen. minder relevante boodschappen, ook regelmatig flink wat ongewenste mensen, systemen en informatie met elkaar verbinden. Naast toegang tot zijn activiteiten op een of andere manier schriftelijk moet rapporteren. Informatie is de sleutel tot het succes van uw bedrijf. Maar zolang ze in het hoofd van uw medewerkers, in mappen op een bureau, op de laptop van uw verkoper of in geïsoleerde databanken zit, kan u eigenlijk alleen maar aan het slot morrelen. Wanneer echter iedereen altijd alle gegevens in een vertrouwde reclame kan bevatten. De nieuwe Outlook gaat dat euvel te lijf met een extra overzichtelijke schermindeling en onverbiddelijke junkmailfilters. informatie voor iedereen, helpen die ook correcte gegevensinvoer, accurate selecties van relevante data en een vlotte samenwerking tussen collega s Of de fabrieksmedewerker die lijsten van gebruikte of benodigde onderdelen moet doorgeven. Vaak werken deze mensen nog op papier. De door omgeving kan raadplegen, analyseren en uitwisselen, zet u uw bedrijfskennis wel aan het werk; of En allicht heeft u zich ook wel eens realiseren. Zo kunnen uw medewer- hen verzamelde gegevens verwerken, uw medewerkers nu op kantoor, op de werkvloer of onderweg zijn. Organiseer daarom de informatie suf gezocht naar een ooit terloops kers gefundeerde beslissingen nemen impliceert manuele invoer, soms zelfs 8 ahead volgens uw strategie en kader haar beschikbaarheid in de activiteiten van uw medewerkers. Zo krijgt u een productieve en soepele organisatie die sleutels smeedt in het heetst van de marktstrijd. leon mussche neergekrabbelde naam of nummer in en adequaat reageren en wordt uw in verschillende systemen. Draagbare >> ahead 9

6 focus : information worker computers, terminals en slimme telefoons met aangepaste software, bieden hier steeds vaker een uitkomst. Dankzij de verbeterde synchronisatiemogelijkheden van MS Office, komt de informatieaanpak van deze mobiele medewerkers steeds dichter in de buurt van die van hun collega s op kantoor. Naar één herkenbaar scherm Een andere groep information workers zijn medewerkers uit afdelingen zoals de boekhouding, de aankoopdienst, de productieplanning en het callcenter. Zij gebruiken voornamelijk specifieke computertoepassingen. En ook daar knelt het schoentje. Want de broodnodige gegevensuitwisseling tussen mensen die zich van uiteenlopende toepassingen bedienen, is geen sinecure. Met MS Office kan u gegevens uit de databanken van uw bedrijf inbedden in bijvoorbeeld Word- of Excel-bestanden. Een verkoper die een offerte wil samenstellen, moet dan niet langer verschillende toepassingen openen en databanken doorploegen op zoek naar de nodige details. Hij kan ze rechtstreeks selecteren via speciale velden in het Word-document dat hij voorbereidt. En dan meenemen op z n pocket-pc om bij de klant nog even te spieken. Omgekeerd hoeft de administratie ook niet langer de onkostennota s of bestellingen van die verkoper in te voeren. Dankzij de kersverse toepassing InfoPath kan hij over gebruiksvriendelijke elektronische formulieren beschikken die hij al dan niet online invult. Automatische integatie zorgt er voor dat de aldus verzamelde gegevens op hun beurt in de algemene bedrijfsof ERP-systemen terechtkomen via XML-uitwisseling of webservices. Zo kan een bedrijf alle in- en uitvoer van gegevens via MS Office-toepassingen doen verlopen. Alle medewerkers kunnen dezelfde gebruiksvriendelijke interface gebruiken, onge- acht welke achterliggende toepassing mee geïntegreerd werd. Met Microsoft Office System - het gezamenlijk gebruik van MS Officetoepassingen met Windows serversoftware - krijgen medewerkers gegevens uit hun bedrijfssystemen in een herkenbare en bruikbare vorm op hun scherm; ook het scherm van hun smartphone. De informatie die zij zelf produceren komt evenzeer in de centrale systemen terecht en wordt zo toegankelijk voor de collega s. Via geïntegreerde platformen voor communicatie via tekst, beeld en geluid, is doelgericht samenwerken met mensen binnen en buiten het bedrijf een kwestie van enkele klikken op pc, pocket-pc of smartphone. Gecontroleerd gebruik van vertrouwelijke informatie Samenwerken betekent informatie uitwisselen met medewerkers, klanten, leveranciers en partners. Sommige gegevens zijn echter te gevoelig of te kostbaar om onbezorgd op de verzendknop te drukken. Met Windows Rights Management Services kan u vertrouwelijke HTML- en MS Office-documenten veilig ter beschikking stellen. Deze technologie voor digitaal rechtenbeheer controleert perfect wat de ontvangers kunnen doen met de toegestuurde bestanden. Bekijken, afdrukken, doorsturen of bewerken? Een beperkt aantal keer of slechts gedurende een bepaalde periode? Al die gegevens kan u mee opnemen in het document alvorens het te versturen. Mogelijkheden voor digitaal rechtenbeheer zijn geïntegreerd in het Windows Server 2003 besturingssysteem en in de MS Office 2003 kantoortoepassingen. Administratie verlichten Jean-Pierre Meganck, afgevaardigd Toen we hem spraken, was Jean-Pierre de nieuwe ver- bestuurder van sie van Microsoft Office nog volop aan het uittesten. Neorec, een Belgisch bedrijf dat lichtreclames ontwerpt en produceert, houdt zijn mailbox doorlopend in de gaten en Zijn eerste indruk was alvast positief. Voor het bewerken van documenten en het samenwerken eraan, heb ik een aantal extra mogelijkheden ontdekt. Die zouden onze administratie en het berichtenverkeer past zijn agenda en takenlijst van onze organisatie gevoelig kunnen verlichten. zo nodig aan in functie van de inkomende s. is de gemakkelijkste manier om met mijn klanten en medewerkers in contact te blijven, dus zij krijgen voorrang. Om het persoonlijke contact niet te verliezen, ga ik occasioneel langs bij onze klanten. En dan heb ik doorgaans ook mijn notebook bij de hand. Maar als ik buiten de onderneming werk, is dat eigenlijk vooral thuis. Privé heb ik mij zo georganiseerd dat ik kan werken alsof ik bij Neorec zelf zit. Zo ben ik via een VPNverbinding verbonden met de server van de firma en kan ik Nu gaan hier naar mijn gevoel nog te veel berichten over en weer. Om die reden hebben wij onze mensen verzocht om een collega enkel in kopie te zetten als dat echt zinvol is. Ook vragen wij hen om in de mate van het mogelijke aan te geven of die collega een louter ter informatie krijgt of dat er ook een actie aan gekoppeld is. Momenteel werkt de meerderheid van het personeel al met Office XP voor het uitvoeren van allerlei administratieve taken en met Outlook voor planning en communicatie. alle belangrijke informatie uit onze database consulteren. Dode momenten doen renderen Ludo Wijckmans combineert het voorzitterschap van de ICT-belangenvereniging Antwerp Digital Mainport (ADM) met zijn functie als gedelegeerd bestuurder van Xylos, leverancier van ICT-diensten. Om werk en privé-leven efficiënt te organiseren, blijft Ludo uitkijken naar nieuwe technologie die hem daarbij kan helpen. Als voorbeeld haalt hij de nieuwe intelligente telefoon van Motorola aan, waarmee je op alle mogelijke manieren informatie kunt uitwisselen. Momenteel gebruik ik een Qtek van Proximus. Geen slecht toestel, maar de nieuwe SmartPhone die er binnenkort aankomt, met een speciaal daarvoor ontworpen besturingssysteem van Microsoft, zou nog een stuk stabieler zijn. Allicht is het effect vergelijkbaar met het comfort dat Windows XP mij nu al biedt bij het werken met mijn gewone pc. Ik ben heel vaak onderweg en moet altijd en overal toegang tot mijn informatie kunnen krijgen. Een homogene infrastructuur draagt daar enorm toe bij. In zijn professionele activiteiten maakt Ludo bijzonder intensief gebruik van Outlook. Daarin staat zijn elektronische agenda zonder meer centraal. In tegenstelling tot veel andere mensen met een gelijkaardige functie, begin ik mijn werkdag nooit met het doornemen van mijn s. Dat doe ik tussen twee afspraken of vergaderingen door, tijdens mijn middagpauze op kantoor of eventueel s avonds thuis. Daar werk ik via een draadloos netwerk dat mij over het internet toegang geeft tot alle informatie op onze servers. Met die draadloze technologie kan ik trouwens ook op zakenreis verder werken via hotspots in hotels of op luchthavens. Ludo Wijckmans heeft al vaker vastgesteld dat te veel mensen hun agenda laten bepalen door hun inkomende s. Dat is een veel te passieve manier van werken. Je kan je beter zoveel mogelijk aan je eigen prioriteiten >> 10 ahead ahead 11

7 focus : information worker voor die dag houden. Alle andere taken laat je liggen tot ze dringend worden. Of je handelt ze af tijdens de zogenaamde dode momenten van de dag, onderweg in de file bijvoorbeeld. Zelf probeer ik de telefoontjes op kantoor alvast tot een minimum te beperken en bel zoveel mogelijk onderweg vanuit de wagen. Zo kan je ook in de trein of op het vliegtuig heel wat nuttig werk verzetten. Eenmaal aangekomen in het station of de luchthaven kan je alle informatie die je onderweg offline hebt bewerkt, automatisch synchroniseren via een lokale hotspot. Als enthousiast gebruiker van innovatieve technologie durft Ludo zelfs al hardop fantaseren over een super-hotspot voor heel België. In afwachting daarvan stelt hij zich tevreden met de nieuwe mogelijkheden voor mobiele werkers die Office 2003 hem biedt. Bij het uittesten ervan raakte ik sterk onder de indruk van de verbeterde synchronisatiemogelijkheden, waardoor ik offline voortaan nog meer kan doen dan voorheen. Een papierloos kantoor advertentie Eén klant per dag; zo luidt het devies van Olivier Van Duüren, commercieel directeur van de Enterprise en Partner Group bij Microsoft BeLux. Hij leidt de relatie met en de verkoop aan grote bedrijven en de bijbehorende partnerwerking. In zijn agenda voorziet Van Duüren elke dag tenminste één bezoek aan een klant of partner. Verkopen is en blijft een people s business: je verkoopt in de eerste plaats aan mensen. Klanten kopen niet enkel technologie en oplossingen, maar ook een relatie. Die relatie moet je bouwen. Dat betekent bezig zijn met de klant, beter doorgronden wat hen drijft. Wat baat het om betrouwbare technologie te ontwikkelen en betrouwbare partners voor de implementatie te selecteren, als je het vertrouwen van de klant niet krijgt? Aangezien Van Duüren en zijn collega s zo veel mogelijk tijd bij klanten en partners doorbrengen, moeten ze hun efficiëntie en individuele productiviteit continu verhogen. Het gebruik van een tablet-pc in combinatie met de nieuwste Office-toepassing OneNote, een elektronische notitieblok, draagt daar alvast toe bij. Van Duüren: Tijdens bezoeken en vergaderingen maak ik elektronische aantekeningen met de hand, rechtstreeks op het scherm van mijn tablet-pc, terwijl ik het vroeger met muis en klavier moest stellen. Die manier van werken was niet altijd bevorderlijk voor de interactie met de gesprekspartners en soms zelfs ronduit storend. Mijn tablet-pc met OneNote daarentegen vormt eerder een bindmiddel dan een struikelblok voor de communicatie, heb ik al mogen ondervinden. Bovendien promoot je op die manier ook een beetje je eigen producten, wat evenmin kwaad kan. De notities die Van Duüren met OneNote maakt, worden niet alleen automatisch opgeslagen, hij kan ze ook centraal beheren. Zo kan hij ze achteraf verder structureren, hergebruiken en er zoekopdrachten op uitvoeren. Doordat OneNote de XML-standaard ondersteunt, kan hij de opgeslagen informatie bovendien gemakkelijk delen met anderen en integreren in andere toepassingen, zoals Outlook. Sinds hij OneNote heeft, drukt Van Duüren niets meer af. De printer in mijn bureau heb ik na een maand teruggegeven. Tussen haakjes ook ecologisch aardig meegenomen. Voortaan gebruik ik alleen nog de combinatie van OneNote en Outlook als mijn persoonlijk documentbeheersysteem. Mijn ambitie is trouwens om over enkele maanden, wanneer de nieuwe generatie tablet-pc s op de markt komt, aan het hoofd te staan van een volledig papierloze organisatie. Op dit moment werkt een kwart van zijn groep al met een tablet-pc. Van de nieuwe generatie tablet-pc s verwacht Olivier Van Duüren behalve betere prestaties ook een groter >> ahead 13

8 focus : information worker scherm. Zo n mobiele computer mag natuurlijk niet te veel aan compactheid inboeten, maar een iets groter scherm zou wel handig zijn, vooral als ik aan een zeer groot contract werk of meerdere documenten met elkaar moet vergelijken. Nu doe ik dat eerder thuis of op kantoor, waar ik over een optimale schermgrootte beschik. Anderzijds staat ook een aangepaste versie van Beschermd advies Als advocaat bij de Belgische afdeling van DLA, een internationaal advocatenkantoor met hoofdzetel in Londen, verstrekt Patrick Van Eecke dagelijks gespecialiseerd advies aan een reeks cliënten. De vertrouwelijkheid van dat advies en alle andere informatie die tussen ons wordt uitgewisseld, is voor mijn cliënten vanzelfsprekend. Het is een basisgarantie die wij hen bieden. Waar de meeste cliënten echter zelden of nooit bij stilstaan, is dat wij er zelf ook alle belang bij hebben dat onze adviezen vertrouwelijk blijven. Anders gezegd: dat ze bij de juiste personen terechtkomen - en enkel bij die personen. Dat advies vormt immers de concrete neerslag van de vele uren kenniswerk die onze specialisten, vaak in teamverband, geleverd hebben. Daarom zijn alle technologische hulpmiddelen die ons werk doeltreffender van de buitenwereld helpen afschermen, zoals Information Rights Management in Office 2003, meer dan welkom. Op dit moment werken Patrick Van Eecke en zijn collega s al met Office Dankzij Information Rights Management (IRM) kunnen advocaten en andere personen in vertrouwensfuncties verschillende toegangsrechten per gebruiker of groep van gebruikers aan hun berichten toekennen. Zo kunnen zij de vertrouwelijkheid van het advies aan hun cliënten nog beter waarborgen. Tegelijk is hun werk beter beschermd tegen ongeoorloofd afdrukken, doorsturen of kopiëren. Vroeger werd zo n advies één keer door ons afgedrukt OneNote voor pocket-pc s op zijn verlanglijstje. Daarmee zou ik altijd en overal bij mijn elektronische notities kunnen en er nog meer en beter gebruik van maken. De mobiliteit dankzij de pocket-pc waarmee je kan bellen en gegevens uitwisselen vormt het derde, cruciale onderdeel van Van Duürens productiveits-opzet, naast Outlook en OneNote. en vervolgens via de post opgestuurd. Daarna kon de ontvanger het weliswaar naar believen kopiëren, maar dat vergde toch een veel grotere inspanning dan tegenwoordig het geval is. Met kan zo n document met één klik de hele wereld rondgaan. Door hun documenten in pdf-formaat om te zetten, kunnen Patrick en zijn collega s weliswaar verhinderen dat er ongeoorloofd wijzigingen in worden aangebracht, maar niet dat eender wie ze kan lezen en eindeloos kopiëren, afdrukken en doorsturen. In dat opzicht zou Office 2003 met Information Rights Management ons veel meer mogelijkheden bieden. Bovendien is zo n instrument ook handig om een en ander intern in goede banen te leiden. Zo werken wij als internationaal advocatenbureau geregeld met meerdere collega s, vaak over de grenzen heen, aan hetzelfde document. Daarbij maken wij intensief gebruik van de mogelijkheid om wijzigingen bij te houden. Op een gegeven moment wordt dat echter te complex, zeker als je dat met vier of meer collega s doet en het document in kwestie enige omvang begint te krijgen. Een virtuele werkruimte, waarin de eigenaar en ook eindredacteur van het document aan zijn collega s bepaalde rechten kan toekennen, kan hier wellicht een oplossing bieden. Beter werken met het bestaande Als adviseur bij Helios-IT, leverancier van Dat streven naar efficiënter werken heeft bij klanten tot een integratiebeweging geleid. Niet alleen de leveranciers van ERP-software voor bedrijfspakketten, zoals Microsoft met Navision, investeren nu KMO s, komt Peter in een doorgedreven integratie. Ook de klanten zelf hebben Van Mol bij de meest meer aandacht voor de voordelen daarvan. Zo doen zij steeds uiteenlopende bedrijven vaker een beroep op onze diensten om hun ERP-systeem aan over de vloer. Maar hoe sterk hun manier van zakendoen en hun bedrijfsprocessen soms ook verschillen, op Excel te linken, wat een automatische en papierloze distributie van rapporten mogelijk maakt. De integratie met Outlook, om berichten direct vanuit een applicatie te kunnen versturen en proactiever te werken, staat ook op hun agenda. vlak van informatiebeheer hebben ze doorgaans meer met elkaar gemeen dan ze zelf vermoeden, weet hij uit ervaring. Zo zijn de behoeften van al mijn klanten de laatste jaren duidelijk geëvolueerd. Terwijl ik hen vier jaar geleden nog moest uitleggen hoe ze het best met hun boekhouding konden werken of een efficiënt logistiek systeem opzetten, vragen ze nu om informatie over hun bedrijfsprocessen. Wat in mijn ogen trouwens een logische evolutie is. Zo raad ik mijn klanten tegenwoordig aan om de vele mogelijkheden die ze al bezitten via de bestaande standaardtools, zoals Excel, effectief te gebruiken, in plaats van steeds weer op zoek te gaan naar nieuwe, exotische programma s. Binnen het eigen bedrijf Helios-IT is er eveneens behoefte aan integratie. Zelf werk ik hoofdzakelijk met Word, Excel en Power- Point. Een verder doorgedreven integratie ervan met onze centrale systemen kan veel vereenvoudigen en mijn werk een stuk aangenamer maken, denkt Peter. Daarvoor is er nu InfoPath: een nieuwe Office-toepassing waarmee bedrijven op een gestructureerde manier informatie kunnen verzamelen in formulieren die ze zelf kunnen ontwerpen en perfect in hun bedrijfsprocessen integreren. In ons geval zou die toepassing bijvoorbeeld kunnen dienen om projectbudgetoverzichten op maat te ontwerpen voor al onze klanten. Daarmee zouden we flink wat tijd kunnen besparen bij de maandelijkse rapportering. Meer greep op uw Denkt u bij de aanblik van uw inbox dat het slachtoffer is van zijn populariteit, dan is Outlook 2003 iets voor u. Het pakket staat voor relevante boodschappen in een heldere presentatie. Ongewenste berichten weert het met gesofisticeerde filters en lijsten voor ongewenste afzenders. Verdachte bijlagen komen uw postbus niet in tot u de herkomst van de mail hebt geverifieerd. Ook van betrouwbare contacten kan u een lijst aanleggen. De verticale schermindeling vergemakkelijkt het navigeren door mappen en het overlopen van lange boodschappen. Ook opzoeken gaat sneller. Zo kan u mails groeperen volgens tal van criteria en ze markeren met kleur. Via mappen met resultaten van terugkerende zoekopdrachten houdt u berichten over een onderwerp samen binnen klikbereik. Met de achterliggende Exchange Server 2003 raadpleegt u Outlook bovendien zonder zorgen over de kwaliteit van uw netwerkverbinding. 14 ahead ahead 15

9 exclusief Lageprijzen-distributeur Colruyt is al decennialang een voorloper en een toonbeeld van bedrijfssucces op verschillende vlakken, intern en extern, bij klanten en investeerders. Colruyt heeft perfect begrepen dat technologie daarbij geen doel is, maar een middel om succes te garanderen. Dat was al zo in de jaren vijftig. Dat geldt vandaag evenzeer bij informaticadochter Dolmen en diens projecten met Microsoft Axapta. Of zoals gedelegeerd bestuurder Jef Colruyt het stelt in een exclusief gesprek met Ahead: Technologie is een hefboom voor winst. Informatica en technologie zijn altijd belangrijk geweest voor de groei van Jef Colruyt: Dertig jaar geleden wisten wij s avonds al wat we nog in voorraad hadden na een verkoopdag en welke leveranciers wat moesten leveren. We werkten al met , documentbeheer en gegevensdeling in een doorgedreven samenwerking, lang voor die begrippen opdoken in managementboeken. Technologie maakt winst. Colruyt, zegt de gelijknamige topman en kleinzoon van de oprichter. Vijftig jaar geleden al, gebruikten we technologie om ervoor te zorgen dat we de goedkoopste konden zijn. Hoe vaak komt het niet voor dat je binnen een bedrijf bij wijze van spreken drie keer hetzelfde doet? Denk bijvoorbeeld aan het berekenen van routes voor onze vrachtwagens. We moesten methodes vinden om dat maar eenmaal te moeten doen. Daarvoor gebruikten we informatica. Begin de jaren zestig automatiseerden we onze winkels met de allereerste computers, vooral voor voorraadbeheer. We introduceerden ponskaarten die de klant bij elk product in de rekken vond en aan de kassa afgaf. Zo konden we automatisch herbevoorraden. Ook de informatisering van onze communicatie was cruciaal; want hoe korter de communicatie, hoe effectiever. Halverwege de jaren zeventig hadden we een online elektronisch systeem. Dat was gebouwd op de filosofie van open communicatie en natuurlijk op technologie om dat mogelijk te maken, zegt Jef Colruyt. Ons basisprincipe is eenvoudig, legt hij uit. Onze werknemers zelf weten wat beter kan aan hun job. Het is onze taak hen de instrumenten in handen te geven om hun taak efficiënter uit te oefenen. Vaak biedt technologie de oplossing. Bij Colruyt gaat dat heel ver. Zo worden zelfs de berekening van het benodigde budget en de prognoses van opbrengst doorgetrokken tot bij het individu. Het gevolg is dat de informatica-afdeling bij Colruyt op zich geen budget heeft. De werknemers bepalen het technologiebudget van onderuit. Daardoor wordt informatica geen kostenplaats maar een opbrengstfactor. De hele organisatie is met andere woorden doordrongen van technologie. Iedereen binnen Colruyt, van hoog tot laag, zoekt permanent naar opportuniteiten om te verbeteren, ook technologisch, beschrijft Colruyt. Om die individuele beslissingen te kunnen delen met collega s en schaalvoordelen te realiseren, heeft Colruyt systeemontwerpers gedelegeerd naar de verschillende afdelingen. In plaats van het traditionele model waarbij de informaticus vanuit zijn technologie naar de business kijkt, werkt Colruyt andersom: daar wordt vanuit de dagelijkse zakenpraktijk naar technologie gekeken. Zo weet de gebruiker direct welke mogelijkheden hij nodig heeft en wat niet. Tussen haakjes, alle mensen die bij informaticadochter Dolmen aan de slag gaan, krijgen een praktijkbad in de Colruyt-groep. Zo leren ze de beroepsvragen van de logistiek kennen, voor ze hun technologiekennis inzetten. Bij Colruyt komen veranderingen niet van bovenaf, maar van onderuit. Dat is duizendmaal efficiënter, zegt Colruyt. Mensen willen wel veranderen, maar niet veranderd worden. Door van onderuit te werken, leer je verandering accepteren. En je berekent de opbrengsten beter. Daarna volgt natuurlijk een coördinatie om dit te schakelen op systeemniveau. Met een duur woord heet dat Business Proces Improvement. Eerst gezond verstand, dan de processen, dat is van belang, herhaalt Jef Colruyt een van zijn stokpaardjes. Waar gaat energie verloren? Hoe kunnen we iets anders structureren? Als je een project uitbreidt naar andere afdelingen, voert iedereen dan wel dezelfde basisgegevens in? IT is daarbij een hulpmiddel. Geen technologie om de technologie, wel omwille van productiviteit, efficiëntie en rendabiliteit. Dat is het streefdoel. De ruime communicatie-openheid en samenwerking binnen Colruyt is vandaag voor vele partners nog te vooruitstrevend. Een totale integratie met alle leveranciers is nog steeds moeilijk, weet Colruyt. In de autoindustrie, bijvoorbeeld, verloopt die relatie veel meer gestandaardiseerd. Vanzelfsprekend heeft dat bij ons te maken met de honderden soorten leveranciers, van multinationals tot lokale producenten. Maar nogmaals, het is niet zozeer een kwestie van technologie, wel van openheid van gegevens. In onze leverancierscontacten met Oost-Azië, bijvoorbeeld, waar onder andere nogal wat speelgoed en schoolmateriaal gemaakt wordt, merk je dat alles al veel eenvoudiger loopt. Dolmen: IT-distributeur Dolmen stoelt op een rijke ervaring als ITafdeling van distributeur Colruyt. Het bedrijf bundelt de succesvolle manier van denken en werken van Colruyt en diens inzicht in logistiek, met typische IT-vaardigheden. Tot voor kort trokken wij hiermee met succes naar verschillende klanten en bouwden we telkens een systeem op maat, legt Marc De Keersmaecker uit, directeur Application Services bij Dolmen. Daarbij moesten we echter steeds opnieuw van nul starten bij elke klant. Nochtans zijn de problemen en uitdagingen voor bedrijven in logistiek en retail in algemene termen heel gelijkaardig. Nu werken we met de geïntegreerde bedrijfssystemen van Axapta, software van Microsoft Business Solutions. Die combinatie van ons inzicht in logistiek, onze IT-ervaring en de mogelijkheden van Axapta, laat ons toe op maat te werken en toch gebruik te maken van standaardpakketten. Bij een implementatie gooi je hoe dan ook nooit zomaar een hoop software binnen, maar zorg je ervoor dat de klant er geld door verdient, na een verbetering van zijn manier van werken. Nu kan dat voor de klant nog goedkoper. 16 ahead ahead 17

10 sca packaging Toen een van de belangrijkste klanten van SCA Packaging zijn bedrijfsprocessen stroomlijnde, werd duidelijk dat de Europese marktleider voor verpakkingen in golfkarton zijn leveringscontracten zou kunnen verlengen door vendor management inventory (VMI) aan te bieden. Bij zo n aanpak geeft de klant regelmatig de status van zijn voorraad door, samen met een prognose van zijn verbruik. De software berekent dan de hoeveelheid materiaal die de leverancier moet aanvoeren om de voorraad bij de klant op het juiste peil te houden. De gegevens komen ook automatisch terecht in de productieafdeling, waar de bestelling in het ERP-systeem wordt opgenomen. De klant hoeft zich dus niet langer te bekommeren om bestellingen en de leverancier kan zijn productie optimaal afstemmen op de vraag, zodat beiden minder voorraad moeten houden. Vandaag biedt SCA Packaging zijn klanten VMI via de e-businesstoepassing Smart by SCA. SCA Packaging is gegroeid uit overnames en daardoor technisch gedecentraliseerd. Momenteel heeft elk van onze fabrieken een eigen ERPsysteem; bij wijze van spreken. Ook bij onze klanten vindt u een grote diversiteit aan systemen die de gegevens We hebben de band met onze klanten verstevigd en kunnen nieuwe of grotere bestellingen binnenhalen. BizTalk is daarbij het centrale transformatiepunt dat een vlotte communicatie garandeert tussen de uiteenlopende systemen die we intern en bij de klanten terugvinden. Want je mag nog zo n fantastische toepassing hebben, als ze geen informatie kan ontvangen uit achterliggende systemen, heb je er weinig aan. Tolk in de toren van Babel Wanneer uw grote klanten aan het automatiseren slaan, speelt u daar maar best op in. SCA Packaging deed dat met een toepassing waarmee ze zelf de voorraad van hun klanten op peil kunnen houden. De realisatie van dat project vroeg echter om de integratie van talrijke computersystemen. De technologie die SCA daarvoor gebruikte, is nu ook de spil in andere automatiseringsinitiatieven waarbij integratie nodig is. voor het VMI-proces aanleveren. Om Smart by SCA te gebruiken en ook aan andere klanten aan te bieden, was een klassieke integratie ongeschikt. We zouden dan tussen elke klant en elke productie-eenheid aparte verbindingen moeten maken. Dat vraagt niet alleen oneindig veel tijd en inspanning, men krijgt ook een onoverzichtelijk kluwen van gegevensstromen, schetst Patrice Krakow, coördinator voor de computerintegratie, de situatie. SCA Packaging installeerde daarom Microsoft BizTalk Server als centrale vertaal- en transportdienst waarop alle computersystemen kunnen worden aangesloten. BizTalk zet de gegevens van de klant om in een vorm die Smart by SCA begrijpt. Het resultaat van die berekeningen wordt dan weer vertaald naar het systeem in de fabriek die de bestelling zal verwerken. Door het succes van het pilootproject dook al snel een tweede gegadigde op en ook kleinere klanten grijpen nu de mogelijkheid aan om hun systemen via BizTalk met die van SCA te verbinden. Krakow: Nieuwe klanten toevoegen aan Smart by SCA heeft dan ook een minimale impact. BizTalk zorgt daarbij niet alleen voor de juiste omzetting van de gegevens, ook het transport ervan is belangrijk. BizTalk ondersteunt echter zo goed als alle standaarden voor gegevenstransport en voor andere manieren kunnen we er zelf in ontwikkelen. Veel van onze klanten gebruiken bijvoorbeeld allerlei vormen van EDI voor gegevensuitwisseling. Dankzij BizTalk kunnen we hen onmiddellijk verbinden met onze systemen en de gegevensstromen automatiseren, zonder extra infrastructuur of kosten. Discussies vermijden Op technisch niveau kent BizTalk geen beperkingen. Het zakelijke aspect van de integratie is echter even belangrijk. Je moet zorgen dat alle systemen de informatie van bij het begin op dezelfde manier begrijpen. In het ene bedrijf staat leveringsdatum immers voor het moment waarop de goederen naar de klant vertrekken, in het andere voor het tijdstip waarop ze in het magazijn van de klant aankomen, waarschuwt Patrice Krakow. Om zulke discrepanties te vermijden, ontwikkelden we een document met semantische specificaties. Daarin zijn alle mogelijke gegevens gecodeerd en gedefinieerd zodat de klant het equivalent uit zijn systeem ernaast kan plaatsen. Dat vraagt heel veel voorbereiding, maar is cruciaal voor het welslagen van een project. Voor e-commerce en intern gebruik Ook voor zijn e-businesstoepassing voor online verkoop en orderopvolging, Cart by SCA, loste SCA Packaging het diversiteitsprobleem op met BizTalk. We wilden slechts één centraal systeem om de catalogi van al onze fabrieken op het internet te krijgen en elektronische bestellingen mogelijk te maken. Via Cart by SCA bieden we onze klanten nu een online servicecenter dat gekoppeld is aan onze diverse Europese bedrijfssystemen. De klanten kunnen er niet alleen orders plaatsen, maar ze ook opvolgen van bevestiging tot facturatie. Zo verliest iedereen minder tijd en vermijden we fouten, weet Patrice Krakow. SCA Packaging heeft de mogelijkheden van BizTalk ook intern gebruikt. Zo is een verbinding gecreëerd tussen de financiële SAP-toepassing in het hoofdkantoor en de systemen van twaalf fabrieken. Voorts doet BizTalk dienst in het kader van interne VMI: de afdeling Containerboard, die het papier produceert, houdt de voorraad op peil van de afdeling Corrugated, die de specifieke verpakkingen maakt. Ook tussen de boekhouding en het sociaal secretariaat is BizTalk de interface die papieren documenten en manuele gegevensinvoer helpt vermijden. lees verder pag. 27 >> 18 ahead ahead 19

11 provinciale hogeschool limburg School op rugzakformaat Aan de Provinciale Hogeschool Limburg beschikken alle studenten over een laptop. Daarmee kunnen ze zowat altijd en overal op het schoolnetwerk terecht om alle toepassingen, databanken en communicatiemiddelen te gebruiken die nodig zijn voor hun studie. Terwijl het jonge volk wordt klaargestoomd voor een job in het informatietijdperk, verovert de draadloze campus Hasselt en ontwikkelt de school nieuwe toepassingen voor een optimale interne communicatie. Zowat studenten krijgen les van 500 docenten op campussen in Hasselt en Diepenbeek. De PHL loopt voor op het vlak van informatie- en communicatietechnologie, maar ook door constant aan haar onderwijsproject te sleutelen. Eind de jaren negentig zette de hogeschool de eerste stappen in een nieuwe evolutie: weg van het ex-cathedra doceren naar een projectgerichte en probleemgestuurde aanpak, die het zelf opzoeken en verwerken van informatie centraal stelt. Informatie is cruciaal om in onze maatschappij snel zelfstandig vragen en problemen op te lossen. Toegang tot Volgens de studenten heeft de alomtegenwoordige toegang tot het intranet van de school twee grote voordelen. De communicatie en de contacten met de docenten zijn verbeterd, want in een digitale omgeving ligt de drempel naar vragen en overleg veel lager. Daarnaast onthalen ze de onbeperkte beschikbaarheid van informatie op groot enthousiasme. Verplaatsingen en wachttijden om een en ander te raadplegen zijn verleden tijd. Je logt aan, vraagt wat je nodig hebt op en kan aan de slag, waar of wanneer ook. informatie en de vaardigheid om die vlot uit te wisselen en te gebruiken, zijn onontbeerlijk. Informatica is daarbij een uitgelezen hulpmiddel, informaticakennis een noodzaak; welk beroep men ook kiest, aldus Jos Veijfeijken, stafmedewerker interne communicatie bij de PHL. Om dat in de praktijk om te zetten, kom je er niet met één pc voor vijftien leerlingen. Iedereen heeft een computer nodig en moet die op elk moment kunnen gebruiken. Toen we uit een onderzoek leerden we dat 68% van de studenten bij de overstap van het middelbaar naar het hoger onderwijs een pc aanschaft, rees het idee om hen bij de Any time, anywhere learning is bij de PHL geen slogan, maar realiteit. De statistieken tonen aan dat het digitale leerplatform ook op vrijdagavond en tijdens het weekend gretig geraadpleegd wordt. den; en zelf draadloze netwerken op onze vier campussen te installeren. Jos Veijfeijken: We hebben de laptop geleidelijk ingevoerd. Bij de start van het academiejaar werd hij aangeboden aan de eerstejaars. Vandaag koopt ongeveer driekwart van de nieuw ingeschrevenen een toestel. De prijs is intussen gezakt, dus die vormt nog nauwelijks een obstakel. Met formules om de betalingen te spreiden en via onze sociale dienst, maken we de aanschaf ook zo haalbaar mogelijk. Bovendien is de aankoop geen verplichting. Je kan ook een eigen toestel gebruiken of er op de campus een lenen. Zo valt niemand uit de boot. Tegelijk met het laptopproject startte de PHL haar ICT-centrum op om te kunnen voorzien in alle nodige opleidingen. In eerste instantie verzorgde het training en doorgedreven ondersteuning voor de docenten die nog niet echt vertrouwd waren met informatica. Intussen staat het ook open voor buitenstaanders. Projecten als het onze staan of vallen met een goede begeleiding van het onderwijzend personeel. Ons ICT-centrum draait op volle toeren en met succes: waar aanvankelijk veel vraag was naar basisopleidingen, zien we de interesse nu verschuiven naar gevorderde toepassingen en mogelijkheden, weet Bart Vos, hoofd van het rekencentrum bij de PHL: Een homogene werkomgeving is belangrijk voor iedereen. Het garandeert een betere integratie en bevordert de productiviteit omdat men met vertrouwde middelen werkt. Daarom kiezen we voor SharePoint en Office om onze administratie en interne processen verder te automatiseren. Interne organisatie aan de beurt Nu alle medewerkers comfortabel over de digitale snelweg scheuren, trekt de PHL de voordelen van een centraal informatie- en communicatieplatform door naar de directie, docenten en ondersteunend personeel via Microsoft SharePoint Portal Server. Via een intranetsite worden aankondigingen en mededelingen verspreid, Virtuele werkomgeving De centrale toepassing van de PHL is Blackboard, het informatie- en communicatieportaal voor studenten en docenten waarop alle mededelingen, cursussen, presentaties en oefeningen terechtkomen. Elke vakgroep heeft er zijn werkruimte. Studenten kunnen zo eenvoudig communiceren en pagina s aanmaken om gemeenschappelijke info en materiaal voor groepswerk te delen. Bovendien helpt Blackboard bij een gedifferentieerde begeleiding die meer is afgestemd op het tempo en het niveau van de student. Het leerplatform biedt de docenten ook meer inzicht in de evolutie van de studenten: ze kunnen bijvoorbeeld nagaan hoe vaak ze de cursus hebben geraadpleegd en hoeveel oefeningen ze hebben gemaakt. Ook groepsdiscussies verlopen vaak via Blackboard. Fysieke aanwezigheid in de klas is niet langer een vereiste en bij de evaluatie achteraf kan men alweer teruggrijpen naar een schriftelijke inschrijving een laptop voor een voordelige prijs aan te bie- Jos Veijfeijken. zoals openingsuren, programma s en >> neerslag. 20 ahead ahead 21

12 provinciale hogeschool limburg verkiezingsinfo in het kader van bestuursen medezeggenschaporganen. Nieuws missen kan niet meer, want de internetbrowser op ieders computer is zo ingesteld dat de SharePoint-site op de campus als startpagina verschijnt. de stad als digitale campus Binnen afzienbare tijd wil de PHL echter de volledige interne organisatie centraliseren en verder automatiseren. De administratie schakelt dan over op de nieuwe Office pakketten, volledig geïntegreerd met Share- Point Portal Server De communicatie in het kader van over onze administratieve en ondersteunende processen verloopt nu grotendeels via individuele s en op papier. Met Microsofts nieuwe Office-toepassing InfoPath kunnen we straks formulieren ontwerpen die verbonden zijn met onze achterliggende toepassingen. Aankoopformulieren, personeelsadministratie, vakantieaanvragen kan men dan via het intranet invullen en automatisch naar de juiste persoon sturen voor verwerking, legt Bart Vos, hoofd van het rekencentrum bij de PHL uit. We moeten weliswaar een aantal servers upgraden naar Windows 2003, maar de voordelen van SharePoint wegen zwaarder door dan die van andere portaaltechnologieën. Niet alleen vallen de licentievoorwaarden binnen onze campusovereenkomst, de integreerbaarheid is ook optimaal. De nieuwe Office-toepassingen sluiten er helemaal op aan, zodat ons personeel in een bekende omgeving blijft werken. Bovendien is de technologie van SharePoint volledig gebaseerd op.net, een ontwikkelomgeving waarmee ons informaticapersoneel stilaan vertrouwd raakt. Begin 2003 startte de stad Hasselt, onder meer in samenwerking met de PHL, met een project voor draadloos computerverkeer. Zo kan men op het internet op de Grote Markt en in een aantal horecazaken in het centrum. Tegen eind 2003 zal dat in het hele stadsgebied binnen de kleine ring mogelijk zijn. De studenten van de PHL krijgen op allerlei buitenschoolse locaties gratis toegang tot het intranet van de school, wat studeren in Hasselt extra aantrekkelijk maakt. De PHL bundelde haar ervaringen rond het laptopproject in het boek De dotcomsprong. Het PHL-project. Meer info op de website van dit magazine via ahead 23

13 Sophia Group verzorgt jaarlijks zowat begrafenissen en crematies, en biedt ook repatriëring en uitvaartverzekeringen aan. Vandaag bundelt de groep de vijf Belgische privé-crematoria met meer dan 35 begrafenisondernemers en hun aantal stijgt. Om de activiteiten van al die verspreide entiteiten op elkaar af te stemmen en de mensen naar elkaar toe te laten groeien, koos Sophia Group voor Microsoft Exchange Server 2003 als ruggengraat van het informaticasysteem. Communicatie en organisatie staan bij Sophia immers voorop en daartoe bevat Exchange alle basisfuncties. Partner PSS ontwikkelt maatwerktoepassingen rond een centrale database met klantengegevens. Een eerste module voor het beheer van de uitvaartverzekeringen draait op proef. De verzekeringstak vormt de basis voor onze toekomstige bezigheden. Daarom hebben we die informatie eerst aangepakt. Gecentraliseerde gegevens zijn cruciaal omdat mensen vaker dan vroeger verhuizen. Iemand die een contract afsloot in Brussel, kan bij zijn overlijden in de buurt van Namen wonen. Als zijn familie dan onze plaatselijke vestiging aanspreekt, moet die alle gegevens én het contract in digitale vorm binnen handbereik hebben. Een afdruk van het originele document met alle bepalingen en daaronder de handtekening van de overledene, kan dan erg belangrijk zijn. Via Exchange Server geven we al onze vestigingen toegang tot de centrale zetel waar ze die informatie terugvinden, vertelt Frederic Cambie, operationeel directeur bij Sophia Group. Door klanteninformatie als kern van het nieuwe systeem te kiezen, vermijdt Sophia dubbele gegevensinvoer en legt ze de fundering voor toekomstige bedrijfstoepassingen. Sophia ontstond eind 2001 uit twee uitvaartondernemingen die volop op het overnamepad waren, en vijf crematoria. Logischerwijze heeft ieder dan aanvankelijk zijn eigen aanpak. Elk dossier bevat echter een aantal basisgegevens over de klant die telkens terugkeren, of het nu gaat om verzekeringen, uitvaarten of repatriëringen. Alle medewerkers die met die gegevens werken, moeten ze op dezelfde manier krijgen om misverstanden te vermijden. De invoer en de structuur van die informatie in het nieuwe systeem zijn dan ook grondig Onze sector accepteert geen toegevingen wat bekeken, aldus Frederic Cambie. kwaliteit betreft: alles dient vlekkeloos te verlopen, ook de details moeten piekfijn in orde zijn. De organisatie van uitvaartdiensten vraagt Sophia werkt aan verschillende operationele toepassingen die dezelfde dan ook veel administratie en communicatie. Met een nieuw systeem dat die processen zal versnellen en vereenvoudigen, krijgen onze kerngegevens en ook dezelfde functies uit Exchange gebruiken. Orga- mensen meer tijd voor een optimale begeleiding van de nabestaanden in een moeilijke periode, benadrukt Frederic Cambie (links), niseren is ons beroep, stelt Frederic operationeel directeur van Sophia Group. Onberispelijke dienstverlening Organisatie en voorbereiding zijn cruciaal in de uitvaartsector. Wanneer een klant overlijdt, moet men snel alles in het werk stellen om praktische beslommeringen voor de familie te vermijden. Sophia Group pakt de zaken bij de kern aan met een centraal informaticasysteem dat opgebouwd wordt rond klantengegevens. Met toepassingen gebaseerd op de sterke communicatie- en organisatiemogelijkheden, zal Sophia haar medewerkers ondersteunen voor een onberispelijke begeleiding van de nabestaanden. Cambie, Een begrafenis, crematie of repatriëring regelen, vraagt veel voorbereiding binnen een beperkte tijdspanne. Maar het proces is wel telkens in grote lijnen hetzelfde: je vertrekt vanuit de gegevens van de klant en gaat afspraken en reservaties maken, middelen voorzien, mensen briefen en administratieve verplichtingen vervullen. Daarvoor doen we ook een beroep op externe medewerkers, leveranciers en specialisten. Vlot communiceren en snel plannen is dus elementair en Exchange levert daarvoor de middelen: , takenlijsten, agenda s en bestanden met contactgegevens die je allemaal kan delen. PSS geeft ze een extra dimensie door de functies te bundelen en ze gebruiksvriendelijk te presenteren. Als de centrale operationele modules klaar zijn, willen we er graag toepassingen op enten die de interne opvolging en administratie vereenvoudigen. Met andere systemen die we hebben geëvalueerd, zou zulk maatwerk complexer, tijdrovender en meteen veel duurder geweest zijn. Dat kan je je als groeionderneming niet permitteren. Informatica werkt dan als een rem, terwijl ze je medewerkers juist vooruit moet helpen. Voor de jonge groep woog ook de mogelijkheid om Exchange met heterogene IT-infrastructuren te integreren flink door. Standaardiseren vraagt tijd. Bovendien breiden we nog steeds uit. We moeten snel nieuwe medewerkers kunnen creëren. Uitvaartondernemingen die zich bij ons aansluiten, maar met een ander systeem werken, moeten we Communicatie en organisatie zijn cruciaal voor Sophia Group. Via Exchange Server 2003 beschikt de onderneming over alle basisfuncties voor samenwerking en informatiedeling. Partner PSS ontwikkelt toepassingen op maat van de verschillende activiteiten binnen de groep rond een centrale database met klantengegevens. toch makkelijk kunnen aankoppelen, legt Frederic Cambie uit. Bovendien garandeert het nieuwe systeem ook mobiele ondersteuning voor het personeel van Sophia Group, nog een belangrijk punt. De directieleden en crematoriamanagers werken met pocket-pc. Begrafenisondernemers gaan steeds vaker langs bij de familie met een laptop om diensten te regelen. Om te tonen hoe het >> Lichtend voorbeeld Het Antwerpse filiaal van diamantreus Rosy Blue heeft als eerste binnen de internationale groep een aantal belangrijke vernieuwingen doorgevoerd aan de computersystemen. De ontwikkeling van een nieuw bedrijfsintranet voor betere communicatie en informatiedeling en de introductie van beveiligd thuiswerken waren de belangrijkste uitdagingen. Om die doelstellingen te realiseren, koos Rosy Blue al heel snel voor Microsoft Exchange Server De Antwerpse IT-dienstverlener Cronos tekende voor het implementatieproject. Op korte termijn hebben we de bestaande barrières in onze informatica-infrastructuur opengebroken, aldus Joos Gilops, senior systems manager bij Rosy Blue. Met de nieuwe Exchangeserver werken we sneller en kunnen we in de toekomst verder, zonder zware extra investeringen of wijzigingen in onze infrastructuur. Daarmee zijn we zeker een pionier in onze sector, die vrij behoudsgezind is. Rosy Blue is een internationale producent en distributeur van ruwe, geslepen diamant en luxejuwelen. Het bedrijf stelt mensen tewerk in 16 landen en behaalt een omzet van 1,4 miljard dollar. De Antwerpse vestiging - waar 100 mensen werken - speelt een sleutelrol in de verkoop- en marketingactiviteiten en de ontwikkeling van nieuwe slijpvormen. 24 ahead ahead 25

14 Hoewel ze nog op uiteenlopende platformen werken, kunnen alle vestigingen hun werking grotendeels centraliseren. Dankzij de internettoegang op Outlook krijgen ze met zowat elke pc toegang tot het nieuwe, centrale systeem. Dat is een belangrijke troef voor een jonge groep die nog steeds uitbreidt, aldus Koen Verbeeck, algemeen directeur van PSS. Als manager wilt u rechtstreeks kunnen ingrijpen in uw bedrijfsprocessen. Uw top 100-klanten krijgen vanaf morgen gedurende twee weken extra korting op een van uw diensten? Het voorraadpeil van een bepaald product moet naar beneden? De kilometerprijs die u doorrekent, ligt te laag? Zulke zaken kan u zelf instellen met een paar klikken en zo hoort het ook. Informatica dient om sneller beslissingen te kunnen nemen en doorvoeren. Daarom heeft Microsoft de nieuwe versie van BizTalk drukwerk er zal uitzien bijvoorbeeld, moeten ze zware beelden downloaden over de relatief trage GPRS-verbinding van hun mobiele telefoon. Dat kan toch binnen een acceptabele tijdspanne omdat de nieuwe Exchange ook een vlotte gegevensuitwisseling bij lage bandbreedte garandeert. Met centrale gegevensuitwisseling en vlotte communicatie wil Sophia ook samenwerking en kennisdeling in de jonge groep te bevorderen. Mensen moeten elkaar leren kennen en aanspreken met vragen. Door informatie voor iedereen beschikbaar te maken en communicatiemiddelen aan te reiken, stimuleren we op termijn een kruisbestuiving. Vaak zie ik medewerkers van een vestiging uitstekend werk leveren dat anderen kan inspireren. Door de informatie daarover te delen, geeft ieder zijn best practices aan de groep door. Ons team dat aan de overnames werkt, heeft bijvoorbeeld al een gemeenschappelijk nieuwssysteem om gegevens en tips uit te wisselen. In het kader van de onderhandelingen voeren we nauw overleg en moeten we elkaar perfect op de hoogte houden van de versies van een contract, en dat terwijl ik zelf vaak niet op kantoor ben. Exchange biedt echter de nodige communicatiemogelijkheden en een centrale, nauwgezette opvolging van activiteiten en documenten door verschillende teamleden. Techniek naar de achtergrond Server uitgebreid met intelligentie die uw bedrijfsprocessen nog beter ondersteunt. Op de achtergrond blijft BizTalk gegevens uit interne en externe computersystemen met elkaar verbinden; op de voorgrond kunnen niet-informatici er onrechtstreeks mee werken in de vertrouwde Office-omgeving. Naargelang van hun taak in de organisatie, werken ze bovendien met documenten die aangepast zijn aan hun rol of gebruikersrechten. Alle gebruikers krijgen voorts toegang tot de achterliggende systemen via een eenmalige, uniforme aanmeldprocedure. Gedaan dus met vijf keer per dag in te loggen als u van applicatie wisselt. Dat wisselen kan u trouwens helemaal overbodig maken door via Office-toepassingen als Excel >> vervolg van pag. 19 >> BizTalk verbindt momenteel 62 systemen, waarvan een tiental bij klanten. Per maand verwerkt het gemiddeld boodschappen. Steeds meer klanten willen de online toepassingen gebruiken die SCA aanbiedt. Bovendien werkt SCA aan nieuwe toepassingen waarbij BizTalk voor de link moet zorgen, zoals een elektronische factuur die klant bij levering zelf kan samenstellen. Patrice Krakow: Een centrale spil is altijd interessant, zelfs al moet je maar een beperkt aantal systemen verbinden. BizTalk heeft ons veel tijd en ontwikkelkosten bespaard. Elk computersysteem blijft met zijn eigen technologie werken en dus optimaal functioneren. Bovendien is het ook veel eenvoudiger voor controle en ondersteuning. We kunnen via één systeem het verloop van de processen en gegevensstromen gadeslaan en problemen voorkomen of opvangen. Bij rechtstreekse integraties heb je daarvoor telkens kennis van de specifieke verbinding nodig. Zulke operationele kwesties onderschat men vaak bij klassieke integratie. Men vertrouwt er op dat de connectie rimpelloos zal werken, maar dat is lang niet altijd het geval. of het nieuwe InfoPath te werken. Zo is BizTalk voorgeprogrammeerd om via Excel een actueel beeld van de lopende processen te geven; ook wel business activity monitoring geheten. En kan u er via hetzelfde Excel onmiddellijk op ingrijpen. Om BizTalk in uw organisatie te gebruiken, moet het uiteraard door computerdeskundigen geconfigureerd worden. Daarbij bepaalt het management welke gegevens of meta-data door alle bedrijfsprocessen heen gevolgd moeten worden. Zij vormen de basis voor alle rapportering vanuit uw computersystemen. Zo helpt BizTalk niet alleen de information worker sneller werken. Ook ontwikkelaars kunnen er vlot mee overweg, want BizTalk is volledig gebaseerd op het.net-platform dat de basis vormt voor de andere producten van Microsoft. De band met de klant Ook Puratos, producent van een breed gamma ingrediënten voor bakkers, patissiers en chocolatiers, voelde al een aantal jaren de druk van grote klanten om de onderlinge gegevensuitwisseling te automatiseren. Met 102 vestigingen in 55 landen en klanten in meer dan honderd landen, keek het Belgische hoofdkwartier echter vooruit. In het kader van een globale, toekomstgerichte strategie achtte men BizTalk Server het meest veelzijdig om soepele verbindingen te creëren, niet alleen met klanten van allerlei omvang, maar later ook met leveranciers. De Belgische pilootinstallatie draait nu een paar maanden en men werkt aan gelijkaardige projecten in het buitenland. Steeds meer grote klanten willen facturen, bestelbons, verzendnota s en leveringsinformatie in elektronische vorm ontvangen. Papieren documenten verwerken is immers tijdrovend en duur. En wanneer een klant zijn processen gaat stroomlijnen, bijvoorbeeld met het oog op just-in-time leveringen, moet je bepaalde gegevens gewoon elektronisch bezorgen. De keuze is dan niet zo moeilijk: ofwel zorg je voor een verbinding tussen je eigen systemen en die van de klant, ofwel moet je personeel alle gegevens tweemaal invoeren, legt Joachim Verheyen, e-technology manager bij Puratos, uit. We hebben de mogelijkheden voor gegevensuitwisseling de afgelopen jaren grondig verkend en - ook cruciaal - intussen onze interne systemen zoveel mogelijk op elkaar afgestemd. We willen niet alleen klaar zijn voor electronic data interchange (EDI), maar ook voor andere elektronische systemen om onze verkoop verder te automatiseren en tevens onze aankoopprocedures aan te pakken. BizTalk past het best in die strategie, omdat de technologie een waaier aan systemen en toepassingen kan verbinden. We willen ze dan ook gebruiken in het kader van e-commerce, met mobiele toepassingen en voor informatie-uitwisseling met onze eigen leveranciers. 26 ahead ahead 27

15 ahead of things Digitale jukebox Uw favoriete liedjes steeds bij de hand in de perfecte volgorde? Geen probleem! Met Windows Media Player 9 kan u makkelijk muzieknummers op uw computer zetten en uw eigen platenlijsten aanmaken. Die kan u dan op een cd branden, overzetten naar een draagbaar toestel of gewoon afspelen terwijl u op uw computer surft, speelt of werkt. Titanen als back-up Op een been Vele bedrijven hebben al elke steen omgedraaid op zoek naar wegen om de productiviteit van hun kenniswerkers te verhogen, maar vergeten vaak het beeldscherm (inderdaad, dat toestel waar u elke dag een paar uur naar kijkt; hoe kon u dat nu vergeten). Microsoft Research heeft namelijk uit onderzoek kunnen besluiten dat het formaat en het aantal beeldschermen wel degelijk een verrassende rol spelen in productiviteitsverhoging. Gebruikers blijken zichzelf heel snel te trainen om informatie van twee of meer schermen te absorberen en te combineren. Niet alleen bij videomontage, maar ook voor netwerkbeheerders, software-ontwikkelaars, grafici en designers betekent een extra scherm een dikke plus. De reeks Age of Mythology ontplooit met het nieuwe computerspel Titans een vierde mythologisch kader voor wie zich in zijn vrije tijd graag als strateeg ontpopt. In plaats van Griekse, Egyptische of Noorse goden, kan u nu titanen zoals Atlas en Kronos inschakelen om een rijk uit te bouwen en een volk naar de glorie leiden. Helden, monsters en goden: u begrijpt dat dit niet werkt op kantoor. Technisch proza Software-ontwikkelaars die hun collega s grondig op de hoogte willen brengen van hun ideeën en verwezenlijkingen, kunnen technische artikels laten publiceren op MSDN, de website voor Microsoft-ontwikkelaars. Momenteel voert een stuk over de zogenaamde collections in.net de ranglijst van de meest gelezen artikels aan. Razendsnel door de tabel De prijs opzoeken van één artikel in een tabel met informatie over duizenden producten? Met de functie vlookup of vert.zoeken uit Excel hebt u die in een wip te pakken. Als u bijvoorbeeld het productnummer kent en weet in welke kolom de prijs staat, dan zoekt vlookup voor u naar de prijs, zonder dat je de hele tabel moet doorworstelen. Deze zoekfunctie werkt met zowel exacte als benaderende waarden en zelfs in complete Excel-werkmappen. Bovendien bestaat er een gelijkaardige functie om horizontaal te zoeken in rijen. Het grote belang van kleine dingen Neen, veranderingen gebeuren niet altijd traag en geleidelijk. Integendeel, veel ideeën, gedragingen en producten verspreiden zich als een besmettelijke ziekte: razendsnel en onverwacht. Malcolm Gladwell analyseert deze sociale epidemieën en zoekt uit hoe u er zelf een kan aansteken. Aandacht voor details is de boodschap, want de lont schuilt vaak in een klein hoekje. Om uw lichte infectie te laten omslaan in een regelrechte uitbarsting, omringt u zich best met drie soorten mensen - koppelaars, kenners en verkopers - én zorgt u voor een pakkende verpakking die mensen stimuleert. En ook daarbij moet u vooral het kleine en triviale niet uit het oog verliezen. Zelfs de kleinste hefboom kan massaal impact hebben! The Tipping Point - Malcolm Gladwell - Little Brown & Company - ISBN Xbox geeft plankgas Mail mobiel Belangrijke op komst net nu u van kantoor moet? Hotmailberichten lezen, schrijven en beantwoorden kan ook met uw mobiele telefoon dankzij de diensten van MSN Mobile. Ook Messenger-berichten ontvangen en versturen is trouwens mogelijk. Even spieken Veiligheid tot de laatste bit Wie met veilige informatica bezig is, maakt nu best plaats op zijn boekenplank voor een compleet overzicht van computer- en netwerkbeveiliging. In meer dan duizend trefwoorden rangschikt auteur Mitch Tulloch alle thema s, technologieën, standaarden, producten en diensten in alfabetische volgorde. Naast het Windows-platform en open source-technologie zijn ook producten van andere fabrikanten zoals Sun en Cisco niet vergeten. Microsoft Encyclopedia of Security - Mitch Tulloch - Microsoft Press - ISBN Voor een swingende presentatie, kan PowerPoint twee schermen ondersteunen: een dat de dia s toont voor het publiek en een ander met informatie voor uzelf. Op uw persoonlijk scherm kan u bijvoorbeeld de speciale weergave voor de spreker gebruiken. Die bevat een scala aan hulpmiddelen, zoals extra grote pictogrammen en knoppen om makkelijk door de diavoorstelling te navigeren en aantekeningen in een groot en duidelijk leesbaar lettertype. Laat de zaal maar vollopen! Bestel nu beide boeken bij Proxis.be en u ontvangt een gratis Microsoft stropdas. Meer informatie via de website van dit magazine. Files beu? Kruip achter het stuur van uw Xbox en race de stress weg met Midtown Madness 3. In de levensecht geanimeerde straten van Parijs of Washington kan u uw rijkunst ten beste geven als pizzajongen, taxichauffeur, geheim agent, politieman. Veertien identiteiten en meer dan dertig voertuigen later kan u wel weer even tegen het stapvoets verkeer. 28 ahead Meer informatie bij alle artikels op deze pagina s vindt u op ahead 29

16 column dag ontving ik van haar een waarin ze me nieuwtjes over haar familie toevertrouwde, en dat ze in het kleine wereldje van de Belgische muziek werkte. Hoe was ze mij op het spoor gekomen? Gewoon door haar naam in te voeren in een zoekmachine. Een gelijkaardig scenario met Akos uit Boedapest: jaren na datum kwam ik te weten dat hij aan de Olympische Spelen had deelgenomen en zelfs het podium had beklommen. En daarna Jadranka, Xavier, Zoltan, Etienne, Michael, Fabrice, ook zij namen contact op. Iedere keer was ik even opgetogen. Als een fles in zee Die kinderen uit ex-joegoslavië, de Verenigde Staten of 30 Het was in een ander leven. Voor ik bezweek aan mijn passie voor informatica, zowat twintig jaar geleden, oefende ik een van de mooiste jobs ter wereld uit. Toch heb ik in totaal maar een dikke zes jaar lesgegeven. Dat is weinig vergeleken met die twintig jaar journalistiek die volgden. Maar karakteristiek voor die rijke periode uit mijn leven is dat ze nog geregeld in mijn herinneringen opduikt. En dan prijs ik iedere keer weer ons tijdvak en de technologie. Toen ik zes of zeven jaar geleden besliste om een kleine familiale website op te zetten, was mijn enige ambitie om het ontluikende fenomeen internet wat beter te begrijpen. Een paar html-pagina s, twee of drie foto s: het was helemaal een eigen webstekje. En ook een manier om deel te nemen aan wat het grootste praatcafé uit de menselijke geschiedenis zou worden, door - niet helemaal bewust - een paar flessen in zee te gooien. Terwijl ik herinneringen ophaalde op het internet, liet ik de namen vallen van een paar mensen die ooit mijn weg kruisten en met wie ik samen een stuk van die weg aflegde voor ieder naar andere horizonten vertrok. Klasgenoten, collega s van het werk, Ik vernoemde ook een aantal oud-leerlingen, zowel uit België als uit de school in het Midden-Oosten waar ik zowat drie jaar werkte. De lijst was niet compleet: mijn geheugen wilde niet mee. En bovendien, zoals steeds, hadden sommigen een diepere indruk nagelaten dan anderen. De eerste die reageerde was, geloof ik, Nathalie. Op een ahead België, die zelf volwassenen en ouders waren geworden en me verslag deden van hun parcours, hun leven. Politiek voor de ene, tolken voor de andere, wetenschappelijk onderzoek voor een derde Over afstand en tijd heen, produceerden hun regels zonder het te weten een uniek en geslaagd recept: een verrassende cocktail van pure emotie. Zonder het internet hadden onze wegen, zelfs de virtuele, elkaar allicht nooit meer gekruist. Maar terwijl ik me blijf verheugen over dit privilege van onze tijd, is het voor jongeren al een vanzelfsprekendheid. Oh, het internet, dat bestond vroeger niet? En hoe deden jullie dat dan, daarvoor?. Iedere generatie haar eigen revolutie. Een slimmerik die de volgende kan voorspellen. Binnen twintig jaar zien we misschien, in plaats van een op onze pc, een driedimensionaal beeld op ware grootte van onze correspondent verschijnen. In dat geval, kan je maar beter een knappe jeugdliefde herontdekken dan die opdringerige ex-buur die altijd wel iets wou lenen. In tegenstelling tot de technologie zijn er dingen die nooit veranderen. Philippe Desalle De auteur is vast medewerker bij de krant Le Soir en de bladen Télé- Moustique en Netwerk.

17 Eenvoudiger samenwerken Ooit stonden mechanische typemachines, met de hand geschreven financiële rapporten en diaprojectors voor een efficiënte manier van werken. De laatste 20 jaar maakt productiviteitssoftware alle werknemers nog veel efficiënter. Wereldwijd gebruiken vele miljoenen mensen software voor het gebruiken van professionele informatie. Als vice-president van Microsofts Productivity and Business Services Group krijg ik voortdurend van onze klanten te horen dat computers hun productiviteit weliswaar spectaculair kende Microsoft Office-producten als Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Met Microsoft Office System gaan we nog een stap verder. MS Office System omvat verschillende toepassingen die de productiviteit verhogen - sommige zijn al bekend, andere zijn nieuw. Bij deze geïntegreerde reeks persoonlijke en serversoftware horen ook diensten die geleverd worden via het internet en zogenaamde accelerators waarmee onze partners en klanten de ontwikkeling van toepassingen op basis van MS Office kunnen versnellen. hebben verhoogd - net als hun mogelijkheid om met informatie om te Efficiënte teams gaan; maar dat ze nu nood hebben aan mogelijkheden die de groeiende Microsoft Office System biedt heel berg informatie verkleinen en die hen wat interessante mogelijkheden; nieuwe concurrentievoordelen bieden. noem ze maar gerust de start van een nieuw tijdperk in productiviteit en Moderne informatica moet daarbij rekening houden met de groeiende populatie mobiele werknemers en met de veranderende manier van samenwerken. Werknemers en informatie moeten in enkele muisklikken kunnen worden samengebracht. Eenvoud van communicatie en samenwerking is dus de boodschap. Maar bovenal willen ondernemingen dat de technologieën creativiteit. Zo ontwikkelden we Live Communications Server 2003 en onze Live Meeting-dienst, waarmee online samenwerking mogelijk is tussen 2 tot mensen. De deelnemers aan een Live Meeting gebruiken hun telefoon en pc om informatie te delen, presentaties te bekijken en documenten te beoordelen - of zelfs om een gearchiveerde meeting later te herbekijken. die ze gebruiken compatibel zijn, en dat hun investering in computersystemen zichzelf terugbetaalt, niet na vijf jaar maar na vijf maanden, of liever nog na vijf weken. Sinds 22 jaar helpt Microsoft om de productiviteit van werknemers te vergroten met be- Bij Microsoft zelf maken we steeds minder gebruik van het traditionele bestandensysteem op aparte pc s. In plaats daarvan hebben we nu werkruimtes op basis van SharePoint. Dat zijn intranetsites waar documenten en andere gegevens centraal worden opgeslagen en bekeken. Of de teamleden zich in dezelfde ruimte of aan de andere kant van de aardbol bevinden, heeft daarbij geen belang. Vergaderingen blijven natuurlijk belangrijk voor een goede persoonlijke samenwerking. Een tip: Microsoft Office OneNote 2003 is een nieuwe toepassing die alle notities helpt te organiseren, doorzoeken en bewerken. In combinatie met een tablet-pc kan dat zelfs met handgeschreven notities. Er zit meer achter Een van de meest fundamentele voordelen van Office System valt niet meteen op. De toepassingen in de Office System-versie voor professionele gebruikers ondersteunen namelijk Extensible Markup Language (XML), een standaard computertaal die steeds vaker wordt gebruikt om bedrijfsinformatie te analyseren en uit te wisselen via het internet. XML maakt komaf met problemen als incompatibele toepassingen, computernetwerken, gegevensstructuren en besturingssystemen. Tot nu toe diende XML vooral om gegevens tussen computers uit te wisselen. Met onze Office-toepassingen kunnen de gebruikers ook nieuwe gegevens bewaren in XML. Microsoft ontwikkelt op dit moment ook hiervoor accelerators: softwaretools waarmee binnenkort elke onderneming of ontwikkelaar toepassingen kan maken die gebaseerd zijn op XML. Productiviteit: het glas is halfvol Het is onze bedoeling om de komende maanden en jaren het Office System nog verder te uit te bouwen, onder meer door de toevoeging van webservices. Samen met andere fabrikanten ontwikkelen we ook een nieuwe soort pc die stem, video en tekstberichten integreert, zodat digitale samenwerking en communicatie een nieuwe dimensie krijgen. Kortom, het einde van de technologische vernieuwing is nog lang niet zicht. Toch staan we voor een grote uitdaging. Individuen en bedrijven hebben namelijk allemaal verschillende behoeften en verschillende manieren van werken. Toch delen ze dezelfde ambitie; ze willen technologie inzetten bij het begrijpen, verwerken, delen en communiceren van informatie - tegenwoordig het meest kostbare goed ter wereld. Microsoft investeert dan ook op lange termijn in geavanceerde producten die mensen helpen om sneller en beter te werken, en die bedrijven meer winstgevend maken. Jeff Raikes, Microsoft Group VP, Productivity and Business Services Group. Zelfbouwpakketten Win een MS OneNote Met MS OneNote maakt u losse notities op het scherm van uw pc of tablet-pc. Die notities worden automatisch opgeslagen om ze achteraf makkelijk te doorzoeken en te hergebruiken. Naast getypte en handgeschreven tekst bewaart MS OneNote ook geluidsboodschappen en tekeningen. Via klikken-en-slepen kan u informatie uit andere toepassingen toevoegen. Beschrijf in een mailtje naar ahead@microsoft.com hoe MS OneNote uw activiteiten als information worker zou kunnen vereenvoudigen en misschien bent u wel één van de tien gelukkigen die een gratis exemplaar krijgt toegestuurd. De een noemt het chaos, voor de ander is het een resultaat van te grote onafhankelijkheid. Hoe u het ook wil bekijken, in vele ondernemingen wordt niet alle informatie op een universele methode gedeeld. Nochtans proberen de meeste grote bedrijven zichzelf te zien als een verzameling van kleine, ondernemingsgezinde groepen. Wanneer die aan tijdelijke projecten werken, moeten ze heel wat informatie met de groep delen. Als die informatie op de harde schijven van 20 laptops verdeeld staat, heb je wel een probleem. Afgesloten websites opzetten, lijkt een betere oplossing, maar algauw heb je een half dozijn webmasters nodig om een uitdeinend intranet te beheren. Dat laatste concept bestaat nu in zelfbediening. De projectleider, of iemand anders uit het team, maakt een kleine portaalsite aan met daarin alle documenten die gedeeld moeten worden door zijn virtual team. Microsoft zelf, bijvoorbeeld, heeft zo n dergelijke teamsites actief. De meeste daarvan werden in minder dan een half uur online gezet door projectleiders die geen ervaring hebben met internetprogrammeren. Meer informatie hierbij vindt u op 32 ahead ahead 33

18 roadmap Als u onze software voor lange termijn in huis haalt, moet u geregeld in gebruiksrechten investeren. Via een Software Assurance-contract haalt u er veel meer uit dan het recht op de nieuwe versies die in loop van uw contract uitkomen. Zeker nu we onze licentieprogramma s hebben uitgebreid met extra voordelen op basis van de feedback van onze klanten. Vincent Cornet, Licensing Program Manager bij Microsoft. Onze langetermijnlicenties 34 Via onze Software Assurance-programma s bieden we onze klanten al langer de mogelijkheid om de kosten voor licenties te bundelen. Zolang het contract loopt, betaalt u jaarlijks een vast bedrag voor het hele pakket software dat u van ons gebruikt. Dat is altijd goedkoper dan aparte overeenkomsten voor elk product en bespaart u een administratieve warboel. U krijgt dus steeds een helder financieel plaatje, houdt uw licentiebudget op hetzelfde peil - en houdt uw financieel directeur tevreden. De impact van de vernieuwde aanpak reikt echter verder dan het budget. Hij is er helemaal op gericht om onze klanten te helpen binnen hun huidige budget het maximum uit onze software te halen. Zo wordt die een betrouwbaar en flexibel middel om nog vlotter te werken, waar en wanneer ook. Een aantal extra s mikken op een betere productiviteit en meer efficiëntie in uw onderneming. Met het Home Use Program bijvoorbeeld, kunnen medewerkers de Microsoft-toepassingen die ze op het werk gebruiken, thuis installeren voor het bedrag van de productie- en verzendingskosten van de cd s. Dat maakt thuis werken meteen aantrekkelijker. En het Employee Purchase Program laat uw personeel toe tot drie kopieën van bepaalde software te kopen tegen verminderde prijs. Om al die toepassingen en hun talrijke functies optimaal te kunnen gebruiken, biedt Microsoft Software Assurance ahead gratis e-learning voor eindgebruikers en technische medewerkers. Via het internet kunnen zij hun kennis bijschaven waar en wanneer het hen past en op hun eigen tempo. Is er behoefte aan een klassieke opleiding, dan zijn er de trainingscheques. Uw bedrijf kan ermee terecht bij de erkende opleidingscentra. Naast gratis opleiding omvat Software Assurance voortaan ook een reeks diensten die uw IT-mensen helpen uw systemen en toepassingen soepel te laten draaien. Via TechNetPlus krijgen ze alle nodige product- en technische informatie om onze producten te beheren. Afhankelijk van uw contract kunnen ze online of telefonisch terecht met vragen. Andere hulpmiddelen om de zaken op rolletjes te laten lopen zijn ondermeer de mogelijkheid tot verlengde ondersteuning voor oude, niet langer ondersteunde softwareversies en de foutenrapporten uit Windows XP waarmee men problemen vroegtijdig kan signaleren en voorkomen. Dankzij al deze extra s winnen uw mensen tijd en laat u onze toepassingen beter renderen, voor een constante prijs op langere termijn. Ook analistenbedrijf Forrester Research schat de reële waarde van Software Assurance voor bedrijven veel hoger dan de prijs van het product, precies dankzij de brede waaier voordelen die in het programma inbegrepen zijn. Grote bedrijven, meent Forrester, kunnen met deze verbetering tot 20 procent besparen. Zo n cijfer lijkt me het overwegen waard.

19