Draaiboek artistieke beoordeling Kunstendecreet

Transcriptie

1 Draaiboek artistieke beoordeling Kunstendecreet Inhoudstafel 1. PLANNING EN TIMING INHOUDELIJKE AANDACHTSPUNTEN BEOORDELINGSCOMMISSIES - ALGEMEEN Werkdocumenten Nota met verduidelijking bij de beoordelingsmethodiek Begeleidende nota bij het artistiek advies Evaluatienota Veldanalyse Kwaliteitsoordeel over een landschap Commissies als kwaliteitsbeoordelaars binnen het kunstendecreet JURIDISCH KADER BEVOEGDHEDEN EN ONDERDELEN VAN HET BEOORDELINGSPROCES Stappen in het beoordelingsproces Motiveringsplicht en openbaarheid COMMISSIEWERK VÓÓR HET BEOORDELEN VAN DE DOSSIERS Omgevingsanalyse Kunstendecreet en uitvoeringsbesluiten Algemeen Organisatiecategorieën, subsidiecategorieën en beoordelingscriteria Beleidslijnen minister en eigen positionering Methode Huishoudelijk reglement en deontologie Archief HET BEOORDELEN VAN DOSSIERS Commissiewerk ter voorbereiding van het beoordelen van dossiers Werkbezoeken: Prospecties: Adviezen over de jaarlijkse actieplannen: Verloop en werkverdeling lectuur, evaluatie dossiers en vergaderen over kwaliteitsoordeel Beoordeling agentschap en afstemming met de beoordelingscommissies Formulering eindoordeel en individuele adviesbedragen Ranking en globale adviesbedragen Statuut van het voorontwerp van beslissing Terugkoppeling tussen advies en beslissing OPSTELLEN VAN DE EVALUATIENOTA NA DE BESLISSINGEN ROL VAN VOORZITTER EN ONDERVOORZITTER ROL VAN DE COMMISSIESECRETARIS ADVIESCOMMISSIE KUNSTEN ROL ADVIESCOMMISSIE, POSITIE, RELATIE BEOORDELINGSCOMMISSIE EN SECTORRAAD KUNSTEN V/D STRATEGISCHE ADVIESRAAD VOOR CULTUUR JEUGD, SPORT EN MEDIA (SARC)

2 3.2. VÓÓR DE BEOORDELINGSRONDES Algemene punten: zie 2.3 bij deel beoordelingscommissies Rol adviescommissie bij nota met verduidelijking bij de beoordelingsmethodieken evaluatienota s PERMANENT OVERLEG ADVIESCOMMISSIE-BEOORDELINGSCOMMISSIES BEOORDELING STEUNPUNTEN RELATIES MET VAF EN VFL BEOORDELING INSTELLINGEN VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP VOORSTELLEN OF ADVIES UITBRENGEN OVER BIJKOMENDE BEOORDELINGSCRITERIA BIJLAGE 1:BEGINSELEN VAN BEHOORLIJK BESTUUR Inhoudelijke beginselen van behoorlijk bestuur Procedurele beginselen van behoorlijk bestuur Toelichting bij een aantal van deze beginselen Motiveringsplicht Gelijkheidsbeginsel Rechtszekerheidsbeginsel Zorgvuldigheidsbeginsel Redelijkheidstoets Fair play Pragmatische oplossing i.f.v. behoorlijk bestuur: formulieren voor aanvraag en beoordeling BIJLAGE 2: TIJDSLIJNEN ADVIESPROCESSEN

3 Doel van deze tekst Het agentschap Kunsten en Erfgoed, de beoordelingscommissies kunsten en de adviescommissie kunsten stelden dit draaiboek op als gemeenschappelijk werkdocument voor alle partijen die betrokken zijn bij de advisering en het beslissingsproces in uitvoering van het Kunstendecreet. Hoofddoel van dit instrument is een maximale garantie op een gelijke behandeling van aanvragen binnen het kunstendecreet op een zo transparant mogelijke wijze. Het biedt informatie, een gemeenschappelijk scenario en gedeelde principes waarop alle commissies kunnen terugvallen tijdens het reguliere werk en in geval van discussies. Het document dient als scenario en handleiding, maar biedt meteen ook een goede inleiding tot commissiewerk voor nieuwe commissieleden. Daarom worden ogenschijnlijke evidenties in deze tekst niet geschuwd, maar net geëxpliciteerd. De tekst maakt telkens een duidelijk onderscheid tussen decretale verplichtingen, gezamenlijke, bindende afspraken en vrijblijvende, maar nuttige tips. 3

4 1. Planning en timing Op basis van een gemeenschappelijke projectmatige planning voor een hele beoordelingsronde kan het werk van het agentschap, de beoordelingscommissies en de adviescommissie kunsten op elkaar afgestemd worden en kan een planning per commissie uitgewerkt worden, uitgaande van enkele gemeenschappelijk afgesproken deadlines. Zo kan een noodzakelijke minimumduur voor een ronde worden afgesproken; Er zijn een aantal gemeenschappelijke, vaste deadlines in functie van de uiterste indiendatum of de uiterste datum waarop de minister de beslissing over de subsidies moet kenbaar maken. Die data worden als bijlage kort weergegeven per type subsidie waarvoor een advies van een beoordelingscommissie nodig is. De decretaal verplichte deadlines staan in het vet; de niet nominatim in het decreet vermelde, afgeleide data staan in het cursief. Data in deze overzichten zijn theoretische richtdata die geen rekening houden met eventuele feestdagen of met het feit dat decretaal bepaalde data in weekends kunnen vallen. Het agentschap houdt per beoordelingsronde een dynamische projectplanning bij waarin alle betrokken actoren, hun beschikbaarheid en inzetbaarheid en de onderlinge samenhang van de diverse stappen van het proces van indiening tot beslissing worden bijgehouden. Deze planning kan van ronde tot ronde variëren naargelang de beschikbaarheid van medewerkers (verlof, ziekte,...) maar vooral naargelang het reële aantal dossiers dat per sector binnenloopt. Ze wordt per ronde bilateraal afgesproken tussen de commissies en hun secretaris, binnen de marges van de deadlines. Het agentschap wijst er op dat een variabel aantal aanvragen dat op piekmomenten bij sommige commissies binnen loopt, een flexibele inzet van medewerkers vereist voor de tijdige verwerking en zakelijke advisering van het totaalpakket. Commissiesecretarissen moeten vaak bijspringen voor de tijdige productie van de zakelijke adviezen voor andere commissies, maar moeten ook tijdig beschikbaar zijn voor de redactie van de artistieke adviezen en evaluatienota s van hun respectievelijke commissies. Net daarom is het belangrijk dat commissies aandacht hebben voor economisch vergaderen (zowel qua tijd als qua vergoedingen). Bovendien is de vergaderkost van de commissies mee onderdeel van de overheadkost van het hele kunstendecreet en moeten agentschap en commissies er samen naar streven zo efficiënt mogelijk te werken. 4

5 2. Inhoudelijke aandachtspunten 2.1. Beoordelingscommissies - algemeen In dit document komen per rubriek vaak twee elementen aan bod: enerzijds afspraken die door alle commissies gedeeld worden wegens dwingende juridische of praktische redenen, anderzijds facultatieve tips en best practices die de beoordelingscommissies kunnen inzetten naargelang de mogelijkheden en noden van hun commissie. De bruikbaarheid / haalbaarheid kan hier sterk verschillen naargelang de omvang van elke commissie, de beschikbaarheid van de leden en de omvang van het pakket aanvragen dat moet beoordeeld worden. De landschapsschets wordt niet langer in de oude vorm geproduceerd door de commissies en wordt inhoudelijk en qua tijd opgesplitst in begeleidende nota bij het artistiek advies, evaluatienota en nota met verduidelijking bij de beoordelingsmethodiek. De term visietekst werd semantisch te ruim ingevuld en wordt om verwarring te vermijden beter niet meer gebruikt. De commissies hanteren volgende werkdocumenten, naast de strikt individuele adviezen: Nota met verduidelijking bij de beoordelingsmethodiek Begeleidende nota bij het artistiek advies Evaluatienota Veldanalyse 5

6 Werkdocumenten Nota met verduidelijking bij de beoordelingsmethodiek Definitie: vóór de start van een (meerjarige) subsidieronde legt de adviescommissie samen met de commissievoorzitters ter informatie een gezamenlijke nota met operationele invulling van inhoud en gewicht van de decretale beoordelingscriteria en methodiek om tot een prioriteitenlijst te komen voor aan de minister. De beoordelingscommissies definiëren hiertoe eerst individueel en op basis van hun eigen expertise hoe ze de toepasselijke criteria operationeel willen invullen en hoe ze er gewicht aan willen geven. De adviescommissie toetst de voorstellen van de commissies op methodische duidelijkheid en op eventuele contradicties. Ze zorgt indien nodig voor afstemming en integreert de voorstellen tot één gezamenlijk voorstel met ruimte voor commissiespecifieke accenten voor zover die stroken met de principes van behoorlijk bestuur en geen aanleiding geven tot ongelijke behandeling. Het halfjaarlijks overleg van (VZ+secr)(AC+BC) bevestigt finaal deze afspraken. Doel: De door de adviescommissie in overleg met de beoordelingscommissies (voor artistieke aspecten) en de door de commissiesecretarissen (voor zakelijke aspecten) ontwikkelde operationele invulling van de criteria heeft een drievoudige toepassing: 1. Transparantie naar de aanvragers over de wijze waarop de commissies de aanvragen zullen beoordelen; 2. Richtlijn voor de adviesauteurs bij het schrijven van de adviezen; 3. Toetssteen bij kwaliteitscontrole: o Preventief en intern door K&E: de medewerkers die de adviezen nalezen (al dan niet hiërarchisch georganiseerd) kunnen op deze basis telkens aftoetsen of het adviesonderdeel beantwoordt aan de afspraken. o Preventief (cfr. supra) èn post factum door de adviescommissie. Uitgangspunt = hoe pragmatisch omgaan met de huidige versie van het decreet 1. O.m. op basis hiervan kan de minister eventueel meer gedragen bijkomende beoordelingscriteria voorstellen, d.w.z dat dergelijke tekst in de praktijk best af is in november van het jaar vóór de start van een meerjarige beoordelingsronde. Indeling: Minstens de volgende rubrieken komen volgens afspraak tussen de voorzitters aan bod: 1. Hoe kan het Kunstendecreet optimaal ingezet worden om de besproken sectoren en/of werkvormen optimaal te ondersteunen? 2. Overlappingen met andere sectoren / werkvormen: gemeenschappelijke definitie en (enkel indien nodig en motiveerbaar) per sector verduidelijking bij gewenste invulling van enkele frequent voorkomende fenomenen en begrippen a. Werkplaats b. Kunstencentrum c. Festival d. Ontwikkelingsgerichte beurs 1 Ideeën die verder reiken (noodzakelijke decreetswijzigingen e.d.) kunnen via andere kanalen zoals de SARC aangekaart worden, maar horen niet in deze tekst. 6

7 3. Per type subsidie: a. Operationele definitie van de beoordelingscriteria en (enkel indien nodig en motiveerbaar) per sector verduidelijking bij evt. verschillende invulling b. Gewicht van de beoordelingscriteria en (enkel indien nodig en motiveerbaar) per sector verduidelijking bij evt. verschillende invulling 4. Methodiek om tot een prioriteitenlijst te komen 5. Verhouding tot niet-gesubsidieerde actoren, Instellingen Vlaamse Gemeenschap en andere ondersteuningstechnieken Timing - algemeen: Decretaal moeten bijkomende beoordelingscriteria uiterlijk 3 maanden voor de indiendatum bekend gemaakt worden Dergelijke bijkomende beoordelingscriteria vereisen bijkomende adviesprocedures (SARC, Raad van State e.d.) die al gauw enkele maanden in beslag nemen. Ergo: kant-en-klare, heldere voorstellen van de commissies voor deze criteria, moeten voor meerjarige subsidies uiterlijk in december van het voorafgaande jaar overgemaakt worden. Elke commissie zorgt er daarom voor dat haar voorbereiding klaar is tegen einde oktober van het voorafgaande jaar, waarna ze in november één geïntegreerde tekst maken. Volgens de principes van behoorlijk bestuur moeten de commissies de manier waarop ze concreet invulling geven aan de decretale beoordelingscriteria ook tijdig kenbaar maken bij elke subsidieronde. Voor projectrondes kunnen de commissies en de adviescommissie telkens gezamenlijk bestaande afspraken m.b.t. criteria herbevestigen of tijdig expliciet bijstellen. Met het oog op transparantie en behoorlijk bestuur moeten deze afspraken ruim vóór het indienen van de aanvragen ook publiek gemaakt worden. Eenzelfde principe als voor het bekendmaken van bijkomende beoordelingscriteria door de minister is dus aangewezen: 3 maand voor het indienen van de aanvragen. De beoordelingscommissies zullen elkaar tussentijds op de hoogte houden van alle zaken die volgens hen een knelpunt of net een gelijkenis kunnen zijn met andere beoordelingscommissies zodat de integratie van de voorbereidende documenten (en de multidisciplinaire beoordeling naderhand) vlot kan verlopen. Communicatie: a. Analyse kan evt. via een SWOT-schema gebeuren, maar de uiteindelijke nota met toelichting bij de beoordelingsmethodiek omvat beter niet te veel analyse en focust vooral op pragmatische voorstellen of gezamenlijke afspraken en standpunten van de commissies. Voor alle commissies en de adviescommissie samen is deze nota een cruciaal document in de kwaliteitsbevordering van het hele beoordelingsproces. De ontwikkeling hiervan zorgt niet alleen voor een meer doordacht en bewust proces van beoordelen binnen de commissies, bovendien kunnen organisaties en kunstenaars hun individuele beoordeling later kaderen in het bredere plaatje van het landschap en beleidsdoelen. Dat scheelt in het begrijpen van een negatief oordeel. Bovendien kan de minister op basis hiervan het huidige kunstenlandschap beter kaderen. En last but not least: hij of zij zal expliciet en transparant moeten motiveren bij afwijkingen van de adviezen wanneer duidelijk blijkt dat daarmee wordt ingegrepen in een bewust doordacht en coherent opgebouwd plaatje. 7

8 b. Voor de beoordeling van de dossiers van start gaat, vergadert elke commissie best ook over de evoluties en stand van zaken van hun kunstenlandschap. Dit kan gebeuren aan de hand van hun eigen vorige evaluatienota s of begeleidende nota s bij de artistieke adviezen van de commissie, maar overleg met de steunpunten die diepgaandere veldanalyses ontwikkelen kan hier ook nuttig zijn. Indien ze dat haalbaar acht kan een commissie in deze fase ook in dialoog treden met relevante actoren uit het veld om de gedragenheid van de in deze nota omschreven werkmethode te maximaliseren. Afstemming met wat de steunpunten doen in het kader van een veldanalyse is hier aangewezen om overlapping te vermijden. De commissies integreren hun individuele voorbereiding in overleg met de adviescommissie tijdig tot 1 beknopt, sectoroverschrijdend document dat K&E vóór de start van een nieuwe meerjarige subsidieperiode via de website van het agentschap kan aanbieden Begeleidende nota bij het artistiek advies Definitie: Per commissie wordt er bij elke beoordelingsronde een zeer beknopte begeleidende nota aan de minister meegegeven waarin de commissie minstens aangeeft hoe ze bij deze concrete ronde haar kwaliteitsbeoordeling georganiseerd heeft. Indeling: kan beperkt blijven tot een korte verduidelijking van hoe de commissie het draaiboek concreet heeft toegepast. Timing: tegelijk met het overmaken van het artistiek advies, en evt. al geïntegreerd met de evaluatienota Evaluatienota Definitie: Elke BC levert een zeer beknopte evaluatienota aan de minister waarin ze aangeeft in hoeverre de beoordeelde aanvragen kunnen helpen om de beleidsdoelstellingen van de minister te realiseren. De AC kan hierin ook nuttige beleidsmaatregelen en voorstellen tot bijkomende beoordelingscriteria voorstellen. Indeling: Max. 1 à 2 A4, evt. te integreren met de begeleidende nota bij het artistiek advies. Structuur en precieze richtlijnen kunnen naargelang de beleidsdoelstellingen van de minister veranderen en worden door de commissiesecretarissen ter beschikking gesteld. Timing: Bij elke beoordelingsronde, uiterlijk 2 weken na de beslissing. Indien mogelijk eerder en geïntegreerd met de begeleidende nota bij het artistiek advies Veldanalyse Voortbouwend op eigen onderzoek, ontmoetingen met alle veldactoren en op de nota met toelichting bij de beoordelingsmethodiek van de commissies werken de steunpunten na de beslissing over een meerjarige subsidieronde meer diepgaande veldanalyses uit als beleidsondersteuning. Deze documenten hebben meer wetenschappelijke ambitie dan het werk van de commissies. Ze zijn ook meer algemeen beleidsgericht, i.t.t. de teksten van de commissies die meer op een uniforme methodiek bij de beoordeling van individuele dossiers focussen. Daarin moet de commissies nl. enkel een specifiek kader schetsen voor de wijze waarop ze hun beoordelende rol willen invullen met het oog op en gedurende ene volgende subsidieronde. Voornoemde teksten grijpen binnen de hele beleidscyclus als volgt op elkaar in: 8

9 Beslissing minister Advies Individuele adviezen aanvragen Begeleidende nota bij artistiek advies per BC Evaluatie beslissing Evaluatienota BC's en AC (na elke ronde) Veldanalyse steunpunten (na meerjarige ronde) Voorbereiding beoordeling Nota met toelichting bij beoordelingsmethodiek AC + BC's: operationele invulling criteria en methodiek om prioriteiten visie minister in advisering te vertalen Beleidsadvies Bijkomende beoordelingscriteria: minister Nuttige beleidsmaatregelen: SARC en minister Visie Minister maakt visie, prioriteiten, aandachtspunten en bijkomende beoordelingscriteria bekend 9

10 Kwaliteitsoordeel over een landschap De beoordelingscommissies beoordelen individuele dossiers, maar doen dit steeds in het licht van het kunstenlandschap. Een kwaliteitsoordeel is daarom niet een smaakoordeel, maar refereert ook aan de betekenis van de kunstenaar of organisatie in het landschap. Naast een streven naar kwaliteit an sich, wordt bovendien ook gestreefd naar diversiteit in het landschap. Een bijhorend en bijkomend spanningsveld waarmee beoordelaars telkens geconfronteerd worden, is tussen vernieuwen en consolideren beide zijn belangrijk voor de bloei van een kunstenlandschap en de historiek van de kunsten. De nota met verduidelijking bij de beoordelingsmethodiek, begeleidende nota s bij het artistiek advies en evaluatienota s van de beoordelingscommissies en de adviescommissie en de veldanalyses van de steunpunten, zijn daarom van onschatbare waarde om het overzicht te houden en de overwegingen die commissies op dossieroverschrijdend vlak maakten transparant weer te geven voor betrokken aanvragers, de beleidsmakers zoals de SARC, het departement CJSM, kabinet, minister en andere geïnteresseerden Commissies als kwaliteitsbeoordelaars binnen het kunstendecreet Het verdelen van subsidies gaat vanzelfsprekend gepaard met het maken van keuzes. Omdat een kwaliteitsoordeel over de artistiek-inhoudelijke aspecten van een aanvraagdossier altijd een subjectief gegeven blijft, worden de visies van 9 à 17 verscheiden veldkenners-metervaring samengebracht. De combinatie van hun subjectieve invalshoeken moet leiden tot een meer objectief en dus kwaliteitsvol, intersubjectief oordeel. Om sturing vanuit oneigenlijke belangen tegen te gaan en de kwaliteit en de diversiteit van de kunst centraal te stellen in haar keuzes, doet de Vlaamse overheid een beroep op commissies van experten. Het Kunstendecreet levert die beoordelingscommissies een handleiding die de neuzen in dezelfde richting moet zetten en willekeur dient tegen te gaan onder de vorm van een lijst van beoordelingscriteria. Ook de manier waarop de beoordelingscommissies die - vaak erg algemene - beoordelingscriteria en bijkomende beoordelingscriteria operationaliseren bij het beoordelen van aanvragen uit hun sector wordt verduidelijkt of herbevestigd in een nota met verduidelijking bij de beoordelingsmethodiek, vóór de start van elke beoordelingsronde. 10

11 2.2. Juridisch kader bevoegdheden en onderdelen van het beoordelingsproces Stappen in het beoordelingsproces Belangrijk om voor ogen te houden in elke stap van het beoordelingsproces is de precieze rol van de commissies en de manier waarop de diverse beoordelingsstappen op elkaar ingrijpen (cfr. hoofdstuk VIII Kwaliteitsbeoordeling in het Kunstendecreet). Commissies brengen steeds een advies uit aan de minister, over een aanvraag. Om alle verwarring te vermijden moeten de commissies dus steeds voor ogen houden dat zij geen advies uitbrengen aan de aanvrager. Indien ze het gesprek willen aangaan met organisaties over de koers die deze organisatie uit wil, zijn tussentijdse werkbezoeken daarvoor de gelegenheid bij uitstek. Deze bezoeken vinden plaats buiten de eigenlijke beoordelingsprocedure waardoor er geen indruk van onderhandeling over het advies kan en mag ontstaan. Om alle organisaties dezelfde kansen tot verduidelijking te bieden is het belangrijk dat alle organisaties gedurende een subsidieperiode een werkbezoek van de commissie ontvangen. Cfr. ook infra Werkbezoeken. Kunstendecreet en uitvoeringsbesluit onderscheiden samen volgende stappen: Vóór de beoordeling De administratie bezorgt voor de samenstelling van elke beoordelingscommissie en voor de samenstelling van de adviescommissie een indicatieve lijst van kandidaten aan de minister. De minister kan daaraan een of meer leden toevoegen en benoemt de commissieleden 2. De leden van de beoordelingscommissies worden door de Vlaamse Regering benoemd voor maximaal vier jaar. Uiterlijk om de vier jaar wordt de helft van de leden vervangen. Een lid kan maximaal twee mandaten vervullen. De adviescommissie en de beoordelingscommissies leggen, binnen drie maanden na hun aanstelling, een voorstel van huishoudelijk reglement over hun werking voor aan de minister. De minister keurt vervolgens voor de adviescommissie en de beoordelingscommissies het huishoudelijk reglement goed; Idealiter zijn deze huishoudelijke reglementen zo uniform mogelijk over alle commissies heen. Dit vraagt dus al vroeg een eerste afstemmingsoefening. 2 Het lidmaatschap van een adviescommissie of een beoordelingscommissie is onverenigbaar met een mandaat in het Europees Parlement, de Kamer van volksvertegenwoordigers, de Senaat, het Vlaams Parlement en de Brusselse Hoofdstedelijke Raad, met het ambt van minister, staatssecretaris en hun kabinetsleden, met het ambt van personeelslid in dienst van de Vlaamse Gemeenschap of instellingen van de Vlaamse overheid die in het kader van zijn functie betrokken is bij de uitvoering van dit decreet, met het ambt van personeelslid van het Vlaams Parlement, en van personeelsleden en leden van de raad van bestuur van steunpunten en belangenbehartigers uit de betreffende sector. 11

12 De adviescommissie adviseert de Vlaamse Regering bij het bepalen van aanvullende criteria met betrekking tot de artistieke of inhoudelijke kwaliteit van de gesubsidieerde activiteit. Ze kan zelf ook aanvullende artistieke of inhoudelijke criteria ter goedkeuring voorleggen aan de Vlaamse Regering. Deze laatste mogelijkheid kan benut worden n.a.v. het gezamenlijk met de beoordelingscommissies opstellen van een nota met toelichting bij de beoordelingsmethodiek voor elke aanvraagronde. De lijst van aanvullende criteria moet uiterlijk drie maanden voor de aanvraag tot subsidiëring moet worden ingediend, kenbaar gemaakt worden. Als dat niet is gebeurd, gelden de aanvullende criteria die het laatst van toepassing zijn. De Vlaamse Regering mag volgens het kunstendecreet bijkomende subsidiëringvoorwaarden opleggen, uitsluitend met de bedoeling dubbele subsidiëring vanwege de Vlaamse Gemeenschap te voorkomen. Tijdens de beoordeling Ontvankelijkheidstoets: Het agentschap beheert het aanvraagdossier en treft de nodige voorbereidingen, controleert alle vormelijke aspecten, zoals ontvankelijkheid, en legt het dossier voor aan de beoordelingscommissie; Artistiek ontwerpadvies: De beoordelingscommissie geeft een kwaliteits- en inhoudelijke beoordeling van het ingediende dossier met inbegrip van een indicatieve waardering (cfr. infra 2.4.4). Zakelijk ontwerpadvies: Tegelijk zorgt het agentschap ervoor dat de commissieleden beschikken over alle nuttige informatie, inclusief een voorlopige zakelijke toetsing; Voorontwerp van beslissing (enkel voor meerjarige subsidies): o Rekening houdend met het inhoudelijke en kwaliteitsadvies van de beoordelingscommissie stelt het agentschap een voorontwerp van beslissing op over alle aspecten van het aanvraagdossier, met inbegrip van de financiële en beheersmatige aspecten. In dat document wordt het advies van de beoordelingscommissie en van het agentschap integraal opgenomen; o Het agentschap brengt de beoordelingscommissie op de hoogte van het voorontwerp van beslissing. Als er in geval van subsidies voor werkingen van ten minste twee jaren een grote discrepantie bestaat tussen het oordeel van de beoordelingscommissie en het oordeel van het agentschap, houden beide partijen een deliberatiemoment, waarbij ze ernaar streven hun oordeel zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen; o Daarbij gaat de commissie in haar kwalitatief inhoudelijk advies in op de artistiek inhoudelijke beoordelingscriteria, terwijl het agentschap in haar zakelijk advies focust op de aspecten betreffende de werking en het beheer aan de hand van de relevante criteria en daarover een gemotiveerd advies uitbrengt. 12

13 Repliek (enkel voor meerjarige subsidies): o Het voorontwerp van beslissing wordt, in het geval van subsidies voor werkingen van ten minste twee jaar, bezorgd aan de aanvrager, die op grond daarvan een schriftelijke reactie kan indienen bij het agentschap (cfr. infra i.v.m. statuut van dit voorontwerp). o De beoordelingscommissie behandelt de schriftelijke reactie van de meerjarige subsidieaanvragen met betrekking tot de kwaliteits- en de inhoudelijke aspecten. Het agentschap behandelt de schriftelijke reactie met betrekking tot de financiële en beheersmatige aspecten en het geheel van voorontwerp van beslissing;µ Ontwerp van beslissing: Het agentschap bereidt het ontwerp van beslissing voor en bezorgt het volledige dossier aan de Vlaamse Regering. De Vlaamse Regering maakt tijdig haar beslissing bekend. NB: een beslissing betekent wel degelijk een ondertekend besluit. Dat wil zeggen dat alle stappen die tussen het principiële voorstel tot beslissing van de minister en de ondertekening van dit besluit liggen 3 volledig afgehandeld moeten zijn vóór de decretaal bepaalde einddatum. Na de beoordeling Het kunstendecreet verplicht de beoordelingscommissies en de adviescommissie om jaarlijks een verslag met de evaluatie van hun werking voor te leggen aan de Vlaamse Regering. De nota s met toelichting bij de beoordelingsmethodiek bij elke subsidieronde, maar vooral de evaluatienota s bij elke beoordelingsronde kunnen hiervoor dienen Motiveringsplicht en openbaarheid De uitgebrachte adviezen moeten gemotiveerd zijn. Net daarom is het belangrijk dat zowel commissies als agentschap hun adviezen opbouwen aan de hand van de voor hen toepasselijke beoordelingscriteria. Tegelijk moeten ze vermijden om (positieve zowel als negatieve) beoordelingen te ontwikkelen die niet kunnen gebaseerd worden op decretaal bepaalde of door de minister vooraf kenbaar gemaakte beoordelingscriteria. Van zodra dat een document in het dossier aanwezig is valt het onder de toepassing van het decreet houdende openbaarheid van bestuur. Openbaarheid is van toepassing voor elke afgeronde fase van een onderdeel van de procedure. De volledige procedure moet niet doorlopen zijn tot bv. de eindbeslissing van de regering/minister. Een afgerond voorontwerp van beslissing is een afgesloten onderdeel van de procedure vanaf het moment dat dit voorontwerp naar de betrokkene verstuurd werd. 3 Opstellen van een nota voor de Inspectie van Financiën; akkoord verkrijgen van de Inspectie van Financiën, aanvraag begrotingsakkoord en verkrijgen van het begrotingsakkoord. 13

14 Uit het voorgaande blijkt duidelijk dat elke overheidsinstantie, ook de commissies en hun secretarissen, zich goed bewust moet zijn van de draagwijdte van het decreet houdende openbaarheid van bestuur op haar handelen. Immers het volledige dossier kan openbaar gemaakt worden wanneer een burger hierom vraagt. Men moet er voor zorgen dat commissieverslagen, rapporten, adviezen en alle andere documenten goed gescreend worden voordat ze definitief opgenomen worden in het dossier. Omgekeerd moeten commissies ervoor zorgen dat wat zij in hun adviezen schrijven wel degelijk inhoudelijk en materieel gemotiveerd wordt. Inhoudelijk motiveren betekent hier onder andere dat enkel op basis van decretale criteria geoordeeld wordt. Materieel motiveren betekent dat verwijzingen naar werkbezoeken, eerdere prospectie van activiteiten of voorstellingen steeds moeten kunnen gestaafd worden door korte overzichten of verslagen die effectief deel uitmaken van het dossier, cfr. infra. 14

15 2.3. Commissiewerk vóór het beoordelen van de dossiers Omgevingsanalyse De advisering gebeurt op basis van de kennis van volgende documenten: het Kunstendecreet (inclusief het uitvoeringsbesluit en dememorie van toelichting); vroegere landschapstekeningen, evaluatienota s en veldanalyses over het kunstenlandschap dat men zal beoordelen; het huishoudelijk reglement; eventuele beleidslijnen of bijkomende beoordelingscriteria die de minister afkondigde; Voor elke beoordelingsronde wordt: gedefinieerd en bepaaald hoe de beoordelingscriteria worden ingevuld, welk gewicht ze krijgen en hoe er een prioriteitenlijst wordt opgesteld; een methodiek voor lectuur, prospectie en eventuele werkbezoeken na de beoordelingsronde afgesproken; het referentiekader van de verschillende leden en hun eventuele betrokkenheid bij bepaalde aanvragen opgelijst. Dit gebeurt vóór bespreking van alle dossiers. K&E houdt dit centraal bij, zodat hierover maximale transparantie kan zijn bij het overhandigen van de adviezen aan de minister en zodat deze gegevens altijd snel, volledig en up to date beschikbaar zijn indien er hierover vragen of klachten zouden opduiken. Deze bespreking is niet enkel belangrijk op het niveau van de informatie die overgedragen wordt, maar ook voor het ontwikkelen van een gezamenlijk, intern beleid binnen de commissies. Al is het vooral de taak van de voorzitter om de interne werkprocessen te overschouwen en in goede banen te leiden, dankzij deze besprekingen kan elk individueel lid tijdens de beoordelingsronde aan kwaliteitsbewaking doen. Daarnaast is het belangrijk om tussen de beoordelingscommissies onderling werkafspraken en spelregels te bepalen die evenzeer tot een gedeeld referentiekader leiden. 15

16 Kunstendecreet en uitvoeringsbesluiten Algemeen Het Kunstendecreet biedt het juridische kader voor de beoordelingscommissies, het geeft de juridische grenzen, maar ook de mogelijkheden aan van de rol van de beoordelingscommissies. Elk nieuw lid van een beoordelingscommissie dient het Kunstendecreet en de uitvoeringsbesluiten door te nemen. Wat niet duidelijk is in letter of in geest kan op één van de eerste vergaderingen besproken worden Organisatiecategorieën, subsidiecategorieën en beoordelingscriteria Het Kunstendecreet bevat een aantal basiscategorieën waarmee organisaties en individuen zich kunnen definiëren: organisaties voor kunstvorm x, kunstencentrum, werkplaats, festival, kunsteducatie, kunstenaar, ontwerper etc. Het decreet formuleert formele definities beoordelingscriteria en subsidievoorwaarden voor elk van deze categorieën indien het aanvragen voor meerjarige subsidies voor 4 jaar betreft. Wat beoordelingscommissies best bespreken is de huidige en wenselijke positie die de verschillende soorten organisaties en kunstenaars innemen in het veld waarover zij oordelen. Binnen de brede, algemene definities van het decreet en de memorie van toelichting kunnen de commissies een eigen, interne, maar onderling afgestemde en gemotiveerde visie ontwikkelen over de werkvormen en de inzet van de diverse subsidievormen en technieken binnen hun specifieke sector of werkvorm. Die kan dienen als leidraad voor het beoordelen van de individuele dossiers (bvb. m.b.t. de interactie tussen meerjarige subsidies en projectsubsidies voor organisaties, werkplaatsen en beurzen). Het decreet omschrijft ook een aantal subsidietechnieken waarbinnen organisaties of kunstenaars gesubsidieerd kunnen worden: ontwikkelingsgerichte beurzen, projectsubsidies voor organisaties en voor individuele kunstenaars, tweejarige of vierjarige structurele subsidies. Het is belangrijk om zeer bewust en niet oneigenlijk met deze categorieën om te gaan, daar zij elk een andere finaliteit hebben. Het onderscheid is cruciaal voor de dynamiek van een landschap. Door de grote druk op de subsidiepot is in het verleden al te vaak oneigenlijk met deze categorieën omgesprongen door alle betrokken actoren waardoor bijvoorbeeld structureel werkende organisaties nog steeds een beroep doen op projectmiddelen of individuele kunstenaars concrete projecten uitwerken met een ontwikkelingsbeurs (die per definitie eigenlijk geen resultaatsverbintenis inhoudt). De definities van het decreet blijven de ultieme leidraad in de beoordeling van de commissies. Let ook: een organisatie of kunstenaar een negatief advies geven binnen één categorie, kan niet gepaard gaan met een legitieme belofte dat op een ander moment, in een andere categorie wél een positief oordeel zal volgen. 16

17 De beoordelingscommissies krijgen de opdracht om op basis van de beoordelingscriteria hun deskundig oordeel te vellen over de artistiek inhoudelijke aspecten van de subsidieaanvragen, het agentschap Kunsten en Erfgoed over de zakelijke kant. Per sector kunnen deze criteria en naderhand ook de subsidievoorwaarden licht verschillen. Toch moeten commissies de wijze waarop ze met gemeenschappelijke criteria wensen om te gaan onderling aftoetsen om zo elkaars ideeën te leren kennen en bij een eventueel verschillende invulling zeer degelijk te motiveren waarom ze afwijken van andere commissies. Ook de manier waarop de beoordelingscommissies die vaak erg algemene - beoordelingscriteria operationaliseren bij het beoordelen van aanvragen uit hun sector moeten ze expliciteren vóór de start van de beoordeling in hun nota met toelichting bij de beoordelingsmethodiek. Merk op dat het decreet geen invulling geeft aan deze criteria en dat ze bovendien niet hiërarchisch zijn opgesteld. Hierdoor kunnen de beoordelaars prioriteiten en relatief gewicht van de criteria dus zelf mee kunnen bepalen - een visie over het landschap helpt daar uiteraard bij. Om tot een transparante en schottenloze omgang met deze criteria te komen doen commissies en adviescommissie samen het volgende: Ruim (= preciezer te definiëren a.d.h.v. benodigde tijd en werkwijze) vóór de start van een (meerjarige) subsidieronde legt de adviescommissie samen met de commissievoorzitters ter informatie een gezamenlijke nota met operationele invulling van inhoud en gewicht van de decretale beoordelingscriteria en methodiek om tot een prioriteitenlijst te komen voor aan de minister. De beoordelingscommissies definiëren hiertoe eerst individueel en op basis van hun eigen expertise hoe ze de toepasselijke criteria operationeel willen invullen en hoe ze er gewicht aan willen geven. De adviescommissie toetst de voorstellen van de commissies op methodische duidelijkheid en op eventuele contradicties. Ze zorgt indien nodig voor afstemming en integreert de voorstellen tot één gezamenlijk voorstel met ruimte voor commissie-specifieke accenten voor zover die stroken met de principes van behoorlijk bestuur en geen aanleiding geven tot ongelijke behandeling. Met het oog op transparantie en behoorlijk bestuur moet deze nota ruim vóór het indienen van de aanvragen ook publiek gemaakt worden. Voor projectrondes kunnen de commissies en de adviescommissie telkens gezamenlijk bestaande afspraken m.b.t. criteria herbevestigen of tijdig expliciet bijstellen. Een belangrijk onderscheid dat de commissies best in het oog houden is dat tussen het kwaliteitsoordeel over het werk van de kunstenaar/organisatie (dus op het verleden gebaseerd) en van de kwaliteit van de plannen neergeschreven in het dossier (op de toekomst gericht). De beoordelingscommissies beoordelen de dossiers, maar kunnen in functie van het criterium haalbaarheid de kwaliteit van het werk uit het verleden als argument inroepen om hun vertrouwen in de toekomstplannen te ondersteunen. 17

18 Beleidslijnen minister en eigen positionering Te bespreken bij het begin van elke ronde: welke accenten werden door de minister recent benadrukt in de beleidsnota of via bijkomende beoordelingscriteria? Zijn al deze elementen omgezet in bijkomende beoordelingscriteria, waardoor ze behoren tot de opdracht van de commissies, of doet de minister politieke uitspraken waartoe de commissies zich meer vrijelijk kunnen verhouden? NB: bijkomende beoordelingscriteria blijven gelden bij volgende beoordelingsrondes zolang de minister ze niet expliciet afschaft of er andere oplegt. Ook aan deze criteria moeten de commissies dus in hun nota met toelichting bij de beoordelingsmethodiek een operationele invulling geven Methode Een belangrijk punt om collectief door te spreken is de manier waarop de beoordelingscommissie te werk zal gaan tijdens de beoordelingsronde. Een structurele ronde (zeker een grote, wanneer 4 en 2 jarige dossiers beoordeeld moeten worden) kan zeer intensief en slopend zijn en overlapt met aanvraagrondes voor andere subsidietypes. Weten waaraan je begint en hoe je alles zal aanpakken helpt om de energie te doseren en het proces niet te verzwaren met misverstanden of niet ingeloste verwachtingen. In die optiek zorgen de commissies er ook best voor dat ze hun tijdsinvesteringen in hun adviezen, nota met toelichting bij de beoordelingsmethodiek, begeleidende nota s en evaluatienota s precies doseren en zo beknopt mogelijke, beleidsgerichte en doeltreffende teksten afleveren. 18

19 Huishoudelijk reglement en deontologie Het Agentschap stelde een standaard huishoudelijk reglement op waarin enkele standaardprocedures en basisregels m.b.t. deontologie zijn vastgelegd. Elk lid moet dit document onderschrijven. Binnen elke commissie moet van bij de start van de ronde duidelijk zijn welke regels gehanteerd worden met betrekking tot de vertrouwelijkheid van de besprekingen en de documenten. Als algemene regel geldt best dat het enkel de voorzitter is die in naam van de commissie spreekt met externen. Wanneer individuele leden worden aangesproken, verwijzen ze dan door naar hun voorzitter. Zolang de definitieve adviezen niet geschreven en bekendgemaakt zijn, wordt vanuit de commissies niet officieel gecommuniceerd met de buitenwereld, tenzij indirect met de individuele indieners, via de bezwaarschriften (NB echter en 2.4.6!) Archief De verslagen en adviezen van de vorige jaren van de beoordelingscommissies zijn op het Agentschap verkrijgbaar en worden via een filesharing-toepassing verspreid onder de nieuwe leden van de beoordelingscommissies. Ze zijn belangrijk voor de historiek van de commissies en hun beslissingen. Soms is teruggrijpen naar oudere documenten belangrijk om de eigen werking te plaatsen en evalueren in het licht van de geschiedenis en voor het vermijden van (herhaalde) fouten. Zowel continuïteit als een breuk met het verleden gebeuren maar beter bewust. 19

20 2.4. Het beoordelen van dossiers Commissiewerk ter voorbereiding van het beoordelen van dossiers Ook tussen de verschillende beurzen-, projecten- en structurele rondes door wordt binnen de beoordelingscommissies gewerkt. Voornaamste technieken zijn hier werkbezoeken en prospectie Werkbezoeken: Elke commissie tracht elke meerjarig gesubsidieerde organisatie 1 keer per subsidieperiode een werkbezoek te brengen. Dit is zoveel mogelijk effectief een bezoek ter plaatse ook een weinig indrukwekkende infrastructuur kan veel vertellen over de dagelijkse werking van een organisatie. Uitzonderlijk kunnen verantwoordelijken van de organisatie ook op een hearing ontvangen worden. Er vinden geen werkbezoeken plaats tijdens periodes waarin de aanvraagdossiers van deze organisaties beoordeeld worden. Van een werkbezoek maakt een commissie nooit een omstandig feitelijk verslag. Wel bezorgt ze in het kader van maximale transparantie de organisatie een beknopte lijst met aandachtspunten (richtlijn: max. 1A4), waar de organisatie desgewenst éénmalig schriftelijk feitelijke aanvulling of verduidelijking aan mag toevoegen (zoals bij audit of visitatie gebruikelijk is). Het doel van de werkbezoeken is om wederzijds informatie uit te wisselen. Het gaat om een open gesprek. Dit doel en de aandachtspunten van het werkbezoek worden steeds vooraf, helder en schriftelijk door de commissie aangekondigd (bvb. via een standaard ). De beoordelingscommissies nodigen steeds de zakelijke en artistieke leiding uit. Beoordelingscommissies mogen relevante andere medewerkers of zelfs een vertegenwoordiging van de Raad van Bestuur uitnodigen indien ze dit relevant acht (bvb. na frequente personeelswissels). Zware problemen of afwijkingen t.o.v. beleidsplannen worden afzonderlijk besproken tijdens een specifiek gesprek of hearing met de organisatie, maar maken geen deel uit van de gewone werkbezoeken die een meer algemeen informatief karakter hebben. De commissies kunnen bijkomend volgende tips of best practices toepassen: Streefdoel: 2 à 4 commissieleden aanwezig, niet steeds dezelfden. Het is aan te bevelen om niet enkel die leden te sturen die al met een werking vertrouwd zijn, maar een mix van experts en mensen met een frisse blik te voorzien. Tracht efficiënt en economisch te organiseren: op één dag 2 of drie werkbezoeken in eenzelfde stad kan voor de commissies met veel organisaties winst opleveren qua tijd en verplaatsingskosten. 2 à 3 u per werkbezoek is doorgaans ruim voldoende. Mogelijke aandachtspunten (niet-limitatief): 20

21 o o o o Toetsing uitvoering van de jaarlijkse actieplannen Positie van de organisatie in het brede kunstenveld Invloed van toekenning en evolutie van subsidies op de uitvoering van het beleidsplan Punten die de organisatie zelf wil aankaarten bij de commissie Prospecties: Elke commissie houdt een overzicht bij met geprospecteerde activiteiten van de beoordeelde organisaties of kunstenaars en welke leden daarop aanwezig waren. In de begeleidende nota bij elke adviesronde geeft de commissie dit overzicht ook mee aan de minister, samen met haar adviezen. Van prospecties wordt geen schriftelijk verslag gemaakt. Mondelinge toelichting op vergaderingen kan uiteraard steeds. De commissies kunnen bijkomend volgende tips of best practices toepassen: Commissies trachten best (voor zover mogelijk) ook de activiteiten van nietgesubsidieerde actoren te volgen, bvb. van niet gesubsidieerde, maar uiteindelijk wel gerealiseerde projectaanvragen. Commissies moeten erop letten dat ze niet bovenproportioneel vaak prospecteren bij organisaties die een goed gesmeerde promotiemachine op de commissie richten, maar ook bij die initiatieven waarbij de communicatie nog niet zo vlot loopt. Sommige commissies discussiëren over het geprospecteerde via blogs (commissies letten er steeds op dat hun beoordelingswerk discreet blijft). Tracht prospecties in de mate van het mogelijke te verdelen om zodoende het hele veld te coveren Adviezen over de jaarlijkse actieplannen: Zoals het decreet voorschrijft legt het agentschap jaarlijks de eind oktober ingediende actieplannen ter informatie voor aan de beoordelingscommissies. Die kunnen daar een advies over formuleren aan de minister. Conform de afspraken tussen beoordelingscommissies, adviescommissie en agentschap vervult het agentschap hier een functie van filter / knipperlicht en suggereert het over welke actieplannen effectief een advies moet worden gemaakt. Dat kan bvb. nodig zijn wanneer er duidelijke tekenen zijn dat een subsidie totaal anders zal aangewend worden dan voorzien was in de meerjarige aanvraag (en dus ook waarvoor ze oorspronkelijk was toegekend). De beoordelingscommissies stellen enkel een advies over het actieplan op in geval van zware afwijkingen of problemen waarbij ze het opportuun vinden om acties (remediëring of sanctie) voor te stellen aan de minister. Van de overige actieplannen nemen de beoordelingscommissies gewoon kennis. Deze actieplannen kunnen ook als achtergrondinformatie dienen bij werkbezoeken Verloop en werkverdeling lectuur, evaluatie dossiers en vergaderen over kwaliteitsoordeel 21

22 Afhankelijk van de grootte van de commissie en de hoeveelheid door te nemen dossiers kunnen verschillende werkverdelingen gehanteerd worden. De commissies spreken het volgende gezamenlijk af: Idealiter leest elk lid elk dossier voor de vergadering. De commissie bepaalt het advies tijdens de vergadering, aan de hand van de decretale beoordelingscriteria. Voorzitter en secretaris waken erover dat die effectief besproken worden. Elke commissie beschrijft in de begeleidende nota bij haar artistiek adviezen beknopt hoe ze de beoordeling van de dossiers tijdens de betrokken ronde organiseerde. Als een BC een tekort aan expertise vaststelt om een bepaald dossier te beoordelen, kan ze andere commissies of commissieleden of zelfs externen (VAF of VFL bijvoorbeeld) bij de evaluatie betrekken. Het hoort tot de autonomie en expertise van de betrokken commissie om te bepalen wanneer ze dat nodig acht. Voor dossiers waar in de beoordeling bijkomende expertise aangewezen lijkt: cfr. 3.1 organisatie van de kwaliteitsbeoordeling van transversale dossiers. De voorzitters bespreken echt sectoroverschrijdende dossiers en aandachtspunten op het einde van de adviesprocedure nog even gezamenlijk op het overleg van secretarissen en voorzitters van beoordelingscommissies en adviescommissie. Daarbij moet voor ogen gehouden worden dat elke meerjarige aanvraag uiteindelijk enkel kan gesubsidieerd worden binnen de bestaande subsidiecategorie waarvoor ze subsidie aanvroeg (zo bestaan er bvb. geen meerjarige subsidies voor multidisciplinair producerende organisaties). De commissies kunnen bijkomend volgende tips of best practices toepassen: Afstemmen met het ontwerp van zakelijk advies tijdens de bespreking kan latere discrepanties tijdig voorkomen. De secretaris is ook aanspreekpunt voor verdere vragen over de subsidiehistoriek van de aanvrager. Minstens één en bij voorkeur twee leden per dossier lezen grondig en bereiden (onafhankelijk van elkaar) schriftelijk een advies voor. De verdeling gebeurt bvb. op basis van discipline en regio, maar kan ook volledig at random gebeuren. Discussie in groep op basis van het voorbereide advies gebeurt in de vergadering, liefst niet achteraf via reply-to-all-mails. De voorzitter let er best op dat ook de mening van de niet-evidente specialisten binnen de commissie aan bod komt om de aanvraag ook met een frisse blik te bekijken. Na de vergadering: verdere redactie van het advies door een beperkte groep redacteurs, bvb. bestaande uit secretaris, voorzitter en ondervoorzitter. Tenslotte goedkeuring van de adviestekst door voltallige commissie: kan evt. ook per mail aan de redactie gemeld worden. 22

23 Na het individuele bespreken van een dossier kan het nuttig zijn achteraf nog even alle aanvragen onderling tegen elkaar af te wegen en te letten op consequente argumentatie (toepassing criteria) en de relevantie en positionering in het veld van elke organisatie Beoordeling agentschap en afstemming met de beoordelingscommissies Het Agentschap beoordeelt de kunstenorganisaties op twee verschillende manieren. Ze staat in de eerste plaats in voor de zakelijke beoordeling van de subsidiedossiers. Daarnaast voert ze bij de structureel gesubsidieerden minstens tweejaarlijkse controles uit tijdens de loop van de subsidieronde waarbij twee accenten gelegd worden: Nagaan in welke mate de decretale subsidievoorwaarden werden nageleefd, inclusief de uitvoering van het jaarlijkse actieplan (of de realisatie van het aanvraagdossier voor projectsubsidies) = rechtmatigheid. Kwaliteit van de zakelijke en beheersmatige aspecten van de werking opvolgen = focus op doelmatigheid. Conform art. 85 van het kunstendecreet moeten bij het voorontwerp van beslissing het artistieke oordeel van de commissie en het zakelijke oordeel van het Agentschap al geïntegreerd worden tot één advies, met inbegrip van een indicatieve waardering. Het zakelijke advies van het agentschap wordt onafhankelijk van het artistieke commissieoordeel opgesteld en wijzigt inhoudelijk niet bij de integratie in het voorontwerp van beslissing. Wel wordt daar een verduidelijking over de onderlinge verhouding tussen het zakelijke en het artistieke advies aan toegevoegd. Algemene stelregels daarbij zijn: Indien zowel agentschap als commissie negatief advies uitbrengen, bekrachtigen beide adviezen elkaar. Dit geldt ook bij positieve zakelijke en artistieke adviezen. Het agentschap maakt haar negatieve advies ondergeschikt aan het artistieke advies indien dat positief is. Enkel in geval van ernstige twijfel aan de optimale besteding van de toegekende of toe te kennen overheidsmiddelen maakt het agentschap het negatieve zakelijke advies niet ondergeschikt aan het artistieke. Het agentschap zal in geval van negatief advies van een commissie haar positieve zakelijk advies ongewijzigd behouden. Vooraf wordt daartoe al in het zakelijke voorlopige advies de nuancering opgenomen: in die mate dat de bevoegde commissie subsidiëring opportuun acht. Dit geïntegreerd advies wordt steeds in een afzonderlijke conclusie opgenomen die naar de conclusies van zowel artistiek als zakelijk advies verwijst en de verhouding tussen beide expliciteert. 23

24 Maximale integratie gebeurt idealiter zo: Er is een zakelijk voorlopig oordeel vooraleer de commissie haar artistiek oordeel bespreekt. Enkel zo kan er al een eerste integratie van beide gebeuren voor het voorontwerp van beslissing ter reactie naar de aanvrager vertrekt. Het agentschap zal bij het versturen op vraag van de commissies extra benadrukken wat het doel van dit preadvies is (= materiële vergissingen rechtzetten, feitelijke aanvulling, maar geen nieuwe plannen voorleggen wanneer de oorspronkelijke negatief beoordeeld werden. De repliek is louter een medium voor rechtzetting of aanvulling en dient niet als herkansing of discussieforum). De beoordelingscommissies bepalen bij elke aanvraag welke elementen prioritair of net helemaal niet moeten gefinancierd worden, waarna het agentschap dit in overleg met de BC vertaalt in een aangepast subsidiebedrag in de fase van het eindavies. Deze oefening staat los van beschikbare totaalbudgetten. De minister kan dan versnippering vermijden door de rankings naar beneden af te lopen en zo telkens aan elke organisatie toe te kennen wat zakelijk billijk is om de positief beoordeelde (onderdelen van) hun plannen te kunnen realiseren tot het budget op is Formulering eindoordeel en individuele adviesbedragen De commissies houden zich aan volgende algemene richtlijnen bij het opstellen van de tekst: Laat alle toepasselijke decretale beoordelingscriteria expliciet aan bod komen, binnen het gestandaardiseerde formulier. Schrijf 1 à max. 2 A4 per organisatie schrijf over elke indiener een gelijk(w)aardig advies. Omstandig parafraseren van de plannen uit de aanvraag is onnodig schrijf meteen in functie van een beoordeling. Hou steeds voor ogen dat het advies een beleidsadvies aan de minister is en geen kunstkritisch essay ten behoeve van de aanvrager. Elk dossier moet getoetst worden op alle verschillende beoordelingscriteria. Vermeld dus expliciet wanneer en waarom de commissie acht dat een criterium voor de organisatie in kwestie niet relevant is. Vermeld consequent negatieve én positieve elementen. Tracht in de adviezen te argumenteren, te verwijzen naar de dossiers om een oordeel grond te geven -beoordelingscommissies hebben motivatieplicht. Vermeld expliciet welke elementen de doorslag hebben gegeven om te concluderen in een positief of negatief advies. Gebruik de nota met toelichting bij de beoordelingsmethodiek als achtergrond waartegen individuele oordelen kunnen gelezen worden. Schets eventueel de positie van de organisatie binnen het werkveld. 24