vobk vereenigde organisatievormen beeldende kunst

Transcriptie

1 vobk vereenigde organisatievormen beeldende kunst Dit document is een voorlopige stand van zaken. Definitief worden de bepalingen pas na goedkeuring van het uitvoeringsbesluit van het kunstendecreet. Het document geeft wel een eerste, stevige houvast voor de voorbereiding van de aanvraagdossiers. HET KUNSTENDECREET: SUBSIDIES AAN ORGANISATIEVORMEN Het kunstendecreet regelt de subsidiëring van organisatievormen voor de verschillende kunstdisciplines voor de periode vanaf 1/1/2006. Volgend jaar (2005) wordt dus het laatste jaar van de huidige pre-decretale regelingen voor beeldende kunsten, architectuur, vormgeving en audiovisuele kunsten. De eerste effecten van het kunstendecreet situeren zich echter al in De deadlines voor de indiening van de eerste aanvragen voor vierjarige en tweejarige werkingssubsidie zijn respectievelijk 3 november 2004 en 1 februari De eerste deadline voor de indiening van projecten is 15 september 2005.

2 I. SUBSIDIES VOOR HET GEHEEL VAN DE WERKING Ter ondersteuning van het geheel van de werking kunnen zowel vierjarige werkingssubsidies als tweejarige werkingssubsidies worden toegekend. 1. TYPES VAN ORGANISATIES DIE IN AANMERKING KOMEN VOOR SUBSIDIERING VAN HET GEHEEL VAN HUN WERKING Naast reeds bekende sectorale types van organisaties (organisaties voor beeldende kunst, architectuurorganisaties en organisaties voor audiovisuele kunsten) voert het kunstendecreet ook een aantal nieuwe sectoroverschrijdende categorieën in: kunstencentra, festivals en werkplaatsen. - Organisaties voor beeldende kunst zijn organisaties die in hoofdzaak initiatieven ontwikkelen op het vlak van de hedendaagse beeldende kunsten. Het kan daarbij zowel om activiteiten op het vlak van de creatieondersteuning, presentatie, gaan. Deze functies moeten geenszins alle aanwezig zijn/gelijkmatig ontwikkeld zijn om als organisaties beeldende kunst erkend te kunnen worden. - Organisaties voor audiovisuele kunst kennen een gelijkaardige definiëring. Het creatie-luik van de werking van deze organisaties valt evenwel buiten het reikveld van het kunstendecreet. De beslissing om dat luik van de werking al dan niet te subsidiëren komt toe aan het VAF. - De definitie van architectuurorganisaties is minder ruim: Deze organisaties ontwikkelen in hoofdzaak publieksgerichte initiatieven op vlak van architectuur, landschapsarchitectuur, vormgeving en/of ruimtelijke ordening, via presentatie en reflectie. - Kunstencentra zijn organisaties die de ontwikkelingen in de nationale en/of internationale kunstproductie volgen door middel van creatie(-ondersteuning), presentatie, reflectie en/of publiekswerking. De drie functies dienen dus steeds alle te worden ingevuld (in tegenstelling tot wat voor de sectorale organisaties geldt). Tevens gelden er een aantal normen voor wat betreft de minimum output van een kunstencentrum (in tegenstelling tot wat voor de sectorale organisaties geldt). - Onder werkplaatsen worden eigenlijk twee types van organisaties verstaan: enerzijds non-profitorganisaties die instaan voor de zakelijk-technische begeleiding van kunstenaars en kunstenaarsgroepen (zoals die bijvoorbeeld in de muziekwereld reeds opereren). Anderzijds organisaties die aan kunstenaars een ontwikkelingsgerichte context bieden (zo bijvoorbeeld geoutilleerde werkruimtes en technische en theoretische omkadering) en die daarbij, afhankelijk van hun profiel, in meerdere of in mindere mate een productiefunctie opnemen. - Festivals worden gekenmerkt door de beperkte tijdsspanne waarbinnen een festival zich afspeelt, door de focus op presentatie en publiekswerking en door hun recurrent karakter (bijvoorbeeld biënnales en triënnales). 2. DOORVERWIJZINGSREGELS 2.1. doorverwijzing qua type van organisatie Aanvragen tot subsidiëring worden voorgelegd aan de Beoordelingscommissie die met de advisering van het gekozen type van organisatievorm is belast. Deze Beoordelingscommissie kan evenwel bij haar ingediende voorlopige handleiding aanvraagdossiers kunstendecreet 2

3 aanvragen doorverwijzen naar andere Beoordelingscommissies indien blijkt dat de aanvraag toch meer aansluit bij een ander type van organisatie (bijvoorbeeld werkplaats ipv organisatie beeldende kunst en omgekeerd) 2.2. doorverwijzing qua duur van de subsidiering Beoordelingscommissies kunnen binnen hun bevoegdheidsterrein aanvragen voor een vierjarige subsidiëring doorverwijzen naar de regeling voor tweejarige subsidiëring (artikel 5 1) en de aanvraag binnen dat kader positief behandelen. Daarvoor is dan geen nieuw dossier vereist. De doorverwijzing van aanvragen tot subsidiëring van het geheel van de werking naar de regeling projectsubsidies is echter niet mogelijk. Organisaties van wie de aanvraag tot subsidiëring van het geheel van de werking werd afgewezen, moeten derhalve een geheel nieuw dossier indienen, opgesteld conform de richtlijnen voor projectsubsidies en ingediend voor het verstrijken van de deadline voor de indiening van projectbeurzen. De tijd daartoe is beperkt! De beslissing inzake de tweejarige subsidiëringen valt (ten laatste) op 31 juli terwijl de deadline voor de aanvragen van projectsubsidies 1 september is. 3. VOORWAARDEN TOT SUBSIDIERING Enkel professionele organisaties in de zin van het kunstendecreet komen in aanmerking voor een subsidiëring van het geheel van hun werking (twee- of vierjarig). Professionele organisaties in de zin van het kunstendecreet zijn organisaties die voor hun activiteiten één of meerdere medewerkers permanent op contractuele basis in dienst hebben (art. 2 2 van het kunstendecreet). Voor vierjarige en tweejarige werkingen (decreet art. 7 1) gelden volgende basisvoorwaarden: 1 Beschikken over rechtspersoonlijkheid met niet-commercieel karakter; 2 Gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad; 3 Een meerjarig artistiek of inhoudelijk en financieel beleidsplan indienen en uitvoeren; 4 Het artistieke of inhoudelijke beleid toevertrouwen aan een artistieke of leiding, contractueel verbonden met de organisatie; 5 Het zakelijke beleid toevertrouwen aan een zakelijke leiding, contractueel verbonden met de organisatie. (De artistieke en zakelijke leiding kan dezelfde zijn) 6 De toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomsten naleven 7 Aan de bezoldigde zelfstandige artistieke en artistiek-technische medewerkers minstens evenveel betalen als aan een werknemer voor dezelfde prestatie, en enkel met zelfstandige werknemers werken die een zelfstandigheidsverklaring kunnen voorleggen; 8 Met de meerderheid van de bezoldigde medewerkers een schriftelijke overeenkomst 9 Voldoende garanties bieden voor sociale en burgerrechtechtelijke bescherming van vrijwilligers; 10 Een boekhouding voeren conform de bepalingen van de wet van 17 juli 1975 op de boekhouding en de jaarrekening van de ondernemingen; 11 Zorg dragen voor het eigen archief. voorlopige handleiding aanvraagdossiers kunstendecreet 3

4 Voor vierjarige werkingen gelden daarnaast volgende bijkomende kwantitatieve voorwaarden: Voor kunstencentra (mono- zowel als multidisciplinair) (UB art. 8 1 ) Indien de toegekende subsidie resp. minder (of meer) dan euro bedraagt: Gemiddeld min. 50 (of 100) activiteiten per jaar organiseren Gemiddeld één nieuwe productie per jaar Per vierjarige subsidiëringperiode minstens één (of twee) creatieopdrachten toekennen Gemiddeld 5 % (of 12.5%) eigen inkomsten verwerven Gemiddeld 20% van de financieringsenveloppe gebruiken voor financiering van medewerkers Voor werkplaatsen (UB art ) Gemiddeld 5% eigen inkomsten verwerven Gemiddeld 20% van de financieringsenveloppe gebruiken voor financiering van medewerkers Voor BK organisaties voor beeldende kunst (UB art ) Gemiddeld 5% eigen inkomsten verwerven Gemiddeld 20% van de financieringsenveloppe gebruiken voor financiering van medewerkers Voor ArV architectuurorganisaties (UB art ) Gemiddeld 5% eigen inkomsten verwerven Gemiddeld 50% van de financieringsenveloppe gebruiken voor financiering van medewerkers Voor AuV organisaties voor audio-visuele kunsten (UB art ) Gemiddeld (12.5 %) eigen inkomsten verwerven Gemiddeld 20% van de financieringsenveloppe gebruiken voor financiering van medewerkers 4. DEADLINES Voor vierjarige werkingen (decreet art. 6 1): Uiterlijk op 1 september van het voorlaatste jaar dat voorafgaat aan de subsidieperiode In afwijking hiervan wordt voor de eerste aanvraagronde in 2004 de deadline verschoven naar 3 november Voor tweejarige werkingen (decreet art. 6 1): Uiterlijk op 1 februari van het jaar dat voorafgaat aan de subsidieperiode, zijnde: 1 februari SAMENSTELLING DOSSIER Wat het artistiek-inhoudelijke beleidsplan moet bevatten (decreet art ) Toelichting van de artistieke visie Eigen positionering in het veld in vergelijking met andere organisaties Omschrijven waaruit de eigen mix van functies bestaat, in welke mate de organisatie deze nu invult en in de toekomst wenst in te vullen: - voor BK: creatiegerichtheid, presentatiegerichtheid, publieksgerichtheid - voor ArV en AuV: presentatiegerichtheid, publieksgerichtheid - optionele functies voor allen zijn: de intemationale, sociaal-artistieke en/of kunsteducatieve werking. (belangrijk: indien deze opties in het beleidsplan zijn voorlopige handleiding aanvraagdossiers kunstendecreet 4

5 opgenomen én gesubsidieerd worden, kunnen later geen additionele projectsubsidies voor deze functies verkregen worden) Wat het financiële beleidsplan moet bevatten (decreet art ) Zakelijke visie: aangeven hoe de zakelijke leiding functioneert en hoe aan kwaliteitsontwikkeling gewerkt wordt Planning en begroting : uitwerking van artistiek/inhoudelijke, organisatorische en financiële planning op realistische, en voor het eerste werkingsjaar gedetailleerde wijze Bijkomende documenten die het dossier moet bevatten (UB art. 4 2) Kopie van de statuten van de aanvrager zoals van kracht op het ogenblik van de aanvraag en zoals gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad, of een kopie van het besluit tot oprichting van het initiatief De ledenlijst van de Raad van Beheer zoals gepubliceerd in het BS, of de lijst van verantwoordelijken voor het initiatief Overzicht van de financiële situatie en de nodige elementen die aantonen dat kan voldaan worden aan de basisvoorwaarden en beoordelingscriteria Het werkingsverslag van het voorbije werkingsjaar. 6. INDIENEN VAN AANVRAGEN Voor de sectorale regelingen (organisaties beeldende kunst, organisaties voor audiovisuele kunst en architectuurorganisaties) zal gewerkt worden met een invulformulier, naar analogie met het formulier dat nu al gehanteerd wordt binnen de huidige subsidieregelingen organisatievormen hedendaagse beeldende kunst en jaarwerkingen architectuurorganisaties Ook voor de transversale regelingen (kunstencentra, werkplaatsen, festivals) zal nagegaan worden in welke mate een dergelijke benadering mogelijk is. 7. BEOORDELINGSCRITERIA Voor kunstencentra, werkplaatsen, organisaties beeldende kunsten, architectuurorganisaties, organisaties voor audiovisuele kunsten gelden volgende beoordelingscriteria: 1 Profilering en positionering 2 Langetermijnvisie 3 Kwaliteit van inhoudelijk concept en concrete (uit)werking 4 Landelijke en / of internationale uitstraling 5 Samenwerking en netwerking met artistieke en niet-artistieke actoren in het binnen en / of buitenland 6 Haalbaarheid 7 Publieksgerichtheid 8 Gedegen financiële onderbouw van de werking Op advies van de adviescommissie kan de Vlaamse Regering bijkomende criteria opleggen. Deze aanvullende criteria worden ten laatste drie maanden voor de indieningsdatum voor projecten kenbaar gemaakt. Zoniet gelden de criteria die laatst van toepassing waren. voorlopige handleiding aanvraagdossiers kunstendecreet 5

6 Voor de beoordeling van eventuele optionele functies kunsteducatie en sociaal-artistieke werking (zie artistiek/inhoudelijk beleidsplan) worden de relevante criteria uit de opsommingen hieronder gehanteerd. - Voor organisaties met kunsteducatieve werking: 1 Kwaliteit van het educatieve concept en concrete uitwerking 2 Samenwerking met kunstenaars, artistieke praktijk, culturele instellingen en samenwerkingsverbanden met socio-culturele verenigingen en onderwijsinstellingen 3 Vernieuwend karakter van de gehanteerde methoden; 4 Geografische spreiding; 5 Voorbeeldfunctie binnen het educatieve veld; 6 Multidisciplinaire aanpak; 7 Het organisatorische, financiële en boekhoudkundige management. - Voor organisaties met sociaal-artistieke werking 1 Kwaliteit van het sociaal-artistieke concept en concrete uitwerking 2 Betrokkenheid van de deelnemers 3 Kwaliteit van de procesbegeleiding 4 Samenwerking met kunstenaars, artistieke praktijk, sociale en culturele organisaties 5 Vernieuwend karakter van de gehanteerde methoden 6 Voorbeeldfunctie binnen het sociaal-artistieke veld 7 Het organisatorische, financiële en boekhoudkundige management. Op advies van de adviescommissie kan de Vlaamse Regering bijkomende criteria opleggen. Deze aanvullende criteria worden ten laatste drie maanden voor de indieningdatum voor projecten kenbaar gemaakt. Zoniet gelden de criteria die laatst van toepassing waren. 8. WIE BEOORDEELT? Respectievelijk: De beoordelingscommissie beeldende kunst: een voorzitter, een ondervoorzitter en zeven leden De beoordelingscommissie architectuur en vormgeving: een voorzitter, een ondervoorzitter en zeven leden De beoordelingscommissie audiovisuele kunsten: een voorzitter, een ondervoorzitter en zeven leden & de bevoegde administratie. De minister / Vlaamse regering neemt op basis van de adviezen de beslissing. 9. PROCEDURE BEOORDELING 1 De administratie beheert het aanvraagdossier. Ze doet de nodige voorbereidingen, controleert allevormelijke aspecten, zoals ontvankelijkheid en volledigheid, en legt het dossier voor aan de beoordelingscommissie. Opgelet: ontvankelijkheid of niet ontvankelijkheid wordt gemeld binnen de 15 werkdagen na ontvangst. 2 De beoordelingscommissie geeft een kwaliteits- en inhoudelijke beoordeling van het ingediende dossier met inbegrip van een indicatieve waardering. De administratie zorgt ervoor dat de commissieleden beschikken over alle nuttige informatie, inclusief een voorlopige zakelijke toetsing. 3 Rekening houdend met het inhoudelijke en kwaliteitsadvies van de beoordelingscommissie stelt de administratie een voorontwerp van beslissing op over alle aspecten van het aanvraagdossier, met inbegrip van voorlopige handleiding aanvraagdossiers kunstendecreet 6

7 de financiële en beheersmatige aspecten. In dat document wordt het advies van de beoordelingscommissie integraal opgenomen. 4 De administratie stelt de beoordelingscommissie in kennis van het voorontwerp van beslissing. Indien er een grote discrepantie bestaat tussen het oordeel van de beoordelingscommissie en de door de Vlaamse regering aangewezen dienst, houden beide partijen een deliberatiemoment, waarbij ze streven naar een geïntegreerd besluit. 5 Het voorontwerp van beslissing wordt, in het geval van subsidies voor werkingen van twee of vier jaar, bezorgd aan de aanvrager, die op grond daarvan een schriftelijke reactie kan indienen bij de betrokken administratie. 6 De beoordelingscommissie behandelt de schriftelijke reactie van de meerjarige subsidieaanvragen m.b.t. de kwaliteits- en de inhoudelijke aspecten. De administratie behandelt de schriftelijke reactie m.b.t. de financiële en beheersmatige aspecten en het geheel van voorontwerp van beslissing. 7 De administratie bereidt het ontwerp van beslissing voor en bezorgt het volledige dossier aan de Vlaamse regering die op basis van dit advies een beslissing neemt, waartegen geen beroep meer mogelijk is. 10. DEADLINE MELDING BESLISSING De Regering neemt de beslissing over de toekenning van werkingssubsidies zes maanden voor de meerjarige periode ingaat (decreet art. 6 6). Voor de eerste aanvraagronde is dit ten laatste op 30 juni De administratie brengt binnen de 15 werkdagen na de beslissing de aanvrager hiervan op de hoogte. Dit wil zeggen: Melding beleidsintentie na ontvangst groene nota minister (principieel akkoord) Melding definitieve beslissing 15 werkdagen na datum ondertekend subsidiebesluit Opgelet: dit gebeurt steeds aangetekend! 11. AANPASSING INGEDIEND BELEIDSPLAN Het aangepast meerjarig (artistiek en financieel) beleidsplan (decreet art UB art. 16) Is een herwerking van het ingediende oorspronkelijke beleidsplan, op basis van de toegekende middelen en de motivering van de Regering. Wordt ingediend binnen de twintig werkdagen nadat de organisatie op de hoogte werd gesteld van de beslissing over de financieringsbudget. Dit betekent voor de eerste aanvraagronde 20 werkdagen na 30 juni Het jaarlijks geactualiseerd beleidsplan (decreet art UB art 9 1-3): Wordt elk jaar twee maanden voor het betreffende werkingsjaar ingaat, ingediend per aangetekende brief of tegen ontvangstbewijs. Dit betekent voor de eerste aanvraagronde ten laatste op 30 oktober Bevat minimaal een gedetailleerde begroting van het betreffende werkingsjaar en een activiteitenkalender. Bevat bij afwijking van het aangepaste meerjarig beleidsplan een motivatie waarom. 12. UITBETALING en jaarlijkse afrekening voorlopige handleiding aanvraagdossiers kunstendecreet 7

8 12.1. Uitbetaling van voorschotten (decreet art UB art. 3) De subsidie wordt in voorschotten als volgt beschikbaar gesteld: 5% vanaf 1 januari 5% vanaf 1 april 23% vanaf 1 oktober het saldo van 2% nadat het jaarlijkse activiteitenverslag is goedgekeurd. De voorschotten kunnen jaarlijks aangepast worden ifv de indexering van de lonen Uitbetaling saldo na jaarlijkse afrekening met activiteitenverslag (decreet art UB art ) Het saldo wordt uitbetaald na goedkeuring van het jaarlijks ingediende activiteitenverslag. Het activiteitenverslag wordt ten laatste drie maanden na afloop van het werkingsjaar ingediend en dient te bevatten: 1. Een evaluatie van de werking; 2. Een gedetailleerd overzicht van de gerealiseerde activiteiten; 3. De jaarrekening, zijnde de resultatenrekening en de balans; 4. De verslagen van de algemene vergadering van de organisatie met betrekking tot de goedkeuring van rekeningen en begroting; 5. Een individueel overzicht van de bezoldigingen; 6. Een afschrijvingstabel voor de investeringen; 7. Het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor die niet betrokken mag zijn bij de dagelijkse artistieke, organisatorische en zakelijke werking van de desbetreffende gesubsidieerde organisatie, met commentaar bij de balans en de resultatenrekening van deze organisatie. Als organisaties, naast de werking waarvoor ze subsidies krijgen, nog andere activiteiten organiseren, moet in de globale boekhouding een duidelijk en identificeerbaar onderscheid gemaakt worden tussen beide soorten activiteiten. De documenten nrs. 1 en 2 worden voor de sectoren BK, ArV en AuV ingediend in 12 ex. (beoordelingscommissie: 9 leden, plus 3 voor administratie) De documenten 1 en 2 worden jaarlijks ter toetsing voorgelegd aan de bevoegde beoordelingscommissie. Documenten nrs. 3-7 worden telkens in 3 exemplaren ingediend (enkel voor de administratie) Toegelaten reservevorming De toegekende subsidies strekken in principe enkel tot financiering van het negatief resultaat van de werking waarvoor de subsidie werd toegekend. Ligt het subsidiebedrag hoger dan het negatieve resultaat, dan dient het subsidiebedrag gekort te worden tot het bedrag van dit negatieve resultaat. Dit principe wordt in het geval van subsidies voor de jaarwerking echter niet onverkort toegepast. Subsidies voor de jaarwerking kunnen immers onder bepaalde voorwaarden door de organisatie aangewend worden om een reserve aan te leggen: Toegelaten reservevorming bij vierjarige subsidiëringperiodes a/ Wat wordt er onder een reserve verstaan? Reserve = werkingssubsidies + eigen inkomsten - personeelskosten - werkingskosten (inclusief afschrijvingen met uitzondering van gebouwen), eenmalige uitzonderlijke inkomsten voorlopige handleiding aanvraagdossiers kunstendecreet 8

9 NB. Kapitaalsubsidies en de hieraan verbonden uitgaven dienen niet te worden meegenomen voor de berekening van de reserve. b/ Modaliteiten van de reserve? - Binnen de 4jarige subsidieperiode kan een reserve vrij worden aangelegd. - Op het einde van de 4jarige subsidie periode mag de reserve niet meer bedragen dan 10% van de gemiddelde jaarlijkse personeels- en werkingskosten, berekend over de afgelopen vierjarige subsidieperiode. - Reserve dient te worden aangewend voor de realisatie van de doelstellingen van de instelling. - Wat wordt verstaan onder éénmalige uitzonderlijke inkomsten zal later door de Regering worden bepaald (waarschijnlijk giften, prijzen,...) Toegelaten reservevorming bil tweejarige subsidiëringperiodes Het decreet bevat geen bepaling en inzake de toegelaten reserveopbouw voor tweejarige subsidiëringperiodes. voorlopige handleiding aanvraagdossiers kunstendecreet 9

10 II. PROJECTSUBSIDIES 1. TYPES VAN PROJECTEN DIE IN AANMERKING KOMEN VOOR PROJECTSUBSIDIERING Binnen het kader van het kunstendecreet kunnen ook projectsubsidies toegekend worden. En dit ondermeer voor projecten beeldende kunst, projecten architectuur, projecten vormgeving, projecten audiovisuele kunsten en projecten festivals. Met projecten festivals wil men de eenmalige festivals ondersteunen, alsook die initiatieven die zich als recurrent festival willen positioneren maar nog niet in aanmerking komen voor een meerjarige subsidiëring. 2. VOORWAARDEN TOT SUBSIDIERING (decreet art. 15) De regeling projectsubsidies staat zowel open voor de professionele organisaties (minstens één medewerker in vast dienstverband) als de niet-professionele organisaties. Voor de niet-professionele organisaties zijn de hiemavolgende basisvoorwaarden 3, 4 en 5 niet van toepassing. Om in aanmerking te komen voor projectsubsidiëring moeten de organisaties voldoen aan de volgende basisvoorwaarden: 1 Beschikken over rechtspersoonlijkheid 2 Gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied of het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad 3 De toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomsten naleven 4 Aan de bezoldigde zelfstandige artistieke en artistiek-technische medewerkers minstens evenveel betalen als aan een werknemer voor dezelfde prestatie, en enkel met zelfstandige werknemers werken die een zelfstandigheidsverklaring kunnen voorleggen 5 Met de meerderheid van de bezoldigde medewerkers een schriftelijke overeenkomst sluiten 6 Voldoende garanties bieden voor sociale en burgerrechtechtelijke bescherming van vrijwilligers 7 Een boekhouding voeren conform de bepalingen van de wet van 17 juli 1975 op de boekhouding en de jaarrekening van de ondernemingen 3. DEADLINES (UB art. 13 2) Jaarlijkse uiterste indiendatum voor subsidieaanvragen projecten (BK, ArV, AuV) telkens op 15 september. Eerste keer: 15 september SAMENSTELLING DOSSIER (UB art. 13 3) voorlopige handleiding aanvraagdossiers kunstendecreet 10

11 Ben aanvraag tot subsidiëring van een project moet alle informatie en documenten bevatten die nodig en nuttig zijn om zowel de artistieke / inhoudelijke kwaliteit van de georganiseerde activiteit, als de werking en het beheer van de organisatie te kunnen beoordelen. Er is geen modelformulier, de minister kan dit wel opleggen. Bovendien moet de aanvraag de volgende documenten bevatten: 1 Een kopie van de statuten van de aanvrager van de subsidie zoals deze op het ogenblik van zijn aanvraag van kracht zijn en in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad gepubliceerd werden, ofwel een kopie van het besluit tot inrichting van het initiatief 2 De ledenlijst van de raad van beheer van de aanvrager zoals deze samengesteld was op het ogenblik van de aanvraag en gepubliceerd werd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad, ofwel de lijst van verantwoordelijken voor het initiatief 3 Een overzicht van de financiële situatie en de nodige elementen waaruit blijkt dat kan voldaan worden aan de basisvoorwaarden en aan de beoordelingscriteria, genoemd in de artikelen 15 en 16 van het decreet 4 Een overzicht van reeds gerealiseerde activiteiten 5. BEOORDELINGSCRITERIA (decreet, art 16, 1) Bij de beoordeling worden de volgende beoordelingscriteria gehanteerd, voor zover die relevant zijn voor de beoordeling van de gesubsidieerde activiteit: 1 Kwaliteit van inhoudelijk concept en concrete (uit)werking 2 Bovenlokale dimensie 3 Samenwerking en netwerking met artistieke en niet artistieke actoren in het binnen- en / of in het buitenland 4 Haalbaarheid 5 Gedegen zakelijk beheer en financiële onderbouw waarborgen. Op advies van de adviescommissie kan de Vlaamse Regering bijkomende criteria opleggen. Deze aanvullende criteria worden ten laatste drie maanden voor de indieningsdatum voor projecten kenbaar gemaakt. Zoniet gelden de criteria die laatst van toepassing waren. 6. WIE BEOORDEELT? Respectievelijk: De beoordelingscommissie beeldende kunst: een voorzitter, een ondervoorzitter en zeven leden De beoordelingscommissie architectuur en vormgeving: een voorzitter, een ondervoorzitter en zeven leden De beoordelingscommissie audiovisuele kunsten: een voorzitter, een ondervoorzitter en zeven leden & de bevoegde administratie. De minister / Vlaamse regering neemt op basis van de adviezen de beslissing. voorlopige handleiding aanvraagdossiers kunstendecreet 11

12 7. PROCEDURE BEOORDELING 1 De administratie beheert het aanvraagdossier. Ze doet de nodige voorbereidingen, controleert alle vormelijke aspecten, zoals ontvankelijkheid en volledigheid, en legt het dossier voor aan de beoordelingscommissie. Opgelet: ontvankelijkheid of niet ontvankelijkheid wordt gemeld binnen de 15 werkdagen na ontvangst. 2 De beoordelingscommissie geeft een kwaliteits- en inhoudelijke beoordeling van het ingediende dossier met inbegrip van een indicatieve waardering. De administratie zorgt ervoor dat de commissieleden beschikken over alle nuttige informatie, inclusief een voorlopige zakelijke toetsing. 3 Rekening houdend met het inhoudelijke en kwaliteitsadvies van de beoordelingscommissie stelt de administratie een voorontwerp van beslissing op over alle aspecten van het aanvraagdossier, met inbegrip van de financiële en beheersmatige aspecten. In dat document wordt het advies van de beoordelingscommissie integraal opgenomen. 4 De administratie stelt de beoordelingscommissie in kennis van het voorontwerp van beslissing. Indien er een grote discrepantie bestaat tussen het oordeel van de beoordelingscommissie en de door de Vlaamse regering aangewezen dienst, houden beide partijen een deliberatiemoment, waarbij ze streven naar een geïntegreerd besluit. 5 De administratie bereidt het ontwerp van beslissing voor en bezorgt het volledige dossier aan de Vlaamse regering. 8. DEADLINE MELDING BESLISSING (decreet art. 17 4) De Regering neemt de beslissing over de toekenning van projectsubsidies uiterlijk vier maanden na de uiterlijke indieningsdatum van de aanvragen. Dit is voor de eerste aanvraagronde uiterlijk op 15 januari UITBETALING en jaarlijkse afrekening 9.1. Uitbetaling eerste schijf Uitbetaling van een eerste schijf van 90 % na ondertekening van het subsidiebesluit Uitbetaling saldo en afrekening Uiterlijk 15 maanden na de datum van ondertekening van het besluit en uiterlijk op 15 oktober van het jaar volgend op het kalenderjaar waarin de subsidie werd toegekend, worden de volgende documenten in drie exemplaren per aangetekende brief naar de administratie verstuurd of tegen ontvangstbewijs aan de administratie bezorgd: 1 De resultatenrekening met betrekking tot de realisatie van het project met een specificatie van alle vermelde kosten- en opbrengstenrekeningen en een toelichting per post 2 De specificatie van alle toegekende bezoldigingen, sociale lasten, vergoedingen, commissie- en erelonen, uitkoopsommen en voordelen in natura aan de personen die op artistiek, technisch, administratief of organisatorisch vlak meewerkten aan de realisatie van het project met de naam van de begunstigde voorlopige handleiding aanvraagdossiers kunstendecreet 12

13 3 Als de toegekende projectsubsidie minstens euro bedraagt: het verslag van een erkend accountant die niet betrokken mag zijn bij de dagelijkse artistieke, organisatorische of zakelijke werking van de organisatie die het project realiseerde, met commentaar bij de resultatenrekening 4 Een inhoudelijk verslag van het gerealiseerde project. Als een gesubsidieerd project gerealiseerd wordt door een organisatie die daarnaast nog andere activiteiten heeft, dan moet in de globale boekhouding van die organisatie een duidelijk en identificeerbaar onderscheid gemaakt worden tussen de kosten en opbrengsten van de realisatie van het gesubsidieerde project, en alle andere kosten en opbrengsten Reservevorming Projectsubsidies strekken enkel tot financiering van het negatief resultaat van het project waarvoor subsidiëring werd toegekend. Reservevorming is niet mogelijk. Ligt het subsidiebedrag hoger dan het negatieve resultaat van het project, dan wordt de subsidie gekort tot het bedrag van dat negatieve resultaat. voorlopige handleiding aanvraagdossiers kunstendecreet 13