Handleiding subsidiering van internationale initiatieven

Transcriptie

1 Handleiding subsidiering van internationale initiatieven in het kader van het Kunstendecreet < verwijder het hiernavolgende sectie-einde niet! het bepaalt de opmaak van alle volgende bladzijden >

2 Inleiding In deze handleiding vindt u de belangrijkste informatie terug uit het Kunstendecreet (KD), het besluit van de Vlaamse Regering (BVR) en de memorie van toelichting. Deze informatie zal u helpen bij het opmaken van een subsidieaanvraag voor een internationaal initiatief in het kader van het Kunstendecreet. Let op. De handleiding is enkel bedoeld als verduidelijking en is dus niet rechtsgeldig. De volledige decreettekst, het besluit van de Vlaamse Regering en de memorie van toelichting kunt u terugvinden op (KD art 52-56, BVR art 35-37) Subsidiering van internationale initiatieven Hieronder zijn de verschillende subsidiemogelijkheden, de basisvoorwaarden, de beoordelingscriteria, de te volgen aanvraagprocedure, op een rijtje gezet. Daarnaast vindt u hier ook heel wat praktische (rand)informatie en inhoudelijke opmerkingen, die het decreet helpen verduidelijken. INTERNATIONALE INITIATIEVEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECREET 2

3 1 Subsidievormen Onder internationale initiatieven wordt verstaan: internationale projecten voorbereiding van een internationaal project binnen een Europees subsidieprogramma internationale werkverblijven internationale netwerkorganisaties tegemoetkomingen in de internationale reis-, verblijf- en transportkosten vertalingen uit het Nederlands naar andere talen en omgekeerd. Binnen de subsidies voor internationale initiatieven worden geen aanvragen voor subsidies voor prospecties aanvaard. Organisaties die een werkingssubsidie ontvangen binnen het kunstendecreet die gelijk is aan of hoger is dan euro, steunpunten en instellingen van de Vlaamse Gemeenschap komen niet in aanmerking voor een subsidie van een internationaal initiatief Internationale projecten Internationale projectsubsidies ondersteunen organisaties en natuurlijke personen die reeds een internationale erkenning hebben verworven of voldoende waarborgen bieden om zich internationaal te profileren. Het begrip internationale projecten slaat op de volgende activiteiten: internationale tournees van gezelschappen en ensembles, coproducties, (deelname aan) tentoonstellingen in het buitenland, uitwisselingen, Basisvoorwaarden beschikken over rechtspersoonlijkheid of een natuurlijke persoon zijn gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied binnen België of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad of een aantoonbare relatie hebben met het artistieke leven in de Vlaamse Gemeenschap Kwalitatieve subsidiëringsvoorwaarden en beoordelingscriteria Om de grootte van het subsidiebedrag te bepalen wordende volgende criteria gehanteerd, voor zover die relevant zijn voor de beoordeling van de gesubsidieerde activiteit. Hierbij wordt er rekening gehouden met de specificiteit van de aanvrager. de kwaliteit van het artistieke en/of inhoudelijke concept de artistieke uitstraling in binnen- en buitenland de internationale uitstraling van de buitenlandse partners de internationale uitstraling van de buitenlandse indieners het sporen van de inhoudelijke met de financiële planning de concretisering van de interculturaliteit INTERNATIONALE INITIATIEVEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECREET 3

4 de prioriteitsgraad van het land of de regio in het beleid, waarop het internationale project betrekking heeft Samenstelling aanvraagdossier Een aanvraagdossier voor een internationaal project moet de volgende informatie en documenten bevatten: een precieze omschrijving van het project: de visie, de deelnemers, de concrete planning, de locatie en de periode waarin het project plaats vindt een uitgewerkte begroting van het project met geraamde uitgaven en voorziene inkomsten, met toelichting bij de begrote bedragen een overzicht van de voorbije werking, indien van toepassing, en van de geplande werking documentatie over het werk van de aanvrager Voorbereiding van een internationaal project op het vlak van de kunsten binnen een Europees subsidieprogramma Een organisatie die een aanvraag voor een Europees subsidieprogramma (Cultuur , Interreg, ) voorbereidt, kan een ondersteuning vragen voor de internationale kosten die aan deze voorbereiding verbonden zijn. Deze kosten zijn bijvoorbeeld internationale reiskosten voor voorbereidende vergaderingen met partnerorganisaties, of kosten van internationale telefoongesprekken. Via deze projectsubsidies wil de Vlaamse overheid de kunstensector aanmoedigen om Europese subsidiedossiers uit te werken en in te dienen Basisvoorwaarden beschikken over rechtspersoonlijkheid; gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied binnen België of in het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad Kwalitatieve subsidiëringsvoorwaarden en beoordelingscriteria Om de grootte van het subsidiebedrag te bepalen wordende volgende criteria gehanteerd, voor zover die relevant zijn voor de beoordeling van de gesubsidieerde activiteit. Hierbij wordt er rekening gehouden met de specificiteit van de aanvrager. de kwaliteit van het artistieke en/of inhoudelijke concept het belang en de kwaliteit van het project binnen de internationale context het belang van het project voor de verdere ontwikkeling van het artistieke parcours de concretisering van de interculturaliteit de prioriteitsgraad van het land of de regio in het beleid, waarop het internationale project betrekking heeft Samenstelling aanvraagdossier Een aanvraagdossier voor de voorbereiding van een internationaal project in het kader van een Europees subsidieprogramma moet de volgende informatie en documenten bevatten: een omschrijving van het project: de visie, aard van de samenwerking, concrete planning van de voorbereidingen, voorlopige planning van het uit te voeren project INTERNATIONALE INITIATIEVEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECREET 4

5 een uitgewerkte begroting van de voorbereidingskosten die verbonden zijn aan het project, met een toelichting bij de begrote bedragen een overzicht van de internationale partners van het project Werkverblijven Internationale werkverblijven bieden kunstenaars of leden van kunstenorganisaties de kans om gedurende korte of langere tijd hun (kunst)activiteit te ontwikkelen in buitenlandse kunstinstellingen of om te werken onder begeleiding van toonaangevende kunstenaars. De kunstenaars of leden van kunstorganisaties die een aanvraag indienen, werken reeds op een professionele basis in het domein waarbinnen ze hun aanvraag indienen. Opleidingen aan universiteiten, postgraduaten of kunsthogescholen komen niet in aanmerking voor deze ondersteuning, tenzij de opleiding in functie is van het realiseren van een artistiek project Basisvoorwaarden beschikken over rechtspersoonlijkheid of een natuurlijke persoon zijn gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied binnen België of het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad of een aantoonbare relatie hebben met het artistieke leven in de Vlaamse Gemeenschap Kwalitatieve subsidiëringsvoorwaarden en beoordelingscriteria de kwaliteit van het oeuvre de kwaliteit van de locatie(s) de prioriteitsgraad van het land of de regio in het beleid, waar het werkverblijf plaatsvindt Samenstelling aanvraagdossier Een aanvraagdossier voor een werkverblijf moet de volgende informatie en documenten bevatten: een motivering van de aanvraag met een concrete planning een uitgewerkte begroting met geraamde uitgaven en voorziene inkomsten, met een toelichting bij de begrote bedragen een toelichting over de locatie waar het werkverblijf plaatsvindt een curriculum vitae; documentatie over het werk van de aanvrager Internationale netwerkorganisaties Hiermee worden organisaties bedoeld die leden verenigen rondom een bepaald thema of sector (bv. beeldende kunsten of podiumkunsten). De leden worden internationaal gerekruteerd. Bedoeling van deze netwerken is: het uitwisselen en opbouwen van kennis rondom een bepaald thema of sector het bijdragen tot het beïnvloeden van een internationaal cultuurbeleid Basisvoorwaarden beschikken over rechtspersoonlijkheid INTERNATIONALE INITIATIEVEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECREET 5

6 gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied binnen België of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad Kwalitatieve subsidiëringsvoorwaarden en beoordelingscriteria Om de grootte van het subsidiebedrag te bepalen wordende volgende criteria gehanteerd, voor zover die relevant zijn voor de beoordeling van de gesubsidieerde activiteit. Hierbij wordt er rekening gehouden met de specificiteit van de aanvrager. de kwaliteit van de werking het draagvlak van het netwerk binnen de sectoren de internationale uitstraling de impact op het vlak van concrete uitwisseling en samenwerking de uitwisseling van deskundigheid het sporen van de inhoudelijke met de financiële planning de concretisering van de interculturaliteit de prioriteitsgraad van het land of de regio in het beleid, waarop de internationale netwerkorganisatie betrekking heeft. Bij de beoordeling wordt er rekening gehouden met de meerwaarde die deze netwerken hebben voor de Vlaamse leden, hun draagvlak binnen het internationale veld en hun invloed die ze kunnen uitoefenen op de internationale fora Samenstelling aanvraagdossier Een aanvraagdossier voor een internationale netwerkorganisatie moet de volgende informatie en documenten bevatten: een motivering van de aanvraag met vermelding van de relaties met het artistieke leven in de Vlaamse Gemeenschap en met een concrete planning een uitgewerkte begroting met geraamde uitgaven en voorziene inkomsten, met een toelichting bij de begrote bedragen een verslag van het voorbije werkingsjaar Tegemoetkomingen in de reis-, verblijf- en transportkosten vanuit en naar het buitenland Een tegemoetkoming in de reis-, verblijf- en transportkosten is in de eerste plaats bedoeld als impuls voor de deelname van Vlaamse kunstenaars of kunstenorganisaties aan initiatieven in het buitenland. Voor die tegemoetkoming worden alleen presentaties in aanmerking genomen. Dat wil zeggen dat er een actieve deelname is in de vorm van een concert, voorstelling, tentoonstelling enzovoort. De ontvangst van buitenlandse kunstenaars in Vlaanderen is binnen deze subsidievorm niet prioritair en zal alleen in zeer uitzonderlijke gevallen worden toegestaan. Prospectiereizen of reizen waarbij alleen maar activiteiten worden bijgewoond zonder actieve deelname, komen niet voor ondersteuning in aanmerking Basisvoorwaarden U bent een natuurlijk persoon of een organisatie met rechtspersoonlijkheid U heb uw officiële adres in Vlaanderen of in het tweetalige gebied Brussel- Hoofdstad, of u bent verbonden met het artistieke leven binnen de Vlaamse Gemeenschap INTERNATIONALE INITIATIEVEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECREET 6

7 De kosten per deelnemer bedragen minstens 75 euro Organisaties die van de Vlaamse Gemeenschap een werkingssubsidie in het kader van het Kunstendecreet van euro of meer (oorspronkelijk toegekende bedrag) ontvangen, komen niet voor een tegemoetkoming in aanmerking Kwalitatieve subsidiëringsvoorwaarden en beoordelingscriteria Om de grootte van het subsidiebedrag te bepalen wordende volgende criteria gehanteerd, voor zover die relevant zijn voor de beoordeling van de gesubsidieerde activiteit. Hierbij wordt er rekening gehouden met de specificiteit van de aanvrager. meerwaarde van de deelname aan een buitenlandse activiteit voor de eigen ontwikkeling kwaliteit van de buitenlandse activiteit meerwaarde van de deelname van een buitenlandse gast aan een artistieke activiteit in Vlaanderen de prioriteitsgraad van het land of de regio in het beleid, waar de buitenlandse activiteit plaatsvindt of waar de buitenlandse gast betrokken is bij het kunstgebeuren Samenstelling aanvraagdossier Een aanvraagdossier voor een tegemoetkoming in reis-, verblijf- en transportkosten moet de volgende informatie en documenten bevatten: een beknopte brief, ondertekend en gedateerd, met motivering van de aanvraag een aanvraagformulier met de noodzakelijke administratieve gegevens een omschrijving/situering van het initiatief en het belang ervan binnen het oeuvre of de langetermijnplanning van de aanvrager, met aandacht voor de doelmatigheid van het initiatief en ecologische aspecten situering en belang van de buitenlandse locatie/organisatie een begroting voor de reis-, verblijf- en transportkosten een actueel artistiek curriculum vitae documentatie en/of kritische teksten over het oeuvre van de aanvrager (persknipsels, recensies, beeldmateriaal, ) Beperkingen U kunt maximum 3 aanvragen per jaar indienen. Indien u meerdere organisaties, kunstenaars of groepen vertegenwoordigt, kunt u maximum 3 aanvragen per organisatie, kunstenaar of groep indienen. De hoogte van het toegekende subsidiebedrag wordt per aanvraag beperkt tot: euro voor individuele kunstenaars en experts euro voor culturele organisaties waaraan een meerjarige subsidie voor het geheel van de werking is toegekend, die minder dan euro bedraagt euro voor culturele organisaties die geen meerjarige subsidie ontvangen voor het geheel van de werking of voor een natuurlijke persoon die optreedt als gevolmachtigde vertegenwoordiger van een groep van tenminste drie individuele kunstenaars of experts. Een aanvraag heeft steeds betrekking op de kosten die te maken hebben met 1 initiatief. Dit initiatief kan echter meerdere momenten omvatten. Het is dus mogelijk dat u meerdere reizen maakt voor hetzelfde initiatief. Hou er echter INTERNATIONALE INITIATIEVEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECREET 7

8 rekening mee dat u dit goed moet argumenteren. De meerwaarde moet duidelijk worden aangetoond, en kostenefficiëntie staat voorop Vertalingen uit het Nederlands naar andere talen en omgekeerd Er kunnen ook tussenkomsten worden voorzien voor het vertalen van teksten uit het Nederlands naar andere talen en omgekeerd die: een interessante bijdrage leveren over het artistieke gebeuren in Vlaanderen belangrijke of relevante informatie over nieuwe evoluties over het culturele leven in Vlaanderen kenbaar maken publiek toegankelijk gemaakt worden via publicaties of andere dragers Basisvoorwaarde beschikken over rechtspersoonlijkheid of een natuurlijke persoon zijn Kwalitatieve subsidiëringsvoorwaarden en beoordelingscriteria Om de grootte van het subsidiebedrag te bepalen worden, rekening houdend met de specificiteit van de aanvrager, de volgende criteria gehanteerd, voor zover die relevant zijn voor de beoordeling van de gesubsidieerde activiteit: de artistieke en/of kunstkritische kwaliteit van de schriftelijke bijdrage de meerwaarde voor de ontwikkeling van het artistieke landschap impact op de internationale uitstraling en promotie van het gehele artistieke landschap de prioriteitsgraad van het land of de regio in het beleid, waar de schriftelijke bijdrage haar oorsprong heeft Samenstelling aanvraagdossier Een aanvraagdossier voor vertalingen uit het Nederlands naar andere talen en omgekeerd moet de volgende informatie en documenten bevatten: A. als het gaat om een niet-periodieke publicatie: een gedetailleerde kostenraming van de publicatie aan de hand van het hiervoor voorziene calculatieformulier (zie aanvraagformulier) de publicatiedatum de voorziene oplage(s) tijdens het eerste jaar een exemplaar van de te vertalen originele tekst een curriculum vitae van de vertaler een kopie van het contract tussen uitgever en vertaler B. als het gaat om de vertaling van een artikel: de kostenraming van de vertaling de originele tekst de publicatiedatum een omschrijving van het doel van de vertaling of van het kader waarin het vertaalde artikel gesitueerd is, de verschijningsvorm en de verspreidingskanalen. INTERNATIONALE INITIATIEVEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECREET 8

9 2 Timing Indiening Ontvankelijkheid Beslissing Mededeling beslissing INTERNATIONALE PROJECTEN MINSTENS 4 MAANDEN VOOR AANVANG, TENZIJ GEMOTIVEERDE UITZONDERINGEN BINNEN 15 WERKDAGEN UITERLIJK 5 MAANDEN NA UITERSTE INDIENDATUM 15 DAGEN VANAF DE DATUM VAN HET ONDERTEKENDE TOEKENNINGSBESLUIT VOORBEREIDING VAN EEN PROJECT BINNEN HET KADER VAN EEN EU-PROGRAMMA MINSTENS 4 MAANDEN VOOR AANVANG VAN DE VOORBEREIDING, TENZIJ GEMOTIVEERDE UITZONDERINGEN BINNEN 15 WERKDAGEN UITERLIJK 5 MAANDEN NA UITERSTE INDIENDATUM 15 DAGEN VANAF DE DATUM VAN HET ONDERTEKENDE TOEKENNINGSBESLUIT INTERNATIONALE NETWERKORGANISATIES (WERKINGSSUBSIDIES) 1 OKTOBER VAN HET VOORGAANDE JAAR BINNEN 15 WERKDAGEN UITERLIJK 5 MAANDEN NA UITERSTE INDIENDATUM 15 DAGEN VANAF DE DATUM VAN HET ONDERTEKENDE TOEKENNINGSBESLUIT WERKVERBLIJVEN MINSTENS 4 MAANDEN VOOR AANVANG, TENZIJ GEMOTIVEERDE UITZONDERINGEN BINNEN 15 WERKDAGEN UITERLIJK 5 MAANDEN NA UITERSTE INDIENDATUM 15 DAGEN VANAF DE DATUM VAN HET ONDERTEKENDE TOEKENNINGSBESLUIT TEGEMOETKOMINGEN IN REIS-, VERBLIJF- EN TRANSPORTKOSTEN MINSTENS 2 MAANDEN VOOR AANVANG, TENZIJ GEMOTIVEERDE UITZONDERINGEN NIET VAN TOEPASSING NIET VAN TOEPASSING 15 DAGEN VANAF DE DATUM VAN HET ONDERTEKENDE TOEKENNINGSBESLUIT VERTALINGEN VAN NIET- PERIODIEKE PUBLICATIES MINSTENS 4 MAANDEN VOOR AANVANG, TENZIJ GEMOTIVEERDE UITZONDERINGEN BINNEN 15 WERKDAGEN UITERLIJK 5 MAANDEN NA UITERSTE INDIENDATUM 15 DAGEN VANAF DE DATUM VAN HET ONDERTEKENDE TOEKENNINGSBESLUIT VERTALINGEN VAN ARTIKELS MINSTENS 2 MAANDEN VOOR DE PUBLICATIE, TENZIJ GEMOTIVEERDE UITZONDERINGEN NIET VAN TOEPASSING UITERLIJK 5 MAANDEN NA UITERSTE INDIENDATUM 15 DAGEN VANAF DE DATUM VAN HET ONDERTEKENDE TOEKENNINGSBESLUIT INTERNATIONALE INITIATIEVEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECREET 9

10 3 Uitbetalingsmodaliteiten 3.1. Uitbetaling De subsidies voor internationale projecten, de voorbereiding van een internationaal project op het vlak van de kunsten binnen een Europees subsidieprogramma, werkverblijven, internationale netwerkorganisaties en vertalingen van niet-periodieke publicaties, worden als volgt beschikbaar gesteld: een voorschot van 90 procent van de subsidie wordt uitbetaald na de ondertekening van het besluit, waarin de subsidie wordt toegekend een saldo van 10 procent van de subsidie wordt uitbetaald nadat de administratie heeft vastgesteld dat de voorwaarden waaronder de subsidie toegekend werd, nageleefd werden en dat de subsidie aangewend werd voor de doeleinden waarvoor ze werd verleend. De subsidies voor tussenkomsten in reis-, verblijf- en transportkosten vanuit en naar het buitenland en voor vertalingen van artikels worden voor 100 procent ter beschikking gesteld na indiening van een afrekeningsformulier, een inhoudelijk verslag met verworven leerpunten, een overzicht van de uitgaven en de nodige bewijsstukken bij het agentschap en controle hiervan door het agentschap. Noot: subsidies voor internationale projecten, vertalingen en internationale netwerkorganisaties toegekend aan buitenlandse organisaties of buitenlandse natuurlijke personen worden als volgt beschikbaar gesteld: een voorschot van 70 procent van de subsidie wordt uitbetaald na de ondertekening van het besluit, waarin de subsidie wordt toegekend een saldo van 30 procent van de subsidie wordt uitbetaald nadat de administratie heeft vastgesteld dat de voorwaarden waaronder de subsidie toegekend werd, nageleefd werden en dat de subsidie aangewend werd voor de doeleinden waarvoor ze werd verleend Benodigde documenten Om de realisatie van internationale projecten en de werking van internationale netwerkorganisaties te controleren moeten de volgende documenten in twee exemplaren naar de administratie verstuurd worden of bezorgd worden: de resultatenrekening met betrekking tot de realisatie van het initiatief met een specificatie van alle vermelde kosten- en opbrengstenrekeningen en een toelichting per post als de toegekende subsidie minder dan euro bedraagt: de specificatie met bewijsstukken van de toegekende subsidie als de toegekende subsidie minstens euro bedraagt: het verslag van een erkend accountant die niet betrokken mag zijn bij de dagelijkse artistieke, organisatorische of zakelijke werking van de organisatie die het project realiseerde, met commentaar bij de resultatenrekening een werkingsverslag. INTERNATIONALE INITIATIEVEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECREET 10

11 Om de realisatie van werkverblijven te controleren moeten de volgende documenten in twee exemplaren naar de administratie verstuurd worden of bezorgd worden: een inhoudelijk verslag van het werkverblijf een staat van inkomsten en uitgaven met betrekking tot het werkverblijf. Om de realisatie van tegemoetkomingen in de reis-, verblijf- en transportkosten te controleren moeten de volgende documenten in één exemplaar naar de administratie verstuurd worden of bezorgd worden: een afrekeningsformulier een inhoudelijk verslag met verworven leerpunten een overzicht van de uitgaven bewijsstukken. Om de realisatie van vertalingen te controleren moeten de volgende documenten naar de administratie verstuurd worden of bezorgd worden: een bewijs van de betaling van de vergoeding aan de vertaler twee exemplaren van het vertaalde boek of het artikel Indiendata afrekening De bovenstaande documenten moeten worden ingediend: voor internationale projecten, internationale netwerkorganisaties en internationale werkverblijven: uiterlijk op 1 juli van het jaar volgend op het jaar waarop de subsidie betrekking heeft voor tegemoetkomingen in reis-, verblijf- en transportkosten: de uiterste indiendatum is afhankelijk van de periode waarin het initiatief plaats vindt. Deze datum wordt vermeld in de toekenningsbrief en in het subsidiebesluit. voor vertalingen: uiterlijk op 1 juli van het jaar volgend op het jaar waarin de subsidie werd toegekend. Noot: Buitenlandse organisaties en natuurlijke personen moeten uiterlijk op 1 september van het jaar dat volgt op het jaar waarin de subsidie werd toegekend, de volgende documenten in twee exemplaren aan de administratie versturen of bezorgen: een overzicht van inkomsten en uitgaven met betrekking tot het internationaal initiatief en kostenbewijzen ten bedrage van het subsidiebedrag een inhoudelijk verslag van het initiatief. INTERNATIONALE INITIATIEVEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECREET 11

12 Aanvraagdossier en procedure De aanvragen worden ingediend bij de administratie. Indienen kan per aangetekende brief of door het dossier af te geven tegen ontvangstbewijs. Het dossier wordt in één gedocumenteerd exemplaar per post en één elektronisch exemplaar per ingediend. U stuurt uw aanvraag naar: Kunsten en Erfgoed Afdeling Kunsten Arenbergstraat Brussel kunsten.internationaal@cjsm.vlaanderen.be De eerste stap die het dossier doorloopt, is de ontvankelijkheidstoets. Het agentschap kijkt na of het aanvraagdossier: tijdig is ingediend (cf. infra timingtabel) volledig is (cf. infra samenstelling dossier) voldoet aan de nodige basisvoorwaarden (cf. supra ). Binnen 15 werkdagen, te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de aanvraag, stuurt de administratie een bericht naar de organisatie met de melding of de aanvraag al dan niet ontvankelijk is (niet voor tegemoetkomingen in de reis-, verblijf- en transportkosten en de vertalingen van artikels). In geval van onontvankelijkheid vermeldt het bericht de reden daarvan. INTERNATIONALE INITIATIEVEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECREET 12

13 Kwaliteitsbeoordeling In het Kunstendecreet slaat de kwaliteitsbeoordeling zowel op de artistiekinhoudelijke als op de zakelijke, beheersmatige aspecten van het aanvraagdossier. Tenzij hoger anders vermeld, is het hiernavolgende het scenario voor het beoordelingsproces. 1. Stappen in het beoordelingsproces De administratie beheert het aanvraagdossier. Ze treft de nodige voorbereidingen, controleert alle vormelijke aspecten (ontvankelijkheidstoets) en legt het dossier voor aan de beoordelingscommissie in kwestie of de adviescommissie. De administratie zal vervolgens ook een zakelijk advies opmaken over de werking en het beheer van de organisatie/natuurlijke persoon. De beoordelingscommissies stellen een artistiek of inhoudelijk advies op. Het agentschap bezorgt de zakelijke en artistieke adviezen aan de minister. Belangrijke opmerking! De Vlaamse Regering is niet verplicht de adviezen van het agentschap en de beoordelingscommissies te volgen. Een definitieve beslissing valt uiterlijk vijf maanden na de uiterlijke indieningdatum van de aanvragen. 2. Beoordelingcommissies (BVR artikel 47 1, 2) De beoordelingscommissies bestaan steeds uit een voorzitter, een ondervoorzitter en een vast aantal leden. Hieronder geven we het totale aantal leden (inclusief voorzitter en ondervoorzitter). De leden worden benoemd voor vier jaar. Om een gezond evenwicht te verkrijgen tussen continuïteit en flexibiliteit (en vernieuwing), wordt de helft van de leden om de vier jaar vervangen. Een lid kan maximaal twee mandaten vervullen. Multidisciplinaire Kunstencentra, werkplaatsen en festivals: 12 leden Festivals: 9 leden Kunsteducatie: 9 leden Sociaal-artistiek: 9 leden Publicaties: 9 leden Beeldende kunst: 10 leden Theater: 15 leden Muziektheater: 9 leden Dans: 9 leden Muziek: 17 leden Audiovisuele kunsten: 11 leden Architectuur en vormgeving: 9 leden Belangrijke opmerkingen! De kunstenorganisaties beslissen zelf tot welke beoordelingscommissie ze hun aanvraagdossiers richten. Voor de beoordeling van mengvormen en uitzonderlijke aanvragen kan een tijdelijke adhoc-commissie opgericht worden. INTERNATIONALE INITIATIEVEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECREET 13

14 3. Adviescommissie Kunsten Naast de beoordelingscommissies installeert het Kunstendecreet ook een overkoepelende Adviescommissie Kunsten die een belangrijke scharnierfunctie vervult tussen de kwaliteitsbeoordeling en de strategische advisering. De adviescommissie moet zorgen voor de doorstroming van alle relevante beleidsinformatie, die voortvloeit uit het concrete advieswerk, naar de Strategische Raad voor Cultuur, Jeugd, Media en Sport. Daarnaast heeft de adviescommissie een belangrijke coördinerende taak in het advieswerk zelf. Indien nodig voorziet de adviescommissie de beoordelingscommissies van feedback of stuurt ze het advieswerk bij. De adviescommissie bemiddelt ook voor dossiers die niet binnen één beoordelingscommissie kunnen behandeld worden. Ook de artistieke of inhoudelijke beoordeling van de steunpunten zal door de adviescommissie gebeuren. Tot slot wordt van de adviescommissie verwacht dat ze het overleg zal stimuleren met het Fonds voor de Letteren en het Vlaams Audiovisueel Fonds. De adviescommissie bestaat uit minstens 8 en maximaal 12 leden die voor vier jaar benoemd worden. Een lid kan niet meer dan twee mandaten vervullen. Leden van een beoordelingscommissie kunnen ook lid zijn van de adviescommissie. INTERNATIONALE INITIATIEVEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECREET 14

15 inhoud INLEIDING 2 SUBSIDIERING VAN INTERNATIONALE INITIATIEVEN 2 1. Subsidievormen Internationale projecten Voorbereiding van een internationaal project op het vlak van de kunsten binnen een Europees subsidieprogramma Werkverblijven Internationale netwerkorganisaties Tegemoetkomingen in de reis-, verblijf- en transportkosten vanuit en naar het buitenland Vertalingen uit het Nederlands naar andere talen en omgekeerd 8 2. Timing 9 3. Uitbetalingsmodaliteiten Uitbetaling Benodigde documenten Indiendata afrekening 11 AANVRAAGDOSSIER EN PROCEDURE 12 KWALITEITSBEOORDELING Stappen in het beoordelingsproces Beoordelingcommissies (BVR artikel 47 1, 2) Adviescommissie Kunsten 14 INTERNATIONALE INITIATIEVEN IN HET KADER VAN HET KUNSTENDECREET 15