E-shipment Handleiding. De eerste stap naar een goede verwerking van uw zendingen

Transcriptie

1 E-shipment Handleiding De eerste stap naar een goede verwerking van uw zendingen

2 Inhoudsopgave VOORWOORD E-SHIPMENT AANMELDEN ALGEMEEN NIEUWE OPDRACHT Dienstverlening & opdrachtnummer Adresgegevens Pakstukken Transportgegevens Gevaarlijke goederen OVERZICHT VAN OPDRACHTEN Opdracht toevoegen AFDRUKKEN & VERSTUREN VAN DE OPDRACHT Labels afdrukken Vrijgave opdracht & afdrukken laadlijst/vrachtbrief Laadlijstenarchief TRACKING & TRACING EXTRA S AFSLUITEN Wim Bosman Belgium, Member of the Mainfreight team - E-Shipment Handleiding 2

3 Voorwoord Beste klant, Voor u ligt de E-Shipment handleiding. Door middel van deze handleiding willen we u stap voor stap begeleiden in het doorgeven van uw opdrachten aan Wim Bosman Belgium. Het correct doorgeven van een opdracht is de eerste stap naar een goede verwerking hiervan. Dit is zowel voor u als voor ons erg belangrijk. Om hiertoe te komen, is een duidelijke uitleg van de noodzakelijke handelingen vereist. Hierdoor worden fouten geminimaliseerd. Met dit uitgangspunt hebben wij deze handleiding samengesteld en hopen we dat u hiermee zelfstandig het proces kunt doorlopen. Mocht u echter hulp nodig hebben, dan kunt u ons altijd bellen voor ondersteuning en vragen over het gebruik van E-Shipment. Met vriendelijke groet, E-shipment Support Team Mocht u nog vragen en/of aanmerkingen hebben, neem dan gerust contact met ons op. Wim Bosman Belgium Afdeling Customer Service Desk - E-shipment Support Zandvoordestraat Oostende Telefoon: +32 (0) Fax: +32 (0) support@e-shipment.be Wim Bosman Belgium, Member of the Mainfreight team - E-Shipment Handleiding 3

4 1. E-Shipment E-Shipment is een website, waarop u op een overzichtelijke manier uw opdrachten kunt doorgeven, beheren, aanpassen en controleren. Dit geeft u een volledige controle over het doorgeven van uw opdrachten. E-Shipment in het kort: E-Shipment is een gratis service van Wim Bosman Belgium en is in meerdere talen beschikbaar. U kunt 24 uur per dag, 365 dagen per jaar gebruik maken van E-Shipment. Door het gebruik van een klantendatabase kunt u eerder ingevoerde adresgegevens hergebruiken. Via een zoekfunctie zijn eerder ingevoerde namen of klantnummers makkelijk terug te vinden. Expeditiewerkzaamheden worden efficiënter, doordat meerdere opdrachten gelijktijdig aangemaakt kunnen worden. E-Shipment zorgt voor minder papierwerk en vereenvoudigt het aanmaken van CMR s, labels en laadlijsten. Direct toegang tot Tracking en Tracing van uw opdrachten, en het via Internet opvragen van de ontvangstbewijzen voor uw opdrachten. Reeds verzonden opdrachten en de bijbehorende label(s)/laadlijst worden in een archief bewaard. Mogelijkheid om via de E-Shipment upload functie meerdere opdrachten tegelijk te importeren vanuit een CSV-file. Door het gebruik van een unieke inlognaam en wachtwoord is E-Shipment beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang. Om gebruik te maken van E-Shipment dient uw pc minimaal aan de volgende eisen te voldoen: Een internet-browser, zoals b.v. Internet Explorer, Google Chrome, Safari of Firefox. Een PDF-reader zoals Adobe Reader. Een Internetverbinding Wim Bosman Belgium, Member of the Mainfreight team - E-Shipment Handleiding 4

5 2. Aanmelden U kunt onze E-Shipment website bereiken via Daar klikt u bij Direct naar op E-Shipment. Nadat u de gewenste taal heeft gekozen, zal het inlogscherm verschijnen. Hier kunt u inloggen met behulp van uw specifieke accountgegevens. Bij de eerste aanmelding zal u gevraagd worden om uw wachtwoord te wijzigen. Het wachtwoord moet minstens 10 karakters bevatten, waaronder minstens 1 cijfer en een speciaal karakter (bv.!<>:/\ - _). Na 90 dagen vervalt uw paswoord en zal er u gevraagd worden uit veiligheidsredenen een nieuw paswoord in te geven. Wanneer u succesvol ingelogd bent, krijgt u het E-Shipment bulletin board te zien. Wanneer er belangrijke informatie beschikbaar is omtrent E-Shipment kunt u dat hier lezen. Wim Bosman Belgium, Member of the Mainfreight team - E-Shipment Handleiding 5

6 3. Algemeen Boven in het scherm bevinden zich 5 buttons. Via deze buttons kunt u de verscheidene onderdelen van het systeem bereiken. Hieronder een korte beschrijving van de buttons: Overzicht van de openstaande en reeds verzonden opdrachten. Hier kunt u opdrachten wijzigen en beknopte Track & Tracé informatie bekijken. Nieuwe opdracht aanmaken en de specifieke details van de opdracht invoeren. Afdrukken van labels en het versturen van de opdracht(en) naar Wim Bosman Belgium. Tevens toegang tot het Laadlijstenarchief. Uw klantenbestand downloaden/uploaden en standaardwaarden specificeren voor uw opdrachten. Het systeem via een correcte manier verlaten. Uw openstaande opdrachten zullen bewaard blijven. Wim Bosman Belgium, Member of the Mainfreight team - E-Shipment Handleiding 6

7 4. Nieuwe opdracht Om een nieuwe opdracht aan te maken, klikt u op de knop nieuwe opdracht. Vervolgens zult u het volgende scherm zien met verschillende invoervelden. In de volgende onderstaande stappen zullen wij u de onderdelen van een nieuwe opdracht uitleggen. Wim Bosman Belgium, Member of the Mainfreight team - E-Shipment Handleiding 7

8 Beschrijving van de buttons Huidige opdracht opslaan. Een nieuwe opdracht aanmaken. Huidige opdracht volledig verwijderen. Via deze button kunt u van uw opdracht de bijbehorende labels afdrukken. Huidige opdracht direct aan de laadlijst toevoegen. Huidige opdracht van de laadlijst verwijderen. 4.1 Dienstverlening & opdrachtnummer Dienstverlening: Het is belangrijk dat u de juiste dienstverlening kiest voor uw opdracht. Hieronder hebben wij onze diensten nader toegelicht zodat u weet waar onze diensten toepassing op hebben. Binnenlands transport: Europees transport: Versturen van goederen binnen België. Versturen van goederen op internationale schaal. Het opdrachtnummer is uw eigen kenmerk voor een opdracht en mag bestaan uit cijfers, letters of een combinatie hiervan. Het Het opdrachtnummer kan bijvoorbeeld uw interne ordernummer zijn. Wim Bosman Belgium, Member of the Mainfreight team - E-Shipment Handleiding 8

9 4.2 Adresgegevens Om uw opdracht goed te verwerken, is het erg belangrijk dat wij over de juiste adresgegevens beschikken. Hiervoor kunt u op 5 verscheidene tabbladen deze gegevens ingeven. In de meeste gevallen is slechts het invullen van het ontvangstadres al voldoende. De overige adressen zijn optioneel. *Ontvanger (verplicht) Hier dient u de adresgegevens van de ontvangende partij op te geven. *Afzender (verplicht) Hier staat uw adres al ingevuld. Structurele wijzigingen kunt u via de afdeling E-shipment support doorgeven. Afhaaladres (indien van toepassing) Wanneer u een afwijkend afhaaladres heeft, anders dan het adres ingevuld bij Afzender, kunt u dit hier opgeven. Afleveradres (indien van toepassing) Wanneer u een afwijkend afleveradres heeft, anders dan het adres ingevuld bij Ontvanger, kunt u dit hier opgeven. Vrachtbetaler (indien van toepassing) Wanneer u een afwijkend factuuradres heeft, anders dan het adres ingevuld bij Afzender, kunt u dit hier opgeven. * Bij een Afhaalopdracht (importopdracht) zijn Ontvanger/Afzender omgekeerd. U dient dan een afzenderadres (tevens laadadres) in te geven. Als u alleen de Ontvanger en Afzender invult, zullen deze als aflever-, afhaal- en facturatieadres worden gebruikt. Klanten-ID Naast de mogelijkheid om uw huidige klantenlijst in één keer in E-Shipment te importeren, is het ook mogelijk om (bijvoorbeeld voor een nieuwe klant) handmatig een nieuw adres toe te voegen aan de klantendatabase. Bij het invullen van de nieuwe adresgegevens kent u eenmalig een Klanten-ID toe. Dit kan een klantnummer zijn of de naam van het bedrijf. Bij het opslaan van de zending zal er een melding verschijnen waarmee wordt bevestigd dat u een nieuw Klanten-ID heeft aangemaakt. Wanneer u bij uw volgende zending het Klanten-ID wilt oproepen, doet u dit door middel van de eerste 3 karakters in te vullen en vervolgens op de verrekijker button te drukken. Ook via de button Extra s Klantenbeheer kunt u adressen aanmaken voor gebruik in E-Shipment. Wim Bosman Belgium, Member of the Mainfreight team - E-Shipment Handleiding 9

10 4.3 Pakstukken Bij het onderdeel Pakstukken kunt u de goederen specificeren. Om uw opdracht goed te verwerken, zijn er een aantal velden verplicht. De overige velden kunt u gebruiken voor verdere informatie. Aantal: Soort: Totaal gewicht KG: Aantal delen van de opdracht (bijvoorbeeld: 10 pallets). Selecteer welke soort verpakking uw opdracht heeft (klik op Soort voor een omschrijving van de verpakkingssoorten). Het gewicht is het totaalgewicht van de goederenregel (bijv. 5 europallets met een totaalgewicht van 1500 KG). Indien het voor de vervoerder belangrijk is om te weten dat 1 pallet afwijkt, wordt aangeraden deze pallet als een aparte goederenregel in te voeren. Bijv. 4 Europallets met een totaalgewicht van 300 KG 1 Europallet met een totaalgewicht van 1200 KG. Indien de opdracht afwijkt van de standaardafmeting van een verpakkingssoort, kunt u de afmetingen aangeven. Goederenbeschrijving: Lengte, breedte, hoogte: CBM/LM, Eenheid, Signo: Geef hier een korte beschrijving van de goederen. Afmetingen invoeren in meters. U mag zowel een. als een, als een scheidingsteken gebruiken. Deze velden zijn optioneel en blijven normaal gesproken leeg. Klik op deze button wanneer u meer dan 3 goederenregels nodig heeft om uw opdracht in te voeren. Er worden dan drie extra lege regels toegevoegd. Wim Bosman Belgium, Member of the Mainfreight team - E-Shipment Handleiding 10

11 4.4 Transportgegevens Bij het onderdeel Transportgegevens kunt u de condities specificeren waaronder de opdracht moet worden behandeld door Wim Bosman Belgium. Vereist zijn de Incoterm en het Gewenste Afhaaltermijn. De Incoterm is een afspraak tussen afzender en ontvanger met betrekking tot de condities van het vervoer. Voor uitleg van de verschillende Incoterms kunt u op het blauwe woordje Incoterm klikken. De Gewenste Afhaaltermijn is de dag waarop wij de goederen moeten komen laden. Eventueel kunt u ook de uren invullen tussen dewelke wij de goederen kunnen komen laden (uren digitale klok). De overige velden kunt u naar wens specificeren indien deze voor u van toepassing zijn. Service: standaard. Rembours/Munteenheid Goederentransportverzekering: zijn uw goederen extra waardevol? Dan kunt u via Wim Bosman een incidentele goederentransportverzekering afsluiten. Door deze optie in E- Shipment aan te vinken wordt onze verzekeringsafdeling geïnformeerd en nemen ze contact met u op voor de verdere details. LET OP: de verzekering moet afgesloten zijn voordat het transport begint. HACCP: extra aanwijzing voor Wim Bosman dat het om levensmiddelen of aanverwanten gaat die onder de HACCP-regels vallen. Opmerking: een korte opmerking voor de behandelde expediteur. Maximaal 138 tekens. Gewenste aflevertermijn: dit kunt u invullen wanneer u wilt dat we de zending leveren op een welbepaalde dag. Bij het niet invullen van dit veld hanteren wij de standaard looptijd voor de gekozen bestemming. Instructies: Laden/Lossen met klep of Neutrale zending. Wim Bosman Belgium, Member of the Mainfreight team - E-Shipment Handleiding 11

12 4.5 Gevaarlijke goederen Dit gedeelte kunt u gebruiken om uw gevaargoed te specificeren. Deze invoermodule zult u alleen zien wanneer Gevaarlijke goederen voor u geactiveerd is. Ook voor het invoeren van gevaarlijke stoffen geldt dat alle velden met een astriks-teken (*) verplicht zijn (zie onderstaand voorbeeld). Door een UN-nummer in te vullen en op opgezocht. te klikken, zal het nummer in de database worden Indien een UN-nummer maar 1 resultaat heeft, zullen de gegevens direct ingevuld worden. Indien een UN-nummer meerdere mogelijkheden heeft, zullen deze getoond worden en kunt u hier een keuze uit maken (mocht er geen pop-up venster tevoorschijn komen, kijk dan of u een pop-up blocker geïnstalleerd heeft). Heeft u meerdere soorten gevaargoed op 1 pallet, dan kunt u extra goederenregels toevoegen door op te klikken. Controleert u wel of de verschillende UN-nummers samen vervoerd mogen worden! Wim Bosman Belgium, Member of the Mainfreight team - E-Shipment Handleiding 12

13 5. Overzicht van opdrachten Dit is een overzichtscherm van alle reeds ingevoerde opdrachten die nog niet verzonden zijn of nog niet gereed zijn voor verzending. Klik hiervoor op U zult de volgende buttons te zien krijgen. Nieuwe opdracht. Weergeven van alle openstaande opdrachten. Weergeven reeds verstuurde en bevestigde opdrachten. Opdrachten zoeken. Alle openstaande opdrachten in 1 keer op klaar voor verzending zetten. Alle geselecteerde opdrachten op klaar voor verzending zetten. Track & Tracé. U kunt een opdracht wijzigen door het opdrachtnummer aan te klikken. Indien een opdracht al aan de laadlijst is toegevoegd en de status klaar voor verzending heeft gekregen, dient deze eerst van de laadlijst gehaald te worden (zie hoofdstuk 3). 5.1 Opdracht toevoegen Wanneer u de opdracht(en) heeft aangemaakt, kunt u deze in het overzichtsscherm klaarzetten voor verzending naar Wim Bosman Belgium. Wilt u alle aangemaakte opdrachten doorsturen, klikt u dan op status klaar voor verzending ontvangen.. Alle opdrachten zullen nu de Wilt u specifieke opdrachten doorsturen, klikt u dan op achter de desbetreffende opdracht(en) en klik vervolgens op. Nu zullen alleen de afgevinkte opdrachten de status klaar voor verzending ontvangen. Wim Bosman Belgium, Member of the Mainfreight team - E-Shipment Handleiding 13

14 6. Afdrukken & versturen van de opdracht Alvorens u de opdracht(en) definitief naar Wim Bosman Belgium gaat versturen, heeft u de mogelijkheid om de bijbehorende label(s) en controlelijst af te drukken. De laadlijst/vrachtbrief wordt gegenereerd bij het vrijgeven van de opdrachten. Om naar het overzicht met de te versturen opdrachten te gaan, klikt u op Als het goederen betreft die elders afgehaald worden en naar u toe komen, dan is het Afdrukken van de labels niet nodig. De laadlijst wordt dan gebruikt als lijst met afhaalopdrachten. 6.1 Labels afdrukken Om de label(s) van uw opdracht(en) af te drukken, klikt u op (alle labels afdrukken). Adobe Reader zal starten en de labels zullen in een nieuw venster worden weergegeven. Naar wens kunt u op klikken voor de controlelijst. 6.2 Vrijgave opdracht & afdrukken laadlijst/vrachtbrief De laatste stap in het proces is het vrijgeven van de opdracht(en). Hiervoor klikt u op. Gelijktijdig zal zich een venster openen met de laadlijst/vrachtbrief. Deze kunt u 2 maal afdrukken. 1 maal voor de Wim Bosman chauffeur en 1 maal voor uw eigen administratie. 6.3 Laadlijstenarchief Voor een overzicht van de bevestigde opdrachten klikt u op. Indien uw opdracht daarin is opgenomen, met datum van verzending en uur, kunt u ervan op aan dat wij de opdracht ontvangen hebben. Wim Bosman Belgium, Member of the Mainfreight team - E-Shipment Handleiding 14

15 7. Tracking & Tracing Naast het beheren van uw openstaande opdrachten, kunt u ook de status van uw reeds verstuurde opdrachten opvragen. Hiervoor klikt u op Door in dit scherm te klikken op zullen alle verstuurde opdrachten worden weergegeven. Klik op voor de betreffende opdracht. U zult informatie over het aanmaken van de opdracht zien. Wim Bosman Belgium, Member of the Mainfreight team - E-Shipment Handleiding 15

16 8. Extra s Via de button kunt u gebruik maken van onderstaande opties. Uploaden klantenbestand Wanneer u beschikt over een klantenbestand dat voldoet aan een aantal specificaties, kunt u deze importeren in E-Shipment. Neemt u contact op met de E-shipment Support voor meer informatie. Downloaden klantenbestand Om de tot nu toe opgebouwde E-Shipment klantenbestand te wijzigen, kunt u deze downloaden. Wanneer de wijzigingen voltooid zijn, kunt u deze vervolgens weer uploaden. Adressenbeheer Een overzicht van reeds ingevoerde adressen. U kunt hier adressen aanmaken, aanpassen en verwijderen. Default-waardes configureren E-Shipment biedt de mogelijkheid om aan een aantal velden een standaardwaarde toe te wijzen. Dit kan bij de velden: Incoterm, goederenbeschrijving, verpakkingssoort. Per dienst kunt u aangeven welke velden standaard een waarde mogen hebben. Upload zendingsgegevens In overleg met de afdeling E-shipment Support kunt u ook opdrachtgegevens elektronisch importeren in E-Shipment in een bepaald bestandsformaat en indeling. 9. Afsluiten Door op te klikken, kunt u het systeem verlaten. Uw reeds eerder opgeslagen opdrachten worden in het systeem bewaard mits u deze minimaal heeft opgeslagen via de diskette. Wim Bosman Belgium, Member of the Mainfreight team - E-Shipment Handleiding 16