E-Shipment Handleiding. De eerste stap naar een goede aanmelding van uw zendingen

Transcriptie

1 E-Shipment Handleiding De eerste stap naar een goede aanmelding van uw zendingen

2 Inhoudsopgave VOORWOORD E-SHIPMENT AANMELDEN ALGEMEEN NIEUWE OPDRACHT Dienstverlening & opdrachtnummer Adresgegevens Pakstukken Transportgegevens Gevaarlijke stoffen (ADR) OVERZICHT VAN OPDRACHTEN Opdracht verzendklaar zetten AFDRUKKEN LABELS & VERSTUREN VAN DE OPDRACHT Labels afdrukken Vrijgave opdracht & afdrukken laadlijst/vrachtbrief Laadlijstenarchief TRACKING & TRACING Tracking & Tracing via de Tracking & Tracing website Tracking & Tracing via E-Shipment EXTRA S AFSLUITEN Wim Bosman Groep - E-Shipment Handleiding 2

3 Voorwoord Beste relatie, Voor u ligt de E-Shipment handleiding. Door middel van deze handleiding willen we u stap voor stap begeleiden in het aanmelden van uw wegtransportopdrachten voor de Wim Bosman Groep. Het correct aanmelden van een opdracht is de eerste stap naar een goede verwerking hiervan. Dit is zowel voor u als voor ons erg belangrijk. Om hiertoe te komen is een duidelijke uitleg van de noodzakelijke handelingen vereist. Hierdoor worden fouten geminimaliseerd. Met dit uitgangspunt hebben wij deze handleiding samengesteld en hopen wij dat u hiermee zelfstandig het proces kunt doorlopen. Mocht u echter hulp nodig hebben, dan kunt u ons altijd bellen voor ondersteuning en vragen stellen over het gebruik van E-Shipment. Met vriendelijke groeten, E-Shipment Support Mocht u nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan contact op met E-Shipment Support Wim Bosman Holding B.V. Afdeling E-Shipment Support Industriestraat GD s-heerenberg Telefoon: +31 (0) Fax: +31 (0) support@e-shipment.nl Wim Bosman Groep - E-Shipment Handleiding 3

4 1. E-Shipment E-Shipment is een website, waarop u op een overzichtelijke manier uw opdrachten kunt aanmelden, beheren, aanpassen en controleren. Dit geeft u een volledige controle over het aanmelden van uw opdrachten. E-Shipment in het kort: E-Shipment is een gratis service van de Wim Bosman Groep en is in meerdere talen beschikbaar. U kunt 24 uur per dag, 365 dagen per jaar gebruik maken van E-Shipment. Door het gebruik van een klantendatabase kunt u eerder ingevoerde adresgegevens hergebruiken. Via een zoekfunctie zijn eerder ingevoerde namen of klantnummers eenvoudig terug te vinden. Automatische bevestiging van uw geboekte opdrachten via , voor uzelf en voor uw klanten. Expeditiewerkzaamheden worden efficiënter doordat meerdere opdrachten gelijktijdig aangemaakt kunnen worden. E-Shipment zorgt voor minder papierwerk en vereenvoudigt het aanmaken van CMR s, labels en laadlijsten. Direct toegang tot Tracking en Tracing van uw opdrachten en het via Internet opvragen van de ontvangstbewijzen voor uw opdrachten. (POD) Reeds verzonden opdrachten en de bijbehorende label(s)/laadlijst(en) worden in een archief bewaard. Mogelijkheid om via de E-Shipment upload functie meerdere opdrachten tegelijk te importeren vanuit een.csv-file. Om gebruik te maken van E-Shipment dient uw pc minimaal aan de volgende eisen te voldoen: Een internet-browser, zoals b.v. Internet Explorer, Google Chrome, Safari of Firefox. Een PDF-reader zoals Adobe Reader. Een Internetverbinding Een printer voor het printen van de E-Shipment labels (via een laserprinter of specifieke labelprinter) Wim Bosman Groep - E-Shipment Handleiding 4

5 2. Aanmelden U kunt onze E-Shipment website bereiken via Nadat u de gewenste taal heeft gekozen, zal het inlogscherm verschijnen. Hier kunt u inloggen met behulp van uw specifieke accountgegevens. Desgewenst kunt u hier ook uw wachtwoord wijzigen. (Een wachtwoord moet voldoen aan de volgende eisen: minimaal 8 tekens, moet minimaal 1 vreemd teken (bijvoorbeeld $!? #) en 1 alfanumeriek teken bevatten.) Wanneer u succesvol ingelogd bent, krijgt u het E-Shipment bulletin board te zien. Wanneer er belangrijke informatie is betreffende E-Shipment kunt u dat hier lezen. Klik op bericht lezen om de volledige inhoud van het bericht te lezen. Wim Bosman Groep - E-Shipment Handleiding 5

6 3. Algemeen Boven in het scherm bevinden zich 5 buttons. Via deze buttons kunt u de verschillende onderdelen van het systeem bereiken. Hieronder een korte beschrijving van de buttons: Overzicht van de openstaande en reeds verzonden opdrachten. Hier kunt u opdrachten wijzigen en beknopte Tracking & Tracing informatie bekijken. Nieuwe opdracht aanmaken en de specifieke details van de opdracht invoeren. Afdrukken van labels en het versturen van de opdracht(en) naar de Wim Bosman Groep. Tevens toegang tot het Laadlijstenarchief. Uw klantenbestand downloaden/uploaden, standaardwaarden specificeren voor uw opdrachten, upload van zendingen via CSV en printinstellingen. Het systeem via een correcte manier verlaten. Uw openstaande opdrachten zullen bewaard blijven, mits deze minimaal zijn opgeslagen via de diskette. Wim Bosman Groep - E-Shipment Handleiding 6

7 4. Nieuwe opdracht Om een nieuwe opdracht aan te maken, klikt u op de knop Nieuwe opdracht. Vervolgens zult u het volgende scherm zien met verschillende invoervelden. Wim Bosman Groep - E-Shipment Handleiding 7

8 In de volgende onderstaande stappen zullen wij u de onderdelen van een nieuwe opdracht uitleggen. Beschrijving van de buttons Huidige opdracht opslaan. Een nieuwe opdracht aanmaken. Huidige opdracht volledig verwijderen. Via deze button kunt u van uw opdracht de bijbehorende labels afdrukken. Via deze button kunt u de CMR uitprinten. Huidige opdracht direct aan de laadlijst toevoegen. Huidige opdracht van de laadlijst verwijderen. Via deze button kunt u een opdracht kopiëren. 4.1 Dienstverlening & opdrachtnummer Dienstverlening: Het is belangrijk dat u de juiste dienstverlening kiest voor uw opdracht. Hieronder hebben wij onze diensten nader toegelicht, zodat u weet wanneer u welke dienst moet selecteren. Binnenlandse Distributie: Europese Expeditie: Afhaalopdracht via Expeditie: SystemPlus: Urgent Special Services: Versturen van goederen binnen Nederland. Versturen van goederen binnen Europa. Ophalen van goederen binnen Nederland & Europa, anders dan bij uzelf (bijvoorbeeld import) Express service naar bestemmingen in Europa. Koeriersdienst binnen Nederland & Europa. (Na overleg vooraf is het ook mogelijk DPD en UPS zendingen via E-Shipment aan te melden.) Het opdrachtnummer is uw eigen kenmerk/referentie voor een opdracht en mag bestaan uit cijfers, letters of een combinatie hiervan. Een opdrachtnummer moet uniek zijn. Het Het opdrachtnummer kan bijvoorbeeld uw interne ordernummer of pakbonnummer zijn. Wim Bosman Groep - E-Shipment Handleiding 8

9 4.2 Adresgegevens Om uw opdracht goed te verwerken, is het erg belangrijk dat wij over de juiste adresgegevens beschikken. Hiervoor kunt u op verschillende tabbladen deze gegevens ingeven. In de meeste gevallen is slechts het invullen van het ontvangstadres al voldoende. De overige adressen zijn optioneel. alert *Ontvanger (verplicht) Hier dient u de adresgegevens van de ontvangende partij op te geven. *Afzender (verplicht) Hier staat uw adres al ingevuld. Gelieve deze niet aan te passen. Structurele wijzigingen a.u.b. via de afdeling E-Shipment Support doorgeven. Afhaaladres (indien van toepassing) Wanneer u een afwijkend afhaaladres heeft, anders dan het adres ingevuld bij Afzender, kunt u dit hier opgeven. Afleveradres (indien van toepassing) Wanneer u een afwijkend afleveradres heeft, anders dan het adres ingevuld bij Ontvanger, kunt u dit hier opgeven. Vrachtbetaler (indien van toepassing) Wanneer u een afwijkend factuuradres heeft, anders dan het adres ingevuld bij Afzender, kunt u dit hier opgeven. * Bij een Afhaalopdracht (importopdracht) zijn Ontvanger/Afzender omgekeerd. U dient dan een afzenderadres (tevens laadadres) in te geven. Als u alleen de Ontvanger en Afzender invult, zullen deze als aflever/afhaal en factuuradres worden gebruikt. * Heeft u bijvoorbeeld voor iedere zending altijd hetzelfde Afhaaladres (anders dan het adres dat bij Afzender is ingevuld) dan kunnen we deze voor u instellen. alert Achter het adres kunt u een vinkje zetten. Dit adres zal dan een geautomatiseerde ontvangen met daarin de melding dat er een zending voor hem/haar is geboekt. In de zit beperkte informatie over de zending, inclusief de barcodes. Hiermee kan de ontvanger van de de zending via de Wim Bosman Tracking & Tracing website volgen. Wim Bosman Groep - E-Shipment Handleiding 9

10 Klanten-ID Naast de mogelijkheid om uw huidige klantenlijst in één keer in E-Shipment te importeren, is het ook mogelijk om (bijvoorbeeld voor een nieuwe klant) handmatig een nieuw adres toe te voegen aan de klantendatabase. Bij het invullen van de nieuwe adresgegevens kent u eenmalig een Klanten-ID toe. Dit kan een klantnummer zijn of de naam van het bedrijf. Bij het opslaan van de zending zal er een melding verschijnen, waarmee wordt bevestigd dat u een nieuw Klanten-ID heeft aangemaakt. Wanneer u bij uw volgende zending het Klanten-ID wilt oproepen, doet u dit door minimaal de eerste 3 karakters in te vullen en vervolgens op de verrekijker button te drukken. Ook via de button Extra s Adressen beheren kunt u adressen aanmaken voor gebruik in E-Shipment, zonder hiervoor een zending aan te hoeven maken. 4.3 Pakstukken Bij het onderdeel Pakstukken kunt u de goederen specificeren. Om uw opdracht goed te verwerken, zijn er een aantal velden verplicht. De overige velden kunt u gebruiken voor verdere informatie. Aantal: Soort: Totaal gewicht KG: Aantal delen van de opdracht (bijvoorbeeld: 10 pallets). Voor ons is de grootste verpakking belangrijk. Een subverpakking kunt u indien gewenst in de goederenbeschrijving specificeren. (bijvoorbeeld 1 pallet met daarop 10 dozen met goederen) Selecteer welke soort verpakking uw opdracht heeft (klik op Soort voor een omschrijving van de verpakkingssoorten). Het gewicht is het totaalgewicht van de goederenregel (bijv. 5 europallets met een totaalgewicht van 1500 KG). Indien het voor de vervoerder belangrijk is om te weten dat 1 pallet afwijkt, wordt aangeraden deze pallet als een aparte goederenregel in te voeren. Bijv. 4 Europallets met een totaalgewicht van 300 KG 1 Europallet met een totaalgewicht van 1200 KG. Goederenbeschrijving: Lengte, breedte, hoogte: CBM/LM, Eenheid, Signo: Geef hier een korte beschrijving van de goederen. Afmetingen invoeren in meters. U mag zowel een. als een, als een scheidingsteken gebruiken. Deze velden zijn optioneel en blijven normaal gesproken leeg. Klik op deze button wanneer u meer dan 3 goederenregels nodig heeft om uw opdracht in te voeren. Er worden dan drie extra lege regels toegevoegd, mits de eerste 3 regels ingevuld zijn. Wim Bosman Groep - E-Shipment Handleiding 10

11 4.4 Transportgegevens Bij het onderdeel Transportgegevens kunt u de condities specificeren waaronder de opdracht moet worden behandeld door de Wim Bosman Groep. Vereist zijn de Incoterm en de Gewenste Afhaaltermijn. De Incoterm is een afspraak tussen afzender en ontvanger met betrekking tot de condities van het vervoer. Voor uitleg van de verschillende Incoterms kunt u terecht bij het Infopunt op De Gewenste Afhaaltermijn is de dag en eventueel tijdvenster waarop wij de goederen moeten komen laden (notatie volgens digitale klok, bijvoorbeeld: vanaf 10:00 tot 17:00). De overige velden kunt u naar wens specificeren indien deze voor u van toepassing zijn. Service: Standaard Guaranteed Groupage: op bestemming UK wordt tegen een kleine toeslag de transit time gegarandeerd. ECO-service: kenmerkt zich door een flexibele looptijd tegen lagere transportkosten. Voor 10 uur: Tegen een toeslag van 25,- wordt uw zending voor 10 uur s-morgens geleverd. Alleen mogelijk bij binnenlands vervoer. Voor 12 uur : Tegen een toeslag van 15,- wordt uw zending voor 12 uur s-morgens geleverd. Alleen mogelijk bij binnenlands vervoer. Rembours/Munteenheid Dit is alleen mogelijk in overleg met uw Wim Bosman contactpersoon. Goederentransportverzekering: zijn uw goederen extra waardevol? Dan kunt u via Wim Bosman een eenmalige goederentransportverzekering afsluiten. Door deze optie in E- Shipment aan te vinken wordt onze verzekeringsafdeling geïnformeerd en nemen zij contact met u op voor de verdere details. LET OP: de verzekering moet afgesloten zijn voordat de goederen geladen zijn. HACCP: extra aanwijzing voor Wim Bosman dat het om levensmiddelen of aanverwanten gaat die onder de HACCP-regels vallen. Opmerking: een korte opmerking voor de behandelde expediteur. Maximaal 138 tekens. Gewenste aflevertermijn: dit kunt u invullen wanneer u wilt dat wij de zending leveren op een bepaalde dag. Bij het niet invullen van dit veld hanteren wij de standaard looptijd voor de gekozen bestemming, dienst en service. (bijvoorbeeld SystemPlus, standaard, ECO etc) Instructies: Hier kunt u extra instructiecodes kiezen, zoals bijvoorbeeld: Afhalen/Afleveren met laadklep, Neutrale zending* etc. * Voor het neutraal versturen van zendingen dient 24 uur van tevoren uw E-Shipment account aangepast te worden. Wim Bosman Groep - E-Shipment Handleiding 11

12 4.5 Gevaarlijke stoffen (ADR) Dit gedeelte kunt u gebruiken om uw gevaargoed te specificeren. Deze invoermodule zult u alleen zien wanneer Gevaarlijke goederen voor u geactiveerd is. Ook voor het invoeren van gevaarlijke stoffen geldt dat alle velden met een astriks-teken (*) verplicht zijn (zie onderstaand voorbeeld). Door de 4 cijfers van een UN-nummer in te vullen en op database worden opgezocht. te klikken, zal het nummer in de Indien een UN-nummer maar 1 resultaat heeft, zullen de gegevens direct ingevuld worden. Indien een UN-nummer meerdere mogelijkheden heeft, zullen deze getoond worden en kunt u hier een keuze uit maken (mocht er geen pop-up venster tevoorschijn komen, kijk dan of u een pop-up blocker geïnstalleerd heeft). Heeft u meerdere soorten gevaargoed op 1 pallet, dan kunt u extra goederenregels toevoegen door op te klikken. Controleert u wel of de verschillende UN-nummers samen vervoerd mogen worden! Voor een ADR-opdracht dient voor iedere ADR-zending een separate vrachtbrief/cmr bijgevoegd te worden. Via E-Shipment kunt u met de button verplichte notatie volgens ADR een CMR printen inclusief de Wim Bosman Groep - E-Shipment Handleiding 12

13 5. Overzicht van opdrachten Dit is een overzichtscherm van alle reeds ingevoerde opdrachten die nog niet verzonden zijn of nog niet gereed zijn voor verzending. Klik hiervoor op U zult de volgende buttons te zien krijgen. Nieuwe opdracht. Weergeven van alle opdrachten, die nog niet verzonden zijn. Weergeven reeds verstuurde en bevestigde opdrachten. Opdrachten zoeken. Alle openstaande opdrachten in 1 keer op klaar voor verzending zetten. Alleen geselecteerde opdrachten op klaar voor verzending zetten. Tracking & Tracing. Opdrachten downloaden. U kunt een opdracht wijzigen door op het opdrachtnummer te klikken. Indien een opdracht al aan de laadlijst is toegevoegd en de status klaar voor verzending heeft gekregen, dient deze eerst van de laadlijst afgehaald te worden voordat u deze kunt aanpassen (zie hoofdstuk 4). 5.1 Opdracht verzendklaar zetten Wanneer u de opdracht(en) heeft ingevoerd en opgeslagen, kunt u deze in het overzichtsscherm klaarzetten voor verzending aan de Wim Bosman Groep. Wilt u alle aangemaakte opdrachten doorsturen, klikt u dan op status klaar voor verzending ontvangen.. Alle opdrachten zullen nu de Wilt u specifieke opdrachten doorsturen, klikt u dan op achter de desbetreffende opdracht(en) en klik vervolgens op. Nu zullen alleen de aangevinkte opdrachten de status klaar voor verzending ontvangen. Wim Bosman Groep - E-Shipment Handleiding 13

14 6. Afdrukken labels & versturen van de opdracht Alvorens u de opdracht(en) definitief naar de Wim Bosman Groep gaat versturen, heeft u de mogelijkheid om de bijbehorende label(s) en controlelijst af te drukken. De laadlijst/vrachtbrief wordt gegenereerd bij het vrijgeven van de opdrachten. Om naar het overzicht met de te versturen opdrachten te gaan, klikt u op U zult per gekozen dienstverlening de opdrachten moeten versturen. Als het goederen betreft die elders afgehaald worden en naar u toe komen, dan is het Afdrukken van de labels niet nodig. De laadlijst wordt dan gebruikt als lijst met afhaalopdrachten. 6.1 Labels afdrukken Om de label(s) van uw opdracht(en) af te drukken, klikt u op (alle labels afdrukken). Adobe Reader zal starten en de labels zullen in een nieuw venster worden weergegeven. Via de standaard printmethode kan ook de positie op het A4 etiketten vel worden gekozen. Naar wens kunt u op klikken voor de controlelijst. 6.2 Vrijgave opdracht & afdrukken laadlijst/vrachtbrief De laatste stap in het proces is het vrijgeven van de opdracht(en). Hiervoor klikt u op. Gelijktijdig zal zich een venster openen met de laadlijst/vrachtbrief. Deze kunt u 2 maal afdrukken. 1 maal voor de Wim Bosman chauffeur en 1 maal voor uw eigen administratie. Ter bevestiging zult u enige tijd na het versturen van de opdracht een ontvangen. Dit is een confirmatie dat wij uw opdracht succesvol hebben ontvangen en verwerkt. Uw opdrachten worden pas na vrijgave aan de Wim Bosman Groep verstuurd! De gegenereerde laadlijst/vrachtbrief mag niet voor ADR-zendingen gebruikt worden. Hiervoor dient u per ADR zending een aparte CMR te printen. Zie hoofdstuk 4.5, pagina 12. Wim Bosman Groep - E-Shipment Handleiding 14

15 6.3 Laadlijstenarchief Voor een overzicht van eerder verstuurde laadlijsten klikt u op. Indien uw opdracht in het laadlijstenarchief staat, met datum van verzending en tijdstip, kunt u ervan op aan dat wij de opdracht ontvangen hebben. Wim Bosman Groep - E-Shipment Handleiding 15

16 7. Tracking & Tracing 7.1 Tracking & Tracing via de Tracking & Tracing website Naast het beheren van uw openstaande opdrachten, kunt u ook de status van uw reeds verstuurde opdrachten opvragen. Hiervoor moet u inloggen op onze Tracking & Tracing website: Hier kunt u inloggen met behulp van uw specifieke accountgegevens. Eenmaal ingelogt klikt u op recente zendingen te bekijken. om de Tracking & Tracing informatie van de meest Om meer gedetailleerde informatie betreffende een zending op te vragen klikt u op het Ordernummer of Zendingsnummer Wim Bosman Groep - E-Shipment Handleiding 16

17 De gedetailleerde Tracking & Tracing informatie zal worden weergegeven. Indien er een POD is gearchiveerd kunt u deze downloaden door op Klik hier om het POD-archief te openen te klikken. 7.2 Tracking & Tracing via E-Shipment Het is ook mogelijk om vanuit E-Shipment beknopte Tracking & Tracing informatie op te vragen. Hiervoor klikt u in E-Shipment op Door in dit scherm te klikken op zullen alle verstuurde opdrachten worden weergegeven. Klik op voor de betreffende opdracht. Bovenaan zult u informatie over het aanmaken van de opdracht zien. Wim Bosman Groep - E-Shipment Handleiding 17

18 Om de Tracking interface te zien klikt u op het opdrachtnummer. U zult rechtstreeks naar de betreffende opdracht gaan op onze Tracking & Tracing website. Afhankelijk van welke informatie voorhanden is, zult u de status zien van uw opdracht. 8. Extra s Via de button kunt u gebruik maken van onderstaande opties. Uploaden klantenbestand Wanneer u beschikt over een klantenbestand dat voldoet aan een aantal specificaties, kunt u deze importeren in E-Shipment. Neemt u contact op met de support afdeling voor meer informatie. Downloaden klantenbestand Om de tot nu toe opgebouwde E-Shipment klantenbestand te wijzigen, kunt u deze downloaden. Wanneer de wijzigingen voltooid zijn, kunt u deze vervolgens weer uploaden. Adressenbeheer Een overzicht van reeds ingevoerde adressen. U kunt hier adressen aanmaken, aanpassen en verwijderen. Default-waardes configureren E-Shipment biedt de mogelijkheid om aan een aantal velden een standaardwaarde toe te wijzen. Dit kan bij de velden: Incoterm, goederenbeschrijving, verpakkingssoort. Per dienst kunt u aangeven welke velden standaard een waarde mogen hebben. Upload zendingsgegevens In overleg met de afdeling E-Shipment Support kunt u ook opdrachtgegevens elektronisch importeren in E-Shipment in een bepaald bestandsformaat en indeling. Instellen labelprinters en printprofielen Als u een printmethode wilt gebruiken anders dan de standaard printmethode dan kunnen hier nieuwe printers worden toegevoegd en printprofielen worden aangemaakt. (Neem contact op met E-Shipment Support voor meer informatie over printers die worden ondersteund door E-Shipment) 9. Afsluiten Door op te klikken, kunt u het systeem verlaten. Uw reeds eerder opgeslagen opdrachten worden in het systeem bewaard, mits u deze minimaal heeft opgeslagen via de diskette. Wim Bosman Groep - E-Shipment Handleiding 18