Jaarverantwoording Heliomare 2014

Transcriptie

1 Jaarverantwoording Heliomare 2014

2 Inhoudsopgave Uitgangspunten van de verslaggeving Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Kerngegevens Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur Toezichthouders Bedrijfsvoering Ondernemingsraad, (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad en cliëntenraden Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid verslagjaar Kwaliteitsbeleid Personeelsbeleid Samenleving en belanghebbenden Financieel beleid Toekomstvisie...39 Jaarrekening

3 Uitgangspunten van de verslaglegging Hierbij bieden wij u het jaardocument en de jaarrekening van Heliomare aan voor het boekjaar dat is geëindigd op 31 december Hierin vindt u een uitgebreide beschrijving van onze activiteiten en behaalde resultaten in het verslagjaar Evenals in voorgaande jaren heeft Heliomare er voor gekozen de jaarverslaggeving over al haar activiteiten in één jaardocument samen te voegen. Heliomare vindt haar grondslag namelijk in twee stichtingen: Stichting Heliomare en Stichting Heliomare Onderwijs. Heliomare heeft als één organisatie de doelstellingen van beide stichtingen geformuleerd. Daarnaast is er de Stichting ZBC Heliomare voor de niet-reguliere en niet-structureel gefinancierde activiteiten op met name het gebied van arbeidsre-integratie en vitaliteit. In dit jaardocument wordt de totale organisatie daarom aangeduid met Heliomare. Dit jaarverslag volgt de opzet van het maatschappelijk verslag dat zorginstellingen tot en met 2011 dienden op te stellen. Deze verplichting is vervallen; volstaan kan worden met het deponeren van een directieverslag bij de Kamer van Koophandel. Heliomare blijft uit oogpunt van maatschappelijke verantwoording kiezen voor een relatief uitgebreid jaarverslag, met de indeling van het eerdere maatschappelijke verslag als uitgangspunt. Heliomare is een maatschappelijke organisatie en vervult als zodanig een belangrijke rol in de samenleving. Verslaggeving levert een bijdrage aan het behouden en uitbreiden van maatschappelijk draagvlak van zorginstellingen. Heliomare toont hiermee aan cliënten, medewerkers en stakeholders waarom de organisatie bestaansrecht heeft, wat de waarde van de organisatie is en hoe de organisatie daarin presteert. 3

4 1. Profiel van de organisatie 1.1 Algemene identificatiegegevens Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Heliomare Adres Relweg 51 Postcode 1949 EC Plaats Wijk aan Zee Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres directie@heliomare.nl Internetpagina Structuur van het concern Juridische structuur De grondslag van Heliomare wordt gevormd door twee stichtingen: Stichting Heliomare en Stichting Heliomare Onderwijs. De Stichting Heliomare levert diensten en producten op het gebied van revalidatie, wonen, dagbesteding, arbeidsintegratie en sport. De Stichting Heliomare Onderwijs levert diensten en producten op het gebied van speciaal onderwijs. Tevens bestaat de Stichting ZBC Heliomare voor de niet-reguliere en niet-structureel gefinancierde activiteiten op met name het gebied van arbeidsre-integratie en vitaliteit. Voor wat betreft de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur is sprake van een personele unie: de leden van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur van de ene stichting vormen ook de Raad van Toezicht en Raad van Bestuur van de andere stichtingen. De uitvoering van de doelstellingen van de stichtingen is ondergebracht binnen één organisatie, met één organisatiestructuur. Organisatie- en medezeggenschapsstructuur In onderstaand organogram is de organisatiestructuur d.d. 31 december 2014 schematisch weergegeven. Op hoofdlijnen kan de organisatie als volgt worden beschreven. Heliomare bestaat uit de volgende bedrijfsonderdelen, te weten: - Revalidatie, Sport en Arbeid; - Onderwijs; - Wonen en Dagbesteding. - - Elk bedrijfsonderdeel wordt geleid door een manager. De manager vormt samen met de leidinggevenden en stafmedewerkers het managementteam van het betreffende bedrijfsonderdeel. - De Raad van Bestuur en de managers van de bedrijfsonderdelen worden ondersteund door Services, Control, Administratie Organisatie/Interne Controle (AO/IC) en Finance, Strategisch Projectbureau (waarin, Kwaliteit, Vastgoed, strategische ICT en Communicatie zijn verenigd), Markt & Innovatie en Research & Development (R&D). - De Raad van Bestuur en de managers van de bedrijfsonderdelen vormen samen met de managers Services, Strategisch Projectbureau, Markt & Innovatie, HRM, de concerncontroller en de bestuurssecretaris het Heliomare Managementteam (HMT). - Heliomare heeft een organisatiebrede medische staf. Maandelijks voert het bestuur van de medische staf overleg met de Raad van Bestuur, de manager Revalidatie, Sport en Arbeid en de bestuurssecretaris. 4

5 - De medische staf vergadert een keer per maand en één tot twee keer per jaar wordt een themabijeenkomst georganiseerd. - Heliomare heeft één Ondernemingsraad (OR) en - naast vier medezeggenschapsraden op schoolniveau - een Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) voor Onderwijs. De OR en de GMR plegen overleg met de Raad van Bestuur en de MR met de schooldirecteuren, hiertoe gemandateerd door het bevoegd gezag. - Heliomare heeft dertien cliëntenraden: Revalidatie heeft een cliëntenraad, de locaties van de bedrijfsonderdelen Wonen en Dagbesteding hebben ieder afzonderlijk een cliëntenraad. Daarnaast zijn er een Centrale Cliëntenraad Dagbesteding en een Centrale Cliëntenraad Wonen met een afvaardiging uit de lokale cliëntenraden. De medezeggenschap van de cliënten (ouders en leerlingen) van Onderwijs is vormgegeven via de oudergeleding van de medezeggenschapsraden. Raad van Toezicht centrale cliëntenraden medische staf Raad van Bestuur lokale cliëntenraden ondernemingsraad Bestuurssecretariaat Strategisch Projectbureau gemeenschappelijke medezeggenschapsraad Markt & Innovatie Services medezeggenschapsraden Control, Finance, AO/IC Research & Development Revalidatie, Sport en Arbeid Wonen en Dagbesteding Onderwijs Besturingsmodel Heliomare wordt bestuurd volgens het Raad van Bestuur/Raad van Toezicht model. De eenhoofdige Raad van Bestuur is statutair en integraal verantwoordelijk voor de besturing van de organisatie. De Raad van Toezicht is het toezichthoudende orgaan en houdt conform statuten en reglementen toezicht op de wijze waarop de Raad van Bestuur de organisatie bestuurt. De besturingsfilosofie is gebaseerd op de volgende drie principes: - decentraal, tenzij.. waarmee bedoeld wordt dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het sturen van de bedrijfsprocessen zo laag mogelijk in de hiërarchie van de organisatie worden gelegd; - integraal management, waarmee wordt aangegeven dat leidinggevenden, elk op het eigen niveau verantwoordelijk en bevoegd zijn voor het realiseren van de integrale bedrijfsvoering van zijn/haar organisatie-eenheid; - inclusief management, waarmee wordt aangegeven dat leidinggevenden gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het behalen van het gewenste corporate resultaat. 5

6 1.3 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Uitgaande van de vragen en mogelijkheden van de cliënt, ondersteunt Heliomare mensen met een dreigende of aanwezige handicap door het apart of in samenhang verlenen van diensten op het gebied van revalidatie, speciaal onderwijs, arbeidsintegratie, wonen, dagbesteding en sport/fitness. De doelgroep die Heliomare bedient bestaat voornamelijk uit cliënten met een lichamelijke, verstandelijke of meervoudige handicap, een niet aangeboren hersenletsel of een autisme spectrum stoornis. Revalidatie (inclusief sport op therapeutische basis) wordt als medisch specialisme gefinancierd vanuit de Zorgverzekeringswet. De financiering van het onderwijs verloopt via het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De dienstverlening op het gebied van wonen en dagbesteding wordt verleend op grond van de AWBZ. Heliomare Wonen heeft toelatingen voor de functie verblijf voor LG (lichamelijk gehandicapten), VG (verstandelijk gehandicapten) en GGZ-C (zonder behandeling). De AWBZfuncties die door Heliomare worden verleend, zijn bij Dagbesteding begeleiding (groep en individueel) en behandeling, en bij Wonen persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding (individueel) en verblijf. In 2015 gaat een belangrijk deel van de dienstverlening over naar de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en dus naar de gemeenten, het overige deel valt onder de Wet langdurige zorg (Wlz). De dienstverlening op het gebied van arbeidsintegratie bestaat uit activiteiten op het gebied van scholing (beroepsonderwijs en AKA (arbeidsmarktkwalificerend assistent)) en activiteiten op het gebied van arbeidstoeleiding, jobcoaching, arbeidsonderzoek en arbeidstrainingen. Financiering van de scholing gebeurt uit UWV-middelen na een aanbestedingsprocedure. De vanuit publieke middelen gefinancierde activiteiten van Heliomare bestaan uit revalidatie, onderwijs, wonen, dagbesteding, beroepsopleiding, arbeidstoeleiding (voor wat betreft het door UWV gefinancierde deel) en jobcoaching (voor wat betreft het door UWV gefinancierde deel) en sport. De vanuit private (commerciële) middelen gefinancierde activiteiten betreffen arbeidsonderzoek, arbeidstraining, arbeidstoeleiding (het niet UWV-gefinancierde deel), jobcoaching (het niet UWV-gefinancierde deel) en fitness. Cliënten, capaciteit, productie en opbrengsten Revalidatie Het aantal verpleegdagen in het verslagjaar is uitgekomen op ten opzichte van in In het verleden werd melding gemaakt van de traditionele parameter Revalidatie Behandel Uur (RBU). Met de invoering van de prestatiebekostiging in 2013 is deze parameter niet meer actueel/ van toepassing. Om die reden vermelden wij hier onze patiëntgebonden tijd, zijnde de tijd die mede bepalend is voor de afleiding van onze DBC zorgproducten. In het verslagjaar is een aantal van uren patiëntgebonden tijd geregistreerd. In 2013 waren dat uur, dit betekent een stijging van 2,2%. De klinische productie kwam uit op uur (2013: ), terwijl de poliklinische productie uitkwam op uur (2013: ). Wonen en dagbesteding Het aantal intramurale plaatsen op 31 december komt uit op 137, het aantal cliënten dat dagactiviteiten volgt op 31 december bedraagt 761. Het aantal dagdelen voor dagactiviteiten is in het verslagjaar Het aantal verblijfsdagen in het verslagjaar is waarvan 852 dagen o.b.v. VPT en het aantal uren extramurale productie is in het verslagjaar. 6

7 Onderwijs Het aantal leerlingen in het verslagjaar (1 oktober 2014) is uitgekomen op 1.509, dit is inclusief ambulante begeleiding in het reguliere primair en voortgezet onderwijs. Werkgebieden Het werkgebied van Heliomare is primair Noord-Holland en in bepaalde gevallen tevens een deel van Zuid-Holland, alsmede de provincies Flevoland en Utrecht. Heliomare is op het gebied van AWBZ-zorg actief in de zorgkantoorregio s Noord-Holland Noord, Zaanstreek Waterland, Kennemerland, Amstelland en de Meerlanden en Amsterdam. 7

8 2. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 2.1 Normen voor goed bestuur Zorggovernance, goed bestuur in de zorg, betekent dat een zorginstelling de eigen effectiviteit en resultaatgerichtheid waarborgt met structurele maatregelen. Sturing, beheersing, toezicht, verantwoording en risicomanagement moeten allemaal op orde zijn om goed bestuur te kunnen waarmaken. In de Zorgbrede Governancecode 2010 zijn moderne, breed gedragen, algemene opvattingen in de zorg over goed bestuur, toezicht en verantwoording gebundeld. Met de Zorgbrede Governancecode 2010 hebben brancheorganisaties de Zorgbrede Governancecode 2006 verder verhelderd en vernieuwd en op belangrijke punten aangescherpt. De basis van de beide codes wordt gevormd door het in 1999 verschenen rapport van de commissie Meurs over health care governance. De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht onderschrijven de Zorgbrede Governancecode De Zorgbrede Governancecode 2010 werkt volgens het zogenaamde pas toe of leg uit -beginsel. Ingevolge het pas toe of leg uit -beginsel volgt hieronder een toelichting. Governancecode Situatie Heliomare Actie/toelichting Onderwerp: verantwoording Periodieke wisseling persoon accountant. Is niet schriftelijk vastgelegd maar om de zeven jaar wordt van accountant gewisseld. Huidige werkwijze functioneert goed; handhaven. Accountant rapporteert bevindingen inzake jaarrekening gelijktijdig aan Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. Onderwerp: Raad van Toezicht Statutair vastleggen: gronden voor schorsing of ontslag Raad van Toezicht leden + procedure. Werving van nieuwe leden Raad van Toezicht geschiedt openbaar (= via openbare werving). Accountant rapporteert eerst aan Raad van Bestuur en daarna aan Raad van Toezicht. De accountant kan in voorkomende gevallen direct aan de Raad van Toezicht rapporteren. Niet vastgelegd in de statuten maar wel in reglement Raad van Toezicht. Vacature wordt eerst gemeld aan de Raad van Toezicht, Raad van Bestuur, Heliomare Managementteam, medische staf, en de inspraakorganen. Indien dit geen benoembare kandidaten oplevert, wordt op openbare wijze geworven. Handhaven; sluit aan op in Heliomare gebruikelijke werkwijze en staat een transparant overleg tussen accountant en Raad van Toezicht niet in de weg. Handhaven in reglement. Geen meerwaarde om deze bepaling over te hevelen naar de statuten. Handhaven; werving in brede kring (via de hiernaast genoemde organen) is het uitgangspunt. 8

9 Governance-structuur In de statuten van de stichtingen die Heliomare vormen, is het Raad van Toezichtmodel opgenomen: de Raad van Bestuur bestuurt onder toezicht van de Raad van Toezicht. De taken en bevoegdheden van de Raad van Bestuur zijn in de statuten van de stichtingen opgenomen. 2.2 Raad van Bestuur Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties in 2014 C.M.G. Raaijmakers voorzitter Revalidatie: - Lid Raad van Toezicht Stichting Meedoen mogelijk maken - Lid auditcommissie Stichting Meedoen mogelijk maken Wonen en Dagbesteding: - Lid directiewerkgroep 60 VGN (Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland) Overig: - Lid Bestuur St. Administratiekantoor VIR E-care Solutions B.V. Lid Coördinatiecommissie Wijk aan Zee - Lid bestuurlijk overleg Zorggroep IJmond - Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Elisabeth Breda - Voorzitter Auditcommissie Stichting Elisabeth Breda - Voorzitter Remuneratiecommissie Stichting Elisabeth Breda Heliomare heeft een eenhoofdige Raad van Bestuur. Deze wordt gevormd door de algemeen directeur, tevens bestuursvoorzitter, de heer drs. C.M.G. Raaijmakers. De heer Raaijmakers is werkzaam in deze functie sinds 1 maart De Raad van Bestuur voert zijn werkzaamheden uit conform het bepaalde in de statuten en met inachtneming van een reglement dat de Raad van Toezicht heeft vastgesteld. In dit reglement zijn de aanbevelingen uit het rapport Health care governance, de Zorgbrede Governancecode 2006 en de Zorgbrede Governancecode 2010 verwerkt. In het reglement wordt met name aandacht besteed aan de verantwoordelijkheden van de Raad van Bestuur, de wijze waarop de besluitvorming door de Raad van Bestuur tot stand komt en op welke wijze de Raad van Bestuur verantwoording aflegt. Ook zijn hierin de afspraken vastgelegd over de informatievoorziening van Raad van Bestuur naar Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur voert zijn werkzaamheden voorts uit met inachtneming van de Gedragscode voor de goede bestuurder van maart 2005, opgesteld door de NVZD, de vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg. De door de NVZD geformuleerde normen zijn door de Raad van Toezicht vertaald in acties op basis waarvan de Raad van Toezicht kan beoordelen hoe de Raad van Bestuur invulling geeft aan deze code. De jaarlijkse evaluatie heeft in december 2013 plaatsgevonden. Bij deze evaluatie komt eveneens de bezoldiging van de Raad van Bestuur aan de orde. De Raad van Toezicht is van mening dat er een consistente lijn is gevolgd met het honorarium van de Raad van Bestuur en dat dit honorarium overeenkomt met de verantwoordelijkheid behorende bij het besturen en leiding geven aan een organisatie met de complexiteit en omvang van Heliomare. De Raad van Toezicht heeft vastgesteld dat het honorarium, zij het aan de bovenkant, past binnen de richtlijnen van de NVTZ met betrekking tot de salariëring van Raden van Bestuur. De bezoldiging 9

10 wordt nader toegelicht en conform de wettelijke voorschriften gespecificeerd in de jaarrekening en de verplichte bijlagen. Vanaf 2013 was de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) van kracht. De WNT, de beleidsregels toepassing WNT en de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg- en welzijnssector zijn als normenkader bij het opmaken van deze jaarrekening gehanteerd. Op grond van artikel 2.7 van de WNT heeft de minister van VWS een indeling in klassen met bijbehorende bezoldigingsmaxima vastgesteld voor topfunctionarissen in de zorg. Op grond van complexiteit, impact en omvang is de instelling ingedeeld in klasse G. Het lid van de Raad van Bestuur overschrijdt de van toepassing zijnde norm behorende bij een indeling in G. Het lid van de Raad van Bestuur valt echter reeds vanaf 1 januari 2013 onder het overgangsrecht en dit loopt tot en met 31 december Ook op de leden van de RvT is het overgangsrecht van toepassing. In 2015 wordt door NVZD en NVZT en de minister verder gesproken over een nieuwe regeling zorg en welzijn voor 2016, welke regeling binnen de verlaagde WNT norm dient te passen. 10

11 2.3 Toezichthouders Samenstelling Raad van Toezicht d.d Naam Leeftijd Beroep Aandachtsgebied Datum 1 e benoeming / (her)benoemd t/m Nevenfuncties dhr. drs. A.P.H. Günther 61 GZ-Psycholoog / Teammanager Arbo Unie BV mw. mr. A.M. Wolf 46 Oprichter en partner Wolf Advocaten, werkzaam als letselschadeadvocaat dhr. dr. R.J. Vermeulen 51 Kinderneuroloog, VU medisch centrum dhr. prof. dr. G.A.M. Widdershoven 60 hoogleraar Medische Filosofie en Ethiek en afdelingshoofd Metamedica, VUmc dhr. mr. Th. J. Henrar 56 voorzitter directie Tata Steel Nederland B.V. onderwijs / arbeidsintegratie / t/m 2012 herbenoemd t/m juridisch / t/m medisch / t/m ethisch / t/m Bedrijfsleven / t/m Voorzitter Ondernemingsraad Arbo Unie BV; - Voorzitter Raad van Toezicht AGORA, Stichting voor Bijzonder Primair Onderwijs in de Zaanstreek; - Eigenaar/Praktijkhouder Mind Your Business, Advies voor Mens en Werk Zaanstad. - Voorzitter CDA afdeling Bloemendaal - Voorzitter van de Opleidingsbegeleidingscommissie van de Nederlandse vereniging voor Kinderneurologie - Lid van de landelijke richtlijn commissie: Spastische Cerebrale Parese - Voorzitter Ethische commissie Lunet (Eindhoven) - Voorzitter klachtencommissie Koraal (Sittard) - Governor bij Ashorne Hill Management school - Lid Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur VNO-NCW - Lid van Klankbordgroep Industrie VNO-NCW

12 Naam Leeftijd Beroep Aandachtsgebied Datum 1 e benoeming / (her)benoemd t/m Nevenfuncties dhr. M.J. Kuipers 56 secretaris-directeur Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier mw. drs. E.D. Kooijman 55 lid Raad van Bestuur Parnassia Groep Bestuur/politiek / t/m Financiën / t/m Vicevoorzitter Raad van Toezicht Woningbouwvereniging Langedijk - Bestuurslid landelijke Gebruikersvereniging Psygis Quarant - Lid Raad van Toezicht Stichting 1nP - Lid Raad van Advies MVO Nederland (Zorg) - Lid Bestuursraad dr. Leo Kannerhuis 12

13 De Raad van Toezicht van de stichtingen die samen Heliomare vormen, voert haar werkzaamheden uit met inachtneming van de Zorgbrede Governancecode 2010 (zie 3.1). Het Reglement van de Raad van Toezicht is, evenals de statuten, op deze code gebaseerd. Op 31 december 2014 telde de Raad van Toezicht zeven leden. In 2014 is de heer W. Biewinga afgetreden als lid van de Raad van Toezicht met het profiel financiën en is de werving gestart voor een lid Raad van Toezicht met het profiel financiën. Met ingang van 1 december 2014 is mevrouw drs. E.D. Kooijman toegetreden tot de Raad van Toezicht met het profiel financiën. In paragraaf 3.1 is de wervingsprocedure beschreven zoals die door de Raad van Toezicht van Heliomare wordt gehanteerd. De leden worden benoemd en ontslagen door de Raad van Toezicht zelf. Zij worden benoemd voor vier jaar en zijn eenmaal terstond herbenoembaar voor een termijn van vier jaar. Er is een rooster van aftreden. In de statuten staat expliciet vermeld wanneer iemand niet lid kan worden van de Raad van Toezicht. Hiermee wordt de onafhankelijkheid van de leden gewaarborgd. De Raad van Toezicht is in het verslagjaar samen met de Raad van Bestuur zeven keer bijeengekomen. Goedkeuring is verleend aan onder meer (hierna volgt een weergave van de belangrijkste besluiten): - de jaarverslaggeving 2013 van de onder Heliomare ressorterende stichtingen; - de benoeming van het hiervoor genoemde nieuwe lid van de RvT; - de Kaderbrief 2015; - het Jaarplan 2015; - het aangaan van de samenwerkingsovereenkomst en doordecentralisatie-overeenkomst met de gemeente Heemskerk m.b.t. de realisatie van een KJC in Heemskerk en de business case terzake; - het aangaan van een intentie-overeenkomst met de gemeente Heerhugowaard en de stichting Aloysius m.b.t. het onderzoek om te komen tot realisatie van een KJC in Heerhugowaard; - sluiting van de locatie Wonen Uitgeest. Tevens is gesproken met de Raad van Bestuur over de opvolging van de Raad van Bestuur na zijn pensionering en de vraag hoe de topstructuur na zijn vertrek wordt ingevuld. In 2014 zijn in het kader van de inhoudelijke themabehandelingen de volgende onderwerpen aan de orde geweest: - Beleidsplan ICT; - Ontwikkelingen op het gebied van HRM; - Ontwikkelingen in het kader van de decentralisatie als gevolg van invoering van de WMO; Andere in 2014 terugkerende onderwerpen op de agenda van de Raad van Toezicht waren onder meer: - de ontwikkeling van de KJC s in Heemskerk en Heerhugowaard - stand van zaken wijzigingen en bezuinigingsoperatie in het kader van de AWBZ en overgang WMO; - de liquiditeitsprognose; - topstructuur na vertrek huidige voorzitter RvB; - de aangetroffen asbest op de locatie van Heliomare onderwijs Wijk aan Zee. Op 20 maart 2014 is het jaarlijkse overleg gevoerd tussen Raad van Toezicht, Raad van Bestuur, GMR en OR. Op 15 mei 2014 heeft een overleg plaatsgevonden tussen een afvaardiging van de cliëntenraden en de ouder- en leerlinggeleding van de GMR, Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft in 2014 met de externe accountant de jaarverslaggeving 2013, het accountantsverslag 2013 (met KPMG), het Jaarplan 2015, de managementletter 2014 (met Deloitte) besproken.

14 Eenmaal per jaar evalueert de Raad van Toezicht zijn eigen functioneren en het functioneren van de Raad van Bestuur. In 2014 heeft deze evaluatie tijdens de decembervergadering plaatsgevonden. De voorzitter van de Raad van Toezicht heeft een functioneringsgesprek met de Raad van Bestuur gevoerd. Hierin zijn tevens de uit de evaluatie van de Raad van Toezicht voortkomende aandachtspunten aan de orde geweest. 14

15 2.4 Bedrijfsvoering Overheidsmaatregelen, stelselwijzigingen, veranderende wet- en regelgeving in combinatie met de economische- en financiële crisis zorgen ervoor dat Heliomare nog meer dan voorheen aandacht moet hebben voor een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening in combinatie met een financieel gezonde bedrijfsvoering op zowel kortere alsook op langere termijn. Deze doelstellingen komen terug in de kaderbrief waarin de Raad van Bestuur een koppeling legt tussen de strategische doelen en de bedrijfsvoering van de verschillende bedrijfsonderdelen en de prioriteiten voor het volgende jaar formuleert. In deze paragraaf wordt informatie verstrekt over de wijze waarop Heliomare haar interne bedrijfsvoering en beheersing heeft ingericht, zodat activiteiten worden beheerst, bewaakt, verbeterd en gerapporteerd. Hierbij wordt tevens aangegeven welke significante wijzigingen zijn aangebracht dan wel zijn gepland in dit interne risicobeheersings- en controlesysteem in het verslagjaar. Tevens worden de voornaamste risico s en onzekerheden beschreven waarmee Heliomare wordt geconfronteerd. Planning en controlcyclus De planning & controlcyclus (INK 1 -model) is een managementinstrument dat als doel heeft bij te dragen aan het systematisch en in samenhang plannen, uitvoeren, controleren en evalueren van de activiteiten van Heliomare. Het is een cyclisch sturingsmodel dat gericht is op beheersbaarheid en transparantie van de organisatie. De PC-cyclus bestaat uit de volgende onderdelen: - Meerjaren strategisch beleidsplan; - Meerjarenraming (exploitatie, kasstroom en balans) - Jaarlijkse kaderbrief; - Jaarplannen: activiteitenplannen en begrotingen; - Driemaandelijkse managementrapportages (forecasts); - Driemaandelijkse bestuursrapportages (bestuurlijke forecasts); - Maandelijkse stuurinformatie; - Jaarverslaggeving: jaarrekeningen en jaarverslagen De PC-cyclus start ieder jaar met het uitbrengen van de (hiervoor beschreven) kaderbrief. De Raad van Bestuur stuurt de kaderbrief aan de managers. De Raad van Toezicht heeft de kaderbrief 2015 in juli 2014 goedgekeurd. De kaderbrief vloeit voort uit en sluit aan op onder meer het strategisch beleidsplan, andere (meerjaren)plannen, de bevindingen van de accountant en de actuele situatie. De verplichte documenten van de PC-cyclus zijn tijdig tot stand gekomen. Er wordt drie keer per jaar een forecast gemaakt, en een 4 e rapportage in de vorm van een concept-jaarrekening. Directieoverleggen De integrale verantwoordelijkheid van de HMT-managers wordt door de Raad van Bestuur gemonitord in de zogenaamde directieoverleggen. Dit overleg heeft deels een externe focus en is deels intern gericht ten behoeve van de bedrijfsvoering van het betreffende bedrijfsonderdeel/stafafdeling. Vast onderdeel van dit overleg is de maandelijkse stuurinformatie en het activiteitenplan. Forecasts Een belangrijk onderdeel van het interne risico- en beheersingssysteem betreft de periodieke zogenaamde forecastbesprekingen waarin de manager verantwoording aflegt aan de Raad van Bestuur in bijzijn van concerncontroller, controller en bestuurssecretaris. Aan de hand van een vaste agenda worden de volgende onderwerpen besproken: beleid, financiële resultaten, de voortgang van de managementletter en de voortgang met betrekking tot de AO/IC. 1 Instituut Nederlandse Kwaliteit 15

16 De forecasts vormen de basis voor de bestuurlijke forecasts, waarmee de Raad van Bestuur tussentijds informatie verstrekt/ verantwoording aflegt aan de Raad van Toezicht. De bestuurlijke forecasts wordt in de Raad van Toezicht toegelicht door de concerncontroller. Na bespreking in de Raad van Toezicht worden de forecasts ter informatie gestuurd naar de inspraakorganen. In 2014 hebben tevens gezamenlijke forecastbesprekingen met RvB, HMT en clustermanagement plaatsgevonden. Maandelijkse stuurinformatie De belangrijkste maandelijkse stuurinformatie betreft de personeelsrapportage, ziekteverzuimrapportage, financiële budgetoverzichten en maandelijkse productiecijfers. De ouderdomsanalyse debiteuren wordt wekelijks opgesteld en de liquiditeit wordt zelfs in een dagelijkse frequentie verstrekt. Standaard wordt de stuurinformatie verstrekt aan Raad van Bestuur, managers en controllers. Risicobeheersing Risicomanagement neemt in de PC-cyclus een belangrijke plaats in. De Raad van Bestuur stuurt actief op de risico s die van invloed zijn op de realisatie van de doelstellingen. Risico s worden onderscheiden in drie hoofdgroepen. De eerste groep betreft externe en strategische risico s, die met name opkomen door wijzigingen in wetgeving, maatregelen en eisen van overheid, verzekeraars, andere financiers, toezichthoudende instanties ten aanzien van bekostiging en financiering van de zorg en vastgoed en verantwoording van die zorg. De grootste risico s betreffen: - de stapeling van veel en grote wijzigingen in wet- en regelgeving met grote impact (zie ook hierna), die in hoog tempo worden doorgevoerd; - de steeds hogere eisen aan de uitvoering en de verantwoording van de zorg en daardoor ook meer onduidelijkheden en onzekerheden ten aanzien van registratie en facturatiebepalingen, die per financier kunnen verschillen en de complexiteit van de verschillende systemen; - De overheveling van de financiering van dagbesteding van de AWBZ naar de WMO met substantieel lagere tarieven en een onzeker volume; - Diverse voorgestelde kortingen in het kader van de Zorgverzekeringswet (geen prijscompensatie en volumestijging); - Gevolgen invoering van de Jeugdwet waardoor gemeenten vanaf 1 januari 2015 verantwoordelijk worden voor een groot deel van de financiering van de gehandicaptenzorg tot 18 jaar; - Gevolgen invoering Participatiewet. In de Participatiewet worden de Wet werk en bijstand (WWB), de Wet sociale werkvoorziening (WSW) en een deel van de Wajong samengevoegd. - Voortgang nieuwbouwprojecten van Heliomare, waaronder de KJC s in combinatie met de vele en grote wijzigingen in de bekostiging van zorg en vastgoed. De tweede groep betreft de risico s met betrekking tot onze dienstverlening en veiligheid (veiligheid op vier gebieden, te weten, klanten, medewerkers, gebouwen en informatie). Risico s op dit gebied worden gemonitord aan de hand van rapportages uit periodieke en incidentele audits door de Veiligheidscommissie van Heliomare en de verschillende commissies die daaronder ressorteren (zie p. 28 e.v.). De derde groep bestaat uit diverse operationele risico s zoals de risico s die voortkomen uit de interne bedrijfsprocessen van de verschillende bedrijfsonderdelen en afdelingen en die samenhangen met het realiseren van de financiële doelstellingen en het voldoen aan de vele voorwaarden die financiers in toenemende mate stellen. De risico s die zijn gerapporteerd in de managementletter van de accountant maken tevens onderdeel uit van deze groep. Rapportage geschiedt via de PC-cyclus. In- en externe audits Vanuit de kaderregeling AO/IC AWBZ zorgaanbieders geldt een verplichting voor het uitvoeren van een verbijzonderde interne controlemaatregel ten aanzien van de geleverde productie. Heliomare 16

17 heeft in 2014 bij het bedrijfsonderdeel Wonen en Dagbesteding deze interne controlewerkzaamheden uitgevoerd. Deze interne controles zijn uitgevoerd door de een medewerker van de afdeling Control (die hiertoe rechtstreeks rapporteert aan de Raad van Bestuur) in samenwerking met de afdeling Finance. Binnen alle bedrijfsonderdelen en corporate staf zijn zogenaamde procesmanagers AO/IC benoemd die ervoor verantwoordelijk zijn dat aan de minimale eisen van de kaderregeling en overige wet- en regelgeving rondom AO/IC wordt voldaan. De werkwijze is afgestemd met de externe accountant. De interim controle door Deloitte heeft plaatsgevonden in het vierde kwartaal In deze controle zijn de uitkomsten van de uitgevoerde interne controle door de afdeling control van Heliomare betrokken. De managementletter, die is opgesteld op basis van de bevindingen in de tussentijdse controle, is besproken in de Raad van Toezichtvergadering van 8 december In het verslagjaar heeft de accountant twee maal aan de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht gerapporteerd over zijn bevindingen: met een verslag met betrekking tot de jaarrekening 2013 door KPMG en de managementletter 2014 door Deloitte. Het overzicht van bevindingen van de accountant is besproken in het reguliere overleg tussen manager en Raad van Bestuur en in het kwartaaloverleg als onderdeel van de managementrapportage. Controlebewustzijn Een belangrijk aspect van het interne risicobeheersings- en controlesysteem is het controlebewustzijn van de medewerkers van Heliomare. In 2006 is een gedragscode in werking getreden, eind 2007 is het integriteitsbeleid voor Heliomare vastgesteld. Het management is primair verantwoordelijk voor het integriteitsbeleid. Het management is verantwoordelijk voor een cultuur van eerlijkheid en ethisch verantwoord gedrag en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude zoveel mogelijk te beperken. De Raad van Bestuur informeert de Raad van Toezicht en externe accountant over significante leemtes in de interne beheersing en (vermoedens van) fraude. Het is de taak van de Raad van Toezicht om vast te stellen in hoeverre de ondernemingsleiding de nodige doelgerichte beheersingsmaatregelen heeft genomen zodat de integriteit van de (financiële) verslaggeving is gewaarborgd. 2.5 Ondernemingsraad, (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad, cliëntenraden Inleiding Heliomare vindt het belangrijk, dat via de (centrale) cliëntenraden, de Ondernemingsraad en de (Gemeenschappelijke) Medezeggenschapsraden invloed wordt uitgeoefend op het beleid en de bedrijfsvoering. Deze invloed wordt niet alleen uitgeoefend door gevraagd en ongevraagd advies via de raden, maar soms ook door deelname van leden aan een commissie/werkgroep. Heliomare heeft een Ondernemingsraad, een gemeenschappelijke medezeggenschapsraad en daarnaast hebben de verschillende scholen van Heliomare Onderwijs ieder een eigen MR. De medezeggenschap van de cliënten (ouders en leerlingen) binnen Heliomare Onderwijs is vormgegeven via de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad ((G)MR), waarin zowel medewerkers als ouders van leerlingen participeren. Heliomare heeft eind 2013 dertien cliëntenraden conform de wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (Wmcz): - Centrale cliëntenraad Heliomare dagbesteding; - Cliëntenraad Heliomare dagbesteding locatie Haarlem; - Cliëntenraad Heliomare dagbesteding locatie Aalsmeer; - Cliëntenraad Heliomare dagbesteding locatie Krommenie/Wormerveer; - Cliëntenraad Heliomare dagbesteding locatie Amsterdam; - Centrale cliëntenraad Heliomare wonen; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Wijk aan Zee / Beverwijk; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Bergen; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Alkmaar; 17

18 - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Heerhugowaard; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Krommenie; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Uitgeest; - Cliëntenraad Heliomare revalidatie. Eén keer per jaar vindt een ontmoeting plaats tussen de Raad van Toezicht, de OR en de GMR in aanwezigheid van de RvB. Tevens vindt één keer per jaar een ontmoeting plaats tussen de Raad van Toezicht, een afvaardiging van alle cliëntenraden en de oudergeleding van de GMR in aanwezigheid van de Raad van Bestuur (zie ook 3.3 Toezichthouders). OR en GMR Medezeggenschap van medewerkers is van direct belang voor de kwaliteit van de besluitvorming en daarmee het functioneren van de organisatie op alle niveaus. De medezeggenschap van medewerkers vergroot de kwaliteit en de effectiviteit van het beleid en het draagvlak daarvoor. Meedenken over en mee vormgeven aan het eigen werk is doorslaggevend voor slim werken en samenwerken, en daarmee voor voldoening in en tevredenheid met het werk. Zulke participatie moet zo dicht mogelijk bij de werkvloer gestalte krijgen. De OR en de GMR vergaderen ongeveer eenmaal per maand met de Raad van Bestuur. De RvB heeft de voorzitter van de algemene directie van Heliomare Onderwijs gemandateerd om het overleg met de GMR te voeren maar is ook veelal zelf aanwezig. De RvB streeft ernaar overeenstemming over advies en instemmingsplichtige onderwerpen te bereiken alvorens tot definitieve besluitvorming te komen. In de meeste gevallen is dit gelukt. Soms leidt dit tot een of meer extra overlegrondes. De OR en GMR geven niet altijd direct een positief advies af of instemming; soms gebeurt het dat de OR/GMR aanvullende vragen c.q. voorwaarden aan de adviezen verbindt. Het overleg en de samenwerking was ook in 2014 prettig en constructief. Steeds vaker legt de RvB eerst een visie voor, klankbordt deze, neemt opmerkingen en aanvullingen mee alvorens een voorgenomen besluit voor te leggen. De medezeggenschap is voor de Raad van Bestuur van groot belang om de inbreng vanuit medewerkers in de plannen die gevolgen voor medewerkers hebben te borgen en signalen te ontvangen over zaken die vanuit het perspectief van medewerkers van belang zijn. Namens de GMR is een toehoorder aanwezig bij de overlegvergaderingen van de OR en de OR vaardigt ook een toehoorder af naar de GMR overlegvergaderingen. Cliëntenraden De manager en de clustermanager van het betreffende bedrijfsonderdeel vormen de overlegpartners van de (centrale) cliëntenraad, zodat direct overleg plaatsvindt met degene die verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering. De vergaderfrequentie verschilt tussen de cliëntenraden / (G)MR. Heliomare is aangesloten bij de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV). Deze Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden is bemiddelaar en scheidsrechter bij eventuele meningsverschillen tussen cliëntenraden en zorgaanbieders over de uitvoering van de Wmcz. De onderwerpen die aan de orde komen tijdens de vergaderingen hebben te maken met het beleid en de bedrijfsvoering binnen het betreffende bedrijfsonderdeel. Per centrale (of gecombineerde) cliëntenraad / MR worden hieronder enkele onderwerpen genoemd die zijn besproken dan wel waarover advies is uitgebracht. Afgesproken is om geen formeel centraal inspraakorgaan voor alle cliënten in het leven te roepen, maar wel met de Centrale cliëntenraden te overleggen over corporate onderwerpen. De Centrale Cliëntenraad Dagbesteding (CCR DB) heeft het afgelopen kalenderjaar op verzoek van de RvB gesproken over/adviezen uitgebracht over: - Vrijwilligersbeleid Heliomare en vrijwilligersbeleid Dagbesteding ( zwaarwegend advies): adviespunten zijn grotendeels overgenomen - Gezamenlijke klachtencommissie ( zwaarwegend advies voor proefjaar tot medio 2015) - Advies sluiting winkel Krommenie en openen locatie in Purmerend - Advies m.b.t. sluiting werklocaties Veel in Hout, Vorm op Maat en atelier steengoed 18

19 - Reactie op begroting en jaarplan Reactie op jaardocument Benoeming Lid RvT portefeuille financiën - Kennismakingsgesprek kandidaatslid RvT Voorts heeft de CCR gesproken over: - WMO: consequenties bezuinigingen verlaging tarieven. CCR uit zorgen over activiteitenaanbod, veiligheid en inzet vrijwilligers en geeft aanbevelingen voor communicatie naar cliënten. Uitgebreid gesproken over de veranderingen die dat geeft voor cliënten, met name de ingrijpende verandering van regionale dagbesteding naar bij voorkeur participeren in de eigen woonomgeving. Regionale raden hebben contact met de WMO-raden en beleidsmedewerkers gemeenten. - Kwaliteit vervoer en efficiëntie/kostenbesparing vervoer - Samenwerking met andere zorgaanbieders - Ontwikkeling en stand van zaken Hersenz - Veiligheidsbeleid Heliomare, veiligheid in relatie met bezuiniging, Fona-analyses - Structuur cliëntenraden: in Amsterdam cliëntenberaad in plaats van cliëntenraad - Jaarplan dagbesteding Continue zijn de Raden door de leiding geïnformeerd over de WMO ontwikkelingen en de impact voor de cliënten. Voor alle raden van Heliomare dagbesteding stond het jaar 2014 in het teken van het leggen van contacten met gemeentelijke WMO raden in de regio. Deze hebben geleid tot bijeenkomsten waar het belang van dagbesteding voor onze cliënten werd uitgedragen. De uitkomsten op basis van kwaliteitsmetingen in het kader van het Landelijk Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg waren t.o.v. het landelijk gemiddelde positief en vielen ruim binnen de CQ en ZI metingen. Verbeterplannen in samenspraak met cliëntenraden hoefden vanwege deze positieve uitkomst niet opgesteld te worden. De Centrale Cliëntenraad Wonen heeft het afgelopen kalenderjaar op verzoek van de RvB adviezen uitgebracht over/dan wel informatie ontvangen over: - Vrijwilligersbeleid Heliomare en vrijwilligersbeleid Wonen (zwaarwegend advies): adviezen zijn grotendeels overgenomen - Advies over aangepaste huisregels Wonen - Advies over nieuwe regio-indeling woonlocaties - Reactie op begroting en jaarplan Reactie op jaardocument Kennismakingsgesprek kandidaatslid RvT - Samenwerking klachtencommissie met Hartekampgroep en Nieuw Unicum - Jaarverslag Fona-commissie - Jaarverslag Klachtencommissie - Vastgestelde jaarrekening 2013 Voorts heeft de CCR gesproken over: - Brochure Wie betaalt wat? - Week van de veiligheid en noodzakelijke investeringen in het WTC in het kader van veiligheid. - Voorbereiding uitvoering cliënttevredenheidsonderzoek. CCR is in een overleg geïnformeerd over de keuze van het gekozen instrument, de organisatie en heeft vragen kunnen toevoegen aan de vragenlijst. - Congres Meepraten over de zorginkoop. - Nieuw digitaal persoonlijk plan in Plancare - Gevolgen veranderde wet- en regelgeving. Alle cliënten zijn geïnformeerd over de consequenties m.b.t. alle veranderingen m.b.t. jeugdwet, participatiewet, WLZ en WMO. Er is een risico van leegstand omdat bepaalde indicaties niet worden verlengd en omdat 19

20 indicaties minder snel worden afgegeven. Er zal vaker gebruik worden gemaakt van de flexpool. De Cliëntenraad Revalidatie heeft het afgelopen kalenderjaar op verzoek van de RvB gesproken over/adviezen uitgebracht over: - Jaarrekening Conceptbegroting 2015 en beleidsplan - Vrijwilligersbeleid - Vervanging Medisch Oproepsysteem - Oprichting afd. Optimum care - KJC Heemskerk en Heerhugowaard - Elektronisch Dossier - Rookbeleid - Samenwerking klachtencommissie met Nieuw Unicum en Hartekampgroep - Fona jaarverslag Werkgroep/commissie Ethiek - Topstructuur - Client Veiligheids Management Systeem - Werken met Zorgpaden Jaarlijks wordt een overkoepelende bijeenkomst met een afvaardiging van de centrale cliëntenraden, de oudergeleding GMR en de Raad van Bestuur georganiseerd waarin deze corporate onderwerpen zoals het strategisch beleidsplan, de kaderbrief, jaarplan of jaarrekening aan de orde komen. Dit overleg wordt door een agendacommissie voorbereid. De cliëntenraden hebben ondersteuners, die in loondienst zijn bij Heliomare maar onafhankelijk en ten dienste van de cliëntenraden opereren. Er worden financiële middelen beschikbaar gesteld ten behoeve van o.a. scholing, bijwonen van externe bijeenkomsten en voor eventuele onkosten. 20