Jaarverantwoording Heliomare 2012

Transcriptie

1 Jaarverantwoording Heliomare

2 Inhoudsopgave Voorwoord 1. Uitgangspunten van de verslaggeving Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Kerngegevens Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur Toezichthouders Bedrijfsvoering Ondernemingsraad, (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad en cliëntenraden Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid verslagjaar Kwaliteitsbeleid Samenleving en belanghebbenden Financieel beleid Toekomstparagraaf

3 Voorwoord Hierbij bieden wij u het jaardocument en de jaarrekening van Heliomare aan. Hierin vindt u een uitgebreide beschrijving van onze activiteiten en behaalde resultaten in het verslagjaar Evenals in voorgaande jaren heeft Heliomare er voor gekozen de jaarverslaggeving over al haar activiteiten in één jaardocument samen te voegen. Heliomare vindt haar grondslag namelijk in twee stichtingen: Stichting Heliomare en Stichting Heliomare Onderwijs. Heliomare heeft als één organisatie de doelstellingen van beide stichtingen geformuleerd. Daarnaast is er de Stichting ZBC Heliomare voor de niet-reguliere en niet-structureel gefinancierde activiteiten op met name het gebied van arbeidsre-integratie en vitaliteit. In dit jaardocument wordt de totale organisatie daarom aangeduid met Heliomare. Met voorliggend document en DigiMV leggen wij maatschappelijke verantwoording af. Voor het jaar 2012 is de verplichting tot het opstellen van een maatschappelijk verslag komen te vervallen. Heliomare is echter een maatschappelijke organisatie en vervult als zodanig een belangrijke rol in de samenleving. Verslaggeving levert een bijdrage aan het behouden en uitbreiden van maatschappelijk draagvlak van zorginstellingen. Heliomare toont hiermee aan cliënten, medewerkers en stakeholders waarom de organisatie bestaansrecht heeft, wat de waarde van de organisatie is en hoe de organisatie daarin presteert. Terugkijkend op het jaar 2012 mag Heliomare concluderen dat het een zeer succesvol jaar is geweest, zowel in inhoudelijk als financieel opzicht. Ondanks de economisch roerige tijden en de onzekerheden die wijzigingen in wet- en regelgeving met zich brengen, met name voor het bedrijfsonderdeel Wonen & Dagbesteding, kan Heliomare de toekomst met vertrouwen tegemoet zien. Onze financieel sterke positie stelt ons in staat om onze solvabiliteit verder op te bouwen, zodat wij ook in de toekomst maatschappelijk verantwoord kunnen ondernemen en in kunnen spelen op wijzigingen in wet- en regelgeving en financieringswijze. Ook in 2012 waren de inspanningen van alle Heliomare-medewerkers, stagiaires en vrijwilligers erop gericht om dag in dag uit, direct of indirect, bij te dragen aan het zoveel mogelijk herwinnen van de zelfstandigheid van onze cliënten. In onderlinge samenwerking en met tal van externen is er opnieuw veel gerealiseerd, zowel op het gebied van zorg, onderwijs en ondersteuning als de bedrijfsvoering. Ik spreek mijn erkentelijkheid en dank uit aan iedereen die hieraan een bijdrage heeft geleverd. Het jaardocument en de jaarrekening zijn op 1 mei 2013 vastgesteld door de Raad van Bestuur en op 13 mei 2013 goedgekeurd door de Raad van Toezicht. Wijk aan Zee, mei 2013 Cees Raaijmakers voorzitter Raad van Bestuur 3

4 1. Uitgangspunten van de verslaggeving Zoals aangegeven is de verplichting tot het opstellen van een maatschappelijk verslag komen te vervallen. Heliomare kiest er - in samenspraak met de accountant - desalniettemin voor verslag te doen over het jaar 2012 en hanteert daarvoor het landelijk door het Ministerie van VWS ontwikkelde en voorgeschreven model zoals dat tot en met 2011 werd gehanteerd omdat door gebruik te maken van dit model verantwoording over de prestaties van Heliomare wordt afgelegd op een wijze die voldoet aan wet- en regelgeving en aansluit op de Zorgbrede Governance Code

5 2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Heliomare Adres Relweg 51 Postcode 1949 EC Plaats Wijk aan Zee Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres directie@heliomare.nl Internetpagina Structuur van het concern Juridische structuur De grondslag van Heliomare wordt gevormd door twee stichtingen: Stichting Heliomare en Stichting Heliomare Onderwijs. De Stichting Heliomare levert diensten en producten op het gebied van revalidatie, wonen, dagbesteding, arbeidsintegratie en sport. De Stichting Onderwijs levert diensten en producten op het gebied van speciaal onderwijs. Tevens bestaat de Stichting ZBC Heliomare voor de niet-reguliere en niet-structureel gefinancierde activiteiten op met name het gebied van arbeidsre-integratie en vitaliteit. Voor wat betreft de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur is sprake van een personele unie: de leden van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur van de ene stichting vormen ook de Raad van Toezicht en Raad van Bestuur van de andere stichtingen. De uitvoering van de doelstellingen van de stichtingen is ondergebracht binnen één organisatie, met één organisatiestructuur. Organisatie- en medezeggenschapsstructuur In onderstaand organogram is de organisatiestructuur d.d. 31 december 2012 schematisch weergegeven. Op hoofdlijnen kan de organisatie als volgt worden beschreven. Heliomare bestaat uit 5 bedrijfsonderdelen, te weten: - Revalidatie, - Sport, - Onderwijs, - Arbeidsintegratie, - Wonen en Dagbesteding. - Elk bedrijfsonderdeel wordt geleid door een manager. De manager vormt samen met de leidinggevenden en stafmedewerkers het managementteam van het betreffende bedrijfsonderdeel. - De Raad van Bestuur en de managers van de bedrijfsonderdelen worden ondersteund door Services, Control, Administratief Proces (AP) en Finance, Strategisch Projectbureau (waarin, Kwaliteit, Vastgoed en Communicatie zijn verenigd), Markt & Innovatie en Research & Development (R&D). In paragraaf 4.2 wordt de totstandkoming van de hiervoor genoemde afdelingen Services, Strategisch Projectbureau en Markt & Innovatie nader toegelicht. - De Raad van Bestuur en de managers van de bedrijfsonderdelen vormen samen met de managers Services, Strategisch Projectbureau, Markt & Innovatie, HRM, de concerncontroller, en de bestuurssecretaris het Heliomare Managementteam (HMT). 5

6 - Heliomare heeft een organisatiebrede medische staf. Maandelijks voert het bestuur van de medische staf overleg met de Raad van Bestuur, de manager Revalidatie en de bestuurssecretaris. - De medische staf vergadert een keer per maand en één tot twee keer per jaar wordt een themabijeenkomst georganiseerd. - Heliomare heeft één Ondernemingsraad (OR) en - naast vier medezeggenschapsraden op schoolniveau - een Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) voor Onderwijs. De OR pleegt overleg met de Raad van Bestuur, de GMR met de voorzitter van de algemene directie van Heliomare Onderwijs en de MR met de schooldirecteuren, hiertoe gemandateerd door het bevoegd gezag. - Heliomare heeft dertien cliëntenraden: Revalidatie heeft een cliëntenraad, de locaties van de bedrijfsonderdelen Wonen en Dagbesteding hebben ieder afzonderlijk een cliëntenraad. Daarnaast zijn er een Centrale Cliëntenraad Dagbesteding en een Centrale Cliëntenraad Wonen met een afvaardiging uit de lokale cliëntenraden. De medezeggenschap van de cliënten (ouders en leerlingen) van Onderwijs is vormgegeven via de oudergeleding van de medezeggenschapsraden. Raad van Toezicht centrale cliëntenraden medische staf Raad van Bestuur lokale cliëntenraden ondernemingsraad Bestuurssecretariaat Strategisch Projectbureau gemeenschappelijke medezeggenschapsraad Markt & Innovatie Services medezeggenschapsraden Control, Finance, AP Research & Development Revalidatie en Sport Wonen en Dagbesteding Arbeid Onderwijs Besturingsmodel Heliomare wordt bestuurd volgens het Raad van Bestuur/Raad van Toezicht model. De eenhoofdige Raad van Bestuur is statutair en integraal verantwoordelijk voor de besturing van de organisatie. De Raad van Toezicht is het toezichthoudende orgaan en houdt conform statuten en reglementen toezicht op de wijze waarop de Raad van Bestuur de organisatie bestuurt. De besturingsfilosofie is gebaseerd op de volgende drie principes: - decentraal, tenzij.. waarmee bedoeld wordt dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het sturen van de bedrijfsprocessen zo laag mogelijk in de hiërarchie van de organisatie worden gelegd; - integraal management, waarmee wordt aangegeven dat leidinggevenden, elk op het eigen niveau verantwoordelijk en bevoegd zijn voor het realiseren van de integrale bedrijfsvoering van zijn/haar organisatie-eenheid; - inclusief management, waarmee wordt aangegeven dat leidinggevenden gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het behalen van het gewenste corporate resultaat. 6

7 2.3 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Uitgaande van de vragen en mogelijkheden van de cliënt, ondersteunt Heliomare mensen met een dreigende of aanwezige handicap door het apart of in samenhang verlenen van diensten op het gebied van revalidatie, speciaal onderwijs, arbeidsintegratie, wonen, dagbesteding en sport/fitness. De doelgroep die Heliomare bedient bestaat voornamelijk uit cliënten met een lichamelijke, verstandelijke of meervoudige handicap, een niet aangeboren hersenletsel of een autisme spectrum stoornis. Revalidatie (inclusief sport op therapeutische basis) wordt als medisch specialisme gefinancierd vanuit de Zorgverzekeringswet. De financiering van het onderwijs verloopt via het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De dienstverlening op het gebied van wonen en dagbesteding wordt verleend op grond van de AWBZ. Heliomare Wonen heeft toelatingen voor de functie verblijf voor LG (lichamelijk gehandicapten), VG (verstandelijk gehandicapten) en GGZ-C (zonder behandeling). De AWBZfuncties die door Heliomare worden verleend, zijn op grond van de in 2009 doorgevoerde wijzigingen in de AWBZ bij Dagbesteding begeleiding (groep en individueel) en behandeling, en bij Wonen persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding (individueel) en verblijf. De dienstverlening op het gebied van arbeidsintegratie bestaat uit activiteiten op het gebied van scholing (beroepsonderwijs en AKA (arbeidsmarktkwalificerend assistent)) en activiteiten op het gebied van arbeidstoeleiding, jobcoaching, arbeidsonderzoek en arbeidstrainingen. Financiering van de scholing gebeurt uit UWV-middelen na een aanbestedingsprocedure. De vanuit publieke middelen gefinancierde activiteiten van Heliomare bestaan uit revalidatie, onderwijs, wonen, dagbesteding, beroepsopleiding, arbeidstoeleiding (voor wat betreft het door UWV gefinancierde deel) en jobcoaching (voor wat betreft het door UWV gefinancierde deel) en sport. De vanuit private (commerciële) middelen gefinancierde activiteiten betreffen arbeidsonderzoek, arbeidstraining, arbeidstoeleiding (het niet UWV-gefinancierde deel), jobcoaching (het niet UWV-gefinancierde deel) en fitness. Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Revalidatie Het aantal klinische verpleegdagen in het verslagjaar is uitgekomen op ten opzichte van in In het verslagjaar zijn revalidatiebehandeluren (rbu) gerealiseerd. In 2011 waren dat er , dit betekent een stijging van 0,3%. De poliklinische rbu-productie was in rbu s. De klinische rbu-productie was in rbu s. Wonen en dagbesteding Wonen en dagbesteding Het aantal intramurale plaatsen op 31 december komt uit op 135, het aantal cliënten dat dagactiviteiten volgt op 31 december bedraagt 725. Het aantal dagdelen voor dagactiviteiten is in het verslagjaar Het aantal verpleegdagen en GVT -bezettingsdagen in het verslagjaar zijn en het aantal uren extramurale productie is in het verslagjaar. Onderwijs Het aantal leerlingen in het verslagjaar (1 oktober 2012) is uitgekomen op 1.539, dit is inclusief ambulante begeleiding in het reguliere primair en voortgezet onderwijs. 7

8 Werkgebieden Het werkgebied van Heliomare is primair Noord-Holland en in bepaalde gevallen tevens een deel van Zuid-Holland, alsmede de provincies Flevoland en Utrecht. Heliomare is op het gebied van AWBZ-zorg actief in de zorgkantoorregio s Noord-Holland Noord, Zaanstreek Waterland, Kennemerland, Amstelland en de Meerlanden en Amsterdam. 8

9 3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Zorgbrede Governancecode 2010 Zorggovernance, goed bestuur in de zorg, betekent dat een zorginstelling de eigen effectiviteit en resultaatgerichtheid waarborgt met structurele maatregelen. Sturing, beheersing, toezicht, verantwoording en risicomanagement moeten allemaal op orde zijn om goed bestuur te kunnen waarmaken. In de Zorgbrede Governancecode 2010 zijn moderne, breed gedragen, algemene opvattingen in de zorg over goed bestuur, toezicht en verantwoording gebundeld. Met de Zorgbrede Governancecode 2010 hebben brancheorganisaties de Zorgbrede Governancecode 2006 verder verhelderd en vernieuwd en op belangrijke punten aangescherpt. De basis van de beide codes wordt gevormd door het in 1999 verschenen rapport van de commissie Meurs over health care governance. De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht onderschrijven de Zorgbrede Governancecode De Zorgbrede Governancecode 2010 werkt volgens het zogenaamde pas toe of leg uit -beginsel. Ingevolge het pas toe of leg uit -beginsel volgt hieronder een toelichting. Governancecode Situatie Heliomare Actie/toelichting Onderwerp: verantwoording Periodieke wisseling persoon accountant. Is niet schriftelijk vastgelegd maar om de zeven jaar wordt van accountant gewisseld. Huidige werkwijze functioneert goed; handhaven. Accountant rapporteert bevindingen inzake jaarrekening gelijktijdig aan Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. Onderwerp: Raad van Toezicht Statutair vastleggen: gronden voor schorsing of ontslag Raad van Toezicht leden + procedure. Werving van nieuwe leden Raad van Toezicht geschiedt openbaar (= via openbare werving). Accountant rapporteert eerst aan Raad van Bestuur en daarna aan Raad van Toezicht. Niet vastgelegd in de statuten maar wel in reglement Raad van Toezicht. Vacature wordt eerst gemeld aan de Raad van Toezicht, Raad van Bestuur, Heliomare Managementteam, medische staf, en de inspraakorganen. Indien dit geen benoembare kandidaten oplevert, wordt op openbare wijze geworven. Handhaven; sluit aan op in Heliomare gebruikelijke werkwijze en staat een transparant overleg tussen accountant en Raad van Toezicht niet in de weg. Handhaven in reglement. Geen meerwaarde om deze bepaling over te hevelen naar de statuten. Handhaven; werving in brede kring (via de hiernaast genoemde organen) is het uitgangspunt. 9

10 Governance-structuur In de statuten van de stichtingen die Heliomare vormen, is het Raad van Toezichtmodel opgenomen: de Raad van Bestuur bestuurt onder toezicht van de Raad van Toezicht. De taken en bevoegdheden van de Raad van Bestuur zijn in de statuten van de stichtingen opgenomen. 3.2 Raad van Bestuur Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties in 2012 C.M.G. Raaijmakers voorzitter Revalidatie: - Lid Bestuurscommissie Sturing en Financiering Revalidatie Nederland - Plaatsvervangend lid van de adviescommissie Cure Instellingen van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZA) - Lid Raad van Toezicht Stichting Meedoen Mogelijk Maken - Lid auditcommissie Stichting Meedoen Mogelijk Maken Wonen en Dagbesteding: - Lid directiewerkgroep 60 (Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland) Overige nevenfuncties - Lid Bestuursadviescommissie Besturing en Bekostiging NVZ (Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen) - Lid Bestuur St. Administratiekantoor VIR E-care Solutions B.V. - Lid Coördinatiecommissie Wijk aan Zee - Lid bestuurlijk overleg Zorggroep IJmond - Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Elisabeth Breda Heliomare heeft een eenhoofdige Raad van Bestuur. Deze wordt gevormd door de algemeen directeur, tevens bestuursvoorzitter, de heer drs. C.M.G. Raaijmakers. De heer Raaijmakers is werkzaam in deze functie sinds 1 maart De Raad van Bestuur voert zijn werkzaamheden uit conform het bepaalde in de statuten en met inachtneming van een reglement dat de Raad van Toezicht heeft vastgesteld. In dit reglement zijn de aanbevelingen uit het rapport Health care governance, de Zorgbrede Governancecode 2006 en de Zorgbrede Governancecode 2010 verwerkt. In het reglement wordt met name aandacht besteed aan de verantwoordelijkheden van de Raad van Bestuur, de wijze waarop de besluitvorming door de Raad van Bestuur tot stand komt en op welke wijze de Raad van Bestuur verantwoording aflegt. Ook zijn hierin de afspraken vastgelegd over de informatievoorziening van Raad van Bestuur naar Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur voert zijn werkzaamheden voorts uit met inachtneming van de Gedragscode voor de goede bestuurder van maart 2005, opgesteld door de NVZD, de vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg. De door de NVZD geformuleerde normen zijn door de Raad van Toezicht vertaald in acties op basis waarvan de Raad van Toezicht kan beoordelen hoe de Raad van Bestuur invulling geeft aan deze code. De jaarlijkse evaluatie heeft in december 2012 plaatsgevonden. Bij deze evaluatie komt eveneens de bezoldiging van de Raad van Bestuur aan de orde. 10

11 Met betrekking tot het beleid aangaande de bezoldiging van de Raad van Bestuur is de adviesregeling "contractuele relatie, rechtspositie, arbeidsvoorwaarden en honorering van bestuurders van zorginstellingen" van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (versie 2006) leidend. In de toepassing van de regeling is de complexiteit van Heliomare betrokken. Heliomare heeft zich de afgelopen jaren namelijk ontwikkeld tot een professionele zorg- en onderwijsaanbieder voor ondersteuning van kinderen, jongeren en volwassenen met een beperking op het gebied van revalidatie, onderwijs, wonen, dagbesteding, arbeidsintegratie en sport, met bijna 40 locaties in heel Noord-Holland en ruim 1700 medewerkers. Bij de beoordeling van het honorarium van de Raad van Bestuur kan niet worden volstaan door alleen naar de richtlijnen van onderwijs of de zorginstellingen te kijken. De weging is op zich complexer. In 2002 heeft de Raad van Toezicht bewust gekozen om de aansturing van Heliomare drastisch te wijzigen. Tot dat moment bestond de Raad van Bestuur uit drie leden. De Raad van Toezicht heeft ervoor gekozen de verantwoordelijkheid van Heliomare te laten dragen door een eenhoofdige Raad van Bestuur. Vervolgens is de functie van de Raad van Bestuur in 2002 / 2003 gewogen met in achtneming van deze verzwarende factor waarvoor externe deskundigen zijn ingeschakeld. Op dat moment heeft een salarisvaststelling plaatsgevonden. Vastgesteld is dat de Raad van Bestuur het maximum salaris had bereikt en hierover de algemene indexering zou ontvangen zoals in de branche per jaar zou worden toegepast. Tevens is een flexibele resultaatgerichte beloning ingevoerd. Het honorarium van de Raad van Bestuur heeft zich sindsdien consequent volgens deze lijn ontwikkeld. De Raad van Toezicht is van mening dat er een consistente lijn is gevolgd met het honorarium van de Raad van Bestuur en dat dit honorarium overeenkomt met de verantwoordelijkheid behorende bij het besturen en leiding geven aan een organisatie met de complexiteit en omvang van Heliomare. De Raad van Toezicht heeft vastgesteld dat het honorarium, zij het aan de bovenkant, past binnen de richtlijnen van de NVTZ met betrekking tot de salariëring van Raden van Bestuur. 11

12 3.3 Toezichthouders Samenstelling Raad van Toezicht d.d Naam Leeftijd Beroep Aandachtsgebied Datum 1 e benoeming / (her)benoemd t/m dhr. ir. R. Henstra, 66 n.v.t. bedrijfsleven / voorzitter herbenoemd t/m mw. M.A. Berndsen- Jansen vice-voorzitter 62 Lid Tweede Kamer der Staten Generaal dhr. dr. E.C.T. de Jongh 54 Coördinator Geestelijke zorg in organisaties, plv. coördinator Communicatie en media Faculteit der Godgeleerdheid Vrije Universiteit Amsterdam dhr. drs. A.P.H. Günther 59 GZ-Psycholoog Arbo Unie BV politiek / bestuur / herbenoemd t/m ethiek / herbenoemd t/m 2012 onderwijs / arbeidsintegratie / t/m 2012 herbenoemd t/m dhr. drs. W.A. Biewinga 60 Consultant financiën / t/m 2012 herbenoemd t/m Nevenfuncties in Voorzitter Raad van Commissarissen Zeehaven IJmuiden N.V.; - Commissaris Laura Metaal B.V.; - Voorzitter Raad van Commissarissen Telstar. - Lid van de Raad van Toezicht van De Noorderbrug te Groningen; - Voorzitter Stichting de Regisserende Gemeente. - Voorzitter Raad van Kerken Amsterdam; - Lid bestuur Stichting Ignatiushuis; - Lid bestuur Stichting Ethisch Centrum Horeca; - Voorzitter Raad van Advies levensbeschouwelijke zaken Spaarne Ziekenhuis. - Voorzitter Ondernemingsraad Arbo Unie BV; - Voorzitter Raad van Toezicht AGORA, Stichting voor Bijzonder Primair Onderwijs in de Zaanstreek; - Eigenaar/Praktijkhouder Mind Your Business, Advies voor Mens en Werk Zaanstad. - commissaris Caransa BV; - voorzitter RvC Koning&Hartman BV; - voorzitter RvC Martin Schilder Holding BV; - voorzitter RvC Kloosterboer BV; - lid Audit commissie Pensioenfonds 12

13 Naam Leeftijd Beroep Aandachtsgebied Datum 1 e mw. mr. A.M. Wolf 45 Oprichter en partner Wolf Advocaten, werkzaam als letselschadeadvocaat dhr. dr. R.J. Vermeulen 50 Kinderneuroloog, VU medisch centrum benoeming / (her)benoemd t/m juridisch / t/m medisch / t/m Nevenfuncties in 2012 Horeca; - deskundige voor de Ondernemingskamer; - voorzitter RvC Biesheuvel Techniek BV; - commissaris Vancis BV; - Adviseur diverse familievennootschappen; - Commissaris Floronet Holding B.V. - Raadslid en fractievoorzitter Gemeente Bloemendaal; - Namens de oudervereniging lid van de medezeggenschapsraad van het Lyceum Sancta Maria te Haarlem. - Secretaris van de Opleidingsbegeleidingscommissie van de Nederlandse vereniging voor Kinderneurologie - Lid van de landelijke richtlijn commissie: Spastische Cerebrale Parese 13

14 De Raad van Toezicht van de stichtingen die samen Heliomare vormen, voert haar werkzaamheden uit met inachtneming van de Zorgbrede Governancecode 2010 (zie 3.1). Het Reglement van de Raad van Toezicht is, evenals de statuten, op deze code gebaseerd. Op 31 december 2012 telde de Raad van Toezicht zeven leden. Met ingang van 1 januari 2013 is dhr. dr. E.C.T. de Jongh afgetreden als lid van de Raad van Toezicht met het profiel ethisch. In 2012 is wel de werving gestart voor een lid Raad van Toezicht met het profiel ethisch. Op 31 december 2012 is deze vacature nog niet ingevuld. In paragraaf 3.1 is de wervingsprocedure beschreven zoals die door de Raad van Toezicht van Heliomare wordt gehanteerd. De leden worden benoemd en ontslagen door de Raad van Toezicht zelf. Zij worden benoemd voor vier jaar en zijn eenmaal terstond herbenoembaar voor een termijn van vier jaar. Er is een rooster van aftreden. In de statuten staat expliciet vermeld wanneer iemand niet lid kan worden van de Raad van Toezicht. Hiermee wordt de onafhankelijkheid van de leden gewaarborgd. De Raad van Toezicht is in het verslagjaar samen met de Raad van Bestuur zeven keer bijeengekomen. Goedkeuring is verleend aan onder meer (hierna volgt een weergave van de belangrijkste besluiten): - Statutenwijziging t.a.v. verlenging van de zittingsduur van een lid van de Raad van Toezicht wiens zittingsduur na herbenoeming is beëindigd voor maximaal twee jaar teneinde een toekomstbestendige en evenwichtige invulling van de Raad van Toezicht mogelijk te maken; - Statutenwijziging t.a.v. het afsluiten van derivaten door de Raad van Bestuur waarvoor altijd voorafgaande toestemming van de Raad van Toezicht is vereist; - Treasurystatuut en beleid - Strategisch Beleidsplan ; - Governanceplan integrale veiligheid - de jaarverslaggeving 2011 van de onder Heliomare ressorterende stichtingen; - de benoeming van dhr. dr. R.J. Vermeulen met ingang van 21 maart 2012 voor een periode van vier jaar als lid van de Raad van Toezicht met het profiel medisch ; - herbenoeming van de heer ir. R. Henstra en mevrouw M.A. Berndsen-Jansen voor één jaar; - de herbenoeming van de heer drs. A.P.H. Günther en de heer drs. W.A. Biewinga voor een tweede periode van vier jaar. - de Kaderbrief 2013; - het Jaarplan 2013; Naast de reguliere vergaderingen heeft er een uitgebreide sessie plaatsgevonden met de Raad van Bestuur en het HMT om input te leveren vanuit de Raad van Toezicht aan het Strategisch Beleidsplan In 2012 zijn in het kader van de inhoudelijke themabehandelingen de volgende onderwerpen aan de orde geweest: - Planetree; - Medisch Ondernemingsplan ; - Kwaliteitsmanagement; - Veiligheid; Andere in 2012 terugkerende onderwerpen op de agenda van de Raad van Toezicht waren onder meer: - de ontwikkeling van het Kinder- en jeugdcentrum Heliomare op het Stationsplein in Beverwijk; - stand van zaken bezuinigingsoperatie Passend Onderwijs; - stand van zaken wijzigingen en bezuinigingsoperatie in het kader van de AWBZ; - de liquiditeitsprognose; - stand van zaken herinrichting bedrijfsonderdeel Onderwijs; - stand van zaken wijziging organisatiestructuur in kader van Toekomstbestendig Heliomare. Op 21 maart 2012 is het jaarlijkse overleg gevoerd tussen Raad van Toezicht, Raad van Bestuur, GMR en OR. Op 16 mei 2012 heeft een overleg plaatsgevonden tussen een afvaardiging van de 14

15 cliëntenraden en de ouder- en leerlinggeleding van de GMR, Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft in 2012 de jaarverslaggeving 2011, het accountantsverslag 2011, het Jaarplan 2013, de managementletter 2012 met de externe accountant (KPMG) besproken. Eenmaal per jaar evalueert de Raad van Toezicht zijn eigen functioneren en het functioneren van de Raad van Bestuur. In 2012 heeft deze evaluatie tijdens de decembervergadering plaatsgevonden. De voorzitter van de Raad van Toezicht heeft een functioneringsgesprek met de Raad van Bestuur gevoerd. Hierin zijn tevens de uit de evaluatie van de Raad van Toezicht voortkomende aandachtspunten aan de orde geweest. 15

16 3.4 Bedrijfsvoering Overheidsmaatregelen, stelselwijzigingen, veranderende wet- en regelgeving in combinatie met de economische- en financiële crisis zorgen ervoor dat Heliomare nog meer dan voorheen aandacht moet hebben voor een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening in combinatie met een financieel gezonde bedrijfsvoering op zowel kortere alsook op langere termijn. Deze doelstellingen komen terug in de kaderbrief waarin de Raad van Bestuur een koppeling legt tussen de strategische doelen en de bedrijfsvoering van de verschillende bedrijfsonderdelen en de prioriteiten voor het volgende jaar formuleert. In deze paragraaf wordt informatie verstrekt over de wijze waarop Heliomare haar interne bedrijfsvoering en beheersing heeft ingericht, zodat activiteiten worden beheerst, bewaakt, verbeterd en gerapporteerd. Hierbij wordt tevens aangegeven welke significante wijzigingen zijn aangebracht dan wel zijn gepland in dit interne risicobeheersings- en controlesysteem in het verslagjaar. Tevens worden de voornaamste risico s en onzekerheden beschreven waarmee Heliomare wordt geconfronteerd. Planning en controlcyclus De planning & controlcyclus (INK 1 -model) is een managementinstrument dat als doel heeft bij te dragen aan het systematisch en in samenhang plannen, uitvoeren, controleren en evalueren van de activiteiten van Heliomare. Het is een cyclisch sturingsmodel dat gericht is op beheersbaarheid en transparantie van de organisatie. De PC-cyclus bestaat uit de volgende onderdelen: - Meerjaren strategisch beleidsplan; - Meerjaren investeringsbegroting; - Jaarlijkse kaderbrief; - Jaarplannen: activiteitenplannen en begrotingen; - Driemaandelijkse managementrapportages (forecasts); - Driemaandelijkse bestuursrapportages (bestuurlijke forecasts); - Maandelijkse stuurinformatie; - Jaarverslaggeving: jaarrekeningen en jaarverslagen De PC-cyclus start ieder jaar met het uitbrengen van de (hiervoor beschreven) kaderbrief. De Raad van Bestuur stuurt de kaderbrief aan de managers. De Raad van Toezicht heeft de kaderbrief 2013 in november 2012 goedgekeurd. De kaderbrief vloeit voort uit en sluit aan op onder meer het strategisch beleidsplan, andere (meerjaren)plannen, de bevindingen van de accountant en de actuele situatie. De verplichte documenten van de PC-cyclus zijn tijdig tot stand gekomen. Er wordt drie keer per jaar een forecast gemaakt, en een 4 e rapportage in de vorm van een concept-jaarrekening. Directieoverleggen De integrale verantwoordelijkheid van de HMT-managers wordt door de Raad van Bestuur gemonitord in de zogenaamde directieoverleggen. Dit overleg heeft deels een externe focus en is deels intern gericht ten behoeve van de bedrijfsvoering van het betreffende bedrijfsonderdeel/stafafdeling. Vast onderdeel van dit overleg is de maandelijkse stuurinformatie en het activiteitenplan. Forecasts Een belangrijk onderdeel van het interne risico- en beheersingssysteem betreft de periodieke zogenaamde forecastbesprekingen waarin de manager verantwoording aflegt aan de Raad van Bestuur in bijzijn van concerncontroller, controller en bestuurssecretaris. In het verslagjaar waren bij de 1 e forecastbespreking ook de hoofden administratief proces aanwezig. Aan de hand van een 1 Instituut Nederlandse Kwaliteit 16

17 vaste agenda worden de volgende onderwerpen besproken: beleid, financiële resultaten, de voortgang van de managementletter en de voortgang met betrekking tot de AO/IC. De forecasts vormen de basis voor de bestuurlijke forecasts, waarmee de Raad van Bestuur tussentijds informatie verstrekt/ verantwoording aflegt aan de Raad van Toezicht. De bestuurlijke forecasts wordt in de Raad van Toezicht toegelicht door de concerncontroller. Na bespreking in de Raad van Toezicht worden de forecasts ter informatie gestuurd naar de inspraakorganen. Maandelijkse stuurinformatie De belangrijkste maandelijkse stuurinformatie betreft de personeelsrapportage, ziekteverzuimrapportage, financiële budgetoverzichten en maandelijkse productiecijfers. De ouderdomsanalyse debiteuren wordt wekelijks opgesteld en de liquiditeit wordt zelfs in een dagelijkse frequentie verstrekt. Standaard wordt de stuurinformatie verstrekt aan Raad van Bestuur, managers en controllers. De introductie van nieuwe tools als intranet en Cognos (kubussen) draagt bij aan een structurele verbetering van deze stuurinformatie. Risico- en toekomstparagraaf In het verslagjaar is standaard in de forecasts een risicoparagraaf (per bedrijfsonderdeel/stafafdeling) opgenomen waarin de voornaamste risico s en onzekerheden zijn opgenomen waarmee Heliomare wordt geconfronteerd. Zo waren er voor Heliomare een veelheid van veranderingen op komst, de belangrijkste waren: - Bezuinigingen in het kader van Passend Onderwijs; - Invloed van reeds doorgevoerde pakketmaatregelen binnen de AWBZ en mogelijk andere wijzigingen / kortingen in de AWBZ. Bijvoorbeeld de overheveling van de financiering van dagbesteding van de AWBZ naar de WMO. Deze overheveling gaat naar alle waarschijnlijkheid gepaard met substantieel lagere tarieven en een toenemende onzekerheid over de continuïteit van dagbesteding in zijn huidige vorm. Tevens een zeer aanzienlijke korting op de tarieven voor vervoer van cliënten van en naar dagbesteding. En bijvoorbeeld introductie van de normatieve huisvestingscomponent en de hieraan gerelateerde boekwaardeproblematiek - Diverse voorgestelde (volume)kortingen in het kader van de Zorgverzekeringswet; - Voortgang nieuwbouwprojecten van Heliomare, waaronder Kinder- en jeugdcentrum Heliomare op het Stationsplein, VSO De Alk en de woonvorm in Bergen; In- en externe audits Vanuit de kaderregeling AO/IC AWBZ zorgaanbieders geldt een verplichting voor het uitvoeren van een verbijzonderde interne controlemaatregel ten aanzien van de geleverde productie. Heliomare heeft in 2012 bij het bedrijfsonderdeel Wonen en Dagbesteding deze interne controlewerkzaamheden uitgevoerd. Deze interne controles zijn uitgevoerd door de een medewerker van de afdeling Control (die hiertoe rechtstreeks rapporteert aan de Raad van Bestuur) in samenwerking met de afdeling Finance. Binnen alle bedrijfsonderdelen en corporate staf zijn zogenaamde HAP-functionarissen benoemd (Hoofd Administratieve Processen) die ervoor verantwoordelijk zijn dat aan de minimale eisen van de kaderregeling en overige wet- en regelgeving rondom AO/IC wordt voldaan. De werkwijze is afgestemd met de externe accountant. De interim controle door KPMG heeft plaatsgevonden in oktober In deze controle zijn de uitkomsten van de in augustus / september uitgevoerde interne controle door de afdeling control van Heliomare betrokken. De managementletter, die is opgesteld op basis van de bevindingen in de tussentijdse controle, is besproken in de Raad van Toezichtvergadering van 10 december In het verslagjaar heeft de accountant twee maal aan de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht gerapporteerd over zijn bevindingen: met een verslag met betrekking tot de jaarrekening 2011 en de managementletter Het overzicht van bevindingen van de accountant is besproken in het reguliere overleg tussen manager en Raad van Bestuur en in het kwartaaloverleg als onderdeel van de managementrapportage. 17

18 Controlebewustzijn Een belangrijk aspect van het interne risicobeheersings- en controlesysteem is het controlebewustzijn van de medewerkers van Heliomare. In 2006 is een gedragscode in werking getreden, eind 2007 is het integriteitsbeleid voor Heliomare vastgesteld. Het management is primair verantwoordelijk voor het integriteitsbeleid. Het management is verantwoordelijk voor een cultuur van eerlijkheid en ethisch verantwoord gedrag en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude zoveel mogelijk te beperken. De Raad van Bestuur informeert de Raad van Toezicht en externe accountant over significante leemtes in de interne beheersing en (vermoedens van) fraude. Het is de taak van de Raad van Toezicht om vast te stellen in hoeverre de ondernemingsleiding de nodige doelgerichte beheersingsmaatregelen heeft genomen zodat de integriteit van de (financiële) verslaggeving is gewaarborgd. 3.5 Cliëntenraad, ondernemingsraad en (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad Inleiding Heliomare vindt het belangrijk, dat via de (centrale) cliëntenraden, de Ondernemingsraad en de (Gemeenschappelijke) Medezeggenschapsraden invloed wordt uitgeoefend op het beleid en de bedrijfsvoering. Deze invloed wordt niet alleen uitgeoefend door gevraagd en ongevraagd advies via de raden, maar soms ook door deelname van leden aan een commissie/werkgroep. Heliomare heeft een Ondernemingsraad, een gemeenschappelijke medezeggenschapsraad en daarnaast hebben de verschillende scholen van Heliomare Onderwijs ieder een eigen MR. De medezeggenschap van de cliënten (ouders en leerlingen) binnen Heliomare Onderwijs is vormgegeven via de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad ((G)MR), waarin zowel medewerkers als ouders van leerlingen participeren. Heliomare heeft eind 2012 dertien cliëntenraden conform de wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (Wmcz): - Centrale cliëntenraad Heliomare dagbesteding; - Cliëntenraad Heliomare dagbesteding locatie Haarlem; - Cliëntenraad Heliomare dagbesteding locatie Aalsmeer; - Cliëntenraad Heliomare dagbesteding locatie Krommenie/Wormerveer; - Cliëntenraad Heliomare dagbesteding locatie Amsterdam; - Centrale cliëntenraad Heliomare wonen; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Wijk aan Zee / Beverwijk; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Bergen; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Alkmaar; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Heerhugowaard; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Krommenie; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Uitgeest; - Cliëntenraad Heliomare revalidatie. Eén keer per jaar vindt een ontmoeting plaats tussen de Raad van Toezicht, de OR en de GMR in aanwezigheid van de RvB. Tevens vindt één keer per jaar vindt een ontmoeting plaats tussen de Raad van Toezicht, een afvaardiging van alle cliëntenraden en de oudergeleding van de GMR in aanwezigheid van de Raad van Bestuur. (zie ook 3.3 Toezichthouders). OR en GMR De OR en de GMR vergaderen ongeveer eenmaal per maand met de Raad van Bestuur. De RvB streeft ernaar overeenstemming over advies en instemmingsplichtige onderwerpen te bereiken alvorens tot definitieve besluitvorming te komen. In de meeste gevallen is dit gelukt. Soms leidt dit tot een of meer extra overlegrondes. De OR en GMR geven niet altijd direct een positief advies af of instemming; soms gebeurt het dat de OR/GMR aanvullende vragen c.q. voorwaarden aan de adviezen verbindt. Het overleg en de samenwerking was ook in 2012 prettig en constructief. Steeds vaker legt de RvB eerst een visie voor, klankbordt deze, neemt opmerkingen en aanvullingen mee alvorens een voorgenomen besluit voor te leggen. 18

19 Namens de GMR is een toehoorder aanwezig bij de overlegvergaderingen met van de OR en de OR vaardigt ook een toehoorder af naar de GMR overlegvergaderingen Cliëntenraden De (cluster)manager van het betreffende bedrijfsonderdeel vormt de overlegpartner van de (centrale) cliëntenraad zodat direct overleg plaatsvindt met degene die verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering. De vergaderfrequentie verschilt tussen de cliëntenraden / (G)MR. Heliomare is aangesloten bij de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV). Deze Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden is bemiddelaar en scheidsrechter bij eventuele meningsverschillen tussen cliëntenraden en zorgaanbieders over de uitvoering van de Wmcz. De onderwerpen die aan de orde komen tijdens de vergaderingen hebben te maken met het beleid en de bedrijfsvoering binnen het betreffende bedrijfsonderdeel. Per centrale (of gecombineerde) cliëntenraad / MR worden hieronder enkele onderwerpen genoemd die zijn besproken dan wel waarover advies is uitgebracht. Afgesproken is om geen formeel centraal inspraakorgaan voor alle cliënten in het leven te roepen, maar wel met de Centrale cliëntenraden te overleggen over corporate onderwerpen. Jaarlijks wordt een overkoepelende bijeenkomst met een afvaardiging van de centrale cliëntenraden en de Raad van Bestuur georganiseerd waarin deze corporate onderwerpen zoals het strategisch beleidsplan, de kaderbrief, jaarplan of jaarrekening aan de orde komen. Dit overleg wordt door een agendacommissie voorbereid. In november 2012 heeft een overleg plaatsgevonden met een afvaardiging van alle cliëntenraden, GMR, management en de Raad van Bestuur. Tijdens deze bijeenkomst is gesproken over ontwikkelingen met betrekking tot gewijzigde wet- en regelgeving met name binnen de AWBZ en de WMO, jaarplan 2013 en het strategisch beleidsplan De cliëntenraden hebben ondersteuners, die in loondienst zijn bij Heliomare maar onafhankelijk en ten dienste van de cliëntenraden opereren. Er worden financiële middelen beschikbaar gesteld ten behoeve van o.a. scholing, bijwonen van externe bijeenkomsten en voor eventuele onkosten. 19

20 4. Beleid 4.1 Meerjarenbeleid Heliomare beschikt over een duidelijke koers, verwoord in de het Strategisch Beleidsplan met het motto: Klantgericht en gepassioneerd ondernemen. In 2012 is door medewerkers van Heliomare gewerkt aan een Strategisch Beleidsplan voor de jaren met de titel: Meer Kans. Dit Strategisch Beleidsplan is in september 2012 vastgesteld door de Raad van Bestuur en goedgekeurd door de Raad van Toezicht. De visie van Heliomare De holistische mensvisie van Heliomare is dat wij de essentiële waarde van vrijheid en zelfstandigheid erkennen. Daarom scheppen wij de voorwaarden waaronder klanten met een dreigende of aanwezige handicap hun zelfstandigheid zo veel mogelijk kunnen herwinnen of behouden. De aanpak van Heliomare is individueel van aard, want iedere klant is uniek en vraagt om een eigen specifieke aanpak. De klant zelf geeft aan wat hij/zij wil in het leven en welke keuze hij/zij wil maken. Heliomare op haar beurt doet er alles aan om hiervoor de juiste ondersteuning te bieden teneinde kinderen, jongeren en volwassenen met een beperking maximaal te laten participeren en maximaal gelukkig te laten zijn. Niemand aan de zijlijn. Missie Heliomare heeft veel te bieden aan zorg, onderwijs en dienstverlening aan mensen met een dreigende of reeds bestaande handicap. Wij bieden hen díe ondersteuning die zij nodig hebben om zo goed als mogelijk zelfstandig te kunnen functioneren en participeren in de maatschappij, variërend van preventie, kortdurende interventies tot levensloopbestendige zorg en ondersteuning op het gebied van revalidatie, speciaal onderwijs, arbeidsintegratie, wonen, dagbesteding en sport/fitness. Strategisch beleid Strategisch Beleidsplan Het strategisch beleid is afgeleid van de vijf kernwaarden van Heliomare. In het SBP is een drietal hieraan gerelateerde speerpunten benoemd. In de eerste plaats wil Heliomare het bestaande diensten- en productenaanbod als totaalpakket aan onze klanten bieden. Het brede pakket aan diensten dat Heliomare biedt, is namelijk nog niet altijd bekend bij klanten met een zorg- of ondersteuningsvraag én bij medewerkers van Heliomare. Dit komt bijvoorbeeld doordat de vraag achter de vraag niet wordt herkend. Daarnaast wil Heliomare dit totaalpakket aan diensten thuis nabij aan haar klanten leveren. Dit kan door samen te werken met andere instellingen, Heliomarebrede ambulante teams op te zetten en door vestigingen in Kennemerland, Zaanstreek / Waterland, Amstelland / Meerlanden en Alkmaar te upgraden of uit te breiden. Als derde speerpunt wil Heliomare het arrangement voor haar klanten verder verbreden. Research & Development (R&D) is hiervoor een belangrijk instrument om te onderzoeken hoe dit dienstenpakket uitgebreid en verbeterd kan worden. Heliomare wil toe naar een levensloopbestendig zorg- en ondersteuningsaanbod en zorgarrangementen voor specifieke klantgroepen (dwarslaesie, autisme, NAH, amputaties, chronische pijn). Strategisch Beleidsplan Het nieuwe Strategisch Beleidsplan (SBP) dat met ingang van 1 januari 2013 in werking treedt en de titel Meer Kans draagt anticipeert op de op handen zijnde wijzigingen in wet- en regelgeving. Het nieuwe SBP gaat voort op het SBP Niemand aan de zijlijn, meer kans op deelname aan de maatschappij staat centraal. Dit sluit ook aan bij de maatschappelijke en financiële 20