PROTOCOL VOOR HET GEBRUIK VAN DIGITALE FACILITEITEN

Transcriptie

1 PROTOCOL VOOR HET GEBRUIK VAN DIGITALE FACILITEITEN Dit stuk beschrijft de regeling voor het gebruik van alle digitale faciliteiten van het Martinuscollege voor medewerkers, leerlingen en gasten. Onder digitale faciliteiten wordt verstaan: gebruik van het interne netwerk en het internet, gebruik van de computersystemen en servers van de school, gebruik van digitale media (zoals bijv. cdrom, dvd, usb-pen, harde schijven op werkstations en servers), raadplegen, opslaan, wijzigen en verwijderen van gegevens. 1. Doel van het protocol 1.1. Deze regeling geeft de wijze aan waarop in de organisatie wordt omgegaan met digitale faciliteiten. Deze omvat gedragsregels ten aanzien van verantwoord gebruik en regels over de wijze waarop controle van het gebruik plaats vindt. Daarmee verschaft het voor alle leerlingen, medewerkers en gasten duidelijkheid op de gevolgen voor hun privacy en eventuele sancties De controle op tot een persoon herleidbare gegevens bij gebruik van de digitale faciliteiten vindt plaats met als doel: kunnen vinden van bewijs bij een gereed vermoeden van misbruik beschermen van privacy en veiligheid van anderen voorkomen en tegengaan van misbruik van de voorzieningen 2. Algemene uitgangspunten 2.1. De controle op gebruik van de digitale faciliteiten zal overeenkomstig dit protocol uitgevoerd worden. Indien er zich situaties voordoen waarin deze regeling niet voorziet, zal conform het arbeidsrechtelijk kader en de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) gehandeld worden Netwerk en accounts en het toegangsaccount voor de ELO van leerlingen worden verwijderd als de leerling uitgeschreven wordt Netwerk en accounts en het toegangsaccount voor de ELO van medewerkers worden verwijderd als de medewerker het dienstverband met de school beëindigt Dit protocol is voor iedere leerling, medewerker en gast toegankelijk op de website van de school. Een definitieve inschrijving als leerling, het accepteren van een functie als medewerker of het uitvoeren van werkzaamheden als gast, worden gezien als akkoordverklaring en instemming met dit protocol Gestreefd wordt naar een goede balans tussen controle op verantwoord gebruik van de digitale faciliteiten en bescherming van de privacy van gebruikers op de werkplek Log-bestanden over gebruik van de digitale voorzieningen worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Hiervan wordt alleen afgeweken als de wettelijke voorschriften dit eisen De werkgever treft voorzieningen over de positie en integriteit van de systeembeheerder en/of afdeling systeembeheer en de controle daarop Het gebruik van news servers is niet toegestaan en daarom afgesloten. Protocol gebruik digitale voorzieningen 2007 v1.0 pagina 1

2 3. gebruik medewerkers 3.1. Het door de school verstrekte account is bedoeld om het voor de werknemers mogelijk te maken privé en zakelijk te kunnen scheiden en de school gaat ervan uit dat deze faciliteit gebruikt wordt om goed te kunnen functioneren als medewerker van de school Het versturen van berichten moet voldoen aan de normale gedragsregels die gelden voor schriftelijke correspondentie De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het bewaren en verwijderen van zijn/haar persoonlijke e- mails. Als de maximale grootte van het beschikbare account bereikt is, kan systeembeheer een dwingend verzoek bij de gebruiker doen om het aantal bewaarde berichten terug te brengen tot aanvaardbare proporties Opgeslagen s mogen door medewerkers met hogere rechten (ruimere autorisatie) niet worden bekeken. Als er een gereed vermoeden van misbruik bestaat kan de inhoud van s bekeken worden. Pas na goedkeuring door de directeur of zijn plaatsvervanger kan deze samen met het hoofd systeembeheer de inhoud bekijken. 4. gebruik leerlingen 4.1. Het door de school verstrekte account is bedoeld ter ondersteuning van de studie en moet daarom gebruikt worden voor schooldoeleinden Het versturen van berichten moet voldoen aan de normale gedragsregels die gelden voor schriftelijke correspondentie De leerling is zelf verantwoordelijk voor het bewaren en verwijderen van zijn/haar persoonlijke e- mails. De maximale grootte van het beschikbare account wordt bepaald door systeembeheer Het is niet toegestaan om: het account te gebruiken voor digitale pesterijen of registratie bij sites die niet het schoolbelang of de studie dienen, het account te laten gebruiken door medeleerlingen of het account van een andere leerling te gebruiken Opgeslagen s mogen door medewerkers met voldoende autorisatie niet zomaar worden bekeken. Als er een gereed vermoeden van overtreding van de door de school gestelde regels bestaat, kan de inhoud van s bekeken worden. Het hoofd systeembeheer, of zijn plaatsvervanger, zal dat doen na overleg met de afdelingsleider van de betreffende leerling. Ook steekproefsgewijs kunnen s bekeken worden. 5. Internetgebruik 5.1. De school stelt werknemers en leerlingen in de gelegenheid sites op het internet bezoeken vanaf de in de school geplaatste computers Het door de computers gegenereerde dataverkeer wordt gelogd en de log-bestanden worden zolang als nodig bewaard om problemen bij het in bedrijf houden van de systemen op te kunnen lossen. Ze kunnen ook gebruikt worden om bij gebleken overtredingen de dader(s) op te sporen Alle gebruikers moeten voldoen aan de eis dat bezoeken aan sites het school- of studiebelang dienen. Om de eigen verantwoordelijkheid aan te vullen, heeft de school het recht om zelf sites met een dubieus karakter af te sluiten. Het gebruik van een anonimiseer-dienst om via een andere site toch toegang te krijgen is niet toegestaan. Systeembeheer houdt zelf een lijst bij van afgesloten sites. Deze lijst is voor medewerkers toegankelijk gemaakt op de website voor het personeel. Medewerkers kunnen in overleg met systeembeheer wijzigingen in de lijst aan laten brengen Het is niet toegestaan om: via internet vanuit de school handel te drijven, sites te bezoeken met een racistische, discriminerende, beledigende, aanstootgevende of pornografische strekking, sites te bezoeken die zich richten op amusement, vrije tijdsbesteding en het spelen van simulaties zoals Second Life, auteursrechtelijk beschermd materiaal te up- of downloaden, op forums, wiki s en andere interactieve sites uitingen te plaatsen met een racistisch, discriminerend, beledigend, aanstootgevend, vandalistisch, pornografisch karakter of die in strijd zijn met de grondslag of de identiteit van de school. Protocol gebruik digitale voorzieningen 2007 v1.0 pagina 2

3 6. Computergebruik door leerlingen 6.1. De school stelt leerlingen in de gelegenheid op de in de school geplaatste computers allerlei werkzaamheden te verrichten De school eist van de leerlingen dat zij netjes met de apparatuur omgaan en zich verantwoordelijk voelen voor het in goede staat houden daarvan Computergebruik door leerlingen mag steekproefsgewijs gevolgd worden vanaf de werkplek van de docent, de toezichthouder in een lokaal of een systeembeheerder. Docenten of toezichthouders maken daarbij gebruik van een programma om mee te kijken op het beeldscherm van een leerling in het lokaal waar zij op dat moment toezicht houden. De systeembeheerders kunnen vanaf hun eigen werkplek op verzoek van de gebruiker en ongevraagd, bij vermoeden van misbruik, meekijken op iedere computer Het maken van afdrukken dient iedereen zoveel mogelijk te beperken. De kosten worden nu nog uit de algemene middelen betaald, maar de school behoudt zich het recht voor om hier een betaalregeling voor in te voeren Het door de computers gegenereerde dataverkeer wordt gelogd en de log-bestanden worden zolang als nodig bewaard om problemen bij het in bedrijf houden van de systemen op te kunnen lossen. Ze kunnen ook gebruikt worden om bij gebleken overtredingen de dader(s) op te sporen Alle gebruikers moeten voldoen aan de eis dat het gebruik het school- of studiebelang dient. De leerlingen krijgen daartoe een eigen map waarin ze gegevens kunnen bewaren en inloggegevens met voldoende rechten om deze map zelf te kunnen beheren. Als iemand de toegangscode vergeet en niet meer in kan loggen, moet er via de mentor een nieuwe code worden aangevraagd bij systeembeheer. De kosten daarvan bedragen 5, Mappen op een lokaal systeem worden na afsluiten van het systeem automatisch weer in de oorspronkelijke staat gebracht. Gegevens die door gebruikers op een lokaal systeem worden achtergelaten, gaan na afsluiten van het systeem verloren Het is niet toegestaan om: niet ter zake doende berichten aan willekeurige gebruikers te verzenden, accounts van anderen proberen te achterhalen, gebruiken of het eigen account beschikbaar te stellen aan medeleerlingen, eigen programma s te installeren, met welk oogmerk dan ook, gebruik te maken van versleuteling (cryptografie) bij het verzenden en opslaan van gegevens, anders dan op eigen media, zichzelf toegang te verschaffen tot enige andere map dan de eigen map(pen), het gebruik van de verkenner is dus alleen toegestaan voor de eigen map(pen), moedwillige pogingen te doen het netwerk te besmetten met virussen en spyware, gegevens waarvan iemand zelf geen eigenaar is te wijzigen of te verwijderen. 7. Computergebruik door medewerkers 7.1. De school heeft ten behoeve van digitale werkzaamheden door medewerkers een aantal werkplekken uitgerust met computers. In kantoren en docentenwerkruimtes zijn deze systemen gekoppeld aan het administratieve deel van het netwerk. In lokalen (op bureau van de docenten) zijn ze gekoppeld aan het educatieve deel van het netwerk. Voor beide delen van het netwerk worden verschillende inlogcodes gebruikt De school eist van haar medewerkers dat zij netjes met de apparatuur omgaan en zich verantwoordelijk voelen voor het in goede staat houden daarvan. Daarbij hoort ook de plicht om zich goed op te hoogte te (laten) stellen over het gebruik van apparatuur en programmatuur voor zover dat nodig is om de eigen functie en taken goed uit te kunnen voeren. De school zal, zoals het een goed werkgever betaamd, daartoe cursussen of workshops (laten) organiseren Docenten hebben het recht om in een lessituatie het computergebruik van hun leerlingen te monitoren op oneigenlijk gebruik. Ook toezichthouders in computerlokalen en in de mediatheek hebben dat recht voor de ruimte waarover zij verantwoordelijk zijn. Systeembeheerders hebben het recht om op ieder systeem mee te kijken als daar door de gebruiker om gevraagd is, maar ook als er een gereed vermoeden van misbruik is, dat men tracht op het spoor te komen Het is medewerkers niet toegestaan: activiteiten die hun eigen rol betreffen uit handen te geven aan leerlingen (persoonlijke of sectie inlogcode laten gebruiken, wijzigen instellingen educatieve programma s, wijzigen instellingen beamer), leerlingen zonder toezicht aan computers te laten werken, Protocol gebruik digitale voorzieningen 2007 v1.0 pagina 3

4 gebruik te maken van versleuteling (cryptografie) bij het verzenden en opslaan van gegevens, anders dan op eigen media, hun eigen systeem onbeheerd open te laten staan, moedwillige pogingen te doen het netwerk te besmetten met virussen en spyware, gegevens waarvan iemand zelf geen (mede)eigenaar is te wijzigen of te verwijderen. 8. Eigen servers en websites van de school 8.1. De school onderhoudt ten behoeve van het in stand houden van haar onderwijs en de daarmee samenhangende administratie en organisatie een netwerk, een aantal servers en websites Systeembeheerders hebben volledige toegang tot al deze voorzieningen en krijgen daartoe alle rechten die nodig zijn om deze voorzieningen voor alle gebruikers(rollen) goed te laten functioneren Applicatiebeheerders krijgen van het hoofd systeembeheer voldoende rechten om de applicatie die zij beheren naar behoren te laten functioneren. Daartoe behoort het inrichten van de applicatie, het aanmaken en toewijzen van gebruikers(rollen) en het betrouwbaar en up-to-date houden van de door het programma gegenereerde of opgeslagen gegevens Systeem- en applicatiebeheerders mogen privé en persoonlijke gegevens die ze bedoeld of onbedoeld onder ogen krijgen niet openbaar maken aan anderen dan de directeur van de school (inzake medewerkers en gasten) of teamleiders (inzake leerlingen) Op verzoek van de directeur van de school is het hoofd systeembeheer verplicht om de directeur te laten meekijken in gegevens- en log-bestanden. De directeur kan dat doen als er een gerede aanleiding voor is, maar ook bij wijze van steekproef. De directeur kan zich hierbij laten vergezellen door een ter zake deskundige. 9. Controle 9.1. Controle gebruik van de digitale faciliteiten vindt slechts plaats in het kader van in artikel 1.2 genoemde doelen. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle: 9.2. Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot individuele personen. Indien een gebruiker of een groep gebruikers ervan wordt verdacht de regels te overtreden, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaats vinden Controle beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van de digitale faciliteiten. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt er controle op de inhoud plaats Verboden , netwerk- en internetgebruik wordt zo veel mogelijk softwarematig onmogelijk gemaakt. Overige controle vindt slechts steekproefsgewijs plaats Gebruikers ten aanzien van wie geconstateerd is dat zij zich niet aan deze regeling houden, worden zo spoedig mogelijk door hun leidinggevende op hun gedrag aangesproken berichten en mappen van medewerkers met een vertrouwensfunctie (zorgdocenten, vertrouwensdocenten) zijn in beginsel uitgesloten van controle. Dit geldt niet voor de controle op de veiligheid van het berichtenverkeer. 10. Sancties In de eerste plaats gelden de normale regels die binnen de school worden toegepast. Leerlingen moeten daarbij denken aan maatregelen als een ernstig pedagogisch gesprek tot en met schorsing of verwijdering. Dit kan voor gebruik van de digitale voorzieningen uitgebreid worden met een tijdelijke of permanente ontzegging van de toegang tot (een deel van) die voorzieningen. Medewerkers kunnen bij wijze van sanctie te maken krijgen met disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen zoals berisping, schorsing of ontslag. Voor iedereen geldt dat bijkomende personele en materiële kosten t.b.v. herstel in rekening kunnen worden gebracht. 11. Rechten van de betrokkenen De werkgever informeert de leerlingen, ouders, werknemers en gasten over het bestaan van deze regeling en de plaats waar men inzage kan krijgen in de letterlijke tekst van deze regeling Bij het uitvoeren van een onderzoek naar misbruik van de digitale faciliteiten kan (ouder van) de leerling, de werknemer of de gast zich tot de werkgever wenden met het verzoek om een volledig overzicht van zijn verwerkte persoonsgegevens. Het verzoek wordt binnen 4 weken beantwoord. (zie artikel 35, WBP) Naar aanleiding daarvan kan de werknemer, (ouder van) de leerling of de gast de werkgever verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen Protocol gebruik digitale voorzieningen 2007 v1.0 pagina 4

5 indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek wordt binnen 4 weken beantwoord. (zie artikel 36, WBP) De werknemer kan bij de werkgever verzet aantekenen tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens in verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden. De werkgever oordeelt binnen 4 weken na ontvangst van het verzet of dit gerechtvaardigd is. Indien de werkgever het verzet gerechtvaardigd acht, beëindigt hij terstond de verwerking. (zie artikel 40, WBP) Protocol gebruik digitale voorzieningen 2007 v1.0 pagina 5

6 TOELICHTING OP HET PROTOCOL Algemeen De invoering van het protocol voor het gebruik digitale faciliteiten is een besluit van de directie. Uitleg bij 2.1 en 2.5 Controle en gedragsregels ten aanzien van het gebruik van digitale voorzieningen moet niet los gezien worden van het beleid ten aanzien van andere voorzieningen en controlemaatregelen in de organisatie. Het beleid voor gebruik van digitale faciliteiten moet in overeenstemming zijn met het beleid voor gebruik van andere faciliteiten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan controle op de inhoud van kluisjes, Niet de technische mogelijkheid van controle, maar de noodzaak dient de vorm en de maat hiervan te bepalen. Uitleg bij 2.7 De systeembeheerder is als het ware de sleutel tot de persoonsgegevens over het gebruik van digitale voorzieningen. Vanuit het oogpunt van de privacy is het belangrijk om afspraken te maken over wie in welke gevallen opdracht kan geven over de controle. Ook de geheimhoudingsplicht (artikel 12, lid 2, WBP) moet ter sprake komen in verband met de eigen integriteit van de systeembeheerder. Uitleg bij 3.x en 4.x Privé gebruik dient op een privé account plaats te vinden. Het account dat de school verstrekt is bedoeld voor het zakelijk (of onderwijs gerelateerd) gebruik. Omdat onderwijs zeer communicatief gericht is, kunnen berichten in een aantal gevallen wel eens een persoonlijk karakter kunnen krijgen. Een enkel privé bericht is aanvaardbaar, zolang dat het goed functioneren als medewerker niet in de weg gaat staan. Door alle leerlingen een schoolaccount aan te verstrekken, kan het gebruik van vrijwel anonieme gratis account worden terug gedrongen. Sites die dit aanbieden (gmail, hotmail, msn) worden (voor zover als technisch mogelijk) afgesloten en zijn vanuit het schoolnetwerk niet bereikbaar. Gebruikersautenticatie met een account wordt dan gedwongen minder anoniem versus Voorbeelden van digitale pesterijen zijn: (be)dreigende, beledigende, seksueel getinte of discriminerende berichten versturen herhaaldelijk en ongevraagd sturen van berichten aan dezelfde of een willekeurige persoon s verzenden en je daarbij voordoen als een ander Uitleg bij 5.4 Het is bijvoorbeeld niet de bedoeling dat iemand maandagochtend eerst eens gaat beginnen met het bekijken van allerlei voetbal filmpjes. Het hoort niet bij de normale werkzaamheden en het netwerk (de internetverbinding) wordt door het bekijken van veel filmpjes veel te traag. Simulaties en game-sites slokken eveneens veel bandbreedte van het netwerk op. Bovendien stroken de op deze sites ontwikkelde activiteiten heel vaak niet met onderwijsbelangen of de identiteit van de school. Het meedoen op deze sites veronderstelt het aannemen van een bedachte identiteit (alter ego, atavar) en de omgang daarmee lijkt ook ver weg van onze onderwijsdoelen. Uitleg bij 6.8 Een aantal mappen zijn voor iedereen toegankelijk. Dat is onvermijdbaar vanwege het goed laten functioneren van sommige programma s. Vergelijk het met openbare ruimtes in de school. Plaatsen van eigen bestanden of proberen bestanden weg te halen zijn acties die vergelijkbaar zijn met vandalisme. Het sanctiebeleid moet op die gedachte zijn afgestemd. Protocol gebruik digitale voorzieningen 2007 v1.0 pagina 6