TOEZICHTRAAD GROENLINKS JAARPLAN TOEZICHTRAAD DECEMBER 2014

Transcriptie

1 TOEZICHTRAAD GROENLINKS JAARPLAN TOEZICHTRAAD DECEMBER 2014

2 2 JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS 2015

3 VOORWOORD Voor u ligt het eerste jaarplan van de Toezichtraad. In dit plan wordt een overzicht gegeven van de prioriteiten van de Toezichtraad in Deze prioriteiten vloeien voort de taken en bevoegdheden die door het Congres aan de Toezichtraad zijn toegekend en aan de kernwaarden waarop de Toezichtraad haar mission statement baseert: onafhankelijkheid, toegankelijkheid, transparantie & zichtbaarheid, integriteit, verantwoordelijkheid & verantwoording en ontwikkelingsgerichtheid. De prioritering wordt mede ingegeven door het werkplan van het Partijbestuur. Als Toezichtraad van het landelijk partijbestuur zien we immers toe op de feitelijke realisatie van beleid. Verantwoording over het jaarplan 2015 zal worden afgelegd in het jaarverslag, dat naar verwachting in januari 2016 gereed zal zijn. JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS

4 INHOUDSOPGAVE Voorwoord 3 Inhoudsopgave 4 1. Werkwijze Toezichtraad Taken en bevoegdheden Kernwaarden Onafhankelijkheid Toegankelijkheid Transparantie en zichtbaarheid Integriteit Verantwoordelijkheid en verantwoording Ontwikkelingsgerichtheid 6 2. Activiteiten Uitvoering kernwaarden Vergroten van transparantie en zichtbaarheid Borgen van eenduidige rolverdeling partijorganen Bevorderen van integriteitsbewustzijn Versterken van verantwoordingsfunctie (Door)ontwikkeling van partijorganen Specifieke beleidsterreinen CRM Huisvesting Reorganisatie Politiek personeelsbeleid Ledenparticipatie 10 4 JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS 2015

5 1. WERKWIJZE TOEZICHTRAAD GroenLinks heeft een Toezichtraad die tot taak heeft toezicht te houden op de werkzaamheden van het Partijbestuur en die het Partijbestuur met raad ter zijde staat. Het toezicht is erop gericht dat het Partijbestuur haar wettelijke verplichtingen en financiële verantwoordelijkheden in acht neemt, de statuten, reglementen en congresbesluiten naleeft en GroenLinks deugdelijk bestuurt. Het Partijbestuur legt verantwoording af over haar functioneren aan de Toezichtraad en het Congres. De Toezichtraad aan het Congres TAKEN EN BEVOEGDHEDEN Om goed toezicht te kunnen aan houden zijn door het Congres in 2013 de volgende taken en bevoegdheden aan de Toezichtraad toegekend: a. Goedkeuren jaarwerkplan Partijbestuur; b. Goedkeuren begroting; c. Goedkeuren jaarrekening; d. Aanstelling van de accountant; e. Evalueren jaarwerkplan Partijbestuur; f. Evalueren meerjarig beleidsplan Partijbestuur; g. Het voeren van jaarlijkse functioneringsgesprekken met leden van het Partijbestuur; 1.2. KERNWAARDEN Onafhankelijkheid De Toezichtraad is een nieuw partijorgaan binnen GroenLinks. Zij ziet kortgezegd toe op de organisatorische, juridische en financiële aspecten van beleid en werkzaamheden van het Partijbestuur. De Toezichtraad doet dit vanuit een onafhankelijke, kritische en constructieve opstelling. Zij staat los van elk deelbelang, bewaakt en borgt haar onafhankelijke rol als toezichthouder binnen de Vereniging en geeft binnen vastgestelde kaders gevraagd en ongevraagd advies aan het Partijbestuur Toegankelijkheid Bij GroenLinks staan de leden centraal. De vereniging wil toegankelijk zijn voor haar leden en zoekt de leden actief op. Zo maakt ter voorbereiding van het jaarlijks ledencongres het Partijbestuur een ronde langs de Provinciale bijeenkomsten als onderdeel van de cyclus van verantwoording aan de leden. De Toezichtraad draagt zelf de waarde van toegankelijkheid actief uit door haar open houding en laagdrempelige karakter. Ze is te allen tijde aanspreekbaar en benaderbaar voor leden en haar directe gesprekspartners. h. Benoemen leden van de kandidatencommissie Transparantie en zichtbaarheid van het Partijbestuur; De Toezichtraad wil leden inzicht geven in de i. Schorsen leden Partijbestuur. uitvoering van taken en bevoegdheden en de jaarlijkse invulling van haar rol. Dat gaat dus om meer dan het afleggen van verantwoording aan de Het meerjarenbeleidsplan van het partijbestuur leden tijdens het jaarcongres. Ze ziet de website dat wordt vastgesteld door het Congres, dient als dragend publicatiemiddel om tussentijds de als beoordelingskader bij de uitvoering van de transparantie in de richting van de leden te vergroten. hierboven genoemde taken en bevoegdheden. Tenslotte is bij royementsprocedures een toezichthoudende rol weggelegd voor de Toezichtraad. Sinds 1 januari 2014 is GroenLinks als algemeen Voorafgaand aan het besluit tot royement van een nut beogende instelling (ANBI) wettelijk verplicht lid van GroenLinks wordt door het Partijbestuur bepaalde gegevens elektronisch te publiceren, instemming gevraagd van de Toezichtraad. zoals de doelstelling van de Vereniging, het beleidsplan, de bestuurssamenstelling, het beloningsbeleid, een verslag van uitgeoefende activiteiten en een financiële verantwoording. Dit betekent dat het Partijbestuur de wettelijke JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS

6 verplichting zal moeten naleven. De Toezichtraad ziet het als haar taak de naleving van de wettelijke publicatieplicht binnen de Vereniging te bewaken. Binnen GroenLinks is sprake van een herschikking van taken en bevoegdheden tussen Partijbestuur, Partijraad en Toezichtraad. Het transitieproces naar een moderne partijorganisatie is echter nog niet voltooid. Voor het begrijpen van de nieuwe rolverdeling is het van belang dat deze eenduidig en transparant is vastgelegd in de statuten en reglementen van de Vereniging. Dit proces is in 2014 afgerond. De Toezichtraad signaleert werkende weg wanneer sprake is van grijze gebieden en stelt het Partijbestuur hiervan in kennis. De vertaling van de nieuwe taakverdeling in houding en gedrag zal nog de nodige tijd vergen en is wezenlijk voor het slagen van het transitieproces. De Toezichtraad zal aan dit cultuuraspect de komende jaren aandacht besteden. Zij zal daarbij ook steeds kritisch kijken naar de invulling van haar eigen rol Integriteit Integer handelen is voor de geloofwaardigheid van een politieke partij en de partijorganisatie van wezenlijk belang. De Toezichtraad ziet integer handelen als een kerncompetentie en zal haar optreden hieraan regelmatig toetsen. Het Partijbestuur, en in het bijzonder de partijvoorzitter, is verantwoordelijk voor het bewaken en bewaren van integriteit en de omgangsvormen binnen de partij. Het Partijbestuur heeft deze rol actief opgepakt. In de nieuwe statuten is een passage gewijd aan de integriteitstoets die voor functies die binnen of namens de vereniging worden vervuld kan worden verlangd. Ook voor de Toezichtraad vormt integriteit de komende jaren een belangrijk aandachtspunt in het overleg met het Partijbestuur Verantwoordelijkheid en verantwoording De verschillende partijorganen nemen hun verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de aan hen toegekende taken en bevoegdheden en leggen hierover verantwoording af. Zo ook de Toezichtraad. Zij legt jaarlijks verantwoording af over de uitvoering van de aan haar toegekende taken en bevoegdheden. Daartoe wordt naast het afleggen van de formele verantwoording aan het Congres, vanaf 2015 gewerkt met een jaarplanen verslagcyclus en zal zo mogelijk een koppeling worden gelegd met de cijfers in de begroting. Het vastleggen van heldere verantwoordingslijnen tussen Partijbestuur en Congres en tussen Partijbestuur en Toezichtraad is van belang om GroenLinks goed te kunnen besturen. Het Partijbestuur maakt een (meerjarig) beleidsplan dat wordt vastgesteld door het Congres en legt verantwoording over het beleid en de organisatie in de financiële jaarstukken en tussentijdse rapportages. Door een tijdige aanlevering van de jaarrekening en het accountantsverslag kan de organisatie in control blijven en indien nodig bijsturen. De jaarstukken hebben nu vooral een cijfermatig karakter. Door meer verbinding te leggen tussen (meerjarig) werkplan en begroting, wordt het inzicht in en de relatie tussen inhoud en cijfers vergroot. Hiermee kan de rol van de Toezichtraad worden versterkt. Een belangrijke taak van de Toezichtraad betreft de aansturing van de accountant die verantwoordelijk is voor de tijdige aanlevering van het accountantsverslag en -verklaring. De Toezichtraad verleent de opdracht aan de accountant en voert daarmee periodiek overleg. Het is goed op geregelde basis overleg te voeren met de accountant over de invulling en uitvoering van de opdracht, zodat hierop tijdig kan worden bijgestuurd Ontwikkelingsgerichtheid De Toezichtraad wil haar rol als toezichthouder invullen vanuit een ontwikkelingsperspectief en vooruitgangsdenken. De focus ligt op het leren van fouten uit het verleden en het verbeteren van functioneren nu en in de toekomst. Ze vindt het daarom belangrijk op geregelde basis haar eigen functioneren en dat van het Partijbestuur 6 JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS 2015

7 te evalueren en te investeren in ontwikkeling en deskundigheidsbevordering. Op deze manier houden we elkaar fris en scherp. De Toezichtraad voerde in 2014 voor het eerst functioneringsgesprekken met de leden van het Partijbestuur. Deze gesprekken vinden voortaan jaarlijks plaats. De gesprekken bieden de basis voor een gerichte (door)ontwikkeling van dit partijorgaan en de individuele leden. Ten aanzien van de leden van de Toezichtraad is hiervan nog geen sprake. Vraag is hoe in de komende jaren deze leemte het beste kan worden ingevuld. Ook zal er aandacht worden besteed aan teambuilding. JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS

8 2. ACTIVITEITEN UITVOERING KERNWAARDEN Vergroten van transparantie en zichtbaarheid Vanaf 2015 staat informatie over de taken, bevoegdheden en samenstelling van de Toezichtraad op de website en worden jaarplan en jaarverslag van de Toezichtraad op de website gepubliceerd; De Toezichtraad ziet toe op de naleving van de wettelijke publicatieplicht door de Vereniging Borgen van eenduidige rolverdeling bestuursorganen De Toezichtraad ziet toe op de borging van de nieuwe rolverdeling binnen de moderne partijorganisatie in statuten en reglementen en de bestuurscultuur en reflecteert geregeld op de invulling van haar eigen rol in de moderne partijorganisatie. Zij signaleert onduidelijkheden, omissies en discrepanties en voert hierover overleg met de voorzitter van het Partijbestuur Bevorderen van integriteitsbewustzijn Om het integriteitsbewustzijn binnen de Toezichtraad te bevorderen en integriteitsdilemma s bespreekbaar te maken, staat vanaf 2015 integriteit als vast onderwerp op de eigen agenda; De Toezichtraad voert, desgewenst op incidentele basis en gevoed door het aangescherpte integriteitsprotocol van het Partijbestuur, overleg met de voorzitter van het Partijbestuur over de implementatie van het integriteitsbeleid Versterken van verantwoordingsfunctie De Toezichtraad werkt vanaf 2015 met jaarplannen en jaarverslagen; De Toezichtraad gaat met het Partijbestuur in overleg over een adequate planning & control cyclus en de mogelijke invulling van integrale verslaglegging en de vertaling daarvan naar de financiële jaarstukken; In 2015 zal de Toezichtraad kritisch stilstaan bij de invulling en de borging van het opdrachtgeverschap, de gevolgen van wet- en regelgeving voor GroenLinks en de accountantscontrole en de rol van de accountant (Door)ontwikkeling van partijorganen Vanaf 2015 vinden evaluatiegesprekken met leden van het Partijbestuur jaarlijks plaats; In 2015 heeft de Toezichtraad een plan ontwikkeld om jaarlijks aandacht te besteden aan het evalueren van haar eigen functioneren, het bevorderen van deskundigheid en teambuilding SPECIFIEKE AANDACHTSGEBIEDEN CRM GroenLinks heeft in 2011 het CRM-systeem GAIA aangeschaft en geactiveerd. In 2013 zijn er in GAIA een aantal verbeteringen doorgevoerd. In het najaar van 2014 heeft de Toezichtraad kennisgemaakt met de werking van het systeem. Bij de ontwikkeling van het systeem is veel misgegaan. Op dit moment is de situatie functioneel op orde en financieel onder controle. De borging van de expertise op het landelijk bureau blijft evenwel een constant aandachtspunt. Het Partijbestuur wil nu het systeem werkt, meer gebruik gaan maken van de informatie. Dat vraagt opnieuw om scherpe beleidskeuzes vanwege de financiële investering die ermee gemoeid is. De Toezichtraad heeft aangegeven betrokken te willen worden bij het afwegingsproces van het Partijbestuur. 8 JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS 2015

9 Vanwege het belang van het systeem voor het goed lopen van de administratieve organisatie van de Vereniging, zal de Toezichtraad in 2015 de ontwikkelingen op dit gebied en de eventuele bekostiging van noodzakelijke verbeterslagen, kritisch blijven volgen Huisvesting Er is door het Partijbestuur in de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in de aanschaf en het onderhoud van het pand waarin GroenLinks gehuisvest is. In 2011 werd het pand gekocht van de huurder. Aanvankelijk drukte de aanschaf van het pand stevig op de begroting, maar door de omzetting van het kortlopende krediet in een lange termijnfinanciering is er sprake van meer evenwicht tussen de lang- en kortlopende activa en passiva. In 2013 is een bouwkundig specialist ingeschakeld om na te gaan welke kosten moesten worden gemaakt om het pand op te knappen. Op basis van een onderhoudsplan is in 2014 een voorziening voor groot onderhoud opgenomen in de begroting. In dat jaar is ook een start gemaakt met de uitvoering van het groot onderhoud Reorganisatie GroenLinks beoogt een aantrekkelijk werkgever te zijn voor haar medewerkers. Het werkgeverschap is belegd bij de voorzitter van het Partijbestuur. De Toezichtraad ziet toe op de invulling van het werkgeverschap door de voorzitter van de Partij. Zij stelt zich daarbij op als kritische sparringpartner. Ingegeven door de noodzaak te moeten bezuinigen door teruglopende inkomsten van de Vereniging, presenteerde het Partijbestuur in 2013 de Visie Partijbestuur op het landelijk bureau van GroenLinks. Het Partijbestuur koos bij de reorganisatie voor een duurzaam model van bedrijfsvoering. Aan de hand van een schillenmodel werden onderbouwde keuzes gemaakt over de vermindering van vaste formatieplaatsen, functiewijzigingen en de inzet van capaciteit per schil. In 2014 is de reorganisatie van het partijbureau afgerond en het sociaal plan in werking getreden. Uit de jaarstukken bleek dat de kosten voor de inhuur van personeel over dit boekjaar zijn gestegen. Welke betekenis moeten we hieraan hechten in het licht van de ontwikkeling van een duurzaam model van bedrijfsvoering? Een ander aspect van huisvesting betreft het gebruik van ruimtes in het gebouw en de mogelijke verhuur van ruimtes aan derden of ten behoeve van ledendagen. De Vereniging zou hiermee twee vliegen in een klap kunnen slaan: het genereren van inkomsten en het realiseren van mogelijke maatschappelijke inverdieneffecten door het aangaan van strategische allianties met maatschappelijke organisaties die op zoek zijn naar ruimte en terecht zouden kunnen in Het Huis van GroenLinks. Vanwege het effect op de financiële positie van GroenLinks en mogelijke maatschappelijke inverdieneffecten van de verhuur van ruimtes aan derden zal de Toezichtraad in 2015 bovengenoemde ontwikkelingen op het gebied van huisvesting kritisch en met belangstelling volgen. De Toezichtraad zal in 2015 in haar vaste overleg met de voorzitter van het Partijbestuur geregeld aandacht vragen voor monitoring van het duurzame karakter van het schillenmodel en de uitvoering van het sociaal plan Politiek personeelsbeleid De kwaliteit van de politiek wordt in grote mate bepaald door de kwaliteit van de politici (en het ondersteunend personeel). Belangrijk aandachtspunt van het Partijbestuur vormt dan ook het politiek personeelsbeleid. Welke visie heeft het Partijbestuur hierop en welke doelen streeft zij na? Het Partijbestuur heeft in 2013 ingezet op het verder professionaliseren van het stelsel van scouting, begeleiding en scholing van (potentiële) leden van raden, parlementen en bestuurders en het voeren van jaarlijkse functioneringsgesprekken met de leden van de drie fracties van GroenLinks. In 2014 zijn aparte functioneringscommissies ingesteld voor de drie fracties. Deze commissies zijn samengesteld JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS

10 uit leden van het Partijbestuur en de Kandidatencommissie en hebben een onafhankelijke voorzitter. In 2015 zal dit beleid worden geëvalueerd. De Toezichtraad volgt in 2015 de ontwikkelingen op het gebied van politiek personeelsbeleid met belangstelling en zal in overleg met het Partijbestuur een evaluatie voorbereiden Ledenparticipatie De afgelopen jaren is flink geïnvesteerd in de verdere vormgeving van een open debatpartij en het entameren van debat en meningsvorming rond een drietal inhoudelijke thema s op regionaal en provinciaal niveau. In januari 2014 verscheen een notitie van het Partijbestuur over de Versterking ledenparticipatie en wijziging interne partijstructuur. De Toezichtraad ziet in toe op de feitelijke realisatie van dit beleid. Ze legt daartoe haar oren te luister binnen de partij en is aanwezig in de Vereniging. Dit gespreksonderwerp keert in 2015 geregeld terug op de agenda van de Toezichtraad en in het overleg met de voorzitter van het Partijbestuur. De activiteiten van het Partijbestuur gericht op het bevorderen van de dialoog met de leden, het stimuleren van ledenparticipatie en het vergroten van de zeggenschap van de leden zullen in 2015 worden geëvalueerd en vormen in 2015 onderwerp van gesprek tussen de Toezichtraad en de voorzitter van het Partijbestuur. Namens de leden van de Toezichtraad, december 2014, Jenneke van Pijpen (voorzitter) Arie Bleijenberg Martijn Dadema Peter Korzelius Margriet Veeger 10 JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS 2015