Handleiding Eigenarenwebsite Hogenboom Vakantieparken

Transcriptie

1 Handleiding Eigenarenwebsite Hogenboom Vakantieparken Datum: November 2012

2 Inhoudsopgave 1. EIGENARENWEBSITE VAN HOGENBOOM VAKANTIEPARKEN E KEER AANMELDEN BIJ DE EIGENARENWEBSITE ( TABBLADEN BINNEN DE EIGENARENWEBSITE MIJN GEGEVENS MIJN RESERVERINGEN VERHURENDE EIGENAREN Accommodatie details Reserveringsoverzicht Nieuwe reservering Stappenplan boek in eigen object Stappenplan boek in eigen object voor gast Stappenplan boek in ander type voor gast AANREISINFORMATIE INFORMATIE VIA DE EIGENARENWEBSITE Page 2 of 36

3 1. Eigenarenwebsite van Hogenboom Vakantieparken Speciaal voor de eigenaren van accommodaties die verhuurd worden door Hogenboom Vakantieparken is de eigenarenwebsite ontworpen. Deze website geeft u de volgende mogelijkheden: Inzage in de kenmerken van uw accommodatie zoals bekend bij Hogenboom Vakantieparken en Exploitatiemaatschappij Parkveld B.V. (Parkveld). Inzage in de reeds gemaakte reserveringen in uw accommodatie Eigen gebruik in boeken in uw eigen accommodatie Reserveringen maken voor de door u aangebrachte gasten in uw eigen accommodatie Reserveringen maken voor de door u aangebrachte gasten in andere accommodaties Om gebruik te maken van de eigenarenwebsite typt u in de adresbalk van uw web browser Afbeelding 1 Page 3 of 36

4 Nadat u op enter heeft gedrukt komt u op de inlogpagina van de eigenarenwebsite: Afbeelding 2 Page 4 of 36

5 1.1 1 e keer aanmelden bij de eigenarenwebsite ( Indien u voor de eerste keer wilt inloggen op de eigenarenwebsite vult u op de inlogpagina (zie afbeelding 2) geen e- mailadres en geen wachtwoord in maar kiest u voor de link Nieuw op Mijn Vakantiegevoel?. Afbeelding 3 Page 5 of 36

6 U komt dan op de volgende pagina uit: Afbeelding 4 Hier vult u uw e- mail adres in zoals dat bij Parkveld bekend is. Aan dit e- mailadres wordt uw accommodatie gekoppeld, zonder het juiste e- mailadres kunnen wij u helaas geen toegang verschaffen. In ons systeem is slechts één adres mogelijk om in te voeren. Nadat u op versturen gedrukt heeft wordt het wachtwoord binnen enkele ogenblikken naar u verzonden per e- mail. U kunt vervolgens klikken op Klik hier om in te loggen. Hiermee komt u terug in het beginscherm (afbeelding 2). Nadat u uw wachtwoord heeft opgezocht in de naar u verzonden e- mail kunt u voor de eerste keer inloggen en alle informatie bekijken. Belangrijk! Het wachtwoord wat u toegezonden wordt is hoofdlettergevoelig, let u er dus goed op dat alle hoofdletters en kleine letters juist getikt worden. Wanneer er zich toch problemen voordoen met het inloggen op de eigenarenwebsite kunt u per e- mail contact opnemen met Parkveld middels het e- mailadres info@bungalowpark- hoenderloo.nl. Nadat u voor de eerste keer bent ingelogd op de eigenarenwebsite heeft u de mogelijkheid om uw wachtwoord te wijzigen op het tabblad mijn gegevens (zie paragraaf 2.1). Vervolgens kunt u te allen tijde deze gegevens blijven gebruiken om in te loggen op de eigenarenwebsite. Page 6 of 36

7 2. Tabbladen binnen de eigenarenwebsite Nadat u succesvol ingelogd bent op de eigenarenwebsite ziet u bovenaan het scherm, rechts van het Hogenboom Vakantieparken logo, vier verschillende tabbladen: Mijn gegevens Mijn reserveringen Verhurende eigenaren Aanreisinformatie Afbeelding Mijn gegevens In het tabblad Mijn gegevens heeft u toegang tot uw gegevens zoals bekend bij Hogenboom Vakantieparken en kunt u deze aanpassen indien nodig. De gegevens die getoond worden zijn uw persoonlijke informatie (voornaam, achternaam), uw adresinformatie (straatnaam, postcode, woonplaats), contact informatie (e- mailadres, telefoonnummer) en of u de nieuwsbrief van Hogenboom Vakantieparken en mailings per post wilt ontvangen. Page 7 of 36

8 Afbeelding Mijn reserveringen In het tabblad Mijn reserveringen kunt u zien voor welke periodes u uw eigen woning heeft gereserveerd voor eigen gebruik en de reserveringen die u eventueel op één van de andere Hogenboom Vakantieparken heeft gemaakt. Per reservering wordt er een apart blok getoond aan de linkerkant van de website. Page 8 of 36

9 Afbeelding 7 Page 9 of 36

10 In dit linkerblok heeft u tevens een aantal mogelijkheden per reservering: extra s bijboeken voor uw verblijf (denk aan een handdoekenpakket of kindermeubilair) online de betaling voldoen van uw reservering uw reservering annuleren indien deze onjuist is ingeboekt Indien u een product wilt bijboeken voor uw verblijf klikt u op de link extra s bijboeken. U komt dan op de volgende pagina uit: Afbeelding 8 U kiest vervolgens voor uw objectnummer door op de vierkante button te drukken. U komt dan in het overzicht van producten die op uw park bij zijn te boeken (afbeelding 9). Page 10 of 36

11 Afbeelding 9 Nu kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om onder het kopje Huishoudelijke Dienst handdoekenpakketten bij te boeken. Om dit te doen klikt u eerst op Huishoudelijke dienst. Het menu wordt voor u geopend: Afbeelding 10 Page 11 of 36

12 U krijgt vervolgens het menu waarin u aan kunt geven hoeveel pakketten u nodig heeft. De aankomst en vertrekdatum worden automatisch voor u ingevuld en gekoppeld aan de verblijfsdatum van uw reservering. Afbeelding 11 Nadat u het juiste aantal heeft geselecteerd klikt u op de button Berekenen. Aan de rechterkant van het scherm komen direct de kosten in beeld die u bij dient te betalen. Afbeelding 12 Page 12 of 36

13 Het product wordt pas aan uw reservering toegevoegd indien u defintief op bevestig klikt. U heeft te allen tijde de mogelijkheid om eventuele openstaande kosten online te voldoen. Dit doet u door bij de reservering op betalingsoverzicht te klikken (aan de linkerkant van het scherm). Hier vindt u het financiële overzicht van uw reservering en de eventuele openstaande posten. U kunt de betalingstermijn die u wilt voldoen aanvinken en vervolgens klikt u op betalen. U krijgt dan via Ideal de mogelijkheid om de post te voldoen. Afbeelding 13 Indien u uw woning heeft gereserveerd voor eigen gebruik maar hier toch van af wil zien of een andere periode wilt inboeken kunt u via de knop Annuleer reservering in het linkermenu de reservering annuleren. Page 13 of 36

14 2.3 Verhurende eigenaren Om inzage te krijgen in de informatie van uw eigen accommodatie(s) kunt u klikken op het tabblad verhurende eigenaren. Op dit tabblad kunt u per accommodatie de volgende informatie terugvinden: accommodatie details; reserveringsoverzicht; nieuwe reservering; parknieuws. Afbeelding 14 Daarnaast ziet u op de eerste pagina hoeveel nieuwe reserveringen er in totaal zijn gemaakt sinds de laatste datum dat u ingelogd heeft (die datum staat tevens vermeld). Page 14 of 36

15 2.3.1 Accommodatie details Deze pagina bestaat uit twee onderdelen. U ziet bij de kenmerken van uw accommodatie de informatie zoals deze is verwerkt in het reserveringssysteem. De kenmerken van uw accommodatie worden beheerd door Parkveld. Wijzigingen zullen allereerst worden gevalideerd door Parkveld alvorens deze worden gewijzigd. Afbeelding 15 Page 15 of 36

16 De kenmerken huisdiervrij, huisdier toegestaan, rookvrij en roken toegestaan kunnen enkel per boekjaar gewijzigd worden indien dit voor 1 juli van het lopende boekjaar bekend wordt gemaakt aan Parkveld. Op het tabblad algemene informatie vindt u de contractuele informatie. Indien u hier vragen over heeft kunt u contact opnemen met Parkveld. Page 16 of 36

17 2.3.2 Reserveringsoverzicht Op deze pagina kunt u per boekingsjaar zien welke periodes gereserveerd zijn door gasten en/of uzelf. De nieuw gemaakte boekingen worden gekenmerkt door een oranje kleur. Daarnaast ziet u welke periode er geboekt is, de reserveringscategorie 1, of er een aanbieding van toepassing is op de boeking en of uw woning met voorkeur is geboekt. Het reserveringsoverzicht wordt standaard getoond als tabeloverzicht en gesorteerd op het reserveringsnummer. U kunt zelf bepalen hoe u het overzicht wilt zien. Door te klikken op één van de onderstreepte items kunt u aangeven of u het overzicht op aankomstdatum, vertrekdatum, naam van de gast of aanbieding wilt sorteren. Indien u wilt weten welke voorkeur gasten hebben aangegeven dan kunt u met de muis over het blauwe icoontje gaan (zonder te klikken), nu wordt zichtbaar welke voorkeur de gast aangegeven heeft. Reserveringen zonder dit icoon zijn zonder voorkeur geboekt. 1 1 Reservant voor regulier reserveringen, eigenaar als u zelf in de woning verblijft, touroperator als dit via een derde partij geboekt is of aangebracht door eigenaar als u of één van uw mede eigenaren de boeking aangebracht heeft via het eigen netwerk. Page 17 of 36

18 Afbeelding 16 Page 18 of 36

19 Daarnaast is het mogelijk ditzelfde overzicht te bekijken als kalender. U kunt ook dit overzicht aanpassen naar wens en maximaal zes maanden tegelijkertijd bekijken. U ziet in het overzicht wanneer de woning gereserveerd is, als u op een gereserveerde periode klikt ziet u aan de rechterkant meer informatie betreffende deze reservering. Deze informatie is gelijk aan de informatie in de tabel. Afbeelding 17 Page 19 of 36

20 2.3.3 Nieuwe reservering Op deze pagina heeft u drie keuzes. U kunt uw eigen woning boeken voor eigen gebruik (paragraaf 2.3.4), een aanbrengboeking verwerken voor uw eigen woning (paragraaf 2.3.5) of een aanbrengboeking verwerken in een andere woning indien uw eigen woning reeds bezet is (paragraaf 2.3.6). De verschillende knoppen zoals hieronder weergegeven zullen ieder besproken worden in een stappenplan. Wel willen wij bij u aangeven dat er vastgehouden dient te worden aan de vaste wisseldagen (maandag en vrijdag m.u.v. feestdagen waar de wisseldagen afwijkend kunnen zijn). Indien het systeem niet aangeeft dat er ook op een andere dag aangekomen kan worden moet er vastgehouden worden aan de mogelijkheden die de website aangeeft. Door uw keuze te maken en de hiernavolgende stappenplannen te doorlopen bent u ervan verzekerd dat de reservering op de juiste wijze wordt verwerkt in ons reserveringssysteem. De boeking die u maakt wordt direct, zonder vertraging, verwerkt. Afbeelding 18 Op bladzijde 19 start het stappenplan boek in eigen object. Op bladzijde 24 start het stappenplan boek in eigen object voor gast. Op bladzijde 30 start het stappenplan boek in ander type voor gast. Page 20 of 36

21 2.3.4 Stappenplan boek in eigen object U klikt op het oranje blokje met de tekst: Boek in eigen object. Er wordt een boekingsmodule geopend in de website. In de eerste stap klikt u de gewenste aankomstdatum aan, deze datum krijgt een donkeroranje kleur. Bij het vakje periode geeft u het aantal nachten op dat u wilt verblijven. Aan de rechterkant kunt u vervolgens aangeven wat de samenstelling van uw reisgroep is. Afbeelding 19 Page 21 of 36

22 Let op: U kunt alleen aankomstdata en periodes selecteren die een donkergroene kleur hebben. De dagen die lichtgroen gekleurd zijn, zijn geen aankomst- of vertrekdagen. In onderstaand voorbeeld is gekozen voor een weekverblijf startende op maandag 26 november met twee volwassenen. Nu klikt u op volgende. Afbeelding 20 Page 22 of 36

23 U ziet twee mogelijkheden. Het aantal beschikbare dagen dat u nog vrij heeft voor eigen gebruik kunt u via de linkerknop Reservering via eigen gebruik zien. (het aantal vrije eigen gebruik dagen voor dit fiscale jaar: aantal dagen). U klikt op deze knop indien er nog beschikbare dagen zijn. Indien bij de linkerknop wordt aangegeven dat er 0 dagen beschikbaar zijn, kunt u op de rechterknop Normale reservering klikken om alsnog een betaalde boeking voor uzelf te maken in uw eigen woning. Afbeelding 21 Vervolgens krijgt u een soortgelijk scherm als op de volgende pagina. Page 23 of 36

24 Afbeelding 22 Page 24 of 36

25 Het is belangrijk dat er altijd gekozen wordt voor de eigenarenkorting. Hier staat een nulprijs. Bij een eigen gebruik boeking is de eindschoonmaak verplicht. Dit krijgt u te zien in het gedeelte inhoud. Door de eindschoonmaak op 1 te zetten en vervolgens op de knop voeg toe te klikken wordt dit verplichte artikel aan uw boeking toegevoegd. Nadat u alle benodigde gegevens hebt ingevuld drukt u op de knop bevestig. De reservering is nu gemaakt. U ontvangt direct een voorlopige bevestiging en uw reservering verschijnt in uw reserveringsoverzicht. Page 25 of 36

26 2.3.5 Stappenplan boek in eigen object voor gast Via het scherm op afbeelding 18 op pagina 18 kiest u voor de middelste knop Boek in eigen object voor gast. U komt hiermee terecht in de online boekingsmodule die ook voor gasten gebruikt wordt. Afbeelding 23 Uw woning is reeds geselecteerd als de woning waarin de gast verblijft. U vult de aankomstdatum, verblijfsduur en samenstelling in. Page 26 of 36

27 De voorkeuren kunt u overslaan, onderaan de pagina ziet u nogmaals uw eigen woning geselecteerd met de daarbij behorende kenmerken. Vervolgens klikt u op de knop volgende. Bij stap 2 kiest u de voordeligste prijs. Indien er een actie loopt zullen meerdere prijzen getoond worden. In onderstaand voorbeeld ziet u de normale verhuur als optie en de najaarsaanbieding als optie. Aan de rechterkant van uw scherm ziet u de totaalprijs, de gekozen opties (data, verblijfsduur, samenstelling) en daaronder de opbouw van de prijs. Op deze manier kunt u de (potentiële) gast volledig informeren. In verband met het continu aanpassen van de kortingsacties vragen wij u geen garanties af te geven aan de gast wanneer er geïnformeerd wordt naar een prijs. Indien een gast drie dagen later boekt kan het zijn dat een kortingsactie afgelopen is of dat het percentage korting aangepast is. Enkel de prijs die zichtbaar is op de website bij de daadwerkelijke boeking wordt gehanteerd. Zodra u op volgende klikt komt u in stap 3. Afbeelding 24 Page 27 of 36

28 Hier kunt u aangeven of de gasten nog extra pakketten bij wensen te boeken. Gedacht kan worden aan een comfortpakket, een extra handdoekenpakket, een kinderbox of een aanvullende reisverzekering. Indien de gast ervoor kiest een pakket bij te boeken kunt u deze aanklikken en de gevraagde informatie invullen. De boekingsperiode is reeds voor u ingevuld. U hoeft enkel aan te geven welk aantal de gasten willen reserveren. Als u vervolgens op toevoegen klikt worden de pakketten aan de boeking toegevoegd en wordt de prijs direct voor u aangepast. Afbeelding 25 Page 28 of 36

29 In stap 4 krijgt u vervolgens het totaalpakket nogmaals te zien met de bijbehorende prijs. Dit is het moment waarop de gast kan beslissen de boeking definitief te maken bij u. Afbeelding 26 Page 29 of 36

30 Bij stap 5 vult u vervolgens alle klantgegevens in. Dit zijn de gegevens die bij ons genoteerd worden om de bevestiging en aanreisinformatie naartoe te sturen. Vult u dit alstublieft volledig in. Afbeelding 27 Page 30 of 36

31 Nadat u bij stap 6 ook de laatste bevestiging geeft wordt de reservering automatisch in ons reserveringsysteem verwerkt. De gast ontvangt een voorlopige bevestiging.. Page 31 of 36

32 2.3.6 Stappenplan boek in ander type voor gast Via het scherm op afbeelding 18 op pagina 18 kiest u voor de rechter knop Boek in ander type voor gast. Er wordt nu een nieuw venster geopend waarmee u in een aangepaste boekingsmodule terecht komt. Afbeelding 28 U vult nu voor de gast de aankomstdatum, de verblijfsduur en de samenstelling van het gezin in. U krijgt dan bij het onderste gedeelte de mogelijke types te zien. U kunt vervolgens voor een type woning kiezen door bij die woning op de groene knop selecteren te kiezen. U krijgt dan een pop up venster met informatie over het type woning zodat u de gast volledig kunt informeren (zie afbeelding 29). Page 32 of 36

33 Afbeelding 29 Vervolgens kunt u definitief kiezen voor dit type woning door op de oranje knop selecteren te klikken. Mocht u toch een ander type willen kiezen dan klikt u op het zwarte rondje met het witte Page 33 of 36

34 kruis. U komt dan weer in het overzicht zoals op bladzijde 24 waar u een ander type kunt selecteren. Indien u wel gekozen heeft dit type woning te selecteren komt u terecht in de boekingsmodule. Deze is in stap 1 aangepast aangezien u reeds heeft aangegeven op welke datum de gast wil aankomen en wat de verblijfsduur is. Wel vult u nog de samenstelling van het gezin in, of zij een voorkeur hebben voor bepaalde kenmerken of een bepaalde woning reeds hebben uitgekozen. Afbeelding 30 Page 34 of 36

35 Onderaan de pagina klikt u op volgende waarmee u in stap 2 van de boekingsmodule terecht komt. Deze kunt u helemaal doorlopen. Voor uitleg verwijzen wij graag naar paragraaf vanaf pagina Aanreisinformatie In het tabblad Aanreisinformatie zijn alle aanreis gegevens beschikbaar van de diverse Hogenboom Vakantieparken, denkt u hierbij aan de routebeschrijving in zowel de Nederlandse als Duitse taal en daarnaast informatie over de annuleringsverzekering, de reisverzekering en de algemene voorwaarden die van toepassing zijn als er geboekt wordt bij Hogenboom Vakantieparken. Deze informatie is tevens beschikbaar voor de gast via mijnvakantiegevoel.nl en wordt circa één tot twee weken voor aankomst verzonden naar de gast per e- mail of per post. Mocht u de gast deze documenten alvast willen zenden dan is kunt u hier de informatie verkrijgen. Afbeelding 31 Page 35 of 36

36 3. Informatie via de eigenarenwebsite Om u als eigenaar optimaal te informeren gebruikt Hogenboom Vakantieparken tevens twee nieuwsmogelijkheden op de eigenarenwebsite. Bij het algemeen nieuws worden zaken gepubliceerd die voor alle Hogenboom Vakantieparken van toepassing zijn. Bij parknieuws worden zaken gepubliceerd die enkel voor Bungalowpark Hoenderloo van toepassing zijn. Hier staat tevens de contactinformatie van Parkveld. Daarnaast is er het kopje Veelgestelde vragen beschikbaar. Hier worden de meest voorkomende vragen behandeld. Indien uw vraag hier niet tussen staat kunt u contact opnemen met Parkveld. Wij wensen u veel plezier met de eigenarenwebsite! Page 36 of 36