Handleiding. Beelden opsporen, bewaren, beschrijven en ontsluiten

Transcriptie

1 Handleiding Beelden opsporen, bewaren, beschrijven en ontsluiten 1

2

3 Inhoud 1. Inleiding Voor wie is deze handleiding? Wat is 'WESTHOEK verbeeldt'? 'WESTHOEK verbeeldt' online Contactinformatie 8 2. Beelden opsporen 9 Stap voor stap Stap 1: Mensen aanspreken en het project toelichten Wie kan je aanspreken? Wat leg je zeker uit? Enkele tips om mensen enthousiast te maken Stap 2: Selectie van beelden Bekijken van beelden Inhoudelijke selectiecriteria Uitlenen van beeldmateriaal Stap 3: Verhalen achter de beelden schriftelijk optekenen Beelden bewaren 16 Stap voor stap Stap 1: Beelden scannen Een map aanmaken Het beeld scannen Stap 2: Beelden opslaan op je eigen computer Inventarisnummer Waar sla ik de beelden op? Het bestandsformaat kiezen: TIFF of JPEG? Stap 3: Beelden roteren en knippen Roteren of draaien Knippen Het bewerkte beeld opslaan Stap 4: Een goede bewaring Stap 5: Beelden in de databank opslaan Inloggen Startscherm Memorix Maior Collectiebeheer Algemeen De weergave van de collectie Filter opties Zoeken binnen dezelfde set Een tweede, derde,... set openen Weergave van de kolommen Weergave van de foto 29 1

4 Beelden in de databank Memorix Maior opslaan Een nieuw record openen Beeldzijde (Media): het beeld opladen in Memorix Maior Beschrijvingszijde (Formulier): het beeld beschrijven in Memorix Maior Beschrijvingszijde: algemeen Beschrijvingszijde: invulopties Minimale registratie: formulier 'Nieuw' Fotonummer Auteursrechten Toon op web Bewaarplaats Fonds/eigenaar 37 Een fonds/eigenaar toevoegen 40 Een fonds/eigenaar verwijderen 41 Inhoud van het veld aanpassen 42 Volgorde van fonds/eigenaar aanpassen 42 Gegevens van een fonds/eigenaar aanpassen via Collectiebeheer Inventarisnummer Opslaan Beelden bewaren en ontsluiten 46 Stap voor stap Stap 1: Beelden terugvinden in de databank Eerste manier: Zoeken algemeen Tweede manier: Filter opties Beschrijvingszijde: Formulier 'Volledig' Stap 2: Beschrijven van de beelden - Algemene regels Stap 3: Beschrijven van de beelden - Veld per veld Object Formaat (basis x hoogte) Kleur Staat van het origineel Reproductie Bijschrift Auteur Uitgever Drukker Land of regio Gemeente (en deelgemeente) Wijk / gehucht Straatnaam Periode Datering Hoofd- en subtrefwoord Personalia Kop Beschrijving Informatiebron Getuige 62 2

5 Opmerkingen Historische krantenartikels Stap 4: Een beeld koppelen in de erfgoedbank Een beeld aan een opgeladen beeld koppelen Aparte records aan elkaar linken Een (gekoppeld) beeld verwijderen Stap 5: Afmelden Bijlagen Afsprakennota 5.2. Uitleenformulier 5.3. Registratiefiche 5.4. Selectiecriteria 5.5. Memorix Maior fiche: samenvatting 5.6. Bibliografische referenties 5.7. Leidraad voor communicatie 5.8. Zoeken op de erfgoedbank Technische vaardigheden 3

6 1. Inleiding 1.1. Voor wie is deze handleiding? Deze handleiding is voor jou. Je hebt interesse in je eigen en lokale geschiedenis en je wil meehelpen aan WESTHOEK verbeeldt. Wij doen een beroep op een groot aantal vrijwillige medewerkers die het project in hun dorp of stad uit de grond stampen. Deze vrijwilligers werken niet alleen, maar in groep: ze nemen samen beslissingen over het project in hun gemeente. Aangezien we met een groot aantal mensen samenwerken is het cruciaal om goede afspraken te maken. Als vrijwilliger vragen we jou om een afsprakennota te ondertekenen. Hierin worden enkele zaken duidelijk afgesproken over de praktische werking zoals de taken en rechten van de vrijwilliger, het gebruik van scanners en de verzekering. Dit alles conform de vrijwilligerswetgeving. Deze afsprakennota vind je als bijlage terug (zie bijlage 1). Deze handleiding is hét instrument om met zijn allen op dezelfde manier te werk te gaan. Zo is het heel belangrijk dat iedereen eenzelfde manier gebruikt om gegevens te noteren. Deze handleiding bestaat, net zoals de werking van het project, uit drie delen: opsporen, bewaren en ontsluiten. Als vrijwilliger kan je zelf kiezen wat je doet en natuurlijk ook wanneer. Als je thuis zelf een internetverbinding hebt, kan je bijvoorbeeld elk moment van de dag beelden in de erfgoedbank plaatsen. Bij elk onderdeel wordt stap voor stap uitgelegd hoe je te werk kan gaan. Wat hier wordt voorgesteld is natuurlijk het meest ideale scenario. Vaak lopen enkele van deze stappen door elkaar. Je kan dus creatief met deze handleiding omspringen, hoewel de algemene regels altijd van toepassing blijven. Deze handleiding is ook nooit af! Jullie inbreng is cruciaal en geleidelijk aan zullen we deze handleiding verder aanvullen. Heb je een tip hoe het beter kan, laat dan iets weten aan je regionale of lokale coördinator. Binnen elke gemeente is er een lokale verbeeldt -coördinator. Hij of zij staat in voor onder meer het organiseren van overleg, logistieke en financiële ondersteuning, coördinatie van de vrijwilligersgroep, bevorderen van de groepsdynamiek,... Meestal is dit iemand van de dienst cultuur of het archief. In hoofdstuk 1.4 vind je de contactgegevens voor de verschillende gemeentes. Draag dus jouw steentje bij aan WESTHOEK verbeeldt. Help ons mee de erfgoedbank te vullen! Alvast bedankt! TIP Meer info over de vrijwilligerswetgeving vind je op: 4 Handleiding Memorix Maior Inleiding

7 1.2. Wat is WESTHOEK verbeeldt? WESTHOEK verbeeldt is een regionale erfgoedbank met bedreigd particulier beeldmateriaal over en in de Westhoek, dat samen met vrijwilligers wordt opgespoord, bewaard en ontsloten. erfgoedbank De erfgoedbank is een moderne, digitale versie van de aloude fichebak. Het is een centrale databank waarin de digitale versies van historisch beeldmateriaal op een geordende manier opgeslagen worden. Behalve gedigitaliseerde foto s, prentbriefkaarten, dia s,... bewaart de erfgoedbank ook betekenisvolle informatie over die beelden. Zowel de beelden als de beschrijvingen zijn toegankelijk via de publieke website. bedreigd We zijn hoofdzakelijk op zoek naar beeldmateriaal dat op korte of middellange termijn dreigt verloren te gaan. De oorzaken van hun verdwijning kunnen zeer divers zijn: slechte bewaaromstandigheden (vocht, licht,...), brand, de opruiming van een zolder, het overlijden of de verhuis van de eigenaar, de verkoop van een verzameling, of bij verenigingen de vervanging van de secretaris of het stopzetten van de activiteiten. particulier Erfgoed dat zich in openbare instellingen bevindt, is minder acuut bedreigd. Daarom focussen we op het veel kwetsbaardere beeldmateriaal dat in het bezit is van particulieren (verzamelaars en families) of dat eigendom is van privéverenigingen. beeldmateriaal Elke gefilmde, fotografische of getekende afbeelding die ons een blik op het verleden toont, is interessant. We zijn niet enkel op zoek naar foto s, maar ook naar prentbriefkaarten, dia s, affiches, porseleinkaarten, vlaggen, spotprenten, menu s, enzovoort. Westhoek Met de Westhoek bedoelen we de zestien betrokken gemeenten en hun dorpen: Alveringem, De Panne, Diksmuide, Heuvelland, Houthulst, Ieper, Koksijde, Kortemark, Langemark-Poelkapelle, Lo-Reninge, Mesen, Nieuwpoort, Poperinge, Veurne, Vleteren en Zonnebeke met inbegrip van hun dorpen: Abele, Avekapelle, Beveren, Beerst, Beselare, Bikschote, Boezinge, Booitshoeke, Brielen, Bulskamp, De Moeren, De Klijte, Dikkebus, Dranouter, Eggewaartskapelle, Elverdinge, Esen, Geluveld, Gijverinkhove, Handzame, Haringe, Hollebeke, Hoogstade, Houtem, Izenberge, Jonkershove, Kaaskerke, Keiem, Kemmel, Klerken, Krombeke, Lampernisse, Langemark, Leisele, Leke, Loker, Lo-Pollinkhove, Madonna, Merkem, Nieuwkapelle, Nieuwkerke, Noordschote, Oeren, Oostkerke, Oudekapelle, Oostduinkerke, Oostvleteren, Passendale, Pervijze, Poelkapelle, Proven, Ramskapelle, Reninge, Reningelst, Roesbrugge, Sint-Jacobskapelle, Sint- Jan, Sint-Joris, Sint-Juliaan, Sint-Rijkers, Stavele, Steenkerke, Stuivekenskerke, Vinkem, Vladslo, Vlamertinge, Voormezele, Watou, Werken, Westouter, Westvleteren, Wijtschate, Woesten, Woumen, Wulpen, Wulveringem, Wulvergem, Zandvoorde, Zarren, Zillebeke, Zuidschote en Zoutenaaie. 5 Handleiding Memorix Maior Inleiding

8 vrijwilligers Per dorp en per gemeente bouwen we een netwerk van erfgoedvrijwilligers uit. Eenieder die geïnteresseerd is in de dorpsgeschiedenis van deze zestien gemeenten kan op vrijwillige basis, op eigen tempo en op verschillende manieren meewerken aan WESTHOEK verbeeldt. We verdelen de taken in opsporen, bewaren en ontsluiten. opsporen De vrijwilligers gaan in de dorpen actief op zoek naar waardevol beeldmateriaal. Ze spreken mensen aan, gaan bij hen op bezoek, selecteren uit hun collectie relevante beelden en reconstrueren samen met de eigenaar de verhalen achter deze beelden. bewaren De eigenaar blijft in het bezit van zijn originele beelden. Het geselecteerde materiaal wordt wel door vrijwilligers gescand. De digitale kopie wordt eventueel beperkt bewerkt (draaien en uitknippen) en via het internet (Memorix Maior) in de erfgoedbank geplaatst. Zo worden de beelden bewaard in een virtueel archief. ontsluiten In eerste instantie gebeurt dit door aan elk beeld een gedetailleerde beschrijving toe te voegen. Deze beschrijving bevat niet alleen gegevens over de foto, prentbriefkaart of de affiche (hoe groot, wie is de eigenaar, wie was de fotograaf,...) maar ook over de inhoud (wat en wie zien we, wanneer werd deze foto genomen,...). Na controle door een redacteur worden de beelden via de website voor iedereen vrij toegankelijk gemaakt. De beelden worden in lage resolutie en beschermd met een watermerk online geplaatst. Bezoekers kunnen bladeren of zoeken doorheen de beelden. En zo groeit deze regionale schatkamer over de geschiedenis van de dorpen, steden en inwoners van de Westhoek elke dag een beetje meer. Iedereen kan online meegenieten. Uiteraard behandelen we jouw adres en andere privégegevens vertrouwelijk. Die worden dan ook niet online getoond. Ten slotte worden de beelden uit de erfgoedbank ook ontsloten via andere erfgoedinitiatieven in de regio. Zo proberen we per dorp regelmatig een toonmoment te organiseren waarbij een unieke selectie beeldmateriaal aan het publiek wordt getoond. Nieuwe creatieve ideeën om WESTHOEK verbeeldt in de gemeente zichtbaar te maken zijn zeker welkom. 6 Handleiding Memorix Maior Inleiding

9 1.3. WESTHOEK verbeeldt online erfgoedbank De erfgoedbank is op het internet te vinden via Het is de centrale databank waarin alle beelden en gegevens worden opgeslagen, geordend en bewerkt. Dit gebeurt met behulp van aangepaste software, namelijk Memorix Maior. De erfgoedbank die de achterkant van het systeem vormt, is enkel toegankelijk voor personen met een login en paswoord. website De website is op het internet te vinden via Via deze site die vrij toegankelijk is, kan het publiek bladeren en zoeken in een selectie beelden uit de erfgoedbank. Het is letterlijk het gezicht (de voorkant ) van het systeem. blog Op de blog vind je nieuwtjes en alle informatie over voorbije en toekomstige activiteiten. Je kan er ook filmpjes bekijken die onze werking illustreren. Heel wat nuttige documenten maken deze blog compleet. Per gemeente wordt afgesproken wie de blog voedt met berichtjes. sociale media WESTHOEK verbeeldt is ook aanwezig op Facebook (facebook.com/westhoekverbeeldt) en twitter (@WHverbeeldt). Hier verschijnen regelmatig berichten in verband met de activiteiten, samenwerkingen en nieuwtjes van de erfgoedbank en haar vrijwilligers. 7 Handleiding Memorix Maior Inleiding

10 1.4. Contactinformatie Erfgoedcel CO 7 Sint-Jacobsstraat Ieper erfgoedcel@co7.be Heuvelland heuvellandverbeeldt@gmail.com Dienst Cultuur Ieper ieperverbeeldt@gmail.com Stadsarchief Ieper Langemark-Poelkapelle Dienst Vrije Tijd Mesen mesenverbeeldt@gmail.com Dienst Cultuur Poperinge poperingeverbeeldt@gmail.com Stadsarchief Poperinge Vleteren vleterenverbeeldt@gmail.com Dienst Cultuur Zonnebeke zonnebekeverbeeldt@gmail.com Dienst Cultuur Achthoek Leopold II Laan Koksijde info@5-art.be Alveringem alveringemverbeeldt@gmail.com Dienst Toerisme en Cultuur De Panne depanneverbeeldt@gmail.com Dienst Cultuur Diksmuide diksmuideverbeeldt@gmail.com Stadsarchief Diksmuide Houthulst houthulstverbeeldt@gmail.com Dienst Archief Koksijde koksijdeverbeeldt@gmail.com Dienst Archief Lo-Reninge loreningeverbeeldt@gmail.com Dienst Cultuur Nieuwpoort nieuwpoortverbeeldt@gmail.com Dienst Cultuur Cultuurdienst Kortemark Torhoutstraat Kortemark cultuur@kortemark.be Kortemark kortemarkverbeeldt@gmail.com Dienst Cultuur Veurne veurneverbeeldt@gmail.com Dienst Cultuur & Erfgoed Handleiding Memorix Maior Inleiding

11 2. Beelden opsporen Stap voor stap Stap 1: mensen aanspreken en het project toelichten Je spreekt mensen aan die interessant beeldmateriaal zouden kunnen hebben en je legt hen uit wat de bedoeling is van het project. Je maakt een afspraak om de beelden te bekijken. Stap 2: selectie van beelden Bij het bekijken van de beelden selecteer je die beelden die voor WESTHOEK verbeeldt interessant kunnen zijn. Je doet dit aan de hand van de selectiecriteria. Je vraagt aan de eigenaar om de beelden een korte tijd uit te lenen om ze in te scannen. Het uitleenformulier met een overeenkomst tot gebruik van het beeldmateriaal wordt ondertekend. Stap 3: verhalen achter de beelden schriftelijk optekenen Bij elk geselecteerd beeld wordt een registratiefiche opgesteld waarop enkele bijkomende gegevens schriftelijk worden genoteerd. Dit is de basis bij het latere beschrijven van de beelden op de erfgoedbank en een hulpmiddel voor het bewaren van de verhalen achter de beelden. Wat heb je nodig? Selectiecriteria (zie bijlage 4) Uitleenformulier (zie bijlage 2) Registratiefiche (zie bijlage 3) Bedankingskaartjes Folder 'WESTHOEK verbeeldt' TIP Wat je precies kan vertellen, vind je terug in de inleiding van deze handleiding. Op de website blog.westhoekverbeeldt.be vind je nog meer bij projectinfo en historiek. Heb je nog een vraagje, mail of bel je lokale coördinator. 9 Handleiding Memorix Maior Beelden opsporen

12 2.1. Stap 1: Mensen aanspreken en het project toelichten Wie kan je aanspreken? Iedereen met interesse voor het verleden Mensen die reeds lange tijd in het dorp of de stad wonen Mensen met een bedreigde collectie beeldmateriaal Mensen die lid zijn/waren van een vereniging, bv. secretaris van de turnkring Verzamelaars Specifieke personen in het teken van een thematische actie (vb. wielrenner bij tentoonstelling over wielrennen, leerkrachten voor een publicatie over de geschiedenis van het onderwijs in de streek, ) Wat leg je zeker uit? Doelstellingen WESTHOEK verbeeldt Projecten: toonmomenten in eigen dorp/gemeente Wie is Erfgoedcel CO 7 / Achthoek / KORTEMARK verbeeldt? Rol van de gemeente in het geheel De bedoeling van het uitleenformulier met nadruk op de overeenkomst tot gebruik van het beeldmateriaal + uitleenformulier dat bij afgifte en teruggave wordt ondertekend Enkele tips om mensen enthousiast te maken: Vertel waarom jij zelf meewerkt aan het project Toon de website Benadruk dat de beelden worden gescand en daarna teruggegeven Leg uit waarom alledaagse beelden en de herinneringen van hem/haar interessant kunnen zijn bv. (klein)kinderen weten nu niet meer hoe het dorp er vroeger uitzag, welke verenigingen er waren,... Geef hen de folder van het project mee. Daarin leggen we uit hoe we te werk gaan. TIP Tracht een afspraak te maken bij de eigenaar thuis om zijn/haar oud beeldmateriaal te bekijken. 10 Handleiding Memorix Maior Beelden opsporen

13 2.2. Stap 2: Selectie van beelden Bekijken van beelden Zorg ervoor dat je voldoende ti j d neemt om op bezoek te gaan bij de eigenaar. Hij zal waarschijnlijk niet alleen zijn oud beeldmateriaal tonen, maar ook zijn herinneringen bij die beelden vertellen. Tracht alle oude foto s te zien, vaak denkt de eigenaar dat alledaagse beelden niet interessant zijn. Hij of zij maakt als het ware een eerste selectie. Voor de erfgoedbank zijn we in eerste instantie op zoek naar bedreigd particulier beeldmateriaal in en over de Westhoek. Het beeldmateriaal moet daarenboven een zekere publieke waarde hebben, het is niet de bedoeling om er een familiealbum van te maken. Hiernaast hebben we enkele criteria opgesteld, die kunnen helpen bij het selecteren. Het is een lijst die onvolledig is en continu in evolutie. Dit is enkel een hulpmiddel, een leidraad. Je doorloopt 3 stappen bij de selectie: bij de 1 stap bepaal je of het beeld een publieke waarde heeft. Bij stap 2 volg je de vragenwijzer per materiaalsoort en tenslotte ga je bij stap 3 na of het beeld tot een reeks behoort of privacygevoelig is. Een beeld kan bijvoorbeeld wel in de erfgoedbank staan en niet op de publieke website te zien zijn. Bij twijfel scan je het beeld steeds in, daarna kan er beslist worden wat ermee gedaan wordt. beeldmateriaal Foto s, prentbriefkaarten, affiches, dia s,... worden gescand en in de erfgoedbank geplaatst. Ze komen online volgens de selectiecriteria. Beelden tot een A3-formaat kunnen zonder problemen gescand worden, andere kunnen in stukken gescand worden en daarna geplakt worden in een fotobewerkingsprogramma. Schilderijen, kaarten,... in kaders kunnen eventueel later professioneel gefotografeerd worden. Vul voorlopig een registratiefiche in en neem eventueel zelf al een foto. papieren documenten Facturen, aktes, identiteitskaarten,... worden gescand en in de erfgoedbank geplaatst. Ze kunnen op de website als er een link is met een ander beeld op de website. varia Vaak kom je nog andere zaken op het spoor, zoals een postzegelcollectie, een verzameling devotionalia, maquettes, sculpturen, Noteer alle nuttige informatie en neem contact op met je lokale coördinator of met Erfgoedcel CO 7. TIP Neem enkele voorbeelden (kopieën) mee van de verschillende soorten beelden die we zoeken: foto s, affiches, prentbriefkaarten,... van straten, pleinen, evenementen, het dorpsgebeuren,... Je hoeft hiervoor zelf geen kosten te maken. Je lokale coördinator helpt je verder. Spreek af met je lokale coördinator voor de A3-scanners. In enkele lokale instellingen is ook een A2-scanner aanwezig. Vraag aan je lokale coördinator of en hoe die gebruikt kan worden. 11 Handleiding Memorix Maior Beelden opsporen

14 Inhoudelijke selectiecriteria Hou er rekening mee dat het beeldmateriaal de geschiedenis van de Westhoek zichtbaar maakt. Niet alleen grote gekende verhalen zoals de Eerste Wereldoorlog komen aan bod, ook het alledaagse is belangrijk: de lokale schuttersgilde, de inhuldiging van een burgemeester of een dorpsgezicht van vóór hoe ouder, hoe beter! De leeftijd van de beelden speelt een belangrijke rol bij de selectie van de beelden. De oudste zijn de meest bedreigde en naar deze beelden zijn we dus in eerste instantie op zoek. We leggen de tijdsgrens vast op meer dan 25 jaar geleden, omdat er in de laatste 25 jaar steeds meer foto s werden genomen en het inventariseren hiervan andere criteria vereist. Op deze regel kunnen enkele uitzonderingen gemaakt worden: bij reeksen die de toestand voor en na documenteren en foto s van verdwenen gebouwen en infrastructuur,... telt de leeftijd niet mee. Er kan eventueel wel beslist worden om de beelden (nog) niet op de website te plaatsen. bv. douane, klasfoto s, dorpskernen die vernieuwd werden,... publieke waarde De beelden op de erfgoedbank moeten een zekere publieke waarde hebben. Dit betekent dat ze niet enkel van belang zijn voor de eigenaars of hun familie en nabestaanden, maar ook voor inwoners uit het dorp of andere mensen met interesse voor het verleden. Familiefoto s worden dus in principe niet opgenomen. Op deze regel kunnen enkele uitzonderingen gemaakt worden wanneer er om andere redenen kan gesproken worden over publieke waarde. Bijvoorbeeld: illustratie van een veranderd tijdsbeeld of wijziging ten opzichte van de huidige situatie kledij, interieur, attributen, omgeving,... belang van persoon/gebeurtenis/gebouw: heemkundig/lokaal/nationaal/... belangrijke of interessante anekdote of verhaal: heemkundig/lokaal/nationaal/... verdwenen gebruik of evenement Westhoek Enkel beelden met een link naar de dorpen en steden van de Westhoek komen in de erfgoedbank en op de website. Beelden van de aangrenzende gemeenten en zeer waardevolle beelden uit andere gemeenten worden waar mogelijk doorgestuurd naar andere gelijkaardige initiatieven: bv. Erfgoedbank Kortrijk, Erfgoedbank Midwest,... respect voor de privacy Sommige beelden kunnen niet op de erfgoedbank of website geplaatst worden uit respect voor de geportretteerden. Bidprentjes kunnen op de erfgoedbank, maar ze worden enkel online getoond op de website als de persoon vóór 1945 overleden is of als het een publieke figuur (bv. burgemeester, priester,...) betreft. speciale aandacht voor groepen Een belangrijk element van het leven van alledag in de dorpen en steden was het bloeiende verenigingsleven. We gaan dus actief op zoek naar het oud beeldmateriaal van lokale privéverenigingen. Klasfoto s zijn ook heel interessant omdat ze een mooi tijdsbeeld en een evolutie weergeven. 12 Handleiding Memorix Maior Beelden opsporen

15 ... evenementen Het alledaagse leven in de Westhoek werd vaak volledig omgegooid voor lokale feesten, processies, huldigingen, stoeten of de lokale kermis. Iedereen nam hieraan deel en de oude beelden hiervan roepen mooie herinneringen op, bijvoorbeeld de Kattenstoet, inhuldigingen burgemeesters en priesters, missiefeesten, carnaval, bevrijdingsfeesten na de Tweede Wereldoorlog, gebouwen/infrastructuur Er is ook speciaal aandacht voor het waardevol (niet-)beschermd bouwpatrimonium en verdwenen gebouwen, monumenten of infrastructuur (bv. trambeddingen, stations,...).... evolutieschetsen Niet alleen evoluties in de tijd (bv. vóór de Eerste Wereldoorlog), maar ook een verschillend gezichtspunt of seizoen kunnen een ander sfeer of tijdsbeeld scheppen van de landschappen en dorps of stadsgezichten.... thema s eigen aan de regio De landbouw, oorlogen: het zijn maar enkele van de thema s die leven bij de inwoners van de Westhoek. We schenken hier dus ook de nodige aandacht aan Uitlenen van beeldmateriaal Nadat je de beelden geselecteerd hebt die waardevol kunnen zijn voor de erfgoedbank, vul je het uitleenformulier (= overeenkomst tot gebruik van beeldmateriaal) in. Dit formulier dient voor twee zaken: toestemming gebruik van de beelden: Er wordt toestemming gevraagd aan de eigenaar dat het beeldmateriaal gedigitaliseerd en beschreven mag worden om in de erfgoedbank en op de website te plaatsen, alsook dat het digitale beeld gebruikt mag worden voor privégebruik en niet-commercieel gebruik. Voor ieder commercieel gebruik wordt opnieuw toestemming gevraagd. De bezoeker op de website kan het beeld enkel bekijken in lage resolutie, beschermd met een watermerk. bewijs van afgifte/teruggave: Je noteert welk materiaal je ontleent en het aantal. Je spreekt een datum van teruggave af. Bij het ontlenen en bij het teruggeven controleer je goed of je alles meegenomen/teruggegeven hebt. Jij en de eigenaar ondertekenen dit document 2 maal, zowel bij het ontlenen als bij het teruggeven. Elk houdt zo een exemplaar bij zich. Zo is er achteraf geen discussie mogelijk. Na teruggave van het beeldmateriaal, bezorg je het ingevulde uitleenformulier met de twee handtekeningen aan de lokale coördinator. TIP Draag zorg voor het materiaal! Hou er rekening mee dat het beeldmateriaal uniek is en een grote emotionele waarde kan hebben! 13 Handleiding Memorix Maior Beelden opsporen

16 2.3. Stap 3: Verhalen achter de beelden schriftelijk optekenen TIP Neem een vergrootglas mee of maak een uitvergroting van bepaalde relevante details, zo kan je nog meer informatie te weten komen. Elk beeld is een momentopname en toont een stukje van de geschiedenis van het dorp, de stad of de inwoners. De herinneringen en kennis van de mensen die het nog meegemaakt hebben, zijn enorm interessant voor het reconstrueren van het verhaal achter een bepaald beeld. De eigenaars van het beeldmateriaal kunnen je meestal al heel wat vertellen, maar je kan ook meer informatie te weten komen via andere mensen die reeds lange tijd in het dorp of de stad wonen of daar ooit gewoond hebben: de getuigen. Ken je iemand die je veel zou kunnen vertellen? Je kan eventueel de registratiefiche uit de bijlage (zie bijlage 3) gebruiken om de informatie op te tekenen. Deze fiche is een hulpmiddel om voldoende informatie over elk beeld te weten te komen. Het is de basis om de beelden later in de erfgoedbank te beschrijven. Je noteert hierop enkele kenmerken van de foto (formaat, kleur,...) en een korte beschrijving in kernwoorden over de inhoud (wie, wat, waar,...). Probeer op volgende vragen een antwoord te zoeken: Wie: namen + eventuele functie of belang voor dorp Wat Waar: wees zo specifiek mogelijk: bv. wijk of gehucht, straat Wanneer: van... tot..., eenmalig, terugkerend, nu nog steeds of wanneer verdwenen? Hoe: hoe kwam de foto tot stand? Waarom: typisch voor de streek? heel speciaal/ongewoon? Bij groepsfoto s kan je vooraf nummertjes aanbrengen op de foto, zodat er geen twijfel mogelijk is omtrent welke naam bij welke persoon hoort. De nummertjes kan je er digitaal op zetten via een fotobewerkingsprogramma ofwel schrijf je ze op een kopie van de foto. Het nummeren doe je steeds van links naar rechts en van onder naar boven, dit laatste omdat de eerste rijen meestal de meest volledige zijn. Een kleine tip: het zijn vaak de notabelen die op deze eerste rij zitten. Enkele tips voor een vlot gesprek met een getuige 1 Stel de eigenaar bij het binnenkomen op zijn gemak. Maak een praatje over het interieur, de schilderijen of foto s aan de muur of over het weer. Noteer op voorhand enkele gegevens over de eigenaar of de getuige zoals zijn volledige naam (evt. roepnaam), geboortedatum, geboorteplaats en huidig adres. Toon oprecht interesse voor het beeldmateriaal en de verhalen die je te horen krijgt. Luister aandachtig en geïnteresseerd. Geef stilte een kans! Laat de getuige de tijd om zijn gedachten te ordenen. Laat de getuige zoveel mogelijk aan het woord. Onderbreek de getuige als hij afwijkt van het onderwerp of help hem op weg, maar kauw geen antwoorden voor, ook al denk je zelf het antwoord te weten. De getuige is de expert, ook al weet je meer dan hij of zij. Het is niet erg als de getuigen iets niet meer helemaal zeker weten of zich bijvoorbeeld de naam van iemand niet volledig herinneren. Noteer wel duidelijk waar er twijfel is en waar niet. 1 Deze tips zijn gedeeltelijk gebaseerd op interviewtips en het ethisch zakboekje van de interviewer in: B. DE WEVER e.a., Van horen zeggen: mondelinge geschiedenis in de praktijk, Schaarbeek, Vlaams Centrum voor Volkscultuur, 2005, pp en pp Handleiding Memorix Maior Beelden opsporen

17 Stel helder geformuleerde en korte open vragen zoals: Herken je iemand op deze foto? Wie woonde in dit huis? Waar werd deze foto genomen? Dus geen ja/neen vragen: Was dit het marktplein vóór 1914? Werd deze stoet georganiseerd bij de inhuldiging van burgemeester x? Pas je taalgebruik en spreeksnelheid aan. Vermijd moeilijke woorden. Tracht bij belangrijke informatie steeds te achterhalen wat de getuige als ooggetuige zag of wat hij van derden vernam. Roddels of gevoelige informatie (laster) worden niet opgenomen. Behandel elke eigenaar en zijn beeldmateriaal met respect. Sommige eigenaars geven niet graag hun beeldmateriaal af. Leg goed uit wat de bedoeling is van de erfgoedbank en benadruk dat de digitale beelden beschermd worden. Voor elk commercieel gebruik wordt er toestemming gevraagd aan de eigenaars. Loop na het gesprek niet onmiddellijk weg. Tijdens een losse babbel kan je vaak nog leuke anekdotes te weten komen. Benadruk dat de beelden niet worden doorgegeven en dat ze de originelen zeker terugkrijgen. 15 Handleiding Memorix Maior Beelden opsporen

18 3. Beelden bewaren Stap voor stap Stap 1: beelden scannen Met behulp van een scanner maak je een digitale kopie van het beeld op je computer. Je zorgt voor een goede scankwaliteit door bepaalde regels te volgen. Stap 2: beelden opslaan op je eigen computer Je hanteert een bepaald systeem om je beelden te nummeren en op te slaan, elk beeld krijgt een inventarisnummer. Je zorgt ervoor dat de kwaliteit van het gescande beeld zo hoog mogelijk blijft (TIFF-JPEG). Stap 3: beelden roteren en knippen De gescande beelden worden geroteerd en geknipt in een fotobewerkingsprogramma en opnieuw opgeslagen. Ze zijn nu klaar om in de erfgoedbank geplaatst te worden. Stap 4: een goede bewaring We voorzien een extra beveiliging om de digitale beelden voor de toekomst te bewaren. Stap 5: beelden in de erfgoedbank (Memorix Maior) plaatsen De digitale kopieën worden via het internet op de erfgoedbank geplaatst (uploaden). Tegelijkertijd wordt relevante informatie gekoppeld aan deze beelden. Wat heb je nodig? Computer Scanner Fotobewerkingsprogramma Internetverbinding (enkel bij stap 5) 16 Handleiding Memorix Maior Beelden bewaren

19 3.1. Stap 1: Beelden scannen Een map aanmaken Voor je het beeld scant, maak je best een map aan waar je de gescande afbeeldingen kan opslaan. Sla je bestanden steeds op dezelfde plaats op, zodat je ze later gemakkelijk kan terugvinden. Je kan bijvoorbeeld een map ERFGOEDBANK aanmaken in de map MIJN AFBEELDINGEN. Open je verkenner (via startmenu - deze computer - mijn documenten). Klik op de map MIJN AFBEELDINGEN. Klik bovenaan in de balk op BESTAND, daarna op NIEUW en op MAP. Deze nieuwe map geef je de naam ERFGOEDBANK. Klik rechts op NIEUWE MAP en kies NAAM WIJZIGEN. Nu kan je deze map de naam ERFGOEDBANK geven. Heb je veel beelden van verschillende eigenaars? Maak dan per eigenaar een submap aan. Druk nadien op ENTER of klik naast de map. In deze map ERFGOEDBANK kan je een map maken voor de TIFF-bestanden en een andere voor de JPEG-bestanden. Je klikt in deze map en kiest opnieuw BESTAND - NIEUW - MAP. Maak nu een nieuwe map TIFF. Maak op dezelfde manier een nieuwe map JPEG Het beeld scannen Nadat je de scanner hebt aangelegd, raden we je aan om het beeld te scannen vanuit een fotobewerkingsprogramma. Zo heb je meer mogelijkheden om de kwaliteit van de digitale kopie optimaal te houden en het beeld daarna te bewerken. Elke scanner en elk fotobewerkingsprogramma werkt op een eigen manier. Het is onmogelijk om in deze leidraad elk programma te bespreken, we geven dus enkel richtlijnen mee en vermelden de veel voorkomende termen die voor bepaalde handelingen gebruikt worden. De vertaling in het Engels geven we je tussen haakjes ook mee. Open het fotobewerkingsprogramma. Leg het te scannen beeld op de glasplaat van de scanner. Zorg ervoor dat het beeld zo recht mogelijk ligt en laat bij voorkeur één cm rand tussen het beeld en de rand van de glasplaat. Zo ben je 100% zeker dat je de volledige foto, prentbriefkaart scant. Sluit de scanner. Importeer de afbeelding die op de glasplaat ligt in je computer. Klik in het menu BESTAND (FILE) op IMPORTEREN (IMPORT). Kies jouw scanner uit het lijstje. Bij sommige programma s kan je eerst een voorbeeldscan nemen. Je kiest voorbeeldscan. 17 Handleiding Memorix Maior Beelden bewaren

20 Je ziet nu wat er op je glasplaat ligt en met een selectiekader bepaal je wat je effectief wil scannen. Vergroot het kader zodat je niet enkel de foto/dia/prent, scant, maar ook een kleine rand die niet tot het eigenlijke beeld behoort. Later zullen we deze rand opnieuw verwijderen. Door je linkermuisknop ingedrukt te houden, kan je een selectie afbakenen. Begin linksboven en trek het selectiekader open tot rechtsonder. Pas op het eind laat je je muisknop los. Pas nu de scanopties aan. Let erop dat het beeld in kleur wordt gescand. We scannen NOOIT in zwart/wit, zelfs niet als de originele foto in zwart/wit is. Kleine kleurnuances maken deel uit van het beeld. De kwaliteit van je digitale kopie wordt voornamelijk bepaald door de resolutie waarin je scant. Je past die resolutie aan naargelang van de grootte van de te scannen foto, affiche, Het beeld is een diapositief of negatief : 1200 dpi kleiner dan een postkaart (15 x 9 cm): 600 dpi even groot als een postkaart: 400 dpi groter dan een postkaart: 300 dpi De minimumresolutie is 300 dpi. Bij twijfel neem je steeds het grootste getal, want hoe meer dpi (dots per inch), hoe beter de kwaliteit. We gebruiken deze richtlijnen in verband met de resolutie omdat de beelden een minimumgrootte moeten hebben om in de erfgoedbank geplaatst te kunnen worden. Deze minimumafmetingen bedragen: 1024 x 1280 pixels. Sommige scanners geven je de optie om in verschillende bestandsformaten te scannen. Je hebt de keuze tussen TIFF, JPEG, Kies altijd voor TIFF. Zo krijg je de meest accurate kopie van je beeld. Die heb je nodig om het op lange termijn te bewaren. Controleer of alle instellingen (resolutie, kleur) correct zijn en scan het beeld. Dit kan eventjes duren. Klik daarna op aanvaarden/ok/ In je fotobewerkingsprogramma verschijnt er een nieuw kader met het gescande beeld. Je hebt een digitale kopie gemaakt van het originele beeldmateriaal. Sla het gescande beeld op via BESTAND (FILE) - OPSLAAN ALS (SAVE AS). Kies dus altijd eerst voor het TIFF bestandsformaat. Daarna kan je een nieuw beeld digitaliseren. TIP Soms kan er op de achterkant van een oude foto of prentbriefkaart heel wat nuttige informatie staan. Vergeet dus niet dit ook te scannen. Het scannen van dia s vereist een dubbele belichting. Vergeet dus niet de instellingen aan te passen. Voor (glas)negatieven en dia s kan je een speciale scanner uitlenen via je regionale coördinator. 18 Handleiding Memorix Maior Beelden bewaren