Huishoudelijk Reglement

Transcriptie

1 Huishoudelijk Reglement versie Aangepast door: Wouter van Schagen (voorzitter)

2 Inhoudsopgave ARTIKEL 1 - DOEL VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT HOOFDSTUK 1 - DE LEDEN ARTIKEL 2 - LIDMAATSCHAP ARTIKEL 3 NON- DISCRIMINATIE ARTIKEL 4 - VERTEGENWOORDIGING ARTIKEL 5 CORRESPONDENTIE ARTIKEL 6 - TOEGANG TOT ACTIVITEITEN ARTIKEL 7 - SCHORSING ARTIKEL 8 - LID VAN VERDIENSTE/ERELIDLID ARTIKEL 9 - OUD- LEDEN ARTIKEL 10 - NIET LEDEN HOOFDSTUK 2 - HET BESTUUR 11 ARTIKEL 11 - SAMENSTELLING 11 ARTIKEL 12 - BEËINDIGING BESTUURSLIDMAATSCHAP 12 ARTIKEL 13 - TAKEN BESTUUR 12 ARTIKEL 14 - TAKEN VAN DE VOORZITTER VAN STURA STUDENTENVERENIGING AMERSFOORT 13 ARTIKEL 15 - TAKEN VAN DE SECRETARIS VAN STURA STUDENTENVERENIGING AMERSFOORT 14 ARTIKEL 16 - TAKEN VAN DE PENNINGMEESTER VAN STURA STUDENTENVERENIGING AMERSFOORT 14 ARTIKEL 17 - TAKEN VAN DE COMMISSIEFUNCTIONARIS VAN STURA STUDENTENVERENIGING AMERSFOORT 15 ARTIKEL 18 - TAKEN VAN DE PR- FUNCTIONARIS (BINNEN HET BESTUUR) 16 ARTIKEL 19 - VERGADEREN EN BESLUITVORMING 17 ARTIKEL 20 - KOSTEN VERGOEDING BESTUURSLEDEN 18 HOOFDSTUK 3 - RAADSLEDEN ARTIKEL 21 - DE RAAD ALGEMEEN ARTIKEL 22 - FUNCTIE RAADSLEDEN HOOFDSTUK 4 - DE COMMISSIELEDEN ARTIKEL 23 - COMMISSIELEDEN ALGEMEEN ARTIKEL 24 - FUNCTIES COMMISSIELEDEN HOOFDSTUK 5 - DE ALGEMENE LEDENVERGADERING ARTIKEL 25 - ALGEMEEN BEPALINGEN ALGEMENE LEDENVERGADERING ARTIKEL 26 - WIJZE VAN VERGADEREN TIJDENS DE ALGEMENE LEDENVERGADERING ARTIKEL 27 - HET LEIDEN VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING ARTIKEL 28 - STATUTENWIJZIGING HOOFDSTUK 6 - JAARCLUBS

3 ARTIKEL 29 - ALGEMENE BEPALINGEN JAARCLUBS. ARTIKEL 30 - VORMING ARTIKEL 31 - INSCHRIJVING ARTIKEL 32 - SCHORSING ARTIKEL 33 - KLEDING ARTIKEL 34 - SPONSORING HOOFDSTUK 7 - DISPUTEN ARTIKEL 35 - ALGEMENE BEPALINGEN DISPUTEN ARTIKEL 36 - VORMING ARTIKEL 37 - INSCHRIJVING ARTIKEL 38 - SCHORSING ARTIKEL 39 - KLEDING ARTIKEL 40 - SPONSORING HOOFDSTUK 8 - DE RAAD VAN ADVIES & TOEZICHT ARTIKEL 41 - ALGEMENE BEPALINGEN RAAD VAN ADVIES & TOEZICHT (RAT) ARTIKEL 42 - SAMENSTELLING RAT ARTIKEL 43 - TAKEN RAT HOOFDSTUK 9 - SLOTBEPALINGEN ARTIKEL 44 - BEPALINGEN DIE MET ELKAAR IN STRIJD ZIJN ARTIKEL 45 - OPHEFFING BEPALINGEN ARTIKEL 46 - HIJ/ZIJ ARTIKEL 47 STURA STUDENTENVERENIGING AMERSFOORT/STURA- ACTIVITEIT

4 4 Artikel 1 - Doel van het Huishoudelijk Reglement Dit huishoudelijk reglement dient als aanvulling op de statuten van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort. Het huishoudelijk reglement is ten allen tijde ondergeschikt aan de statuten van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort en de regels van het Nederlandse recht. Op alle onderstaande bepalingen zijn de regels van redelijkheid en billijkheid van toepassing. Het huishoudelijk reglement geeft nadere regels over de positie van de leden, werkzaamheden van het bestuur en anderszins.

5 5 Hoofdstuk 1 - De Leden Artikel 2 - Lidmaatschap Het lidmaatschap wordt verkregen door de betaling van het contributiegeld door middel van een automatische incasso. Voor een lidmaatschap is het vereist dat op het inschrijfformulier wordt vermeld wat de relatie is tot de StuRa Studentenvereniging Amersfoort. Er vindt geen restitutie van het contributiegeld plaats, tenzij het bestuur een reden heeft om anders te beslissen. Ieder lid heeft tegen vergoeding recht op een kopie van de statuten en het huishoudelijk reglement van StuRa Studentenvereniging Amersfoort. Ieder lid wordt geacht de statuten en het huishoudelijk reglement te kennen en diensovereenkomstig te handelen. Als lid kan men worden toegelaten, nadat men een verzoek daartoe schriftelijk bij het bestuur heeft ingediend. Het bestuur beslist over de toelating. Bij niet- toelating door het bestuur kan de algemene ledenvergadering alsnog tot toelating besluiten. Lid 6 Het lidmaatschap eindigt: a. door overlijden van het lid; indien een rechtspersoon lid van de vereniging is, eindigt zijn lidmaatschap, wanneer hij ophoudt te bestaan; b. door opzegging door het lid; c. door opzegging namens de vereniging; d. door ontzetting. Lid 7 Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan slechts geschieden tegen het einde van een verenigingsjaar. Zij geschiedt door schriftelijke kennisgeving, welke voor de eerste september in het bezit van de secretaris moet zijn. Deze is verplicht de ontvangst binnen acht dagen te bevestigen. Indien een opzegging niet tijdig heeft plaats gevonden, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerst volgende verenigingsjaar, tenzij het bestuur anders besluit of van het lid redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. Het secretariaat vraagt het lid de StuRa- pas binnen twee weken in te leveren. Mocht de pas nog niet zijn ingeleverd na deze 2 weken wordt de afmelding ongeldig verklaard en blijft diegene lid van de StuRa met de daaraan verbonden jaarcontributie. Lid 8

6 6 Bij het lidmaatschap krijgt het lid een StuRa- pas met daarop vermeld zijn registratienummer zoals ook vermeld in de ledenadministratie. Deze pas is persoonlijk en kan niet overgedragen worden. De pas zal altijd eigendom blijven van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort. Bij het verkrijgen van de StuRa- pas ondertekent de persoon de voorwaarden omtrent de StuRa- pas. Lid 9 Onmiddellijke beëindiging van het lidmaatschap door opzegging is voor het lid mogelijk door: a. Opzegging van het lidmaatschap binnen een maand nadat hem een besluit tot omzetting van een vereniging in een andere rechtsvorm of tot fusie is medegedeeld. b. Opzegging door het bestuur kan onmiddellijke beëindiging van het lidmaatschap tot gevolg hebben, wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. Opzegging geschiedt schriftelijk met opgave van de reden(en). c. Ontzetting van het lidmaatschap door het bestuur; het bestuur kan zo n besluit alleen maar nemen als het lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt of als het lid de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. Het bestuur dient het lid hiervan op de hoogte te stellen. Het betrokken lid is bevoegd binnen één maand na de ontvangst van de kennisgeving in beroep te gaan bij de algemene ledenvergadering. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst. Het besluit van de algemene ledenvergadering tot ontzetting kan slechts worden genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen. d. De betrokkene is bevoegd binnen een maand na ontvangst van de kennisgeving in beroep te gaan bij de algemene ledenvergadering. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst. Het besluit van de algemene ledenvergadering tot ontzetting zal moeten worden genomen met een meerderheid van tenminste tweederde gedeelte van het aantal geldig uitgebrachte stemmen. e. Beëindiging van het lidmaatschap. Wanneer het lidmaatschap tijdens het verenigingsjaar eindigt, blijft de bijdrage van het lopende verenigingsjaar voor het geheel door het lid verschuldigd, tenzij het bestuur anders besluit. 0 Indien een lid/oud- lid/erelid komt te overlijden zal er een rouwperiode afgekondigd worden. Deze zal zijn vanaf het moment van kennisneming van overlijden tot en met de dag van de begrafenis/ crematie. 1 Activiteiten die tijdens de rouwperiode plaatsvinden, worden verplaatst. Is het niet mogelijk de activiteit te verplaatsen dan beslist het bestuur of de activiteit doorgang zal vinden dan wel geannuleerd zal worden.

7 7 Artikel 3 Non- discriminatie De leden mogen in naam van StuRa Studentenvereniging Amersfoort geen contacten onderhouden met personen, organisaties en groeperingen die onderscheid maken tussen personen naar ras, geloof, geslacht, politieke gezindheid, levensovertuiging, seksuele geaardheid en anderszins. De beperking van non- discriminatie voor leden strekt alleen voor activiteiten en/of werkzaamheden in naam van StuRa Studentenvereniging Amersfoort. Artikel 4 - Vertegenwoordiging Het is leden niet toegestaan zonder voorafgaande toestemming van het bestuur te handelen in naam van StuRa Studentenvereniging Amersfoort. Overtreding van artikel 3, lid 1 kan leiden tot schorsing of ontzetting uit het lidmaatschap. Artikel 5 Correspondentie Leden ontvangen alle correspondentie bedoeld voor de leden. Uit oogpunt van efficiëntie en kostenbeheersing kan het bestuur besluiten dat niet alle stukken worden meegezonden, maar ter inzage liggen in het kantoor van StuRa Studentenvereniging Amersfoort of alleen op aanvraag worden toegezonden. Leden kunnen zelf aangeven niet alle correspondentie te willen ontvangen. Leden dienen altijd de agenda te ontvangen vóór de Algemene Ledenvergadering en al dan niet de bijbehorende stukken. Adreswijzigingen dienen tijdig door te worden gegeven aan de secretaris.

8 8 Artikel 6 - Toegang tot activiteiten Er zijn verschillende categorieën activiteiten binnen de studentenvereniging te onderscheiden: a. Activiteiten voor raads/commissieleden; b. Activiteiten voor leden; c. Activiteiten voor studenten; d. Activiteiten voor genodigden; e. Activiteiten voor bestuursleden; f. Algemene openbare activiteiten. Het bestuur dient duidelijk aan te kunnen geven tot welke categorie(ën) een bepaalde activiteit behoort en welke gevolgen dit heeft voor de toegang tot die betreffende activiteit. Indien een lid zich opgeeft voor een activiteit is dit lid verplicht de prijs te betalen die voor de desbetreffende activiteit moet worden betaald. a. Indien een lid zich opgeeft voor een activiteit voor leden van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort moet dit lid zich kunnen legitimeren met de StuRa- pas; b. Indien een niet- lid zich opgeeft voor een activiteit van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort moet dit niet- lid zich kunnen legitimeren met een geldige collegekaart, tenzij het om een open activiteit gaat. Er vindt geen restitutie plaats van een op grond van lid 3 van dit artikel betaalde prijs, tenzij het bestuur anders beslist. Lid 6 Ieder lid doet op zijn eigen risico mee aan activiteiten. StuRa Studentenvereniging Amersfoort is derhalve niet aansprakelijk voor tijdens activiteiten ontstane letselschade, schade door diefstal en/of vermissing van goederen, andere schade toegebracht aan persoonlijke eigendommen van het lid dan wel enige andere vorm van schade, hoe dan ook genaamd. Artikel 7 - Schorsing Het bestuur kan met overeenkomstige toepassing van het bepaalde in art. 6 lid 1 van de statuten een lid voor ten hoogst één maand schorsen en voor dezelfde termijn de toegang tot activiteiten, de lounge en de verenigingsavonden van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort ontzeggen, tenzij het bestuur anders beslist.

9 9 Tegen een schorsing bedoeld in het voorgaande lid kan door het geschorste lid schriftelijk beroep worden aangetekend, tenminste 48 uur voor aanvang van de Algemene Ledenvergadering, waarna dit beroep op de kortst mogelijke termijn tijdens de eerst volgende Algemene Ledenvergadering wordt behandeld. Artikel 8 - Lid van Verdienste/Erelid Voor het benoemen van leden tot Lid van Verdienste geldt het volgende criterium; a. Leden van Verdienste zijn zij, die daartoe door de Algemene Ledenvergadering zijn benoemd wegens hun verdiensten voor de vereniging. b. Een lid van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort wordt benoemd tot Lid van Verdienste indien hij/zij, voor een periode van minstens drie jaar, een actieve functie bekleed heeft binnen de vereniging en zich zodanig ingezet voor de doelstelling van de vereniging. c. Op Ereleden en Leden van Verdienste rusten geen geldelijke verplichtingen, zij hebben echter wel alle rechten van de leden. Voor het benoemen van Ereleden geldt het volgende criterium: a. Ereleden zijn zij, die daartoe door de Algemene Ledenvergadering zijn benoemd wegens hun buitengewone verdiensten voor de vereniging of voor de doelstelling van de vereniging. b. Een lid van StuRa Studentenvereniging Amersfoort wordt benoemd tot Erelid aan de hand van een stemming, tijdens de Algemene Ledenvergadering. Een Erelid zal geen lidmaatschap hoeven te betalen. c. Op Ereleden en leden van verdienste rusten geen geldelijke verplichtingen, zij hebben echter wel alle rechten van de leden. Een voordracht voor een onderscheiding moet schriftelijk worden ingediend bij het bestuur en kan door elk lid van de vereniging worden gedaan. De voordracht moet zijn voorzien van duidelijke en objectieve argumenten. Hierna worden de volgende acties gehanteerd: a. Het bestuur beoordeelt of de voorgestelde kandidaat aan de gestelde voorwaarden voldoet ; tevens wordt nagegaan of ook anderszins geen bezwaren bestaan tegen het voorstel. b. Indien het bestuur akkoord gaat met het voorstel, wordt dit in de notulen van de bestuursvergadering vastgelegd. c. Op de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering wordt het bestuursvoorstel aan de leden voorgelegd. d. Als de Algemene Ledenvergadering het voorstel bekrachtigt wordt de onderscheiding door het bestuur uitgereikt tijdens de eerstvolgende algemene vergadering c.q. Nieuwjaarsreceptie op de eerste van januari. e. Indien het bestuur het voorstel afwijst, wordt de betreffende indiener schriftelijk geïnformeerd met opgaaf van redenen voor de afwijzing.

10 10 Artikel 9 - Oud- leden Oud- leden zijn leden die minimaal een half jaar lid zijn geweest van StuRa Studentenvereniging Amersfoort. Artikel 10 - Niet leden Ook niet- leden van StuRa Studentenvereniging Amersfoort mogen deelnemen aan activiteiten die StuRa Studentenvereniging Amersfoort organiseert of coördineert, tenzij van tevoren anders gecommuniceerd. Leden van StuRa Studentenvereniging Amersfoort hebben bij activiteiten, in de eerste twee dagen van inschrijving, voorrang op niet- leden, tenzij van tevoren anders gecommuniceerd. Het bestellen van media (of andere producten) die gemaakt zijn tijdens activiteiten zijn toegankelijk voor leden en niet- leden.

11 11 Hoofdstuk 2 - Het Bestuur Artikel 11 - Samenstelling Het bestuur bestaat uit tenminste drie personen. Het aantal bestuurders wordt vastgesteld door de algemene ledenvergadering. In het bestuur zitten de volgende vaste functies: a. Voorzitter; b. Secretaris; c. Penningmeester. Samen vormen zijn het Dagelijks Bestuur (DB). Indien een aantal bestuurders is gedaald beneden het minimum, blijft het bestuur toch bevoegd zolang tenminste twee bestuursleden in functie zijn. Het bestuur is verplicht te bevorderen dat het bestuur zo spoedig mogelijk weer overeenkomstig is met artikel 11 van het huishoudelijk reglement. Het is toegestaan hierbij twee van de taken van het DB op zich te nemen. De bestuursleden die bij deze akte in functie worden benoemd, worden door de Algemene Ledenvergadering uit de leden benoemd. Zij worden benoemd voor een periode van één jaar. Dit jaar gaat in vanaf 1 september. De bestuurders worden op voorstel van het bestuur, of op voorstel van tenminste zeven leden, door de Algemene Ledenvergadering uit de leden van de vereniging benoemd. De voorzitter kan door de Algemene Ledenvergadering ook worden benoemd buiten de leden. Lid 6 Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Lid 7 Naast de voorzitter, secretaris en penningmeester worden de volgende functies bekleed. a. Commissie functionaris b. PR- functionaris c. (eventueel) Algemeen bestuursleden Lid 8 De nieuw benoemde bestuursleden worden door de oude bestuursleden ingewerkt in de periode van tenminste een half jaar, tenzij het bestuur anders beslist.

12 12 Lid 9 Voorafgaande aan de installatie van het nieuw benoemde bestuur legt het oude bestuur rekening en verantwoording af door middel van een jaarverslag. Indien een bestuurslid zijn bestuursfunctie, om welke reden dan ook voor tijd afbreekt, dient er een (halfjaar)verslag ter overdracht geschreven te worden. De Algemene Ledenvergadering kan het bestuur hiervoor uitstel geven. 0 De oud- bestuursleden leggen voorafgaande aan de installatie van de nieuwe benoemde bestuursleden rekening en verantwoording af over het inwerken bedoeld in lid 8 van dit artikel. 1 Het nieuw benoemde bestuur vangt zijn taak onmiddellijk na de installatie aan. 2 Wanneer blijkt dat het merendeel van het bestuur te lang niet beschikbaar is (door bijvoorbeeld een stage of andere omstandigheden) kan er een interim/vervangend bestuur worden aangesteld. Hiervoor is geen stemming van de Algemene Ledenvergadering voor nodig. Artikel 12 - Beëindiging bestuurslidmaatschap Het bestuurslidmaatschap eindigt door: a. Beëindiging van het lidmaatschap van de vereniging; b. Opzegging door het bestuurslid; c. Verstrijken van de benoemingsperiode; d. Ontslag door de Algemene Ledenvergadering. Een bestuurslid is op elk moment bevoegd ontslag te nemen, mits dit schriftelijk geschiedt met een opzeggingstermijn van ten minste drie maanden. Een aftredend bestuurslid is terstond herkiesbaar. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd neemt de plaats van zijn voorganger in. De Algemene Ledenvergadering kan een bestuurslid schorsen of ontslaan, indien zij daartoe reden aanwezig acht, mits het besluit hiertoe wordt genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen. Artikel 13 - Taken bestuur Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging.

13 13 Voor het besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot geldleningen, het kopen, vervreemden, bezwaren, huren of verhuren van registergoederen en het sluiten van overeenkomsten, waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk schuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor de schuld van een derde verbindt, behoeft het bestuur de goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering. Artikel 14 - Taken van de voorzitter van StuRa Studentenvereniging Amersfoort De voorzitter is verantwoordelijk voor het beleggen en leiden van bestuurswerkzaamheden en de samenstelling van het jaarverslag. De voorzitter is verantwoordelijk voor het beleggen en leiden van raadswerkzaamheden, raadsvergaderingen en het controleren van de Raadsleden omtrent de eisen die daaraan verbonden zijn. Het namens het bestuur uitschrijven en bijeenroepen van de Algemene Ledenvergadering en het leiden hiervan. In samenspraak met het Dagelijks Bestuur ontwikkelen van een concept beleidsplan. Het regelmatig evalueren van de voortgang binnen het bestuur. Lid 6 Is bij officiële vertegenwoordiging de woordvoerder van de vereniging. Lid 7 Tekent alle, van het bestuur uitgaande, naar zijn oordeel belangrijke stukken. Lid 8 Laat het jaarverslag controleren door de Raad van Toezicht. Lid 9 Moet de werkzaamheden van de verschillende bestuursleden coördineren.

14 14 Artikel 15 - Taken van de secretaris van StuRa Studentenvereniging Amersfoort Het notuleren tijdens de bestuurs- en Algemene Ledenvergaderingen en Raadsvergaderingen. Het opbouwen en onderhouden van het archief. Het onderhouden van de ledenadministratie. Het coördineren van de werkzaamheden van elke commissie- secretaris evenals van de werkzaamheden van alle commissie- secretaressen ten opzichte van elkaar. Het beleggen van vergaderingen met de secretaris van iedere afzonderlijke commissie, tenminste eenmaal per drie maanden. Lid 6 De leden tussentijds op de hoogte stellen van de gang van zaken binnen de vereniging. Lid 7 Het schrijven van officiële mededelingen. Lid 8 Het onderhouden van contacten met de pers. Lid 9 De ledenwerving het gehele jaar door organiseren. 0 Het onderhouden van contacten met andere verenigingen. 1 Het onderhouden van de inkomende post en e- mail. Artikel 16 - Taken van de penningmeester van StuRa Studentenvereniging Amersfoort Is verantwoordelijk voor het beheren van de verenigingsfinanciën. Het voeren van de boekhouding en eventuele bijkomstige administratie.

15 15 Het namens het bestuur indienen van de begroting tijdens de eerste Algemene Ledenvergadering van het verenigingsjaar en deze ter vaststelling voorleggen. Het coördineren van de werkzaamheden van elke commissie- penningmeester evenals van de werkzaamheden van alle commissie- penningmeesters ten opzichte van elkaar. Het beleggen van vergaderingen met de penningmeester van iedere afzonderlijke commissie, tenminste eenmaal per drie maanden. Lid 6 Het namens het bestuur indienen van de liquiditeitsbegroting en de staat van baten en lasten aan het einde van het verenigingsjaar; het namens het bestuur daaromtrent geven van verantwoording aan de Algemene Ledenvergadering. Lid 7 Het uitvoeren van een 0- meting op 1 augustus van ieder boekjaar en deze voorleggen tijdens de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering. Lid 8 Is belast met de taak van incasso van de lidmaatschapscontributie. Lid 9 Is gerechtigd tot het doen van alle uitgaven, die vallen binnen het raam van de vastgestelde begroting met goedkeuring van het bestuur. 0 Zorgt voor een inning van alle aan de vereniging toekomende gelden en voor het afdoen van haar schulden. 1 Verantwoording voor de Kascommissie. Ter controle van de huidige penningmeester neemt de penningmeester van het voorafgaande bestuursjaar één jaar deel in de Kascommissie. Samen met een nieuw lid voor de Kascommissie wordt de nieuwe penningmeester gecontroleerd en eventueel bijgestuurd. Artikel 17 - Taken van de Commissiefunctionaris van StuRa Studentenvereniging Amersfoort Het ondersteunen van de voorzitter.

16 16 Indien de omstandigheden dat vereisen en de voorzitter van StuRa Studentenvereniging Amersfoort is afwezig: het vervangen van de voorzitter. Het coördineren van en toezicht houden op de disputen verbonden aan de vereniging. Het coördineren van de werkzaamheden van elke commissie evenals van de werkzaamheden van alle commissies ten opzichte van elkaar. Het beleggen van vergaderingen met de voorzitters van iedere afzonderlijke commissies, tenminste eenmaal per twee maanden. Lid 6 Het leiden van deze vergadering en de daarbij behorende agenda opstellen. Lid 7 Het signaleren van eventuele knelpunten en het actief bijdragen tot een adequate oplossing hiervoor. Artikel 18 - Taken van de PR- Functionaris (binnen het bestuur) Het vormgeven van de totale promotie van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort door middel van het opstellen en actualiseren van het sponsorplan. Het vormgeven van de actieve promotie van de vereniging. Het onderhouden van contacten met sponsoren. Het coördineren van de werkzaamheden van elke PR- functionaris binnen een commissie evenals van de werkzaamheden van alle PR binnen commissies ten opzichte van elkaar. Het beleggen van vergaderingen met de PR- functionaris van iedere afzonderlijke commissie, tenminste eenmaal per drie maanden. Lid 6 Communiceren naar de leden tijdens de Algemene Ledenvergadering over de voortgang van de

17 17 sponsoring en het garanderen van een optimale communicatie van en naar de leden in de ruimste zin des woords. Lid 7 Het publiceren van officiële mededelingen. Lid 8 Het vormgeven van het actief werven van sponsors voor de vereniging. Lid 9 Het belang van de vereniging behartigen naar externe contacten. 0 Het onderhouden van het bestand van huidige sponsoren en potentiële sponsors. 1 Het onderhouden van contact met iedere PR- functionarissen van een commissie en controleren of deze zich houden aan het PR- beleid van de vereniging. 2 Is verantwoordelijk voor de communicatie naar de leden via de website en nieuwsbrief. Artikel 19 - Vergaderen en besluitvorming Het bestuur vergadert minimaal tweemaal per maand. Besluiten worden met meerderheid van de uitgebrachte stemmen genomen. Besluiten worden opgenomen in de Besluitenlijst die bij elke bestuursnotulen wordt toegevoegd. Om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen, moet ten minste de helft van de zitting hebbende bestuursleden (geschorste bestuursleden niet meegerekend) ter vergadering aanwezig zijn. Bij staking der stemmen volgt een herstemming. Indien de stemmen wederom staken is het voorstel verworpen. Lid 6 Een bestuurslid is verplicht deel te nemen aan de voor hem van toepassing zijnde vergaderingen. Indien hij verhinderd is, dient hij zich af te melden bij degene die de desbetreffende vergadering belegd heeft of de voorzitter.

18 18 Artikel 20 - Kosten vergoeding Bestuursleden Bestuursleden krijgen de door hen gemaakte onkosten slechts door de penningmeester van StuRa Studentenvereniging Amersfoort vergoed indien en voor zover dit past in de begroting van StuRa Studentenvereniging Amersfoort en ter zake declaraties zijn ingediend. Zonder bewijsstukken van de onkosten wordt niet tot betaling van vergoeding overgegaan.

19 19 Hoofdstuk 3 Raadsleden Artikel 21 De Raad algemeen Het bestuur van StuRa Studentenvereniging Amersfoort kan leden uitnodigen voor een Raadsvergadering indien het bestuur dit lid tot Raadslid wil benoemen. De Raad bestaat uit leden uit alle leerjaren. Leden van de Raad moeten lid zijn van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort. Er wordt naar gestreefd om zo divers mogelijke Raadsleden te werven met leden van verschillende opleidingen als van verschillende jaren. Men dient als Raadslid van in een commissie zitting hebben, tenzij het bestuur een goede reden heeft om anders te beslissen. Lid 6 Raadsleden krijgen de door hen gemaakte kosten slechts door de penningmeester van de vereniging vergoed indien en voor zover dit past in de begroting van de Raad en ter zake declaraties zijn ingediend. Zonder bewijsstukken van gemaakte onkosten wordt niet tot betaling van vergoeding overgegaan. Lid 7 Het vaste contactpersoon van de Raad is de voorzitter, deze dient tijdens de Algemene Ledenvergadering aanwezig te zijn. Indien dit contactpersoon verhinderd is, moet een ander bestuurslid de Raad te vertegenwoordigen. Lid 8 Een Raadslid is verplicht deel te nemen aan de voor hem van toepassing zijnde vergaderingen. Indien hij verhinderd is, dient hij zich af te melden bij degene die dedesbetreffende vergadering belegd heeft. Lid 9 Raadsleden zijn toegelaten tot de Raad als het bestuur hierover heeft beslist. 0 De verantwoordelijke functionaris stelt een minimum en maximum aantal Raadsleden vast.

20 20 Artikel 22 - Functie Raadsleden Een Raadslid is op de hoogte van de eisen die aan een Raadslid worden gesteld en werkt aan een professionele en pro- actieve houding. Een Raadslid is een betrokken lid en hiervan wordt verwacht dat ze zoveel mogelijk aanwezig zijn bij onze activiteiten. Raadsleden worden geacht zich in te schrijven op het rooster van de lounge en tijdens andere activiteiten of kaartverkoop. Raadsleden promoten de activiteiten, het lidmaatschap en de vereniging zelf. Raadsleden ontvangen bij goede inzet een uitnodiging voor het Bedank- uitje.

21 21 Hoofdstuk 4 - De Commissieleden Artikel 23 - Commissieleden algemeen Het bestuur van StuRa Studentenvereniging Amersfoort mag commissies instellen waarbij de taken duidelijk worden omschreven. Een commissie bestaat uit minimaal een voorzitter, een secretaris, Penningmeester en een PR- functionaris. Het is de bedoeling om deze taken te putten uit de Raadsleden, tenzij het bestuur anders beslist. Leden van een commissie moeten lid zijn van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort. Er wordt naar gestreefd om zo divers mogelijke commissies te creëren. Dus met zowel leden van verschillende opleidingen als van verschillende jaren. Men kan als lid van StuRa Studentenvereniging maar in één commissie tegelijk zitting hebben, tenzij het bestuur anders beslist. Lid 6 Commissieleden krijgen de door hen gemaakte kosten slechts door de penningmeester van de desbetreffende commissie vergoed indien en voor zover dit past in de begroting van die commissie en ter zake declaraties zijn ingediend. Zonder bewijsstukken van gemaakte onkosten wordt niet tot betaling van vergoeding overgegaan. Lid 7 De samenstelling van de commissies moet door de commissie ter kennis van het bestuur worden gebracht. De commissie dient wijzigingen in de samenstelling van de commissies zo spoedig mogelijk aan het bestuur bekend te maken. Lid 8 Wanneer een positie in een commissie vrij komt kunnen leden hierop solliciteren. Lid 9 Het vaste contactpersoon van een commissie is de commissie- voorzitter, deze dient tijdens de Algemene Ledenvergadering aanwezig te zijn. Indien dit contactpersoon verhinderd is, moet een ander commissielid de commissie vertegenwoordigen.

22 22 0 Een commissielid is verplicht deel te nemen aan de voor hem van toepassing zijnde vergaderingen. Indien hij verhinderd is, dient hij zich af te melden bij degene die de desbetreffende vergadering belegd heeft of bij de commissievoorzitter. 1 Commissies mogen geen sponsoren benaderen, maar wel aandragen. Het benaderen gaat allemaal via de PR- functionaris tenzij het bestuur anders beslist. Een gift wordt gezien als iets waar geen tegenprestatie van wordt verwacht. 2 StuRa Studentenvereniging Amersfoort kent de volgende commissies: 1. Feestcommissie 2. Activiteitencommissie 3. AID- commissie 4. Festivalcommissie 5. Studiegerelateerde commissies 3 De Commissiefunctionaris (vanuit het bestuur) stelt per commissie een minimum en maximum aantal leden vast. Artikel 24 - Functies commissieleden De voorzitter van een commissie is onder meer belast met: a. het beleggen van commissievergaderingen, voor zover de commissie daar geen andere afspraken over heeft gemaakt; b. het aanleveren van een Plan van Aanpak bij het bestuur bij elke nieuwe activiteit van de commissie; c. het eventueel aanstellen van een vice- voorzitter binnen de commissie die de taken van de voorzitter overneemt wanneer dit nodig is. d. het leiden van de vergaderingen; e. het coördineren van de commissiewerkzaamheden en de samenstelling van het commissiejaarverslag. De voorzitter van een commissie draagt de eindverantwoording voor de werkzaamheden van de desbetreffende commissie en is verantwoording verschuldigd aan het StuRa Studentenvereniging Amersfoort bestuur; f. aanspreekpunt van de commissie; g. beheert het adres van de commissie.

23 23 De secretaris van een commissie is onder meer belast met: a. het op orde houden van het archief in samenwerking met de secretaris van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort; b. het maken van de notulen; e. De secretaris van een commissie zorgt ervoor dat maximaal een week na iedere commissievergadering het bestuur en de commissieleden de notulen van de desbetreffende vergadering krijgt; f. houdt de commissiemap op orde. De penningmeester van een commissie is onder meer belast met: a. Het beheren van de commissiefinanciën; b. Het voeren van de boekhouding en eventuele bijkomstige administratie; c. Het uitvoeren van een nacalculatie van een activiteit en de opbrengsten uiterlijk 1 week nadat de activiteit heeft plaatsgevonden afgeven aan de penningmeester van StuRa Studentenvereniging Amersfoort; d. Het indienen van een begroting op een ander te bepalen tijdstip en deze in te dienen bij de - penningmeester van StuRa Studentenvereniging Amersfoort. Een commissie kan geen buitenbegrotelijke uitgaven doen zonder voorafgaande toestemming van de penningmeester van StuRa Studentenvereniging Amersfoort. De PR- functionaris van een commissie is onder meer belast met: a. Het vormgeven van de promotie van de activiteiten van de commissie door middel van het opstellen van een promotieplan aan de hand van het PR- beleid; b. Het contact hebben over de promotie van de activiteiten binnen de commissie met de PR- functionaris van de StuRa Studentenvereniging Amersfoort; c. Het ontwerpen van promotiemateriaal voor activiteiten zoals posters, flyers, promotiefilms, sms- berichten en andere promotiemateriaal; d. Het promotiemateriaal dat gemaakt wordt door de commissies dient altijd te zijn voorzien van de datum, de naam van de activiteit, het logo en de verenigingsnaam StuRa Studentenvereniging Amersfoort ; e. Het opsturen van promotiemateriaal voor de website en nieuwsbrief naar de PR- functionaris. f. Het promotieteam te starten, het vaststellen van een data, locatie en materiaal om te promoten. Daarnaast dient de PR- functionaris de Raad in te lichten. Het promotieteam- en plan dient minimaal 3 weken voor de activiteit te starten; g. het regelen van de kaartverkoop en de bezetting hiervan; h. regelen van fotograaf tijdens een activiteit.