VCU. Procedure voor de certificatie van het VG-beheersysteem van uitzendorganisaties. Versie 2007/04 3

Transcriptie

1 VCU Procedure Procedure voor de certificatie van het VG-beheersysteem van uitzendorganisaties 3

2 Procedure voor de certificatie van het VG-beheersysteem van uitzendorganisaties 1. Inleiding Deze procedure beschrijft de werkwijze die gevolgd moet worden bij de certificatie van het VG-beheersysteem van uitzendorganisaties. De gehele procedure is opgesteld door de Technische Commissie VCU en goedgekeurd door het Centraal College van Deskundigen VCA (CCVD-VCA) en het Uitvoerend Comité van Deskundigen VCA (UCvD-VCA). Het beschrijft het certificatieproces inclusief de rol van alle betrokkenen hierin. De procedure heeft betrekking op de beoordeling en certificatie van het VG-beheersysteem van de uitzendorganisatie conform de eisen die daaraan worden gesteld op basis van de VCU. De procedure geeft aan dat er per organisatorische eenheid (een vestiging of afdeling) een certificaat kan worden afgegeven op voorwaarde dat de centraal beleidsvormende organisatie in combinatie met haar vestigingen/afdelingen aan alle VCU-eisen voldoen. Het betreffende VCU-certificaat zal worden afgegeven op basis van de in de VCUchecklist vastgestelde vragen en daarbij aangegeven minimumeisen. De in de VCU-checklist gestelde vragen en minimumeisen zijn gebaseerd op een goed functionerend VG-beheersysteem gericht op de uitzending van uitzendkrachten of medewerkers die worden gedetacheerd. Bij deze uitzending wordt het hiërarchisch gezag en toezicht overgedragen aan de inlenende organisatie (inlener). De inlener is bepalend voor de selectiecriteria waaraan uitzendkrachten moeten voldoen, op welke wijze zij worden voorgelicht en van welke middelen zij moeten worden voorzien. De taak van de uitzendkracht en de resultaten van de risico-analyse van de werkomstandigheden bij de inlener zijn hierbij maatgevend. Deze procedure is in eerste instantie ontwikkeld voor uitzendorganisaties die medewerkers uitzenden naar bedrijven met VCA (VGM Checklist Aannemers) of VCO (VGM Checklist Opdrachtgevers). De VCU, VCA en VCO zijn voortgekomen uit en in eerste instantie ontwikkeld door de (petro)chemische industrie en zijn gebaseerd op best practices van de (petro)chemie. De VCU kan ook gehanteerd worden door opdrachtgevers en aannemers buiten de (petro)chemische industrie om zeker te stellen dat via een geschikte selectie en informatie procedure de uitzendkracht zijn of haar opgedragen werkzaamheden veilig kan gaan uitvoeren. Het doel van VCU is het voorkomen van ongevallen. Een uitzendorganisatie die volgens de VCU-procedure is gecertificeerd, zal een VCUcertificaat ontvangen en is gerechtigd om het VCU-woord- en beeldmerk te voeren, alsmede de logo s van de certificatie-instelling en de Raad voor Accreditatie (RvA) of BELAC. Het VCU-certificaat zal worden afgegeven op basis van de op dat moment geldende beoordelingscriteria voor certificatie VCU (zie punt 7 van deze procedure).

3 2. Eigenaarschap De VCU is het eigendom van het Centraal College van Deskundigen VCA (CCVD-VCA). Dit college is paritair samengesteld uit vertegenwoordigers van de branche/sector organisaties van opdrachtgevende bedrijven en aannemers. De Stichting Samenwerken voor Veiligheid (SSVV) is eigenaar van het VCU woord- en beeldmerk en heeft in die hoedanigheid de rechten daarop internationaal gedeponeerd. De vzw VCA-BeSaCC is gemachtigd om het VCU-certificatiesysteem in België te gebruiken. 3. Rol van CCVD-VCA en UCvD-VCA Het Centraal College van Deskundigen VCA treedt op als uitvoerend orgaan, beheert het VCU (certificatie)systeem en bewaakt het certificatiesysteem onder RvA. Hiertoe hanteert het College het Handboek Kwaliteit van het CCVD-VCA. Het Uitvoerend Comité van Deskundigen VCA treedt in België op als uitvoerend orgaan en bewaakt het certificatiesysteem onder BELAC. 4. Rol van RvA, BELAC en CI s Op basis van een overeenkomst tussen de Raad van Accreditatie (RvA) en de SSVV, handelend mede namens het CCVD-VCA, kan de RvA, die het VCU-certificatie schema erkent, certificatie-instellingen (CI s) accrediteren voor VCU op basis van de EN De RvA toetst of de certificatie-instellingen handelen conform de voorgeschreven procedures die zijn vastgelegd en beschreven in de VCU en in het Handboek Kwaliteit van het CCVD-VCA. De rol van BELAC en de vzw VCA-BeSaCC, handelend namens het UCvD-VCA in België, is overeenkomstig die van de RvA en de SSVV. De CI s moeten in dat verband aan alle accreditatievoorwaarden voldoen, alsmede zich houden aan de overeenkomst tussen de CI s en de SSVV of de vzw BeSaCC-VCA. Op basis van voornoemde overeenkomsten dient de CI op ieder VCU-certificaat het VCUlogo te plaatsen samen met het logo van de RvA of van BELAC. De CI is verantwoordelijk voor de inhoud van de auditrapportage. De opstelling van de rapportage berust bij de VCU-auditor. De rapportage wordt voorgelegd aan de VCAcoördinator van de CI, die op basis van de rapportage een beslissing neemt over de certificeerbaarheid van de uitzendorganisatie. De bevoegde persoon van de certificatieinstelling neemt het certificatiebesluit. 5

4 5. Voor welke activiteiten is VCU bedoeld? VCU certificatie is vooral bedoeld voor een uitzendorganisatie die personeel beschikbaar stelt/detacheert aan VCA-gecertificeerde bedrijven. Dit zijn bedrijven die werkzaamheden uitvoeren met een verhoogd risico of werken in een risicovolle omgeving, zoals fabrieken, installaties, werkplaatsen en grote projectlocaties. VCU is bedoeld voor organisaties die betreffende medewerkers uitzenden waarbij er sprake is van overdracht van hiërarchisch gezag. Dus het hiërarchisch gezag wordt uitgeoefend door de inlener. Voor organisaties, die medewerkers leveren zonder overdracht van gezag, dus waarbij het hiërarchisch gezag bij de betreffende organisatie blijft, is VCU niet bedoeld, maar is VCA het aangewezen certificatiesysteem. 6. Nevenvestigingen (zie ook vraag 0.1) Dit hoofdstuk is van toepassing voor een uitzendorganisatie met meer dan 1 vestiging onder hetzelfde certificaat met dezelfde scoop van activiteiten. Meestal gaat jet over een hoofdvestiging en een aantal nevenvestigingen. Hierbij zijn er voor de audits 2 mogelijkheden: 1. Ofwel wordt iedere vestiging (hoofd- en nevenvestigingen) bezocht en doorgelicht. 2. ofwel wordt de hoofdvestiging bezocht en doorgelicht en steekproef gewijs een beperkt aantal nevenvestigingen. Om mogelijkheid 2 te mogen toepassen moet voldaan worden aan een aantal voorwaarden, voor de uitzendorganisatie (zie 6.1) en een aantal voorwaarden voor de certificatieinstelling (zie 6.2). Het aantal te bezoeken nevenvestigingen is bepaald in tabel I. Bij de opeenvolgende audits worden telkens andere nevenvestigingen bezocht. 6.1 Voorwaarden aan de uitzendorganisatie. De uitzendorganisatie moet een gelijkwaardige dienst leveren in ieder van de vestigingen/nevenvestigingen waar de VCU-activiteiten worden uitgevoerd en in haar beleid vastleggen dat dit haar doel is. Het VG-beheersysteem moet centraal worden opgezet. Alle nevenvestigingen onder het VCU-certificaat, worden onderworpen aan een interne audit. Deze interne audit moet voorafgaand aan elke audit door de Certificatie Instelling worden uitgevoerd. Er moet in het intern auditrapport aangetoond zijn dat de centrale organisatie heeft vastgesteld dat het VGbeheersysteem in de nevenvestigingen aan alle VCU-eisen voldoet en wordt toegepast. Beperkte lokale werkinstructie-variaties veroorzaakt door verschillen in beschikbare apparatuur of grootte van de lokale organisaties zijn toegestaan (vb. in kleine vestigingen kan het zijn dat één persoon verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een aantal verschillende taken). Dit moet schriftelijk worden vastgelegd.

5 6.2 Voorwaarden aan de Certificatie Instellingen. Er wordt één certificaat verstrekt aan de hoofdvestiging. Op het certificaat moet vermeld worden op welke nevenvestigingen het betrekking heeft. Uit de beoordeling en het auditrapport moet blijken dat het VG-beheersysteem betrekking heeft op en gelijk is voor de betrokken nevenvestigingen. Tevens moet voldaan worden aan het volgende: o Evaluatie van de interne audits vindt plaats vanuit de hoofdvestiging o De beoordeling moet de evaluatie van de interne audits inhouden en uit de beoordeling moet blijken dat alle nevenvestigingen intern geaudit zijn o De certificatie-instelling bepaalt de nevenvestigingen, die voor de externe audit worden geselecteerd. Hierbij wordt rekening gehouden met: Resultaten van de interne audit en status corrigerende maatregelen Variaties in grootte van vestigingen Beperkte variaties in werkinstructies/procedures Schorsing of intrekking van het certificaat wordt toegepast, wanneer tekortkomingen die zijn vastgesteld bij de hoofdvestiging of ten minste één van de nevenvestigingen, niet binnen een redelijke termijn (maximum 3 maanden) zijn verholpen. De richtlijn voor het aantal te bezoeken nevenvestigingen (afgerond naar boven) is voor een initiële audit x, voor een tussentijdse audit 0,6 x en voor een herhalingsaudit 0,8 x, waarbij x het aantal nevenvestigingen is. Een en ander is in Tabel I uitgewerkt. TABEL I: AANTAL TE BEZOEKEN NEV ENVESTIGINGEN Aantal nevenvestigingen Audit Initieel ( x) Tussentijds (0.6 x) Herhaling (0,8 x) Indien geen intern auditrapport voorhanden is, dienen alle vestigingen te worden bezocht. 7

6 7. Beoordelingscriteria voor VCU-certificatie VCU-checklist De VCU-checklist is gericht op de VG-zorg voor functies en taken die uitzend-krachten gaan uitvoeren. De VCU is bedoeld om de gemaakte afspraken over de VG-risico s bij uitzending en de beheersing hiervan aantoonbaar te maken. De VCU checklist kent alleen mustvragen (*). Een vraag kan enkel positief worden beoordeeld, indien aan alle minimumeisen behorend bij de vraag wordt voldaan. Indien een mustvraag niet van toepassing wordt verklaard, dient deze negatief beoordeeld te worden en kan bijgevolg geen VCU-certificaat worden uitgereikt, tenzij in deze checklist anders bij de vraag vermeld. Ongevallencijfers Het ongevallencijfer is geen beoordelingscriterium voor het behalen van het VCUcertificaat. Tijdens de audit moet de ongevallenstatistiek minstens van de afgelopen 3 jaar worden voorgelegd, zoals is aangegeven in Tabel II. TABEL II: ONGEVALSTATISTIEK Aantal vestigingen met VCU 2. Aantal uitzendkrachten 3. Aantal gewerkte uren van uitzendkrachten 4. Aantal ongevallen met verzuim ( > 1 dag) 5. Aantal ongevallen met dodelijke afloop van uitzendkrachten (binnen 30 dagen overlijden na een onafgebroken verzuim aansluitend aan het ongeval indien de doodsoorzaak mede is gelegen in het opgelopen letsel) 6. Aantal ongevallen met verzuim/werkverlet (4+5) 7. Frequentie IF *) *) De IF factor wordt berekend uit de ongevallencijfers volgens de formule: IF = aantal ongevallen met verzuim/werkverlet x aantal gewerkte uren

7 8. Certificatieproces Aanvraag Wanneer een uitzendorganisatie een VG-beheersysteem hanteert overeenkomstig de VCU, kan een VCU-certificatie worden aangevraagd. Deze aanvraag moet worden gedaan bij één van de daarvoor geaccrediteerde certificatie-instellingen. Om een formele aanbieding (wijze van certificeren, audit programma, tijdsbesteding, kosten, enz.) te kunnen uitbrengen, moeten een aantal gegevens worden opgevraagd, zoals: Structuur van de organisatie Plaats en adres en aantal van hoofdvestiging en nevenvestiging(en)/organisatorische eenheid Organogram Aantal medewerkers werkzaam op de vestiging(en)/organisatorische eenheid Aantal uitzendkrachten per jaar Aantal uitzenduren per jaar In Tabel III is de minimale tijdsbesteding in mensdagen aangegeven (exclusief de verplaatsing) die voor een VCU-certificatie wordt voorgeschreven. Bij de audit wordt een onderscheid gemaakt naar initiële, tussentijdse (jaarlijkse) en herhaling. TABEL III: MINIMALE TIJDSBESTEDING DOOR DE CERTIFICATIE-INSTELLING (excl. verplaatsing) Audit: Initieel Tussentijds Herhaling Bezoek aan hoofdvestiging 0,50 mensdagen 0,25 mensdagen 0,25 mensdagen Bezoek per nevenvestiging 0,25 mensdagen 0,25 mensdagen 0,25 mensdagen Eindrapportage 0,50 mensdagen 0,25 mensdagen 0,50 mensdagen Initiële audit De certificatie-instelling stuurt aan de uitzendorganisatie een voorstel voor het uitvoeren van de initiële audit. In dit auditprogramma zijn minimaal opgenomen: Datum, duur en aanvangsplaats van de audit Samenstelling van het audit team (namen van auditoren) De Checklist-versie die wordt beoordeeld Het tijdsplan met de daarin opgenomen: o Het aantal vestigingen dat moet worden bezocht o De te verwachten tijdsduur De uitzendorganisatie moet in de gelegenheid worden gesteld om bezwaar aan te tekenen tegen de keuze van één of meer leden van het audit team. Dit bezwaar dient met redenen omkleed te zijn. De certificatie-instelling zal in dat geval het auditteam wijzigen. Toetsing van het VG-beheersysteem kan enkel plaatsvinden, als het betreffende systeem binnen de uitzendorganisatie tenminste drie maanden is geïmplementeerd. Vanwege het beperkt aantal documenten is het niet voorgeschreven dat er vooraf een documentatie-beoordeling door de certificatie-instelling wordt uitgevoerd. 9

8 Tijdens de audit worden verschillende vestigingen bezocht en worden er met verschillende medewerkers gesprekken, interviews en controles uitgevoerd, waaronder: Op de hoofdvestiging: de verantwoordelijke personen voor het VG-beheersysteem Op de nevenvestiging(en): leidinggevenden en intercedenten Aanvullende maatregelen bij vastgestelde tekortkomingen Bij vaststelling van tekortkomingen (non-conformiteiten) met betrekking tot de opzet of toepassing van het VG-beheersysteem en de VCU-vereisten, worden deze tekortkomingen aan het einde van de audit door de auditor schriftelijk vastgelegd met vermelding van: Het betreffende normelement (VCU-vraag) en minimumeis(en) Wat in de minimumeis(en) wordt gevraagd (vereiste) Wat door de auditor is vastgesteld (feiten) Een redelijke termijn (maximum 3 maanden) om corrigerende maatregelen uit te voeren door de uitzendorganisatie Nadat de corrigerende maatregelen zijn uitgevoerd, moet de uitzendorganisatie de certificatie-instelling formeel op de hoogte stellen. Na een positieve beoordeling van deze corrigerende maatregelen door de VCU-auditor en de VCA-coördinator kan het certificatieproces positief worden afgerond. Bij een negatieve beoordeling of na het verstrijken van de gestelde termijn (maximum 3 maanden) wordt het certificatieproces als beëindigd beschouwd (zie ook punt 9: Schorsing en intrekking van het certificaat). Rapportage De rapportage van de VCU-auditor geeft een beschrijving van de inhoud en toepassing (implementatie) van het VG-beheersysteem binnen de uitzendorganisatie. Uit deze rapportage moet naar voren komen dat tijdens de audit vastgesteld is dat het gehanteerde VG-beheersysteem voldoet aan de gestelde VCU-eisen. Bij meerdere vestigingen moet tevens uit de rapportage blijken dat: De aansturing en beheersing van het VG-beheersysteem vanuit één centraal punt op voldoende wijze plaats vindt. Er in alle vestigingen een borging is dat werkinstructies, procedures en activiteiten voldoende worden toegepast of uitgevoerd. In Bijlage A is nader aangegeven wat er in de VCU-rapportage moet staan en in Bijlage B hoe de VCU-verificatiematrix eruit kan zien. Certificatie De VCA-coördinator beoordeelt de rapportage van de VCU-auditor en neemt op basis van deze rapportage een beslissing over de certificeerbaarheid van de uitzendorganisatie. De bevoegde persoon van de certificatie-instelling neemt hierna het certificatiebesluit. Het VCU-certificaat is in beginsel geldig voor een periode van drie jaar. Deze geldigheid is afhankelijk van de resultaten van de tussentijdse audits, die periodiek (na 12 en 24 maanden) zullen plaatsvinden.

9 Tussentijdse audits Om het VCU-certificaat geldig te houden is een tussentijdse audit door de certificatieinstelling verplicht. Deze audits moeten na 12 en 24 maanden worden uitgevoerd. Er wordt een termijn van twee maanden uitstel toegestaan bij overmacht. De reden van uitstel moet in het verslag opgenomen worden. De certificatie-instelling brengt de uitzendorganisatie tijdig op de hoogte. Bij tussentijdse audits worden alle VCU-vragen getoetst en wordt gecontroleerd of binnen de uitzendorganisatie nog conform de VCU-vragen en minimumeisen gewerkt wordt. Er zullen andere nevenvestigingen bezocht worden dan die bij de voorgaande audits (zie 6 Nevenvestigingen). Indien er situaties niet in overeenstemming zijn met de VCU-norm, wordt hierover gerapporteerd. De uitzendorganisatie zal in dat geval passende corrigerende maatregelen moeten nemen binnen een daarvoor gestelde redelijke termijn (maximaal 3 maanden). De auditor van de certificatie-instelling zal zijn bevindingen vastleggen in een tussentijds audit rapport. Op basis van dit rapport zal de VCA-coördinator van de certificatieinstelling beslissen het certificaat voor een periode van één jaar te handhaven. Wanneer een tussentijdse audit niet is uitgevoerd of afgerond binnen de daarvoor gestelde termijn, dient het certificaat te worden geschorst of ingetrokken (zie punt 9). Herhalingsaudit Wanneer een certificatie periode van drie jaar afloopt en de uitzendorganisatie de VCUcertificatie wenst voort te zetten, moet een complete beoordeling, vergelijkbaar zoals die bij de initiële audit beschreven wordt, worden uitgevoerd door een certificatie-instelling. Een hercertificatie moet worden uitgevoerd voor de datum waarop het oude certificaat verloopt. Wanneer een herhalingsaudit niet is afgerond, vanwege tekortkomingen, kan het bestaande certificaat door de betreffende certificatie-instelling eenmalig voor een periode van maximaal drie maanden worden verlengd. De ingangsdatum van het certificaat bij herhaling, is de vervaldatum van het oude certificaat. Een herhalingsaudit kan niet uitgesteld worden. Klachten en beroepsprocedure Voor klachten geldt de klachtenprocedure van de certificatie-instelling. Tegen een beslissing van de CI kan in beroep gegaan worden bij het CCVD-VCA of het UCvD-VCA, die de beroepsprocedure afhandelt. 11

10 9. Schorsing en intrekking van het certificaat Als blijkt dat niet meer wordt voldaan aan de oorspronkelijke VCU-eisen, heeft de certificatie-instelling op ieder moment van de drie jaar durende certificatietermijn het recht om het VCU-certificaat van de uitzendorganisatie te schorsen of in te trekken. Een certificaat kan tijdelijk geschorst worden indien de uitzendorganisatie de corrigerende maatregelen niet uitvoert binnen de vastgestelde termijn (van uiterlijk drie maanden) of indien blijkt dat het VCU logo of merkteken van de certificatie-instelling wordt misbruikt. Een certificaat wordt definitief ingetrokken indien binnen drie maanden na de schorsing de corrigerende maatregelen niet zijn uitgevoerd. 10. Voorwaarden voor gebruik certificaat en logo Bij een VCU-certificatie van de uitzendorganisatie zijn enkel de gecertificeerde vestigingen of organisatorische eenheden gerechtigd om het VCU-logo te voeren voor haar diensten. Het VCU-logo mag niet worden gebruikt voor andere diensten of andere vestigingen van deze uitzendorganisatie. Het is aan de certificatie-instelling om na te gaan of de logo s op correcte wijze worden gebruikt en haar bevindingen in het auditrapport op te nemen. 11. Gegevens op VCU-certificaten Op een VCU-certificaat moeten minimaal de navolgende gegevens staan: A. Gegevens van de gecertificeerde uitzendorganisatie Volledige bedrijfsnaam Vestigingsplaats, hoofdkantoor alle onder het VCU-certificaat nevenvestigingen/organisatorische eenheden. Als er binnen één vestigingsplaats meerdere vestigingen zijn, moet ook het adres worden vermeld, waardoor een unieke identificatie van de gecertificeerde organisatie en nevenvestigingen mogelijk is. B. Gegevens van de certificatie-instelling Naam Vestigingsplaats Logo/woordmerk C. Naam en logo/beeldmerk van accreditatie-instelling (RvA / BELAC) D. Overige gegevens op het certificaat VCU-certificaat Tekst die aangeeft dat de organisatie voldoet aan de eisen gesteld in de VCU versie 2006/04 VCU-gecertificeerd sinds. (datum initiële audit) Geldigheidsduur: geldig van tot Handtekening bevoegd persoon van de certificatie-instelling VCU woord- en beeldmerk.

11 12. Geheimhouding Voor zover niet in strijd met nationale wetgeving zullen certificatie-instellingen, het CCVD-VCA, het UCvD-VCA, de Technische Commissie VCU, de RvA en BELAC gegevens van uitzendorganisaties die onder het beroepsgeheim vallen als strikt vertrouwelijk behandelen en niet vrijgeven aan welke instantie dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitzendorganisatie. De gegevens die op het VCU-certificaat zijn aangegeven, zijn uiteraard wel openbaar. 13. Aanmelding certificaten, ongevallenfrequentie en wijzigingen De volgende gegevens moeten aangemeld worden aan SSVV of vzw VCA-BeSaCC. Aanmelding certificaten Op grond van de overeenkomst tussen de certificatie-instelling en de SSVV of vzw VCA- BeSaCC, mede handelend namens het CCVD-VCA of UCvD-VCA, is de certificatieinstelling gehouden om uitgegeven VCU-certificaten binnen één maand aan te melden bij de SSVV of vzw VCA-BeSaCC. Per aanmelding worden de navolgende gegevens verstrekt: - Naam uitzendorganisatie - Vestigingsadres hoofdvestiging - Uitgifte datum - Vermelding van alle onder het VCU-certificaat vallende nevenvestigingen - Ongevalcijfers van de laatste drie jaren voorafgaande aan het certificatiejaar Ongevallenfrequentie Jaarlijks moet de certificatie-instelling melding doen van de ongevalcijfers (IF) van de betreffende VCU-gecertificeerde uitzendorganisaties. Wijzigingen Een certificatie-instelling moet alle door het CCVD-VCA of UCvD-VCA gevraagde gegevens ter beschikking stellen betreffende een door deze certificatie-instelling gecertificeerde uitzendorganisatie. Op deze manier zijn de colleges in staat de werking van het certificatieschema en in het bijzonder de effecten op de ongevallenfrequentie IF te beoordelen en waar nodig het certificatieschema te verbeteren. De certificatie-instellingen zijn verplicht onmiddellijk een schorsing of intrekking van een VCU-certificaat alsmede de reden te melden aan het SSVV of de vzw VCA-BeSaCC. Publicatie SSVV en vzw VCA-BeSaCC publiceren op hun website de door de certificatie-instelling uitgegeven VCU-certificaten met vermelding van hoofdvestiging en alle VCUnevenvestigingen, alsmede de geschorste en ingetrokken VCU-certificaten. 13

12 VCU Bijlagen A. Toelichting rapportage (procedure) punt 8 van de procedure B. Voorbeeld van VCU-verificatiematrix C. Voorbeeld formulieren - Aanvraagformulier - Evaluatieformulier inlener - Evaluatieformulier uitzendkracht 57

13 BIJLAGE A TOELICHTING RAPPORTAGE (PROCEDURE hoofdstuk 8) Op basis van de audit rapportage wordt de uiteindelijke certificatiebeslissing genomen, dan wel wordt de certificatie afgewezen omdat niet aan de eisen wordt voldaan. Een uitzendorganisatie die zich voor VCU wil laten certificeren, heeft dus recht op een volledige en transparante rapportage van de bevindingen tijdens de VCU audit. In deze rapportage moeten alle VCU-vragen gemotiveerd en goed onderbouwd tot uitdrukking komen. Een voorbeeld hiervan is gegeven in Bijlage B. Het rapport moet daarom tenminste de volgende informatie bevatten: Gegevens van de uitzendorganisatie Verloop van de audit Behaald resultaat van de audit Gegevens van de uitzendorganisatie Met onder meer: - volledige naam van de uitzendorganisatie - vestigingsplaats, adres - naam van de organisatorische eenheid die gecertificeerd is, indien afwijkend van de naam van de uitzendorganisatie - alle vestigingsplaatsen/nevenvestigingen met adressen waarvoor een certificaat is aangevraagd - naam van verantwoordelijk persoon voor de totale uitzendorganisatie - naam van VG-functionaris binnen de uitzendorganisatie - ongevalenstatistiek van uitzendkrachten afgelopen 3 jaar Verloop van de audit Met onder meer: - feitelijk verloop van de audit (datum en tijden) - bezochte vestigingsplaats(en) Behaald resultaat van de audit Met onder meer: - certificatie norm - certificatiebeslissing - verificatiematrix met onderbouwing van de beoordeling - autorisatie van het verslag door auditor en VCA-coördinator (datum, naam en handtekening)

14 BIJLAGE B RAPPORTAGE: VOORBEELD VAN VCU-VERIFICATIEMATRIX SCORE EN BEVINDINGEN AUDIT VRAGEN EN MINIMUMESEN INITIEEL TUSSEN TIJDS 1 TUSSEN TIJDS 2 Vraag 2.1 Voert de uitzendorganisatie een actief VG-beleid? Score: Ja/Nee Score: Ja/Nee Score: Ja/Nee De beleidsverklaring schenkt in ieder geval aandacht aan: - voorkomen van persoonlijk letsel - de zorg voor veiligheid en gezondheid - zorgzame plaatsing van uitzendkrachten met duidelijke afspraken van de inlener om de veiligheidsregels te respecteren - streven naar continue verbetering op gebied van VG Er zijn VG-doelstellingen vastgesteld en er is een VG-(jaar)actieplan aanwezig waarin is aangegeven op welke wijze deze doelstellingen worden bereikt. De beleidsverklaring, doelstellingen en actieplannen zijn binnen de uitzendorganisatie gecommuniceerd.. De beleidsverklaring is gedateerd en ondertekend door de persoon met de hoogste functie in de operationele organisatie. De beleidsverklaring is gedateerd en niet ouder dan 3 jaar. Driejaarlijkse evaluatie van de beleidsverklaring zonodig actualisering. Controle door coördinator vvaann ddee ccooöör rddi ii nnaat ttoor r vvaann ddee ccooöör rddi ii nnaat ttoor r vvaann ddee ccooöör rddi ii nnaat ttoor r 59

15 SCORE EN BEVINDINGEN AUDIT VRAGEN EN MINIMUMESEN INITIEEL TUSSEN TIJDS 1 Vraag 2.2 Is een VG-functionaris aangesteld binnen de uitzendorganisatie? TUSSEN TIJDS 2 Score: Ja/Nee Score: Ja/Nee Score: Ja/Nee De VG-functionaris heeft rechtstreekse toegang tot het hoofd van de uitzendorganisatie. De VG-functionaris is minimaal in bezit van een attest, diploma of certificaat VIL-VCU. De VG-functionaris die zelf niet over de nodige deskundigheid beschikt moet een beroep kunnen doen op een VG-deskundige minimaal in bezit van attesten MVK of Niveau II. De VG-functionaris(sen) zijn bekend bij, betrokken met en bereikbaar voor de intercedenten. De VG-functionaris(sen) zijn opgenomen in het organogram van de uitzendorganisatie. Taken en verantwoordelijkheden van de VGfunctionaris zijn aangegeven in een functiebeschrijving Controle door coördinator vvaann ddee ccooöör rddi ii nnaat ttoor r vvaann ddee ccooöör rddi ii nnaat ttoor r vvaann ddee ccooöör rddi ii nnaat ttoor r

16 BIJLAGE C VOORBEELDEN VAN FORMULIEREN AANVRAAGFORMULIER UITZENDKRACHT Aanvraag nummer Datum Naam uitzendorganisatie Gegevens inlener Naam inlener Contactpersoon Telefoon Adres Fax Postcode Plaats Gegevens uitzendfunctie Uitzendfunctie Werktijden Uitzendperiode Taken, werkomgeving Beschrijving van uit te voeren taken door uitzendkracht Beschrijving van werkomgeving van uitzendkracht Risico s voor de uitzendkracht (aankruisen) Bedelving / verstikking Getroffen worden Straling / verblinding Beeldschermwerk Hitte of koude Tillen zware lasten Bekneld raken / pletten Klimaat / comfort Trilling Biologische agentia Langdurig staan Val op gelijke hoogte Botsen / stoten Langdurig zitten Vallen van hoogte Brand / explosie Ongunstige houding Verbranding Continue spierbelasting Onhanteerbaar Gereedschap Verdrinking Duwen en trekken Onvoldoende werkruimte Wegslaan / kantelen Elektrocutie Repeterende beweging Geïsoleerd Schadelijke damp / gas / stof Geluid Snijden / steken Aandachtspunten en getroffen beheersmaatregelen (aankruisen en toelichten) Fysiek belastend Aangeven van beheersmaatregelen Hanteren van lasten Aangeven van beheersmaatregelen Blootstelling aan gevaarlijke stoffen Aangeven van beheersmaatregelen Werken met gevaarlijke machines Aangeven van beheersmaatregelen Werken nabij draaiende delen Aangeven van beheersmaatregelen Werken langs de openbare weg Aangeven van beheersmaatregelen Blootstelling aan lawaai Aangeven van beheersmaatregelen Blootstelling aan trilling (arm / lichaam) Aangeven van beheersmaatregelen Blootstelling aan straling Aangeven van beheersmaatregelen Blootstelling aan biologische agentia Aangeven van beheersmaatregelen Contact met voedingswaren Aangeven van beheersmaatregelen Hanteren specifiek gereedschap Aangeven van beheersmaatregelen Gebruik beeldschermen Aangeven van beheersmaatregelen 61

17 BIJLAGE C VERVOLG AANVRAAGFORMULIER Vereiste persoonlijke beschermingsmiddelen (aankruisen en toelichten) Werkkleding Toelichting en gemaakte afspraken over verstrekking Speciale werkkleding Toelichting en gemaakte afspraken over verstrekking Veiligheidshelm Toelichting en gemaakte afspraken over verstrekking Werkschoen Toelichting en gemaakte afspraken over verstrekking Veiligheidsschoen Toelichting en gemaakte afspraken over verstrekking Veiligheidsschoen+stalen zool Toelichting en gemaakte afspraken over verstrekking Veiligheidsbril Toelichting en gemaakte afspraken over verstrekking Handschoenen Toelichting en gemaakte afspraken over verstrekking Gehoorbescherming Toelichting en gemaakte afspraken over verstrekking Gelaatsscherm Toelichting en gemaakte afspraken over verstrekking Valgordel / valharnas Toelichting en gemaakte afspraken over verstrekking Adembescherming Toelichting en gemaakte afspraken over verstrekking Andere vereiste PBM Toelichting en gemaakte afspraken over verstrekking Vereiste opleiding en ervaring uitzendkrachten (aankruisen en toelichten) Opleidingsniveau Aangeven gewenst opleidingsniveau Werkervaring Aangeven gewenste werkervaring Taalbeheersing Aangeven gewenste taalbeheersing Basisveiligheid VCA Aangeven dat diploma Basisveiligheid verplicht is VOL-VCA Aangeven dat diploma VOL-VCA verplicht is In bezit van Rijbewijs B Aangeven dat geldig Rijbewijs B verplicht is In bezit van Rijbewijs E Aangeven dat Rijbewijs E (aanhanger) verplicht is Diploma Heftruckchauffeur Aangeven dat certificaat Heftruck verplicht is Diploma Hoogwerker Aangeven dat certificaat Hoogwerker verplicht is Andere relevante opleiding Andere relevante opleidingen bijvoorbeeld t.a.v. risicovolle taken Andere relevante opleiding Aangeven van andererelevante opleidingen voor de uitzendfunctie Medische keuring Aangeven welke medische keuring verplicht is Inentingen Aangeven welke inentingen vereist zijn Andere medische vereisten Aangeven welke andere medische vereisten gewenst zijn Andere vereisten Aangeven welke andere vereisten gewenst zijn Ondertekening: Akkoord inlener Naam: Datum: Handtekening: Akkoord uitzendkracht Naam: Datum: Handtekening: Controle op gemaakte afspraken tijdens de uitzending De afgesproken werkzaamheden worden uitgevoerd volgens de gemaakte afspraken met de inlener, zoals vastgelegd in dit aanvraagdocument. Akkoord uitzendorganisatie: Opmerking: Naam: Datum: Handtekening: JA / NEE

18 Evaluatie inlener over uitzendkracht Naam Uitzendkracht Uitzendbureau Aanvraagnummer of referentie Functie Werklocatie Duur van de uitzendperiode VEILIGHEID, GEZONDHEID, MILIEU Slecht Matig Normaal Goed Controleert werkvoorwaarden (vergunning) Werkt volgens afspraken, procedures, regels Voert werkzaamheden veilig uit Gebruikt correct PBM s Heeft aandacht voor opruimen & orde Op de hoogte van actie bij noodsituatie Toelichting: KWALITEIT Slecht Matig Normaal Goed Kwaliteit van werk in relatie met kennis Stelt vragen bij onduidelijkheid, twijfels Gebruikt gereedschap op juiste wijze Beheerst praktijkvaardigheden Beheerst theoretische kennis Werkt nauwkeurig Werktempo Toelichting: GEDRAG Slecht Matig Normaal Goed Toont initiatief Toont juist inzet en motivatie voor zijn werk Komt afspraken na Toont positieve houding naar klant, derden Toont positieve houding naar collega s Toont positieve houding naar leidinggevende Kan zelfstandig werken Toelichting: UITGEVOERDE WERKZAAMHEDEN Werkzaamheden die zijn verricht: Komen de werkzaamheden overeen met de aanvraag? Kan de medewerker ook worden ingezet voor andere werkzaamheden? Deze persoon terug inlenen indien nodig? Toelichting: Ja / Nee Ja / Nee Ja / Nee Beoordelaar: Paraaf: Datum: 63

19 BIJLAGE C Evaluatie door uitzendkracht over uitzending Naam inlenend bedrijf Afdeling waar naar uitgezonden Aanvraagnummer of referentie Functie Werklocatie Duur van de uitzendperiode INFORMATIE EN INSTRUCTIE Slecht Matig Normaal Goed Informatie door uitzendbureau over uitzending Introductie bij aanvang uitzendperiode Detailinstructies m.b.t. veilig werken Communicatie met contactpersoon Deelname aan veiligheidsbijeenkomsten Op de hoogte zijn van functie- en bedrijfsrisico s Toelichting: PERSOONLIJKE BESCHERMINGSMIDDELEN Slecht Matig Normaal Goed Op de hoogte zijn van de noodzakelijke PBM s Verstrekking van PBM s Instructie over wanneer en hoe toe te passen Toezicht op juist gebruik Mogelijkheid om te ruilen PBM s kunnen onderhouden en veilig bewaren Kwaliteit van de PBM s Toelichting: WERKOMSTANDIGHEDEN Slecht Matig Normaal Goed Aandacht voor veiligheid op de werkvloer Orde & Netheid Voorzieningen zoals sanitair, kantine, kleedruimte Werktijden & rustpauzes Werktempo Toezicht op naleving van veiligheidsregels Omgang met collega s en leidinggevenden Toelichting: WERKZAAMHEDEN Welke werkzaamheden zijn of worden verricht: Komen de werkzaamheden overeen met de aanvraag? Ja / Nee Werk je graag bij dit bedrijf? Ja / Nee Wil je opnieuw worden uitgezonden naar dit bedrijf? Ja / Nee Toelichting: Naam uitzendkracht: Paraaf: Datum: