VG Checklist Uitzendorganisaties

Transcriptie

1 VG Checklist Uitzendorganisaties veiligheid & gezondheid VG C HECKLIST U ITZENDORGANISATIES VCU, SSVV - Centraal College van Deskundingen VCA Vzw BESACC-VCA - Uitvoerend Comité van Deskundigen VCA

2 Voor toepassing in Nederland Voor toepassing in België In de tekst moeten de volgende benamingen gebruikt worden: Raad voor Accreditatie (RvA) Centraal College van Deskundigen VCA (CCVD-VCA) Stichting Samenwerken voor Veiligheid (SSVV) Belgisch Accreditatiesysteem (BELAC) Uitvoerend Comité van Deskundigen VCA (UCvD-VCA) Vereniging zonder winstgevend doel vzw BeSaCC-VCA Contactadressen: Secretariaat: Centraal College van Deskundigen Secretariaat: Uitvoerend Comité van Deskundigen VCA Postbus AK Leidschendam Telefoon: (0) Fax : (0) info@vca.nl Website: Ravensteinstraat 4 B-1000 Brussel Telefoon: (0) Fax : (0) info@vca-besacc.be Website: Voor richtlijnen en aanvullende informatie zie: Website: Handboek Kwaliteit CCVD-VCA (alleen voor Certificatie-instellingen) Website: Handboek Kwaliteit UCvD-VCA (alleen voor Certificatie-instellingen) Besteladres: Website: Fax: (0) Website: Fax: (0) Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaarden auteur(s), redacteur(en) en uitgever deswege geen aansprakelijkheid. VCU,

3 Terug naar Veiligheid & Gezondheid VG-checklist voor organisaties die aan inleners met overdracht van hiërarchisch gezag en toezicht : - uitzendkrachten beschikbaar stellen - medewerkers detacheren Stichting Samenwerken voor Veiligheid Centraal College van Deskundigen VCA Vzw BeSaCC-VCA Uitvoerend Comité van Deskundigen VCA Technische Commissie VCU 1

4 Terug naar INHOUDSOPGAVE Vanuit deze kunt u eenvoudig navigeren door het document. Klik op het betreffende hoofdstuk en u komt direct op de goede pagina. Procedure 1. Inleiding Eigenaarschap Rol van CCVD-VCA en UCvD-VCA Rol van RvA, BELAC en CI s Voor welke activiteiten is VCU bedoeld? Nevenvestigingen (zie ook vraag 1.1) Beoordelingscriteria voor VCU-certificatie Certificatieproces Schorsing en intrekking van het certificaat Voorwaarden voor gebruik certificaat en logo Gegevens op VCU-certificaten Geheimhouding Aanmelding certificaten, ongevallenfrequentie en wijzigingen Checklist 1. Organisatie VG-Beleid Vakopleiding, ervaring, VG-opleiding en medische geschiktheid Aanvraag, selectie, instructie, controle en evaluatie Ongevallen met verzuim/werkverlet Bedrijfsgezondheidszorg Definities Afkortingen Bijlagen A Toelichting rapportage (procedure hoofdstuk 8) B Rapportage: voorbeeld van VCU-verificatiematrix C Voorbeelden van formulieren Aanvraagformulier Uitzendkracht Evaluatie door inlener over uitzendkracht Evaluatie door uitzendkracht over uitzending inhoud

5 Terug naar Procedure voor de certificatie van het VG-beheersysteem van uitzendorganisaties 1. Inleiding Deze procedure beschrijft de werkwijze die gevolgd moet worden bij de certificatie van het VG-beheersysteem van uitzendorganisaties. De gehele procedure is opgesteld door de Technische Commissie VCU en goedgekeurd door het Centraal College van Deskundigen VCA (CCVD-VCA) en het Uitvoerend Comité van Deskundigen VCA (UCvD-VCA). Het beschrijft het certificatieproces inclusief de rol van alle betrokkenen hierin. De procedure heeft betrekking op de beoordeling en certificatie van het VG-beheer-systeem van de uitzendorganisatie conform de eisen die daaraan worden gesteld op basis van de VCU. De procedure geeft aan dat er per organisatorische eenheid (een vestiging of afdeling) een certificaat kan worden afgegeven op voorwaarde dat de centraal beleidsvormende organisatie in combinatie met haar vestigingen/afdelingen aan alle VCU-eisen voldoen. Het betreffende VCU-certificaat zal worden afgegeven op basis van de in de VCU-checklist vastgestelde vragen en daarbij aangegeven minimumeisen. De in de VCU-checklist gestelde vragen en minimumeisen zijn gebaseerd op een goed functionerend VG-beheersysteem gericht op de uitzending van uitzendkrachten of medewerkers die worden gedetacheerd. Bij deze uitzending wordt het hiërarchisch gezag en toezicht overgedragen aan de inlenende organisatie (inlener). De inlener is bepalend voor de selectiecriteria waaraan uitzendkrachten moeten voldoen, op welke wijze zij worden voorgelicht en van welke middelen zij moeten worden voorzien. De taak van de uitzendkracht en de resultaten van de risico-analyse van de werkomstandigheden bij de inlener zijn hierbij maatgevend. Deze procedure is in eerste instantie ontwikkeld voor uitzendorganisaties die medewerkers uitzenden naar bedrijven met VCA (VGM Checklist Aannemers) of VCO (VGM Checklist Opdrachtgevers). De VCU, VCA en VCO zijn voortgekomen uit en in eerste instantie ontwikkeld door de (petro)chemische industrie en zijn gebaseerd op best practices van de (petro)chemie. De VCU kan ook gehanteerd worden door opdrachtgevers en aannemers buiten de (petro)chemische industrie om zeker te stellen dat via een geschikte selectie- en informatieprocedure de uitzendkracht zijn of haar opgedragen werkzaamheden veilig kan gaan uitvoeren. Het doel van VCU is het voorkomen van ongevallen. Een uitzendorganisatie die volgens de VCU-procedure is gecertificeerd, zal een VCUcertificaat ontvangen en is gerechtigd om het VCU-woord- en beeldmerk te voeren, alsmede de logo s van de certificatie-instelling en de Raad voor Accreditatie (RvA) of BELAC. Het VCU-certificaat zal worden afgegeven op basis van de op dat moment geldende beoordelingscriteria voor certificatie VCU (zie punt 7 van deze procedure). procedure 3

6 Terug naar 2. Eigenaarschap De VCU is het eigendom van het Centraal College van Deskundigen VCA (CCVD- VCA). Dit college is paritair samengesteld uit vertegenwoordigers van de branche/sector organisaties van opdrachtgevende bedrijven en aannemers. De Stichting Samenwerken voor Veiligheid (SSVV) is eigenaar van het VCU woord- en beeldmerk en heeft in die hoedanigheid de rechten daarop internationaal gedeponeerd. De vzw BeSaCC-VCA is gemachtigd om het VCU-certificatiesysteem in België te gebruiken. 3. Rol van CCVD-VCA en UCvD-VCA Het Centraal College van Deskundigen VCA treedt op als uitvoerend orgaan, beheert het VCU (certificatie)systeem en bewaakt het certificatiesysteem onder RvA. Hiertoe hanteert het College het Handboek Kwaliteit van het CCVD-VCA. Het Uitvoerend Comité van Deskundigen VCA treedt in België op als uitvoerend orgaan en bewaakt het certificatiesysteem onder BELAC. 4. Rol van RvA, BELAC en CI s Op basis van een overeenkomst tussen de Raad van Accreditatie (RvA) en de SSVV, handelend mede namens het CCVD-VCA, kan de RvA, die het VCU-certificatie schema erkent, certificatie-instellingen (CI s) accrediteren voor VCU op basis van de EN De RvA toetst of de certificatie-instellingen handelen conform de voorgeschreven procedures die zijn vastgelegd en beschreven in de VCU en in het Handboek Kwaliteit van het CCVD- VCA. De rol van BELAC en de vzw BeSaCC-VCA, handelend namens het UCvD-VCA in België, is overeenkomstig die van de RvA en de SSVV. De CI s moeten in dat verband aan alle accreditatievoorwaarden voldoen, alsmede zich houden aan de overeenkomst tussen de CI s en de SSVV of de vzw BeSaCC-VCA. Op basis van voornoemde overeenkomsten dient de CI op ieder VCU-certificaat het VCU-logo te plaatsen samen met het logo van de RvA of van BELAC. De CI is verantwoordelijk voor de inhoud van de auditrapportage. De opstelling van de rapportage berust bij de VCU-auditor. De rapportage wordt voorgelegd aan de VCAcoördinator van de CI, die op basis van de rapportage een beslissing neemt over de certificeerbaarheid van de uitzendorganisatie. De bevoegde persoon van de certificatieinstelling neemt het certificatiebesluit. 4 procedure

7 Terug naar 5. Voor welke activiteiten is VCU bedoeld? VCU certificatie is vooral bedoeld voor een uitzendorganisatie die personeel beschikbaar stelt/detacheert aan VCA-gecertificeerde bedrijven. Dit zijn bedrijven die werkzaamheden uitvoeren met een verhoogd risico of werken in een risicovolle omgeving, zoals fabrieken, installaties, werkplaatsen en grote projectlocaties. VCU is bedoeld voor organisaties die betreffende medewerkers uitzenden waarbij er sprake is van overdracht van hiërarchisch gezag. Dus het hiërarchisch gezag wordt uitgeoefend door de inlener. Voor organisaties, die medewerkers leveren zonder overdracht van gezag, dus waarbij het hiërarchisch gezag bij de betreffende organisatie blijft, is VCU niet bedoeld, maar is VCA het aangewezen certificatiesysteem. 6. Nevenvestigingen (zie ook vraag 1.1) Dit hoofdstuk is van toepassing voor een uitzendorganisatie met meer dan 1 vestiging onder hetzelfde certificaat met dezelfde scope van activiteiten. Meestal gaat het over een hoofdvestiging en een aantal nevenvestigingen. Hierbij zijn er voor de audits 2 mogelijkheden: 1. Ofwel wordt iedere vestiging (hoofd- en nevenvestigingen) bezocht en doorgelicht. 2. Ofwel wordt de hoofdvestiging bezocht en doorgelicht en steekproef gewijs een beperkt aantal nevenvestigingen. Om mogelijkheid 2 te mogen toepassen moet voldaan worden aan een aantal voorwaarden, voor de uitzendorganisatie (zie 6.1) en een aantal voorwaarden voor de certificatieinstelling (zie 6.2). Het aantal te bezoeken nevenvestigingen is bepaald in tabel I. Bij de opeenvolgende audits worden telkens andere nevenvestigingen bezocht. 6.1 Voorwaarden aan de uitzendorganisatie De uitzendorganisatie moet een gelijkwaardige dienst leveren in ieder van de vestigingen/ nevenvestigingen waar de VCU-activiteiten worden uitgevoerd en in haar beleid vastleggen dat dit haar doel is. Het VG-beheersysteem moet centraal worden opgezet. Alle nevenvestigingen onder het VCU-certificaat, worden onderworpen aan een evaluatie. Deze evaluatie moet voorafgaand aan elke audit door de certificatie-instelling worden uitgevoerd. Er moet in het evaluatierapport aangetoond zijn dat de centrale organisatie heeft vastgesteld dat het VG-beheersysteem in de nevenvestigingen aan alle VCU-eisen voldoet en wordt toegepast. Beperkte lokale werkinstructie-variaties veroorzaakt door verschillen in beschikbare apparatuur of grootte van de lokale organisaties zijn toegestaan (vb. in kleine vestigingen kan het zijn dat één persoon verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een aantal verschillende taken). Dit moet schriftelijk worden vastgelegd. procedure 5

8 Terug naar 6.2 Voorwaarden aan de certificatie-instelling Er wordt één certificaat verstrekt aan de hoofdvestiging. Op het certificaat moet vermeld worden op welke nevenvestigingen het betrekking heeft. Uit de beoordeling en het auditrapport moet blijken dat het VG-beheersysteem betrekking heeft op en gelijk is voor de betrokken nevenvestigingen. Tevens moet voldaan worden aan het volgende: - Beoordeling van de evaluaties vindt plaats vanuit de hoofdvestiging - De beoordeling moet onder andere een beoordeling van de evaluaties inhouden en uit de beoordeling dient te blijken dat alle vestigingen zijn geëvalueerd - De certificatie-instelling bepaalt de nevenvestigingen, die voor de externe audit worden geselecteerd. Hierbij wordt rekening gehouden met: - Resultaten van de evaluatie en status corrigerende maatregelen - Variaties in grootte van vestigingen - Beperkte variaties in werkinstructies/procedures Schorsing of intrekking van het certificaat wordt toegepast, wanneer tekortkomingen die zijn vastgesteld bij de hoofdvestiging of ten minste één van de nevenvestigingen, niet binnen een redelijke termijn (maximaal 3 maanden) zijn verholpen. De richtlijn voor het aantal te bezoeken nevenvestigingen (afgerond naar boven) is voor een initiële audit x, voor een tussentijdse audit 0,6 x en voor een herhalingsaudit 0,8 x, waarbij x het aantal nevenvestigingen is. Een en ander is in Tabel I uitgewerkt. TABEL I: AANTAL TE BEZOEKEN NEVEN VESTIGINGEN Audit Aantal nevenvestigingen Initieel ( x) Tussentijds (0.6 x) Herhaling (0,8 x) Indien geen intern auditrapport voorhanden is, dienen alle vestigingen te worden bezocht. 6 procedure

9 Terug naar 7. Beoordelingscriteria voor VCU-certificatie VCU-checklist De VCU-checklist is gericht op de VG-zorg voor functies en taken die uitzendkrachten gaan uitvoeren. De VCU is bedoeld om de gemaakte afspraken over de VG-risico s bij uitzending en de beheersing hiervan aantoonbaar te maken. De VCU checklist kent alleen mustvragen (*). Een vraag kan enkel positief worden beoordeeld, indien aan alle minimumeisen behorend bij de vraag wordt voldaan. Indien een mustvraag niet van toepassing wordt verklaard, dient deze negatief beoordeeld te worden en kan bijgevolg geen VCU-certificaat worden uitgereikt, tenzij in deze checklist anders bij de vraag vermeld. Ongevallencijfers Het ongevallencijfer is geen beoordelingscriterium voor het behalen van het VCUcertificaat. Tijdens de audit moet de ongevallenstatistiek van minimaal de afgelopen 3 jaar worden voorgelegd, zoals is aangegeven in Tabel II. TABEL II: ONGEVALSTATISTIEK Aantal vestigingen met VCU 2. Aantal uitzendkrachten 3. Aantal gewerkte uren van uitzendkrachten 4. Aantal ongevallen met verzuim / werkverlet ( > 1 dag) 5. Aantal ongevallen met dodelijke afloop van uitzendkrachten (binnen 30 dagen overlijden na een onafgebroken verzuim/werkverlet aansluitend aan het ongeval indien de doodsoorzaak mede is gelegen in het opgelopen letsel) 6. Aantal ongevallen met verzuim/ werkverlet (4+5) 7. Frequentie IF *) *) De IF factor wordt berekend uit de ongevallencijfers volgens de formule: IF = aantal ongevallen met verzuim/werkverlet x aantal gewerkte uren procedure 7

10 Terug naar 8. Certificatieproces Aanvraag Wanneer een uitzendorganisatie een VG-beheersysteem hanteert overeenkomstig de VCU, kan een VCU-certificatie worden aangevraagd. Deze aanvraag moet worden gedaan bij één van de daarvoor geaccrediteerde certificatie-instellingen. Om een formele aanbieding (wijze van certificeren, audit programma, tijdsbesteding, kosten, enz.) te kunnen uitbrengen, moeten een aantal gegevens worden opgevraagd, zoals: Structuur van de organisatie Plaats en adres en aantal van hoofdvestiging en nevenvestiging(en)/organisatorische eenheid Organogram Aantal medewerkers werkzaam op de vestiging(en)/organisatorische eenheid Aantal uitzendkrachten per jaar Aantal uitzenduren per jaar In Tabel III is de minimale tijdsbesteding in mensdagen aangegeven (exclusief de reistijd) die voor een VCU-certificatie wordt voorgeschreven. Bij de audit wordt een onderscheid gemaakt naar initiële, tussentijdse (jaarlijkse) en herhaling. TABEL III: MINIMALE TIJDSBESTEDING DOOR DE CERTIFICATIE-INSTELLING (excl. reistijd) Audit: Initieel Tussentijds Herhaling Bezoek aan hoofdvestiging 0,50 mensdagen 0,25 mensdagen 0,25 mensdagen Bezoek per nevenvestiging 0,25 mensdagen 0,25 mensdagen 0,25 mensdagen Eindrapportage 0,50 mensdagen 0,25 mensdagen 0,50 mensdagen Initiële audit De certificatie-instelling stuurt aan de uitzendorganisatie een voorstel voor het uitvoeren van de initiële audit. In dit auditprogramma zijn minimaal opgenomen: Datum, duur en aanvangsplaats van de audit Samenstelling van het auditteam (namen van auditoren) De Checklist-versie die wordt beoordeeld Het tijdsplan met de daarin opgenomen: - Het aantal vestigingen dat moet worden bezocht - De te verwachten tijdsduur De uitzendorganisatie moet in de gelegenheid worden gesteld om bezwaar aan te tekenen tegen de keuze van één of meer leden van het audit team. Dit bezwaar dient met redenen omkleed te zijn. De certificatie-instelling zal in dat geval het auditteam wijzigen. Toetsing van het VG-beheersysteem kan enkel plaatsvinden, als het betreffende systeem binnen de uitzendorganisatie tenminste drie maanden is geïmplementeerd. 8 procedure

11 Terug naar Vanwege het beperkt aantal documenten is het niet voorgeschreven dat er vooraf een documentatiebeoordeling door de certificatie-instelling wordt uitgevoerd. Tijdens de audit worden verschillende vestigingen bezocht en worden er met verschillende medewerkers gesprekken, interviews en controles uitgevoerd, waaronder: Op de hoofdvestiging: de verantwoordelijke personen voor het VG-beheersysteem Op de nevenvestiging(en): leidinggevenden en intercedenten Aanvullende maatregelen bij vastgestelde tekortkomingen Bij vaststelling van tekortkomingen (non-conformiteiten) met betrekking tot de opzet of toepassing van het VG-beheersysteem en de VCU-vereisten, worden deze tekortkomingen aan het einde van de audit door de auditor schriftelijk vastgelegd met vermelding van: Het betreffende normelement (VCU-vraag) en minimumeis(en) Wat in de minimumeis(en) wordt gevraagd (vereiste) Wat door de auditor is vastgesteld (feiten) Een redelijke termijn (maximaal 3 maanden) om corrigerende maatregelen uit te voeren door de uitzendorganisatie Nadat de corrigerende maatregelen zijn uitgevoerd, moet de uitzendorganisatie de certificatie-instelling formeel op de hoogte stellen. Na een positieve beoordeling van deze corrigerende maatregelen door de VCU-auditor en de VCA-coördinator kan het certificatieproces positief worden afgerond. Bij een negatieve beoordeling of na het verstrijken van de gestelde termijn (maximaal 3 maanden) wordt het certificatieproces als beëindigd beschouwd (zie ook punt 9: Schorsing en intrekking van het certificaat). Rapportage De rapportage van de VCU-auditor geeft een beschrijving van de inhoud en toepassing (implementatie) van het VG-beheersysteem binnen de uitzendorganisatie. Uit deze rapportage moet naar voren komen dat tijdens de audit vastgesteld is dat het gehanteerde VG-beheersysteem voldoet aan de gestelde VCU-eisen. Bij meerdere vestigingen moet tevens uit de rapportage blijken dat: De aansturing en beheersing van het VG-beheersysteem vanuit één centraal punt op voldoende wijze plaats vindt. Er in alle vestigingen een borging is dat werkinstructies, procedures en activiteiten voldoende worden toegepast of uitgevoerd. In Bijlage A is nader aangegeven wat er in de VCU-rapportage moet staan en in Bijlage B hoe de VCU-verificatiematrix eruit kan zien. Certificatie De VCA-coördinator beoordeelt de rapportage van de VCU-auditor en neemt op basis van deze rapportage een beslissing over de certificeerbaarheid van de uitzendorganisatie. De bevoegde persoon van de certificatie-instelling neemt hierna het certificatiebesluit. procedure 9

12 Terug naar Het VCU-certificaat is in beginsel geldig voor een periode van drie jaar. Deze geldigheid is afhankelijk van de resultaten van de tussentijdse audits, die periodiek (na 12 en 24 maanden) zullen plaatsvinden. Tussentijdse audits Om het VCU-certificaat geldig te houden is een tussentijdse audit door de certificatieinstelling verplicht. Deze audits moeten na 12 en 24 maanden worden uitgevoerd. Er wordt een termijn van twee maanden uitstel toegestaan bij overmacht. De reden van uitstel moet in het verslag opgenomen worden. De certificatie-instelling brengt de uitzendorganisatie tijdig op de hoogte. Bij tussentijdse audits worden alle VCU-vragen getoetst en wordt gecontroleerd of binnen de uitzendorganisatie nog conform de VCU-vragen en minimumeisen gewerkt wordt. Er zullen andere nevenvestigingen bezocht worden dan die bij de voorgaande audits (zie 6 Nevenvestigingen). Indien er situaties niet in overeenstemming zijn met de VCU-norm, wordt hierover gerapporteerd. De uitzendorganisatie zal in dat geval passende corrigerende maatregelen moeten nemen binnen een daarvoor gestelde redelijke termijn (maximaal 3 maanden). De auditor van de certificatie-instelling zal zijn bevindingen vastleggen in een tussentijds auditrapport. Op basis van dit rapport zal de VCA-coördinator van de certificatie-instelling beslissen het certificaat voor een periode van één jaar te handhaven. Wanneer een tussentijdse audit niet is uitgevoerd of afgerond binnen de daarvoor gestelde termijn, dient het certificaat te worden geschorst of ingetrokken (zie punt 9). Herhalingsaudit Wanneer een certificatieperiode van drie jaar afloopt en de uitzendorganisatie de VCUcertificatie wenst voort te zetten, moet een complete beoordeling, vergelijkbaar zoals die bij de initiële audit beschreven wordt, worden uitgevoerd door een certificatie-instelling. Een hercertificatie moet worden uitgevoerd voor de datum waarop het oude certificaat verloopt. Wanneer een herhalingsaudit niet is afgerond, vanwege tekortkomingen, kan het bestaande certificaat door de betreffende certificatie-instelling eenmalig voor een periode van maximaal drie maanden worden verlengd. De ingangsdatum van het certificaat bij herhaling, is de vervaldatum van het oude certificaat. Een herhalingsaudit kan niet uitgesteld worden. 10 procedure

13 Terug naar Klachten en beroepsprocedure Voor klachten geldt de klachtenprocedure van de certificatie-instelling. Tegen een beslissing van de CI kan in beroep gegaan worden bij het CCVD-VCA of het UCvD-VCA, die de beroepsprocedure afhandelt. 9. Schorsing en intrekking van het certificaat Als blijkt dat niet meer wordt voldaan aan de oorspronkelijke VCU-eisen, heeft de certificatie-instelling op ieder moment van de drie jaar durende certificatietermijn het recht om het VCU-certificaat van de uitzendorganisatie te schorsen of in te trekken. Een certificaat kan tijdelijk geschorst worden indien de uitzendorganisatie de corrigerende maatregelen niet uitvoert binnen de vastgestelde termijn (van uiterlijk drie maanden) of indien blijkt dat het VCU-logo of het merkteken van de certificatie-instelling wordt misbruikt. Een certificaat wordt definitief ingetrokken indien binnen drie maanden na de schorsing de corrigerende maatregelen niet zijn uitgevoerd. 10. Voorwaarden voor gebruik certificaat en logo Bij een VCU-certificatie van de uitzendorganisatie zijn enkel de gecertificeerde vestigingen of organisatorische eenheden gerechtigd om het VCU-logo te voeren voor haar diensten. Het VCU-logo mag niet worden gebruikt voor andere diensten of andere vestigingen van deze uitzendorganisatie. Het is aan de certificatie-instelling om na te gaan of de logo s op correcte wijze worden gebruikt en haar bevindingen in het auditrapport op te nemen. 11. Gegevens op VCU-certificaten Op een VCU-certificaat moeten minimaal de navolgende gegevens staan: A. Gegevens van de gecertificeerde uitzendorganisatie Volledige bedrijfsnaam Vestigingsplaats, hoofdkantoor en alle onder het VCU-certificaat nevenvestigingen/ organisatorische eenheden. Als er binnen één vestigingsplaats meerdere vestigingen zijn, moet ook het adres worden vermeld, waardoor een unieke identificatie van de gecertificeerde organisatie en nevenvestigingen mogelijk is. B. Gegevens van de certificatie-instelling Naam Vestigingsplaats Logo/woordmerk C. Naam en logo/beeldmerk van accreditatie-instelling (RvA / BELAC) procedure 11

14 Terug naar D. Overige gegevens op het certificaat VCU-certificaat Tekst die aangeeft dat de organisatie voldoet aan de eisen gesteld in de VCU versie 2007/04 VCU-gecertificeerd sinds. (datum initiële audit) Geldigheidsduur: geldig van tot Handtekening bevoegd persoon van de certificatie-instelling VCU woord- en beeldmerk. 12. Geheimhouding Voor zover niet in strijd met nationale wetgeving zullen certificatie-instellingen, het CCVD- VCA, het UCvD-VCA, de Technische Commissie VCU, de RvA en BELAC gegevens van uitzendorganisaties die onder het beroepsgeheim vallen als strikt vertrouwelijk behandelen en niet vrijgeven aan welke instantie dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitzendorganisatie. De gegevens die op het VCU-certificaat zijn aangegeven, zijn uiteraard wel openbaar. 13. Aanmelding certificaten, ongevallenfrequentie en wijzigingen De volgende gegevens moeten aangemeld worden aan SSVV of vzw BeSaCC-VCA. Aanmelding certificaten Op grond van de overeenkomst tussen de certificatie-instelling en de SSVV of vzw BeSaCC- VCA, mede handelend namens het CCVD-VCA of UCvD-VCA, is de certificatie-instelling gehouden om VCU-certificaten binnen één maand na afgifte/uitgifte aan te melden bij de SSVV of vzw BeSaCC-VCA. Per aanmelding worden de navolgende gegevens verstrekt: - Naam uitzendorganisatie - Vestigingsadres hoofdvestiging - Uitgiftedatum - Vermelding van alle onder het VCU-certificaat vallende nevenvestigingen - Ongevalcijfers van de laatste drie jaren voorafgaande aan het certificatiejaar Ongevallenfrequentie Jaarlijks moet de certificatie-instelling melding doen van de ongevalcijfers (IF) van de betreffende VCU-gecertificeerde uitzendorganisaties. Wijzigingen Een certificatie-instelling moet alle door het CCVD-VCA of UCvD-VCA gevraagde gegevens ter beschikking stellen betreffende een door deze certificatie-instelling gecertificeerde uitzendorganisatie. 12 procedure

15 Terug naar Op deze manier zijn de colleges in staat de werking van het certificatieschema en in het bijzonder de effecten op de ongevallenfrequentie IF te beoordelen en waar nodig het certificatieschema te verbeteren. De certificatie-instellingen zijn verplicht onmiddellijk een schorsing of intrekking van een VCU-certificaat alsmede de reden te melden aan het SSVV of de vzw BeSaCC-VCA. Publicatie SSVV en vzw BeSaCC-VCA publiceren op hun website de door de certificatieinstelling uitgegeven VCU-certificaten met vermelding van hoofdvestiging en alle VCUnevenvestigingen. procedure 13

16 Terug naar 14 procedure

17 Terug naar Checklist VG-checklist met vragen, doelstellingen, minimumeisen, documenten en toelichtingen die gehanteerd worden bij de certificatie van het VG-beheersysteem van een uitzendorganisatie. 15

18 Terug naar HOOFDSTUK 1 - ORGANISATIE 1.1 wordt het VG-beheersysteem in de hoofdvestiging en in alle bij de VCU certificatie betrokken nevenvestigingen toegepast en intern beoordeeld door de hoofdvestiging? * Doelstelling Beschrijving en vaststelling van het gelijkwaardig VG-beheersysteem van toepassing in de hoofdvestiging en alle betrokken nevenvestigingen. Minimumeisen De uitzendorganisatie levert in alle vestigingen/nevenvestigingen een gelijkwaardige dienst en dit is vastgelegd in het beleid Alle betrokken nevenvestigingen zijn onderworpen aan een jaarlijkse interne audit In de nevenvestigingen zijn er slechts beperkte lokale variaties van de werkinstructies en deze zijn schriftelijk vastgelegd In elke nevenvestiging is het VG-beheersysteem minstens drie maanden geïmplementeerd In elke nevenvestiging is er minstens een leidinggevende/intercedent werkzaam en is er minstens een uitzendkracht volgens het betreffende systeem uitgezonden Documenten Beleidsverklaring: bepaling gelijkwaardige dienst Interne auditrapporten NB Indien het certificaat van toepassing is op één vestiging of indien alle nevenvestigingen bezocht worden, wordt deze vraag positief beantwoord. 16 HOOFDSTUK 1

19 Toelichting 1.1 Nevenvestigingen zijn van toepassing voor een uitzendorganisatie met meer dan 1 vestiging onder hetzelfde certificaat met dezelfde scope van activiteiten. Meestal gaat het over een hoofdvestiging en een aantal nevenvestigingen. Hierbij zijn er voor de audits 2 mogelijkheden: Terug naar 1. Ofwel wordt iedere vestiging (hoofd- en nevenvestigingen) bezocht en doorgelicht. 2. Ofwel wordt de hoofdvestiging bezocht en doorgelicht en steekproef gewijs een beperkt aantal nevenvestigingen. Om mogelijkheid 2 te mogen toepassen moet voldaan worden aan een aantal voorwaarden, voor de uitzendorganisatie (zie 6.1) en een aantal voorwaarden voor de certificatie-instelling (zie 6.2). Het aantal te bezoeken nevenvestigingen is bepaald in tabel I. Bij de opeenvolgende audits worden telkens andere nevenvestigingen bezocht. Voor meer informatie zie hoofdstuk 6.1 en 6.2 van de procedure. HOOFDSTUK 1 17

20 Terug naar 1.2 Is de uitzendorganisatie geregistreerd/erkend? * Doelstelling Enkel bonafide uitzendorganisaties kunnen een VCU-certificaat behalen. Minimumeisen De uitzendorganisatie kan aantonen dat het bonafide is: Voor Nederland De organisatie is geregistreerd in het Openbare Centrale Register Voor België De organisatie is erkend door de gewestelijke overheid en als dusdanig opgenomen in de lijst van de erkende uitzendorganisaties (Vlaanderen, Brussel, Wallonië) zie 18 HOOFDSTUK 1

21 Toelichting 1.2 Nederland Uitleners en (onder)aannemers Eisen aan en beoordeling op afdracht van belastingen en sociale lasten en het gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid in Nederland Terug naar In 2006 bestaan vijf verschillende registers naast elkaar, te weten: Register Inleen Agrarische sector (RIA), Register Inleen Vleessector (RIV), Register Stichting Vrijwaring Uitzendbranche (SVU), Register Stichting Financiële Toetsing (SFT) en Bijzonder Register Ondernemingen (BRO). Een onderneming kan in meer dan één register zijn opgenomen. Alle betrokkenen wensen thans te komen tot standaardisering van de controlesystematiek, zowel met betrekking tot de inlenersaansprakelijkheid, als met betrekking tot de controlesystematiek, als met betrekking tot de ketenaansprakelijkheid. Alle betrokkenen staan achter het doel van deze standaardisering namelijk dat zoveel mogelijk bonafide uitzendondernemingen en (onder)aannemers een NEN certificaat behalen en behouden en dat bij in- en doorlenen van arbeid met NEN gecertificeerde ondernemingen wordt samengewerkt. Dit is het maatschappelijke belang van deze norm. Deze Nederlandse norm is onderdeel van een reeks van drie delen: Deel 1 geldt voor de in Nederland gevestigde ondernemingen Deel 2 zal gelden voor de in het buitenland gevestigde ondernemingen Deel 3 zal gelden voor zelfstandigen zonder personeel België In België moet een uitzendorganisatie erkend zijn. Uitzendarbeid wordt beperkt tot de toegelaten arbeid vastgelegd in de wet van 24 juli 1987 betreffende uitzendarbeid, waarbij steeds overdracht van hiërarchisch gezag en toezicht aan de gebruiker is. De organisatie van de arbeidsmarkt, de arbeidsbemiddeling en het toezicht daarop is een regionale bevoegdheid. Elke regio: Vlaanderen, Wallonië en Brussel-Hoofdstedelijk gewest hebben elk hun eigen wettelijk kader en administratie. In elke regio is voor een uitzendbureau een verplichte erkenning opgelegd met strikte regels en toezicht. De regels betreffen het respect van de wet van 24 juli 1987 en een reeks bijkomende regels i.v.m. de verplichtingen voor de sociale zekerheid, fiscaliteit, overleg met de sociale partners en het respecteren van een gedragscode. Bij het niet respecteren van de regels en de gedragscode, of bij niet-betaling van bijdragen voor sociale zekerheid, fondsen voor bestaanszekerheid, sociaal fonds, wordt de erkenning geschrapt. Klachten worden behandeld in een paritair overlegorgaan. De wetgeving, de erkenningvoorwaarden en de gedragscode, en de lijst van de erkende uitzendondernemingen kunnen geraadpleegd worden op de respectievelijke websites van de bevoegde overheden. U vindt de link naar deze websites via HOOFDSTUK 1 19

22 Terug naar HOOFDSTUK 2 - VG-BELEID Het voeren van een gestructureerd beleid, gericht op de continue verbetering van VG bij uitzending. 2.1 Voert de uitzendorganisatie een actief VG-beleid? * Doelstelling Beschrijving en vaststelling van het VG-beleid van de uitzendorganisatie met betrekking tot de veiligheid en gezondheid van uitzendkrachten. Minimumeisen De beleidsverklaring schenkt in ieder geval aandacht aan: - voorkomen van persoonlijk letsel - de zorg voor veiligheid en gezondheid - zorgzame plaatsing van uitzendkrachten met duidelijke afspraken met de inlener om de veiligheidsregels te respecteren - streven naar continue verbetering op gebied van VG De beleidsverklaring, doelstellingen en actieplannen zijn binnen de uitzendorganisatie gecommuniceerd De beleidsverklaring is gedateerd en ondertekend door ten minste de persoon met de hoogste functie in de organisatie Driejaarlijkse evaluatie van de beleidsverklaring zonodig actualisering. De VG-doelstellingen zijn vastgesteld Een VG-jaaractieplan geeft aan op welke wijze de VG-doelstellingen zullen worden bereikt Documenten Beleidsverklaring Doelstellingen VG-jaaractieplan 20 HOOFDSTUK 2

23 Toelichting 2.1 Verwacht wordt dat er binnen een uitzendorganisatie met VCU een actief beleid wordt gevoerd op het gebied van VG met tal van activiteiten om doelstellingen te behalen en een verbetering van VG-omstandigheden bij uitzendkrachten te bewerkstelligen. Terug naar De beleidsverklaring moet de positieve houding, betrokkenheid en verantwoordelijkheid van het management van de uitzendorganisatie aangeven ten aanzien van veiligheid en gezondheid bij uitzending. Het VG-beleid moet resulteren in doelstellingen en er moeten middelen beschikbaar worden gesteld. In een plan van uitvoering (jaaractieplan) zijn toetsbare activiteiten aangegeven. De beleidsverklaring moet ondertekend zijn ten minste door het management en door de persoon die de hoogste operationele functie bekleed binnen de uitzendorganisatie ofwel de juridische eenheid waarvoor VCU is aangevraagd. Dit kan zijn een directielid en eventueel meeondertekend door de betreffende vestigingsmanager(s). De beleidsverklaring dient minstens om de drie jaar opnieuw bekeken te worden. Dat is ook de reden dat een dergelijke verklaring altijd gedateerd moet zijn. De beleidsverklaring, doelstellingen en actieplannen zijn bekend op alle vestigingen. Hiervoor bestaan vele mogelijkheden, zoals: een prikbord, website, bedrijfsblad, werkoverleg, VG-bijeenkomst, brief aan intercedenten en leidinggevenden of brochure bij indiensttreding van de medewerkers. HOOFDSTUK 2 21

24 Terug naar 2.2 Is een VG-functionaris aangesteld binnen de uitzendorganisatie? * Doelstelling De coördinatie van de VG-aspecten van uitzendkrachten en het waarborgen van de inbreng van expertise daarbij. Minimumeisen De VG-functionaris heeft rechtstreekse toegang tot het hoofd van de uitzendorganisatie De VG-functionaris is minimaal in bezit van een attest, diploma of certificaat VIL-VCU De VG-functionaris die zelf niet over de nodige deskundigheid beschikt moet een beroep kunnen doen op een VG-deskundige minimaal in bezit van attesten MVK of Niveau II De VG-functionaris(sen) zijn bekend bij, betrokken met en bereikbaar voor de intercedenten De VG-functionaris(sen) zijn opgenomen in het organogram van de uitzendorganisatie Taken en verantwoordelijkheden van de VG-functionaris zijn aangegeven in een functieomschrijving Documenten Organogram Functieomschrijving VG-functionaris VG-functionaris: diploma s, attesten VIL-VCU of VOL-VCA 1 Diploma s, attesten HVK of MVK, Niveau I of Niveau II Verslag uitgebrachte adviezen. 1 Indien het diploma, attest, certificaat VOL-VCA ouder is dan is dit gelijkgesteld met VIL-VCU 22 HOOFDSTUK 2

25 Toelichting 2.2 De uitzendorganisatie moet terug kunnen vallen op een interne VG-functionaris of Preventieadviseur als het om veiligheids- en gezondheidsaspecten gaat. Deze persoon moet met naam worden opgenomen in het organogram van de uitzendorganisatie en dient toegang te hebben tot de top van de operationele organisatie. Terug naar De VG-functionaris moet formeel de tijd krijgen om zijn of haar opdracht van coördinatie, advisering en voorlichting van het VG-systeem optimaal te realiseren en moet voldoende en adequate middelen tot zijn of haar beschikking hebben om elke vestiging in haar uitvoeren van het veiligheidsbeleid te kunnen volgen. In een functieomschrijving moeten de specifieke VG- en VCU-taken, verantwoordelijk-heden en bevoegdheden duidelijk zijn aangegeven. Meestal wordt de VG-functie gecombineerd met een andere functie, maar de persoon in kwestie dient wel deskundig te zijn of moet kunnen beschikken over deskundige ondersteuning. Voor Nederland betekent deze deskundige ondersteuning minimaal opleiding Middelbare Veiligheidskunde (MVK) of Hogere Veiligheidskunde (HVK), toegelaten door de Stichting voor de Certificatie van Vakbekwaamheid. Voor België betekent deze deskundige ondersteuning minimaal Niveau II of Niveau I Veiligheidskunde. De betreffende diploma s, attesten of getuigschriften van de persoon of personen met VG-deskundigheid moeten voorgelegd kunnen worden tijdens de audit. Ook moeten recente voorbeelden met betrekking tot deze deskundige ondersteuning kunnen worden voorgelegd, bijvoorbeeld bij een ongevallenonderzoek, de resultaten van een risico-evaluatie, een VGbijeenkomst met medewerkers, een promotieactiviteit of de beoordeling van een aanvraag met specifieke risico s. HOOFDSTUK 2 23

26 Terug naar 2.3 Bestaat er een VG-structuur in de uitzendorganisatie? * Doelstelling Het verkrijgen van een optimale uitvoering van het VG-beleid door aan alle betrokkenen duidelijk te maken welke VG-taken en bevoegdheden zij hebben en wat er van hen verwacht wordt. Minimumeisen Organisatiestructuur geeft de verschillende leidinggevende niveaus Functieomschrijvingen van alle leidinggevenden en intercedenten verschaffen helderheid over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot de VG-aspecten bij uitzending Geborgd moet zijn dat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden uitgeoefend, bijvoorbeeld door het houden van VG-bijeenkomsten of het opstellen van specifieke instructies Documenten Organogram Functieomschrijvingen (intercedent, vestigingsmanager, regiomanager). Verslagen VG-bijeenkomsten of specifieke instructies 2.4 hebben alle intercedenten en leidinggevenden een formele veiligheidsen gezondheidsopleiding gevolgd? * Doelstelling Intercedenten en leidinggevenden beschikken over voldoende VG-kennis. Minimumeisen Intercedenten en leidinggevenden die langer dan 3 maanden in dienst zijn binnen de VCU-organisatie beschikken over een diploma, attest of certificaat VIL-VCU, voorzien van VCU-logo Diploma s, attesten of certificaten zijn niet ouder dan 10 jaar Documenten Overzicht van leidinggevenden en intercedenten binnen VCU-organisatie Diploma s, attesten, certificaten VIL-VCU of VOL-VCA 2 2 Indien het diploma, attest, certificaat VOL-VCA ouder is dan is dit gelijkgesteld met VIL-VCU 24 HOOFDSTUK 2

27 Toelichting 2.3 Een duidelijk aangegeven VG-structuur draagt ertoe bij dat iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van wat er van hem wordt verwacht. De te verrichten taken en verantwoordelijkheden op VG-gebied moeten dus voor alle intercedenten en leidinggevenden schriftelijk vastliggen. Terug naar Soms is het noodzakelijk om in werkinstructies vast te leggen welke procedure gevolgd moet worden. Bijvoorbeeld wanneer zich onverwachte situaties voordoen zoals een ernstig ongeval, de melding van een zeer onveilige en levensbedreigende situatie, het niet nakomen van afspraken door inlener, enz. Voor intercedenten moet het duidelijk zijn binnen welke grenzen hun taak en verantwoordelijkheid ligt en met wie zij binnen de uitzendorganisatie te maken hebben in specifieke situaties. Dit kan met voorbeelden naar voren worden gebracht in VG-bijeenkomsten met intercedenten en leidinggevenden of een (her)instructie naar aanleiding van een specifiek voorval of een wijziging in de VG-structuur van de uitzendorganisatie. Toelichting 2.4 Om een goede integratie van de veiligheidsgedachte te waarborgen, is het noodzakelijk dat intercedenten en leidinggevenden een formele veiligheidsopleiding hebben gevolgd, zoals gedefinieerd in de eindtermen, vastgelegd door het CCVD-VCA. De opleiding VIL-VCU is hiervoor speciaal ontwikkeld, maar indien een intercedent of leidinggevende in het bezit is van een geldig diploma VOL- VCA, dan wordt dit ook als voldoende geacht (mits niet ouder dan ). Echter met dien verstande dat bij herhaling (na 10 jaar) de opleiding VIL-VCU behaald dient te worden. Indien opdrachtgevers veiligheidspaspoorten voorschrijven voor de toegang tot hun bedrijfsterrein, kan het zijn dat intercedenten of leidinggevenden een veiligheidspaspoort nodig hebben (zie vraag 3.3). HOOFDSTUK 2 25

28 Terug naar 2.5 Bestaat er voor eigen medewerkers een bedrijfseigen voorlichting over de VG-aspecten die van belang zijn bij de uitzending? * Doelstelling Medewerkers hebben door middel van interne documentatie kennis genomen van VG-aspecten die gerespecteerd dienen te worden om uitzendkrachten veilig aan het werk te kunnen zetten. Minimumeisen Inhoud van de voorlichting is afgestemd op de eigen organisatie en uitzendfuncties Er bestaat een programma voor de introductie en inwerking van nieuwe medewerkers Er is een registratie van deelname aan voorlichtingsprogramma s of onderdelen hiervan Indien noodzakelijk is er een periodieke actualisatie van documentatie en bijscholing van de al in dienst zijnde medewerkers Documenten Bedrijfseigen VG-voorlichting Voorlichtings- of introductieprogramma Registratie van deelname aan voorlichting of bijscholing 26 HOOFDSTUK 2

29 Toelichting 2.5 Het is een verplichting van de werkgever om medewerkers doelmatig te informeren over VG-zaken die verband houden met de uit te voeren werkzaamheden. Binnen het uitzendproces spelen de intercedent en leidinggevende van een VCU-organisatie hierin een belangrijke rol. Terug naar Medewerkers van een VCU-organisatie moeten dus op de hoogte zijn van een aantal aspecten waarmee een uitzendkracht bij tewerkstelling te maken krijgt. In het voorlichtingsmateriaal en introductieprogramma van nieuwe intercedenten komen de volgende punten aan de orde: - Kennis van de VG-risico s en beheersmaatregelen van de uitzendfuncties - De te volgen procedure bij de aanvraag van uitzendkrachten en het vastleggen van afspraken over VG-aspecten (instructie, informatie, PBM s, opleiding, ervaring) - De benodigde VG-documenten kunnen opvragen en juist weten te interpreteren, bijvoorbeeld de resultaten van een risico-analyse, VG-regels en voorschriften, vakbekwaamheid - Een zorgvuldige selectie kunnen maken van uitzendkracht(en) - Uitzendkrachten voldoende kunnen informeren over VG-aspecten en gemaakte afspraken met inlenende organisatie - De te volgen procedure kennen bij een ernstig ongeval met uitzendkrachten - De werking van verschillende diensten zoals Arbodienst of EDPB (België) Een voorlichtingsprogramma wordt binnen 1 maand na indiensttreding afgerond. Een registratie van deze voorlichting geeft aan dat de procedure is gevolgd en afgerond. Daarnaast is het noodzakelijk om het voorlichtingsmateriaal actueel te houden en dus periodiek te evalueren en aan te passen. In het kader van de permanente bijscholing worden reeds in dienst zijnde intercedenten of andere medewerkers binnen een VCU-eenheid op de hoogte gehouden van aanpassingen of wijzigingen. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan in een geplande VG-bijeenkomst. Laat medewerkers tekenen voor ontvangst van het aangepaste voorlichtingsmateriaal. HOOFDSTUK 2 27

30 Terug naar 2.6 is er binnen de uitzendorganisatie overleg over de VG-aspecten van uitzendkrachten? * Doelstelling Bevorderen van de motivatie en aandacht binnen de uitzendorganisatie voor alle VG-aspecten van werkzaamheden die uitgevoerd worden door uitzendkrachten. Minimumeisen Overleg wordt minimaal 4 maal per jaar gehouden Overleg wordt gehouden onder leiding van de persoon met de hoogste functie binnen de organisatorische eenheid Actieve betrokkenheid van de VG-functionaris Belangrijke conclusies en afspraken worden vastgelegd en gecommuniceerd aan de medewerkers Documenten Agenda s en verslagen van gehouden VG-overleg Communicatie aan medewerkers 28 HOOFDSTUK 2

31 Toelichting 2.6 Veiligheids- en gezondheidsbewustzijn begint pas echt in een organisatie tot leven te komen als alle leidinggevenden zich actief bezig houden met dit onderwerp. Terug naar Gestructureerd VG-overleg tussen alle organisatorische niveaus (de hoogst leidinggevende en intercedenten of een vertegenwoordiging hiervan) is dus noodzakelijk. Er kan gewerkt worden met een vaste agenda, waarbij de belangrijkste VGaspecten aan de orde komen. Dit overleg mag ook deel uitmaken van een andere vergadering of bijeenkomst. Mogelijke agendapunten kunnen zijn: afwijkingen, incidenten, ongevallen, VG-aandachtspunten uit branche, interne audits, sensibiliseren van VG bij uitzendkrachten, actiepunten n.a.v. evaluaties, nieuwsbrief, actieplannen, promotieactiviteiten, VCU-audit. De VG-functionaris moet bij dit overleg actief betrokken zijn en de minimale vergaderfrequentie dient te liggen op 4 maal per jaar. Van de vergaderingen moeten notulen worden gemaakt, waarin de afspraken duidelijk staan vermeld. Medewerkers worden bijvoorbeeld middels een nieuwsbrief of rondschrijven op de hoogte gebracht van de besproken agendapunten en van de uitkomsten of conclusies uit dit overleg. HOOFDSTUK 2 29

32 Terug naar HOOFDSTUK 3 - VAKOPLEIDING, ERVARING, VG-OPLEIDING EN MEDISCHE GESCHIKTHEID Het beschikken over uitzendkrachten met de juiste kennis en kunde. 3.1 wordt bij de inschrijving van de uitzendkracht een dossier aangelegd? * Doelstelling Uitzendorganisaties moeten aantoonbaar beschikken over de nodige informatie om te kunnen garanderen dat uitzendkrachten over de specifieke kennis en kunde beschikken die zij nodig hebben voor de uitvoering van werkzaamheden op de werklocatie. Minimumeisen Overzicht van alle uitgezonden uitzendkrachten per organisatorische eenheid, die het afgelopen jaar of de laatste 12-maanden sinds de invoering van het VCU-systeem in dienst zijn (geweest) Dossiers van uitzendkrachten waarin altijd aanwezig: - persoonsgegevens, sociale gegevens, werkvergunningen - kopie van een identificatiedocument - kopieën van relevante vakopleidingen, vervolgopleidingen, opleidingen risicovolle taken - werkervaring - kopieën of bewijzen van vereiste geldige certificaten/attesten/diploma s - evaluaties, notities m.b.t. uitzending, incidenten, enz. - functiegerichte beperkingen - taalvaardigheid en indien van toepassing: - bewijsstukken van medische geschiktheid - kopie van rijbewijs Borgen dat dossiers volledig en actueel zijn Documenten Overzicht van alle uitzendkrachten die onder VCU-certificatie vallen gedurende het afgelopen jaar Dossiers van uitzendkrachten 30 HOOFDSTUK 3

33 Toelichting 3.1 Voor de borging van veiligheid en gezondheid van uitzendkrachten en teneinde de juiste persoon aan de juiste taak te kunnen koppelen kan het noodzakelijk zijn de vakbekwaamheid, mogelijkheden en beperkingen van de uitzendkracht te administreren. Terug naar Ook kan het nodig zijn om met bewijsstukken (diploma s, certificaten, getuigschriften) te kunnen aantonen aan inlenende bedrijven dat een bepaalde uitzendkracht voldoet aan de gestelde eisen met betrekking tot vereiste (vak)opleiding of medische geschiktheid. Er moet dus een toegankelijk dossier aanwezig zijn per uitzendkracht. Dit dossier moet zo volledig mogelijk zijn. Ook moet worden nagegaan of opleidingscertificaten correct zijn. Voor de diploma s Basisveiligheid VCA, VOL-VCA en VIL-VCU afgenomen na 1/1/2004 en voor de opleidingen in het kader van de Risicovolle taken is dit te controleren via de website van het SSVV ( en vanaf 2007 op de website van BeSaCC-VCA ( HOOFDSTUK 3 31

34 Terug naar 3.2 Bestaat er een registratie van veiligheidspaspoorten die zijn uitgegeven aan uitzendkrachten? * Doelstelling Uitzendkrachten kunnen middels het veiligheidspaspoort op praktische wijze aantonen over welke kwalificaties zij beschikken. Minimumeisen Het gehanteerde veiligheidspaspoort bevat de volgende rubrieken: - persoonsgegevens - pasfoto - gegevens werkgever(s) - opleidingen/instructies - relevante medische geschiktheid Actuele registratie van uitgegeven veiligheidspaspoorten met vermelding van houder, nummer en datum van uitgifte Documenten Register van uitgegeven veiligheidspaspoorten Dossiers van uitzendkrachten om bestaan van veiligheidspaspoort te verifiëren N.B. Indien het bedrijf geen veiligheidspaspoorten hanteert, wordt deze vraag positief beantwoord. 32 HOOFDSTUK 3

35 Toelichting 3.2 Een registratieprocedure is noodzakelijk indien het bezit van een veiligheidspaspoort door de inlener verplicht wordt gesteld. Terug naar Voor 2001 bestonden er verschillende Veiligheidspaspoorten. Eind 2001 werd een nieuwe editie uitgebracht, het Personal Safety Logbook (SSVV en PVI). Dit drietalig paspoort (Engels, Nederlands en Frans) is zonder meer bruikbaar in België en Nederland. Dit veiligheidspaspoort is een persoonlijk document. Het is een praktisch en effectief hulpmiddel om te controleren of de houder voldoet aan de gestelde eisen (opleidingen, werkervaring, bevoegdheid, medische keuringen, vaccinaties). Het stelt de inlener en de opdrachtgever in staat om gegevens aan de poort of op het werkterrein te controleren. Bovendien wordt een onnodige herhaling van trainingen en instructies voorkomen als de houder duidelijk kan aantonen dat hij daaraan al eerder heeft deelgenomen. Het werken met veiligheidspaspoorten houdt in dat er een register bijgehouden moet worden van veiligheidspaspoorten die door de uitzendorganisatie zijn uitgegeven of aangevuld. In het register wordt het volgende opgenomen: - naam houder en andere persoonlijke gegevens - datum waarop het paspoort officieel is uitgereikt - registratienummer van het paspoort Veiligheidspaspoorten zijn te bestellen bij: - via > Bestellen > Veiligheidspaspoort of Alescon, Postbus 2008, 7900 BA Hoogeveen, faxnr. (0592) bij PVI, Jezusstraat 28, 2000 Antwerpen of info@pvi.provant.be HOOFDSTUK 3 33

36 Terug naar 3.3 Bestaat er een procedure voor het correct invullen, aanvullen en controleren van het veiligheidspaspoort door de uitzendorganisatie? * Doelstelling Het gebruik van het veiligheidspaspoort is slechts zinvol als het correct wordt ingevuld en aangevuld. Minimumeisen Vastgelegd is welke persoon verantwoordelijk is voor de invulling, aanvulling en controle van het veiligheidspaspoort Procedure voor het correct invullen, aanvullen en controleren van veiligheidspaspoorten Tegenover elke vermelding of aantekening door de uitzendorganisatie in het veiligheidspaspoort moet een document worden opgenomen in het persoonlijk dossier van de betreffende uitzendkracht Documenten Procedure correct invullen, aanvullen en controleren van veiligheidspaspoorten Dossiers van uitzendkrachten: documenten (certificaat, diploma, attest) van aantekeningen in het veiligheidspaspoort die door de uitzendorganisatie zijn gedaan N.B. Indien het bedrijf geen veiligheidspaspoorten hanteert, wordt deze vraag positief beantwoord. 34 HOOFDSTUK 3