Datum 31 oktober Verbindingenstatuut Maasvallei

Transcriptie

1 Datum 31 oktober 2012 Verbindingenstatuut Maasvallei

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding 1.1 Achtergrond Definitie van verbindingen Doel van het verbindingenstatuut Vaststelling van het statuut Versiebeheer 3 2. Aanleiding verbindingen 4 3. Verbindingen Maasvallei 5 4. Planning en control 4.1 Planning en control bij Maasvallei Dochteronderneming Joint venture 6 5.Procedure 5.1 Inleiding Procedure Jaarlijkse evaluatie verbinding 7 6 Verantwoordings- en verslaggevingsverplichtingen 8 Bijlage 1 Artikel statuten Maasvallei over verbindingen 9 Bijlage 2 Artikelen Herzieningswet 10 Bijlage 3 Memorie van Toelichting Herzieningswet 11 2

3 1. Inleiding 1.1 Achtergrond Maasvallei werkt voor het realiseren van haar doelstellingen samen met partners en zakelijke relaties. Met de partners worden samenwerkingsovereenkomsten, convenanten en contracten aangegaan. Soms is het nodig om de samenwerking in een rechtsvorm te gieten, zoals een vennootschap onder firma, een collectieve vennootschap, een joint venture, een BV, NV of stichting. Onverlet de gekozen constructie is het van belang dat stakeholders weten wat Maasvallei doet, waarom, met welk doel en welke voortgang wordt gemaakt. Het is dan ook van belang dat de verantwoording enerzijds aan de diverse stakeholders (zoals CFV, WSW en de lokale overheid) en anderzijds intern aan de Raad van Commissarissen (hierna RvC) adequaat en transparant wordt geregeld. Om dit te waarborgen is dit verbindingenstatuut opgesteld. 1.2 Definitie van verbindingen Bij woningcorporaties wordt veelvuldig het begrip verbinding gebruikt. Dit begrip is afkomstig uit het Besluit Beheer Sociale Huursector (BBSH). In artikel 2a van het BBSH is een definitie opgenomen van hetgeen onder 'verbinding' moet worden verstaan: een dochtermaatschappij, waaronder ook begrepen mogelijke kleindochters, als bedoeld in art. 24a van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (hierna BW); het aangaan van een deelneming zoals bedoeld in artikel 24c van Boek 2 BW; een duurzame band met een bestaande rechtspersoon of vennootschap door: o financiële of bestuurlijke banden met die rechtspersoon of vennootschap (bijvoorbeeld Publiekrechtelijke Private Samenwerking constructies, Wijk Ontwikkeling Maatschappij); o het verwerven van stemrechten in de algemene ledenvergadering van die andere rechtspersoon. De uit het BBSH afgeleide definitie is breed zodat alle relaties tussen Maasvallei en andere rechtspersonen of vennootschappen onder de reikwijdte vallen. 1.3 Doel van het verbindingenstatuut Het verbindingenstatuut geldt als een beleidsdocument als het gaat om het nemen van beslissingen op het gebied van aangaan van relaties met andere rechtspersonen en vennootschappen 1.4 Vaststelling van het statuut Het verbindingenstatuut wordt vastgesteld door het bestuur en goedgekeurd door de RvC. Wijzigingen kunnen alleen worden doorgevoerd na goedkeuring van de RvC. 1.5 Versiebeheer De afdeling Financiën is verantwoordelijk voor het opstellen en actueel houden van het verbindingenstatuut. 3

4 2 Aanleiding verbindingen Soms staat Maasvallei voor de keuze om activiteiten zelf uit te voeren of deze activiteiten af te splitsen. Het kan gaan om het ontwikkelen en exploiteren van onroerend goed of het uitvoeren van een dienst. Aan het afsplitsen van een activiteit liggen altijd één of meerdere aanleidingen ten grondslag: risicobeheersing, beperken van de aansprakelijkheid van de Toegelaten Instelling verplichtingen vanuit de wetgeving ten aanzien van het elders onderbrengen van activiteiten (bijvoorbeeld niet-daeb activiteiten) bevorderen van transparantie fiscale redenen anderszins 4

5 3 Verbindingenstructuur Maasvallei Raad van Commissarissen Woningstichting Maasvallei Maastricht Stichting Woningburo Maastricht Holding WS Maasvallei Maastricht B.V. Maasvallei Vastgoed ontwikkeling II B.V. Maasvallei Vastgoed ontwikkeling I B.V. Maasvallei Beheer en Diensten B.V. VOF ROOS Partners in Maatwerk Zuid B.V. Het is van belang te onderkennen (op hoofdlijnen) dat er verschillen zijn in soorten verbindingen. Deze verschillen vloeien voort uit de zeggenschap afhankelijk van de mate waarin beleidsbepalende invloed kan worden uitgeoefend in de verbindingenstructuur van Maasvallei. Stichtingen Maasvallei is bestuurder van een stichting en heeft beslissende zeggenschap inzake het beleid en bestuurvoering. Dochtervennootschap¹ (of meerderheidsdeelneming) Maasvallei heeft hier uit hoofde van haar aandelenbelang (meer dan 50%) beslissende zeggenschap inzake het beleid en de bestuurvoering; bij dochtervennootschappen ligt het voor de hand dat de inrichting naar analogie plaatsvindt van Maasvallei. Maasvallei zelf vervult de aandeelhoudersrol en meestal ook de bestuurdersrol. Vanuit deze inrichting worden mandaten verstrekt voor het uitoefenen van de bedrijfsactiviteiten. Joint venture² / Vennootschap onder Firma Maasvallei heeft in combinatie met derden een belang. De invloed op het beleid en het bestuur is evenredig verdeeld over de partners. Bij joint ventures dienen aandeelhoudersovereenkomsten opgesteld te worden (in aanvulling op de statuten) waarin op hoofdlijnen onder meer wordt geregeld het toezicht, de bestuurvoering, de besluitvorming, de financiering, de wijze van uitkering van eventuele winsten, een aanbiedingsplicht van de aandelen, de invulling van de planning & control cyclus. 1 Wettelijk is een dochtermaatschappij samengevat een rechtspersoon waar meer dan de helft van de stemrechten in de AvA kan worden uitgeoefend, dan wel meer dan helft van de bestuurders of de commissarissen kan worden benoemd of ontslagen. Een vennootschap waarin de verslaggevende rechtspersoon als vennoot volledig aansprakelijk is voor de schulden wordt met een dochtermaatschappij gelijkgesteld. Het begrip 'dochtermaatschappij' is geheel juridisch bepaald en heeft weinig betekenis voor de financiële verslaggeving. 2 Een joint venture is een zakelijk samenwerkingsverband tussen twee of meer partijen om samen één economische activiteit te ondernemen. De partijen spreken in een samenwerkingsovereenkomst af om zowel winst als verlies te delen. 5

6 4. Planning en control 4.1 Planning en control bij Maasvallei Maasvallei werkt met een gestructureerde planning en control cyclus. Door het toepassen van de cyclus kan Maasvallei op een gestructureerde manier werken aan beleidsvorming, risicomanagement, sturing en verantwoording. Om deze manier van werken in de praktijk te brengen vertaalt Maasvallei de algemene doelstelling van een corporatie in verschillende stappen naar een visie, missie en operationele doelstellingen voor haar eigen organisatie. Vervolgens wordt gestuurd op deze (operationele) doelstellingen, worden de risico's in de organisatie, projecten en processen gemanaged en wordt verantwoording afgelegd over de behaalde resultaten. In de uitwerking van de planning en control cyclus bij verbindingen is het belangrijk om te onderkennen dat de cyclus afwijkend kan zijn per verbinding afhankelijk van de kwalificatie van de verbinding als dochteronderneming, deelneming, joint venture of ander samenwerkingsverband. 4.2 Dochteronderneming De planning en control cyclus, alsmede de administratieve organisatie en interne controle, van een dochtervennootschap wordt gelijkluidend georganiseerd aan die van Maasvallei. De cyclus dient borg te staan voor een adequate verantwoording van de behaalde resultaten. De informatievoorziening dient daarbij minimaal het volgende te bevatten: een businessplan voor de in de verbinding te ondernemen activiteiten; een jaarlijks activiteitenplan, bijbehorend budget en een adequate risicoanalyse; de managementrapportages omtrent de voortgang inclusief bijbehorende risicoanalyses alsmede rapportering van eventuele afwijkingen en bijstellingen; de jaarlijkse verantwoording door middel van de jaarrekening inclusief accountantsverklaring. 4.3 Joint venture Voor joint ventures gelden andere spelregels ten aanzien van de inrichting van de planning en control cyclus, alsmede de administratieve organisatie en interne controle, aangezien de corporatie hier geen beslissende zeggenschap heeft. Ook hier geldt als uitgangspunt dat de eigen spelregels van Maasvallei als toetsingskader dienen voor de beoordeling van de vastgelegde afspraken. Nuancering is wenselijk uit hoofde van het risicoprofiel van de joint venture. Met de 'penvoerder' (degene die de administratie voert en de rapportages verzorgt) dienen, in overeenstemming met de aandeelhoudersovereenkomst, sluitende afspraken te worden gemaakt over de tijdstippen waarop de voor Maasvallei relevante documenten ter beschikking komen. De planning en control cyclus van Maasvallei zal hiervoor leidend zijn, tenzij er sprake is van een voor Maasvallei 'van te verwaarlozen betekenis' zijnde verbinding. 6

7 5. Procedure 5.1 Inleiding Voor dochtermaatschappijen geldt dat de bepalingen in de statuten van Maasvallei leidend zijn en toegepast moeten worden bij het inrichten van deze verbindingen. Voor de andere verbindingen geldt dat deze vaak wordt aangegaan met één of meerdere partijen. Dat betekent dat niet in alle gevallen door Maasvallei zelfstandig kan worden bepaald welke uitgangspunten leidend zijn bij het vormgeven van de verbinding. Bij verbindingen anders dan dochterondernemingen geldt het principe van pas toe of leg uit. In de statuten in artikel 9, lid1 sub c is opgenomen dat aan de goedkeuring van de RvC is onderworpen: het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking van de stichting met een andere rechtspersoon of vennootschap, indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is Voorafgaand aan het aangaan van een verbinding wordt de RvC voorzien van een memorandum met daarin opgenomen: 1. de reden om de verbinding aan te gaan; 2. de aard en omvang van de activiteiten in relatie tot de kerntaken; 3. de met de deelname te bereiken strategische doelstellingen; 4. de soliditeit van de samenwerkingspartners en de afspraken hiermee; 5. de zeggenschapsverhoudingen; 6. het soort verbinding; 7. de financiering van de verbinding; 8. voorstel voor de inrichting van de verbinding (procuratie en mandatering, AO/IC, toezicht, planning en control, externe accountant 1 ); 9. het rendement van de verbinding; 10. de risico s in financiële, fiscale of juridische zin; 11. ontbinden van verbindingen. Dit memorandum wordt voorbesproken met de auditcommissie. De auditcommissie adviseert de RvC omtrent haar taak en bereidt de besluitvorming van de RvC voor. Daarnaast ontvangt de Raad van Commissarissen de concept-statuten. 5.2 Jaarlijkse evaluatie verbinding Jaarlijks evalueert de afdeling Financiën de verbindingen van Maasvallei. Hierbij wordt vastgesteld of de verbindingen nog passen binnen de strategie van Maasvallei en of er veranderingen in de omgeving zijn die tot aanpassing van de verbindingsactiviteiten zouden moeten leiden. De uitkomsten van de jaarlijkse evaluatie worden besproken in het MT en aangeboden aan de RvC. 1 Indien een deelneming een laag belang en laag risicoprofiel heeft en vrijwel geen activiteiten verricht, kan het bestuur besluiten tot het achterwege laten van een controleverklaring. 7

8 6 Verantwoordings- en verslaggevingsverplichtingen Omdat de verbindingen onder de toegelaten instelling vallen en daarmee onder het toezicht van de RvC dient er ook verantwoording over plaats te vinden. Hiertoe legt Maasvallei een verbindingendossier aan met daarin opgenomen permanente en doorlopende informatie over de verbinding. Dit dossier dient eveneens ter verantwoording aan stakeholders, zoals het CFV, het WSW en de externe accountant. Jaarlijks wordt de RvC geïnformeerd over: de verbindingenstructuur; de begrotingen/budgetten van de verbinding; de vastgestelde jaarrekeningen, inclusief accountantsverklaringen; het actuele risicoprofiel. Per kwartaal worden de activiteiten in de verbinding opgenomen in de kwartaalrapportage van de corporatie. Deze verantwoordings- en verslaggevingsverplichtingen gelden niet voor minderheidsdeelnemingen van te verwaarlozen betekenis. 8

9 Bijlage 1 Artikel statuten Maasvallei over verbindingen Artikel 9 1. Aan de voorafgaande goedkeuring van de raad van commissarissen zijn onderworpen de besluiten van het bestuur omtrent: a. de vaststelling casu quo wijziging van de begroting, het volkshuisvestingsverslag, de jaarrekening en het jaarverslag; b. de vaststelling en wijziging van de voor enig jaar of reeks van jaren opgestelde beleidsplannen; c. het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking van de stichting met een andere rechtspersoon of vennootschap, indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is; d. wijziging van de statuten; e. ontbinding van de stichting; f. aangifte van faillissement en aanvraag van surséance van betaling; g. de beëindiging van de dienstbetrekking van een aanmerkelijk aantal werknemers tegelijkertijd of binnen een kort tijdsbestek; h. een ingrijpende wijziging in de arbeidsomstandigheden van een aanmerkelijk aantal werknemers; i. het aangaan van de onder de letters a. en b. in artikel 8. bedoelde overeenkomsten; j. het vaststellen van een beleggings- en treasurybeleid; k. investeringen boven een door de raad van commissarissen te bepalen waarde, anders dan die welke voortvloeien uit de besluitvorming op grond van artikel 8; l. een ingrijpende wijziging in de organisatiestructuur; m. het aangaan van gerechtelijke procedures waarbij het financiële risico hoger ligt dan een nader door de raad van commissarissen vast te stellen bedrag; n. vaststelling van een toetsingskader voor verbindingen of investeringen; o. overige zaken die samenhangen met de continuïteit van de stichting. 2. Voor de goedkeuring van besluiten als bedoeld onder de letter c, d en e van lid 1. is een meerderheid vereist van twee derden van de geldig uitgebrachte stemmen in een vergadering waar tenminste twee derden van de leden van de raad van commissarissen aanwezig is. Blijkt ter vergadering het vereiste aantal leden niet aanwezig te zijn, dan wordt uiterlijk binnen twee weken een nieuwe vergadering bijeengeroepen. In die vergadering kan de raad van commissarissen besluiten nemen, ongeacht het aantal aanwezige leden. In de nieuwe vergadering worden besluiten genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. 3. Het ontbreken van de goedkeuring van de raad van commissarissen op een besluit als bedoeld in lid 1 tast de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur of leden van het bestuur niet aan. 9

10 Bijlage 2 Artikelen Herzieningswet Artikel Voor de toepassing van het bepaalde bij of krachtens dit hoofdstuk verbindt een toegelaten instelling zich met een andere rechtspersoon of vennootschap, indien: a. die andere rechtspersoon of vennootschap een dochtermaatschappij als bedoeld in artikel 24a van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek van haar wordt; b. zij in die andere rechtspersoon of vennootschap deelneemt in de zin van artikel 24c van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek of c. zij anderszins financiële of bestuurlijke banden met een bestaande andere rechtspersoon of vennootschap aangaat, stemrechten in de algemene vergadering van een bestaande andere rechtspersoon verwerft of een andere rechtspersoon of vennootschap opricht of doet oprichten, op een zodanige wijze dat daardoor een duurzame band met die rechtspersoon of vennootschap ontstaat. 2. De toegelaten instelling verbindt zich uitsluitend in het belang van de volkshuisvesting met een andere rechtspersoon of vennootschap. Artikel De toegelaten instelling die zich verbindt met een andere rechtspersoon of vennootschap als bedoeld in artikel 21, draagt er zorg voor dat die rechtspersoon of vennootschap mede werkzaam is op het gebied van de volkshuisvesting, waarbij, volgens bij algemene maatregel van bestuur te geven voorschriften, het door de toegelaten instelling verschafte aandeel in haar vermogen verhoudingsgewijs ten hoogste gelijk is aan het aandeel van haar werkzaamheden op dat gebied in het geheel van haar werkzaamheden. 2. De toegelaten instelling die zich verbindt met een andere rechtspersoon of vennootschap als bedoeld in artikel 21, vervreemdt woongelegenheden of gebouwen als bedoeld in artikel 47, eerste lid, onderdeel b, respectievelijk artikel 45, eerste lid, onderdeel d, of hun onroerende en infrastructurele aanhorigheden niet aan die rechtspersoon of vennootschap, en draagt de economische eigendom daarvan niet aan die rechtspersoon of vennootschap over, een en ander behoudens in bij algemene maatregel van bestuur te bepalen gevallen. In die gevallen draagt de toegelaten instelling er zorg voor dat de verkrijgende rechtspersoon of vennootschap bij haar werkzaamheden op het gebied van de volkshuisvesting het bepaalde bij en krachtens bij die maatregel aan te wijzen artikelen van deze afdeling naleeft. 3. Het door de toegelaten instelling verschafte aandeel in de gezamenlijke vermogens van de rechtspersonen en vennootschappen met welke een verbinding als bedoeld in artikel 21 bestaat, beloopt niet meer dan een bij algemene maatregel van bestuur te bepalen deel van haar eigen vermogen. 4. Bij algemene maatregel van bestuur kunnen nadere voorschriften worden gegeven omtrent de financiële verhoudingen tussen de toegelaten instelling en rechtspersonen of vennootschappen met welke een verbinding als bedoeld in artikel 21 bestaat 10

11 Bijlage 3 Memorie van Toelichting Herzieningswet 8. Commerciële activiteiten en verbindingen van toegelaten instellingen 8.1. Inleiding Toegelaten instellingen mogen slechts dochterondernemingen oprichten of deelnemen in rechtspersonen of vennootschappen of daar structurele banden mee aangaan, voor zover dit in het belang van de volkshuisvesting is. In haar jaarverslag zal de toegelaten instelling moeten aangeven met welke rechtspersonen of vennootschappen zij verbindingen is aangegaan en wat de redenen daarvoor waren. In dit kader wordt het verstandig geacht dat toegelaten instellingen risicodragende activiteiten, zoals projectontwikkeling, organiseren in dochterondernemingen of deelnemingen met het oog op de afperking van verantwoordelijkheden en financiële risico s. Bij AMvB worden beperkingen opgelegd aan welke onroerende zaken toegelaten instellingen kunnen onderbrengen in hun verbindingen. In de regel zullen onroerende zaken ten behoeve van de uitvoering van de DAEB door de toegelaten instelling niet in een verbinding ondergebracht kunnen worden. Ook zullen er beperkende voorschriften gegeven worden voor de financiering van dochterondernemingen en deelnemingen of andere verbindingen door de toegelaten instelling. Doel van deze voorschriften is om te voorkomen dat er onbeperkt maatschappelijk bestemd vermogen kan wegvloeien uit de toegelaten instelling via haar verbindingen en te regelen dat toegelaten instellingen ook via hun dochters en deelnemingen binnen hun werkdomein blijven opereren Zo moeder, zo dochter, zo andere verbinding Toegelaten instellingen mogen slechts dochterondernemingen oprichten of deelnemen in rechtspersonen of vennootschappen of daar structurele banden mee aangaan, voor zover dit in het belang van de volkshuisvesting is. De toegelaten instelling mag niet garant staan voor de activiteiten die dochterondernemingen of deelnemingen buiten de volkshuisvesting verrichten. In dit verband kan een verbinding die werkzaamheden buiten de volkshuisvesting uitvoert niet de vorm van een vennootschap onder firma of een commanditaire vennootschap hebben, omdat bij een dergelijke rechtsvorm de toegelaten instelling hoofdelijk aansprakelijk zou zijn voor de werkzaamheden buiten de volkshuisvesting, wat niet geoorloofd is. Indien een verbinding proportioneel meer activiteiten buiten de volkshuisvesting gaat uitvoeren dan de relatieve omvang van het risicodragende belang van die andere partners in die verbinding, dan dient de toegelaten instelling er voor te zorgen dat ofwel haar investering in de dochteronderneming of rechtspersoon of vennootschap wordt aangepast, ofwel dient de dochteronderneming of rechtspersoon of vennootschap haar werkzaamheden zo aan te passen, dat zij weer aan de voorwaarden uit dit wetsvoorstel gaat voldoen. De toegelaten instelling mag derhalve proportioneel niet meer financiële middelen (via aandelen, leningen, garanties en dergelijke) inbrengen in een verbinding dan het proportionele aandeel van de omzet in volkshuisvestingsactiviteiten van de verbinding ten opzichte van de omzet in andere activiteiten van de verbinding. In een AMvB wordt dit vereiste nader uitgewerkt Welke toegestane activiteiten van de toegelaten instellingen mogen niet in een dochteronderneming of een andere organisatie worden ondergebracht? Dochterondernemingen, deelnemingen of andere verbindingen van toegelaten instellingen vallen niet onder de directe werkingssfeer van dit wetsvoorstel en de AMvB s krachtens dit wetsvoorstel. Ook hebben de Minister van BZK en de autoriteit geen directe toezichtrelatie met dochterondernemingen, deelnemingen of andere verbindingen van de toegelaten instelling; zij kunnen slechts toezien op de relatie tussen de toegelaten instelling en die verbindingen. In dit licht mag de toegelaten instelling onroerende zaken ten behoeve van de uitvoering van de DAEB en activiteiten in het kader van de uitvoering van de DAEB, waar de overheid direct voorwaarden aan wil stellen en toezicht op wil kunnen uitoefenen, niet onderbrengen in een dochteronderneming, een deelneming of een andere verbinding. Het betreft dan huurwoningen met een huur onder de 11

12 huurtoeslaggrens en maatschappelijk vastgoed. Bij AMvB kunnen voorwaarden worden gesteld waaronder uitzonderingen hierop mogelijk zijn Vereisten aan de financiering van dochterondernemingen en deelnemingen Zoals eerder aangegeven, mogen toegelaten instellingen alleen dochterondernemingen oprichten of deelnemen in rechtspersonen of vennootschappen of daar structurele banden mee aangaan, indien dit in het belang van de volkshuisvesting is. Het oprichten van dochterondernemingen of deelnemen in rechtspersonen of vennootschappen wordt in principe niet in het belang van de volkshuisvesting geacht als de autoriteit bij haar jaarlijkse financiële beoordeling heeft vastgesteld dat de toegelaten instelling haar werkzaamheden niet meer naar behoren kan uitvoeren (een negatief solvabiliteitsoordeel). De autoriteit kan in zo n situatie een aanwijzing aan een toegelaten instelling geven dat zij geen nieuwe dochterondernemingen mag oprichten of nieuwe verbindingen mag aangaan dan wel bestaande banden dient af te bouwen, indien dit in het belang is van de uitvoering van de DAEB. Daarnaast mag een toegelaten instelling in totaal niet meer dan een bij AMvB vast te stellen percentage van haar totale eigen vermogen als kapitaal inbrengen in dochterondernemingen of deelnemingen. Dit om te waarborgen dat de toegelaten instelling zich bij voorrang blijft richten op de DAEB Overgangsbepalingen ten aanzien van dochterondernemingen en deelnemingen Voorgesteld wordt dat de toegelaten instelling ervoor dient te zorgen dat haar bij de inwerkingtreding van deze wetswijziging bestaande dochterondernemingen en deelnemingen binnen een termijn van twee jaar gaan voldoen aan de bovenstaande vereisten, met een door de Minister van BZK te verlenen verlengingstermijn van nog eens twee jaar, dan wel dat de toegelaten instelling deze dochterondernemingen of deelnemingen dient af te stoten of te ontbinden. Bij de inwerkingtreding van deze wetswijziging bestaande dochterondernemingen en deelnemingen van de toegelaten instelling mogen in ieder geval geen nieuwe activiteiten starten indien de dochteronderneming of de verbinding niet aan de bovenstaande eisen voldoet. 12