Verbindingenstatuut Eigen Haard

Transcriptie

1 Verbindingenstatuut Eigen Haard Versie 7.0 Update definitief RvC Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 1

2 1. Inleiding 1.1 Achtergrond Eigen Haard staat gezien haar doelstellingen midden in de samenleving en gaat ter uitvoering van haar taken zakelijke relaties aan met derden. Soms betreft de samenwerking de uitwerking van nieuwe werkvelden van de corporatie (bijvoorbeeld startende ondernemers), soms het uitvoeren van een bestaande taak (bijvoorbeeld bouwen van nieuwe woningen). Samenwerking met anderen kan zijn vormgegeven op basis van een overeenkomst. Soms is sprake van het hanteren van diverse rechtsvormen en/of samenwerkingsvormen. In alle gevallen is er sprake van keuzevrijheid bij de inrichting. Bij bijvoorbeeld projectontwikkeling kan sprake zijn van een VOF of van een BV-CV structuur of van turnkey afname van onroerend goed. Beleid bij Eigen Haard is dat bij een nieuwe verbinding standaard de rechtsvorm van de Besloten Vennootschap zal worden gehanteerd. Aan een VOF wordt alleen meegewerkt na grondig boekenonderzoek van de beoogde partners en via een eigen 100% dochter BV. Onverlet de gekozen constructie is het van belang dat de stakeholders van de corporatie weten wat Eigen Haard doet, waarom, met welk doel en welke voortgang wordt gemaakt. Het is dan ook van belang dat de verantwoording enerzijds aan de diverse stakeholders, zoals CFV, WSW en de lokale overheid, en anderzijds intern aan het Bestuur en de Raad van Commissarissen, adequaat en transparant wordt geregeld. Om dit te waarborgen wordt het verbindingenstatuut opgesteld. 1.2 Definitie van verbindingen Bij woningcorporaties wordt veelvuldig het begrip verbinding gebruikt. Dit begrip is afkomstig uit het Besluit beheer sociale-huursector (BBSH). In artikel 2a van het BBSH is een definitie opgenomen van hetgeen onder verbinding moet worden verstaan: Voor de toepassing van het BBSH verbindt een toegelaten instelling zich met een andere rechtspersoon of vennootschap indien: a. die andere rechtspersoon of vennootschap een dochtermaatschappij als bedoeld in artikel 24a van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek van haar wordt; b. zij in die andere rechtspersoon deelneemt in de zin van artikel 24c van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek of; c. zij anderszins financiële of bestuurlijke verbanden met een bestaande andere rechtspersoon of vennootschap aangaat, stemrechten in de algemene vergadering van een bestaande andere rechtspersoon verwerft of een andere rechtspersoon of vennootschap opricht of doet oprichten, op een zodanige wijze dat daardoor een duurzame band met die rechtspersoon of vennootschap ontstaat. De uit het BBSH afgeleide definitie is breed zodat alle relaties tussen Eigen Haard en andere rechtspersonen of vennootschappen onder de reikwijdte vallen. 1.3 Doel van het verbindingenstatuut Het verbindingenstatuut geldt als een beleidsdocument als het gaat om het nemen van beslissingen op het gebied van aangaan van relaties met andere rechtspersonen en vennootschappen. Het verbindingenstatuut streeft daarbij het volgende na: het bieden van een informatief en uniform kader voor besluitvoorbereiders; het bieden van een afwegingskader aan beslissers; het verschaffen van inzicht en verantwoording aan de Raad van Commissarissen; het kunnen dienen als verantwoording en bieden van inzicht aan alle stakeholders (waaronder CFV, WSW, samenwerkingspartners, de accountant, etc.); dit alles in het kader van het mitigeren van (toekomstige) risico s bij het aangaan, beheren en beëindigen van verbindingen. Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 2

3 1.4 Positionering van het verbindingenstatuut Het verbindingenstatuut wordt nadrukkelijk als een toetsingskader gepositioneerd. Dat betekent dat besluiten rond het aangaan van nieuwe verbindingen of het aanpassen van de relatie met bestaande verbindingen aan dit toetsingskader worden getoetst. Benadrukt wordt echter dat de vele aspecten van het onderwerp verbindingen niet zijn te vangen in een allesomvattend regelend kader. Afwijkingen ten opzichte van het toetsingskader zijn mogelijk, maar vereisen in het besluitvormende proces altijd een aanvullende motivering. In dit statuut zijn kaders uitgewerkt voor de inrichting van verbindingen. De inrichting van de verbinding is sterk afhankelijk van de kwalificatie van de verbinding als dochtermaatschappij, deelneming, joint venture of een andere samenwerkingsvorm. Bij een dochteronderneming geldt dat inrichting van de organisatie, planning en control, etc. naar analogie plaatsvindt van Eigen Haard. Bij andere vormen is dit afhankelijk van het belang dat Eigen Haard heeft in deze verbinding. De afwegingen die hier worden gemaakt worden altijd overlegd met Bestuur en Raad van Commissarissen en gedocumenteerd. In de volgende hoofdstukken wordt hier nader op ingegaan. 1.5 Vaststelling van het statuut Het verbindingenstatuut wordt vastgesteld door het Bestuur. Het wordt ter kennis gebracht van de Raad van Commissarissen (hierna RvC) waarbij de Governance & toezichtstructuur (verhouding RvC- RvB) als beschreven in de paragrafen 6.1 t/m 6.5 van hoofdstuk 6 alsmede het beslisschema vermeld in bijlage 4 expliciet ter voorafgaande goedkeuring aan de RvC worden voorgelegd. Wijzigingen kunnen alleen worden doorgevoerd na een besluit daartoe door het Bestuur en pas na voorafgaande goedkeuring als hierboven beschreven door de RvC. 1.6 Versiebeheer De divisie Zakelijke Markten (ZM) is verantwoordelijk voor het opstellen en actueel houden van het verbindingenstatuut. In deze versie zijn wijzigingen doorgevoerd vanwege een verzoek daartoe van het WSW (relatie met reglement van deelneming, opnemen van mogelijkheden tot exit in bijlage beslisschema). Verder zijn er enkele niet inhoudelijke maar slechts tekstmatige aanpassingen gedaan, ter verbetering van de duidelijkheid en is het reeds bestaande beleid om voor nieuwe verbindingen als standaard tenzij de BV-vorm te hanteren in het statuut verwerkt. Deze versie van het verbindingenstatuut is door het Bestuur op grond van artikel 1.5 ter voorafgaande goedkeuring aan de RvC-vergadering van 19 juni 2014 voorgelegd en daarna vastgesteld. Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 3

4 2. Aanleiding verbindingen 2.1 Inleiding Soms staat Eigen Haard voor de keuze om activiteiten zelf uit te voeren of deze activiteiten af te splitsen. Het kan gaan om het ontwikkelen en exploiteren van onroerend goed of het uitvoeren van een dienst. Aan het afsplitsen van een activiteit liggen altijd één of meerdere aanleidingen ten grondslag. Onderstaand worden een aantal van deze aanleidingen toegelicht. De activiteiten welke Eigen Haard ontplooit vloeien voort uit het ondernemingsplan. Deze activiteiten dienen te passen binnen de kaders van het BBSH. Het BBSH schrijft voor welke activiteiten een Toegelaten Instelling (TI) mag verrichten. De hoofdregel is dat een TI uitsluitend werkzaam mag zijn op het gebied van de volkshuisvesting. De activiteiten die op basis hiervan zijn toegestaan zijn in het BBSH limitatief opgesomd, voorts staan in de MG circulaires toegestane nevenactiviteiten opgenomen. De beperking van deze (neven)activiteiten geldt ook voor de verbindingen van de TI. 2.2 Risicobeheersing Het uitvoeren van activiteiten binnen Woningstichting Eigen Haard geschiedt voor rekening en verantwoording van de TI zelf. Dat is ongewenst indien de activiteit als meer dan gemiddeld risicovol moet worden beschouwd, zoals bij projectontwikkeling, in het bijzonder in samenwerking met andere partijen, of het verlenen van diensten aan derden. In dergelijke gevallen zal het afsplitsen en onderbrengen in een aparte rechtspersoon (BV) de TI in beginsel beschermen tegen eigen aansprakelijkheid. In plaats van de TI is de nieuwe rechtspersoon aansprakelijk met het eigen kapitaal en beperkt de schade van de TI zich tot de kapitaaldeelname. Daarbij dient dan wel de zelfstandigheid van beleid van deze rechtspersoon buiten discussie te zijn. Wanneer het beleid (grotendeels) bepaald wordt door de TI/moederonderneming, zal dat door derden aangegrepen worden om te stellen dat ook de moederonderneming aansprakelijkheid draagt. Dit kan ook gebeuren als vertegenwoordigers van de nieuwe rechtspersoon zich in die hoedanigheid in woord, schrift of daad onvoldoende onderscheiden van hun hoedanigheid van medewerker van de TI. Verder kan onbehoorlijk bestuur of schending van de zorgplicht door de aandeelhouder/bestuurder van een verbinding leiden tot doorbraak van aansprakelijkheid naar die bestuurder. Tot onbehoorlijk bestuur wordt in ieder geval gerekend het schenden van de administratie- en/of publicatieplicht (tijdig deponeren van de jaarrekening). Tevens is er nog het risico op reputatieschade en de consequenties daarvan als de perceptie bij andere partijen, al dan niet terecht, is dat de TI zich in geval van déconfiture of dergelijke van de verbinding afzijdig houdt. 2.3 Fiscaal Het oprichten of aangaan van een verbinding kan een fiscale overweging hebben waarmee fiscale optimalisatie uit hoofde van vennootschapsbelasting of omzetbelasting kan worden gerealiseerd. 2.4 Samenwerking Indien activiteiten met en/of voor derden worden uitgevoerd, zal het afspitsen van dergelijke activiteiten de transparantie vergroten. Doordat afsplitsing beter inzichtelijk maakt wat dergelijke activiteiten kosten en wat de resultaten zijn wordt adequate aansturing vergemakkelijkt. 2.5 Keuze voor een verbinding De overweging om activiteiten onder te brengen in een verbinding wordt door Zakelijke Markten in samenwerking met onder meer de afdeling Juridische Zaken, Treasury, Business- & Projectcontrol, de beoogde verbindinghouder en de fiscalist uitgewerkt in een memorandum. Het memorandum dient te Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 4

5 worden goedgekeurd door het Bestuur. In het memorandum worden ten minste de navolgende criteria benoemd en beschouwd: de reden om de verbinding aan te gaan (denk aan) o Risicobeheersing beperking van aansprakelijkheid van de TI o Niet DAEB-activiteiten o Bevordering van transparantie o Fiscale redenen o Anderszins aard van de activiteiten strategische doelstelling met de activiteiten samenwerkingspartners en afspraken soort verbinding financiering van de activiteiten (en de verbinding) voorstel voor de inrichting van de verbinding (organisatie, planning en control, etc) mogelijkheden tot exit uit de verbinding 2.6 Lopende discussie staatssteun en aanpassing wetgeving De politiek is druk doende met een groot aantal dossiers die de rijksfinanciën en de collectieve voorzieningen aangaan. De volkshuisvesting krijgt daarbij aandacht zowel vanuit de discussie over de staatssteun als vanuit de wijze waarop de sociale doelgroep wordt gehuisvest als vanuit een nieuwe ordening van het toezicht op de corporaties. Door de minister is in concept richting gegeven aan de wijze waarop hij voornemens is het werkgebied te organiseren binnen de kaders die vanuit de Europese Commissie zijn gegeven. De voornemens hebben naar verwachting ook invloed op de inrichting van verbindingen. Het gaat hierbij o.a. om het volgende: De financiering van het vastgoed wordt gereguleerd vanuit een opdeling naar vastgoed. Primair wordt de corporatie binnen de instelling geacht alleen diensten van algemeen economisch belang (DAEB) te leveren. Deze activiteit kan in zijn geheel met WSW borging worden gefinancierd. De activiteiten met betrekking tot het overige vastgoed zijn beperkt mogelijk en ten dele kunnen deze worden gefinancierd met middelen en zekerheden vanuit de corporatie. De zogenaamde DAEB activiteiten en niet-daeb activiteiten dienen door de corporatie minimaal (administratief) gescheiden te worden geregistreerd. Indien ook juridische scheiding volgt, heeft dit direct gevolgen voor de verbindingen van Eigen Haard. Op het moment van vaststellen en updaten van dit statuut is nog geen rekening gehouden met de mogelijke effecten van de discussie rondom het staatssteundossier, het wetsvoorstel Herzieningswet Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting en de daarbij behorende Novelle van Minister Blok. In bijlage 1 vindt u het onderscheid tussen DAEB en niet DAEB activiteiten. Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 5

6 3. Verbindingen bij Eigen Haard 3.1 Soorten verbindingen Het is van belang om te onderkennen (op hoofdlijnen) dat er verschillen zijn in soorten verbindingen. Deze verschillen vloeien voort uit de zeggenschap afhankelijk van de mate waarin beleidsbepalende invloed kan worden uitgeoefend in de verbindingenstructuur van Eigen Haard. Dochtervennootschap 1 (of meerderheidsdeelneming) Eigen Haard heeft hier uit hoofde van haar aandelenbelang (meer dan 50%) beslissende zeggenschap inzake het beleid en de directievoering; Bij dochtervennootschappen ligt het voor de hand dat de inrichting naar analogie plaatsvindt van Eigen Haard. Eigen Haard zelf vervult de aandeelhoudersrol en meestal ook de bestuurdersrol. Vanuit deze inrichting worden mandaten verstrekt voor het uitoefenen van de bedrijfsactiviteiten. Minderheidsdeelneming Eigen Haard heeft een aandelenbelang (meestal minder dan 50%) en heeft geen beslissende zeggenschap over het beleid en de directievoering. Joint venture 2 Eigen Haard heeft in combinatie met derden een gelijk belang, de invloed op het beleid en de directie is evenredig verdeeld over de partners. Bij joint ventures en minderheidsdeelnemingen dienen aandeelhoudersovereenkomsten opgesteld te worden (in aanvulling op de statuten) waarin op hoofdlijnen onder meer wordt geregeld het toezicht, de directievoering, de besluitvorming, de financiering, de dividendpolitiek, een aanbiedingsplicht van de aandelen en de invulling van de planning & controlcyclus. 3.2 Verbindingenstructuur Eigen Haard De huidige verbindingenstructuur van Eigen Haard is deels ingedeeld naar soort activiteit. Nieuwe rechtspersonen worden indien mogelijk opgericht onder Eigen Haard Projectontwikkeling B.V. (gebieds-en projectontwikkeling) of Eigen Haard Vastgoed B.V. (exploitatie van vastgoed). In bijlage 2 is de structuur, zoals die nu bestaat, opgenomen. 1 Wettelijk is een dochtermaatschappij samengevat een rechtspersoon waar meer dan de helft van de stemrechten in de AVA kan worden uitgeoefend, dan wel meer dan helft van de bestuurders of de commissarissen kan worden benoemd of ontslagen. Een vennootschap waarin de verslaggevende rechtspersoon als vennoot volledig aansprakelijk is voor de schulden wordt met een dochtermaatschappij gelijkgesteld. Het begrip dochtermaatschappij is geheel juridisch bepaald en heeft weinig betekenis voor de financiële verslaggeving. 2 Een joint venture is een zakelijk samenwerkingsverband tussen twee of meer partijen om samen één economische activiteit te ondernemen. De partijen spreken in een samenwerkingsovereenkomst af om zowel winst als verlies te delen. Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 6

7 Laag Risicoprofiel Midden Hoog 4. Planning en control 4.1 Planning en control bij Eigen Haard Eigen Haard heeft haar planning en control uitgewerkt in de Planning en Controlcyclus (PC-cyclus) en heeft deze cyclus geformaliseerd middels een bestuursbesluit. Door het toepassen van de cyclus kan Eigen Haard op een gestructureerde manier werken aan beleidsvorming, risicomanagement, sturing en verantwoording. Om deze manier van werken in de praktijk te brengen vertaalt Eigen Haard de algemene doelstelling van een corporatie in verschillende stappen naar een missie, visie, operationele doelstellingen voor onze eigen organisatie. Vervolgens wordt gestuurd op deze (operationele) doelstellingen, worden de risico s in de processen gemanaged en wordt verantwoording afgelegd over de behaalde resultaten. In de uitwerking van de planning en controlcyclus bij verbindingen is het belangrijk om te onderkennen dat de cyclus afwijkend kan zijn per verbinding afhankelijk van de kwalificatie van de verbinding als dochteronderneming, deelneming, joint venture of ander samenwerkingsverband. 4.2 Risicoprofiel en classificatie verbindingen Op basis van de bepaling van het belang en risicoprofiel wordt een verbinding geclassificeerd in categorie 1A, 1B, 2 of 3, waarbij categorie 1A het belangrijkst is voor Eigen Haard. Classificatie Belang Verbinding Beperkt Groot 2 1A 2 1B 3 2 Figuur 1: classificatiemodel RvB en RvC c.q. auditcommissie zullen dan ook meer tijd (moeten) besteden aan de verbindingen die in categorie 1A zijn ingedeeld dan aan de verbindingen die in categorie 3 zijn ingedeeld. Dit dient ook tot uitdrukking te komen in de afspraken die worden gemaakt over de informatievoorziening inzake de verbindingen. De bepaling van de risicoclassificatie en daarbij behorende beheersingsmaatregelen is een continu proces. 4.2 Dochteronderneming De planning & controlcyclus, alsmede de administratie organisatie en interne controle, van een dochtervennootschap wordt gelijkluidend georganiseerd aan die van Eigen Haard. De cyclus dient borg te staan voor een adequate verantwoording van de behaalde resultaten. De informatievoorziening dient daarbij minimaal het volgende te bevatten: - een businessplan voor de in de verbinding te ondernemen activiteiten; - een jaarlijks activiteitenplan, bijbehorend budget en een adequate risicoanalyse; - de managementrapportages omtrent de voortgang inclusief bijbehorende risicoanalyses alsmede rapportering van eventuele afwijkingen en bijstellingen; - de jaarlijkse verantwoording door middel van de jaarrekening. De cyclus dient als tijdschema zodanig georganiseerd te zijn dat de uitkomsten mee kunnen worden genomen in de betreffende geconsolideerde documenten van Eigen Haard. Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 7

8 4.3 Joint venture en minderheidsdeelnemingen Voor joint ventures en minderheidsdeelnemingen zullen andere spelregels gelden ten aanzien van de inrichting van de planning en controlcyclus, alsmede de administratieve organisatie en interne controle, aangezien de corporatie hier geen beslissende zeggenschap heeft. Ook hier geldt als uitgangspunt dat de eigen spelregels van Eigen Haard als toetsingskader dienen voor de beoordeling van de vastgelegde afspraken. Nuancering is wenselijk uit hoofde van het risicoprofiel van de joint venture of de minderheidsdeelneming. Met de administrateur (degene die de administratie voert en de rapportages verzorgt) dienen, in overeenstemming met de aandeelhoudersovereenkomst, sluitende afspraken te worden gemaakt over de tijdstippen waarop de voor de corporatie relevante documenten ter beschikking komen. De planning & controlcyclus van Eigen Haard zal hiervoor leidend zijn, tenzij er sprake is van een voor Eigen Haard van te waarlozen betekenis zijnde rechtspersoon. Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 8

9 5. Uitgangspunten bij verbindingen 5.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten uiteengezet welke gelden voor het vormgeven van de structuur en de organisatie van verbindingen. Voor dochtermaatschappijen geldt dat de bepalingen in het statuut leidend zijn en toegepast moeten worden bij het inrichten van deze verbindingen. Voor de andere verbindingen geldt dat deze vaak wordt aangegaan met één of meerdere partijen. Dat betekent dat niet in alle gevallen door Eigen Haard zelfstandig kan worden bepaald welke uitgangspunten leidend zijn bij het vormgeven van de verbinding. Bij verbindingen anders dan dochterondernemingen hebben deze uitgangspunten het karakter van een aanbeveling. 5.2 Procuratie en mandatering Met betrekking tot de dochtervennootschappen is de tekenbevoegdheid gelijkluidend als de tekenbevoegdheid bij Eigen Haard. Voor de overige verbindingen wordt een procuratieregeling opgesteld welke ontleend is aan of aansluiting kent met de procuratieregeling van Eigen Haard. 5.3 Financieel beleid Het BBSH schrijft verder voor dat een corporatie haar financiële continuïteit dient te waarborgen. Eigen Haard heeft in haar financieel beleidsplan de kaders voor het waarborgen van financiële continuïteit uitgewerkt. In het Treasurystatuut is verankerd onder welke condities financiering, garanties en zekerheden mogen worden verstrekt. Deze bepalingen werken ook door naar de verbindingen. Het financiële risico dat via een verbinding wordt gelopen dient derhalve een weloverwogen en beheersbaar risico te zijn en dient in verhouding te staan tot het belang voor de corporatie in de verbinding. 5.4 Deelnemersreglement WSW In het deelnemersreglement van het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) staan enkele bepalingen die kunnen raken aan de verbindingen van Eigen Haard. Het gaat daarbij met name om de artikelen 29: - teniet doen gaan, vervreemden bezwaren en bestemmingswijziging van (delen van) Eigen Haard of onderliggende wooneenheden en 31: - aangaan van verplichtingen ten behoeve van derden waaronder bij voorbeeld het afgeven van garantie tot vermogensondersteuning of aankoop van onverkochte woningen aan derden. Als derden beschouwt het WSW ook 100% dochters en deelnemingen van Eigen Haard. Het deelnemersreglement vereist in dergelijke gevallen aanvragen van schriftelijke toestemming vooraf van het WSW Soliditeit samenwerkingspartners Voordat in een verbinding een samenwerking wordt aangegaan met een derde partij wordt de soliditeit van de samenwerkingspartner door de divisie Bedrijfsvoering van Eigen Haard getoetst. Daarbij kan zij (informatie van) derden inschakelen. De toetsing van de soliditeit ziet met name toe op het komen tot een oordeel op de financiële positie en ziet verder toe op de reputatie van de samenwerkingspartner. Het bestuur besluit naar aanleiding van de toetsing en het advies van Bedrijfsvoering over (nadere voorwaarden aan) het aangaan van de samenwerking. 3 Een en ander als nader toegelicht in de brief van het WSW aan Woningstichting Eigen Haard de dato 31 december Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 9

10 5.6 Toetsingskader verbindingen Eigen Haard gebruikt het toetsingskader om grip te houden op haar verbindingen. Dit toetsingskader is met ingang van 2012 in gebruik en vervangt daarmee het toetsingskader uit eerdere versies. In het toetsingskader wordt op hoofdlijnen ingegaan op een aantal relevante (beheers)aspecten ten aanzien van verbindingen. Het betreft: - de waardering van de activa in relatie tot de marktwaarde - de mate van financiering door Eigen Haard - de kans op/aanwezigheid van onverkochte koopobjecten - mogelijke spanning met partners (qua financiële soliditeit, samengaan doelstellingen, integriteit) - hoofdelijke en persoonlijke aansprakelijkheid - reputatieschade - kwaliteit van de governance - compliance - de aard van de activiteiten van de verbinding - de mate waarin exit verantwoord mogelijk is Het toetsingskader geeft door middel van een stoplichtrapportage (met gebruik van de kleuren rood, oranje en groen) in één oogopslag een beeld van de mate waarin de verbinding in control is. Het toetsingskader wordt voor het eerst ingevuld bij het aangaan van de verbinding. Jaarlijks evalueert de divisie Zakelijke Markten de verbindingen van Eigen Haard. Hierbij wordt vastgesteld of de verbindingen nog passen binnen de strategie van Eigen Haard en of er veranderingen in de omgeving zijn die tot aanpassing van de verbindingsactiviteiten zouden moeten leiden. Indien uit een evaluatie van een verbinding een onvoldoende oordeel volgt, dienen tijdig passende herstelmaatregelen te worden getroffen. Tevens wordt per verbinding aangegeven of het belang van Eigen Haard wordt aangehouden, gedesinvesteerd of in geval van een lege entiteit wordt geliquideerd. De uitkomsten van de jaarlijkse evaluatie worden besproken in het Bestuur en aangeboden aan de AC en RvC. Bovenstaande laat onverlet dat het risicomanagement van verbindingen bij Eigen Haard een continu proces is, waarbij zo adequaat en tijdig mogelijk wordt gereageerd op signalen die een wijziging van het risicoprofiel van de betreffende verbinding inhouden. In Bijlage 3 is het toepasselijke toetsingskader opgenomen. 5.7 Besturingsfilosofie concernstructuur Eigen Haard heeft voor de inrichting van de governance voor haar dochtermaatschappijen gekozen voor het zogenaamde concernmodel. Het concernmodel gaat uit van een Raad van Commissarissen op het niveau van de toegelaten instelling. Hierbij is sprake van een gelaagde structuur waarbij het Bestuur de bestuurder is van de toegelaten instelling. De toegelaten instelling is op haar beurt aandeelhouder én bestuurder van de Houdstermaatschappij, de Houdstermaatschappij van de werkmaatschappij en de werkmaatschappij van een eventuele project-bv. De woningcorporatie is in deze als (enig) aandeelhouder bevoegd tot het geven van algemene aanwijzingen ten aanzien van het te voeren beleid. Aan het bestuur van de dochtermaatschappij kunnen echter geen concrete instructies worden gegeven 4. In de statuten van de verbindingen dienen bepalingen opgenomen te worden dat belangrijke besluiten van de bestuurder worden onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van de algemene 4 Aldus is het wel mogelijk om aan het bestuur van de dochter aanwijzingen te geven betreffende de algemene lijnen van het te voeren financiële, sociale, economische en personeelsbeleid (vgl. Forumbank-arrest, HR 21 januari 1955, HR 1959/43). Als orgaan dat bevoegd is tot benoeming, schorsing en ontslag van de bestuurders van de dochtervennootschap(pen) gecombineerd met het geven van aanwijzingen kan de (enig) aandeelhouder invloed uitoefenen op de dochtervennootschap. Deze feitelijke instructiemacht is door de afhankelijkheidsverhouding immers aanwezig, ongeacht de vraag of er een statutaire grondslag voor is (vgl. Ogem-arrest, HR 10 januari 1990, NJ 1990/466). Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 10

11 vergadering van aandeelhouders. Aangezien zowel de bestuurdersrol als de aandeelhoudersrol uiteindelijk door het Bestuur van de toegelaten instelling wordt uitgeoefend, is ook in de statuten van de toegelaten instelling vastgelegd dat voor besluiten die het Bestuur (direct of indirect) neemt als orgaan in verbindingen de voorafgaande goedkeuring vereist is van de Raad van Commissarissen van de toegelaten instelling. Binnen de verbinding kunnen taken en bevoegdheden van de statutair directeur/bestuurder desgewenst worden gedelegeerd aan werknemers. Bij het verstrekken van een specifieke volmacht worden afspraken gemaakt waarmee wordt gewaarborgd dat besluiten die zijn onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van de RvC (zoals de uitoefening van stemrecht) door de gevolmachtigde worden voorgelegd aan de bestuurder, zodat de bestuurder deze kan voorleggen aan de RvC. 5.8 Bestuursreglement Eigen Haard In het Bestuursreglement van Eigen Haard vindt nadere vastlegging van de governance afspraken plaats. In het Bestuursreglement worden naast de reguliere afspraken tussen de Raad van Commissarissen en het Bestuur over het toezicht houden van de onderneming van de TI ook afspraken vastgelegd die toezien op het handelen via verbindingen. Zo dient te worden vastgelegd: - welke rapportageverplichtingen het Bestuur heeft ten aanzien van verbindingen; - hoe volmachten worden verstrekt aan medewerkers om namens verbindingen te kunnen optreden; 5.9 Administrateurschap Onder administrateurschap wordt hier verstaan: het voeren van de administratie en het verzorgen van periodieke rapportages, begrotingen en jaarverslaggeving, alsmede het uitvoeren van het financieel beheer in opdracht van en voor rekening en risico van de verbinding. Eigen Haard heeft de voorkeur om administrateur te zijn voor haar verbindingen. Dit zal in de praktijk niet altijd mogelijk zijn bij met name joint ventures en (minderheids)deelnemingen. In de afzonderlijke aandeelhoudersovereenkomsten met de partners worden nadere afspraken gemaakt voor de wederzijdse verantwoordelijkheden ten aanzien van het proces en inhoud van het administrateurschap Integriteit Het integriteitsbeleid binnen Eigen Haard is het geheel van voorzieningen en maatregelen dat de organisatie treft om het integer handelen te bevorderen. Om tot een gedragen integriteitsbeleid te komen is het van belang de verbindingen (en de samenwerkingspartners) hier bij te betrekken. Voor de dochterondernemingen geldt onverlet hetzelfde integriteitbeleid als bij Eigen Haard. Voor joint ventures en (minderheids)deelnemingen zal dit in de praktijk niet altijd haalbaar zijn. In de afzonderlijke aandeelhoudersovereenkomsten met de partners worden nadere afspraken gemaakt voor de wederzijdse verantwoordelijkheden welke toezien op het integer handelen. Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 11

12 6. Governance & toezichtstructuur (verhouding RvC- RvB) 6.1 Rol RvC Het bestuur van Eigen Haard is bevoegd te beslissen over het aangaan van duurzame samenwerking van de stichting met een andere rechtspersoon of vennootschap in de gevallen waarin cumulatief wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: I. De (voorgenomen) activiteiten zijn volgens het Besluit Beheer Sociale Huursector( BBSH) en de daarop toelichtende Ministeriële Circulaires (MG s) toegestaan als TI en/of Verbinding. II. Het aangaan van de verbinding en de daarin (voorgenomen) activiteiten past binnen artikel 11a 2 e lid van het BBSH. Dit luidt: De TI verbindt zich slechts met een andere rechtspersoon of vennootschap indien dit noodzakelijk is om aan haar volkshuisvestelijke taken te voldoen. Als vaststaat dat uitvoering als verbinding conform wet- en regelgeving is toegestaan, komen de volgende voorwaarden aan de orde: 1. De (voorgenomen) activiteiten van de verbinding passen binnen de strategie van Eigen Haard. 2. De (voorgenomen) activiteiten van de verbinding zijn in het kader van de staatssteundiscussie geclassificeerd als niet- DAEB-activiteiten. 3. De TI Eigen Haard heeft meer dan 2/3 e van de aandelen en/of zeggenschap, dan wel is in de statuten van de verbinding geregeld dat voor BBSH-rakende besluiten de voorafgaande goedkeuring van Bestuur/RvC van de TI Eigen Haard vereist is. 4. Eigen Haard financiert maximaal 10 miljoen (totaal eigen vermogen en vreemd vermogen) en naar rato van haar zeggenschap. 5. Het aangaan van de duurzame samenwerking heeft geen bijzonder hoog risicoprofiel (b.v. classificatie 1 naar belang en risicoprofiel hierbij valt te denken aan aard van de activiteiten reguliere business of niet, kans op afwijking met het BBSH, aard van de partner, duur van de samenwerking, kans op reputatieschade). In alle gevallen waarin het aangaan van de verbinding niet voldoet aan een of meer van de in onder 1 tot en met 5 genoemde voorwaarden, behoeft het Bestuur voorafgaande goedkeuring voor het aangaan van de duurzame samenwerking van de Raad van Commissarissen. In dat geval krijgt de Raad van Commissarissen in elk geval de beschikking over het memorandum zoals genoemd in hoofdstuk 2.5 (of een samenvatting daarvan), de concept-statuten en in geval van een minderheidsbelang de samenwerkingsovereenkomst of aandeelhoudersovereenkomst. In bijlage 4 is bovenstaande in een beslisschema weergegeven. 6.2 Governancestructuur Vanuit de governancestructuur van Eigen Haard wordt een basis geïdentificeerd die als standaard wordt doorgevoerd binnen de verbindingen. Deze basis bestaat ondermeer uit de volgende elementen: inrichting van de organisatie volgens de Governancecode; bepalingen over besluiten die aan de AvA / VvV moeten worden voorgelegd; procuratieregeling binnen de werkorganisatie; treasurystatuut integriteitsbeleid/-code / klokkenluiderregeling. Hierdoor kan bijvoorbeeld worden gewaarborgd dat de RvC van Eigen Haard haar goedkeuring moet geven op alle majeure besluiten die direct of indirect van invloed zijn op Eigen Haard, ook als deze worden genomen binnen een verbinding. In geval van een minderheidsbelang bestaat overigens wel de mogelijkheid dat het uiteindelijke besluit binnen de verbinding afwijkt van het besluit van de RvC van Eigen Haard. Het is daarom bij minderheidsbelangen van belang dat de belangrijkste afspraken vooraf worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst of aandeelhoudersovereenkomst. Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 12

13 6.3 Besluiten De statuten van Eigen Haard vormen de basis voor het voorleggen van besluiten binnen de verbinding aan de RvC van Eigen Haard. In de statuten van de verbinding wordt opgenomen dat besluiten zoals genoemd in artikel 11 lid 1 van de statuten van Eigen Haard, moeten worden voorgelegd aan een orgaan waarin Eigen Haard is vertegenwoordigd, zoals de AvA, de VvV of het stichtingsbestuur. Op die manier wordt bereikt dat het bestuur van Eigen Haard betrokken wordt bij dergelijke besluiten waardoor tevens gewaarborgd wordt dat bepaalde besluiten worden onderworpen aan de goedkeuring van de RvC. In bijlage 5 is artikel 11 van de statuten van Eigen Haard opgenomen. 6.4 Jaarlijkse evaluatie verbinding Jaarlijks evalueert de divisie Zakelijke Markten de verbindingen van Eigen Haard. Hierbij wordt vastgesteld of de verbindingen nog passen binnen de strategie van Eigen Haard en of er veranderingen in de omgeving zijn die tot aanpassing van de verbindingsactiviteiten zouden moeten leiden. De uitkomsten van de jaarlijkse evaluatie worden besproken in het Bestuur en aangeboden aan de RvC. 6.5 Instrumenten RvC Om haar toezichthoudende rol ten aanzien van de verbindingen te kunnen invullen, maakt de RvC gebruik van de volgende instrumenten: Statutaire bepaling dat de RvC goedkeuring moet geven voor het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking van de stichting met een andere rechtspersoon, indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is (art 11 lid 1sub d statuten Eigen Haard). Statutaire bepaling dat de RvC in omschreven gevallen goedkeuring moet geven aan het door het bestuur uitoefenen van stemrecht c.q. het deelnemen aan besluitvorming in een verbinding (art. 11 lid 1sub k statuten Eigen Haard). Informatieverstrekking over verbindingen in geconsolideerde begroting en jaarstukken. Protocol verwerving en acquisitie van onroerende zaken door Eigen Haard en deelnemingen. Kennisname van jaarlijkse classificatie van verbindingen. Ingevulde toetsingskaders (of een samenvatting daarvan) van de verbindingen die als categorie 1 zijn geclassificeerd worden jaarlijks ter kennisname verstrekt aan de auditcommissie en besproken. De auditcommissie doet in de voltallige RvC verslag van haar bevindingen van deze evaluatie. Algemene informatieplicht RvB ten aanzien van relevante ontwikkelingen. Toepassing van het beslisschema (bijlage 4) bij aangaan van verbindingen. Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 13

14 7. Organisatorische randvoorwaarden 7.1 Dossiervorming Eigen Haard legt de informatievoorziening rondom haar verbindingen vast in een verbindingendossier. De verantwoordelijkheid hiervoor is belegd bij de divisie Zakelijke Markten. In het verbindingendossier wordt onderscheid gemaakt tussen een permanent deel (niet jaarlijks terugkerend) en een doorlopend deel (jaarlijks terugkerend) van de informatievoorziening. Het dossier bevat onder meer: Permanente informatie Doelstelling van de vennootschap Kapitaalbelang (ofwel de rechtstreekse investering) Financieringsovereenkomsten Risicoanalyse van de verbinding Fiscale- en juridische aspecten Organisatorische inbedding Weergave van de hoofdlijnen uit overeengekomen governancedocumenten Motivatie van het Bestuur om deze activiteiten in een vennootschap onder te brengen Beoordeling van de (eventuele) samenwerkingspartner op o.a. financiële soliditeit en reputatie looptijd van de voorgenomen samenwerking Doorlopende informatie Begrotingen / budgetten Vastgestelde jaarrekeningen Garanties en zekerheden zoals bijvoorbeeld 403 verklaringen en bankgaranties Opvolging publicatievereisten Vastgestelde jaarrekeningen Notulen van de algemene vergadering van aandeelhouders 7.2 Naleving verbindingenstatuut Minimaal éénmaal per jaar wordt de naleving van het verbindingenstatuut getoetst (zie hiervoor ook paragraaf 5.5) Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 14

15 BIJLAGE 1 Onderscheid DAEB/ niet-daeb Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 15

16 BIJLAGE 2 Verbindingenstructuur Eigen Haard Zie separate bijlage A3-formaat Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 16

17 BIJLAGE 3 Toetsingskader verbindingen Risicoprofiel (voor Eigen Haard als partner) - Waardering activa te hoog t.o.v. marktwaarde - Financiering door Eigen Haard meer dan partneraandeel-evenredig - Kans op/aanwezigheid van onverkochte koopobjecten - Spanning met partners o Qua financiële soliditeit o Qua samengaan doelstellingen o Qua integriteit - Hoofdelijke en persoonlijke aansprakelijkheid - Reputatieschade - Kwaliteit van de governance - Compliance - Aard van de activiteiten - Mogelijkheid tot verantwoorde exit Belang (van Eigen Haard als partner) - Samenhangende met de aard van de activiteiten van de verbinding o Vaste activa > 5 miljoen o Voorraden en Onderhandenwerk > 5 miljoen o Overige Vlottende activa > 5 miljoen - Aandelenkapitaal en lening > 5 miljoen - Eigen vermogen negatief - Omzet > 5 miljoen Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 17

18 BIJLAGE 4 Beslisschema aangaan verbinding JA JA JA JA JA JA JA I. De (voorgenomen) activiteiten zijn volgens het BBSH en MGcirculaires toegestaan als TI en/of Verbinding. II. De (voorgenomen) activiteiten voldoen aan art. 11a 2e lid BBSH. De TI verbindt zich slechts met een andere rechtspersoon of vennootschap indien dit noodzakelijk is om aan haar volkshuisvestelijke taken te voldoen. Uitvoering als Verbinding (als dochtermaatschappij, deelneming of anderszins duurzame band met een bestaande rechtspersoon of vennootschap) 1. De (voorgenomen) activiteiten passen in de strategie van EH. 2. De (voorgenomen) activiteiten zijn in het kader van de staatssteundiscussie geclassificeerd als niet-daeb-activiteiten. 3. De TI EH heeft > 2/3e van de aandelen en/of > 2/3e zeggenschap of in de statuten van de verbinding is geregeld dat voor BBSH-rakende besluiten voorafgaande goedkeuring van Bestuur/RvC van de TI EH is vereist. 4. EH financiering is maximaal 10 miljoen (totaal eigen vermogen en vreemd vermogen) en naar rato van haar zeggenschap. 5. Het aangaan van de duurzame samenwerking heeft geen bijzonder hoog risicoprofiel (classificatie 1 naar belang en risicoprofiel, waaronder aard van de activiteiten - reguliere business?, kans op afwijken van BBSH -, aard partner, duur van de samenwerking, kans op reputatieschade). Bestuur van EH is bevoegd te beslissen over het aangaan van duurzame samenwerking van de TI met een andere rechtspersoon of vennootschap. De RvC van EH wordt in kennis gesteld.*) *) Gezien de mogelijke verwevenheid van verbindingen met acquisities dient een en ander in samenhang beoordeeld te worden (zie ook beslisschema acquisitie) NEE NEE NEE NEE NEE NEE NEE Geen uitvoering zelfstandig als TI en/of als Verbinding Geen uitvoering als Verbinding, maar zelfstandig als TI Voorafgaande goedkeuring voor het aangaan van de Verbinding van de Raad van Commissarissen van EH is noodzakelijk. RvC krijgt minimaal: - Memorandum (samenvatting) dat inzicht geeft in: de reden om de verbinding aan te gaan (denk aan): Risicobeheersing Beperking aansprakelijkheid van de TI Niet DAEB-activiteiten Bevordering transparantie Fiscale redenen Anderszins aard van de activiteit(en); strategische doelstelling met de activiteit(en); samenwerkingspartners en afspraken; soort verbinding; financiering van de activiteiten (en de verbinding); voorstel voor de inrichting van de verbinding (organisatie, planning en control, etc). exitmogelijkheden. - de concept-statuten - in geval van een minderheidsbelang: samenwerkingsovereenkomst of aandeelhoudersovereenkomst Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 18

19 Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 19

20 BIJLAGE 5 Artikel 11 Statuten Eigen Haard Eigen Haard Verbindingenstatuut versie 7.0 update definitief RvC pagina 20