: Raad van Commissarissen Woningbouwvereniging Bergopwaarts : Chris Theuws, directeurbestuurder

Transcriptie

1 Nummer : /6d Datum : Aan Auteur+functie Doel toezending Betreft : Raad van Commissarissen Woningbouwvereniging Bergopwaarts : Chris Theuws, directeurbestuurder : ter besluitneming : Verbindingenstatuut A. Inleiding Woningbouwvereniging Bergopwaarts heeft in de afgelopen jaren een verbindingenstructuur opgebouwd. Bij de controle van de jaarrekening 2010 heeft onze accountant ons geadviseerd om een verbindingenstatuut op te stellen. In de Governancecode Woningcorporaties van juli 2011 is vastgelegd dat een verbindingenstatuut ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen wordt voorgelegd. B. Ter besluitneming: De Raad van Commissarissen wordt gevraagd haar goedkeuring te verlenen aan het Verbindingenstatuut, november C. Toelichting Conform de (nieuwe) Governancecode Woningcorporaties van juli 2011 moet een verbindingenstatuut opgesteld worden en vastgesteld door het bestuur. De raad van commissarissen keurt deze goed en ziet toe op de naleving van de uitgangspunten. Een concept verbindingenstatuut is opgesteld waarbij diverse bronnen als input gehanteerd zijn. De auditcommissie is gevraagd advies uit te brengen waarna het bestuur tot vaststelling over is gaan. Nu wordt het concept verbindingenstatuut ter goedkeuring aangeboden aan de Raad van Commissarissen. Aan notaris Stan Commissaris is gevraagd kritisch het statuut door te nemen en een voorstel in te dienen voor een besluitvormingssjabloon. Deze wordt nog toegevoegd. D. Samenwerking collega s / inhoud vooroverleg Directeurbestuurder, manager Bedrijfsvoering, controller E. Te voeren interne communicatie Via de controller worden de direct betrokkenen geïnformeerd. F. Te voeren externe communicatie De accountant wordt geïnformeerd. G. Organisatorische en FTE- consequenties Geen. H. Financiële consequenties voorzien van akkoord controller Geen, het levert kaders en uitgangspunten in processen van de organisatie. I. Consequenties voor Raad van Commissarissen: Conform de Governancecode Woningcorporaties juli 2011 is voor de vaststelling van een verbindingenstatuut goedkeuring vereist van de Raad van Commissarissen. J. Opmerkingen van de Raad van Commissarissen tijdens de vergadering van 15 november 2011: Voor akkoord; drs. B.C.J.M. van Beurden RA Voorzitter van de Raad van Commissarissen

2 Memo Van: Controller Aan: Auditcommissie Datum: Onderwerp: Toetsing concept verbindingenstatuut Toetsing concept verbindingenstatuut Er heeft op verzoek van de auditcommissie door de controller een toetsing plaatsgevonden van het concept verbindingenstatuut zoals besproken in de auditcommissie van 19 mei 2011 aan: - Het PwC advies van 10/9/2010 aan de monitoringcommissie Governancecode Woningcorporaties - Deloitte aanbieding ondersteuning van 15/7/ VTW publicatie Toezicht op verbindingen bij woningcorporaties - De Governancecode Woningcorporaties van juli Het wetsvoorstel Herziening Woningwet van 12 mei Statuten Woningbouwvereniging Bergopwaarts De toetsing hield in het beoordelen of bovenstaande documenten strijdigheden bevatten met het concept verbindingenstatuut zoals opgesteld, dan wel of adviezen en regelingen volledig werden opgevolgd dan wel afgedekt in het concept verbindingenstatuut. Hieronder volgt een uiteenzetting van de bevindingen rond de toetsing en eventuele gevolgen voor het concept verbindingenstatuut. PwC advies: Zorgpunt dat wordt aangegeven door PwC is het toezicht bij verbindingen met derden, waarbij de entiteit wordt ingericht voor de realisatie van een specifiek project en/of gebied. Er zijn een aantal adviezen opgenomen om het hiermee samenhangende risico te verminderen, namelijk: - In statuten regelen dat het besluit tot het aangaan van een verbinding goedgekeurd dient te worden door het interne toezichthoudende orgaan (Raad van Commissarissen). In de statuten van Bergopwaarts is dit reeds geregeld, artikel 26 lid 4.f. - Dit besluit moet gemotiveerd worden met de redenen voor de instelling ervan, de keuze voor de rechtsvorm, de financiële band, de bestuurlijke inrichting (inclusief de directievoering) en de keuze voor de samenwerkingspartners. Een vast format dat wordt benut als oplegnotitie bij het voorgenomen bestuursbesluit om te komen tot de oprichting van een verbinding kan hierbij behulpzaam zijn. In het concept verbindingenstatuut zijn bovenstaande zaken geregeld. Er is naar aanleiding van het advies van PwC in bijlage 2 bij het concept verbindingenstatuut een vast format toegevoegd. - De procedures bij het aangaan van transacties door de verbindingen. Zorgpunt is dat bij gedeelde zeggenschap het mandaat van de bestuurder en eventueel toezichthouder voor de verbindingen wordt opgesteld en gevolgd en dat rapportage daarover plaatsvind. In de statuten van Bergopwaarts is de besluitvorming van entiteiten waarin wordt geparticipeerd vastgelegd in artikel 26 lid 4.p.i tot en met vi Dit is in het concept verbindingenstatuut afgedekt in 3.2: Procuratie, mandatering en besluitvorming. Naar aanleiding van het advies is een vaste format ontwikkeld voor besluitvorming die het stramien van Bergopwaarts volgt. Procedure is dat procuratie altijd contractueel wordt vastgelegd. Rapportering over naleving is geregeld in het concept verbindingenstatuut in Binnen de planning en controlcyclus van de TI dient verankerd te zijn dat in de periodieke verantwoording wordt gerapporteerd over de verbindingen in lijn met hetgeen in het toetsingskader is opgenomen over de verantwoordingsplicht. Dit wordt afgedwongen in het concept verbindingenstatuut in 1.6 en door middel van verplichte hantering van bijlage 1 (toetsingskader). Op basis van diverse punten in het PwC advies is het toetsingskader uitgebreid. Verbindingenstatuut Pagina 2

3 - Hiervoor dienen dezelfde statutaire eisen als bij het aangaan van verbindingen te gelden (goedkeuring door de RvC) Naar aanleiding van dit advies is paragraaf 1.7 Opheffen van verbindingen nu toegevoegd aan het concept verbindingenstatuut: Opheffen van verbindingen geschiedt met inachtneming van hetgeen hier in de statuten van Bergopwaarts is bepaald, hetgeen onder meer inhoudt dat goedkeuring van de RvC noodzakelijk is. (in lijn met art 26 lid 4.p.ii van de statuten van Bergopwaarts). Deloitte aanbieding Toezichtkader en toetsingskader VTW, Toezicht op verbindingen bij woningcorporaties Toezichtkader De (nieuwe) Governancecode Woningcorporaties: Relevante passages inzake verbindingen: II.1, inclusief voetnoot 4 en uitwerking II.1.2 en II.1.3 (a en e), II.1.4, II.1.5 en II.1.7 : relevante passages in de uitwerkingen van taken van het Bestuur: - Vaststelling van een toetsingskader voor verbindingen of investeringen. - Een toetsingskader (in geval van verbindingen) waarin wordt vastgelegd welke criteria er worden gehanteerd bij het aangaan van en beëindigen van verbindingen. - Specifiek gaat het daarbij in op de wijze waarop het risicomanagement en de interne beheersing van verbindingen, inclusief het aangaan van majeure transacties daarbinnen, is geregeld. - Het bestuur stelt een toetsingskader voor verbindingen alsmede een toetsingskader voor investeringen vast. De raad van commissarissen keurt deze toetsingskaders goed en ziet tot op de naleving van uitgangspunten. Wordt aan voldaan: met het concept verbindingenstatuut wordt een adequaat toetsingskader ingevoerd (goedkeuring door de RvC vereist). Toetsingskader bevat geen strijdigheden met het verbindingenstatuut. III.1, inclusief voetnoot 9 en uitwerking III.1.6: - Het toezicht van de RvC bevat: het risicomanagement en de interne beheersing van de verbindingen Wordt aan voldaan met het concept verbindingenstatuut. Adequaat toezicht door middel van de in het concept verbindingenstatuut geregelde rapportage is goed mogelijk. Het wetsvoorstel Herziening Woningwet Art 21: definitie verbinding: - Art 21 lid 1: definitie verbinding Gelijk aan definitie in concept verbindingenstatuut. - Art 21 lid 2: De toegelaten instelling verbindt zich uitsluitend in het belang van de volkshuisvesting met een andere rechtspersoon of vennootschap. Afgedekt in paragraaf 2.1 van het concept verbindingenstatuut. - Artikel 25 lid 2b: Het lidmaatschap van het bestuur is onverenigbaar met: het lidmaatschap van het bestuur van een andere rechtspersoon of vennootschap die een onderneming drijft met welke de toegelaten instelling enigerlei banden heeft, tenzij die rechtspersoon of vennootschap op het maatschappelijke belang gerichte werkzaamheden verricht, de raad van toezicht met dat lidmaatschap heeft ingestemd en, indien van toepassing, is voldaan aan de door de raad van toezicht daarbij gestelde voorwaarden. Bestuur mag wel in het bestuur/de directie van de deelneming zitten, aangezien de deelneming werkzaamheden verricht in het belang van de volkshuisvesting (= maatschappelijk), maar niet zonder toestemming in het bestuur van een zorgpartij of leverancier waar enigerlei banden mee zijn. Verbindingenstatuut Pagina 3

4 - Art 26, lid 1 (goedkeuring besluiten door de RvC): Aan de voorafgaande instemming van de raad van toezicht zijn, behoudens bij algemene maatregel van bestuur bepaalde gevallen waarin die instemming niet vereist is, onderworpen de besluiten van het bestuur omtrent: a. overdracht of overgang van de door de toegelaten instelling in stand gehouden onderneming dan wel een overwegend deel van die onderneming aan een derde; b. het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking van de toegelaten instelling met een andere rechtspersoon of vennootschap dan wel als volledig aansprakelijke vennoten in een commanditaire vennootschap of vennootschap onder firma, indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is voor de toegelaten instelling; Conform regeling in het concept verbindingenstatuut en de statuten van Bergopwaarts. - Art 36, lid 4; Art 43 lid 1; : De TI rapporteert in het jaarverslag afzonderlijk over verbindingen, neemt plannen voor verbindingen mee in ondernemingsplan. Verplichting bij de TI, heeft betrekking op verslaggevingsvereisten TI en hoeft niet opgenomen te worden in het concept verbindingenstatuut. - Art 45: Nadere uiteenzetting van wat onder volkshuisvesting valt voor de TI en verbinding. Zie eerder, naleving afgedekt in Art 48, lid 1: Bij verhuur van sociale huurwoningen via een verbindingen blijft het 90% toewijzingscriterium van toepassing. Zie eerder, afgedekt in 2.1. Ter borging echter nog opgenomen in het toetsingskader (bijlage 1 bij het concept verbindingenstatuut). - Art 52, Lid 1: De toegelaten instelling die zich verbindt met een andere rechtspersoon of vennootschap als bedoeld in artikel 21, draagt er zorg voor dat die rechtspersoon of vennootschap mede werkzaam is op het gebied van de volkshuisvesting, waarbij, volgens bij algemene maatregel van bestuur te geven voorschriften, het door de toegelaten instelling verschafte aandeel in haar vermogen verhoudingsgewijs ten hoogste gelijk is aan het aandeel van haar werkzaamheden op dat gebied in het geheel van haar werkzaamheden. Deelnemingspercentage maximaal ten hoogste gelijk aan het aandeel van de werkzaamheden op volkshuisvestelijk gebied van de verbinding => opgenomen in het toetsingskader (bijlage 1 bij het concept verbindingenstatuut). - Art 52, Lid 2: De TI verkoopt geen maatschappelijk en sociaal vastgoed aan de verbinding tenzij dit volgens bij algemene maatregel van bestuur te bepalen gevallen is toegestaan. Opgenomen in het toetsingskader (bijlage 1 bij het concept verbindingenstatuut). - Art 52, lid 3. Het door de toegelaten instelling verschafte aandeel in de gezamenlijke vermogens van de rechtspersonen en vennootschappen met welke een verbinding als bedoeld in artikel 21 bestaat, beloopt niet meer dan een bij algemene maatregel van bestuur te bepalen deel van haar eigen vermogen. Opgenomen in het toetsingskader (bijlage 1 bij het concept verbindingenstatuut). - Art 52, lid 4: Bij algemene maatregel van bestuur kunnen nadere voorschriften worden gegeven omtrent de financiële verhoudingen tussen de toegelaten instelling en rechtspersonen of vennootschappen met welke een verbinding als bedoeld in artikel 21 bestaat. Opgenomen in het toetsingskader (bijlage 1 bij het concept verbindingenstatuut). Statuten Woningbouwvereniging Bergopwaarts: Algemeen: Het concept verbindingenstatuut geeft in 2.1. aan dat de toegestane activiteiten van verbindingen beperkt zijn conform de beperkingen die gelden voor de TI (BBSH) => niet strijdig met de statuten van de Vereniging. Het concept verbindingenstatuut geeft in 2.5 het volgende aan: Voor uitvoering van het besluit behoeft de bestuurder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de RvC, conform hetgeen bepaald is in artikel 26, lid 4 onder f van de statuten van Bergopwaarts. Ten aanzien van het uitoefenen van stemrechten geldt artikel 26, lid 4, sub p. Hierin worden overige situaties waarbij voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de RvC nodig is omschreven. In bijlage 2 is een format opgenomen die als basis gehanteerd dient te worden voor goedkeuring door de RvC. => Hier wordt dus verwezen naar de statuten (geen strijdigheid). Verbindingenstatuut Pagina 4

5 Conclusie en advies: Conform de (nieuwe) Governancecode Woningcorporaties van juli 2011 moet een verbindingenstatuut opgesteld worden en vastgesteld door het bestuur. De raad van commissarissen keurt deze goed en ziet toe op de naleving van de uitgangspunten. Een concept verbindingenstatuut is opgesteld waarbij diverse bronnen als input gehanteerd zijn. De auditcommissie wordt gevraagd advies uit te brengen waarna het bestuur tot vaststelling over kan gaan. Vervolgens wordt het concept verbindingenstatuut ter goedkeuring aangeboden aan de raad van commissarissen. Op basis van bovenstaande werkzaamheden concluderen we dat de het concept verbindingenstatuut niet strijdig is met de in het onderzoek betrokken documenten. Daar waar de documenten een nuttige aanvulling waren op het concept statuut, zijn deze in het concept statuut verwerkt. De controller adviseert om het statuut alsnog te laten toetsen door de notaris. Verbindingenstatuut Pagina 5

6 CONCEPT Verbindingenstatuut Woningbouwvereniging Bergopwaarts Dit Verbindingenstatuut heeft de status van een bestuursbesluit en dient door de Raad van Commissarissen (verder RvC) van Woningbouwvereniging Bergopwaarts te worden goedgekeurd. Het statuut wordt jaarlijks getoetst aan de actualiteit en, indien nodig, gewijzigd. Vastgesteld door de directeur-bestuurder d.d. 14 september 2011 Instemming Raad van Commissarissen d.d. xx november 2011 Deurne, November 2011 Verbindingenstatuut Pagina 6

7 Inhoud 1. Inleiding Achtergrond Definitie van verbindingen Doel van het verbindingenstatuut Positionering van het verbindingenstatuut Vaststelling van het statuut Naleving verbindingenstatuut Opheffen van verbindingen Versiebeheer Aanleiding verbindingen Inleiding Risicobeheersing Fiscaal Samenwerking Keuze voor een verbinding Lopende discussie staatssteun Uitgangspunten verbindingen Inleiding Procuratie, mandatering en besluitvorming Financieel beleid Soliditeit samenwerkingspartners Jaarlijkse evaluatie verbindingen Penvoerderschap Integriteit Bronvermelding BIJLAGE 1 Toetsingskader verbindingen BIJLAGE 2: Format besluit aangaan verbindingen BIJLAGE 3: Format besluitvorming binnen verbindingen Verbindingenstatuut Pagina 7

8 1. Inleiding 1.1 Achtergrond Dit is het Verbindingenstatuut van Woningbouwvereniging Bergopwaarts (hierna Bergopwaarts) als toegelaten instelling (TI) te Deurne. Bergopwaarts staat gezien haar doelstellingen midden in de samenleving en gaat ter uitvoering van haar taken zakelijke relaties aan met derden. Samenwerking met anderen kan zijn vormgegeven op basis van een overeenkomst. Soms is sprake van het hanteren van diverse rechtsvormen en/of samenwerkingsvormen. In alle gevallen is er sprake van keuzevrijheid bij de inrichting. Bij bijvoorbeeld projectontwikkeling kan sprake zijn van een VOF of van een BV-CV structuur of van turnkey afname van onroerend goed. De keuze voor de ene of andere constructie wordt ingegeven door de verschillende belangen van de deelnemende partijen. Onverlet de gekozen constructie is het van belang dat de stakeholders van de corporatie weten wat Bergopwaarts doet, waarom, met welk doel en welke voortgang wordt gemaakt. Het is dan ook van belang dat de verantwoording enerzijds aan de diverse stakeholders, zoals CFV, WSW en de lokale overheid, en anderzijds intern aan de directeur-bestuurder en de Raad van Commissarissen, adequaat en transparant wordt geregeld. Om dit te waarborgen wordt het verbindingenstatuut opgesteld. 1.2 Definitie van verbindingen Bij woningcorporaties wordt veelvuldig het begrip verbinding gebruikt. Dit begrip is afkomstig uit het Besluit beheer sociale-huursector (BBSH). In artikel 2a van het BBSH is een definitie opgenomen van hetgeen onder verbinding moet worden verstaan: Een dochtermaatschappij, waaronder ook begrepen mogelijke kleindochters, als bedoeld in art. 24a van het boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (hierna BW). Het aangaan van een deelneming zoals bedoeld in artikel 2:24c van het BW; Anderszins een duurzame band met een bestaande rechtspersoon of vennootschap door: o financiële of bestuurlijke banden met die rechtspersoon of vennootschap (bijvoorbeeld PPS constructies, WOM); o het verwerven van stemrechten in de algemene ledenvergadering van die andere rechtspersoon. De uit het BBSH afgeleide definitie is breed zodat alle relaties tussen Bergopwaarts en andere rechtspersonen of vennootschappen onder de reikwijdte vallen. 1.3 Doel van het verbindingenstatuut Het verbindingenstatuut geldt als een beleidsdocument als het gaat om het nemen van beslissingen op het gebied van aangaan van relaties met andere rechtspersonen en vennootschappen. Het verbindingenstatuut streeft daarbij het volgende na: het bieden van een informatief en uniform kader voor besluitvoorbereiders; het bieden van een afwegingskader aan beslissers; het verschaffen van inzicht en verantwoording aan de Raad van Commissarissen; het kunnen dienen als verantwoording en bieden van inzicht aan alle stakeholders (waaronder CFV, WSW, samenwerkingspartners, de accountant, etc). 1.4 Positionering van het verbindingenstatuut Het verbindingenstatuut wordt nadrukkelijk als een toetsingskader gepositioneerd. Dat betekent dat besluiten rond het aangaan van nieuwe verbindingen of het aanpassen van de relatie met bestaande verbindingen aan dit toetsingskader worden getoetst. Verbindingenstatuut Pagina 8

9 Benadrukt wordt echter dat de vele aspecten van het onderwerp verbindingen niet zijn te vangen in een allesomvattend regelend kader. Afwijkingen ten opzichte van het toetsingskader zijn mogelijk, maar vereisen in het besluitvormende proces altijd een aanvullende motivering. In dit statuut zijn kaders uitgewerkt voor de inrichting van verbindingen. De inrichting van de verbinding is sterk afhankelijk van de kwalificatie van de verbinding als dochtermaatschappij, deelneming, joint venture of een andere samenwerkingsvorm. Bij een dochteronderneming geldt dat inrichting van de organisatie, planning en control, etc. naar analogie plaatsvindt van Bergopwaarts. Bij andere vormen is dit afhankelijk van het belang dat Bergopwaarts heeft in deze verbinding. De afwegingen die hier worden gemaakt worden altijd overlegd aan de directeur-bestuurder en Raad van Commissarissen en gedocumenteerd. In de volgende hoofdstukken wordt hier nader op ingegaan. 1.5 Vaststelling van het statuut Het Verbindingenstatuut wordt middels besluit vastgesteld door de directeur-bestuurder en vervolgens dient het besluit te worden goedgekeurd door de Raad van Commissarissen (RvC). Wijzigingen kunnen alleen worden doorgevoerd na een besluit daartoe door de directeur-bestuurder en pas na voorafgaande goedkeuring door de RvC. 1.6 Naleving verbindingenstatuut Minimaal éénmaal per jaar wordt de naleving van het verbindingenstatuut getoetst door de controller. De controller rapporteert hierover aan het management team (MT) en aan de RvC en naleving van het statuut op basis van de betreffende rapportage wordt geagendeerd uiterlijk in de vergadering waarin de goedkeuring van de jaarrekening van de verbinding staat geagendeerd. Bij zijn evaluatie hanteert de controller ten minste bijlage 1 van dit statuut. 1.7 Opheffen van verbindingen Opheffen van verbindingen geschiedt met inachtneming van het geen hier in de statuten van Bergopwaarts is bepaald, hetgeen onder meer inhoudt dat goedkeuring van de RvC noodzakelijk is. 1.8 Versiebeheer De manager bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het opstellen en actueel houden van het verbindingenstatuut. Verbindingenstatuut Pagina 9

10 2. Aanleiding verbindingen 2.1 Inleiding Soms staat Bergopwaarts voor de keuze om activiteiten zelf uit te voeren of deze activiteiten af te splitsen. Het kan gaan om het ontwikkelen en exploiteren van onroerend goed of het uitvoeren van een dienst. Aan het afsplitsen van een activiteit liggen altijd één of meerdere aanleidingen ten grondslag. Onderstaand wordt een aantal van deze aanleidingen toegelicht. De activiteiten die Bergopwaarts ontplooit vloeien voort uit het ondernemingsplan. Deze activiteiten dienen te passen binnen de kaders van het BBSH. Het BBSH schrijft voor welke activiteiten een TI mag verrichten. De hoofdregel is dat een TI uitsluitend werkzaam mag zijn op het gebied van de volkshuisvesting. De activiteiten die op basis hiervan zijn toegestaan zijn in het BBSH limitatief opgesomd, voorts staan in de MG circulaires toegestane nevenactiviteiten opgenomen. De beperking van deze (neven)activiteiten geldt ook voor de verbindingen van de TI. 2.2 Risicobeheersing Het uitvoeren van activiteiten door Bergopwaarts, leidt tot een rechtstreekse (eventueel zelfs hoofdelijke) aansprakelijkheid voor de TI zelf. Dat kan ongewenst zijn indien de activiteit als meer dan gemiddeld risicovol moet worden beschouwd, zoals bij projectontwikkeling of het verlenen van diensten aan derden. In dergelijke gevallen zal het afsplitsen en onderbrengen in een verbinding de TI beschermen tegen rechtstreekse aansprakelijkheid. In plaats van de TI wordt de verbinding (hoofdelijk) aansprakelijk en beperkt de exposure van de TI zich tot de (beperkte) kapitaaldeelname. Indien de TI de verbinding (mede) bestuurt dient daarbij uiteraard geen sprake te zijn van kennelijk onbehoorlijk bestuur of schending van de zorgplicht door de aandeelhouder/bestuurder van een verbinding, anders is er wel verdergaande aansprakelijkheid. Bergopwaarts dan wel andere verbindingen binnen de groepsstructuur van Bergopwaarts verstrekken in principe geen garantstellingen aan derden in zijn algemeenheid danwel ten gunste van financiële instellingen of samenwerkende partijen. Indien om moverende redenen een garantstelling aan de orde is, dan is dit bij voorkeur een garantstelling voor een bepaalde tijd met een duidelijke ontbindingsclausule. Het verstrekken van garantstellingen dient te geschieden in overeenstemming met de reguliere mandateringsstructuur en behoeft toestemming van de directeur-bestuurder van Bergopwaarts en/of RvC. 2.3 Fiscaal Het oprichten of aangaan van een verbinding kan een fiscale overweging hebben waarmee fiscale optimalisatie uit hoofde van vennootschapsbelasting of omzetbelasting kan worden gerealiseerd. 2.4 Samenwerking Indien activiteiten met en/of voor derden worden uitgevoerd, zal het afsplitsen van dergelijke activiteiten de transparantie vergroten. Doordat afsplitsing beter inzichtelijk maakt wat dergelijke activiteiten kosten en wat de resultaten zijn wordt adequate aansturing vergemakkelijkt. 2.5 Keuze voor een verbinding De overweging om activiteiten onder te brengen in een verbinding is een verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer van een project of activiteit. In het algemeen wordt de overweging door de manager bedrijfsvoering of manager vastgoed in samenspraak met de controller gemaakt. Overweging vindt plaats bij aanvang van een Verbindingenstatuut Pagina 10

11 project of bij aanvang van voor de organisatie nieuwe activiteiten (zie bijlage toetsingskader). Tevens maken zij de afweging, afhankelijk van de complexiteit van het vraagstuk, of advies gevraagd wordt bij externe specialisten (bijvoorbeeld fiscalisten of juristen). Op basis van de afwegingen schrijft de initiatiefnemer een voorstel dat ten minste de navolgende criteria benoemd en beschouwd: aard van de activiteiten; strategische doelstelling met de activiteiten samenwerkingspartners en afspraken soort verbinding financiering van de activiteiten voorstel voor de inrichting van de verbinding (organisatie, planning en control, etc) Het voorstel dient na behandeling in het MT, bij besluit te worden goedgekeurd door de directeur-bestuurder. Voor uitvoering van het besluit behoeft de bestuurder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de RvC, conform hetgeen bepaald is in artikel 26, lid 4 onder f van de statuten van Bergopwaarts. Ten aanzien van het uitoefenen van stemrechten geldt artikel 26, lid4, sub p. Hierin worden overige situaties waarbij voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de RvC nodig is omschreven. In bijlage 2 is een format opgenomen die als basis gehanteerd dient te worden voor goedkeuring door de RvC. 2.6 Lopende discussie staatssteun De politiek is druk doende met een groot aantal dossiers die de rijksfinanciën en de collectieve voorzieningen aangaan. De volkshuisvesting krijgt daarbij aandacht zowel vanuit de discussie over de staatssteun als vanuit de wijze waarop de sociale doelgroep wordt gehuisvest en de rol daarbij van de corporaties. Door de minister is in concept richting gegeven aan de wijze waarop hij voornemens is het werkgebied te organiseren binnen de kaders die vanuit de Europese Commissie zijn gegeven. De voornemens hebben naar verwachting ook invloed op de inrichting van verbindingen. Het gaat hierbij om het volgende: De financiering van het vastgoed wordt gereguleerd vanuit een opdeling naar vastgoed. Primair wordt de corporatie binnen de instelling geacht alleen diensten van algemeen economisch belang (DAEB) te leveren. Deze activiteit kan in zijn geheel met WSW borging worden gefinancierd. De activiteiten met betrekking tot het overige vastgoed zijn beperkt mogelijk en ten dele kunnen deze worden gefinancierd met middelen en zekerheden vanuit de corporatie. De zogenaamde DAEB activiteiten en niet-daeb activiteiten dienen door de corporatie minimaal (administratief) gescheiden te worden geregistreerd. Indien ook juridische scheiding volgt, heeft dit direct gevolgen voor de verbindingen van Bergopwaarts. Op het moment van vaststellen van dit statuut is nog geen rekening gehouden met de mogelijke effecten van de discussie rondom het staatssteundossier. Verbindingenstatuut Pagina 11

12 3. Uitgangspunten verbindingen 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten en de voorwaarde voor het aangaan van een verbindingen uiteengezet. De voorwaarden gelden voor het vormgeven van de structuur, interne beheersing, de informatievoorziening en de organisatie van verbindingen. Er worden 2 categorieën verbindingen onderscheiden: Dochtervennootschap 1 (of meerderheidsdeelneming) Bergopwaarts heeft hier uit hoofde van haar aandelenbelang (meer dan 50%) beslissende zeggenschap inzake het beleid en de directievoering. Bij dochtervennootschappen ligt het voor de hand dat de inrichting naar analogie plaatsvindt van Bergopwaarts. Deze inrichting dient borg te staan voor een adequate verantwoording van de behaalde resultaten. De informatievoorziening dient daarbij minimaal het volgende te bevatten: - een businessplan voor de in de verbinding te ondernemen activiteiten; - een jaarlijks activiteitenplan, bijbehorend budget en adequate risicoanalyse; - de voortgangsrapportages inclusief bijbehorende risicoanalyses alsmede rapportering van eventuele afwijkingen en bijstellingen; - de jaarlijkse verantwoording door middel van de jaarrekening. De cyclus dient als tijdschema zodanig georganiseerd te zijn dat de uitkomsten mee kunnen worden genomen in de betreffende geconsolideerde documenten van Bergopwaarts. Joint venture 2 en minderheidsdeelnemingen 3 Voor joint ventures en minderheidsdeelnemingen zullen andere spelregels gelden ten aanzien van de inrichting van de administratie organisatie en interne controle, aangezien de corporatie hier geen beslissende zeggenschap heeft. Ook hier geldt als uitgangspunt dat de eigen spelregels van Bergopwaarts als toetsingskader dienen voor de beoordeling van de vastgelegde afspraken. Met de penvoerder dienen sluitende afspraken te worden gemaakt over wanneer de relevante documentatie ter beschikking komen. Voor dochtermaatschappijen geldt dat de bepalingen in het statuut leidend zijn en toegepast moeten worden bij het inrichten van deze verbindingen. Bij verbindingen anders dan dochterondernemingen hebben deze uitgangspunten het karakter van een aanbeveling. 3.2 Procuratie, mandatering en besluitvorming De procuratieregeling van Bergopwaarts is separaat verankerd in procuratieregeling Woningbouwvereniging Bergopwaarts V (opgenomen in bijlage 2 van het bestuursreglement). Hierin is de tekenbevoegdheid geformaliseerd. Ten aanzien van de dochtervennootschappen is de tekenbevoegdheid indien mogelijk gelijk aan die van Bergopwaarts. Voor de overige verbindingen wordt een procuratieregeling opgesteld die ontleend is aan of zoveel mogelijk aansluiting kent met de procuratieregeling van Bergopwaarts. De procuratie wordt contractueel vastgelegd. Motivering van besluitvorming binnen de entiteit sluit zoveel mogelijk aan bij de wijze van motivering die binnen Bergopwaarts wordt gehanteerd (zie bijlage 3 van dit statuut). 1 Wettelijk is een dochtermaatschappij samengevat een rechtspersoon waar meer dan de helft van de stemrechten in de AVA kan worden uitgeoefend, dan wel meer dan helft van de bestuurders of de commissarissen kan worden benoemd of ontslagen. Een vennootschap waarin de verslaggevende rechtspersoon als vennoot volledig aansprakelijk is voor de schulden wordt met een dochtermaatschappij gelijkgesteld. Het begrip dochtermaatschappij is geheel juridisch bepaald en heeft weinig betekenis voor de financiële verslaggeving. 2 Een joint venture is een zakelijk samenwerkingsverband tussen twee of meer partijen om samen één economische activiteit te ondernemen. De partijen spreken in een samenwerkingsovereenkomst af om zowel winst als verlies te delen. 3 Bergopwaarts heeft een aandelenbelang (meestal minder dan 50%) en heeft geen beslissende zeggenschap over het beleid en de directievoering. Verbindingenstatuut Pagina 12

13 3.3 Financieel beleid Het BBSH schrijft verder voor dat een corporatie haar financiële continuïteit dient te waarborgen. In het Financieel statuut is verankerd onder welke condities financiering, garanties en zekerheden mogen worden verstrekt. Deze bepalingen werken ook door naar de verbindingen. Het financiële risico dat via een verbinding wordt gelopen dient derhalve een weloverwogen en beheersbaar risico te zijn en dient in verhouding te staan tot het belang voor de corporatie in de verbinding. Bij een meerderheidsbelang is altijd het accounting manual van Bergopwaarts leidend bij het opstellen van financiële verantwoordingen door de verbinding. De corporatie rapporteert in het jaarverslag afzonderlijk over verbindingen en neemt plannen voor verbindingen mee in het ondernemingsplan. 3.4 Soliditeit samenwerkingspartners Voordat in een verbinding een samenwerking wordt aangegaan met een derde partij wordt altijd de soliditeit van de samenwerkingspartner getoetst. De toetsing van de soliditeit ziet met name toe op het komen tot een oordeel op de financiële positie en ziet verder toe op de reputatie van de samenwerkingspartner. Bij de toetsing op financiële soliditeit van samenwerkingspartners die een belang hebben in een verbinding van Bergopwaarts, wordt uitvoering door een externe partij overwogen. Anders wordt intern door de controller een toetsing uitgevoerd, waarbij zoveel mogelijk gebruik zal worden gemaakt van informatie van derden. Deze toetsing zal ook plaatsvinden op de financiële positie en de integriteit van de samenwerkingspartner. 3.5 Jaarlijkse evaluatie verbindingen Jaarlijks evalueert de controller de verbindingen van Bergopwaarts. Hierbij wordt vastgesteld of de verbindingen nog passen binnen de strategie van Bergopwaarts en of er veranderingen in de omgeving zijn die tot aanpassing van de verbindingsactiviteiten zouden moeten leiden. Tevens ziet de controller toe op naleving van de interne beheersing rond de verbindingen. Bergopwaarts heeft ten behoeve van de evaluatie een toetsingskader ontworpen. Het toetsingskader gaat in op de strategische, op financiële en op operationele kaders. Indien uit een evaluatie van een verbinding een onvoldoende oordeel volgt, dienen tijdig passende herstelmaatregelen te worden getroffen. Tevens wordt per verbinding aangegeven of het belang van Bergopwaarts wordt aangehouden, gedesinvesteerd of in geval van een lege entiteit wordt geliquideerd. De uitkomsten van de jaarlijkse evaluatie worden besproken met de directeur-bestuurder en aangeboden aan de RvC. In Bijlage 1 is het toetsingskader opgenomen. 3.6 Penvoerderschap Bergopwaarts heeft de voorkeur om het penvoerderschap te houden voor verbindingen. Dit zal in de praktijk niet altijd mogelijk zijn bij met name joint ventures en (minderheids)deelnemingen. In de afzonderlijke overeenkomsten met de partners worden nadere afspraken gemaakt voor de wederzijdse verantwoordelijkheden ten aanzien van het proces en inhoud van het penvoerderschap. Contracten worden opgesteld op basis van juridisch getoetste contracten. Bij onzekerheid omtrent de juridische consequenties omtrent de inhoud van een contract wordt externe expertise ingehuurd. 3.7 Integriteit Het integriteitsbeleid binnen Bergopwaarts is het geheel van voorzieningen en maatregelen dat de organisatie treft om het integer handelen te bevorderen. Voor de dochterondernemingen geldt onverlet hetzelfde integriteitbeleid als bij Bergopwaarts. Voor joint ventures en (minderheids)deelnemingen zal dit in de praktijk niet altijd haalbaar zijn. In de afzonderlijke overeenkomsten met de partners worden nadere afspraken gemaakt voor de wederzijdse verantwoordelijkheden welke toezien op het integer handelen. Verbindingenstatuut Pagina 13

14 4. Bronvermelding Bij het opstellen van het verbindingenstatuut zijn de volgende bronnen geraadpleegd: Het PwC advies van 10/9/2010 aan de monitoringcommissie Governancecode Woningcorporaties Deloitte aanbieding ondersteuning van 15/7/2011 VTW publicatie Toezicht op verbindingen bij woningcorporaties De Governancecode Woningcorporaties van juli 2011 Het wetsvoorstel Herziening Woningwet van 12 mei 2011 Statuten Woningbouwvereniging Bergopwaarts Verbindingenstatuut Pagina 14

15 BIJLAGE 1 Toetsingskader verbindingen Onderwerp Toetsingkader Oordeel Overwegen verbinding Algemeen wordt het (mede) oprichten van een verbinding overwogen motiveren voor commerciële of risicovolle activiteiten of bij gedeelde financiering of uitvoering van activiteiten. De overweging voor het al dan niet aangaan van verbindingen wordt in de beginfase van een project vastgelegd. Argumenten van het oprichten van een verbinding kunnen zijn: positionering activiteit; creëren marktkanalen; samenwerking met derden; fiscaal optimaliseren; financieel optimaliseren; transparantie en inzicht in resultaten. Werkgebied De activiteiten worden ontplooid in het werkgebied van Bergopwaarts ja / nee zoals beschreven in het strategisch plan en de statuten van Bergopwaarts. Keuze verbinding Bij de keuze worden de volgende zaken gemotiveerd vastgelegd: motiveren - aard van de activiteiten; - strategische doelstelling met de activiteiten - samenwerkingspartners en afspraken - soort verbinding - financiering van de activiteiten - voorstel voor de inrichting van de verbinding (organisatie, planning en control) Tevens worden aanvullende zaken die worden genoemd in bijlage 2 bij dit statuut meegenomen in de schriftelijke motivering. Aangaan verbindingen Het voorstel is bij besluit goedgekeurd door de directeur-bestuurder. Dit ja/nee besluit is goedgekeurd door de RvC conform hetgeen bepaald is in artikel 26, lid 4 onder f van de statuten van Bergopwaarts. Aangaan verbindingen Het door de toegelaten instelling verschafte aandeel in het vermogen ja/nee van de verbinding, beloopt niet meer dan een bij algemene maatregel van bestuur te bepalen deel van haar eigen vermogen. Aangaan verbindingen De TI draagt er zorg voor dat de verbinding werkzaam is op het gebied ja/nee van de volkshuisvesting, waarbij volgens AMvB te geven voorschriften, het door de TI verschafte aandeel in haar vermogen ten hoogste gelijk is aan het aandeel van haar werkzaamheden op dat gebeid in het geheel van haar werkzaamheden. Risicoprofiel verbinding Het risicoprofiel van de verbinding sluit aan met de gekozen juridische ja / nee vorm. Risico s bij het aangaan van verbindingen worden geëvalueerd. Financiering Bij AMvB kunnen nadere voorschriften worden gegeven omtrent de ja / nee financiële verhoudingen tussen de TI en de verbinding. De voorschriften worden gevolgd. Financiering Er wordt inzicht gegeven in de financiële gevolgen van het aangaan van ja / nee de verbindingen Fiscaliteit Is het fiscale kader waarbinnen de verbinding opereert in kaart Ja/nee gebracht? Aandeel in verbinding Het deelnemingspercentage is ten hoogste gelijk aan het aandeel van de ja / nee werkzaamheden op volkshuisvestelijk gebied van de verbinding Belang Beschrijvend Beschrijven Besturings- en Het besturingsmodel ligt schriftelijk vast. Aandachtspunten daarbij zijn: Beschrijven toezichtmodel - Benoemt, schorst en ontslaat de woningbouwvereniging (of de holding) het bestuur van de verbinding? - Wie vormt het bestuur van de verbinding? Gescheiden van woningbouwvereniging of niet - Wie houdt toezicht op de verbinding? Heeft de rechtspersoon een toezichthoudend orgaan? (verplichting BBSH). Een eigen RvC of RvC TI? Derde variant is middels een RvC die ook RvC van de woningbouwvereniging is. - Vallen de werkzaamheden onder de bestaande polis bestuurdersaansprakelijkheid? - Heeft de rvc invloed op de benoeming en/of voordracht, schorsing en ontslag van het bestuur van de verbinding? - Hoe zijn de advies- informatie- en/of goedkeuringsrechten terzake de activiteiten van de verbinding geregeld? - Zijn er binnen de RvC zodanig dat competentie en deskundigheid ten aanzien van het toezicht op de verbinding adequaat zijn? - Is er onvoldoende ondersteuning van de RvC ten aanzien van het toezicht op verbindingen Businessplan Er is een business plan voor de in de verbinding te ondernemen ja / nee/ nvt activiteiten opgesteld (verplicht bij meer dan 50% zeggenschap). Activiteiten De activiteiten van de verbindingen sluiten aan op de activiteiten zoals ja / nee omschreven in het strategisch plan van Bergopwaarts en passen daarmee binnen de kaders van het BBSH. Activiteiten Bij verhuur van sociale huurwoningen via een verbindingen blijft het 90% toewijzingscriterium van toepassing. ja / nee/ nvt Verbindingenstatuut Pagina 15

16 Onderwerp Toetsingkader Oordeel Activiteiten De TI vervreemdt woongelegenheden of gebouwen als bedoeld in artikel ja / nee 47, eerste lid, onderdeel b, respectievelijk artikel 45, eerste lid, onderdeel d van de Woningwet, of hun onroerende en infrastructurele aanhorigheden niet aan verbindingen. Een en ander behoudens in bij algemene maatregel van bestuur te bepalen gevallen. Activiteitenplan Er is een activiteitenplan, bijbehorend budget en adequate risicoanalyse. ja / nee/ nvt (verplicht bij meer dan 50% zeggenschap). Ondernemingsplan TI De TI rapporteert in het jaarverslag afzonderlijk over verbindingen, ja / nee neemt plannen voor verbindingen mee in ondernemingsplan. Samenwerkingsovereenkomst De statuten of de SOK is getoetst, of er is een relatief eenvoudig ja / nee (SOK) of statuten contract gebaseerd op een in het verleden juridisch getoetst contract. Overwegingen liggen vast. Procuratie De procuratie ligt vast in het contract met de samenwerkingspartner. De ja / nee procuratie sluit in voldoende mate aan bij de regeling van Bergopwaarts. De procuratieregeling is gevolgd. Garanties en zekerheden De garanties en zekerheden hebben een laag risicoprofiel. ja / nee Internal Rate of Return Het rendement op basis van IRR bedraagt meer dan 5,25%. ja / nee (IRR) Solvabiliteit De solvabiliteit bedraagt meer dan 25% op basis van actuele waarde. ja / nee Verslaggeving Het accounting manual van Bergopwaarts is verstrekt en wordt gevolgd (verplicht bij meer dan 50% zeggenschap) Interne beheersing De interne beheersing sluit zoveel mogelijk aan bij de opzet van ja / nee Bergopwaarts. Interne beheersing De uitgangspunten van de interne beheersing liggen contractueel vast ja / nee Periodieke verantwoording Uitgangspunten: - dochteronderneming: Ieder kwartaal legt het bestuur van de verbinding verantwoording af aan Bergopwaarts. - deelneming en joint venture: Indien sprake is van een belang > EUR 0,5 mln. of bij strategisch afwijkende kaders (bijvoorbeeld hoog risicoprofiel), dan periodieke ja / nee Verantwoording in jaarverslag vereniging Naleving statuut Naleving statuut Verbindingendossier Compliance verbindingenstatuut verantwoording aan Bergopwaarts. Verantwoording van ten minste: - De aard van de verbinding - Het eigen vermogen en de jaaromzet van de verbinding - Het financiële belang van de vereniging inzake de inbreng in de verbinding - De financiële omvang van nevenactiviteiten en kerntaken van de verbinding - Gevoerde beleid om risico s rond de activiteiten te beperken - De bestuurlijke betrokkenheid van de vereniging in de rechtspersoon Minimaal éénmaal per jaar is de naleving van het verbindingenstatuut getoetst door de controller. De controller rapporteert hierover aan het MT en aan de RvC en naleving van het statuut op basis van de betreffende rapportage wordt geagendeerd uiterlijk in de vergadering waarin de goedkeuring van de jaarrekening van de verbinding staat geagendeerd. Informatievoorziening rondom verbindingen ligt vast in een verbindingendossier. Het dossier bevat onder meer: - Overeenkomsten, statuten, garanties en zekerheden - Rapportage inzake werkzaamheden in het kaders van dit toetsingskader (bijlage 1) - Begrotingen/budgetten/vastgestelde jaarrekeningen - Vastgelegde opvolging publicatievereisten - Notulen van de AVA Het verbindingendossier is volledig gevuld beschrijven ja / nee motiveren motiveren ja/nee Verbindingenstatuut Pagina 16

17 BIJLAGE 2: Format besluit aangaan verbindingen Aan : Raad van Commissarissen Woningbouwvereniging Bergopwaarts Auteur+functie : Chris Theuws, directeurbestuurder Doel toezending : ter besluitneming/ ter informatie/ ter kennisneming Betreft : A. Inleiding B. Ter besluitneming C. Toelichting (verplichte elementen toetsingskader) - Doelstelling van de vennootschap en aard van de activiteiten - Het kapitaalbelang (ofwel de rechtstreekse investering) - De financiering van de entiteit - Te verwachten risico s en rendementen - Fiscale- en juridische aspecten - Organisatorische inbedding, waarbij in de motivering wordt betrokken: De procedures bij het aangaan van verbindingen De procedures bij het aangaan van transacties voor verbindingen De periodieke verantwoording door verbindingen De procedures bij het opheffen van verbindingen - Een weergave van de hoofdlijnen uit overeengekomen governance documenten - Motivatie van de directeur-bestuurder om deze activiteiten in een vennootschap onder te brengen; - Een beoordeling van de (eventuele) samenwerkingspartner op o.a. financiële soliditeit en reputatie - Looptijd van de voorgenomen samenwerking Bij de uiteenzetting van bovenstaande wordt rekening gehouden met hetgeen is vastgelegd in de bijlage Toetsingskader evaluatie verbindingen bij het verbindingen statuut. D. Samenwerking collega s / inhoud vooroverleg E. Te voeren interne communicatie F. Te voeren externe communicatie G. Organisatorische en FTE-consequenties H. Financiële consequenties voorzien van akkoord controller I. Consequenties voor Raad van Commissarissen J. Opmerkingen van de Raad van Commissarissen tijdens de vergadering van Voor akkoord; datum Voorzitter van de Raad van Commissarissen Verbindingenstatuut Pagina 17

18 BIJLAGE 3: Format besluitvorming binnen verbindingen De vastlegging van besluitvorming van binnen de verbinding volgt het stramien van Bergopwaarts, indien dit contractueel is overeengekomen. Indien de verbinding geen eigen RvC bezit, kan punt K worden weggelaten. Hetzelfde geldt voor punt I indien de genoemde organen niet aanwezig zijn. Voorbeeld (huidige stramien): Aan : MT Woningbouwvereniging Bergopwaarts Auteur + functie : Manager : Doel toezending : ter besluitneming/ ter kennisname / ter informatie Betreft : A. Inleiding B. Ter besluitneming/ ter kennisname / ter informatie C. Toelichting D. Samenwerking collega s / inhoud vooroverleg E. Te voeren interne communicatie F. Te voeren communicatie met de ondernemingsraad G. Te voeren externe communicatie H. Organisatorische en FTE-consequenties I. Advies derden noodzakelijk - Huurdersbelangenorganisatie (HBO) ja/neen - Ondernemingsraad (OR) ja/neen J. Financiële consequenties voorzien van akkoord controller K. Consequenties voor Raad van Commissarissen Dit besluit is aan de orde geweest in / ter informatie toegezonden aan de Raad van Commissarissen. Datum:.. Naam:.. Voor akkoord; (datum) :.. Directie verbinding Verbindingenstatuut Pagina 18