Excel oefeningen. ICT-Kantoor Dienst Administratieve informatieverwerking (AIV)

Transcriptie

1 Excel 2002 oefeningen ICT-Kantoor Dienst Administratieve informatieverwerking (AIV)

2 Inhoud i Inhoud 1 Tekst, Getallen, Formules, Opslaan en Sluiten Som, Gemiddelde, Maximum, Minimum en Formules kopiëren Opmaak Absolute en relatieve verwijzingen Sorteren en selecties maken Draaitabellen (gegevens analyseren met behulp van een draaitabel) Subtotalen Grafieken... 11

3 1 1 Tekst, Getallen, Formules, Opslaan en Sluiten Stap 1: Nieuw bestand map maken Klik op de knop Nieuw op de Standaard werkbalk of kies Bestand/Nieuw en klik in het taakvenster dat aan de rechterkant verschijnt op Lege werkmap. Stap 2: Titeltjes typen Typ de titeltjes in. Pas de kolombreedte van kolom C aan door te dubbelklikken tussen kolomkop C en D. Stap 3: Getallen typen Typ de getallen van rij 2 en 3 in. Stap 4: Formules inbrengen Maak de som (+) van A2 en A3 en plaats het resultaat in A4. Bereken het verschil (-) tussen B2 en B3 en plaats het resultaat in B4. Maak het product (*) van C2 en C3 en plaats het resultaat in C4. Deel D2 door D3 (/) en plaats het resultaat in D4. Verhef E2 tot de macht E3 (^) en plaats het resultaat in E4. Stap 5: Bestand opslaan Klik op de knop Opslaan Hoofdbewerkingen. op de Standaard werkbalk of kies Bestand/Opslaan en geef als naam Stap 6: Getallen wijzigen Verander een aantal getallen in rij 2 of 3. De resultaten passen automatisch aan. Stap 7: Bestand sluiten Bestand/Sluiten Oplossing titels getallen Resultaat toets met ^ (= naast letter P) + spatiebalk formules (vergeet niet te beginnen met een =-teken) Volgorde van de bewerkingen! 1 Berekeningen tussen haakjes 2 Machtsverheffing (^) 3 Vermenigvuldiging (*) en deling (/) 4 Optelling (+) en aftrekking (-) Opeenvolgende operatoren met hetzelfde prioriteitsniveau worden van links naar rechts berekend.

4 2 2 Som, Gemiddelde, Maximum, Minimum en Formules kopiëren Stap 1: Nieuw bestand maken Klik op de knop Nieuw op de Standaard werkbalk of kies Bestand/Nieuw en klik in het taakvenster dat aan de rechterkant verschijnt op Lege werkmap. Stap 2: Titeltjes typen Typ de jaartallen in en de namen van de personen. Pas indien nodig de kolombreedte aan. Stap 3: Getallen typen Typ de getallen in. Stap 4: Formules inbrengen Bereken de totale verkoop voor het jaar Maak gebruik van de knop AutoSom op de Standaard werkbalk. Bereken de gemiddelde verkoop voor het jaar Maak gebruik van het pijltje naast de knop Autosom of gebruik de knop Functie invoegen op de formulebalk. Bereken op dezelfde manier de kleinste (functie Min) en de grootste (functie Max) verkoop voor het jaar Opmerking Als u de knop Functie invoegen hebt gebruikt, vindt u de functies Gemiddelde, Min en Max terug in de categorie Statistische functies. Stap 5: Formules kopiëren Kopieer de formule om de totale verkoop van een jaar te berekenen naar de kolom van de jaren 2004 en 2005 als volgt: - klik in de cel B7, wijs met de muisaanwijzer in de rechterbenedenhoek (van de cel) op het zwart vierkantje (muisaanwijzer verandert in zwart kruis). - Druk op de linkermuisknop, hou deze ingedrukt en sleep met de muis tot in cel D7, laat nu de linkermuisknop los (formule wordt gekopieerd). Herhaal bovenstaande procedure voor de formules om het gemiddelde, het maximum en het minimum te berekenen. Opmerking Dit kan ook in 1 stap door de cellen B7 t.e.m. B10 eerst te selecteren. Stap 6: Bestand opslaan Klik op de knop Opslaan Functies. Stap 7: Bestand sluiten Bestand/Sluiten op de Standaard werkbalk of kies Bestand/Opslaan en geef als naam Resultaat titels formules

5 3 Oplossing Bereik van een functie 1 Controleer steeds het voorgestelde bereik bij gebruik van de AutoSom-knop. 2 Indien u zelf de functie typt in de formulebalk: gebruik de dubbele punt om het begin- en het eindadres van een aaneengesloten bereik te scheiden. bv. =SOM(B2:B5) Als u de puntkomma gebruikt, duidt u een niet-aaneengesloten bereik aan bv. =SOM(B2;B5) Bijkomende oefening Open het bestand Punten en voeg de formules toe: A B C D E F G 1 Eindscores 2 Maximumscore NED. FRANS WISK. GES. Totaalscore Percentage 5 BRAM ELS MARC KRIS PETER JOCHEM ILSE LUC BJORN RAF BART Gemiddelde 18 Maximum 19 Minimum 20 Mediaan

6 4 Oplossing A B C D E F G 1 Eindscores 2 Maximumscore NED. FRANS WISK. GES. Totaalscore Percentage 5 BRAM =SOM(B5:E5) =F5/40*100 6 ELS =SOM(B6:E6) =F6/40*100 7 MARC =SOM(B7:E7) =F7/40*100 8 KRIS =SOM(B8:E8) =F8/40*100 9 PETER =SOM(B9:E9) =F9/40* JOCHEM =SOM(B10:E10) =F10/40* ILSE =SOM(B11:E11) =F11/40* LUC =SOM(B12:E12) =F12/40* BJORN =SOM(B13:E13) =F13/40* RAF =SOM(B14:E14) =F14/40* BART =SOM(B15:E15) =F15/40* Gemiddelde =GEMIDDELDE(B5:B15) =GEMIDDELDE(C5:C15) =GEMIDDELDE(D5:D15) =GEMIDDELDE(E5:E15) =GEMIDDELDE(F5:F15) =GEMIDDELDE(G5:G15) 18 Maximum =MAX(B5:B15) =MAX(C5:C15) =MAX(D5:D15) =MAX(E5:E15) =MAX(F5:F15) =MAX(G5:G15) 19 Minimum =MIN(B5:B15) =MIN(C5:C15) =MIN(D5:D15) =MIN(E5:E15) =MIN(F5:F15) =MIN(G5:G15) 20 Mediaan =MEDIAAN(B5:B15) =MEDIAAN(C5:C15) =MEDIAAN(D5:D15) =MEDIAAN(E5:E15) =MEDIAAN(F5:F15) =MEDIAAN(G5:G15)

7 5 3 Opmaak Stap 1: Bestand openen Klik op de knop Openen bestand Opmaak. Stap 2: Kolomtitels opmaken (vet + centreren) op de Standaard werkbalk of kies Bestand/Openen en open het Selecteer de cellen A1 t.e.m. D1 en klik op de knoppen en. Stap 3: Rijtitels opmaken (Vet) en breedte kolom A aanpassen Stap 4: Getallen opmaken (scheidingsteken duizendtallen + 2 decimalen) Selecteer de cellen B2 t.e.m. D10 en klik op de knop:. Opmerking Met de knoppen en kunt u het aantal decimalen verhogen of verlagen (er wordt afgerond!). Stap 5: Kader en rasterlijnen aanbrengen Selecteer de cellen A1 t.e.m. D10 en kies Opmaak/Celeigenschappen/Rand. Bij Stijl kiest u een dikke lijn en bij Vooraf ingesteld duidt u Omtrek aan. Bij Stijl kiest u vervolgens een fijne lijn en bij Vooraf ingesteld duidt u Binnen aan. Opmerking U kunt ook gebruik maken van de werkbalk Randen (eerst kaderraster en dan kader tekenen). Stap 6: Selecteren werkblad Klik op het tabblad Opmaak deel 2 onderaan. Stap 7: Kolomtitels opmaken (vet + centreren) Stap 8: Rijtitels opmaken (vet) Stap 9: Titel (Kerstmis 2005) opmaken (Arial 14 punten + vet) Stap 10: Titel centreren over de breedte van de tabel en deze cellen samenvoegen Selecteer de cellen A1 t.e.m. E1 en klik op de knop. Stap 11: Opmaak punten (1 cijfer na de komma + punten kleiner dan 5 in het rood) Selecteer de cellen B4 t.e.m. D7. Gebruik de knoppen en om het aantal decimalen te verhogen of te verlagen. Kies Opmaak/Voorwaardelijke opmaak om de punten kleiner dan 5 in het rood te zetten. Stap 12: Opmaak totaal punten (punten kleiner dan 15 in het rood) Stap 13: Kaders + rasterlijnen aanbrengen Stap 14: Bestand opslaan en sluiten Resultaat

8 6 4 Absolute en relatieve verwijzingen Stap 1: Nieuw bestand maken Klik op de knop Nieuw op de Standaard werkbalk of kies Bestand/Nieuw en klik in het taakvenster dat aan de rechterkant verschijnt op Lege werkmap. Stap 2: Titeltjes typen Typ de titeltjes van rij 3 in. Stap 3: Producten, Inkoopprijs en Winstpercentage typen Typ de gegevens van CEL A4 t.e.m. C8 in. Typ de tekst in de cel A4 en voer door naar beneden met de vulgreep. Vergeet bij het winstpercentage niet het procentteken te typen. Stap 4: BTW-percentage typen Typ in cel A1 de titel en in cel B1 het percentage. Stap 5: Verkoopprijs zonder BTW berekenen Bereken voor het eerste product de verkoopprijs zonder BTW en kopieer de formule naar beneden. Stap 6: BTW berekenen Bereken voor het eerste product de BTW en kopieer de formule naar beneden. Maak gebruik van het BTW-percentage dat zich in cel B1 bevindt. Stap 7: Verkoopprijs berekenen Bereken voor het eerste product de verkoopprijs en kopieer de formule naar beneden. Opmerking U kunt ook de cellen D4 t.e.m. F4 selecteren en de formules in 1 stap naar beneden kopiëren. Stap 8: Bestand opslaan en sluiten Resultaat 4 manieren om een celadres te gebruiken in een formule 1. A1 (relatief adres) naar rechts kopiëren B1 naar beneden kopiëren A2 2. $A$1 (absoluut adres) naar rechts kopiëren $A$1 naar beneden kopiëren $A$1 3. $A1 (kolom absoluut, rij relatief) naar rechts kopiëren $A1 naar beneden kopiëren $A2 4. A$1 (kolom relatief, rij absoluut) naar rechts kopiëren B$1 naar beneden kopiëren A$1

9 7 Als de cursor in de formulebalk achter B1 staat, drukt u F4 om de cel B1 absoluut te maken. Oplossing Als absoluut celadres kunt u in dit geval gebruiken: $B$1 of ook B$1. 5 Sorteren en selecties maken Stap 1: Bestand openen Klik op de knop Openen bestand Adres. Stap 2: Bestand sorteren op naam op de Standaard werkbalk of kies Bestand/Openen en open het Plaats de cursor in de kolom Naam (kolom NIET selecteren) en klik op de knop of kies Data/Sorteren. Stap 3: Bestand sorteren op Postcode en Naam (via Data/Sorteren) Stap 4: Alleen de mannen uit Leuven selecteren Data/Filter/AutoFilter Klik op de knop met het pijltje naar beneden in de kolom woonplaats en selecteer Leuven. Klik op de knop met het pijltje naar beneden in de kolom geslacht en selecteer M. Stap 5: Selectie ongedaan maken Data/Filter/Alles weergeven Stap 6: Selecteer de bedienden van de dienst AIV Stap 7: Selecteer iedereen uit Heverlee en Leuven Stap 8: Selecteer iedereen die een wedde heeft groter dan 2000

10 8 6 Draaitabellen (gegevens analyseren met behulp van een draaitabel) Stap 1: Bestand openen Klik op de knop Openen bestand Adres. op de Standaard werkbalk of kies Bestand/Openen en open het Stap 2: Draaitabelwizard starten Data/Draaitabel- en draaigrafiekrapport/selecteer Microsoft Excel-lijst of -database en onder 'Welk type rapport' selecteert u 'Draaitabel'. Klik op de knop VOLGENDE, controleer het bereik en klik op de knop VOLGENDE. In stap 3 van 3 klikt u op de knop VOLTOOIEN. Stap 3: Draaitabel opbouwen Maak een draaitabel waar de verdeling van de verschillende beroepen per gemeente wordt voorgesteld. Sleep uit de lijst met draaitabelvelden het veld: - WOONPLAATS naar de zone RIJVELDEN - BEROEP naar de zone KOLOMVELDEN - NAAM naar de zone GEGEVENSITEMS. Resultaat De draaitabel wordt op een nieuwe bladtab (voor de bestaande bladen) aangemaakt. Stap 4: Bijkomende opgaven Draaitabel: verdeling geslacht per beroep Draaitabel: verdeling geslacht per woonplaats

11 Resultaat 9

12 10 7 Subtotalen Stap 1: Bestand openen Klik op de knop Openen bestand Boek2005. Stap 2: Tabel sorteren op Soort Stap 3: Subtotalen maken Data/Subtotalen Vul het dialoogvenster als volgt in: op de Standaard werkbalk of kies Bestand/Openen en open het Klik op OK. Stap 4: Maak enkel de subtotalen per Soort zichtbaar (zonder details) Stap 5: Verwijder de subtotalen Stap 6: Maak een kolom bij voor de maand Stap 7: Bereken voor elke boeking de maand Maak gebruik van de knop Functie invoegen om de maandfunctie te zoeken en toe te passen. Stap 8: Sorteer de tabel eerst op Maand en vervolgens op Soort Stap 9: Maak voor elke maand een subtotaal Stap 10: Maak nu per maand ook een subtotaal voor elke soort Vergeet niet de optie 'Huidige subtotalen vervangen' uit te zetten. Stap 11: Bestand opslaan en sluiten

13 11 8 Grafieken Stap 1: Bestand openen Klik op de knop Openen op de Standaard werkbalk of kies Bestand/Openen en open het bestand Uitgaven Stap 2: Grafiek maken van de uitgaven van 2004 en 2005 (kolomgrafiek) Selecteer de cellen A3 t.e.m. C7. Activeer de grafiekwizard door te klikken op de knop. Doorloop de schermen van de grafiekwizard. Stap 3: Opmaak van de grafiek Zoals het resultaat. Resultaat

14 Diensten Algemeen beheer Dienst Administratieve informatieverwerking (AIV) ICT-Kantoor Willem de Croylaan 52 c bus 5582 BE-3001 Heverlee tel Greet.Schoovaerts@icts.kuleuven.be