Infosessie Declareren. Turnhout 7 maart 2016

Transcriptie

1 Infosessie Declareren Turnhout 7 maart /03/2014

2 Infosessie declareren 1. Voorstellingsrondje 2. Welke richtlijnen moet ik gebruiken? 3. Declareren praktisch 4. Type kosten 5. Communicatieverplichtingen 6. Na afloop van het project 2-10/03/2014

3 1. Voorstellingsrondje 3-10/03/2014

4 2. Welke richtlijnen moet ik gebruiken? 4-10/03/2014

5 Welke richtlijnen moet ik gebruiken? 3 soorten richtlijnen of type projecten LEADER: MAK+ - Kempen Zuid Kempen Oost: ANT/KPO2015xxx ANT/KZU2015xxx ANT/MAK2015xxx OmgevingsKwaliteit: ANT2015_xx P+: ANT2015_P10xx Goedkeuringsbrief 5-10/03/2014

6 Declareren: praktisch 6-10/03/2014

7 Wat is declareren? 2 maal per jaar bewijs je de gemaakte kosten aan de hand van standaardsjablonen en vertel je wat je gerealiseerd hebt, om dan de cofinanciering op de gemaakte kosten te ontvangen 2 maal per jaar 15/02/xx (uitzonderlijk 31/03/2016 voor OKW en P+) (deadline voor uitbetaling 15/07/xx) 15/07/xx (deadline voor uitbetaling 31/12/xx) Standaardsjablonen excel-tabel: financieel overzicht voortgangsverslag 7-10/03/2014

8 Wie controleert je dossier? OKW - Dubbele controle: door provincie en door VLM (Nadine Vantomme) - Uitbetaling na 3 à 4 maanden + brief P+ - Dubbele controle door provincie en door VLM (Nadine Vantomme) - Min. 1 terreincontrole - Uitbetaling na 3 à 4 LEADER - Controle door LEADERcoördinator - Steekproefsgewijze controle door VLM - Uitbetaling na 3 à 4 maanden 8-10/03/2014

9 Hoe een declaratiedossier indienen? Papieren dossier in 2-voud naar OKW P+: provincie + VLM Brussel LEADER: Leadersecretariaat Papieren dossier bestaat uit Excel-sjabloon financieel overzicht: ondertekend en geparafeerd Genummerde kosten- en betaalbewijzen (enkel voor OKW en LEADER) Voortgangsverslag Bijkomend communicatiemateriaal 9-10/03/2014

10 Hoe een declaratiedossier indienen? Digitaal dossier naar EN / Miel.gilis@rurant.be (LEADER MAK+) OF (LEADER Zuid en Oost) Digitaal dossier bestaat uit Excelsjabloon financieel overzicht (in excel, geen pdf) Voortgangsverslag Foto s 10-10/03/2014

11 Uitzonderingen Meermaals declareren Indien beperkte eigen middelen bv. kleine organisaties, Deadline niet gehaald Uitstel vragen met schriftelijke verantwoording aan beheersdienst/pgcoördinator Afwijking van meer dan 10% per kostenrubriek Toestemming vragen aan VLM (met provincie in cc)/pg: reden voor afwijking en exact bedrag Beperkte verlenging van het project (binnen N+3) 14 dagen voor einde project Mail naar VLM (met provincie in cc)/pg Inhoudelijke wijziging Per mail naar provincie PMC/PG 11-10/03/2014

12 Voortgangsverslag Altijd indienen Voortgangsverslag of eindverslag (indicatoren + foto s) Stand van zaken Communicatie knelpunten Wet op de overheidsopdrachten 12-10/03/2014

13 Financieel overzicht: voorblad 13-10/03/2014

14 Financieel overzicht: facturen/kosten 14-10/03/2014

15 Factuur + kostenbewijs - NIET voor P+: adviseur platteland en/of VLM komt dit eventueel controleren bij einddeclaratie BIJ DE PROMOTOR (copromotoren bezorgen dus wel alle info aan promotor!!!) => Boekhoudkundige code meenemen in declaratie 15-10/03/2014

16 Type kosten 16-10/03/2014

17 Mogelijke kosten 1. Investeringskosten 2. Personeelskosten 3. Werkingskosten 4. Overhead 5. Externe prestaties 6. Inkomsten 7. Bijdrage in natura (enkel voor LEADER) Volgens goedgekeurde projectfiche subsidiabele kosten investeringsproject vs dienstverleningsproject 17-10/03/2014

18 1. Investeringskosten Wat? Bouw of verbetering onroerende goederen Aankoop machines Erelonen Landschapswerken Aankoop multimediamateriaal verwerven/ontwikkelen computersoftware Haalbaarheidsstudies Wat niet? Aankoop grond of gebouwen Leasing zonder eigendomsoverdracht Zuivere studies Ondergrondse leidingen Rollend materieel Aankoop dieren, zaai- en pootgoed 18-10/03/2014

19 2. Personeelskosten Looncode bepalen Bruto maandloon voor voltijdse functie (loonfiche eenmalig meesturen (ook P+)) Maandloon dat net lager ligt dan bruto maandloon fiche Zit verrekend in de loonkost: bruto maandloon vakantiegeld eindejaarspremie RSZ werkgever verzekering arbeidsongevallen vervoerskosten woon-werkverkeer maaltijdcheques Wat is NIET subsidiabel? - Projectsupervisie - Extralegale voordelen: groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, - Beroepskleding, - Kosten voor aanwerving - Ontslagvergoeding, opzegvergoeding 19-10/03/2014

20 2. Personeelskosten 20-10/03/2014

21 2. Personeelskosten Tijdsregistratie: 1 per halve dag op PDPO gewerkt per maand en per persoon 21-10/03/2014

22 2. Personeelskosten 22-10/03/2014

23 3. Werkingskosten Wat? - exploitatiekosten - opleidingskosten - betaald vrijwilligerswerk - promo en publiciteit - projectgerelateerde kosten voor grondstoffen, gereedschap - aankoop multimediamateriaal, afschrijven over 3 jaar - verplaatsingskosten!!! Grote aankopen onder werkingskosten bv. PC, beamer, in het begin van de projectperiode te verrichten!!! Voor kleine onkosten worden kastickets als onkostennota + betaalbewijs aanvaard (datum + bedrag + gekochte items + leverancier moet duidelijk zijn) 23-10/03/2014

24 4. Overhead Forfaitair bepaald goedkeuringsbrief/projectfiche (max.15% van de personeelskost) GEEN bewijsstukken nodig, enkel invullen in financieel overzicht Wat? Huur verwarming, elektriciteit, gas, water telefonie, internet, - representatiekosten ondersteuning: sociaal secretariaat, boekhouding, juridisch advies kosten voor verzekering 24-10/03/2014

25 5. Externe prestaties Wat? - consultancy - ondersteuning externe organisaties - studies - erelonen 25-10/03/2014

26 6. Inkomsten Vanaf projectkost > Inkomsten ook bewijzen: indien bewezen projectkosten lager liggen dan bruto-projectkosten wordt herrekening gemaakt, en teruggevorderd! 26-10/03/2014

27 7. Bijdrage in natura = onbetaald vrijwilligerswerk, gekoppeld aan een investering, waarvan materiaalkosten bewezen worden, a rato van max.20 /h - MOET expliciet zijn goedgekeurd - Maximum 15% van de totale projectkost - Per vrijwilliger: getekend registratieformulier 27-10/03/2014

28 Wet op de overheidsopdrachten Naleven! Rapporteren in voortgangsverslag Alle relevante stukken via mail bezorgen aan provincie + beheersdienst (hoeft niet op papier) Opdrachtdocumenten/bestek Bewijs van publicatie/verzending PV van opening Ontvangen offertes Gunningsverslag en beslissing PV s van oplevering Contracten attesten 28-10/03/2014

29 Wet op de overheidsopdrachten < (excl.btw): aanvaarde factuur < (excl. BTW): onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor werken, leveringen en diensten < (excl.btw) voor werken OF < voor leveringen en diensten (excl. BTW): onderhandelingsprocedure met bekendmaking 29-10/03/2014

30 Sancties Indien >10% niet subsididiabele kosten => verwittiging per mail Bij 2 e overtreding => boete Niet-subsidiabel gedeelte wordt afgetrokken van de totale goedgekeurde projectkost 30-10/03/2014

31 Communicatieverplichtingen en aanbevelingen 31-10/03/2014

32 Wat valt onder promotiemateriaal? Alle publicaties zoals brochures, kaarten, artikels, websites, uitnodigingen, flyers, infoborden, over het project, die bedoelt zijn om het grote publiek in te lichten over het project en die gedrukt of geplaatst worden, zijn promomateriaal. Belangrijk: Ook promomateriaal i.k.v. project waarvan kosten niet worden ingediend moeten voldoen aan de communicatieverplichting!! 32-10/03/2014

33 Verplichte projectcommunicatie: Wat moet er op staan? Beschrijving van het project Vermelding met steun van ELFO Nodige logo s en slogan Voor alle publicaties en promotiemateriaal over het project! 33-10/03/2014

34 Verplichte projectcommunicatie: Wat? Logo s en slogan terug te vinden op: LEADER OKW Platteland Plus 34-10/03/2014

35 Verplichte projectcommunicatie: Voor wie? Iedere begunstigde die plattelandsssteun ontvangt > : KLEIN INFORMATIEBORD (betaald door werkingsbudget in LEADER) Infrastructuurvoorzieningen of bouwwerkzaamheden met totale plattelandssteun >= : GROOT INFORMATIEBORD+ PERMANENT WERFBORD binnen 3 maanden na afronding IEDERE begunstigde die plattelandssteun ontvangt: INFORMATIEPOSTER (A3-formaat, te verkrijgen via secretariaat) Het bord of poster moet tenminste tijdens de uitvoering van het project omhoog hangen, op een voor het publiek gemakkelijk zichtbare plaats /03/2014

36 Sanctieregeling bij fouten: Geen vergoeding van het promotiemateriaal in geval van geen publicatie van logo s en slagzin. Gedeeltelijke vergoeding van 25% of 75% van het promotiemateriaal indien logo ( s) of slagzin ontbreken 36-10/03/2014

37 Aanbevelingen Communiceren op PROJECTNIVEAU via gebruikelijke communicatiekanalen (nieuwsbrief, website, startmoment, persmoment, ) Zo kunnen wij regelmatig op WERKINGSNIVEAU communiceren over de goedgekeurde projecten om nog meer ruchtbaarheid aan projecten te geven (websites, projectendatabank, nieuwsbrief, good practice, studiedag, vormingsmomenten, ) Communicatie-acties zijn op te nemen in voortgangsverslagen declaratiedossier (foto s,ondernomen acties, )! 37-10/03/2014

38 Aanbevelingen LEADER: Promotoren van dienstverleningsprojecten wordt gevraagd om minstens 1 startmoment/persmoment i.k.v. project te houden Communicatiemateriaal voor ontlening ter beschikking: Beachvlaggen+ roll-ups OKW/P+: 38-10/03/2014

39 Na afloop van het project 39-10/03/2014

40 Na afloop Investeringsprojecten 5 jaar in stand houden zonder bestemmingswijziging 5 jaar alle documenten en bewijsstukken bijhouden Investeringsprojecten> : permanent bord blijft 5 jaar staan 40-10/03/2014

41 Contactgegevens 41-10/03/2014

42 Contactgegevens OKW en P+ Provinciaal Steunpunt Platteland: Tinne Van Looy Lisbeth Hoefkens provincie Antwerpen Dienst Landbouw en Plattelandsbeleid Desguinlei Antwerpen OF VLM Brussel: Nadine Vantomme Afdeling Platteland en Mestbeleid Gulden Vlieslaan Brussel OF 42-10/03/2014

43 Contactgegevens LEADER Kristien Vanlommel: LEADER coördinator LEADER Kempen Oost en Zuid Miel Gilis: LEADER coördinator LEADER MarkAante Kempen + (miel.gilis@rurant.be) RURANT vzw Hooibeeksedijk Geel tel.: platteland@provincieantwerpen.be Davy De Dobbeleer: LEADER VLM Davy.dedobbeleer@vlm.be OF /03/2014