Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap HANDLEIDING BIJ HET AANVRAAGSCHEMA VOOR STEUN BIJ

Transcriptie

1 Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Administratie Land- en Tuinbouw Afdeling Duurzame Landbouw HANDLEIDING BIJ HET AANVRAAGSCHEMA VOOR STEUN BIJ PROJECTEN M.B.T. ONDERZOEK NAAR OPLOSSINGEN VOOR HET GEBRUIK VAN 100% BIOVEEVOEDER IN DE BIOLOGISCHE PRODUCTIEMETHODE EN NAAR WETENSCHAPPELIJKE ARGUMENTEN VOOR DE MEERWAARDE VAN BIOLOGISCHE LANDBOUWPRODUCTEN 2005 Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Administratie Duurzame Landbouw Afdeling Duurzame Landbouw Leuvenseplein Brussel tel: 02/ fax: 02/

2 1. PROJECTINDIENING De aanvragende instelling is diegene die voor de realisering van het project verantwoordelijk is. Uitsluitend organisaties en instellingen zonder commerciële doelstellingen kunnen projecten indienen. Onderzoeksinstellingen, hogescholen en universiteiten komen in aanmerking. In sommige gevallen zullen meerdere instellingen, ook partners genoemd, betrokken zijn bij de indiening van de aanvraag en de uitvoering van het project. Het is echter absoluut noodzakelijk dat voor het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap slechts één instelling aangeduid wordt als verantwoordelijke voor de indiening van de aanvraag en de uitvoering en afrekening van het project. Gelieve informatie te verstrekken over het doel en de werking van de aanvragende instelling en eventueel een exemplaar van de statuten en de samenstelling van de beheersorganen in bijlage te voegen. Gelieve aan te stippen of de aanvragende instantie al dan niet BTW-plichtig 1 is. 1 BTW kan uitsluitend in rekening worden gebracht voor het niet-terugvorderbaar gedeelte. Daartoe dient in elke aanvraag steeds het geldend BTW-statuut van de aanvrager vermeld en gestaafd te worden. 2

3 2. PROJECTBESCHRIJVING 2.1. Geef de titel van het project. Deze benaming zal steeds gebruikt worden in de dossiers, de briefwisseling en de publicaties in verband met het project. Gelieve in de titel de inhoud van het project te geven. Zorg voor een eenduidige en beknopte titel Geef een inhoudelijke omschrijving van het project en ga daarbij nader in op: de probleemstelling de huidige stand van kennis, technieken, resultaten,... de strategische en operationele doelstellingen van het project de voorgestelde werkwijze, aanpak, methodologie projectplanning welke de verschillende stadia van uitvoering of de mijlpalen en de tijdsbesteding per fase weergeeft de wijze waarop de sturing en opvolging van het project zullen gebeuren de relatie met de sector en andere instanties andere relevante elementen Geef een korte samenvatting (max. 1,5 blz.) van het project die kan gebruikt worden voor externe communicatie Geef de projectduur en de concrete aanvangs- en einddatum van het project. Er kan worden gestart vanaf 15 november Het project moet uiterlijk op 31 december 2007 beëindigd zijn Bedoeld worden hier o.m. en b.v. de bouwvergunning en milieuvergunning. Indien u (nog) niet beschikt over de vereiste vergunningen, gelieve dan het wettelijk kader (o.m. inzake te volgen procedure) aan te geven waaraan u zult moeten voldoen. Gelieve eveneens aan te tonen of aan te duiden welke stappen u daarvoor reeds gezet hebt of zult zetten en aan te geven binnen welke periode u verwacht te zullen beschikken over de nodige vergunningen Geef aan voor welke aspecten/fasen van het project u een beroep doet op externe partners. Vermeld welke partners u wenst te betrekken bij uw project en in hoeverre er reeds formele afspraken werden gemaakt omtrent samenwerking. Voeg, indien mogelijk, het samenwerkingsprotocol toe. Beschrijf tevens hun geschiktheid (ervaring, knowhow,...) De stuurgroep (betrokkenen vanuit de sector, externe experten, belanghebbenden, enz) dient om het project op te volgen, om een positieve samenwerking en complementariteit te beogen met de doelgroepen van uw project, om rekening te houden met inbreng van betrokkenen, en om te kunnen bijsturen indien nodig. De stuurgroep moet minstens 4 keer samenkomen: bij aanvang van het project, minstens twee keer (en dit minimaal halfjaarlijks) tussentijds én naar het einde van het project toe. Geef de samenstelling weer van de stuurgroep. De samenstelling, timing van samenkomen en taken van de stuurgroep dienen mee opgenomen te worden in het projectvoorstel Op welke wijze zal de overdracht van kennis en resultaten naar de doelgroep(en) gebeuren? Geef eveneens aan wie hiervoor zal instaan evenals de voorzien aanpak, methode en fasering binnen het project. 3

4 3. SITUERING EN VERANTWOORDING VAN HET PROJECT 3.1. Om in aanmerking te komen voor steun dient een projectaanvraag in de eerste plaats inhoudelijk te beantwoorden aan de opgegeven thema's. Daarnaast zal elke projectaanvraag in het bijzonder getoetst worden op de inhoudelijke waarde van het project. Gelieve dus duidelijk aan te geven onder welk van de opgegeven thema's uw project zich situeert. Kies slechts één thema Op welke doelgroep(en) is het project gericht? Voorbeelden zijn: landbouwers, tussenhandelaars, verwerkers, lokale besturen, consumenten,... (specificeer verder indien nodig in deelsectoren) Geef gedetailleerde informatie over de doelgroep: kenmerken van de betrokken (deel)sector(en) cijfergegevens over de betrokken doelgroep(en) noden van de doelgroep met betrekking tot het project resultaten van voorgaande projecten en/of verwezenlijkingen van uw organisatie m.b.t. deze doelgroep(en) Bedoeld worden o.a. positie, organisatiestructuur, representativiteit, ervaring (o.a. andere projecten), knowhow van de aanvragende instelling Tot welke resultaten moet uw project leiden? Aan de hand van welke indicatoren kan nagegaan worden of u deze resultaten bereikt heeft? Geef kwantificeerbare output- en impactindicatoren op Van welke factoren is de realisatie van de doelstellingen van uw project afhankelijk (kritische succesfactoren) en op welke garanties kan u zich beroepen om deze doelstellingen te bereiken? 4

5 4. FINANCIERING 4.1. De gevraagde steun mag maximaal 100% van de totale projectkosten (excl. overheadkosten) bedragen en is beperkt tot maximaal euro. Overheadkosten komen niet in aanmerking voor subsidiëring en dienen niet beschouwd te worden als projectkosten. De overheadkosten dienen bijgevolg niet te worden opgenomen in het financieringsplan. Bij de eindafrekening zijn alle projectkosten (excl. overheadkosten) te bewijzen met de nodige verantwoordingsstukken (inclusief facturen/onkostennota s/kasticketten met telkens bijhorende betalingsbewijzen) 4.2. Algemeen principe Er worden uitsluitend uitgaven aanvaard die zich tijdens de duurtijd van het project voordeden en waarvoor facturen en betalingsbewijzen kunnen worden voorgelegd. De datum van de betrokken facturen of andere boekhoudkundige documenten moet binnen de projectperiode vallen. De betreffende kosten moeten uiterlijk één maand na afloop van de projectperiode betaald zijn. Enkel kosten die betrekking hebben op activiteiten die plaatsvonden in het kader van het project worden aanvaard. m.a.w. enkel kosten worden aanvaard die : - betrekking hebben op activiteiten die plaatsvonden binnen de projectperiode en - waarvan de datum van de betrokken facturen of andere boekhoudkundige documenten valt binnen de projectperiode en - waarvoor betaalbewijzen kunnen worden voorgelegd van de effectieve betalingen. Deze betalingen dienen te zijn gebeurd ofwel binnen de voorziene projectperiode, ofwel ten laatste uiterlijk 30 dagen na de einddatum van het project. Kosten waarvoor de betaling later plaatsvindt, worden niet meer aanvaard als subsidiabele kosten. BTW kan uitsluitend in rekening worden gebracht voor het niet-terugvorderbare gedeelte. Daartoe dient in elke aanvraag steeds het geldend BTW-statuut van de aanvrager vermeld en gestaafd te worden. De totale projectkosten moeten worden bewezen aan de hand van bewijsstukken. Investeringsuitgaven: Als investeringsuitgaven worden slechts kosten aanvaard die in de loop van het project gemaakt worden, die betrekking hebben op het project en verifieerbaar zijn. Investeringskosten komen enkel in aanmerking voor de afschrijvingsperiode die binnen de projectduur valt en niet voor de volledige aanschaffingskost. Personeelskosten: 5

6 Als personeelskosten worden uitsluitend de loonkosten van de rechtstreeks bij het project betrokken personeelsleden in aanmerking genomen, voor zover deze niet op een andere manier door de overheid gefinancierd worden. Alle personeelskosten dienen per maand aangerekend te worden (ook vakantiegeld, eindejaarspremie,...). In de tabellen van deze rubriek moeten de directe brutosalarissen van bedienden en/of brutolonen van arbeiders met inbegrip van de wettelijk verplichte werknemers- en werkgeversbijdragen worden ingevuld. Alleen de personeelskosten van de personeelsleden die bij het project betrokken zijn, mogen - in verhouding tot de tijd die zij hieraan besteden - worden vermeld. Daarom dient u als bijlage (verantwoording van de kosten) een omschrijving te geven van het aantal + de functie (leidinggevend, kader, bediende of arbeider) van de personeelsleden die voor het project werken, evenals hun voorzien taken binnen het project. Bovendien moet u een raming maken van het aantal uren dat ieder personeelslid aan het project zal besteden. De promotor zal tijdens de projectperiode hiertoe een register bijhouden met de namen van de personen en de door elk van hen aan het project bestede tijd. Als personeelskosten worden niet aanvaard: bijdragen voor extralegale voordelen zoals groepsverzekeringen, extralegaal pensioen,...); loonkosten voor supervisie (meestal door de ondernemingsleider). kilometervergoedingen voor dienstverplaatsingen (deze dienen te worden ondergebracht bij werkingskosten) Werkingskosten: Als werkingskosten worden alleen kosten aanvaard die betrekking hebben op het project en die ook verifieerbaar zijn. Het zijn m.a.w. kosten en uitgaven die zich zonder het project niet zouden hebben voorgedaan. Als werkingskosten kunnen worden aanvaard: de rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor verbruiksmaterialen, hulpgoederen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de verwachte levensduur de duur van het contract niet overschrijdt; computerkosten en kosten voor het gebruik van andere, zeer gespecialiseerde apparatuur; huur die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen, lokalen, apparatuur en infrastructuur. Zijn als werkingskosten niet aanvaardbaar: afschrijvingskosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur (gebouwen, materieel, installaties, meubilair en rollend materieel,...); uitgaven in verband met distributie, marketing en reclame, tenzij in de projectaanvraag uitdrukkelijk gestipuleerd en gemotiveerd; 6

7 verhuur aan zichzelf of 'interne huuraanrekening'; dit is het aanrekenen van een huurprijs voor het ter beschikking stellen van een gebouw en infrastructuur; computerkosten voor occasioneel gebruik; deze worden geacht deel uit te maken van de overheadkosten; huur van kantoren eigen aan de werking van de vereniging (deze behoren tot overheadkosten) kosten aangerekend door onderwijs- of onderzoeksinstellingen voor het gebruik van de bestaande basisuitrusting wanneer de begunstigde de onderzoeksinstelling zelf is. Overheadkosten: Overheadkosten zijn allerhande vaste kosten die niet begrepen zijn in de andere kostenrubrieken. Het zijn m.a.w. kosten die men, zij het in mindere mate, ook zou hebben inden het project niet zou worden verwezenlijkt omdat die kosten hoe dan ook moeten worden gedragen voor het uitvoeren van de dagdagelijkse activiteiten. Het gaat hier o.a. om onderhoudskosten van gebouwen en infrastructuur, verwarming, verlichting, water, gas, elektriciteit, telefoon, verzekeringen, restaurantkosten,... Overheadkosten komen niet in aanmerking voor subsidiëring en dienen niet beschouwd te worden als projectkosten. Externe prestaties: Deze rubriek omvat de kosten van de prestaties die door externe organisaties in het kader van het project worden geleverd (b.v. vergoedingen voor studie-, engineerings- en consulentenbureaus). De maximale vergoedingen voor de externe prestaties zijn beperkt tot de barema's vastgesteld door de K.V.I.V.-Commissie. 5. TOEZICHTSBEPALINGEN EN VERBINTENISSEN Er moet op gewezen worden dat de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project en voor de ontvangen financiële middelen volledig bij de projectindiener ligt. Daarom wordt er reeds bij de indiening van een project gevraagd om bepaalde verbintenissen te onderschrijven. 7