COMMUNICATIE & DECLARATIEDOSSIER. Enkele richtlijnen. 20/11/09 Hulp voor promotoren. Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling

Transcriptie

1 Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling Europa investeert in zijn platteland COMMUNICATIE & DECLARATIEDOSSIER Enkele richtlijnen 1

2 Gouden Tip van het secretariaat Laat eerst je declaratiedossier grondig nalezen op het secretariaat. Secretariaat geeft je groen licht zodra alles in orde is. Dan pas laat je je dossier ondertekenen. 2

3 Inhoud Communicatieregels binnen Leader Inhoud en opmaak declaratiedossier 3

4 COMMUNICATIEREGELS BINNEN LEADER 4

5 Communicatieregels Logo s Zijn te vinden op de website: onder de rubriek nuttige documenten. Slagzin: Europees landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland 5

6 Communicatieregels ALGEMEEN Logo s altijd vermelden! Uitzondering enkel indien druktechnisch onmogelijk (bv. balpen) Op uw website plaatst u een link naar de website van de Europese overheid 6

7 Communicatieregels Investering, infrastructuurwerkzaamheden > ,00 informatieplaquette! Beschrijving project/concrete actie + slagzin + logo s Activiteiten: Vlaggen, banner te ontlenen bij Leadersecretariaat 7

8 Goed om weten Betalingsgegevens van het voorbije begrotingsjaar worden jaarlijks uiterlijk op 30 april gepubliceerd op de website in overeenstemming met verordening (EG) nr. 259/2008 van de Commissie van 18 maart

9 INHOUD EN OPMAAK DECLARATIEDOSSIER 9

10 Declaratiedossier ALGEMEEN Enkel uitgaven gedurende de duurtijd van het project. Betaalbewijzen! Absoluut noodzakelijk (naast de kostenbewijzen); Indien contante betalingen: handtekening op het kasticket; Kopie wordt door het secretariaat naar de beheersdienst doorgestuurd. 10

11 Declaratiedossier Hou rekening met de Wet op de overheidsopdrachten Hou volgende zaken al zeker in acht: Kosten tot 5.500,00 (excl. BTW) 3 offertes mondeling opvragen Kosten tussen 5.500,00 en ,00 (excl. BTW) minimaal drie offertes schriftelijk opvragen Hou alle documenten zeker bij en motiveer waarom je voor deze of gene leverancier kiest! Meer info is te verkrijgen op het secretariaat. 11

12 Declaratiedossier Verschuivingen tussen kostenrubrieken kan, maar: Altijd vooraf (!) aanvragen via secretariaat. In samenspraak met secretariaat wordt een nieuw ondertekend aanvraagformulier bezorgd. 12

13 Korting (of boete) Indien u Leadersteun aanvraagt voor een kost die niet werd goedgekeurd door het Managementcomité, loopt u de kans hierop te worden beboet. 13

14 INDIENEN DECLARATIEDOSSIER 14

15 Indienen declaratiedossier Electronisch Post Halfjaarlijks : 1 januari en 1 juli (poststempel) Dossier bestaat uit Voortgangsverslag (2 ondertekende ex.) Excel-document Aanvraag cofinanciering (2 ondertekende ex.) Kosten- en betaalbewijzen aan elkaar geniet (enkel kopies, 1 ex.) Ondertekenen en paraferen 15

16 Indienen declaratiedossier Aanvraag Leadersteun + voortgangsverslag elektronisch versturen naar wouter.bertier@west-vlaanderen.be winnie.bruynooghe@west-vlaanderen.be Ondertekende aanvraag Leadersteun + voortgangsverslag in tweevoud + kopie facturen en betalingsbewijzen éénmaal bezorgen aan Leadersecretariaat Indien geen kosten: enkel voortgangsverslag 16

17 Het digitaal sjabloon Aanvraag cofinanciering Leaderproject INDIENEN DECLARATIEDOSSIER 17

18 Sjabloon Aanvraag cofinanciering Leaderproject Excelldocument - 3 tabbladen Voorblad Facturen/kosten Detail personeelskosten 18

19 Voorblad Handtekening!! 19

20 Tabel facturen/kosten Voor elke factuur: kostenrubriek selecteren 20

21 Tabel facturen/kosten Gele vak niet invullen Alle facturen chronologisch per rubriek Volgnummer (te starten met 1 bij elke nieuwe aanvraag), op factuur zelfde volgnummer gebruiken 21

22 Tabel facturen/kosten Voor elke uitgave: kostenbewijs toevoegen en betaalbewijs aanhechten Enkel projectkosten die goedgekeurd zijn door Managementcomité. In FLUO aanduiden: Op kostenbewijs: datum en totaal bedrag (ev. de gebruikte verdeelsleutel toevoegen en berekening) Op betaalbewijs: bedrag 22

23 INVESTERINGSKOSTEN 23

24 Indien promotor publiekrechtelijke rechtspersoon: excl. BTW Indien promotor privaatrechtelijk rechtspersoon en hij BTW kan recupereren: excl. BTW Indien promotor privaatrechtelijk rechtspersoon en hij geen BTW kan recupereren: incl. BTW Tabblad 2 en 3 altijd paraferen!! 24

25 Volgnummer Fluo: Datum Totaal bedrag Investeringen 5 jaar gehandhaafd Controles achteraf! Fout! Gemeentes enkel bedrag excl. BTW!! 25

26 Volgnummer Fluo: Totaal bedrag 26

27 PERSONEELSKOSTEN 27

28 Alle facturen chronologisch per rubriek (eventueel per promotor zorg dan voor duidelijke nummering!) 28

29 Detail personeelskost + activiteitenregister met tijdsbesteding per halve dag 29

30 30

31 Kopie van officiële loonfiche OF Loonstaat sociaal secretariaat = kostenbewijs + betaalbewijs Indien geen van beide is betalingsbewijs voldoende Betaalbewijs van RSZ niet meer gevraagd 31

32 WERKINGSKOSTEN 32

33 Percentage dat bedrag meetelt: Meestal 100% Indien geen 100%, juiste % vermelden + berekening op bewijs 33

34 Fluo: Datum Totaal bedrag 34

35 Fluo: Totaal bedrag Op betaalbewijs: Financiële instelling Rekeningnummer van de promotor Bedrag van het kostenbewijs 35

36 Wanneer niet het volledige Bedrag in rekening wordt gebracht: Uitleg + ev. berekening (verdeelsleutel)! 36

37 Datum in fluo aanduiden! 2 ALTIJD Volgnummer noteren op kostenbewijs! Uitleg + Berekening op factuur! 37

38 Uitleg + Berekening 38

39 OVERHEADKOSTEN 39

40 Bij contante betalingen: Gehandtekend kasticket of op factuur de leverancier die vereffening verklaart door datum en handtekening 40

41 Overheadkosten voor maximaal 15% van de WERKELIJKE personeels- en werkingskosten 41

42 42

43 Indien overheadkost niet specifiek aan project gelinkt: Verdeelsleutel met motivering 43

44 EXTERNE PRESTATIES 44

45 Bewijzen adhv facturen geen loonstaten Hou rekening met de Wet op overheidsopdrachten 45

46 PROMOTIE EN PUBLICITEIT 46

47 Kosten voor promotie en publiciteit in aanmerking indien ze in een aparte rubriek zijn opgenomen én als ze vermeld worden in het aanvraagformulier. 47

48 48

49 49

50 BIJDRAGE IN NATURA 50

51 Bijdrage in natura Geen facturen nodig Kan enkel voor investeringsprojecten, niet voor dienstverleningsprojecten Enkel onbetaald vrijwilligerswerk als de materialen in het aanvraagformulier worden vermeld! Coördinator moet tijdig op de hoogte zijn van tijdstip werkzaamheden ifv controles. 51

52 INKOMSTEN 52

53 Inkomsten Inkomsten aftrekken van de onkosten Voorbeeld 1: Project = organiseren evenement Inkomgeld moet in vermindering gebracht worden van de totale subsidiabele kostprijs. Voorbeeld 2: In project worden 1000 boeken gedrukt. 600 verwacht te verkopen tijdens projectperiode. Deze inkomsten aftrekken van de totale kostprijs. 53

54 INDIENEN VOORTGANGSVERSLAG DECLARATIEDOSSIER 54

55 Voortgangsverslag Te vinden op Ook indien er geen kosten gedeclareerd worden! Stand van zaken, verantwoording gemaakte kosten en verantwoording eventuele vertraging! Wijze waarop promotor tegemoet komt aan de voorwaarden gesteld door Managementcomité. Manifestatie, lezing, vergadering, Deelnemerslijst + 1 uitnodiging naar de Plaatselijke Groep en 1 naar de VLM sturen. Opleidingen Namen van de deelnemers, geboortejaar, de organisatie en het geslacht Artikels, foto s, 55

56 UITBETALING DECLARATIEDOSSIER 56

57 Uitbetaling cofinanciering Tussenstappen: 1 ste controle door secretariaat Eventueel 2 de controle door VLM (op basis van steekproeven en risicoanalyse) Na controle gaat het dossier naar het Vlaams Betaalorgaan dat het bedrag aan de hoofdpromotor zal uitbetalen. De hoofdpromotor ontvangt vanuit de VLM een brief met het bedrag. De hoofdpromotor staat zelf in voor de verdeling van het bedrag onder alle copromotoren (volgens samenwerkingsovereenkomst). 57

58 WIJZIGINGEN IN PROJECT 58

59 Projectwijzigingen Altijd vooraf melden aan coördinator. 59

60 NA DE PROJECTPERIODE 60

61 Wat na afloop? Alles goed bijhouden!!! Alle documenten en bewijsstukken moeten tot 5 jaar na de laatste uitbetaling bijgehouden worden 61

62 Contacteer Wouter Bertier Winnie Bruynooghe Leadersecretariaat Westhoek of Streekhuis Esenkasteel Woumenweg Diksmuide 62