Lancering plattelandsprojecten. Cultuurcentrum De Mastbloem maandag 19 januari 2009

Transcriptie

1 Lancering plattelandsprojecten Cultuurcentrum De Mastbloem maandag 19 januari 2009

2 Toelichting promotoren 1. Hoe communiceren 2. Hoe declareren 3. Uitbetaling, controle en bekendmaking ontvangen middelen 4. Wijzigingen 5. Na afloop 6. Vragen?

3 1. Communicatie

4 Logo s ALGEMEEN Zijn te vinden op de website: As 3 : "Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland" samen met de Vlaamse Overheid en het Provinciebestuur Oost-Vlaanderen. LEADER: of en "Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland"

5 ALGEMEEN Slagzin: Europees landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland Uitz. Indien druktechnisch onmogelijk! (bv. Balpen) Website: Link naar de website van de Europese overheid

6 ALGEMEEN Investering, infrastructuurwerkzaamheden > informatieplaquette! Beschrijving project/concrete actie + slagzin + logo s Publicatie van de verkregen steun! Activiteiten: Vlaggen, banner : uitleenbaar bij PGcoördinator (niet voor As 3)

7 2. Declaratie A.Wat B.Hoe Wanneer : 1. Algemeen 2. As 3 3. Leader C. Voorbeeld declaratie

8 A. Wat? Opmaak door promotor van een digitaal en schriftelijk dossier met de projectuitgaven om cofinanciering te ontvangen

9 B. Hoe : algemeen Dossier bestaat uit : Voortgangs- of eindverslag Excel-document Aanvraag cofinanciering kosten- en betaalbewijzen aan mekaar geniet Indien geen kosten: enkel voortgangsverslag Ondertekenen en paraferen Kopies! Originele stukken blijven in boekhouding promotor Promotor voor eigen gebruik ook best kopie declaratiedossier bewaren

10 B. Algemeen Enkel uitgaven gedurende de goedgekeurde looptijd van het project Betalingsbewijzen noodzakelijk Wet op de overheidsopdrachten door elke promotor toe te passen!!! excl. BTW geen bewijs nodig van offerte tot excl. BTW 3 offerteaanvragen Bewaren + motivering! boven systeem aanbesteding

11 B. Algemeen Verschuivingen tussen kostenrubrieken Kan, verschuivingen die groter zijn dan 10% van het totale projectbudget moeten vooraf aanvaard worden Wijziging schriftelijk aanvragen!

12 Boete - korting Waarom? Indien betalingsaanvraag meer dan 3% niet-subsidiabele of foutieve kosten bevat => korting Het bedrag wordt afgetrokken van de totale aangevraagde cofinanciering

13 Boete: Voorbeeld 1-jarig project - totale cofinanciering van Bij 1 e declaratiedossier: VRAAG cofinanciering Na controle goedgekeurd cofinanciering ten onrechte aangevraagd BOETE vanaf 3% 3% van = > 450 Van het bedrag van subsidiabele kosten wordt in mindering gebracht: dus wordt uitbetaald

14 Boete: Voorbeeld 2 de declaratiedossier: Hoeveel kan men nog declareren? = Indien aangevraagd => kan worden uitbetaald Indien niet-subsidiabele kosten: korting meteen toegepast nl = FINAAL: van is uitbetaald

15 Indiening As 3 Plattelandsprojecten

16 Hoe indienen : As 3 2 schriftelijke exemplaren: 1 e aan Loket Landbouw & Platteland 2 e VLM afdeling Platteland Opgelet met aangetekend via post Digitaal : Excel tabel en verslag naar: 1 X naar platteland@oost-vlaanderen.be 1 X naar pdpoas3@vlm.be met vermelding projectcode : bijv. OVL2008/05

17 Wanneer : As 3 Algemeen: 2x per projectjaar voor 15 februari voor 15 juli Projecten feb jul 09 Voorlaatste LAATSTE Uitgaven jun 08 t.e.m. dec 08 Einddeclaratie!!! Uitgaven jan 09 t.e.m. 30 jun 09 Betaalbewijzen indien ontbrekend op 15 juli 2009 kunnen worden nagestuurd t.e.m. 01 september

18 Wanneer : As 3 Projecten 2008 : goedkeuring juli 08 en december feb jul feb jul 10 Uitzonderlijk bij deze declaratie : Uitgaven 1 jan 08 t.e.m. 31 dec 08! Uitgaven jan 09 t.e.m. jun 09 Uitgaven jun 09 t.e.m. dec 09 Einddeclaratie!!! Uitgaven jan 10 t.e.m. 31 juni 2010 Betaalbewijzen indien ontbrekend op 15 juli 2010 kunnen worden nagestuurd t.e.m. 01 september

19 Wanneer : As 3 Projecten 2009 : goedkeuring jan jul feb jul feb jul 11 Uitgaven jan 09 t.e.m. jun 09 Uitgaven jun 09 t.e.m. dec 09 Uitgaven jan 10 t.e.m. jun 10 Uitgaven jun 10 t.e.m. dec 10 Einddeclaratie!!! Uitgaven jan 11 t.e.m. 31 jun 11 Betaalbewijzen indien ontbrekend op 15 juli 2011 kunnen worden nagestuurd t.e.m. 01 september

20 Indiening As 4 Plattelandsprojecten Leader

21 Hoe indienen : Leader Electronisch Post Dossier bestaat uit : Voortgangsverslag (in 2 ondertekende ex.) Excel-document Aanvraag cofinanciering (in 2 ondertekende ex.) kosten- en betaalbewijzen aan mekaar geniet (enkel kopies, 1 ex) Elektronisch versturen naar coördinator Leader met onderwerp: projectnummer, titel en volgnummer bijv. MLS2008/01; renovatie dorpshuis;1

22 Wanneer : Leader Budget 2008 Tot Afrekenperiode 1 19 feb t.e.m. 31 dec 2008 Indienperiode projectadministratie bij de LEADERcoördinator Tot 15 jan jan t.e.m. 30 jun 2009 Tot 15 jul jul t.e.m. 31 dec 2009 tot 15 jan jan t.e.m. 30 jun 2010 tot 15 jul 2010 Voorziene uitbetaling na goedkeuring door Vlaanderen en Europa 8 tot 12 weken na indiening 5 enz. enz. Indien einddeclaratie: ontbrekende betaalbewijzen kunnen bij uitzondering tot 2 maand na afloop van het project worden nagestuurd

23 C. Voorbeeld samenstelling declaratiedossier Elektronisch ingevulde sjabloon Aanvraag cofinanciering Plattelandsproject As 3 Of Aanvraag cofinanciering Leaderproject

24 Sjabloon Aanvraag cofinanciering Exceldocument met 3 tabbladen 1. Voorblad 2. Facturen - kosten 3. Tabel detail personeelskosten

25 Handtekening Voorblad

26 Tabel: Facturen/kosten Voor elke factuur/kost rubriek selecteren

27 Tabel facturen/kosten Gele vak niet invullen Alle facturen chronologisch per rubriek Volgnummer (te starten met 1 bij elke nieuwe aanvraag)

28 Tabel facturen/kosten Voor elke uitgave: toevoegen kostenbewijs en betaalbewijs aanhechten Enkel projectkosten die goedgekeurd zijn In fluo aanduiden: Kostenbewijs: datum en totaal bedrag (ev. de gebruikte verdeelsleutel toevoegen en berekening) Betaalbewijs: bedrag

29 Investeringskosten

30 Voor alle onkosten: bedrag al dan niet inclusief BTW Indien recupereren of publiekrechtelijke rechtspersoon kosten excl. BTW Paraferen

31 Volgnummer Fluo: Datum Totaal bedrag Investeringen 5 jaar gehandhaafd Controles achteraf Fout! Als gemeente bedrag excl. BTW!!

32 Fluo: Totaal bedrag Volgnummer

33 Personeelskosten

34 Alle facturen chronologisch per rubriek

35 Detail personeelskosten + activiteitenregister met tijdsbesteding per halve dag As 3 : Niet meesturen maar bijhouden voor controle

36

37 Kopie van officiële loonfiche OF Loonstaat sociaal secretariaat = kostenbewijs + betaalbewijs Indien geen van beide is betalingsbewijs voldoende Betaalbewijs van RSZ niet meer gevraagd

38 Werkingskosten

39 Percentage dat bedrag meetelt: Meestal 100% Indien niet meegeven + berekening op bewijs! Machines en ondersteunend materiaal: Afschrijvingsperiode vanaf het moment aankoop, op maandbasis en binnen de projectduur Best zo vroeg mogelijk

40 Fluo: Datum Totaal bedrag

41 Fluo: Totaal bedrag Op betaalbewijs: Financiële instelling Rekeningnummer van de promotor Bedrag van het kostenbewijs

42 ! Uitleg + Berekening

43 Datum in fluo aanduiden! Volgnummer noteren op kostenbewijs!! Uitleg + Berekening

44 ! Uitleg + Berekening

45 Overheadkosten

46 Bij contante betalingen: Op factuur leverancier verklaart vereffening door datum en handtekening

47 Overheadkosten voor maximaal 15% van de WERKELIJKE personeels- en werkingskosten

48

49 Indien overheadkost niet specifiek aan project gelinkt: Verdeelsleutel en motiveren

50 Externe prestaties

51 Bewijzen adhv facturen geen loonstaat! Wet op overheidsopdrachten

52 Promotie en publiciteit

53 Kosten voor promotie en publiciteit in aanmerking indien ze in een aparte rubriek zijn opgenomen.

54

55

56 Bijdrage in natura

57 Bijdrage in natura Geen facturen nodig Kan enkel voor investeringsprojecten, geen dienstverleningsprojecten Bedrijfsuitrusting, grondstoffen, materialen of onbetaald vrijwilligerswerk Regeling is in opmaak => beheersdienst

58 Inkomsten

59 Inkomsten Inkomsten aftrekken van de onkosten Voorbeeld 1: Project = organiseren evenement Inkomgeld moet in vermindering gebracht worden. Voorbeeld 2: In project worden 1000 boeken gedrukt. 600 verwacht te verkopen tijdens projectperiode (400 verkopen buiten projectperiode). Deze inkomsten aftrekken en 60% van kosten mogen ingebracht worden.

60 Verschuiven kostenrubrieken Max. voor 10% verschuiven tussen rubrieken Periode Investeringskosten Personeelskosten Werkingskosten Overhead externe prestaties andere Totaal Voorzien /1 Ingediend aanvaardbaar subsidiabel Saldo /1 Ingediend aanvaardbaar subsidiabel Saldo Na 4-tal declaraties werkingskosten ,16 tot ,50 Wijziging is nodig schriftelijk aan PG melden en zij beslissen over goedkeuring Periode Investeringskosten Personeelskosten Werkingskosten Overhead externe prestaties andere Totaal Voorzien wijziging /1 Ingediend aanvaardbaar subsidiabel Saldo /2 Ingediend aanvaardbaar subsidiabel Saldo

61 C. Voorbeeld Samenstelling Declaratiedossier Voortgangs- of eindverslag

62 Voortgangs- of eindverslag Per maatregel Ook indien er geen kosten gedeclareerd worden Stand van zaken en gemaakte kosten verantwoorden! Manifestatie, lezing, vergadering, Deelnemerslijst + 1 uitnodiging naar de PG en 1 naar de VLM gestuurd. Opleidingen, studiemomenten, Namen van de deelnemers, geboortejaar, de organisatie en het geslacht Persartikels, foto s,

63

64 3. Uitbetaling cofinanciering Controles Bekendmaking financiering

65 Uitbetaling As 3: Controle door Loket Landbouw en Platteland Controle door VLM Leader : Controle door de coördinator in opdracht van PG Controle door de VLM Uitbetaling As 3 en Leader cofinanciering door Vlaams betaalorgaan: Agentschap voor Landbouw en Visserij Procesondersteuning Dienst Betalingen en Inningen, Ellipsgebouw, 3e verdieping Koning Albert II laan 35, bus 41, 1030 Brussel Tel , fax

66 Controles Ten allen tijde!!! Aangekondigd of niet aangekondigd Coördinatoren: *Terreinbezoek *Controleverslag Provincie Vlaanderen: 5% controle EU

67 Bekendmaking financiering Waarom : openbaarheid gebruik financiering Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling Hoe : website publicatie Naam promotor Postcode en gemeente Bedragen uitbetaalde financiering per begrotingsjaar

68 4. Wijzigingen

69 Wijzigingen Tijdig afzonderlijk schriftelijk doorgeven/aanvragen Toepassen in projectfiche : excel-tabel Verhoging budget niet mogelijk (tenzij nieuwe projectaanvraag) As 3 : Brief aan VLM + kopie Loket Landbouw en Platteland Leader : Brief aan de PG

70 5. Na afloop project

71 Na afloop Alles mbt project goed bijhouden : - Projectdocumenten - Resultaten - Constructies -!Alle documenten en bewijsstukken moeten tot 5 jaar na de laatste uitbetaling bijgehouden worden

72 6. Vragen