HANDLEIDING OM HET AANVRAAGFORMULIER IN TE VULLEN

Transcriptie

1 HANDLEIDING OM HET AANVRAAGFORMULIER IN TE VULLEN Ontwikkelingsstrategie Leader Midden-West-Vlaanderen Secretariaat Leader Midden-West-Vlaanderen Peter Benoitstraat 13, 8800 ROESELARE Contactpersonen : Pieter Santens Philip Vanhie tel : of tel : fax : fax : pieter.santens@west-vlaanderen.be philip.vanhie@west-vlaanderen.be 1

2 A. PROCEDURE VOOR INDIENING Indien de aanvraag volledig is ingevuld, gedagtekend en correct ondertekend door de projectverantwoordelijke, kan het dossier ingediend worden bij het programmasecretariaat (1 exemplaar). Het dossier wordt ook digitaal overgemaakt aan het programmasecretariaat op het volgende adres: Na een eventuele goedkeuring, zal gevraagd worden twee volledige en correct ondertekende aanvraagformulieren in te dienen. Het is hierbij eveneens mogelijk dat eventuele wijzigingen zullen worden gevraagd. De aanvrager is diegene die voor de realisering van het project verantwoordelijk is. Eindbegunstigden zijn instanties of ondernemingen in de overheids- of particuliere sector. Voor het opstellen van het aanvraagformulier kan de initiatiefnemer een beroep doen op de begeleiding van het programmasecretariaat en de Plaatselijke Groep. In sommige gevallen zullen meerdere instellingen betrokken zijn bij de indiening van de aanvraag en de uitvoering van het project. Het is evenwel absoluut noodzakelijk dat één instelling aangeduid wordt als hoofdpromotor, zijnde de instelling die verantwoordelijk is voor de indiening van de aanvraag en de uitvoering van het project zowel ten opzichte van de technische werkgroep, de Plaatselijke Groep, het provinciebestuur, de beheersdienst (VLM), de Vlaamse overheid als ten opzichte van de Europese Commissie. Facturen in het kader van het project worden naar het adres van de hoofdpromotor gestuurd en enkel deze komen in aanmerking voor cofinanciering. Indien er tussen hoofdpromotor en copromotor een samenwerkingsovereenkomst werd afgesloten, kunnen ook facturen op naam van de copromotor worden ingediend. De contactpersoon is de persoon waarmee regelmatige contacten tussen het Leadersecretariaat en de promotor zullen plaatsvinden. Informatie over doel en werking van de aanvrager en een exemplaar van de statuten en de samenstelling van de beheersorganen mag u steeds in bijlage voegen. 2

3 B. HANDLEIDING BIJ HET AANVRAAGFORMULIER Hieronder worden de verschillende vragen in het aanvraagformulier overlopen en indien nodig zal extra uitleg worden verschaft. Uiteraard kan u steeds op het Leadersecretariaat terecht met eventuele vragen of opmerkingen. Het is de taak van de coördinator om u, als aanvrager, te ondersteunen. Gelieve het vermelde aantal karakters bij sommige vragen niet te overschrijden. Het zijn immers deze gegevens die ook in externe communicatie kunnen en zullen gebruikt worden. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS VAN HET PROJECT 1. Vul de administratieve gegevens van het project in 1.1. De Projectnaam is de naam die het project zal meekrijgen en die in alle communicaties en dossiers zal gebruikt worden. De naam mag maximum 75 tekens tellen Naam promotor. De promotor is de hoofdverantwoordelijke voor de realisering van het project Begindatum project. Vul de datum in waarop de projectfase waarvoor Leadersteun wordt aangevraagd een aanvang neemt. Een Leaderproject moet starten ten laatste drie maanden na goedkeuring! 1.4. Einddatum project. Vul de datum in waarop de projectfase waarvoor Leadersteun wordt aangevraagd normaliter wordt beëindigd. Het is aangewezen hier een marge in te bouwen om onvoorziene vertragingen te ondervangen. Facturen die na deze datum zijn opgemaakt, komen niet meer in aanmerking voor Leadersteun! 2. Geef een korte samenvatting van het project Omschrijf hier in max. 700 tekens, inclusief spaties kort waarover het project gaat. GEGEVENS VAN DE (HOOFD)PROMOTOR, COPROMOTOR EN DE PARTNERS (Hoofd)promotor: is de hoofdverantwoordelijke van het project en het aanspreekpunt voor het Leadersecretariaat en de beheersdienst (VLM). Copromotor: werkt mee aan de uitvoering van het project en kan via het indienen van facturen cofinanciering aanvragen in het kader van het project. Tussen hoofden copromotor wordt een samenwerkingsovereenkomst opgesteld. Partner: steunt het project inhoudelijk en/of financieel (als sponsor ) maar wenst GEEN facturen in te brengen en GEEN cofinanciering aan te vragen in het kader van het project. Tussen hoofdpromotor en partner wordt GEEN samenwerkingsovereenkomst opgesteld. Indien de partner het project financieel 3

4 ondersteunt, bezorgt deze een bewijs (bijvoorbeeld een uittreksel van een verslag, een brief, ) waarin het bedrag voor het project vermeld staat. Dit bewijs wordt als bijlage bij het aanvraagformulier gevoegd. 3. Vul de identificatiegegevens van de promotor in 3.1. Naam organisatie 3.2. Voor- en achternaam contactpersoon 3.3. Functie contactpersoon 3.4. Straat en nummer 3.5. Postnummer en gemeente 3.6. Telefoonnummer 3.7. Gsm-nummer adres 3.9. Website Juridische vorm Publiekrechtelijke rechtspersoon is een rechtspersoon die door de openbare overheid in het leven werden geroepen (gemeenten, gemeentelijke verzelfstandigde agentschappen, OCMW s en verzelfstandigde agentschappen van het OCMW, provincies, provinciale verzelfstandigde agentschappen en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden). Privaatrechtelijke rechtspersoon is een rechtspersoon die hetzij door een privaat initiatief, hetzij door de overheid (optredend als privaat persoon) tot is stand gekomen en gehandhaafd wordt (verenigingen zonder winstoogmerk, stichtingen, vennootschappen en verenigingen met een winstoogmerk) Rechtsvorm Onderworpen aan wetgeving op overheidsopdrachten? Voor meer informatie over de wetgeving op overheidsopdrachten verwijzen we naar de website: 4. Op welk rekeningnummer mag de subsidie gestort worden Gelieve hier IBAN en BIC code weer te geven van de promotor. 5. Werkt u samen met copromotoren? Kruis het juiste antwoord aan en vul, indien van toepassing de identificatiegegevens van de copromotor(en) in. 6. Welke rol vervul(t)(en) de copromotor(en)? Geef het percentage weer van het aandeel in de totale projectkosten door de copromotor(en). Het is hierbij belangrijk op te merken dat hoofd- en copromotor(en) samen minsten 15% van de totale projectkost moeten dragen. Zoniet wordt uw project niet aanvaard! 4

5 Resterende middelen kunnen eventueel gerealiseerd worden door bijkomende steun vanuit de provincie, gemeente of stad, sponsoring, partners, De steun kan niet gecombineerd worden met andere Europese of Vlaamse subsidies voor dezelfde projectkosten. De middelen van het plattelandsfonds zijn trekkingsrechten en worden beschouwd als eigen gemeentelijke middelen. Daardoor kunnen ze wel gecombineerd worden met de Leadersubsidie. 7. Werkt u samen met partners of gaat u in de toekomst samenwerken met partners? 8. Vul de gegevens in van de partners of de toekomstige partners Hier omschrijft u welke partners mee instappen in het project. Geef aan of hun rol inhoudelijk is (bijvoorbeeld kennisdeling, ter beschikking stellen van software, ) of financieel (onder de vorm van sponsoring). Omschrijf kort de samenwerking. Tot slot wordt gevraagd in hoeverre u reeds contact opnam met deze partner(s). Hoewel het geen verplichting is, pleit het in sommige gevallen niet in uw voordeel indien nog niet alle partners werden gecontacteerd. Hun medewerking kan van belang zijn voor het welslagen van uw projectvoorstel. 9. Beschrijf kort de kerntaken van de promotor en de eventuele copromotoren Geef informatie over doel en werking van de promotor en geef aan dat u als promotor de nodige expertise en professionaliteit in huis heeft voor het uitvoeren van het project. Haal referenties aan die dit kunnen onderbouwen. Verder beschrijft u hier de specifieke rol van de promotor en de (verschillende) copromotor(en). Wie zal wat doen in het project. Welke doelen hebben de hoofdpromotor en copromotor(en) als organisatie en hoe gaan ze dit omzetten in het project? INHOUDELIJKE GEGEVENS VAN HET PROJECT OMSCHRIJVING VAN HET PROJECT 10. Omschrijf het volledige project. Geef een inhoudelijke omschrijving van het project en ga daarbij nader in op : De voorgestelde werkwijze, aanpak, methodologie; De verschillende stadia van uitvoering; De kritische succesfactoren (maatregelen die moeten genomen worden om de efficiëntie en effectiviteit van het project te maximaliseren); De wijze waarop de sturing en opvolging van het project zal gebeuren; De bekendmaking van het project; De relaties met eigen sector, met andere sectoren en met andere instanties; 5

6 Indien van toepassing: de te realiseren infrastructuur (technisch concept, plannen, bestek, e.d.m.); Andere relevante elementen. In dit onderdeel omschrijft u het volledige project, ook het gedeelte waar u geen middelen voor aanvraagt bij Leader. Omschrijf dus de verschillende fases die u al doorlopen hebt van projectidee, de voorgeschiedenis van het project en wat nog zal gebeuren na afloop van het projectdeel in Leader. Leader heeft immers de bedoeling meerwaarde te creëren bovenop de geplande zaken of reguliere werking. Met andere woorden, zonder Leadersteun zou de (extra) projectfase er niet komen. Geef dus weer of het project haalbaar is en hoe u het project zal uitwerken. 11. Omschrijf het onderdeel van het project waarvoor u een subsidie aanvraagt. Hierin beschrijft u het deel waarvoor cofinanciering wordt aangevraagd. Dit beschrijft u zo concreet mogelijk, andere zaken die bij het project horen maar waarvoor er geen cofinanciering wordt aangevraagd worden hierin niet vermeld. Gebruik hierbij maximaal tekens! Dit stuk kan/zal worden gebruikt in communicatie vanuit het Leadersecretariaat, de Vlaamse Landmaatschappij (i.e. de beheersdienst voor Leader) en/of het Vlaams Ruraal Netwerk. 12. Sluit het project aan bij een vroeger project waarvoor u een Europese, Vlaamse of provinciale subsidie kreeg. Geef desgevallend aan of u in het verleden al subsidiesteun ontving en door welke instantie(s) deze werd gegeven. Dit kan zijn voor een voortraject of studie, voor het optrekken van de gebouwen waarin activiteiten zullen worden georganiseerd met Leadersteun, Geef hier ook mee in hoeverre in deze voorgaande projecten al dan niet bestaand personeel werd gefinancierd met deze steun. DOELSTELLINGEN VAN HET PROJECT 13. Wat zijn de doelstellingen van het project? Gelieve uw doelstellingen zo veel en zo goed als mogelijk SMART te formuleren. Doelstellingen zijn dus met andere woorden Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Een SMART-doelstelling is richtinggevend: het geeft aan wat je tegen wanneer wil bereiken. 14. Verduidelijk uw projectplanning en -organisatie Omschrijf hier alleen de hoofd- en subactiviteiten. Zie ook tabblad 2 Projectplanning en organisatie waar dieper kan ingegaan worden op de concrete planning en timing. 6

7 THEMA VAN HET PROJECT 15. Bij welk thema en actielijn past het project? U kiest één (1) thema en via de Lokale Ontwikkelingsstrategie kan u de actielijn aankruisen. Indien meerdere actielijnen van toepassing zijn, kiest u de meest relevante. 16. Verduidelijk de link met de Lokale Ontwikkelingsstrategie. Geef aan hoe uw projectopzet en projectdoelstellingen gelinkt kunnen worden aan de in de Lokale Ontwikkelingsstrategie beschreven zaken. Met andere woorden, hoe draagt uw projectvoorstel bij tot de ambities van Leader Midden-West-Vlaanderen. 17. Omschrijf de link met landbouw of platteland. Geef ook aan waarom het een specifiek plattelandsproject betreft. Beschrijf de acties voor, met of van plattelandsbewoners en/of landbouwers. 18. Omschrijf hoe het project bijdraagt aan de horizontale doelstellingen van Europa. De horizontale doelstellingen van Europa zijn werkgelegenheid, klimaat en armoede. Geef ook aan hoe het project rekening houdt met de prioritaire thema s innovativiteit en duurzaamheid. Werkgelegenheid: Creërt het project extra werkgelegenheid in de streek direct en/of indirect? Klimaat: Een duurzaam project heeft respect voor de grenzen van het milieu. Het leefmilieu is immers de bron van onze huidige en toekomstige behoeftenvoorziening. Het streven naar een duurzaam behoud en beheer van onze natuurlijke rijkdommen. Dit veronderstelt een effectieve milieubescherming en een vermindering van de hoeveelheid gebruikte (uitputtelijke) hulpbronnen: energie, water, grondstoffen, oppervlakte natuur. Armoede: Heeft het project oog voor armoedebestrijding en/of heeft het aandacht voor kwetsbare doelgroepen? Innovativiteit: Omschrijf het vernieuwende aspect. Het project is vernieuwend omwille van: - plan van aanpak/methodiek (nog niet toegepast binnen streek, organisatie, dorp, ) - samenstelling partnerschap, samenwerkingsaspecten, - de vooropgestelde doelstelling(en) 7

8 - betrokkenheid van doelgroepen, actoren - het beoogde resultaat Duurzaamheid: Duurzame ontwikkeling streeft naar het juiste evenwicht tussen sociale, ecologische en economische factoren, met aandacht voor mondiale en lange termijneffecten. Deze factoren worden ook soms kortweg de 3 P s genoemd: - PEOPLE = ruimtelijke sociale kwaliteit: leefbaarheid, veiligheid, toegankelijkheid, groen, sociale mix, culturele waarden - PLANET = milieu- of ecologische kwaliteit: ruimtegebruik, (stromen) energie, water, materiaal en afval, verkeer en mobiliteit, natuur en ecologie, bodem - PROSPERITY = economische kwaliteit: winst, welvaart, betaalbaarheid, functievermenging, functionele en ruimtelijke flexibilteit, economische vitaliteit, imago (architectonische en ruimtelijke uitstraling) De informatie omtrent de duurzaamheidseffecten kan gezien worden als een eerste reflectie-instrument om de eigen planning en werking vanuit verschillende invalshoeken te bekijken en om geïntegreerd te werken rond duurzame ontwikkeling te stimuleren. De sociale aspecten = people Duurzame ontwikkeling is gericht op sociale rechtvaardigheid. Dat betekent dat er oog is voor de kansengroepen in onze samenleving. De aspecten van inclusief gelijke kansenbeleid moeten gegarandeerd worden. DWZ dat er rekening wordt gehouden met kansengroepen zoals allochtonen, vrouwen, personen met een mentale en/of fysieke beperking, kansarmen en holebi s. Het hangt evengoed samen met (mogelijkheden tot) sociale ontmoeting, zelfontplooiing en empowerment. De ecologische aspecten = planet Een duurzaam project heeft respect voor de grenzen van het milieu. Het leefmilieu is immers de bron van onze huidige en toekomstige behoeftenvoorziening. Het streven naar een duurzaam behoud en beheer van onze natuurlijke rijkdommen. Dit veronderstelt een effectieve milieubescherming en een vermindering van de hoeveelheid gebruikte ( uitputtelijke) hulpbronnen: energie, water, grondstoffen, oppervlakte natuur. Economische aspecten = prosperity Voor een duurzaam project moet getracht worden, naast de ecologische en sociale, de positieve effecten op de lokale economie te maximaliseren en de negatieve effecten te vermijden of te beperken 8

9 19. Welke relatie heeft het project met initiatieven vanuit het Vlaamse, provinciale en lokale beleid? Beknopte opgave van de relaties met het Vlaams, provinciaal en lokaal beleid. Hierbij enkele voorbeelden : gemeentelijke beleidsplannen, structuurplannen, beleidsplannen toerisme, provinciaal structuurplan, 20. Hoe zal het project structureel verankerd worden na de projectperiode Is er in continuïteit voorzien? Er moet een uitgewerkt scenario bijgevoegd worden met een beschrijving van de situatie nadat de Europese cofinanciering is toegekend over een termijn van 5 (vijf) jaar. Alle investeringen moeten immers tot 5 (vijf) jaar na datum van goedkeuring dezelfde functie behouden. Controles hierop zijn ten allen tijde mogelijk! Vb. Bestuur verbouwt een gebouw ifv multifunctioneel gebruik. In het scenario staat aangegeven wie de ruimte uitbaat, of er een conciërge aangesteld wordt, hoe reservaties van verenigingen verwerkt worden, of er een zaalcomité aangesteld wordt. Vb. Een begeleidingstraject wordt opgestart. In het scenario staat aangegeven hoe de promotor na afloop van de betoelaging verdergaat met het project. Wat met het eventueel aangeworden personeel? Waar worden centen actief gezocht? Hoe zal de evaluatie gebeuren? VERGUNNINGEN VOOR HET PROJECT 21. Zijn er voor de uitvoering van het project specifieke overheidsvergunningen nodig? Bijvoorbeeld een bouwvergunning, milieuvergunning,... Indien u al de vergunningen in uw bezit hebt, gelieve ze in bijlage bij te voegen. Indien een noodzakelijke stedenbouwkundige vergunning nog niet verkregen is, dient een stedenbouwkundig attest nr 1 of stedenbouwkundig uittreksel (in het kader van het nieuw decreet RO) te worden bijgevoegd. Gelieve aan te tonen of aan te duiden welke stappen u reeds ondernomen hebt of zult ondernemen en aan te geven binnen welke periode u verwacht te zullen beschikken over de nodige vergunningen. 22. Beschikt u al over die vergunningen? Omdat het voor de Plaatselijke Groep een risico inhoudt om steun toe te kennen aan promotoren die voor de uitvoering van hun project afhankelijk zijn van het verkrijgen van een vergunning, is het aangewezen de vergunningsaanvraag te doen voor dat de Plaatselijke Groep een beslissing moet nemen. Op die manier kan het 9

10 tijdspad realistisch worden ingeschat. Het is immers zo dat een Leaderproject moet starten ten laatste drie maanden na goedkeuring door de Plaatselijke Groep! INVESTERINGSPROJECTEN 23. Is uw project een investeringsproject? Bij een investeringsproject bedragen de investeringskosten 50% of meer van de totale projectkost. 24. Is de promotor eigenaar van de investering? Indien niet, is een overeenkomst tussen eigenaar van de investering en de promotor absoluut noodzakelijk ifv een goedkeuring. 25. Vul de gegevens in over de locatie van de investeringsprojecten. 26. Is het project al voorgelegd aan de kwaliteitskamer van de provincie? Indien dit al gebeurd is, graag de datum van de bespreking invullen en eventueel het advies als bijlage bij het aanvraagformulier voegen. Indien het nog niet gebeurd is, kan u contact opnemen met het provinicaal Plattelandsloket. Plattelandsloket West-Vlaanderen tav de heer Kristof Verhoest Provinciehuis Boeverbos Koning Leopold III laan Brugge Kristof.verhoest@west-vlaanderen.be DIENSTVERLENINGSPROJECTEN 27. Is uw project een dienstverleningsproject? Bij een dienstverleningsproject bedragen de investeringskosten minder dan 50% van de totale projectkost. 28. Vul de gegevens in over de locatie van de dienstverleningsprojecten. Geef een overzicht van alle buurten, dorpen, gemeenten waar het project zich afspeelt. Voeg eventueel een kaart bij dit formulier. 10

11 INDICATOREN Indicatoren zijn variabelen die meetbaar zijn en de verandering kunnen weergeven (vb. bezoekersaantallen, ). Aan de hand van de indicatoren kan nagegaan worden of u deze resultaten bereikt hebt. In de rapportering naar het secretariaat en de beheersdienst wordt er telkens een stand van zaken gegeven in verband met de indicatoren die nu ingevuld worden. Sowieso moet dit gebeuren na afloop van uw project in de einddeclaratie. U vult de indicatoren in die passen bij uw project. 29. Hoeveel mensen kunnen dankzij het project van de verbeterde voorzieningen genieten? Geef een realistische inschatting. 30. Voor hoeveel mensen bieden de verbeterde voorzieningen op het vlak van werkgelegenheid een meerwaarde? Houd zowel rekening met de directe als met de indirecte jobs. 31. Hoeveel landbouwbedrijven of landbouwers worden direct of indirect bij het project betrokken? 32. PG-indicatoren + Geef minimaal drie andere indicatoren. Dit zijn de indicatieve resultaatsgebieden / indicatoren die u aan het einde van iedere maatregel terugvindt in de Lokale Ontwikkelingsstrategie. U kiest zelf (minstens) 3 eigen meetbare indicatoren en geeft bij elke indicator een streefcijfer. 33. Wat zijn de kritieke succesfactoren om het project te doen slagen en om de gewenste resultaten te bereiken? Wat zijn de potentiële valkuilen voor uw project. Waar kunnen moeilijkheden optreden of wat is het risico opdat het project niet goed of niet volledig kan volbracht worden? Hoe denkt u deze het hoofd te bieden tijdens de looptijd van uw project? 11

12 FINANCIËLE GEGEVENS VAN HET PROJECT Een goedgekeurd project krijgt een budget voor de duur van het project, maar het budget wordt opgedeeld in jaarlijkse schijven (in samenhang met de jaarlijkse Vlaamse en provinciale begrotingen). De N+2-regel is van toepassing. Dit betekent dat uw toegewezen budget van een bepaald jaar (N) tot maximaal tweeënhalf jaar (N+2) erna uitgegeven kan worden. Als dit deel van uw budget na tweeënhalf jaar niet gebruikt is, gaat het verloren. Concreet betekent dit dat in een goedgekeurd project met bijvoorbeeld een timing van 01/01/2015 tem 31/12/2016 de middelen op budgetjaar 2015 tot en met 30 juni 2017 aangewend kunnen worden en de middelen op budgetjaar 2016 tot en met 30 juni Is de btw terugvorderbaar voor dit project? De terugvorderbaarheid van BTW moet duidelijk worden weergegeven per promotor. Dit heeft consequenties voor het invullen van de financiële tabel (vraag 35). Indien de BTW terugvorderbaar is, dan moeten de projectkosten exclusief BTW worden meegegeven. 35. Maak een gedetailleerde kostenopgave in tabblad 3 van de Exceltabel die u bij dit formulier voegt. 36. Maak een financiering op in tabblad 4 van de Exceltabel die u bij dit formulier voegt. Afhankelijk van het btw-statuut zijn de kosten inclusief of exclusief btw subsidieerbaar. GEDETAILLEERDE KOSTENOPGAVE: ALGEMENE REGEL Enkel "daadwerkelijk verrichte uitgaven" komen voor cofinanciering in aanmerking. De betalingen geschieden in de vorm van geld, onder voorbehoud van de volgende uitzonderingen: afschrijvingen, bijdragen in natura en indirecte kosten (overhead). De uitgaven, waarvoor de betaling dient te gebeuren in de vorm van geld, moeten gestaafd worden met een factuur en met een betaalbewijs (rekeninguittreksel). Contante betalingen komen in principe niet in aanmerking, tenzij de leverancier verklaart dat de factuur vereffend is of voor kleine overheadkosten zoals betaling van een kasticket kunnen contante betalingen wel in aanmerking komen. Enkel de kosten, die vermeld staan in het project en die zijn goedgekeurd door de Plaatselijke Groep komen voor cofinanciering in aanmerking. Belangrijke 12

13 wijzigingen hieraan kunnen enkel aanvaard worden indien deze VOORAF zijn goedgekeurd door de Plaatselijke Groep en de beheersdienst VLM. BTW vormt enkel een subsidiabele uitgave, wanneer zij effectief en definitief (m.a.w. niet terugvorderbaar is) door de promotor wordt gedragen. Bij elke betalingsaanvraag dient vermeld te worden wat het BTW-statuut is van de aanvrager. Bij een gemengd BTW-statuut moet de promotor meedelen welk percentage van de BTW terugvorderbaar is. Om een project te kunnen goedkeuren, moet de zogenaamde eigen inbreng minstens 15% van de totale projectkost bedragen. Dit is de som van de inbreng van de hoofdpromotor en eventuele copromotoren. De resterende projectkosten, dus naast de eigen inbreng en de Leadersteun, kunnen eventueel gerealiseerd worden door bijkomende steun vanuit de provincie, gemeente of stad, sponsoring, partners, De steun kan niet gecombineerd worden met andere Europese of Vlaamse subsidies voor dezelfde projectkosten. De middelen van het plattelandsfonds zijn trekkingsrechten en worden beschouwd als eigen gemeentelijke middelen. Daardoor kunnen ze wel gecombineerd worden met de Leadersubsidie. De subsidiabele uitgaven worden uitgesplitst in zes rubrieken: Rubriek 1: Investeringsuitgaven; Rubriek 2: Personeelskosten; Rubriek 3: Werkingskosten; Rubriek 4: Overhead; Rubriek 5: Externe prestaties; Rubriek 6: Bijdragen in natura; Rubriek 7: Inkomsten (opgelet: deze moeten worden afgetrokken!). Hieronder worden de kostenrubrieken afzonderlijk besproken. Eerst wordt er vermeld onder welke voorwaarden de betrokken uitgaven subsidiabel zijn. Daarna wordt vermeld op welke manier de kostprijs en de betaling van de uitgaven moet bewezen worden. HET IS BELANGRIJK DAT IN DE VERSCHILLENDE RUBRIEKEN ALLE UITGAVEN ZO GEDETAILLEERD MOGELIJK WORDEN NEERGESCHREVEN EN DAT EEN OPSPLITSING WORDT GEMAAKT PER JAAR. DIT SPEELT EEN GROTE ROL BIJ HET VASTLEGGEN VAN ONS BUDGET IN FUNCTIE VAN DE N+2-REGEL. RUBRIEK 1: INVESTERINGSUITGAVEN De volgende investeringskosten zijn subsidiabel: 13

14 De bouw of verbetering van onroerende goederen, met inbegrip van de inrichting van de onroerende goederen; Uitgaven voor de aankoop van machines/installaties, met inbegrip van specifieke computerprogrammatuur; Erelonen van architecten, ingenieurs en adviseurs die rechtstreeks gelinkt zijn aan de investering of de onroerende goederen; De uitvoering van landschapswerken; Aankoop van multimediamateriaal (als het multimediamateriaal een essentieel onderdeel is van het project, wordt dit materiaal bij investeringskosten ingediend en wordt dit niet afgeschreven); De uitvoering van haalbaarheidsstudies en het verkrijgen van octrooien en licenties die rechtstreeks aan de investeringen gekoppeld zijn. De volgende investeringskosten zijn niet subsidiabel: De verwerving inclusief leasing van onroerende goederen, bijvoorbeeld grond en gebouwen; De huurkoop van machines; Studies zonder realisatie. Bewijsstukken Investeringskosten zijn verifieerbaar aan de hand van facturen en betaalbewijzen. RUBRIEK 2: PERSONEELSKOSTEN Personeelskosten komen alleen in aanmerking voor de duur van het project en voor het personeel dat rechtstreeks bij de inhoudelijke uitvoering van het project betrokken is. Het bijhouden van een sluitende tijdsregistratie is verplicht met registraties per halve dag. De loonkosten worden via een standaardtabel berekend (en later gedeclareerd). De volgende elementen zijn verwerkt in de standaardloontabel: brutoloon, werkgeversbijdrage, vakantiegeld, eindejaarspremie, verzekering arbeidsongevallen, vervoerkosten woon-werkverkeer en maaltijdcheques. De volgende loonkosten zijn niet subsidiabel: Loonkosten voor loutere supervisie (meestal door de directie); Uitgaven voor extralegale voordelen als groepsverzekeringen, extralegaal pensioen, hospitalisatieverzekering, (Die kosten zijn onder geen enkele rubriek subsidiabel); Beroepskleding, verzekering burgerlijke aansprakelijkheid; Kosten voor aanwerving; Ontslagvergoeding, opzeggingsvergoeding. 14

15 RUBRIEK 3: WERKINGSKOSTEN Werkingskosten zijn subsidiabel op voorwaarde dat er een rechtstreeks verband bestaat met de doelstellingen van het project en als ze noodzakelijk zijn voor de algemene werking van het project. Ingediende werkingskosten mogen de redelijke behoefte van het project niet overtreffen. Onder werkingskosten wordt verstaan: Exploitatiekosten; Opleidingskosten; Netwerkkosten; Betaald vrijwilligerswerk; Kosten met betrekking tot public relations; Rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor verbruiksmaterialen, hulpgoederen, grondstoffen en gereedschappen met korte levensduur; De aankoop van multimediamateriaal wordt afgeschreven op drie jaar; Folders, brochure, gadgets, foto s, website, (opmaak, drukken, publiceren, verspreiden); Kosten voor persvoorstellingen, evenementen, e.d. zijn subsidiabel als ze gericht zijn op externen; Activiteitenonkosten: de kosten die de organisatie van activiteiten binnen het project met zich meebrengt, bijvoorbeeld huur van de zaal, huur van de geluidsinstallatie, ; Kosten voor het gebruik van gespecialiseerde apparatuur; Als de verplaatsing een essentieel onderdeel is van het project, kan een kilometervergoeding worden ingediend. Bewijsstukken Werkingskosten zijn verifieerbaar aan de hand van kastickets, facturen, onkostennota s en betalingsbewijzen. Enkel bij werkingskosten worden contante betalingen aanvaard, mits er wordt voldaan aan volgende voorwaarden: Aanwezigheid van een gedetailleerd kasticket (met daarop minimaal naam leverancier, datum, prijs en de aangekochte goederen) of in het geval van een factuur, dat de leverancier door middel van stempel, datum en handtekening op de factuur verklaart dat de factuur werd vereffend. Aanwezigheid van een kasboek, dat kan opgevraagd worden door de beheersdienst of bij terreincontrole. 15

16 RUBRIEK 4: OVERHEAD De overheadkosten worden forfaitair toegekend en bedragen maximaal 15% van de personeelskosten. De overheadkosten worden vooraf expliciet aangevraagd. Het aangevraagde percentage kan tijdens de looptijd van het project niet meer gewijzigd worden. De volgende kosten worden als overheadkosten beschouwd en kunnen bijgevolg in geen enkele andere rubriek aangevraagd worden: De huur van kantoren, gebouwen, vergaderzaal, tenzij de huur direct toewijsbaar is aan een activiteit binnen het project; Kosten voor verwarming, verlichting, elektriciteit, gas, water; Kosten voor telefoon, internet, postzegels, verzendingskosten, kantoorbenodigdheden, inkt, papier/kopieën, onderhoud van de kantoren, onderhoud van de computer en printer; Representatiekosten (kleine reis- en verblijfkosten, kilometervergoeding); Kosten voor ondersteuning, zoals het sociaal secretariaat, boekhouding, juridisch advies; Kosten voor verzekering: burgerlijke aansprakelijkheid, brand, Bepaalde van de bovenvermelde kosten komen toch in aanmerking als ze rechtstreeks aan het project gelinkt kunnen worden. Bijvoorbeeld voor een grote zending met foldertjes die op naam verstuurd worden, komen het papier, de enveloppen en de postzegels wel in aanmerking omdat er een directe link is met het project. Als de projectspecificiteit voldoende blijkt uit de declaratie, komen de kosten in aanmerking als werkingskosten. Rubriek 5: Externe prestaties Deze rubriek omvat de kosten van de prestaties die door externen (derden) in het kader van het project worden geleverd: Vergoeding voor consulentenbureaus, ontwerpers, technisch advies, ; Uitgaven voor ondersteuning door externe organisaties; Uitgaven voor studies als ze verband houden met een specifieke concrete actie in het kader van het project. Erelonen van architecten, ingenieurs en adviseurs die rechtstreeks gelinkt zijn aan de investering of de onroerende goederen horen thuis in de rubriek investeringskosten. Bewijsstukken Externe prestaties zijn verifieerbaar aan de hand van facturen en betaalbewijzen. 16

17 Rubriek 6: Bijdragen in natura Inbreng in natura is maar subsidiabel als aan de onderstaande voorwaarden wordt voldaan: De inbreng in natura is vermeld bij het ingediende voorstel en wordt expliciet goedgekeurd. De inbreng in natura is niet achteraf toegevoegd (i.c. na de goedkeuring van het projectvoorstel door de PG). Het gaat alleen om de inbreng van onbetaald vrijwilligerswerk, gekoppeld aan een investering, waarbij de materiaalkosten bewezen worden. Bijvoorbeeld schilderwerken kunnen beschouwd worden als bijdrage in natura als de verf in het project is opgenomen en bewezen wordt. Het maximumtarief dat toegepast kan worden, is 20 euro per uur. De inbreng van de bijdrage in natura mag maximaal 15% bedragen van de totale projectkosten. Per vrijwilliger wordt er een getekend registratieformulier bijgehouden dat mee wordt ingediend bij de declaratie. Rubriek 7: Inkomsten Het project houdt voldoende rekening met eventuele projectinkomsten en probeert overfinanciering te vermijden. De promotor raamt de inkomsten en die worden in mindering gebracht op de brutoprojectkosten. De subsidie wordt verleend op de nettoprojectkosten (brutoprojectkosten - inkomsten = nettoprojectkosten). De inkomsten van de copromotor worden mee aangegeven. Als de bewezen projectkosten lager zijn dan de brutoprojectkosten, kan nooit de volledige subsidie ontvangen worden. Bij de einddeclaratie wordt een herrekening gemaakt en kan er eventueel een terugvordering volgen. Projecten waarvan de totale projectkost ten hoogste ,00 bedraagt, brengen geen inkomsten in mindering. Bewijsstukken Inkomsten worden bewezen aan de hand van een document, waarop de verschillende inkomsten en de achterliggende berekeningen worden vermeld. De volgende kostensoorten komen NIET IN AANMERKING Recupereerbare BTW; Rollend materieel: o Aankoop van rollend materieel; o Leasing van auto s afschrijving van bedrijfsvoertuigen; o Belasting op het rollend materieel; 17

18 o Verzekering van het rollend materieel; o Herstellingen aan het rollend materieel. Uitzondering: De bovenvermelde kosten voor rollend materieel komen wel in aanmerking als het rollend materieel specifiek voor het project bestemd is en als het expliciet is goedgekeurd; Aankoop van gronden en gebouwen; Studies zonder realisatie; Reguliere kosten, bijvoorbeeld de opmaak van een brochure waarvoor de organisatie al gesubsidieerd wordt; Grote afbraakwerken (waarvoor een sloopvergunning nodig is of waarbij de ratio afbraak/opbouw niet in verhouding is); Intrest door laattijdige betaling van facturen; Bankkosten (kosten voor het beheer van een rekening, debetrente); Boetes; Proceskosten; Heffingen en belastingen (met uitzondering van niet-terugvorderbare BTW); Presentiegelden, zitpenningen; Aankoop van dieren; Zaai- en pootgoed van jaarlijkse landbouwgewassen (alsook het planten ervan); Afschrijfkosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur (gebouwen, materieel, installaties, meubilair en rollend materieel,...); Uitbatingskosten na de realisatie van de investering; Uitgaven die niet voldoen aan de - in dit reglement vastgelegde - subsidiabiliteitsregels en voorwaarden. Aandachtspunten in verband met de kosten Interne facturatie: Organisaties die hun kosten willen kennen, gaan vaak de verschillende afdelingen verzelfstandigen (bijvoorbeeld informaticaafdeling, kopiecentrum, personeelsafdeling). De diverse interne zelfstandige afdelingen kunnen dan onderling factureren (interne facturatie). Interne facturatie is in het volgende subsidiabel: o bij interne facturen als een bewijs van betaling of een bewijs van o boekhoudkundige verwerking voorgelegd kan worden. Opgelet: in geval van leveringen moet de facturerende afdeling (indien plichtig) de wet op de overheidsopdrachten naleven bij de oorspronkelijke aankoop van de goederen bij de externe leverancier (controle kan gebeuren via gunningsverslag). De ingediende kosten mogen op geen enkele wijze dubbel gesubsidieerd of overgefinancierd worden. Deze subsidie is niet cumuleerbaar met andere Europese of Vlaamse subsidies, met uitzondering 18

19 van de trekkingsrechten van het plattelandsfonds. Deze middelen worden namelijk beschouwd als eigen gemeentelijke middelen en kunnen bijgevolg wel gecombineerd worden met deze subsidie. Als een Vlaamse administratie geld geeft voor een specifiek project of projectonderdeel, wordt dat door VLM beschouwd als een Vlaamse (project)subsidie en bijgevolg niet toegelaten in combinatie met PDPO. Dat is wezenlijk anders bij steun aan de (algemene) werking van organisaties (bijvoorbeeld door dotatie), wat wel kan beschouwd worden als eigen middelen van de (co)promotor. Concrete acties die fysiek voltooid zijn voor de indiening van de projectaanvraag, komen niet in aanmerking voor subsidiëring, ongeacht of de betalingen in kwestie door de begunstigde al zijn verricht. Om de volledige goedgekeurde subsidie te ontvangen, bewijst de promotor het volledige bedrag van de voorziene uitgaven, uitgezonderd de overheadkosten. Als er minder wordt bewezen dan de voorziene totale uitgaven, wordt het goedgekeurde cofinancieringspercentage toegepast op de lagere uitgaven die effectief verricht zijn, waardoor de Leadersteun minder zal zijn dan bepaald was. In geval van inkomsten bewijst de promotor minstens de totale vastgelegde brutokosten voor de aftrek van de inkomsten. Zoniet wordt de steun procentueel bepaald. 37. Motiveer het additionele karakter van het project Het project moet een meerwaarde bieden ten opzichte van reeds bestaande initiatieven van de promotor. Additionaliteit impliceert dat het project niet louter gedragen kan worden met reguliere middelen of inzet. Geef ook aan waarom het project niet tot de reguliere taken van de promotor en copromotor behoort. 38. Motiveer waarom uw project volgens u recht heeft op een hoger steunpercentage dan 50% (maximaal 65%) of op een hoger financieringsplafond (maximaal ,00). Deze vraagt hoeft niet te worden beantwoord indien uw project valt onder actielijn (p. 42 van de strategie) of onder (p. 57 van de strategie) waar de steun sowieso op 30% (bij investeringen) of op 50% is gesteld. Onder verschillende actielijnen is het mogelijk een steunpercentage te krijgen van hetzij 50%, hetzij 65%. Hierbij horen respectievelijk ,00 en ,00 als steunplafond. De filosofie is zowel kleine als grote projecten te ondersteunen in partnerschappen, geografische of inhoudelijke afbakeningen, maar ook om de kleinere organisaties eveneens een kans te geven een goed projectvoorstel tot een goed einde te kunnen brengen. Een promotor moet in de aanvraag steeds uitgaan van 50% steun. Het is aan de Technische Werkgroep en uiteindelijk aan de Plaatselijke Groep om over het definitieve percentage en het steunbedrag te beslissen. Dit wordt meegedeeld aan de promotor in de goedkeuringsbrief. Nadien 19

20 moet, desgevraagd, een aangepaste financiële tabel aan het secretariaat worden overgemaakt. Bij de beoordeling hierover worden volgende zaken in ogenschouw genomen: Er is samenwerking tussen diverse sectoren; Het initiatief is overdraagbaar naar andere sectoren en/of regio s; Het initiatief is niet eenmalig, maar kent een duurzaam karakter; De schaalgrootte van het project (o.a. geografisch); Het opstarten van het initiatief kent een hoog risico; De wijze waarop de (hoofd)promotor is georganiseerd (in hoeverre is er personeel in dienst en in hoeverre is de promotor met een wettelijke opdracht belast); De totale projectkost van het projectvoorstel; De verhouding tussen de voorziene werkingskosten en de personeelskosten. 39. Hebt u voor het project al subsidies aangevraagd bij andere overheidsinstanties? BIJ TE VOEGEN BEWIJSSTUKKEN VERPLICHTE BEWIJSSTUKKEN 40. Kruis alle bewijsstukken aan die u bij dit formulier voegt. 41. Kruis alle bewijsstukken aan die u bij dit formulier voegt. NIET-VERPLICHTE BEWIJSSTUKKEN 42. Kruis alle bewijsstukken aan die u bij dit formulier voegt. ONDERTEKENING 43. Vul de onderstaande verklaring in Er wordt opgemerkt dat de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project en / of actie en voor de ontvangen financiële middelen volledig bij de projectindiener ligt. Daarom wordt er reeds bij de indiening van een project gevraagd om bepaalde verbintenissen te onderschrijven. 20

21 Het aanvraagformulier moet ondertekend worden door de mensen die hiervoor bevoegd zijn. (vb voor gemeenten moet dit ondertekend worden door de burgemeester en secretaris, voor de provincie door de gouverneur en de griffier, voor een vzw door de voorzitter en/of secretaris zoals staat bepaald in de statuten, ). Een niet correct ondertekend aanvraagformulier is niet ontvankelijk! 21