COMMUNICEREN & DECLAREREN

Transcriptie

1 COMMUNICEREN & DECLAREREN December 2013 Toelichting promotoren 1. Hoe communiceren? 2. Hoe declareren? 3. Vragen? 1

2 1. Hoe communiceren? Communicatierichtlijnen voor promotoren Vlaams Programma voor Plattelandsontwikkeling (PDPOII) Europa + gecofinancierd door : Vlaamse overheid + Provincie Oost-Vlaanderen 2

3 Communicatierichtlijnen Regels voor: Gebruik van Europese, Vlaamse en provinciale logo s Vermelden van de slagzin van ELFPO (=Europees LandbouwFonds voor PlattelandsOntwikkeling) Plaatsen van infoborden bij fysieke investeringen Algemene richtlijnen: Logo s & slogan Logo s: te downloaden op de website As 3 : "Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland" LEADER: of en "Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland" 3

4 Algemeen richtlijnen: Gebruik logo s en slogan Voorlichtings- en communicatiemateriaal Op titelpagina van publicaties (boeken, brochures, folders, uitnodigingen & nieuwsbrieven) de LOGO S & SLOGAN gegroepeerd: Op de homepage van websites, bij mailings Op affiches "Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland" Indien LEADER ook: Op ander materiaal, bijv. zakjes, balpennen, verwijzen naar instantie verantwoordelijk voor informatieinhoud (v.u.) Specifieke richtlijnen: Fysieke investering Afhankelijk van het investeringsbedrag: een klein of groot infobord plaatsen Totale kost = cofinanciering + eigen bijdrage > => klein infobord > => groot infobord Bord verplicht tijdens realisatie en daarna 5 jaar laten staan en onderhouden of het groot bord vervangen door een klein. < => algemene richtlijnen volgen 4

5 Wat op de infoborden? Beschrijving van project en/of de concrete actie logo s slogan Ten minste 25% van oppervlak van bord innemen Voorbeeld: infobord (1) slagzin Logo s en slagzin: Min. 25% van het oppervlak van het bord Logo s 5

6 Voorbeeld: infobord (2) - Verplichte logo's en slagzin - 25% van het totale oppervlak bord Voorbeeld: website! Naast de logo s ook de slagzin Voorbeeld van LEADER-project: 4 logo s + slagzin 6

7 Voorbeelden: Folder & flyer Voorbeelden uit As 3: 3 verplichte logo s + slagzin Voorbeeld: brief Logo s + slagzin 7

8 Voorbeeld: Brochure (fout)!logo s moeten gegroepeerd zijn en de slagzin ontbreekt Communicatie-richtlijnen Slot- of startmanifestaties, lezingen, (stuurgroep-)vergaderingen, e.a. - Uitnodiging sturen LEADER: 1 uitnodiging naar de Plaatselijke Groep (via de coördinator) én 1 uitnodiging naar de VLM As 3: 1 uitnodiging naar het Plattelandsloket en 1 uitnodiging naar de VLM - Een deelnemerslijst bijhouden 8

9 Belangrijk! Logo s of slagzin ontbreken! Geen uitnodigingen verstuurd naar PG/VLM/PMC voor evenementen die worden ingericht 2. Hoe declareren? Declaratiedossier 9

10 Declareren A. Wat, hoe & algemeen B. Voorbeeld declaratiedossier C. Uitbetaling, controle en bekendmaking ontvangen middelen A. Declaratiedossier: Wat? Opmaak door promotor van een digitaal en schriftelijk dossier met de projectuitgaven om cofinanciering te ontvangen 10

11 A. Declaratiedossier: Hoe? Volledig? Digitale versie Papieren versie - Voortgangsverslag (en eindverslag in geval van beëindiging project) + overige info - Excell-sjabloon aanvraag cofinanciering - Voortgangsverslag (en eindverslag in geval van beëindiging project) + overige info in tweevoud + telkens ondertekend - Excell-sjabloon aanvraag cofinanciering in tweevoud + voorblad ondertekend (andere bladen geparafeerd) - Dossier kosten- en betaalbewijzen 1 kopie voor LEADER en in tweevoud voor As3 aan elkaar geniet A. Declaratiedossier: Hoe? Volledig? Voortgangsverslag en aanvraag cofinanciering te vinden op de diverse websites Originele stukken blijven in boekhouding promotor. Dus enkel kopies doorsturen! Promotor best kopie declaratiedossier bewaren Indien geen kosten gemaakt: enkel voortgangsverslag 11

12 A. Declaratiedossier: Algemeen Enkel uitgaven gedurende de goedgekeurde looptijd van het project Betalingsbewijzen noodzakelijk Wet op de overheidsopdrachten door elke promotor toe te passen!!! excl. BTW geen bewijs nodig van offerte aangenomen factuur tot excl. BTW 3 offerteaanvragen Bewaren + motivering! boven systeem aanbesteding A. Declaratiedossier: Voortgangsverslag - Sjabloon ter beschikking op diverse websites Bijkomende informatie (naast het verslag zelf) Manifestaties, - Deelnemerslijsten lezingen, vergaderingen - Uitnodiging(en) Opleidingen, vorming Andere informatie - naam + geslacht deelnemer - Rijksregisternummer/leeftijd deelnemer - organisatie deelnemer - persteksten / artikels - Foto s - Brochures 12

13 Sjabloon van voortgangsverslag: Belangrijk! Handtekeningen/parafen niet vergeten! 2 x gedrukte versie van - voortgangsverslag - aanvraag cofinanciering Digitale versie doorsturen van - voortgangsverslag - aanvraag cofinanciering 13

14 Belangrijk! Voortgangsverslag goed structureren! - voortgang per deelproject, per doelstelling omschrijven GEEN projectwijziging aanvragen via voortgangsverslag! Wel vermelden. Verwijzen naar documenten die je in bijlage meestuurt B. Voorbeeld samenstelling declaratiedossier Elektronisch ingevulde sjabloon Aanvraag cofinanciering Plattelandsproject As 3 of Aanvraag cofinanciering Leaderproject 14

15 B. Sjabloon Aanvraag cofinanciering Exceldocument met 3 tabbladen 1. Voorblad 2. Facturen - kosten 3. Tabel detail personeelskosten Voorblad Handtekening 15

16 Tabel: Facturen/kosten Gegevens van elke ingediende kost = in overeenstemming met verantwoordingsstukken? Voor elke factuur/kost rubriek selecteren Totalen controleren! Tabel facturen/kosten Gele vak niet invullen! Volgnummer (te starten met 1 bij elke nieuwe aanvraag) 16

17 Tabel facturen/kosten Voor elke uitgave: toevoegen kostenbewijs en betaalbewijs aanhechten Enkel projectkosten die goedgekeurd zijn In fluo aanduiden: Kostenbewijs: datum en totaal bedrag (ev. de gebruikte verdeelsleutel toevoegen en berekening) Betaalbewijs: bedrag Alle facturen chronologisch per rubriek 17

18 Voor alle onkosten: bedrag al dan niet inclusief BTW Indien recupereren of publiekrechtelijke rechtspersoon kosten excl. BTW Paraferen Tabel: Detail personeelskosten + activiteitenregister met tijdsbesteding per halve dag As 3 : Niet meesturen maar bijhouden voor controle 18

19 B. Declaratiedossier Algemeen Bij elke uitgave dienen kostenbewijs en betaalbewijs voorgelegd te worden - Ingediende kosten binnen de projectperiode - Behoren kosten/uitgaven inhoudelijk tot het project? Stemmen kosten overeen met het origineel aanvraagdossier? BTW-statuut promotor - Indien promotor publiekrechterlijk of privaatrechterlijk (en BTW kan recupereren) bedragen exclusief BTW (In Fluo op kostenbewijs) - Indien promotor privaatrechterlijk (en BTW niet kan recupereren) bedragen inclusief BTW (In fluo op kostenbewijs) B. Declaratiedossier Kostenbewijzen Betaalbewijzen - Datum In Fluo (moet binnen projectperiode vallen) - Totaal bedrag In Fluo - Eventueel verdeelsleutel! - Bij contante betaling ofwel faktuur: leverancier/verkoper verklaart vereffening + handtekening + datum ofwel kasticket - Bedrag in Fluo - Naam leverancier In Fluo 19

20 Kostenbewijs Volgnummer Fluo: Datum Totaal bedrag Investeringen 5 jaar gehandhaafd vanaf het moment dat het project beëindigd is Controles achteraf Fout! Als gemeente bedrag excl. BTW!! Betaalbewijs Volgnummer Fluo: Totaal bedrag Fluo: Naam leverancier 20

21 Veel voorkomende fouten Aanduiden in fluo! Voor elke onkost kosten- en betaalbewijs samenbrengen. Verdeelsleutel uitschrijven! BTW inclusief of exclusief! Onleesbare kostenbewijzen! Correcte rubriek! Soorten onkosten 1. investeringskosten 2. personeelskosten 3. werkingskosten 4. overheadkosten 5. externe prestaties 6. promotie en publiciteit 7. bijdragen in natura 8. inkomsten 21

22 1. Investeringskosten Indien fundamenteel deel van het project = investeringskosten in het andere geval zijn het werkingskosten Meer bijzonderheden vindt u in de handleiding voor de projectpromotor (zie onze website) bv. onderscheid harde en zachte investeringen (cofinanciering respectievelijk 25%/50% en 65%) Investeringen 5 jaar gehandhaafd vanaf het moment dat het project beëindigd is Controles achteraf Volgnummer Fluo: Datum Totaal bedrag Fout! Als gemeente bedrag excl. BTW!! 22

23 Volgnummer Fluo: Totaal bedrag 2. Personeelskosten Algemeen - Als bewijs: loonfiches of loonstaten (= geen betaalbewijs nodig) - Activiteitenregister van elk personeelslid die op het project werkt = per halve dag wat voor het project is gepresteerd! 23

24 Kopie van officiële loonfiche OF Loonstaat sociaal secretariaat = kostenbewijs + betaalbewijs Andere onkosten: Bijv. maaltijdcheques Brutoloon Patronale RSZbijdrage Eindejaarspremie of vakantiegeld 3. Werkingskosten Percentage dat bedrag meetelt: Meestal 100% Indien niet: berekening meegeven!! Machines en ondersteunend materiaal: Afschrijvingsperiode vanaf het moment aankoop, op maandbasis en binnen de projectduur Best zo vroeg mogelijk 24

25 Fluo: Datum Totaal bedrag Fluo: Totaal bedrag Op betaalbewijs: Financiële instelling Rekeningnummer van de promotor Bedrag van het kostenbewijs 25

26 Datum in fluo aanduiden! Volgnummer noteren op kostenbewijs!! Uitleg + Berekening Bewijsstukken voor kilometervergoeding bij werkingskosten: Gebruik van de eigen wagen van het personeelslid Onkostenbewijs = onkostennota met vermelding van naam personeelslid, datum, van-naar, doel, afgelegde km X kmvergoeding/km Betaalbewijs = rekeninguittreksel of uittreksel kasboek Gebruik van bedrijfscamionette/bedrijfswagen Onkostenbewijs = onkostennota met vermelding bedrijfsauto en naam personeelslid, datum, van-naar, doel en afgelegde km s Betaalbewijs = hoeft niet, een verklaring op eer is voldoende 26

27 Algemeen 4. Overheadkosten - Ofwel kosten- en betaalbewijzen van alle onkosten + telkens verdeelsleutel! - Ofwel boekhoudkundige verklaring bij voorkeur! (sjabloon op website) - Overheadkosten = maximaal 15% van personeels- + werkingskosten. - Indien > 15%: beheersdienst zal aftoppen! - Enkel overheadkosten die behoren tot de positieve lijst (zie handleiding) worden aanvaard. 27

28 Indien overheadkost niet specifiek aan project gelinkt: Verdeelsleutel en motiveren Bewijsstuk voor overhead: kasticket, factuur of boekingsstuk met een vergelijkbare bewijskracht Voorbeeld boekhoudkundige verklaring 28

29 sjabloon boekhoudkundige verklaring Sjabloon boekhoudkundige verklaring te downloaden op de diverse website Enkel overheadkosten die betrekking hebben op de positieve lijst (cf. handleiding voor promotoren). - Gebouw: huur gebouw/kantoor/vergaderzaal, verwarming, verlichting, elektriciteit, gas, water. - Kantoor: telefoonrekening, internetabonnement, postzegels, verzendingskosten, kantoor-benodigdheden, papier/kopie, onderhoud burelen, onderhoud PC + printer - Ondersteuning: sociaal secretariaat, boekhouding, juridisch advies -Verzekering: burgerlijke aansprakelijkheid, brand, arbeidsongevallen 5. Externe prestaties 29

30 Bewijzen adhv facturen geen loonstaat!! Wet op overheidsopdrachten 6. Promotie en publiciteit 30

31 Kosten voor promotie en publiciteit in aanmerking indien ze in een aparte rubriek zijn opgenomen. 7. Bijdrage in natura (enkel bij LEADER) Kan enkel in de vorm van onbetaald vrijwilligerswerk voor werken met een tastbare output in investeringen Bijv. schilderwerken met onbetaalde vrijwilligers kunnen als ook de verg in het project is opgenomen. Max. tarief van 20 /uur Controle door coördinator. Bewijsstukken * Overeenkomst tussen promotor en vrijwilliger * prestatieregister (wie, wat, waar en hoe lang?) * sjabloon onbetaald vrijwilligerswerk 48u vooraf versturen naar coördinator! 31

32 8. Inkomsten Inkomsten aftrekken Inkomsten verduidelijken! Voorbeeld 1: Project = organiseren evenement Inkomgeld moet in vermindering gebracht worden. Voorbeeld 2: In project worden 1000 boeken gedrukt. 600 verwacht te verkopen tijdens projectperiode (400 verkopen buiten projectperiode). Deze inkomsten aftrekken. Declaratiedossier: Wanneer indienen? Leader : halfjaarlijks op 15 januari en 15 juli in 2014 en 2015 As3 : halfjaarlijks op 15 februari en 15 juli in 2014 en

33 Projectwijzigingen Projectwijzigingen en kostenverschuivingen Kostenverschuivingen Verschuivingen < 10% van de kostenrubriek -> geen aanvraag nodig Verschuivingen > 10% van de kostenrubriek -> LEADER: Aanvraag doen bij de PG, voortgangsverslag ->AS3: aanvraag bij VLM en plattelandsloket Inhoudelijke projectwijzigingen (doelstellingen, acties) LEADER: Aanvraag bij de PG AS 3: aanvraag bij VLM en plattelandsloket Verhoging cofinancieringsbedrag mogelijk TIP: Opvolging kostendossier Een eenvoudige tool om projectkost bij te houden STOP = overschrijding 10%-regel kostenrubriek Sjabloon opvolging kostendossier ter beschikking 33

34 C. Uitbetaling, controle en bekendmaking ontvangen middelen Controle & Uitbetaling As 3: Controle door Loket Landbouw en Platteland Controle door VLM Leader : Controle door de coördinator in opdracht van PG Controle door de VLM Uitbetaling As 3 en Leader cofinanciering door Vlaams betaalorgaan: Agentschap voor Landbouw en Visserij Procesondersteuning Dienst Betalingen en Inningen, Ellipsgebouw, 3e verdieping Koning Albert II laan 35, bus 41, 1030 Brussel Tel , fax

35 Bekendmaking financiering Waarom : openbaarheid gebruik financiering Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling Hoe : website publicatie Naam promotor Postcode en gemeente Bedragen uitbetaalde financiering per begrotingsjaar Na afloop project Alles mbt project goed bijhouden : - Projectdocumenten - Resultaten - Constructies -!Alle documenten en bewijsstukken moeten tot 5 jaar na beëindiging van het project bijgehouden worden 35