Handleiding. KMT v4. Datum Referentienummer BERG Versienummer 1.4. Opgesteld door Kingsquare Information Services

Transcriptie

1 Handleiding KMT v4 Opgesteld door Kingsquare Information Services Datum Referentienummer Versienummer 1.4

2 Index I Introductie... 4 I.A Over het KMT... 4 I.B De KMT modules... 4 I.C Systeem eisen... 5 II Stap 1: Starten met het KMT... 6 II.A inloggen op het KMT... 6 II.B De indeling van het scherm... 6 III Stap 2: Gebruikers aanmaken... 9 III.A Indeling van het scherm Personenbeheer... 9 III.B III.C Een nieuw persoon toevoegen... 9 Gebruiker aanmaken IV KMT gebruiker aanmaken V Stap 3: Groepen beheren V.A Scherm indeling groepenbeheer V.B V.C Standaard groepen KMT gebruikers toevoegen aan de standaard groepen V.D Een nieuwe groep toevoegen VI Stap 4: Rechten op personen en groepen VI.A Rechten op een persoon toewijzen VI.B Rechten op een groep toewijzen VII Stap 5: Paginabeheer (CMS) VII.A Scherm indeling Paginabeheer VII.B Een nieuwe pagina aanmaken VII.C Pagina eigenschappen instellen VII.D Het bewerken van de tekst VII.D.1 Hyperlink VII.D.2 Het anker VII.D.3 Een Stijl VII.D.4 Een Tabel toevoegen VII.D.5 Een afbeelding toevoegen VII.D.6 Formulieren VII.D.7 Versiebeheer van een pagina VII.D.8 Rechten toekennen aan een pagina VIII Boxen toevoegen VIII.A Scherm indeling boxenbeheer VIII.B Een box aanmaken VIII.C Een box toevoegen IX Nieuws IX.A Schermindeling nieuwsbeheer IX.B Een nieuwsbericht aanmaken IX.C Nieuwsberichten toevoegen aan een pagina X Bestandsbeheer X.A Scherm indeling X.B Een Bestand uploaden in een map X.C Meerdere bestanden tegelijkertijd uploaden X.D Rechten toekennen aan een map of aan een bestand XI Mailinglijsten XI.A Schermindeling Mailinglijsten XI.B XI.C De mailinglijst bewerken XI.D Een nieuwe mailing aanmaken XI.E Een nieuw abonnee aanmaken XII Productenbeheer XII.A Scherm indeling productenbeheer XII.B Een productpresentatie aanmaken XII.C Een product koppelen

3 XII.D Product weergave bewerken XII.E (Basis-) productenoverzicht XII.F Product toevoegen XII.G Productcategorieën bewerken XIII Financieel XIII.A Scherm indeling financieel XIII.B Klanten XIII.C Orders XIII.C.1 Alle orders XIII.C.2 Te verzenden orders XIII.C.3 Te betalen orders XIII.C.4 Nieuwe order plaatsen XIII.D Facturen XIII.D.1 Alle facturen XIII.D.2 Openstaande facturen XIII.E Pakbonnen XIII.F Managementinfo XIV Meer informatie XIV.A Tickets / Helpdesk XIV.B Workshop XIV.C Contact XIV.D Veel gestelde vragen XV Bijlage: Legenda tekst editor

4 I Introductie Het KMT (Kingsquare Management Tools) is een verzamelnaam voor enkele door Kingsquare Information Services ontwikkelde webapplicaties en biedt u de mogelijkheid om zonder ingewikkelde software te installeren on-line informatie uit te wisselen, waar en wanneer u maar wilt. I.A Over het KMT Het KMT is het startpunt voor alle beheerhandelingen die u voor uw website zou kunnen doen. Veelal is dit het aanpassen van de pagina s op uw website, maar de mogelijkheden zijn hier niet tot beperkt. U kunt als beheerder andere personen toegang geven tot uw KMT, waardoor u beheertaken kunt verdelen over meerdere personen. Per object in het systeem of dit nu een pagina, een bestand of bijvoorbeeld een nieuwsitem is, kunt u aangeven welke personen en/of groepen deze mogen bekijken, of zelfs aanpassen. Dit schept vele mogelijkheden zoals uw eigen extra- of intranet voor collega s / werknemers of een speciaal voor uw klant ingerichte sectie van uw site, waar alleen uw klant kan komen. Tevens biedt het KMT de mogelijkheid om met een redactiegroep aan een website te werken door het uitgebreide versiebeheer. Kortom: de mogelijkheden zijn eindeloos! I.B De KMT modules Het KMT biedt meerdere modules. Zo bestaan er bijvoorbeeld de volgende modules: - CMS - Personenbeheer - Groepenbeheer - Boxen - Producten en product presentaties - Financiële administratie - nieuwsbrieven - Agenda - Forum - Vacatures - Nieuws - Polls - Links - Google - Formulieren - Fotoalbums - PDF - Zoekfunctie en sitemap Naast deze modules, kunt u een offerte aanvragen voor een op maat gemaakte uitbereiding van het KMT / module. In deze handleiding gaan wij voornamelijk in op het KMT als CMS (Content Management Systeem). Door middel van een stappenplan begeleiden wij u in het maken van uw website en het beheren van de personen die toegang hebben tot de informatie die deze website biedt. -4-

5 I.C Systeem eisen Om met het KMT te kunnen werken, heeft u slechts een PC en een internet verbinding nodig. Het is niet nodig om speciale software op uw computer te installeren. U heeft het volgende nodig: Schermresolutie: minimaal: 1024 x 768 Verbinding 56k6 Modem (voorkeur: kabel of ADSL) Windows 95, 98, ME, 2000, XP of Vista met Internet Explorer 5.5 of hoger óf Mozilla Firefox versie 1.5 of hoger. Of Een Apple met Mac OS X of later, met als browser Mozilla Firefox versie 1.0 of hoger. -5-

6 II Stap 1: Starten met het KMT II.A inloggen op het KMT Nadat u van Kingsquare een gebruikersnaam en een wachtwoord hebt ontvangen, kunt u meteen aan de slag. U typt in de adresbalk van uw browser het volgende adres in: uwwebsite vervangt u door de naam van uw website. Het onderstaande scherm verschijnt. fig. 1 inlog scherm Nadat u uw Gebruikersnaam en Wachtwoord hebt ingevuld, krijgt u toegang tot het KMT. Wanneer u uw wachtwoord kwijt of vergeten bent, kunt u deze opvragen door op Klik hier te klikken. II.B De indeling van het scherm Zodra u bent ingelogd komt u in uw beginmodule van het KMT. Indien u wenst kunt u deze beginmodule aanpassen in uw profiel. In de meeste gevallen zult u binnenkomen in het `Paginabeheer`. Indien dit niet het geval is kunt u hier nu zelf heenschakelen door op `Pagina-beheer (CMS)` links-onderaan de pagina te klikken. -6-

7 Het scherm ziet er nu als volgt uit: fig. 2 schermindeling 1 home Home is de basis pagina. Alle pagina s die aangemaakt worden, zijn ondergeschikt aan de Home pagina en worden zoals Subpagina weergegeven. Door op het + teken te klikken voor de pagina, in dit geval voor Home, worden de subpagina s weergegeven. Door op het - worden de subpagina s weer verborgen. 2 Bij Mijn bestanden kunnen bestanden ge-upload worden (bestanden vanaf de lokale computer in het KMT plaatsen) zodat deze ook voor andere personen beschikbaar zijn. 3 Mijn profiel biedt de mogelijkheid om de persoonlijke gegevens te wijzigen. Tevens kan hier het wachtwoord gewijzigd worden. 4 Door op Log uit te klikken, verlaat de gebruiker het KMT. Men kan het KMT weer in door opnieuw in te loggen. 5 Door op het vergrootglas te klikken kan de pagina bekeken worden. 6 Door op dit icoon te klikken kan er een nieuwe subpagina aangemaakt worden. Deze pagina wordt onder de pagina gehangen waar men zich op dat moment bevindt. 7 De pagina kan bewerkt worden door op dit icoon te klikken. 8 Wanneer er op de vuilnisbak geklikt wordt dan zal de pagina verwijderd worden. 9 Wanneer een pagina gepubliceerd wordt, ofwel weergegeven wordt, zal de pagina in het wit worden weergegeven. 10 Dit icoon geeft aan dat het een Virtuele pagina is. Een Virtuele pagina heeft geen inhoud. Deze verwijst naar een andere pagina of een script op het internet. 11 Wanneer niet alle personen toegang hebben tot een pagina wordt deze grijs weergegeven. Hiervoor dient een bezoeker op uw site ingelogd te zijn om deze te kunnen zien. -7-

8 12 Een groene pagina geeft aan dat de pagina nog niet gepubliceerd is. Dit komt omdat er nog geen `geaccepteerde` versie van de pagina is ingestuurd. (geaccepteerd betekend dat er nog geen ingestuurde versie als `publieke versie` is gemarkeerd bij het insturen van de pagina) 13 Een rode pagina geeft aan dat de pagina op een later aangegeven datum zal worden gepubliceerd, of reeds is gearchiveerd. Deze pagina is niet zichtbaar op uw site. 14 Door op Paginabeheer (CMS) te klikken, verschijnt het pagina beheer. 15 Bij Personenbeheer kunt u nieuwe gebruikers aanmaken en rechten toe kennen. 16 De aangemaakte personen kunnen in groepen ingedeeld worden bij Groepenbeheer. Hier kunnen tevens rechten aan de groepen toegekend worden. 17 Ingelogd als: De naam van de persoon die ingelogd is, wordt hier weergegeven. -8-

9 III Stap 2: Gebruikers aanmaken KMT > Personenbeheer Als eerste dient u gebruikers aan te maken alvorens u overgaat tot het aanmaken van de pagina s. Uiteraard kunt u later nog gebruikers bewerken en toevoegen maar het bespaart u tijd wanneer u zoveel mogelijk vooraf doet. III.A Indeling van het scherm Personenbeheer fig. 3 - Personenbeheer 1 Door op dit icoon te klikken is het mogelijk om de gegevens van de persoon te bewerken en de rechten toe te kennen. 2 Wanneer er op de vuilnisbak geklikt wordt dan zal de persoon onherroepelijk verwijderd worden. 3 De gewenste persoon kan gezocht worden door de achternaam in het zoekveld in te vullen. 4 Nieuw persoon toevoegen Door op Nieuw persoon toevoegen te klikken, kan er een nieuwe gebruiker worden toegevoegd. III.B Een nieuw persoon toevoegen KMT > Personenbeheer > Nieuw persoon toevoegen Wanneer u op de button Nieuw persoon toevoegen klikt, verschijnt het volgende scherm -9-

10 fig. 4 Nieuw persoon toevoegen 1. Vul de persoonsgegevens (1) in. De invoervelden met een * zijn verplichte invoervelden. 2. U kunt per persoon verschillende adressen invoeren. In het keuzeveld Soort adres(2) kunt u aangeven om wat voor soort adres het gaat. 3. Als dit persoon over meerdere adressen beschikt dan kunt u op de button Adres toevoegen (3) klikken. Er verschijnt vervolgens nog een mogelijkheid om een adres toe te voegen. 4. Wanneer u de gegevens hebt ingevuld en deze persoon nog geen gebruiker of KMT gebruiker wilt maken dan kunt u klikken op Gegevens insturen (4). 5. Wanneer u van de gegevens hebt ingevuld, kunt u van deze persoon een gebruiker maken door op Sla op en maak gebruiker (5) te klikken. De persoon kan dan wel de pagina s bekijken maar kan niet in het KMT. Lees hier meer over bij Als de persoon ook het KMT in mag, kunt u klikken op Sla op en maak KMT gebruiker (5). Lees hier meer over bij 3.3 én

11 III.C Gebruiker aanmaken KMT > Personenbeheer > Nieuw persoon toevoegen Zoals reeds vermeld in 3.2 kunt u van een persoon een gebruiker maken. Deze persoon kan dan wel beheerd worden vanuit het KMT systeem. Zo kunt u deze persoon rechten geven om bepaalde afgeschermde pagina s te bekijken. Deze persoon heeft echter geen toegang tot het KMT zelf. Wanneer u op de button Sla op en maak gebruiker heeft geklikt verschijnt het volgende scherm: fig. 5 Gebruiker aanmaken 1. U kunt uw Inlognaam (1) invoeren. 2. Wanneer u Geen wachtwoord wijziging selecteert, dan blijft het oude wachtwoord staan. Wanneer u een nieuw persoon heeft aangemaakt dan kunt u deze optie niet gebruiken. Er moet een wachtwoord worden aangemaakt om van het KMT gebruik te kunnen maken. 3. Wanneer uw KMT over meerdere talen beschikt, kunt u ook uw keuze maken uit de voorkeurstaal. 4. Vergeet u niet Toegang aan te vinken. 5. Wanneer u deze gegevens Verstuurd kan de nieuwe gebruiker inloggen. -11-

12 IV KMT gebruiker aanmaken KMT > Personenbeheer > Nieuw persoon toevoegen Naast gewoon gebruiker kunt u een persoon ook toegang geven tot het KMT. U kunt deze persoon bepaalde rechten geven binnen het KMT. Wij zullen later ingaan op het toewijzen van rechten. Wanneer u heeft geklikt op de button Sla op en maak KMT gebruiker krijgt u het volgende scherm te zien: fig. 6 KMT gebruiker aanmaken 1. U kunt de login naam invoeren en eventueel het wachtwoord. 2. Wanneer uw KMT over meerdere talen beschikt, kunt u ook uw keuze maken uit de voorkeurstaal. 3. Vergeet u niet Toegang aan te vinken. 4. Door KMT toegang aan te vinken, geeft u de gebruiker toegang tot het KMT. 5. Bij de openingsmodule kunt u aangeven welke module als eerste zichtbaar wordt wanneer de gebruiker inlogt. 6. Sla vervolgens de gegevens op door op Verstuur te klikken. -12-

13 V Stap 3: Groepen beheren KMT > Groepenbeheer U kunt niet alleen rechten geven aan personen maar ook aan groepen. Zo clustert u de gebruikers met dezelfde rechten. U hoeft dan de volgende keer niet alle personen te selecteren bij het toewijzen van bepaalde rechten, u kunt dan de groep met dezelfde rechten selecteren. Zo kunt u bijvoorbeeld een projectgroep samenstellen die toegang heeft tot dezelfde documenten. V.A Scherm indeling groepenbeheer KMT > Groepenbeheer fig. 7 - Groepenbeheer 1 Groepenbeheer Door op deze button de klikken komt verschijnt de Groepenbeheer module 2 Groep toevoegen Door op Groep toevoegen te klikken, kan er een nieuwe groep aangemaakt worden. 3 De gewenste groep kan gevonden worden door de naam of een deel van de naam in te voeren in het zoekveld. 4 Administrators Het KMT bevat standaard groepen. In dit geval zijn dit Administrators, Toegang tot Groepenbeheer, Toegang tot Paginabeheer, Toegang tot Personenbeheer, Toegang tot Productenbeheer. Een nadere uitleg van deze groepen vindt u bij hoofdstuk Door op dit icoon te klikken, kunnen de groepen beheerd worden. 6 Wanneer er op de vuilnisbak geklikt wordt dan zal de pagina onherroepelijk verwijderd worden. -13-

14 V.B Standaard groepen KMT > Groepenbeheer Er zijn een aantal standaard groepen die reeds zijn aangemaakt. Deze groepen hebben rechten tot de modules van het KMT. In dit geval zijn dat Paginabeheer, Personenbeheer en Groepenbeheer. Er is ook een groep Administrators. De leden van deze groep hebben alle rechten die het KMT biedt. Deze groepen zijn dus voor de KMT gebruikers. Wanneer u KMT gebruikers hebt aangemaakt dan kunnen ze nog geen acties uitvoeren in het KMT. U zult de gebruikers eerst tot één of meer van de bovengenoemde groepen moeten toevoegen. V.C KMT gebruikers toevoegen aan de standaard groepen KMT > Groepenbeheer > bewerken Wanneer u in de module Groepenbeheer bent, ziet u de standaard groepen. U kunt nu de groep aanklikken welke u wilt gaan beheren. Het volgende scherm verschijnt: fig. 8 Groep bewerken 1. Boven in het scherm ziet u de naam van de groep. U kunt hier ook de naam wijzigen. 2. U kunt de samenstelling van de groep veranderen door gebruik te maken van de knoppen Gebruiker toevoegen en Groep toevoegen, of de vuilnisbakjes aan de rechterkant. 3. Wanneer u de groep heeft samengesteld, klikt u op Gegevens insturen zodat de gegevens worden opgeslagen. -14-

15 V.D Een nieuwe groep toevoegen KMT > Groepenbeheer > Groep toevoegen Naast de standaard groepen kunt u in het systeem ook zelf groepen aanmaken. Een groep is een aantal gebruikers met dezelfde rechten. Zo kunt u bijvoorbeeld een bepaalde groep toegang geven tot bepaalde documenten. 1. Ga in het systeem naar Groepenbeheer. 2. Klik vervolgens op de button Groep toevoegen. 3. Hetzelfde scherm verschijnt als figuur 10 Groep bewerken. 4. U kunt zelf een naam geven aan de groep. 5. Net als beschreven in paragraaf 4.3 kunt u gebruikers toevoegen aan de groep. 6. Door op de button Gegevens insturen te klikken worden de gegevens opgeslagen. -15-

16 VI Stap 4: Rechten op personen en groepen KMT Het KMT heeft een zeer uitgebreid rechten systeem. Dit houdt in dat u als administrator kunt bepalen welke personen welke documenten kunnen inzien en op welke manier zij het KMT kunnen gebruiken. U kunt de rechten instellen van zowel de gebruikers individueel als de groepen waartoe deze gebruikers behoren. U kunt de rechten bepalen op de gebruikers en u kunt de rechten bepalen op een aangemaakte pagina. In dit hoofdstuk gaan we in op de rechten op persoon of op een groep personen. De rechten op pagina s worden besproken in hoofdstuk 6 Paginabeheer VI.A Rechten op een persoon toewijzen KMT > Personenbeheer > persoon bewerken Wanneer een persoon is aangemaakt dan kunnen andere personen en groepen rechten krijgen op deze persoon. U kunt personen de volgende rechten geven: - Lezen : de persoon/ groep krijgt het recht om dit persoon te zien. - Schrijven : de persoon/ groep krijgt het recht om de gegevens van deze persoon te muteren. - Verwijderen : de persoon/ groep krijgt het recht om dit persoon te verwijderen. - Rechten : de persoon/ groep krijgt het recht om anderen rechten te geven op dit persoon. (dus aangeven wie deze persoon mag zien, bewerken of verwijderen.) 1. U gaat in het KMT naar Personenbeheer 2. U krijgt dan een overzicht te zien van de door u aangemaakt gebruikers. Selecteer de gebruiken waar u de rechten wilt bewerken. En klik op het bewerk icoon. 3. Onder aan in het scherm ziet u in de blauwe balk Rechten staan. Klik op dat voor Rechten staat. Het onderstaande figuur wordt zichtbaar. fig. 9 rechten Wanneer u op de button Rechten wijzigen klikt, verschijnt het onderstaande scherm. Dit scherm is het scherm dat altijd verschijnt wanneer u rechten gaat toekennen. In dit voorbeeld gaan we andere gebruikers rechten geven op Anja Bergsma (1). -16-

17 fig. 10 Rechten beheren 1. `Niet geregistreerde gebruikers` hebben in dit voorbeeld leesrechten op Anja Bergsma. Dit betekend dat iedereen (ook anonieme bezoekers van de site) het bestaan van Anja Bergsma mogen weten. Het ontbreken van een vinkje bij leesrechten van `Anere geregistreerde gebruikers` wordt daarom in de praktijd genegeerd. 2. Wanneer u een andere gebruiker rechten wilt toeken op Anja Bergsma klikt u op de button Gebruiker toevoegen. 3. U krijgt dan een overzicht te zien met de personen. U selecteert de persoon die u rechten wilt geven en klikt op ok. 4. De persoon verschijnt in het overzicht. In dit voorbeeld hebben we Helen Groenteman geselecteerd. 5. Vink de rechten aan die u wilt dat deze geselecteerde persoon (Helen Groenteman) krijgt op de object persoon (Anja Bergsma). 6. Als u een groep rechten wilt geven op deze persoon dan klikt u op de button Groep toevoegen. 7. U voert vervolgens dezelfde handelingen uit als bij een persoon. 8. U kunt ook een Nieuwe eigenaar selecteren. U selecteerd dan in het overzicht de nieuwe eigenaar en u klikt op de button Nieuwe eigenaar. 9. Achter de naam van de geselecteerde persoon staat nu het woord: (eigenaar) Om het rechten systeem te verduidelijken, zullen we u een voorbeeld geven: In dit geval krijgt Helen Groenteman het recht om Anja Bergsma te zien. Als zij dit recht niet had gekregen dan was voor Helen Groenteman in het KMT de naam Anja Begsma nooit zichtbaar geweest. In plaats van de naam Anja Bergsma krijgt Helen Groenteman dan verborgen- te lezen. (bijvoorbeeld `verborgen eigenaar ). Tevens krijgt Helen Groenteman het recht om de gegevens van Anja Bergsma te wijzigen en Anja Bergsma te verwijderen doordat wij haar schrijf- en verwijderrechten hebben gegeven. Helen Groenteman kan alleen geen rechten geven op Anja Bergsma aan anderen personen. -17-

18 VI.B Rechten op een groep toewijzen KMT >Groepenbeheer > groep bewerken Net als bij personen kunt u andere personen of groepen personen rechten geven op een groep. Ook hier kunt u de volgende rechten toewijzen: - Lezen : de persoon/ groep krijgt het recht om deze groep te zien. - Schrijven : de persoon/groep krijgt het recht om deze groep te `muteren`. - Verwijderen : de persoon/ groep krijgt het recht om deze groep te verwijderen. - Rechten : de persoon/ groep krijgt het recht om anderen rechten te geven op deze groep 1. Wanneer u de rechten van een groep wilt wijzigen gaat u naar Groepenbeheer. 2. U selecteert de groep waar u de rechten van wilt wijzigen door op te klikken. 3. Onder aan de pagina ziet u in de blauwe balk Rechten staan. Klik op voor Rechten 4. Klik vervolgens op de button Rechten wijzigen. 5. Vervolgens kunt u dezelfde stappen uitvoeren zoals bij de paragraaf 5.1 Rechten op een persoon toewijzen. Om het rechten systeem op een groep te verduidelijken, zullen we u een voorbeeld geven: Als Anja Bergsma en Helen Groenteman samen in een klas (groep 8) zitten. Peter de Vries is de docent van beide leerlingen. Dan zullen wij Peter de Vries rechten geven over groep 8. Zo mag Peter de Vries de groep lezen en schrijven. Hij mag echter geen groep verwijderen dat mag alleen de administratie. Ook de rechten worden alleen door de administratie beheert. -18-

19 VII Stap 5: Paginabeheer (CMS) KMT > Paginabeheer Nadat de gebruikers zijn aangemaakt kunnen de pagina s worden aangemaakt. VII.A Scherm indeling Paginabeheer KMT > Paginabeheer In hoofdstuk 1 heeft u al kennis kunnen maken met het scherm van Paginabeheer zoals hieronder weergegeven. fig. 11 Paginabeheer In de aankomende paragraven zullen we ingaan op de mogelijkheden van Paginabeheer. Voor de toelichting van de iconen en buttons verwijzen wij naar hoofdstuk 1. VII.B Een nieuwe pagina aanmaken KMT > Paginabeheer Alle nieuwe pagina s die u gaat aanmaken zijn subpagina s van home. In fig.8 zijn virtuele pagina, beperkte toegang, in ontwikkeling, nog niet getoond subpagina s. We gaan eerst zelf een nieuwe subpagina aanmaken. Om een subpagina van home te maken, klikt u op scherm te zien: achter home. U krijgt dan het volgende -19-

20 fig. 12 Pagina editor 1. Boven aan de pagina ziet u Pagina eigenschappen (1). In paragraaf 6.3 wordt dit onderdeel apart doorgenomen. 2. Vul de naam van deze pagina in (2). Deze titel wordt tevens de naam van de knop die gepubliceerd wordt op de website. 3. U kunt uw teksten invoeren in het hiervoor bestemde vlak. U bevindt zich in het tabblad Edit (3). De tekst editor heeft dezelfde eigenschappen als de bekende tekstverwerkers waar u wellicht vaker mee heeft gewerkt. De legenda van de tekst editor is in de bijlage toegevoegd. Wij zullen apart ingaan op het toevoegen van een hyperlink, anker, stijl en het toevoegen van een afbeelding in de tekst. Deze onderdelen worden besproken in paragraaf 6.4 bewerken van de tekst 4. Wanneer u de tekst heeft bewerkt kunt u de code van de tekst opmaak bekijken bij het tabblad Source (4). 5. Wanneer u op Preview (5) klikt, wordt de pagina weergegeven zoals hij ook gepubliceerd zal worden. 6. Deze pagina opslaan als zichtbare versie? (6) Staat standaard aangevinkt. Dit houdt in dat de zojuist bewerkte versie als de zichtbare versie wordt weergegeven. Wanneer u het vinkje weghaalt wordt de voorlaatste versie gepubliceerd. U kunt dan op een later moment deze versie publiceren. Meer over versie beheer in een latere paragraaf. Wanneer de pagina nog niet is gepubliceerd zal de pagina in het overzicht groen worden weergegeven. 7. Wanneer de pagina gereed is klikt u op Opslaan (7). 8. Uw nieuwe pagina is nu te zien als subpagina van home. -20-

21 VII.C Pagina eigenschappen instellen KMT > Paginabeheer > pagina bewerken U kunt verschillende eigenschappen toevoegen aan de pagina die u reeds hebt aangemaakt. 1. Klik op de bewerk button achter de pagina waarvan u de eigenschappen wilt instellen. 2. Door op voor Pagina eigenschappen (1) te klikken verschijnt het onderstaande scherm: fig. 13 Pagina eigenschappen 3. U kunt bij de Publiceerdatum de datum invoeren waarop u de aangemaakte pagina gepubliceerd wilt hebben. Wanneer de publiceerdatum na de huidige datum is dan zal de pagina rood worden weergegeven in het overzicht. 4. Wanneer u de pagina op een bepaalde datum weer off-line wilt hebben dan vult u bij Archiveerdatum de gewenste datum in. Als de pagina na publicatie is gearchiveerd, zal de pagina rood worden weergegeven in het overzicht 5. U kunt een menu item aanmaken dat direct verwijst naar een pagina op het internet. Er wordt dus geen pagina zelf aangemaakt maar er wordt naar een bestaande pagina verwezen. Deze pagina wordt Virtuele pagina genoemd. Wanneer u een Virtuele pagina wilt dan kunt u deze aanvinken. Er verschijnt een invoerveld waar u het adres (URL) van de pagina kunt invullen waar de link naar toe moet verwijzen. 6. U kunt de pagina beter vindbaar maken op het internet door aan de pagina Meta Keys te koppelen. U vult hier de kernwoorden in welke de zoekmachine zal lezen. De kernwoorden dienen door een komma gescheiden te worden. Er mogen maximaal 255 karakters worden ingevoerd. 7. De Meta Description is de paginasamenvatting die zoekmachine leest. Deze wordt bij sommige zoekmachines weergegeven als de website gevonden is. 8. Een extra optie die buiten het bovenstaande voorbeeld is het gebruik van `Aliassen`. Voor iedere pagina in het systeem kunnen één of meerdere aliassen worden toegekend waarmee de pagina snel te benaderen is door een bezoeker. -21-

22 VII.D Het bewerken van de tekst KMT > Paginabeheer > pagina bewerken Zoals in paragraaf 6.2 reeds is vermeld, staat de legenda van de tekst editor in de bijlage. Er zijn echter onderdelen die extra aandacht en uitleg vereisen. Het beheersen van deze onderdelen kan veel extra mogelijkheden bieden voor uw webpagina s. Er zijn zes onderdelen waar wij extra aandacht aan zullen geven. Dit zijn hyperlink, anker stijl, afbeelding toevoegen, formulieren en versiebeheer. VII.D.1 Hyperlink Door een hyperlink aan te brengen in de tekst is het mogelijk om naar een andere pagina te linken op het internet. Dit kan een pagina zijn in een andere website, een pagina binnen de eigen website, een anker en een link naar een bestand zijn 1. Klik op het icoon:. U krijg het volgende scherm te zien: fig. 14 Linkbeheer 2. Kies het soort link dat u wilt toevoegen. 3. In het geval een Normale link kunt u bij URL het adres invoeren van de pagina waarna u de link wilt laten verwijzen. Bij de Interne link kunt u de pagina selecteren, bij een Anker kunt u een anker selecteren (meer hierover in paragraaf 6.4.2) en bij Link naar bestand (download) kunt u een bestand selecteren. Later in het document gaan wij dieper in op bestandbeheer. 4. Het Bestemmingsvenster bepaalt op welke manier de pagina wordt weergegeven wanneer er op de hyperlink is geklikt. U hoeft dit niet in te vullen, maar kunt dit wel doen om de presentatie van uw link te veranderen. Veel gebruikte bestemmingsvensters zijn: a. _blank (in een nieuw browser venster) b. _top (Vervang de huidige pagina in de browser met deze link) Daarnaast kunt u gebruik voor meer uitzonderlijke gevallen gebruik maken van: -22-

23 c. _self (Indien de pagina uit meerdere frames bestaat, vervang huidige frame met link) d. _parent (Indien uw link zich bevindt in een pop-up, kunt u zo het venster onder de pop-up bereiken) e. Eigen bestemmingsvenster (Indien de pagina uit meerdere frames bestaat kunt u zo de link laten openen in een bepaald frame op uw site.) 5. Vervolgens kunt u de Stijl selecteren. In de volgende paragraaf wordt hier verder op ingegaan. 6. Klik vervolgens op Voeg link in. 7. Wanneer u een link wilt verwijderen gaat op de tekst van de link staan en kiest u wederom en vervolgens op Verwijder link. VII.D.2 Het anker Het anker wordt in de tekst editor aangegeven met het volgende icoon: Wanneer u in een pagina een wilt verwijzen naar tekst in dezelfde pagina dan gebruikt u daar het anker voor. Let wel, het anker is alleen voor verwijzingen binnen dezelfde pagina. 1. U selecteert de tekst waarna u later wilt verwijzen. 2. U klikt in het menu op de anker 3. Vervolgens voert u een naam in voor het anker. De ankernaam dient uit één naam te bestaan dus geen spatie in de naam. Ook wordt het anker het beste weergegeven wanneer u slechts één woord selecteert voor het anker en niet een groep worden. 4. Vervolgens selecteert u de tekst welke u wilt laten verwijzen naar het anker. 5. U klikt in het menu op het icoon van de hyperlink: 6. U selecteert Link naar anker. Het volgende scherm verschijnt: 7. Selecteer vervolgens bij Anker het anker waarna u wilt verwijzen. 8. Klik vervolgens op Voeg link in. 9. Om de anker te verwijderen gaat u wederom naar en klikt u vervolgens op de button Verwijder link. VII.D.3 Een Stijl In de menubalk van de tekst editor kunt u naast Lettertype en Grootte ook Stijl selecteren. Stijl is een vooraf ontwikkelde stijl template. Dit kan bijvoorbeeld de vormgeving van uw website zijn of de lay-out van uw nieuwsbrief. Als u een pagina aan het aanmaken bent dan kunt u bij Stijl aangeven welke vormgeving deze pagina krijgt in de weergave. VII.D.4 Een Tabel toevoegen Klik op om een tabel in te voegen Selecteer vervolgens de tekst Voeg tabel in... U krijgt het volgende scherm te zien: -23-

24 fig. 15 tabel invoegen 1. Vul bij Rijen het aantal rijen in van de tabel. 2. Bij Kolommen kunt u het aantal kolommen aangeven. 3. Bij Breedte kunt u aangegeven op welke wijze de tabel in de breedte het scherm vult. In dit geval wordt de tabel weergegeven over de volledige lengte van het scherm. Wanneer u geen % achter het getal zet dan geeft het getal de breedte in eenheden weer. 4. U kunt zelf de Achtergrond kleur bepalen door de kleurcode in te voeren of door de kleur te selecteren. 5. Bij Uitlijning kunt u aangeven hoe de tabel gepositioneerd moet worden in het scherm. 6. Bij Cell-vulling kunt u de afstand tussen de rand van een cel en de tekst die erin staat bepalen. 7. Bij Cell-afstand kunt u de afstand tussen de cellen van een tabel bepalen. 8. Tevens kunt u de Hoogte invullen 9. Bij Kader wordt dikte aangegeven van de rand om de cellen. Wanneer u geen rand wenst, kunt u hier 0 invullen. Wanneer u de tabel heeft aangemaakt, kunt u deze wijzigen door op dan een lijst te zien met de mogelijkheden. te klikken. U krijgt VII.D.5 Een afbeelding toevoegen Als u een afbeelding wilt toevoegen in de tekst kunt u in het menu van de tekst editor het volgende icoon selecteren:. U krijgt dan het volgende scherm te zien: -24-

25 fig.15 Afbeelding invoegen Wanneer u een afbeelding in de tekst wilt toevoegen dan kunt u deze selecteren uit een reeds bestaande map. U selecteert de map (1) waar de afbeelding in staat en selecteert vervolgens de afbeelding. Bij Voorbeeld (4) kunt u de afbeelding bekijken. Door op de button Voorbeeld te klikken, krijgt u in een apart scherm de gehele afbeelding te zien. Wanneer de afbeelding nog niet in een map staat maar u deze van uw lokale computer wilt uploaden naar het KMT, klikt u op (2). U krijgt het volgende scherm te zien: fig. 16 Afbeeldingen upload 1. Selecteer de map waarin de afbeelding moet komen te staan. 2. Klik vervolgens op Browse om de afbeelding op uw computer te selecteren 3. Klik vervolgens op OK om het bestand te verzenden. -25-

26 VII.D.6 Formulieren KMT > Paginabeheer > pagina bewerken U kunt ook een formulier toevoegen aan uw pagina. Zo kunt u bijvoorbeeld een contactformulier of een inschrijfformulier aanmaken. Een formulier stelt u in staat de bezoeker gegevens op de website te laten invoeren. In principe wordt een ingevuld formulier automatisch per verzonden naar de eigenaar van de pagina waarop het formulier is geplaatst. Dit `standaardgedrag` is aan te passen middels het aanmaken van één of meer verborgen velden. Kijk hiervoor verderop in dit hoofdstuk punten 35 t/m 48. Wanneer u een formulier wilt maken dan is het verstandig de velden van het formulier in een tabel plaatsen. Op deze manier worden de velden op gelijke afstand van elkaar weergegeven. In de paragraaf Tabel invoegen kunt u lezen hoe een tabel kunt aanmaken. Wij zullen het aanmaken van een formulier uitleggen naar aanleiding van een voorbeeld contactformulier: 1. Ga naar de tekst editor in het KMT. 2. Voeg een Tabel toe met het juiste aantal rijen en kolommen. 3. Vul de veldnamen in zoals Bedrijfsnaam, Branche, Contactpersoon, etc.. Tekstveld toevoegen (1) 4. Bij Bedrijfsnaam kan de naam in het veld worden ingevoerd. Door op te klikken, krijgt u een overzicht met formuliervelden. 5. Selecteer Voeg een tekstveld in Vervolgens kunt u de eigenschappen van het tekstveld invoeren zoals de Naam van het veld, Karakterbreedte, Type, Startwaarde, Maximaal aantal karakters en de Stijl invoeren. De Startwaarde is de waarde die in het tekstveld weergegeven wordt wanneer er nog geen waarde is ingevoerd. Bij geb.datum is de Startwaarde dd-mm-jjjj. 7. Wanneer u het hokje Verplicht veld aanvinkt, moet het tekstveld ingevuld worden voordat het formulier verzonden kan worden. 8. Bij Validatie kunt u aangeven op welke manier de ingevoerde tekst opgemaakt moet zijn. Wanneer u hier selecteert dan betekent dat de ingevoerde tekst de opmaak van een adres moet hebben. -26-

27 9. Klik op ok zodat het veld in de tabel geplaatst wordt. Selectie-veld toevoegen (2) 10. Bij Branche kan er een veld geselecteerd worden in dit geval is ICT zichtbaar. Kies Voeg een selectie-veld in.... U krijgt het volgende scherm te zien: fig. 17 Selectie-veld invoegen 11. Bij Naam kunt u de naam van het veld invoeren. 12. Vervolgens kunt u de waarden gaan toevoegen. U vult bij Tekst een waarde in die wordt weergegeven in de lijst. 13. Bij Waarde vult u de waarde in die naar u geretourneerd wordt in de wanneer een bepaalde waarde uit de lijst wordt geselecteerd. 14. Wanneer u Geselecteerd aanvinkt, dan wordt die Tekst zichtbaar weergegeven in het formulier. Wanneer er vervolgens op het uitklap tekentje wordt geklikt, worden de overige waarden zichtbaar. 15. Als u alle gegevens hebt ingevuld, klikt u op Toevoegen zodat de waarde in het veld Huidige opties zichtbaar wordt. 16. Bij Type kunt u selecteren of de er meerdere keuze mogelijkheden (Multiple select) mogen worden geselecteerd of slechts één (Single select). 17. Wanneer u een reeds ingevoerde waarde wilt wijzigen, gaat u op de waarde staan in het veld Huidige opties. Vervolgens worden de buttons Bijwerken en Verwijderen actief. Vervolgens kunt u Tekst, Waarde en Geselecteerd wijzigen. 18. Wanneer u het hokje Verplicht veld aanvinkt, moet het tekstveld ingevuld worden voordat het formulier verzonden kan worden. 19. Klik op ok om het keuzemenu toe te voegen. Keuzeknop toevoegen (3) 20. In dit geval kan er gekozen worden uit drie mogelijkheden. Om een keuzeknop toe te voegen selecteert u Voeg een keuzeknop in... in het menu. 21. U kunt vervolgens in het eigenschappen scherm de Naam, Startwaarde, Start status en Stijl invoeren. 22. Wanneer er slechts één keuzemogelijkheid ingevuld mag worden dan vult u bij Naam voor alle keuzemogelijkheden dezelfde naam in. In dit geval hebben wij bij Naam voor zowel Product A, Product B als Product C de naam Product ingevoerd. -27-

28 23. De naam die u bij Startwaarde invoert, is de naam die wordt geretourneerd bij een ingevuld en verzonden formulier. 24. Bij Start status geeft u aan of u deze waarde als geselecteerd wilt weergeven in het formulier. 25. Wanneer u het hokje Verplicht veld aanvinkt, moet het tekstveld ingevuld worden voordat het formulier verzonden kan worden. 26. Klik op ok om de keuzeknop toe te voegen. Tekstgebied toevoegen (4) 27. Als er meer tekst ingevoerd kan worden dan voegt u een Tekstgebied in. Selecteer Voeg een groot tekstveld in U kunt vervolgens de Naam van het tekstgebied, Karakterbreedte, Stijl, Startwaarde en het Aantal regels invoeren. 29. De Startwaarde is de waarde die in het tekstveld weergegeven wordt wanneer er nog geen waarde is ingevoerd. 30. Het Aantal regels bepaalt de verticale grootte van het tekstgebied. 31. Klik op ok om het tekstgebied toe te voegen. Vink-veld toevoegen (5) 32. In het voorbeeld kan er aangevinkt worden of men de nieuwsbrief wilt ontvangen. Daarvoor is het vink-veld gebruikt. Selecteer Voeg een vink-veld in U kunt vervolgens in het eigenschappen scherm de Naam, Startwaarde, Start status en Stijl invoeren. 34. De naam die u bij Startwaarde invoert, is de naam die wordt geretourneerd bij een ingevuld en verzonden formulier. 35. Bij Start status geeft u aan of u deze waarde als geselecteerd wilt weergeven in het formulier. 36. Wanneer u het hokje Verplicht veld aanvinkt, moet het tekstveld ingevuld worden voordat het formulier verzonden kan worden. 37. Klik op ok om de vink-veld toe te voegen. Knop toevoegen (6) 38. Als laatste worden de knoppen toegevoegd. Zonder een knop heeft een formulier geen functie. Selecteer Voeg een knop in... in het menu. 39. U kunt vervolgens Naam, Startwaarde, Type en Stijl invoeren. 40. De Startwaarde is de naam die op de knop komt te staan in het formulier. 41. Bij Type kunt u de functie van de knop selecteren. Wanneer u submit selecteert, wordt het formulier zoals op dat moment ingevuld verzonden naar de eigenaar van het formulier. Dit is de persoon die in het KMT het formulier heeft aangemaakt. In de volgende paragraaf verborgen veld toevoegen wordt uitgelegd hoe het formulier naar een andere adres kunt versturen. 42. Wanneer u bij Type de mogelijkheid Reset selecteert, worden de ingevoerde waarden in de velden van het formulier verwijderd. 43. Klik op ok wanneer u de button wilt toevoegen. Verborgen veld toevoegen (7) 44. Wanneer u de standaardwaarden van een formulier wilt manipuleren, selecteert u Voeg een verborgen veld in... in het menu. U krijgt de velden Naam en Startwaarde te zien. 45. Vul bij de velden Naam en Startwaarde de gewenste waarden in zoals beschreven in de onderstaande tabel. 46. Vervolgens klikt op ok om de gegevens op te slaan. Omschrijving Naam Startwaarde Het formulier verzenden naar KMT_ontvanger adres van de een andere ontvanger dan de ontvanger standaard ontvanger. -28-

29 Een onderwerp toevoegen aan het formulier dat verzonden wordt. Een afzendernaam toevoegen aan het formulier. In de tekst komt de naam van de afzender (eigenaar) te staan van het formulier. Een afzendernaam toevoegen aan de . De naam van de afzender (eigenaar) van het formulier komt bij de afzender te staan. Een adres van de afzender toevoegen. Het adres van de afzender (eigenaar) van het formulier komt bij de afzender te staan. Verwijs naar een pagina wanneer het formulier is verzonden. Wanneer het formulier is verzonden verschijnt de pagina die is ingevuld. KMT_onderwerp KMT_afzendernaam Het onderwerp Naam van de afzender van het formulier. KMT_afzender_naam Naam van de afzender van het formulier KMT_afzender_ adres van de afzender van het formulier. KMT_redirect Formulier resultaten exporteren naar Excel 47. Wanneer u de gegevens die zijn ingevoerd in de velden van het formulier naar Excel wilt exporteren, gaat u naar de pagina waar het formulier in staat. 48. Klik op de volgende button links in het scherm: 49. Vervolgens wordt gevraagd of u het bestand wilt downloaden. 50. Selecteer Save. 51. Selecteer de map waarin het bestand moet worden opgeslagen. 52. Uw bestand met resultaten is opgeslagen. -29-

30 VII.D.7 Versiebeheer van een pagina KMT > Paginabeheer > pagina bewerken Wanneer een pagina wordt aangemaakt of bewerkt wordt dit geregistreerd. U kunt op deze manier alle bewerkingen achterhalen. Het systeem registreert de persoon die aan de versie van de pagina heeft gewerkt, de datum en de tijd. Wanneer u een pagina gaat bewerking ziet u het volgende scherm links van de tekst editor: fig. 18 versiebeheer Alle data met tijden (3) zijn de versies waaraan gewerkt is. Door met uw muis over de versie heen te bewegen, verschijnt de naam, bestandsgrootte en versie nummer van die versie. Door op de versie te klikken verschijnt die versie in de tekst editor en kunt u de versie bewerken. Dit wordt in het scherm aangegeven door (1). Het icoon (2) dat voor een bepaalde versie staat, geeft aan dat die versie gepubliceerd is. Het versiebeheer stelt u in staat pagina s die door gebruikers zijn aangemaakt eerst te reviseren alvorens deze gepubliceerd worden. -30-

31 VII.D.8 Rechten toekennen aan een pagina KMT > Paginabeheer > Pagina bewerken > Rechten > Rechten wijzigen Wanneer u een pagina heeft aangemaakt kunt u bepalen op welke manier bepaalde gebruikers met de pagina mogen omgaan. Zo kunt u de volgende rechten instellen: - Lezen : de gebruiker mag de pagina lezen (inzien) - Voorstel : de gebruiker mag een pagina bewerken. Hij kan de pagina echter zelf niet publiceren. Een gebruiker met schrijfrechten kan de pagina vervolgens publiceren. - Schrijven : een gebruiker met schrijfrechten mag de pagina bewerken en hij mag de pagina publiceren. - Verwijderen: de gebruiker mag de pagina verwijderen - Rechten : de gebruiker mag rechten toekennen aan personen voor deze pagina. 1. Klik op van de pagina waar u de rechten van wilt beheren. 2. Klik vervolgens op voor Rechten. 3. Klik op de button Rechten wijzigen. U krijgt dan het volgende overzicht te zien: fig. 19 Rechten op pagina 4. De standaard waarde is dat deze pagina voor iedereen te lezen is. 5. U kunt gebruikers toevoegen door op de button Gebruiker toevoegen te klikken 6. Vervolgens vinkt u de rechten van deze gebruiker aan. 7. Dezelfde handeling geldt voor het toevoegen van groepen. U klikt dan op de button Groep toevoegen. 8. Wanneer u een nieuwe eigenaar aan deze pagina wilt toekennen, selecteert u de gebruiker in het overzicht door met de muis op de naam te klikken. 9. Vervolgens klikt u op de button Nieuwe eigenaar. 10. Er verschijnt vervolgens achter de naam het woord: (eigenaar) 11. Wanneer u alle rechten heeft toegekend, klikt u vervolgens op ok zodat de gegevens worden op geslagen. -31-

32 VIII Boxen toevoegen KMT > Boxenbeheer U kunt op uw pagina een box toevoegen. Een box is een blok tekst welke apart gepositioneerd kan worden op de pagina. Het ontwerp geeft aan waar de box op de pagina komt te staan. Zo kunt u bijvoorbeeld een log-in in een box hebben staan of de nieuwsrubriek. VIII.A Scherm indeling boxenbeheer KMT > Boxenbeheer Het volgende scherm krijgt u te zien wanneer u op de module Boxenbeheer klikt. De legenda is dezelfde als de legenda van Paginabeheer op pagina 5. fig. 20 Boxenbeheer VIII.B Een box aanmaken KMT > Boxenbeheer Voordat u een box kunt toevoegen op een pagina dient u eerst de box aan te maken. 1. Klik op de button Nieuwe box maken in de module Boxenbeheer. 2. U krijgt dezelfde pagina editor te zien als bij Paginabeheer. Voor de werking van de pagina editor verwijzen wij naar het hoofdstuk VI Paginabeheer. 3. Wanneer u de box heeft gevuld met behulp van de pagina editor, klikt u op opslaan. VIII.C Een box toevoegen KMT > Paginabeheer Wanneer u een box heeft aangemaakt, kunt u deze toevoegen aan uw pagina. 1. Ga naar de module Paginabeheer. 2. Selecteer de pagina waar u de box wilt toevoegen. 3. Klik op de bewerk icoon ( ). 4. In de Pagina editor klikt u onder aan de editor op het voor Boxenkoppeling. U krijgt het volgende scherm te zien: fig. 21 boxen koppelingen 5. Klik vervolgens op de button Boxen toewijzen. U krijgt de volgende pagina te zien: -32-

33 fig. 22 Boxen gekoppeld aan pagina 6. Klik op de button Box Toevoegen (1). 7. Selecteer de box die u wilt toevoegen en klik op ok. De geselecteerde boxen zijn te zien in het overzicht (3). 8. Wanneer u de box niet alleen op deze pagina maar ook op de subpagina s van deze pagina s wilt publiceren, vinkt u het hokje subpagina s (4) aan. 9. De publiceerdatum (5) is de datum waarop u de box op de pagina gepubliceerd wilt hebben. Deze datum kunt u net als bij een pagina instellen als u in de boxeditor zit. Bij box eigenschappen kunt u deze instellen. 10. In dit geval wordt de box op (6) gearchiveerd. 11. U kunt het Maximaal aantal zichtbare boxen per pagina (7) aangeven door het aantal zelf in te voeren. 12. U kunt de volgorde van de boxen die zijn geselecteerd (3) wijzigen door een box te selecteren en vervolgens op een pijltje omhoog of een pijltje naar beneden (8) te klikken. 13. Wanneer u het hokje achter Volgorde (9) aanvinkt, worden de boxen in willekeurige volgorde weergeven. Extra Wanneer het Maximaal aantal zichtbare boxen per pagina (7) kleiner is dan het aantal geselecteerde boxen (3) worden het eerst aantal boxen gepubliceerd. Wanneer u het hokje achter Volgorde (9) ook hebt geselecteerd dan maakt het systeem elke keer wanneer de pagina wordt geopend een willekeurige selectie van een aantal boxen. Mogen er bijvoorbeeld bij u drie boxen maximaal weergegeven worden (7) en u hebt er zes geselecteerd (3) dan worden er elke keer wanneer de pagina wordt geladen drie willekeurige boxen weergegeven. -33-

34 IX Nieuws KMT > Nieuwsbeheer U kunt ook nieuwsberichten op uw website plaatsen. U kunt de nieuwsberichten op elke willekeurige pagina weergeven. Tevens is er een nieuwsberichten archief, waar u de gearchiveerde nieuwsberichten nog een keer kunt bekijken. IX.A Schermindeling nieuwsbeheer KMT > Nieuwsbeheer Het volgende scherm krijgt u te zien wanneer u op de module Nieuwsbeheer klikt. De legenda is dezelfde als de legenda van Paginabeheer op pagina 5. fig Nieuwsbeheer IX.B Een nieuwsbericht aanmaken KMT > Nieuwsbeheer Voordat u een nieuwsbericht kunt toevoegen op een pagina dient u eerst het nieuwsbericht aan te maken. 4. Klik op de button Nieuw nieuws in de module Nieuwsbeheer. 5. U krijgt dezelfde pagina editor te zien als bij Paginabeheer. Voor de werking van de pagina editor verwijzen wij naar het hoofdstuk VI Paginabeheer. 6. Wanneer u het nieuwsbericht heeft aangemaakt met behulp van de pagina editor, klikt u op opslaan. IX.C Nieuwsberichten toevoegen aan een pagina KMT > Boxenbeheer Wanneer u een nieuwsbericht heeft aangemaakt, worden deze automatisch gegenereerd in een box of een door u aangegeven pagina. Kingsquare richt het nieuwsbeheer voor u naar wens in. Wanneer u ervoor kiest om de nieuwsberichten in een box weer te geven dan maakt Kingsquare een box voor u aan. Deze box kunt u dan plaatsen op de gewenste pagina s. Voor meer informatie over het plaatsen van boxen verwijzen wij u naar hoofdstuk VII. Hetzelfde geldt voor een nieuwspagina. Wanneer u de nieuwsberichten op een pagina wenst weer te geven, maakt Kingsquare een pagina voor u aan. Tevens kunt u met Kingsquare overleggen op welke manier u de nieuwsberichten weergegeven wilt hebben. -34-

35 X Bestandsbeheer Het KMT biedt de mogelijkheid om ook bestanden te beheren. U kunt bestanden uploaden zodat u deze met andere gebruikers kunt delen. U kunt net als met de pagina s en met de personen rechten geven aan deze documenten. X.A Scherm indeling Wanneer u rechtsboven in uw scherm op onderstaande scherm: mijn bestanden klikt, verschijnt het fig. 24 Bestandsbeheer 1. Door op een (1) kunt u een nieuwe map aanmaken. 2. In dit geval zijn wij ingelogd als Anja Bergsma en hebben wij een map aangemaakt. (2) geeft aan dat Anja eigenaar is van deze map en dat zij heeft ingesteld dat anderen deze map ook mogen inzien. 3. (3) geeft aan dat deze map door iemand anders is aangemaakt en gedeeld is zodat wij hem ook kunnen inzien. 4. Wanneer u een bestand wilt uploaden (4) in een map dan selecteert u de map waar u het bestand in wilt uploaden. In dit geval kiezen wij de map van Anja Bergsma. X.B Een Bestand uploaden in een map Wanneer u met uw muis een map selecteert, verschijnt het volgende scherm; -35-

36 fig. 25 Bestand toevoegen X.C 1. Wij hebben de map van Anja Bersma geselecteerd (1). 2. In de map staat rechts het bestand (2) dat reeds aanwezig is in de map. De naam van het bestand is in het icoontje leesbaar. In dit geval is het een (ofwel een.jpg bestand). Wanneer niet duidelijk is wat voor een bestand dit is dan verschijnt het volgende icoontje: 3. Links ziet u de legenda (3) van deze map. 4. Standaard staat Enkel bestand invoeren (4) geselecteerd. 5. Wanneer u zelf een bestand wilt uploaden, klikt u onder in het scherm op Browse (5) 6. U selecteert op uw computer het bestand dat u wilt uploaden en klikt vervolgens op Versturen (6). Wanneer het bestand rechtsboven in het scherm (2) verschijnt, is het bestand geupload. 7. Wanneer u meerdere bestanden tegelijk wilt uploaden, selecteert u Meerdere bestanden invoeren (7). U heeft daar de JAVA virtuele machine voor nodig. Wanneer u deze niet heeft geïnstalleerd, verschijnt bij het aanvinken automatisch de mogelijkheid om dit te downloaden. In de volgende paragraaf wordt het uploaden van meerdere bestanden beschreven. Meerdere bestanden tegelijkertijd uploaden Zoals in de vorige paragraaf vermeld, is het mogelijk om meerdere bestanden te gelijkertijd te uploaden. U selecteert Meerdere bestanden invoeren (7) zoals vermeld in de vorige figuur. Het onderstaande schermt verschijnt: -36-

37 fig. 26 security message In dit bericht wordt gevraagd of u Kingsquare vertrouwd. U kunt hier op de button Yes klikken. Het volgende scherm verschijnt: fig. 27 Bestand toevoegen Wanneer u op de button Bestand toevoegen klikt, verschijnt het volgende scherm: -37-

38 fig. 28 Bestanden selecteren en toevoegen 1. Net als bij Microsoft Windows kunt in de map (1) selecteren waar de bestanden in staan welke u wilt uploaden. 2. In het witte scherm (2) verschijnen de mappen die in deze map staan. U kunt de bestanden selecteren of een volledige map selecteren. Wanneer u meerdere bestanden wilt selecteren houdt u de CTRL knop ingedrukt en selecteert u met de map de diverse bestanden. 3. De namen van de bestanden worden vermeld bij File Name (3). 4. Wanneer u alle bestanden hebt geselecteerd klikt u op Bestanden toevoegen (4). Het onderstaande scherm verschijnt: fig. 29 Bestanden selecteren en toevoegen Links in het scherm staan de bestanden die u hebt geselecteerd. U klikt vervolgens Bestanden uploaden om de bestanden op de server te plaatsen. -38-

39 X.D Rechten toekennen aan een map of aan een bestand Net als op een persoon en aan een pagina is het mogelijk om rechten toe te kennen aan een map of bestand. 1. Wanneer u rechten wilt toekennen aan een map gaat u op de map of bestand staan met uw muis. 2. boven in het scherm selecteert u het icoon eigenschappen. U krijgt dan het volgende scherm te zien: fig. 30 Map eigenschappen 3. In dit geval hebben wij een map geselecteerd. Wanneer u een bestand selecteert en vervolgens op de eigenschappen icoon klikt, krijgt u hetzelfde scherm. 4. U kunt in het invoerveld (1) de naam van de map/ bestand wijzigen. 5. Wanneer u de rechten wilt wijzigen, klikt u op de button Rechten wijzigen. 6. U ziet dan hetzelfde venster als bij rechten wijzigen op een pagina of persoon (fig. 8 rechten beheren) 7. U kunt hier de rechten toekennen net als op een pagina (paragraaf 6.6) 8. Wanneer u de rechten heeft toegekend, klikt u op Aanmaken (3). -39-

40 XI Mailinglijsten KMT > Mailinglijsten Het KMT biedt ook de mogelijkheid om mailings te sturen. U kunt zelf de abonnees invoeren of men kan zich inschrijven op de website. In het KMT kunt u de mailing opstellen en vervolgens naar uw abonnees versturen. XI.A Schermindeling Mailinglijsten KMT > Mailinglijsten Het volgende scherm krijgt u te zien wanneer u op de module Mailinglijsten klikt. fig. 31 Mailinglijsten 1 Door op deze button de klikken, kan er een nieuwe mailing aangemaakt worden. 2 Door op Mailinglijst bewerken te klikken, is het mogelijk de bestaande mailinglijst te bewerken. 3 Bij Nieuwe abonnee kan een nieuw abonnee van de mailinglijst ingevoerd worden. 4 Onderwerp Bij Onderwerp staat de naam van de mailing beschreven. 5 Status Bij Status wordt weergegeven of de mailing nog verzonden moet worden (open) of dat de mailing reeds is verzonden (verzonden) 6 Door op dit icoon te klikken, verschijnt de mogelijkheid om de mailing te verzenden. 7 Dit icoon geeft aan dat de mailing niet meer te bewerken is. De mailing is immers verzonden en kan daardoor niet meer aangepast worden. 8 test@kingsquare.nl In dit overzicht worden alle abonnees weergegeven. In dit geval is er één abonnee. XI.B -40-

41 XI.C De mailinglijst bewerken KMT > Mailinglijsten > Mailinglijst bewerken De mailinglijst heeft een aantal standaard waarden die door de gebruiker aangepast kunnen worden. Wanneer u links in het scherm op de button mailinglijst bewerken. U krijgt het volgende scherm te zien: klikt, kunt u de fig. 32 Mailinglijst bewerken 1. Bij Naam kunt u de naam van de mailing toevoegen. Deze naam is zichtbaar wanneer de mailing ontvangen wordt. 2. Wanneer er per mailing een zelfde tekst wordt gebruikt dan kan deze geselecteerd worden bij Standaardtekst voor mailing 3. Er kan gekozen worden uit drie malinglist types, Alleen HTML, HTML en platte tekst en Alleen platte tekst. Wanneer het programma van de abonnee geen HTML kan ontvangen dan kunt u bij Mailinglist type, Alleen platte tekst selecteren. 4. Wanneer u alle gegevens heeft aangepast klikt u op Gegevens insturen. XI.D Een nieuwe mailing aanmaken Wanneer u een nieuwe mailing wilt aanmaken klikt u op vervolgens het volgende scherm te zien:. U krijgt -41-

42 fig. 33 Nieuwe mailinglist 1. De naam die u invult bij Naam afzender is de naam die de abonnee ziet bij afzender van de Bij adres van de afzender kunt u het adres invoeren wat de ontvanger van de mailing moet zien. 3. Bij Onderwerp kunt het onderwerp van de invoeren. De standaardwaarde van dit veld is de naam die u heeft ingevuld bij Mailinglist bewerken. 4. Wanneer u Afbeelding meezenden aanvinkt, worden de afbeeldingen in de mailing meegezonden. Het bijsluiten van afbeeldingen in de mailing, zorgt voor een grotere , maar een lagere kans om als spam te worden gezien. Daarnaast kan de mailing ook na ontvangst zonder internetverbinding worden bekeken. 5. Bij Verzendplanning kunt u bepalen op welk moment de mailing na activatie wordt verzonden. 6. Helemaal links in het scherm ziet u het het onderdeel Dynamische woorden staan. Door gebruik te maken van dynamische woorden kunt u bijvoorbeeld uw abonnees persoonlijk aanspreken. In de tabel kunt u lezen op welke manier u de dynamische woorden kunt gebruiken. Dynamisch woord [aanhef] [naam] [voornaam] [achternaam] [ ] [uitschrijflink] uitleg Wanneer u in uw mailing de tekst [aanhef] invoegd, volgt het de aanhef naar het geslacht van de desbetreffende abonnee en de achternaam, bijvoorbeeld: Geachte [aanhef], Als de desbetreffende abonnee een vrouw is, wordt dit: Geachte mevrouw van den Berg, Wanneer [naam] gebruikt wordt in de tekst, verschijnt de volledige naam inclusief titels van de desbetreffende abonnee, bijvoorbeeld: Geachte [naam], Ing. I. van den Berg ontvangt de volgende mailing: Geachte ing. I. van den Berg Wanneer u [voornaam] in de aanhef plaatst verschijnt de voornaam van de abonnee. Waneer u [achternaam] in de aanhef plaatst verschijnt de achternaam van de abonnee inclusief voorvoegsels. U kunt ook het adres van de abonnee in de mailing laten verschijnen. U vult dan [ ] in de tekst in en het adres van de abonnee wordt weergegeven. Wanneer u [uitschrijflink] toevoegt aan uw tekst, dan verschijnt er een link in de maililng van de abonnee. Wanneer de abonnee op de link klikt kan hij zich persoonlijk uitschrijven uit het bestand zonder daarvoor extra handelingen te verrichten.! LET OP: De bovenstaande dynamische woorden werken alleen als de desbetreffende gegevens van de abonnee ook bekend zijn in het systeem. XI.E Een nieuw abonnee aanmaken KMT > Mailinglijsten > Nieuwe abonnee -42-

43 Wanneer u een nieuwe abonnee wilt aanmaken, klikt u op de button. Het onderstaande scherm verschijnt: fig. 34 Nieuwe abonnee 1. Wanneer de nieuwe abonnee reeds is geregistreerd in het KMT dan vinkt u Kies een bestaand persoon (1) aan. 2. Alle personen die in het KMT zijn geregistreerd bij Personenbeheer worden zichtbaar in het Selectie-veld menu (2). U kunt de nieuwe abonnee selecteren uit het overzicht. 3. Wanneer de nieuwe abonnee nog niet is geregistreerd in het KMT dan vinkt u Maak een nieuw persoon aan (3) aan. Het onderstaande scherm verschijnt: fig. 35 Een nieuw persoon Wanneer u hier de gegevens hebt ingevuld, klikt u op Gegevens insturen. Wanneer u van de dynamische woorden gebruik maakt zoals beschreven bij Nieuwe mailing aanmaken dan is het belangrijk dat u hier alle gegevens volledig invoert. -43-

44 XII Productenbeheer KMT > Producten beheer Met productenbeheer kunt u uw producten weergeven op de website. Naast alleen het weergeven van de producten kunnen de producten ook besteld worden. De productenbeheer module is gekoppeld aan de module financieel. De module financieel zal in een later hoofdstuk worden behandeld.! In dit hoofdstuk wordt onderscheidt gemaakt tussen productpresentaties en basisproducten. Voordat een product op de website gepresenteerd kan worden moet er een productpresentatie aangemaakt worden waarin het basisproduct wordt gepresenteerd. Zonder productpresentatie wordt het basisproduct niet zichtbaar. XII.A Scherm indeling productenbeheer KMT > productenbeheer fig. 36 Scherm indeling productenbeheer 1. Wanneer u een nieuw product wilt aanmaken, klikt u op de button Nieuw product op de site (1). 2. U kunt gemakkelijk het gewenste product zoeken door de naam van het product in het zoekvenster in te vullen (2). 3. De ingevoerde productpresentaties worden weergegeven in het overzicht (3). 4. Wanneer u het overzicht van de productpresentaties wilt zien, klikt u op Overzicht productpresentaties (4) links in het scherm. 5. U kunt alle basis producten bekijken door op (Basis-) Productenoverzicht (5) te klikken. 6. Wanneer u het overzicht van de Productcategorieën wilt bekijken dan klikt u op Productcategorieën (6). -44-

45 XII.B Een productpresentatie aanmaken Een productpresentatie is een presentatie van één of meer producten. Een product kan alleen op de website weergegeven worden in de vorm van een presentatie. Wanneer een product uit meerdere producten bestaat, kunt u deze aan de presentatie koppelen. Wanneer u een productpresentatie wilt aanmaken klikt u op de button Nieuw product op de site. Het onderstaande scherm verschijnt: fig. 37 Productpresentatie 1. Een productpresentatie is slechts een schil. Om en product weer te geven op de website moet er één of meer producten aan de presentatie gekoppeld worden. Om een product toe te voegen klik op Nieuw product koppelen (1). 2. U kunt gerelateerde producten aan de productpresentatie koppelen (2). Op de website worden de gerelateerde producten benoemd bij de betreffende productpresentatie. Er kunnen alleen productpresentaties worden gekoppeld geen basisproducten. 3. U kunt de productpresentatie op de gewenste datum publiceren bij Publiceerdatum (3). 4. U kunt de gewenste archiveerdatum weergeven bij Archiveerdatum (4). 5. De productpresentatie kan onder verschillende categorieën vallen. U kunt bij Categorieën (5) één of meer categorieën aanvinken. 6. Wanneer u op het uitklap icoon (6) klikt, kunt u de product weergave bewerken. Later in dit hoofdstuk wordt hier dieper op ingegaan. XII.C Een product koppelen Wanneer de productpresentatie is aangemaakt, moet er minimaal één product worden gekoppeld. Om een product toe te kunnen voegen, klikt u op de button Nieuw product -45-

46 koppelen (1). Het volgende scherm verschijnt: fig. 38 Basis product koppelen 1. Wanneer u een basisproduct wilt toevoegen, klikt u op de button bij het onderdeel Product (1). Er verschijnt een overzicht met alle ingevoerde basisproducten. Wanneer u een nieuw product wilt toevoegen klikt u op de button Nieuw product. U kunt vervolgens de titel van het product invoeren. 2. Bij de Omschrijving (2) beschrijft u de standaard omschrijving van het product. 3. Bij Aantal (3) kunt het aantal weergeven waarmee het product op de website wordt aangeboden. Een bepaalde productpresentatie bestaat bijvoorbeeld uit minimaal 10 basisproducten. 4. U kunt de Prijs per stuk (4) aangeven. Het bedrag dat u daar invult, is het bedrag exclusief btw. 5. De TaxMultiplier (5) staat standaard op 19%. U kunt hier het gewenste belastingpercentage invullen. 6. Wanneer u op de Ok button klikt, wordt het basisproduct toegevoegd in de productpresentatie.! Let op: Wanneer u een nieuw basisproduct hebt toegevoegd, wordt deze nog niet weergeven op de website. U dient eerst de voorraad van dit product aan te geven. In de paragraaf XII.E (Basis-) Producten overzicht wordt voorraadbeheer behandeld. XII.D Product weergave bewerken In paragraaf XI.B is al aangegeven dat de product weergave nog verder bewerkt kan worden. Wanneer u op het icoon bij Productweergave klikt, krijgt u het volgende te zien: -46-

47 fig. 39 Product weergave 1. Bij Titel (1) kunt u de titel van het product ofwel de productnaam invoeren. Het is verplicht om een Titel in te vullen. 2. Bij Omschrijving (2) kunt u een beknopte omschrijving van het product invoeren. Deze beknopte omschrijving worden weergegeven in de productencatalogus op de website. 3. Bij ImageID (3) (ook wel afbeelding ) kunt u een kleine afbeelding toevoegen die naast de beknopte omschrijving in het overzicht kan worden weergegeven. 4. Wanneer er op het product in de productencatalogus is geklikt, wordt de totale presentatie van het product weergegeven. Deze productpresentatie kunt u bewerken met de tekst editor. XII.E (Basis-) productenoverzicht In paragraaf XII.C staat beschreven hoe er een basisproduct in de productpresentatie kan worden gekoppeld. Daar kunnen ook nieuwe basisproduct worden aangemaakt. Wanneer de basisproducten zijn aangemaakt is het belangrijk om de voorraad daarvan in te voeren. Als u naar (Basis-) Productenoverzicht gaat (zie fig. 36 Scherm indeling productenbeheer, item 5 ) kunt u niet alleen de voorraad van de basisproducten invoeren maar ook nieuwe basisproducten aanmaken en bewerken. Wanneer u op (Basis-) Productenoverzicht klikt, verschijnt het volgende scherm: -47-

48 fig. 40 Scherm indeling (Basis-) Productenoverzicht 1. U kunt een nieuw basisproduct toevoegen door op de button Product toevoegen (1) te klikken. 2. De basisproducten worden weergegeven in het overzicht (2). 3. De Voorraad kan in het invoerveld (3) ingevuld worden. 4. Wanneer de voorraad is aangepast, klikt u op de button Verwerk (4). XII.F Product toevoegen Wanneer u een nieuw basisproduct wilt toevoegen, klikt u op de button Product toevoegen (1), het volgende scherm verschijnt: fig. 41 Product toevoegen -48-

49 1. Wanneer u de basisgegevens van het product hebt ingevoerd kunt u de Product code (1) invoeren. De Product code (1) is een door u gedefinieerde code. 2. U kunt de Voorraad (2) invoeren. 3. Wanneer u het basisproduct meteen op de website gepresenteerd wilt hebben, kunt u het hokje Direct presentatie aanmaken (3) aanvinken. Het scherm waar de product presentatie kan worden aangemaakt, verschijnt zoals bij fig.33. In dit geval is het basisproduct direct geselecteerd wanneer de product presentatie wordt aangemaakt. XII.G Productcategorieën bewerken Bij het aanmaken van een product presentatie heeft u reeds de bijpassende categorieen kunnen selecteren. U kunt deze categorieën aanmaken en bewerken door op de tekst Productcategorieën links in het scherm te klikken. Het volgende scherm verschijnt: fig. 42 Productcategorieen bewerken 1. In het overzicht worden de productcategorieen (1) weergegeven. 2. U kunt een nieuwe categorie aanmaken door op het icoon (2) te klikken. 3. U kunt een bestaande categorie bewerken door op het icoon (3) te klikken. Net als bij het paginabeheer. Wanneer u een nieuwe categorie (2) aanmaakt krijgt u het volgende scherm te zien: fig. 43 Productcategorie aanmaken Wanneer uw productenbeheer module uit meerdere talen bestaat kunt u in de verschillende talen de categorieën benoemen. -49-

50 XIII Financieel KMT > Financieel De financiële module staat in relatie met de productenmodule. Wanneer er bestellingen worden geplaatst op de website dan worden deze in de financiële module verwerkt. XIII.A Scherm indeling financieel KMT > Financieel fig. 44 Productcategorie aanmaken 1. U kunt een nieuwe klant aanmaken en het totale overzicht van klanten verkrijgen door naar Klanten (1) te gaan. 2. De geplaatste orders, verzonden orders, te ontvangen betalingen kunt u bij Orders (2) bekijken. U kunt hier tevens zelf orders plaatsen. 3. Bij Facturen (3) kunt u alle facturen bekijken en de nog openstaande facturen. 4. Wanneer een order is verzonden, wordt de pakbon aangemaakt. Deze kunt u inzien bij Pakbonnen (4). 5. U kunt een overzicht van de bestelde producten, betaalde producten en verzonden producten opvragen door op de button Exporteer gegevens (5) te klikken. De gegevens worden dan naar een excel bestand geëxporteerd. 6. In het beginscherm krijgt u een overzicht te zien van alle te verzenden orders (6), te ontvangen bedragen (7) en de openstaande facturen (8). -50-

51 XIII.B Klanten KMT > Financieel Op twee manieren kunnen er klanten worden aangemeld. U kunt de klanten handmatig invoeren of de klanten kunnen zichzelf aanmelden op de website. Een klant is een persoon dat bij een filiaal werkt bij een bepaald bedrijf. Voor het KMT houdt dit dus in dat een klant een persoon is in combinatie met een bedrijf en een bepaald adres. Wanneer we een nieuwe klant gaan invoeren zal dit duidelijker worden. U kunt zelf een nieuwe klant invoeren door Nieuwe klant te selecteren links in het scherm. U krijgt het volgende scherm te zien: fig. 45 Nieuwe klant aanmaken 1. U kunt een Nieuw persoon invoeren of een Bestaand persoon (1) selecteren. Een bestaand persoon is een persoon die reeds is aangemaakt in Personenbeheer. Wanneer u hier een nieuw persoon invoert, wordt deze opgenomen in Personenbeheer. 2. Bij Soort adres (2) kunt u het type adres invoeren. U kunt kiezen uit Privé adres, Postadres, Factuuradres, Afleveradres en Bezoekadres. 3. Wanneer u op de button Adres toevoegen (3) klikt, wordt het adres toegevoegd. U kunt vervolgens een ander type adres invoeren. 4. Ook bij Bedrijf (4) kunt u een Bestaand bedrijf selecteren, een Nieuw bedrijf invoeren of Geen bedrijf selecteren. Wanneer u een Bestaand bedrijf selecteert, verschijnen de bedrijven die u reeds eerder hebt ingevoerd bij het aanmaken van een klant. Een bepaald bedrijf kan immers meerdere inkopers hebben doordat er bijvoorbeeld meerdere filialen zijn. 5. Van de ingevoerde adressen kunt u het Factuuradres (5) selecteren. 6. Van de ingevoerde adressen kunt u het Afleveradres (6) selecteren. -51-

52 7. Het KMT kan zelf een Klantnummer (7) aan deze klant toekennen. Het is ook mogelijk om zelf een nummer toe te kennen of helemaal geen klantnummer toe te kennen. 8. U kunt het Bankrekeningnummer (8) van de klant invoeren.! Wanneer er een order is geplaatst en de order is verzonden, kan de klant niet meer verwijderd worden. Wanneer u in het linker scherm Klantenoverzicht aanklikt, krijgt u een overzicht van de klanten. XIII.C Orders KMT > Financieel Wanneer er een bestelling is gedaan via het internet wordt hij verwerkt tot een order. Orders bevat de volgende onderdelen: - Alle orders - Te verzenden orders - Te ontvangen betalingen - Nieuwe order Alle orders geeft een overzicht weer van alle bestellingen die gedaan zijn, ongeacht of deze reeds verzonden of reeds betaald zijn. Te verzenden orders zijn bestellingen die gedaan zijn via het internet die nog verzonden moeten worden. Wanneer bij het maken van de bestelling Vooruit betaling is geselecteerd, kunnen de orders alleen verzonden worden wanneer de betaling is gedaan. Te ontvangen betalingen zijn de betalingen die nog ontvangen moeten worden van de geplaatste order. In het geval van Vooruit betaling houdt dit in dat een geplaatste order automatisch een Te ontvangen betaling is. Bij het onderdeel Nieuwe order kunt u zelf een order plaatsen vanuit het KMT. XIII.C.1 Alle orders KMT > Financieel > Alle orders Door links in het scherm op Alle orders te klikken, verschijnt het onderstaande scherm: fig. 46 Overzicht alle orders 1. Bij Omschrijving wordt de order weergegeven door de datum van de bestelling en de naam van de klant (1) weer te geven. -52-

53 2. Als u de inhoud van de bestelling wilt zien, klikt u op het icoon. U ziet nu de producten die bestelt zijn (2). De stukprijs per product wordt eveneens zichtbaar. 3. In dit overzicht ziet u slechts bij twee bestellingen een vuilnisbak (3) staan. Alleen deze bestellingen kunnen nog verwijderd worden. De andere bestelling is reeds betaald of verzonden waardoor deze niet meer gewijzigd kan worden. XIII.C.2 Te verzenden orders KMT > Financieel > Alle orders Een order komt in de volgende gevallen bij het onderdeel Te verzenden orders: - De betaalmethode van de order was Vooruit betaling en de order is reeds betaald. - De order is geplaatst en de betaalmethode is Achteraf facturatie. Dat betekent dat de order eerst wordt verzonden en achteraf wordt betaald. Het volgende scherm is zichtbaar wanneer Te verzenden orders is geselecteerd: fig. 47 Te verzenden orders Wanneer deze order verzonden kan worden, vinkt u de order aan en klikt u vervolgens op Verzenden. Er wordt automatisch een pakbon gegenereerd in PDF. Deze wordt in het overzicht Alle pakbonnen weergegeven. XIII.C.3 Te betalen orders KMT > Financieel > Alle orders Een order komt in de volgende gevallen bij het onderdeel Te betalen orders: - De betaalmethode van de order is Achteraf facturatie en de order is reeds verzonden. - De betaalmethode van de order is Vooraf betaling. Pas wanneer de betaling is voldaan verschijnt de order bij het onderdeel Te verzenden orders. Wanneer de order is betaald, kan deze worden aangevinkt bij Te betalen orders. Er wordt automatisch door het systeem een factuur gegenereerd in PDF. Deze wordt in het overzicht Alle Facturen weergegeven. Wanneer de betalingsmethode Vooruitbetaling is dan zal de factuur achteraf met de order worden verzonden. De klant betaalt de order naar aanleiding van een met de ordergegevens. Pas als de klant heeft betaald, ziet het systeem de order als een bevestigde order. Dit om valse on-line orders te voorkomen. Orders die onder Te betalen orders vallen, worden nog niet meegerekend in de administratie. XIII.C.4 Nieuwe order plaatsen KMT > Financieel > Alle orders Naast de on-line order kunt u zelf ook orders invoeren. U selecteert daarvoor het onderdeel Nieuwe orders. Het volgende scherm verschijnt: -53-

54 fig. 48 Nieuwe order aanmaken 1. Wanneer u een nieuwe order gaat aanmaken, kunt een bestaande klant selecteren. Wanneer de klant nog niet in het bestand staat, zal deze eerst moeten worden aangemaakt bij het onderdeel Nieuwe klant. 2. Wanneer u de Order eigenschappen hebt bewerkt, kunt u een Orderregel toevoegen. 3. Wanneer u op de button Voeg een orderregel toe klikt, verschijnt het onderstaande scherm. fig. 49 Nieuwe orderregel toevoegen 1. U kunt een (basis-)product of een Webproduct (1) selecteren. 2. Vervolgens kunt u het (basis-)product of het Webproduct (2) selecteren. 3. Wanneer u naast deze orderregel nog een orderregel wilt aanmaken, dan vinkt u Volgende order-regel aanmaken (3) aan. Wanneer u op OK klikt verschijnt het scherm Nieuwe orderregel toevoegen opnieuw. -54-

55 XIII.D Facturen KMT > Financieel Wanneer er een order wordt geplaatst, wordt er automatisch door het systeem een factuur gegenereerd. U kunt ervoor kiezen om deze facturen per te laten verzenden of deze weer te geven met behulp van PDF bestanden, zoals we in dit hoofdstuk uitleggen. XIII.D.1 Alle facturen KMT > Financieel > Alle facturen Wanneer een order is geplaatst genereert het systeem automatisch een factuur. Deze factuur komt onder Alle facturen te staan. Wanneer u op Alle facturen klikt, ziet u achter de order een icoon van een PDF bestand staan. Wanneer u op dit icoon klikt wordt de PDF bestand geopend. U kunt deze vervolgens op uw computer opslaan. Alle facturen blijven altijd zichtbaar in het overzicht.! Een PDF bestand is een bestand dat door iedereen gelezen kan worden. Het programma waarmee dit geopend moet worden is namelijk gratis te downloaden van het internet. XIII.D.2 Openstaande facturen KMT > Financieel > Openstaande facturen In het overzicht Openstaande facturen staan de facturen van de orders die reeds verzonden zijn en nog niet betaald. Een factuur kan pas bij Openstaande facturen staan wanneer de betalingsmethode anders dan Vooruitbetaling is. Openstaande facturen en Te betalen orders lijken op elkaar. Het verschil is echter dat de betaalmethode van de order bij Te betalen orders vooruitbetaling is. Hier is voor gekozen om valse orders tegen te gaan. Pas wanneer de order betaald is, accepteert het systeem deze order. De order wordt dan pas in de administratie opgenomen. XIII.E Pakbonnen KMT > Financieel > Pakbonnen Het systeem genereert automatisch een pakbon wanneer de order wordt verzonden. U kunt deze in PDF apart laten weergeven of u kunt deze per laten verzenden. Als u er voor heeft gekozen om het systeem de pakbonnen te laten genereren in PDF, verschijnt de pakbon van de order bij Pakbonnen wanneer de order onder Te verzenden orders staat en u deze aanvinkt als verzonden. Het onderdeel Pakbonnen heeft dezelfde opmaak als Facturen. Achter de ordergegevens staat een icoon van een PDF bestand. Wanneer er op dit PDF bestand geklikt wordt, wordt de pakbon geopend. U kunt de pakbon opslaan op uw computer. XIII.F Managementinfo KMT > Financieel > Managementinfo De managementinformatie verschaft u informatie over de bestelde, betaalde en verzonden producten. -55-

56 Wanneer onder het onderdeel Managementinfo op Exporteer gegevens klikt dan verschijnt het volgende scherm: fig. 50 Exporteergegevens 1. Wanneer u Bestelde producten (1) aanvinkt, krijgt u een overzicht van alle geplaatste orders. Hieronder vallen ook de orders die geplaatst zijn met de betaalmethode Vooruitbetaling ook al zijn deze nog niet betaald. 2. Wanneer u Betaalde producten (2) aanvinkt, krijgt u een overzicht van de producten die besteld en betaald zijn. 3. Door Verzonden producten (3) aan te vinken, krijgt u een overzicht van alle producten die u reeds hebt verzonden. 4. Nadat u de data heeft ingevuld, kunt u op de button Exporteer (4) klikken. Er wordt dan een MS Excel bestand gegenereerd met de gegevens uit het systeem. U kunt dit bestand opslaan op uw computer of u kunt het openen. -56-