D a n b i e d e n w i j U d e o p l o s s i n g!

Transcriptie

1 Aan: Lodewijk van Deyssellaan 5531 SL Bladel tel Bankrekening: BTW: NL B01 Kvk: Internet: Marketing Webapplicatie Wilt u ook dat uw marketing medewerkers één webinterface hebben naar uw relaties, contactpersonen, hun kenmerken en uw marketonderzoeken. En u wilt dat men deze gegeven altijd en overal kan gebruiken. D a n b i e d e n w i j U d e o p l o s s i n g! Voor een goede relatie met vestigingen in Nederland en België hebben we dit probleem opgelost. Via een beveiligde internet verbinding hebben de medewerkers de mogelijkheden om: aanpassen/toevoegen relaties, contactpersonen, kenmerken, marktonderzoeken, uitgebreide zoek mogelijkheden, zoekopdrachten vastleggen, invoeren marktonderzoeken, deze koppelen aan een groep relaties, mailings, brieven of faxen (optioneel versturen), importeren en exporteren gegevens, nieuws items lezen invoeren... en... en... U ziet het te veel om op te noemen. Hieronder de doelstelling waar de applicatie aan voldoet. De volgende pagina's geven u een aantal schermafdrukken, met een beknopte uitleg per onderdeel. De Doelstelling: Elke medewerker moet overal en altijd via internet: Kunnen inloggen op uw systeem. Relaties, contactpersonen en kenmerken kunnen toevoegen, aanpassen en verwijderen. Importeren en exporteren van relaties, contactpersonen en/of kenmerken. Om bijvoorbeeld een mailing te maken met de NAW gegevens van deze webapplicatie. Marktonderzoeken invoeren, koppelen aan relatie's en uw callcenter voorzien van juiste data om marktonderzoek uit te voeren. Onderzoeks historie en correspondentie vastleggen met betrekking tot de onderzoeken per relatie (bijvoorbeeld welke mailing naar welke relatie/contactpersoon is verzonden) Zoeken op alle mogelijke eigenschappen, tevens zoekopdrachten vastleggen voor repeterend gebruik, voor uzelf of voor iedereen. Uitgebreide help functionaliteiten Spreekt bovenstaande beschrijving u aan, maar had u nog extra wensen? In principe zijn de mogelijkheden onbeperkt mist de gebruikte technieken het toelaten (qua veiligheid). Ook is het mogelijk om dit systeem gegevens uit te laten wisselen met uw Oracle, Sybase of MSSQL gebaseerd ERP of CRM systeem. 1

2 Mogelijke uitbreidingen kunnen zijn: Geautomatiseerde mailings naar uw relaties via mail, fax of SMS. Uw relaties toegang geven tot 'online' onderzoeken (polls, enquetes) of de resultaten daarvan. Geautomatiseerde fax, mail of SMS mailings mogelijk. Realisatie: Een op Opensource(1) gebaseerde Marketing CRM systeem, in produktie sind Februari (1) Open Source software, is een verzamelnaam voor software waar de makers de 'broncode' (de blauwdruk van een programma) erbij leveren. Dergelijke 'Open Source' software is onder te verdelen in een aantal richtingen, met elk een eigen licentie voorwaarden. Maar in het kort komt het erop neer dat u in geen enkel geval deze software mag aanpassen en door verkopen. U betaalt zelf ook helemaal niets ervoor, maar alleen voor ondersteuning op verzoek. De term 'Free as in Free Beer' (Gratis als zijnde gratis Bier) is op deze software van toepassing. De afbeeldingen op de volgende pagina's tonen enkele schermafdrukken van deze door E genius ontwikkelde Webapplicatie. 2

3 Marketing Webapplicatie Onderstaande schermafdrukken tonen de mogelijkheden van de Advance Foodservice webapplicatie. De schermen hebben we zoals ook de menustructuur toont ingedeeld in de volgende onderdelen. Aanmelden en afmelden Nieuws items en het beheer daarvan. Relaties, contactpersonen, kenmerken en notities Onderzoeken, onderzoek historie Bestandsbeheer Beheer Zoeken van gegevens Importeren en exporteren Help functionaliteit Aanmelden en afmelden Om een goede beveiliging te kunnen bewerkstelligen moeten we er op voorhand opletten dat in de URL balk (daar waar je bijvoorbeeld genius.nl in typt) staat en niet Bij staat de 's' voor secure of te wel veilig. Deze 's' zorgt ervoor dat bij het verzenden van de gebruikersnaam en wachtwoord, deze versleuteld via het internet verstuurd worden. Een kenmerk van internet is namelijk dat alle zaken die via internet verzonden worden (theoretisch) door iedereen kunnen worden onderschept. Nadat u zich aangemeld hebt, wordt het menu uitgebreid met de functionaliteit waar u voor gemachtigd bent, maar altijd wordt er een item genaamd Afmelden getoond. Als u deze kiest, verschijnt het aanmeld scherm weer. 3

4 Nieuws items en het beheer Deze applicatie is voorzien van een soort van bulletinboard, bedoelt om mededelingen en berichten te melden aan de gebruikers van het systeem. Dit hoofdstuk toont ons wat de mogelijkheden zijn. Als we ons aangemeld hebben, verschijnt onderstaand scherm. Dit scherm toont ons maximaal 3 nieuws items en van elk item worden de titel en de eerste 180 characters getoond alsmede de datum en auteur. Door op de rode Lees meer... te klikken openen we het gehele item. 4

5 Als we voldoende machtigingen hebben, verschijnen in het menu ook de opties: Beheren nieuws items Toevoegen nieuws item Beheren nieuws items Middels dit scherm kunnen we items wijzigen of verwijderen. Als er op het wijzingen (potloodje) klikken, kunnen we een item aanpassen of voorzien van minimale opmaak. 5

6 Toevoegen nieuws item Via het menu Toevoegen nieuws item kunt u een nieuw nieuws item toevoegen. Het toevoegen van items is identiek aan het wijzigen van een item, maar ipv. de update' knop staat er Opslaan. U kunt de tekst voorzien van opmaak door onderstaande code's te gebruiken. Opmaakcodes voor Nieuwsitems [b]tekst[/b] = tekst wordt vet [u]tekst[/u] = tekst wordt onderstreept [i]tekst[/i] = tekst wordt cursief 6

7 Relaties, contactpersonen, kenmerken en notities Het gehele systeem draait om de naw gegevens van de relaties en kun contactpersonen en kenmerken. Als u op de knop Relaties in het hoofdmenu klikt ziet u (afhankelijk van uw machtigingen het onderstaande menu: Hieronder ziet u meteen ook een Alphabetische selectie mogelijkheid om meteen te springen naar de juiste relatie. Mogelijke submenu items zijn: Nieuwe Relatie Middels deze optie kunt een nieuwe relatie toevoegen. Dit kan een 'gewone' relatie, een Cateraar of Keten zijn. Bedrijven Toont ons een overzicht van alle 'gewone' relaties (gesorteerd op Alphabet) Middels ABCD... etc. kun u naar de gewenste relatie bladeren. Cateraars Dit zijn bedrijven die in het tabblad kenmerken zitten onder: onderdeel van keten, Deze relaties onderscheiden zich in het eerste tabblad middels het vinkje Cateraar. Ketens Dit zijn bedrijven die in het tabblad kenmerken zitten onder: gecaterd. Deze relaties onderscheiden zicht in het eerste tabblad als het veld Hoofdkantoor keten aangevinkt is. CSV import Wordt later besproken bij importeren en exporteren. Er zijn een 2 tal manieren om deze data in het systeem te krijgen nl. Importeren middels een CSV bestand Handmatig toevoegen 7

8 Importeren middels een CSV bestand Deze mogelijkheid wordt uitgebreid besproken in het hoofdstuk welke het importeren en exporteren beschrijft. Handmatig toevoegen Hieronder ziet u de invoerschermen welke doorlopen moeten worden om een relatie toe te voegen. Hierbij moet u erop letten dat u bij elke wijziging de 'opslaan' knop dient te gebruiken. U springt dan automatisch naar het volgende tabblad. Zoals u ziet staan er onderaan die scherm vinkjes om aan te kunnen duiden dat het hier een cateraar of een keten betreft. In dit scherm heeft u de mogelijkheid om contact personen aan een relatie te koppelen. Voor elk contactpersoon dat u toevoegd, moet u de opslaan knop gebruiken. Hierna gaat u terug naar het tabblad Contact personen. Vervolgens klikt u op Toevoegen en u kunt een 2e of meerdere contactpersoon toevoegen. Als er meerdere contacpersonen toegevoegd zijn, worden deze boven getoond. Middels de knop verwijderen, verwijderd u de contactpersoon dat momenteel getoond wordt. 8

9 Het kenmerken scherm zit vol met logica omtrend de gekozen zaken. Zo zorgen we ervoor dat als er in de lijst Bedrijfstype bijvoorbeeld voor een Restaurant gekozen wordt, er bij het segment de checkbox Horeca aangevinkt wordt. Als het vinkje naast Onderdeel van Keten aangevinkt wordt, dan wordt de lijst daarnaast beschikbaar komt en er dus een Keten gekozen kan worden. Zo zorgen we ervoor dat met minimale inspanning een maximaal aan kenmerken wordt vast gelegd. Het volgende tabblad genaamd Historie (onderzoeks historie), toont ons de onderzoeken waar deze relatie aan mee gewerkt heeft. De info en Wijzigen icoontjes, spreken voor zich. Het tabblad Notitie, kan gebruikt worden om zaken als bezoek verslagen, actiepunten of verjaardagen van relatie's vast gelegd kunnen worden. In bovenstaand scherm kunnen we de notities ook voorzien van opmaak. Mocht nodig zijn, dan kan het ook gewoon als 'platte tekst' uitgevoerd worden. 9

10 Onderzoeken, onderzoek historie Deze module biedt ons de mogelijkheid om marktonderzoeken vast te leggen, aanverwante bestanden (mailings, onderzoeksuitslagen) en het onderzoek koppelen aan de relaties die in aanmerking komen voor dit onderzoek. Als we op in hoofdmenu op Onderzoek klikken, dan verschijnt het volgende submenu: Nieuw onderzoek De menu optie Nieuw onderzoek maakt het mogelijk om een nieuw onderzoek in te voeren. Onderstaand scherm toont ons een leeg invoerscherm. De afbeeldingen rechts van de velden Aanvang onderzoek en Einde onderzoek bevatten en kalender popup. Hiermee kunnen we gemakkelijk een datum selecteren. Maar het is ook mogelijk om handmatig een datum in te voeren. U kunt de overige velden: Status, Onderzoek type ook kiezen, uit een zgnd. popup lijst. 10

11 Het veld Selectie geeft ons de mogelijheid om de klanten/relaties kiezen die benaderd zullen worden voor dit onderzoek. Letop! Deze select moet u vooraf hebben samengesteld in de zoek module. Er worden alleen de opgeslagen zoekopdrachten getoont van huidige gebruiker. Toevoegen van bestanden In het onderzoekscherm hebben we de beschikking over de knop Koppelen. Hiermee kunnen we een bestand (Onderzoek beschrijving, mailing ed.) koppelen aan een onderzoek. In dit scherm kiest u de bestande die u vooraf via de module Bestandsbeheer heeft toegevoegd. Plaats een vinkje voor het benodigde bestand(en), en klik op Koppel bestanden knop. Hierna komen we weer in het voerscherm van het onderzoek. 11

12 Overzicht In een onderzoek wordt als onderzoeker automatisch de huidige gebruiker ingevult, maar u kunt ook een collega invullen. Alle onderzoeken Mijn onderzoeken De menu optie Mijn onderzoeken toont alleen de onderzoeken die aan u zijn toegewezen. De optie Overzicht, toont alle onderzoeken voor iedereen. Zie onderstaande schermen voor een voorbeeld van beide. Mijn onderzoeken Onderzoek historie Zodat een een onderzoek opslaat, worden alle relaties uit de selectie gemarkeerd. U kunt achteraf bij de relaties terug zien aan welke onderzoeken deze relatie heeft meegedaan. Zie het scherm Historie bij de relaties. Bestandsbeheer Zoals u bij de onderzoeken zag, kunt u bestanden in het systeem opslaan. Deze kunt u gebruiken om te koppelen aan een onderzoek, maar u kunt ook gewoon het standaard brief, fax of offerte sjabloon opslaan. Onderstaande afbeelding toont het menu van Bestandsbeheer. Overzicht Hieronder wordt het overzicht getoont. U kunt hier: Downloaden bestanden (naar u toe halen). Verwijderen bestand. 12

13 Toevoegen bestand In dit scherm kunt u een bestand kiezen op uw computer (via upload knop), een categorie en omschrijving ingeven en op de knop Upload. Als u op Browse klikt verschijnt er een scherm vergelijkbaar met onderstaand. 13

14 Beheer Deze module wordt alleen getoond als u beheerders rechten heeft binnen deze web applicatie. Er hoort het volgende menu bij. Zoals u ziet, kunnen we de volgende zaken beheren: Onderzoeksoorten. Deze opties die u hier ziet, komt u tegen bij: Onderzoeken en Kenmerken schermen. Onderzoektypen. Deze opties komt u tegen bij de onderzoeken. Bestands Categoriëen. Dit zijn de categoriëen die u aan een bestand kunt koppelen. 14

15 Zoeken van gegevens Deze drie opties horen bij elkaar omdat u gegevens gaat exporteren nadat u een zoek opdracht heeft samen gesteld. En exporteren horen logische gezien bij elkaar. Maar eerst het zoek menu Er zijn hier maar 2 opties mogelijk, een zoek opdracht starten, of een reeds eerder opgeslagen opdracht oproepen. Zoeken Als u op zoeken klikt, verschijnt onderstaand scherm Hier kiest u een Tabel waarin u wilt zoeken, 15

16 Als u een keuze gemaakt heeft, dan maakt u een keuze bij de Vergelijking Vervolgens verschijnt de Criteria, dit is afhankelijk van de keuze een popup lijst (bijvoorbeeld bij landen) of invoer veld (zoals bij bedrijfsnaam). Tenslotte kiest u het vervolg (zoeken/en/of) U kunt nu middels de EN of OF opties meerdere regels bouwen, tot 5 niveau's diep. Tenslotte kunt u alleen nog maar voor Zoeken kiezen. Voorbeeld met 4 zoekregels Als u op Zoeken geklikt heeft, dan krijgt u het volgende scherm. Zoek resultaten Binnen dit scherm heeft u 2 optie's namelijk: Opslaan van deze zoekopdracht Exporteren van resultaat (wordt verderop besproken) 16

17 Opslaan van deze zoekopdracht Als u deze opdracht wilt bewaren om bijvoorbeeld in een onderzoek te gebruiken of later nogmaals deze opdracht nodig heeft om te exporteren, kunt u in het veld Omschrijving een regel tekst onvullen en op Opslaan knop klikken. Exporteren van resultaat Het exporteren wordt in het volgende hoofdstuk besproken. Oproepen van bestaande zoekopdracht In het hoofdmenu hadden we ook de optie Oproepen. Hier worden de voor deze gebruiker beschikbare zoek opdrachten getoont. Hij of zij kan hier het volgende mee doen: Informatie (datum, omschrijving, technische SQL data) zien. Verwijderen (Prullenbakje) Uitvoeren of tonen (vergroot glas) 17

18 Exporteren en Importeren Deze zaken horen theoretisch bij elkaar, en ook voor dit systeem zijn ze elkaars tegenpolen. We beginnen bij het exporteren omdat dit mooi aansluit op de zoek functionaliteit. Exporteren We kunnen alle Relatie, Contactpersoon en of We hebben ook de mogelijkheid om de gegevens te exporteren die we zojuist gevonden hebben. Maar eerst een opmerking betreffende de contactpersonen. Zoals u gezien heeft kunt u bij elke relatie meerdere contactpersonen toevoegen, maar bij het exporteren moeten we hier rekening mee houden. U ziet hier in de blauwe balk onderin de lijst met relaties, een vinkje staan, waarmee u aangeeft of u alle contactpersonen wilt exporteren samen met de relaties. Kortweg houd dit in dat u voor elke contactpersoon die u bij een relatie heeft zitten, een regel in het export bestand ziet staan. Selecteer middels vinkje de relaties die u wilt exporteren (opmerking: als u alles wilt exporteren, kunt u het vinkje bovenaan de kolom gebruiken). Als u nu op de Exporteer knop klikt, verschijnt een soortgelijk scherm als bovenstaande afbeelding. Kies hier voor Save it to disk/opslaan als en u kunt de lokatie waar u het bestand wilt plaatsen selecteren. Vervolgens kunt u dit bestand importeren in Excell, Word, OpenOffice om mailings, grafieken ed. te maken. 18

19 Importeren Een dergelijk systeem moet natuurlijk gevult kunnen worden op een 'batch' wijze (geautomatiseerd). De import functionaliteit maakt dit mogelijk. Om dit te bewerkstellingen dient er een vaste werkwijze gevolgd worden. We maken gebruik van een 'sjabloon' waarmee de reeds beschikbare gevens in de juiste vorm gegoten kunnen worden. Dit sjabloon is ten alle tijden te downloaden vanuit de applicatie waar ook ter wereld. Open het helpmenu en kies voor Sjabloon. De Rode tekst klik hier om het sjabloon te downloaden zorgt ervoor dat je het juiste sjabloon naar je toe haalt. Open nu het sjabloon in Excell of OpenOffice en plaats de gegevens middels knippen en plakken in de juiste kolommen. Voor een verder uitleg van het importeren, volstaat de help functionaliteit onder Help > Sjabloon en Help > Importeren. Help functionaliteit Het help menu is momenteel opgedeeld in 3 onderdelen te weten: Sjabloon Importeren zoeken Door hierop te klikken krijgen we uitleg over de functionaliteiten.