versie 26 augustus 2014 Actuariële en Bedrijfstechnische Nota 2014 Stichting Pensioenfonds Openbare Bibliotheken

Transcriptie

1 versie 26 augustus 2014 Actuariële en Bedrijfstechnische Nota 2014 Stichting Pensioenfonds Openbare Bibliotheken

2 INHOUDSOPGAVE 1. Voorwoord 4 2. Inleiding Het doel van deze nota Nagestreefde mate van detaillering Algemene beleidsuitgangspunten Organisatiestructuur Fonds Intern beheersingssysteem Algemene overwegingen Continuïteit van de bedrijfstak Verwachte salaristrend Uitvoeringsreglement Deelname aan de pensioenregeling De inhoud van de pensioenregeling 18 7 De berekening van de voorziening pensioenverplichtingen Kansstelsels De rekenrente, berekeningswijze 21 8 De balans en resultatenrekening, waarderingsgrondslagen Balanswaardering Technische Voorzieningen Reserves Het toeslagbeleid Het beleggingsbeleid Doelstellingen en beleidskader Strategische normportefeuille Risicometing en -beheersing Opzet van de resultaatsevaluatie en risicomonitoring De financiering van de verplichtingen Vaststelling van de kostendekkende premie De feitelijke premie 33 2

3 11.3 Herverzekering Kosten Het weerstandsvermogen van het Fonds, sturingsmiddelen Beheersing van risico s De redenen waarom gemeend wordt dat het gekozen beleid een onverminderde uitvoering zo veel mogelijk bevordert De gewenste omvang van het weerstandsvermogen De wijze waarop gereageerd kan worden op ontwikkelingen en de mate waarin dat effect zal hebben (sturingsmiddelen) Jaarlijkse toetsing Slotopmerkingen 40 Bijlage A: Actuariële grondslagen en veronderstellingen per 31 december Bijlage B: Taken en bevoegdheden van de beleggingscommissie 47 Bijlage C: Richtlijnen Vermogensbeheer 50 Bijlage D: Organisatiestructuur het Fonds 55 Bijlage E: Parameters berekening marktwaardevoorziening 55 Bijlage F: Uitwerking kostendekkende premie 56 Bijlage G: Uitwerking (Minimaal) Vereist Vermogen 58 Bijlage H: De uitkomsten van prognoses en/of ALM-studie 59 Bijlage I: Verklaring inzake de Beleggingsbeginselen 66 Bijlage J: Hoofdlijnen van het interne beheersingssysteem en van de opzet van de administratieve organisatie & interne controle (AO/IC) 72 Bijlage K: Onderbouwing gedempte premie 80 Bijlage L: Franchisebedragen 82 Bijlage M: Financieel crisisplan 85 Bijlage N: Dispensatieprocedure 96 3

4 1 Voorwoord Dit is de actuariële en bedrijfstechnische nota (ABTN) van de Stichting Pensioenfonds Openbare Bibliotheken ( het Fonds ) zoals vastgesteld in de bestuursvergadering van 1 oktober E.C. Grootendorst voorzitter G. de Ruiter secretaris 4

5 2 Inleiding 2.1 Het doel van deze nota Het doel van deze Actuariële en Bedrijfstechnische Nota (ABTN) is om het bestuursbeleid te omschrijven dat wordt gevoerd om de pensioentoezegging van het Fonds te kunnen nakomen. Het Fonds is een op grond van de Wet Bpf 2000 verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds. Het Fonds is werkzaam op het terrein van de in Nederland gevestigde, privaatrechtelijke Openbare Bibliotheken. Conform het bepaalde in artikel 145 van de Pensioenwet omschrijft de nota de wijze waarop het Fonds de middelen beheert en de pensioenregeling uitvoert. Met name wordt aangegeven op welke wijze het Fonds uitvoering geeft aan het bepaalde in de artikelen 25, 95, 126 tot en met 137 en 143 van de Pensioenwet. Ook komen aan de orde de organisatiestructuur, de interne controle en de wijze en voorwaarden waarop het bestuur werkzaamheden heeft uitbesteed. 2.2 Nagestreefde mate van detaillering In deze nota zal het beleid zoveel mogelijk in strategische zin omschreven worden. Het beleid van het bestuur is vastgesteld mede op grond van mogelijke variaties in omstandigheden welke niet tot nieuw beleid aanleiding geven, maar wel tot een tactische aanpassing van gedragslijnen binnen het gekozen beleid. Voorbeelden hiervan zijn de aanpassing van de berekeningsgrondslagen aan nieuwe prognosetafels en wijzigingen van de beleggingsmix op grond van economische omstandigheden zolang deze binnen de in deze nota omschreven grenzen blijven. Indien het bestuur meent dat het algemene beleid bijstelling behoeft, zal deze nota dienovereenkomstig aangepast worden. 5

6 2.3 Algemene beleidsuitgangspunten Het algemene uitgangspunt van het te voeren beleid is om de pensioentoezegging onder een breed scala van omstandigheden na te komen en wel tegen een lage, maar zo mogelijk stabiele prijs. Als maatstaf voor de draagkracht van het Fonds wordt de dekkingsgraad genomen. Het bestuur beïnvloedt de (ontwikkeling van de) dekkingsgraad door het premie-, toeslag- en beleggingsbeleid. 2.4 Organisatiestructuur Fonds De organisatiestructuur van het pensioenfonds is opgenomen in bijlage D. Hieronder worden de onderdelen van het organogram beschreven. Bestuur Het bestuur heeft de eindverantwoordelijkheid voor het Fonds. Het bestuur van het Fonds bestaat uit ten minste vier personen en is paritair samengesteld.. Het bestuur bestaat thans uit 8 personen. Vier personen zijn benoemd door de werkgeversorganisatie VOB, twee personen door de werknemersorganisatie ABVAKABO FNV en één persoon door CNV Publieke Zaak. Eén persoon wordt na verkiezing door de pensioengerechtigden benoemd door het bestuur. De benoeming van een bestuurder geschiedt voor een periode van vier jaar. Het bestuur stelt een rooster van aftreden op, op grond waarvan ieder jaar per 1 juli één werkgevers- en één werknemersbestuurder aftreden. De afgetreden bestuurders kunnen direct worden herbenoemd, tenzij het bestuurslidmaatschap reeds drie perioden van vier jaar heeft geduurd. De bestuurders kunnen tussentijds door de benoemende organisaties van hun functie worden ontheven. In geval van tussentijdse beëindiging van het bestuurslidmaatschap voorziet de werkgeversorganisatie dan wel de werknemersorganisaties binnen drie maanden in deze vacature. Het bestuurslidmaatschap kan om diverse redenen eindigen, waaronder ontslag door het bestuur wegens disfunctioneren. De (her)benoeming van de bestuurders, alsmede wijziging in de te vervullen beleidsbepalende functie behoeft de instemming van De Nederlandse Bank (DNB). Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De secretaris en de penningmeester vervangen elkaar bij ontstentenis. Deze functies worden zo nodig afwisselend telkens met ingang van één juli voor de duur van twee jaren vervuld door een vertegenwoordiger van de werkgeversorganisatie respectievelijk de werknemersorganisaties. Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie andere bestuursders dit wenselijk achten, doch ten minste tweemaal per jaar. Er zijn vijf vaste commissies binnen het bestuur, namelijk de Auditcommissie, de Pensioencommissie, de Commissie Communicatie, de Beleggingscommissie en de Commissie Aspirant-leden. Deze commissies kunnen worden ondersteund door externe adviseurs. De beleggingscommissie wordt ondersteund door een onafhankelijke externe beleggingsdeskundige. 6

7 De Auditcommissie bewaakt de inrichting van het toezicht op: - de instelling, handhaving en werking van risicobeheersings- en controlesystemen; - de naleving van relevante wet- en regelgeving, voorschriften van de toezichthouder, procedures voor totstandkoming van jaarverslag en financiële informatie aanbevelingen van accountant en actuaris en uitbestedingscontracten (incl. totstandkoming ervan); - de relatie met en onafhankelijkheid van extern accountant en waarmerkend actuaris t.o.v. het POB; - de beoordeling door het bestuur doelstellingen, strategie en risico s evenals de uitvoering hiervan; - de toepassingen van ICT - monitoring dienstverleners van het Fonds. Een aantal aspecten van de AO/IC heeft nauwe raakvlakken met de uitbesteding. De samenstelling, taken en bevoegdheden van de Auditcommissie zijn vastgelegd in een het Reglement Auditcommissie. De Pensioencommissie bereidt de inhoudelijke vormgeving van de pensioenregeling voor ten behoeve van het bestuur en geeft zo nodig een nadere uitleg van het pensioenreglement als zich bij de uitvoering een complex geval voordoet. De samenstelling, taken en bevoegdheden zijn vastgelegd in het Reglement Pensioencommissie. De Commissie Communicatie is ingesteld om de vormgeving en inhoud voor te bereiden van de te verstrekken informatie aan de verschillende doelgroepen binnen het Fonds en om de inzet van de beschikbare communicatiemiddelen te bepalen. De samenstelling, taken en bevoegdheden zijn vastgelegd in het Reglement Commissie Communicatie. De verantwoordelijkheid voor het vermogensbeheer ligt bij het bestuur. Diverse taken zijn gedelegeerd aan de Beleggingscommissie, waaronder de dagelijkse aansturing van het vermogensbeheer. Daaronder wordt begrepen het monitoren van de beleggingsactiviteiten en het voorbereiden van alle besluiten op het gebied van beleggingen voor het bestuur. In bijlage B zijn de taken en bevoegdheden van de beleggingscommissie verwoord. De Commissie Aspirant-leden zoekt en begeleidt potentiële nieuwe bestuurders die binnen het gewenste profiel in het bestuur passen. Het Fonds beschikt met betrekking tot het bestuur over een geschiktheidsplan in de zin van de artikel 106 en 106A van de Pensioenwet en de Beleidsregel geschiktheid In dat plan is een geschiktheidsverdeling opgenomen. Het geschiktheidsplan inventariseert in hoeverre de vereiste geschiktheid en competenties binnen het bestuur voorhanden zijn. Elke bestuurder zorgt voor het verwerven en onderhouden van voldoende kennis op pensioengebied om zijn verantwoordelijkheid als bestuurder waar te kunnen maken. Waar nodig zal de bestuurder zijn kennis uitbreiden door het volgen van opleiding en cursussen. In de uitvoering van zijn taken laat het bestuur zich bijstaan door adviseurs op diverse gebieden (externe deskundigen). Daarnaast is er voor het bestuur en andere verbonden personen een gedragscode opgesteld met regels en richtlijnen voor de bestuurders ter voorkoming van belangenconflicten en van misbruik en oneigenlijk gebruik van de bij het Fonds aanwezige informatie. Uitsluitend voor de leden van de beleggingscommissie geldt een insiderregeling. De insiderregeling is onderdeel van de gedragscode. Er is een 7

8 compliance officer benoemd die de naleving van de gedragscode dient te bewaken. Voorts wordt een compliance officer benoemd die de insiderregeling toetst. Het bestuur evalueert ten minste jaarlijks zijn eigen functioneren. Het Fonds beschikt over een klachten- en geschillenregeling. Op grond van deze regeling bestaat de mogelijkheid om tegen besluiten van het bestuur, als die geen algemene strekking hebben, beroep in te stellen bij de Commissie van Beroep. De leden van deze Commissie mogen geen bestuurder zijn bij het Fonds en ook geen andere band hebben met het Fonds. Deze Commissie behandelt ingediende bezwaarschriften en brengt de beslissing op beroep en de daaraan ten grondslag liggende overwegingen ter kennis van het bestuur. Na behandeling door de Commissie kan een appellant zich desgewenst wenden tot de Ombudsman Pensioenen. Het Fonds heeft een Dagelijks Bestuur (DB) ingesteld. Het dagelijkse beleid berust bij het DB. Het DB bestaat uit de voorzitter en de secretaris Zij functioneren op basis van de mandaatregeling inzake taken en bevoegdheden dagelijks bestuur. Indien het Fonds werkzaamheden uitbesteedt aan een derde zal het Fonds met deze derde een uitbestedingsovereenkomst sluiten. In de uitbestedingsovereenkomst worden de uitbestede werkzaamheden omschreven en wordt opgenomen dat de derde waarborgt dat hij de bij of krachtens de Pensioenwet gestelde regels en nadere bepalingen die zijn opgenomen in het uitvoeringsreglement van het Fonds in acht neemt bij de uitvoering van zijn werkzaamheden. Verantwoordingsorgaan Het bestuur heeft een verantwoordingsorgaan ingesteld, dat na afloop van ieder jaar een schriftelijk en beargumenteerd oordeel geeft over het handelen van het bestuur aan de hand van het (concept) jaarverslag, de (concept) jaarrekening en andere informatie, waaronder de bevindingen van het interne toezichtsorgaan, over het door het bestuur uitgevoerde beleid, alsmede over de beleidskeuzes voor de toekomst. Het verantwoordingsorgaan bestaat uit 6 leden: drie vertegenwoordigers uit de kring van de deelnemers, één vertegenwoordiger uit de kring van de pensioengerechtigden en twee vertegenwoordigers namens de werkgevers. Het Fonds beschikt over een Reglement Verantwoordingsorgaan. Het verantwoordingsorgaan heeft het recht advies uit te brengen aan het bestuur, gevraagd of uit eigen beweging over: a. het vaststellen en wijzigen van de vergoedingsregeling voor bestuurders; b. het wijzigen van het beleid ten aanzien van het verantwoordingsorgaan alsmede het wijzigen van het reglement van het verantwoordingsorgaan; c. de vorm en inrichting van het intern toezicht; d. het vaststellen en wijzigen van een interne klachten- en geschillenprocedure; e. het vaststellen en wijzigen van het communicatie- en voorlichtingsbeleid; f. gehele of gedeeltelijke overdracht van de verplichting van het pensioenfonds of de overname van verplichtingen door het pensioenfonds; g. liquidatie, fusie of splitsing van het pensioenfonds; h. het sluiten, wijzigen of beëindigen van de uitoveringsovereenkomst; i. het omzetten van het pensioenfonds in een andere rechtsvorm, bedoeld in artikel 18 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; en 8

9 j. samenvoeging van pensioenfondsen als bedoeld in de definitie van ondernemingspensioenfonds in artikel 1 Pensioenwet. Intern toezicht Het bestuur is verantwoordelijk voor het organiseren van het intern toezicht bij het Fonds. Het bestuur heeft besloten het interne toezicht in te vullen door middel van een Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht bestaat uit ten minste drie onafhankelijke deskundige natuurlijke personen die op geen enkele wijze, anders dan uit hoofde van hun lidmaatschap van de Raad van Toezicht, betrokken zijn bij (het functioneren van) het bestuur. De leden van de Raad van Toezicht voldoen aan de normen van DNB. De Raad van Toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in het pensioenfonds. De Raad van Toezicht is ten minste belast met het toezien op adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging door het bestuur en legt verantwoording af over de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden aan het verantwoordingsorgaan en in het jaarverslag. De Raad van Toezicht staat het bestuur met raad ter zijde. Artikel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek is van overeenkomstige toepassing op de leden van de Raad van Toezicht. Het Fonds beschikt over een reglement Raad van Toezicht. Aan de goedkeuring van de Raad van Toezicht zijn onderworpen de besluiten van het bestuur tot vaststelling van: a. het jaarverslag en de jaarrekening; b. de profielschets voor bestuurders; c. het beleid inzake beloningen, met uitzondering van de beloning van de Raad van Toezicht; d. gehele of gedeeltelijke overdracht van de verplichtingen van het pensioenfonds of de overname van verplichtingen door het pensioenfonds; e. liquidatie, fusie of splitsing van het pensioenfonds; f. samenvoeging van pensioenfondsen als bedoeld in de definitie van ondernemingspensioenfonds in artikel 1 Pensioenwet; en g. het omzetten van het pensioenfonds in een andere rechtsvorm, bedoeld in artikel 18 van Boek 2 van het Burgerlijke Wetboek. Vermogensbeheerder AZL Vermogensbeheer B.V. (handelend onder de naam ING Investment Management Integrated Client Solutions [ICS]) te Heerlen is de coördinator vermogensbeheer. Deze coördineert het beleggingsbeleid binnen de daarvoor door het bestuur gestelde richtlijnen. Belangrijke taken van de coördinator vermogensbeheer zijn: a) het adviseren van het bestuur inzake het te voeren beleggingsbeleid; b) het beheer van de matching- en valuta-overlayportefeuille van het fonds; c) de selectie en monitoring van operationeel vermogensbeheerders ten behoeve van het beheer van de return- en overige overlayportefeuilles; d) de administratie en rapportage inzake het gevoerde beleggingsbeleid. Het operationeel vermogensbeheer van de overlay- en returnportefeuilles is ondergebracht bij één of meerdere, door het fonds te selecteren externe partijen, aan wie opdracht wordt gegeven tot het daadwerkelijke beheer van (onderdelen van) het vermogen van het fonds. Administratieve organisatie en dagelijks beheer De administrateur voert de deelnemers- en financiële administratie van het Fonds. De (financiële) jaarverslaglegging van het Fonds wordt voorbereid door de administrateur. 9

10 De administrateur stelt het actuariële rapport samen. AZL te Heerlen is de administrateur van het Fonds. De administrateur voert zijn werkzaamheden uit op basis van contractueel vastgestelde afspraken, waarvan service level agreements (SLA s) onderdeel uitmaken. Naast de administratie is ook het dagelijks beheer van het Fonds opgedragen aan AZL. AZL legt in de bestuursvergaderingen verantwoording af voor het door haar gevoerde beheer. In een separate volmacht heeft het Fonds vastgelegd in welke situaties AZL het Fonds in en buiten rechte kan vertegenwoordigen en welke daden van beheer door laatstgenoemde namens het Fonds mogen worden verricht, zoals bijvoorbeeld het uitkeren van de pensioenen aan de pensioengerechtigden en het aangaan van contractuele relaties. De administratieve organisatie is er echter in de praktijk op gericht dat alle belangrijke contracten tussen het Fonds en derden van handtekeningen van de voorzitter en secretaris, dan wel de penningmeester worden voorzien. Verder is er een procuratieregeling opgesteld waarin onder meer de tekeningsbevoegdheid van AZL ten aanzien van huishoudelijke en algemene uitgaven van het Fonds is vastgelegd. Herverzekeraar Het Fonds heeft het aan de pensioentoezeggingen verbonden overlijdensrisico en arbeidsongeschiktheidsrisico gedeeltelijk bij een herverzekeraar in dekking gegeven op basis van stop loss. Voorts zijn enige oude (premievrije) aanspraken herverzekerd. Accountant De accountant controleert jaarlijks de onder verantwoordelijkheid van het bestuur opgestelde jaarrekening. Hij doet dit overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen wordt de controle zodanig uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Ernst & Young, gevestigd te Heerlen is de accountant van het Fonds. Waarmerkend Actuaris De waarmerkend actuaris van het Fonds controleert jaarlijks of de technische voorzieningen, conform de grondslagen van het Fonds, juist zijn vastgesteld. Voorts beoordeelt de waarmerkend actuaris of de voorziening pensioenverplichtingen op voldoende veilige grondslagen is berekend en of deze toereikend is ter dekking van de minimumvoorziening. Hiernaast beoordeelt hij jaarlijks of de in het Fonds aanwezige middelen toereikend zijn voor een continue dekking van deze minimumvoorziening. Hiertoe voert hij onder andere een toereikendheidstoets uit. Bovendien toetst hij het beleggingsbeleid aan de prudent-person regel. Deze actuaris is onafhankelijk van het pensioenfonds en verricht geen andere werkzaamheden voor het pensioenfonds. De waarmerkend actuaris beschikt over een gedragscode over de onafhankelijkheid van de waarmerkend actuaris, waarvoor bij De Nederlandsche Bank N.V. goedkeuring is verkregen. Towers Watson B.V. te Amstelveen is de waarmerkend actuaris. Raadgevend Actuaris De raadgevend actuaris woont de bestuursvergaderingen van het Fonds bij en ondersteunt het bestuur bij het ontwikkelen en formuleren van het beleid van het Fonds. Mercer (Nederland) B.V. te Amstelveen is de adviseur van het bestuur met betrekking tot actuariële en verzekeringstechnische zaken. 10

11 2.5 Intern beheersingssysteem Het interne beheersingssysteem berust op de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge verhoudingen van de volgende bij het Fonds betrokken organen en instellingen: - bestuur van het Fonds; - ; - commissies; - verantwoordingsorgaan; - intern toezicht (Raad van Toezicht); - administrateur; - coördinator vermogensbeheer; - operationele vermogensbeheerders; - bewaarbedrijf ( custodian ); - onafhankelijke monitor beleggingen; - adviseurs; - accountant; - waarmerkend actuaris. De bevoegdheden van het Bestuur zijn vastgelegd in de statuten van het Fonds en in het reglement. In de overeenkomsten met externe partijen zijn onder meer de volgende elementen verwerkt: Vastgelegd zijn de specifieke werkzaamheden die de uitvoerder verricht voor het fonds, onder te verdelen in administratieve, financiële, secretariële, actuariële, juridische, en overige werkzaamheden. De verplichting deze werkzaamheden op een efficiënte, zorgvuldige en professionele manier uit te voeren. De verplichting tot geheimhouding van de gegevens van het fonds en verklaring in te staan voor de deskundigheid, betrouwbaarheid en integriteit van het personeel dat met de uitvoering van de werkzaamheden wordt belast. De uitvoerder wordt last en volmacht verleend om al datgene te doen wat in het belang van het fonds en voortvloeiende uit de hem opgedragen taken gewenst, nuttig of noodzakelijk wordt geacht. Van de coördinator vermogensbeheer en de overige geselecteerde vermogensbeheerders wordt een verklaring ontvangen, benodigd voor een adequate beheersing van de risico s, bijvoorbeeld een ISAE 3402 verklaring. De coördinator vermogensbeheer kan voor wat betreft onderdelen van de returnportefeuille van het Fonds tevens optreden als operationeel vermogensbeheerder. De coördinator vermogensbeheer adviseert de Beleggingscommissie van het Fonds objectief op basis van een transparant proces over de aanstelling (en het ontslag) van operationele vermogensbeheerders. Het besluit over de aanstelling (en het ontslag) van operationele vermogensbeheerders wordt genomen door de Beleggingscommissie van het Fonds. 11

12 De werkzaamheden die door AZL worden verricht, zijn contractueel vastgelegd, waarvan service level agreements (SLA s) onderdeel uitmaken. De administratie en de coördinatie vermogensbeheer zijn ondergebracht bij AZL te Heerlen. AZL heeft als administrateur zijn eigen interne beheersingssysteem. In het risico beheersingssysteem van AZL ligt er een belangrijke rol bij de afdeling Operationeel Risk Management (ORM). Dit is een van de lijn onafhankelijke afdeling die toezicht houdt op de uitvoering van de door de lijn uit te voeren werkzaamheden aangaande risicobeheersing. Daarnaast is ORM de spil in het proces van beoordelen van risico s en samen met lijnmanagement en externe auditor vaststellen en invoeren van de beheersingsmaatregelen. De volgende maatregelen zijn getroffen: AZL hanteert een uitgebreid systeem van procuratie. De werking van de procuratieregeling wordt door de ORM afdeling met regelmaat getoetst; AZL past waar nodig een strikte functiescheiding toe. Dit beginsel speelt ook een belangrijke rol bij genoemde procuratieregeling; AZL valt onder de binnen ING groep geldende compliance regeling, bestaande uit een gedragscode voor alle medewerkers en een regeling prívé-transacties voor medewerkers die dicht bij het beleggingsproces betrokken zijn. Er bestaat een compliance programma, dat voorziet in een aantal maatregelen ter naleving van de bepalingen uit de compliance regeling; De systemen en processen binnen AZL bevatten op diverse plaatsen controlemaatregelen ter voorkoming van fraude. Een en ander is in de AO/IC beschrijving en de ISAE rapportages neergelegd. Beheersing van de risico s zit bij AZL ingebouwd in interne processen, procedures en functie scheidingen en is (mede op basis van vigerende wetten) vastgelegd in beleidsdocumenten, (insider)regelingen gedragscodes en procuratieregelingen. Werking van deze processen en naleving van de regelingen worden bewaakt middels zowel interne controles als aan de ISAE gekoppelde externe audits. In bijlage J wordt op hoofdlijnen ingegaan op het interne beheersingssysteem en de opzet van de administratieve organisatie & interne controle (AO/IC). De beleggingen worden geadministreerd in het interne administratiesysteem van ING ICS. Er is een functiescheiding tussen de beleggingsfunctie en de administratieve functie. Alle bij de formulering en uitvoering van het beleggingsbeleid betrokken werknemers van AZL zijn gebonden aan een gedragscode. In hoeverre het gevoerde beleid tot het gewenste resultaat leidt, zal het bestuur ten minste jaarlijks toetsen. Rapportages over de samenstelling van de beleggingsportefeuille en de voortgang van administratieve uitvoeringstechnische zaken worden per kwartaal aan het bestuur verstrekt en besproken. Het Fonds hanteert het vier-ogen principe, als kwaliteitswaarborg en ter voorkoming van fraude. Door de bijwoning van de raadgevend actuaris van alle bestuursvergaderingen wordt de naleving van wet- en regelgeving zo veel mogelijk gewaarborgd. 12

13 De waarmerkend actuaris toetst of de in de staat J601 vermelde onderstellingen, de gevolgde methode en gebezigde grondslagen, juist zijn voor de berekening van de voorziening pensioenverplichtingen. Tevens beoordeelt de waarmerkend actuaris of de voorziening pensioenverplichtingen eigen rekening een juiste waardering van de balanspost weergeeft. De accountant toetst of de verslagstaten een getrouw beeld geven van de grootte en de samenstelling van het vermogen per 31 december van het boekjaar. Voorts wordt getoetst of het resultaat over het boekjaar in overeenstemming is met algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving van pensioenfondsen. Ook wordt getoetst of is voldaan aan de bepalingen inzake de verslagstaten zoals voortvloeiend uit de Pensioenwet. 13

14 3 Algemene overwegingen Bij het vaststellen van de toe te passen actuariële technieken, het beleggingsbeleid en de balanswaardering heeft het bestuur zich laten leiden door de volgende algemene verwachtingen ten aanzien van de aangesloten werkgevers, het deelnemersbestand en algemene economische omstandigheden. 3.1 Continuïteit van de bedrijfstak Voor prognoseberekeningen wordt aangenomen dat het aantal actieve deelnemers in de bedrijfstak gedurende de prognoseperiode jaarlijks met 3% zal gaan afnemen. De ontwikkelingen binnen de bibliotheken worden nauwlettend gevolgd en er wordt bewaakt of de norm van 3% al dan niet wordt overschreden. 3.2 Verwachte salaristrend Het gemiddelde loonniveau zal naar verwachting meegroeien met de algemene loonontwikkeling. Deze en de andere veronderstellingen zijn opgenomen in bijlage H bij deze nota. 14

15 4 Uitvoeringsreglement Het bestuur heeft ten behoeve van de uitvoering van de pensioenregeling een uitvoeringsreglement opgesteld dat voldoet aan de eisen van artikel 25 tot en met artikel 30 van de Pensioenwet. Het uitvoeringsreglement is van toepassing op alle aangesloten werkgevers. Een aangesloten werkgever is aan het Fonds een premiebijdrage verschuldigd voor de verzekering van pensioen, de aanspraken bij arbeidsongeschiktheid en de daaraan verbonden kosten. De wijze van premiebetaling voldoet aan de eisen van artikel 26 van de Pensioenwet en is opgenomen in het uitvoeringsreglement. De premiebijdrage bedraagt een jaarlijks door het bestuur, gehoord de raadgevend actuaris, vast te stellen percentage van het pensioengevend salaris. Er is geen premiebijdrage verschuldigd gedurende de tijd waarover de deelnemer recht heeft op premievrije voortzetting van de pensioenopbouw wegens arbeidsongeschiktheid. Indien op grond van het verslag dat een volledig beeld geeft van de financiële situatie van het Fonds, het bestuur - gehoord de raadgevend actuaris - besluit dat daartoe aanleiding is, wordt het percentage van de premiebijdrage gewijzigd met ingang van een daarbij te bepalen datum. De aangesloten werkgever heeft voor een deel van de premiebijdrage verhaal op de deelnemers. Het bestuur stelt jaarlijks het verhaal op de werknemers vast. De aangesloten werkgever verstrekt het Fonds alle informatie die het Fonds nodig heeft om aan zijn verplichtingen in de zin van het uitvoeringsreglement en de daarmee samenhangende wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. In het uitvoeringsreglement zijn nadere bepalingen over vrijstelling van deelneming opgenomen. Het bestuur is bevoegd onder voorwaarden vrijstelling te verlenen van de verplichte deelneming in de pensioenregeling. Voorts kan door het bestuur onder voorwaarden op basis van gemoedsbezwaren vrijstelling worden verleend. Het Fonds beschikt over een dispensatieprocedure. Deze is opgenomen in bijlage N. 15

16 5 Deelname aan de pensioenregeling Werkingssfeer De werkingssfeer van het Fonds is omschreven in de statuten en de verplichtstellingsbeschikking. Het Fonds is werkzaam op het terrein van de in Nederland gevestigde, privaatrechtelijke openbare bibliotheken. Onder openbare bibliotheken worden die instellingen verstaan, die vallen onder de werkingssfeer van de collectieve arbeidsovereenkomst openbare bibliotheken. Bij het POB kunnen ook instellingen zijn aangesloten die daartoe een verzoek hebben ingediend. Aangesloten instellingen en hun werknemers Werkgevers en werknemers die voldoen aan de voorwaarden dienen zich te melden op het moment dat de aansluitings- resp. deelnemingsplicht op hen van toepassing is. De aangesloten werkgever is verantwoordelijk voor het verstrekken van de juiste gegevens voor de uitvoering van de regeling. Nieuwe werkgevers met personeel in dienst dienen zich voor de werknemersverzekeringen te melden bij het UWV. Het UWV bepaalt bij welke bedrijfssector een werkgever dient te worden ingedeeld op grond van de bedrijfsactiviteiten. De administrateur van het Fonds, AZL, wordt door het UWV ingelicht indien er mogelijk sprake is van een aansluitingsplicht bij het Fonds. AZL onderzoekt zo nodig de situatie nader. Voorts kunnen bij het Fonds onder voorwaarden instellingen zijn aangesloten die daartoe een verzoek hebben gedaan. De voorwaarden zijn vastgelegd in de statuten en zijn in overeenstemming met de Pensioenwet. Met de instelling wordt een aansluitingsovereenkomst aangegaan. Vrijstelling van de verplichte deelneming in de pensioenregeling In het uitvoeringsreglement zijn nadere bepalingen over de voorwaarden van vrijstelling van deelneming opgenomen. Het bestuur is bevoegd vrijstelling te verlenen van de verplichte deelneming in de pensioenregeling. Voorts kan door het bestuur op basis van gemoedsbezwaren vrijstelling worden verleend. Een verleende vrijstelling kan worden ingetrokken. Er wordt regelmatig getoetst of de voorwaarden voor vrijstelling nog steeds van toepassing zijn. 16

17 Deelnemerschap Deelnemers zijn de werknemers die krachtens een schriftelijke of mondelinge overeenkomst werkzaam zijn voor een aangesloten werkgever. Het deelnemerschap van de werknemer vangt aan op de dag van indiensttreding bij de aangesloten werkgever. Beëindiging van deelnemerschap Het deelnemerschap eindigt bij overlijden van de deelnemer en bij beëindiging van het dienstverband tussen de deelnemer en een aangesloten onderneming zonder dat dit dienstverband wordt gevolgd door een dienstverband met een andere aangesloten onderneming. Bovendien eindigt het deelnemerschap op het moment dat de onderneming, waarbij de betrokkene in dienst is, niet langer als aangesloten onderneming kan worden beschouwd. Voortzetting van deelnemerschap In tegenstelling tot deze bepalingen, wordt het deelnemerschap voortgezet: a. Als de deelnemer ten tijde van de beëindiging van het dienstverband (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt is, dan blijft het (gedeeltelijke, volgens tabel) deelnemerschap bestaan zolang de (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid voortduurt. b. Voor degene die deelnemer was en aansluitend de deelneming individueel voortzet. Aansluiting op deze basis is onder voorwaarden mogelijk. Deze voorwaarden zijnin het pensioenreglement zijn opgenomen. Voor degene die deelnemer was en aansluitend aan zijn dienstverband aanspraak kan maken op een wachtgelduitkering. Het voortgezette deelnemerschap wordt uiterlijk beëindigd op ingangsdatum van het ouderdomspensioen. 17

18 6 De inhoud van de pensioenregeling Voor een precieze inhoud van de pensioenregeling wordt verwezen naar de pensioenreglementen 1 en 2 met bijbehorende overgangsbepalingen. Hierna wordt een korte samenvatting gegeven waarin de verzekeringstechnisch gezien belangrijkste elementen genoemd worden. De huidige pensioenregeling is op hoofdlijnen in werking getreden per 1 januari 1992 en voor het laatst gewijzigd met ingang van 1 januari Er zijn vanaf 1 januari 2006 twee pensioenregelingen van toepassing. Het pensioenreglement 2 geldt als overgangsregeling voor de deelnemers, geboren vóór 1950, die op 31 december 2005 al deelnemer waren. Het pensioenreglement 1 geldt voor de overige deelnemers en is de standaardpensioenregeling van het Fonds. De pensioenregelingen omvatten: een basispensioen (middelloonregeling) dat bestaat uit een levenslang ouderdomspensioen, partnerpensioen, bijzonder partnerpensioen en wezenpensioen; een prepensioen (alleen pensioenreglement 2); een dekking bij arbeidsongeschiktheid die bestaat uit een arbeidsongeschiktheidspensioen en premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid; overgangsbepalingen. Pensioenreglement 1 De aanspraken, opgebouwd tot 1 januari 2006, blijven in principe gehandhaafd onder het standaardreglement. Voor wat betreft het opgebouwde prepensioen vond, met instemming van betrokkene, een omzetting plaats. Ten eerste wordt het prepensioen benut voor vervroeging van de ingangsdatum van het opgebouwde ouderdomspensioen met een maand, vervolgens wordt het prepensioen omgezet in levenslang ouderdomspensioen. De omzetting vindt plaats op basis van collectief actuarieel neutrale grondslagen. Op hoofdlijnen is de standaardpensioenregeling gelijkluidend aan pensioenreglement 2 (maar dan zonder de overgangsbepalingen), met de volgende aanpassingen. Vanaf 1 januari 2006 is het opbouwpercentage voor het ouderdomspensioen verhoogd van 2% naar 2,25%. Vanaf 1 januari 2014 is het opbouwpercentage verlaagd van 2,25% 18

19 naar 1,84%, waarbij de normale pensioendatum is gehandhaafd op de eerste dag van de maand, waarin de 65 ste verjaardag van de (gewezen) deelnemer valt. Uitstel na 65 jaar is mogelijk, waarmee kan worden aangesloten bij de ingangsmaand van de AOW. Daarnaast is vanaf 1 januari 2006 het risicopartnerpensioen vervangen door een opbouw partnerpensioen. Het partnerpensioen bedraagt 70% van het bereikbare ouderdomspensioen. Bij de bepaling van het bereikbare ouderdomspensioen wordt vanaf 2014 het opbouwpercentage voor het ouderdomspensioen gesteld op 2,15%.De prepensioenregeling is vervallen per 1 januari Als overgangsbepaling is voor alle deelnemers van wie het deelnemerschap vóór 1 januari 2006 is aangevangen, een voorwaardelijke verhoging van de opgebouwde pensioenaanspraken vastgesteld. Deze verhoging is afgeleid van het opgebouwde ouderdomspensioen en (fictief) opgebouwd partnerpensioen en wordt toegekend indien het deelnemerschap voortduurt tot de pensioendatum. Indien de pensioendatum na 31 december 2020 ligt, vindt de verhoging niet op de pensioendatum plaats maar op 31 december Pensioenreglement 2 Het in uitzicht gestelde ouderdomspensioen bedraagt vanaf 1998 per deelnemersjaar 2% (tot 1998: 1,75%) van de pensioengrondslag (bruto jaarsalaris op fulltime basis inclusief de vakantietoeslag verminderd met de franchise). De franchise bedraagt 50% van 10/7 van de AOW voor gehuwden, zie bijlage L. Vanaf 1998 wordt alleen partnerpensioen toegekend ingeval van overlijden tijdens actieve deelneming in de pensioenregeling of daarmee gelijk te stellen omstandigheden (FVP, arbeidsongeschiktheid of prepensioen). Het levenslang partnerpensioen bedraagt 70% van het bereikbare ouderdomspensioen. Het partnerpensioen wordt tot de 65-jarige leeftijd van de partner aangevuld met 50% van de volledige uitkering ingevolge de AOW voor gehuwden. De rechten op partnerpensioen opgebouwd tot 1998 zijn bij overlijden vóór de 65-jarige leeftijd in de genoemde uitkering begrepen. Bij overlijden na de 65-jarige leeftijd zal het tot 1998 opgebouwde partnerpensioen worden uitgekeerd tot het overlijden van de partner. Het partnerpensioen is ook gedekt voor ongehuwd samenwonenden. Het wezenpensioen bedraagt 20% van het partnerpensioen (met verdubbeling voor volle wezen) zoals dit na 65 jaar van de partner wordt berekend. Ter compensatie van diverse inhoudingen die na 65 jaar niet meer verschuldigd zijn, wordt aan nabestaanden een toeslag op de uitkering partner- of wezenpensioen verleend ter grootte van 20% van de uitkering. Deze uitkering vindt plaats in de volgende gevallen: tot de 65-jarige leeftijd van de partner; respectievelijk vanaf de 15-jarige leeftijd tot uiterlijk de 21-jarige leeftijd van de wees. Voor de deelnemersjaren tot 1998 blijven de pensioenen gebaseerd op de toen geldende -oude- regeling. Dit hield onder meer in een ouderdomspensioen ter grootte van 1,75% van de pensioengrondslag en een partnerpensioen van 5/7 van het ouderdomspensioen. Deze opgebouwde aanspraken op ouderdomspensioen en partnerpensioen vormen een onderdeel van de aanspraken in de nieuwe regeling. Indien het deelnemerschap eindigt (anders dan door overlijden van de deelnemer) en het pensioen premievrij bij het Fonds blijft omdat geen gebruik wordt gemaakt van het recht op waardeoverdracht bestaat de mogelijkheid om een deel van het ouderdomspensioen 19

20 om te zetten in een premievrij partnerpensioen. De resulterende verlaging van het ouderdomspensioen houdt in, dat het dan geldende pensioenpercentage van 2 wordt verlaagd tot 1,75 per deelnemersjaar. Dit komt overeen met de oude regeling. Voor de omzetting worden in het reglement opgenomen uitruilfactoren gebruikt en na omzetting bedraagt het partnerpensioen (inclusief het bijzonder partnerpensioen) 70% van het ouderdomspensioen. De prepensioenregeling biedt de deelnemers de mogelijkheid om eerder te stoppen met werken. De richtdatum prepensioen is: voor alle prepensioenaanspraken opgebouwd tot 1 juli 2005: de eerste dag van de maand, volgend op de maand waarin de (gewezen) deelnemer de 61-jarige leeftijd bereikt; voor alle prepensioenaanspraken opgebouwd vanaf 1 juli 2005: de eerste dag van de maand, volgend op de maand waarin de (gewezen) deelnemer de 62- jarige leeftijd bereikt. Ook is het mogelijk het prepensioen tegen een verlaagde of verhoogde uitkering eerder of later te doen ingaan. De uitkering van prepensioen eindigt op de eerste dag van de maand, volgend op maand waarin de gerechtigde de 65-jarige leeftijd bereikt. Omdat oudere deelnemers vanaf 1997 niet een volledig prepensioen kunnen opbouwen, wordt voor deelnemers die vanaf 1997 tot de prepensioendatum onafgebroken deelnemer blijven, er vanuit een overgangsbepaling een aanvulling geboden. Deze overgangsbepaling vervangt de VUT-regeling, die tot 1 juli 2005 van toepassing was. Welke overgangsbepaling geldt op de prepensioendatum hangt af van het geboortejaar van de deelnemer. Tot en met geboortejaar 1946 worden de gemiste jaren volledig aangevuld. Hierna worden de gemiste jaren gedeeltelijk aangevuld, vanaf 90% bij geboortejaar 1947 tot 70% bij geboortejaar Deze aanvulling vindt plaats op basis van het pensioensalaris zoals dat van toepassing was in 2004, onder het tot 31 december 2004 geldende reglement. De deelnemersjaren vóór 1997 worden aangevuld, onafhankelijk van het geboortejaar. Bij dienstverlating hebben deelnemers een premievrij recht op prepensioen en ouderdomspensioen alsmede op de tot 1998 opgebouwde aanspraak op partnerpensioen. 20