Inleiding. 0.1 Doelen 0.2 Aanpassingen in de AO / IC 0.3 Continuïteit 0.4 Implementatietraject 0.5 Planning & control cyclus 0.6 Procesbeschrijvingen

Transcriptie

1 INLEIDING p. 1 Inleiding 0.1 Doelen 0.2 Aanpassingen in de AO / IC 0.3 Continuïteit 0.4 Implementatietraject 0.5 Planning & control cyclus 0.6 Procesbeschrijvingen Hoofdstuk 1. Planning & control cyclus 1.1 Cyclus 1.2 Jaarschema Hoofdstuk 2. Procedures financiële administratie 2.1 Planning & control 2.2 Strategisch beleidsplan 2.3 Schoolplan incl. financiële paragraaf 2.4 Financieel beleidskader 2.5 Bestuursformatieplan 2.6 Meerjarenbegroting incl. jaarbegroting 2.7 Budgetteren 2.8 Managementrapportage 2.9 Softclose 2.10 Financieel jaarverslag 2.11 Huisvestingsvoorziening 2.12 Opbrengsten 2.13 Ouderbijdragen 2.14 Inkoopprocedure school 2.15 Inkoopprocedure bestuurskantoor 2.16 Procedure inkoopfacturen en betaling 2.17 Elektronisch betalen 2.18 Kasprocedure 2.19 Declareren Hoofdstuk 3. Procedures personeelsadministratie Bijlagen 3.1 Aanstelling / uitbreiding betrekking leerkracht 3.2 Aanstelling / uitbreiding betrekking directeur 3.3 Vervanging 3.4 BAPO 3.5 Ouderschapsverlof 3.6 Overig verlof 3.7 Reiskosten 1. Managementstatuut 2. Format financieel beleidskader 3. Standaardpakket Personele en financiële dienstverlening 4. Service Level Agreements 5. Jaarwerkbrief 6. Richtlijn Jaarverslag Onderwijs

2 INLEIDING p Doelen In dit handboek wordt de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) beschreven van de bedrijfsvoeringprocessen van Stichting RK Schoolbestuur Culemborg e.o. (hier verder te noemen RK- SC). Het handboek is voor intern gebruik en dient als leidraad voor de inrichting van werkprocessen. Doel is te komen tot een verdere kwaliteitsverbetering van RKSC als organisatie. Het bestuur heeft de algemeen directeur opdracht gegeven de AO/IC jaarlijks te evalueren en zo nodig te actualiseren. Bij het opstellen van de AO/IC hebben de onderstaande doelen als uitgangspunt gediend: Toegankelijkheid Het Handboek moet goed leesbaar en duidelijk zijn voor alle medewerkers binnen de organisatie en tegelijkertijd voldoende houvast bieden om een effectieve Interne Controle uit te kunnen voeren. Gelijke werkwijze Dit Handboek dient als basis om een gelijke werkwijze te realiseren binnen de scholen. Handvat voor nieuwe medewerkers Het Handboek kan gebruikt worden bij het inwerken van nieuwe medewerkers. Efficiency en kwaliteit verbetering De werkprocessen moeten zo efficiënt mogelijk zijn ingericht en tegelijkertijd een hoge kwaliteit van de dienstverlening waarborgen. Taakbelasting De werkprocessen zijn waar mogelijk zo opgezet dat de werkbelasting van de medewerkers zo laag mogelijk is. Interne Controle Dit Handboek moet controlepunten bevatten welke in eerste instantie op schoolniveau worden uitgevoerd en als doel hebben de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen. 0.2 Aanpassingen in de AO/IC Veranderingen in de AO/IC worden doorgevoerd volgens een vast protocol. Iedere medewerker van RKSC kan een voorstel doen om dit Handboek aan te passen. De medewerker dient zijn voorstel in bij de algemeen directeur. Neemt de algemeen directeur dit voorstel over dan legt de algemeen directeur een definitief voorstel voor aan het bestuur ter goedkeuring. De gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR) heeft ten aanzien van wijzigingen in de organisatie van de scholen adviesbevoegdheid. Het voorstel moet de volgende aspecten bevatten: Reden van de aanpassing; Verwachte opbrengst (verbetering kwaliteit, efficiency etc.); Uitgewerkt concept van het werkproces. 0.3 Continuïteit De vastlegging van de AO/IC binnen een organisatie is geen eenmalige oefening. Dit is een continu proces waarbij alle betrokkenen de kwaliteit en actualiteit van de AO/IC moeten waarborgen. De eindverantwoordelijkheid voor het Handboek ligt bij de algemeen directeur. De algemeen directeur moet regelmatig toetsen of de in dit Handboek beschreven procedures en controlemaatregelen nog efficient en effectief zijn. Is dit niet het geval dan moet de AO/IC aangepast worden overeenkomstig de hierboven beschreven procedure.

3 INLEIDING p Implementatie Het voornemen is dit document tijdens de bestuursvergadering in mei vast te stellen. Voor zover procedures dit handboek afwijken van de bestaande praktijk zal de nieuwe werkwijze gehanteerd worden vanaf schooljaar In het managementoverleg zal de implementatie gevolgd worden. 0.5 Planning & control cyclus De opbouw van de AO/IC beschrijving volgt de planning & control cyclus van RKSC. De opzet van deze planning & control cyclus is in belangrijke mate gebaseerd op het dienstverleningspakket van het administratiekantoor dat de administratie van RKSC verzorgt. RKSC heeft zowel voor de financiële administratie als voor de personeelsadministratie gekozen voor het Standaardpakket. 06. Procesbeschrijvingen De werkprocessen zijn beschreven volgens een vaste structuur, deze onderdelen komen steeds terug binnen elke werkbeschrijving. Hieronder staan de verschillende onderdelen genoemd: Stroomschema Het stroomschema is de schematische weergave van de verschillende stappen in het proces. De cijfers bij de te volgen stappen komen overeen met de procesbeschrijving. In het stroomschema wordt een aantal verschillende symbolen gebruikt om de soort handeling weer te geven. De betekenis van de symbolen is als volgt: Proces Keuze moment Handmatige invoer Document Benodigde gegevens Procesbeschrijving De procesbeschrijving geeft weer welke sequentiële stappen genomen moeten worden om het proces uit te voeren. Daarnaast staat aangegeven wie de handelingen moet uitvoeren en welke zaken vereist zijn om de stap uit te voeren. De proceseigenaar is degene die verantwoordelijk is voor de directe uitvoer van het proces. De proceseigenaar neemt indien van toepassing het initiatief om het proces in gang te zetten.

4 HOOFDSTUK 1. PLANNING & CONTROL CYCLUS p Planning & control cyclus Strategisch beleidsplan / schoolplannen Meerjarenbegroting Bestuursformatieplan Jaarplannen Verantwoording Jaarbegroting Budgetten Actie en/of aanpassing beleid Managementinformatie Financiële informatie Beleidsinformatie Ontwikkelingen Jaarverslag / jaarrekening

5 HOOFDSTUK 1. PLANNING & CONTROL CYCLUS p Jaarschema Activiteit: Actor: Belanghebbenden Moment van bespreking Kwartaalrapportage incl. softclosegesprek & (incl. budgetbewaking) Integrale managementrapportage Laatste kwartaalrapportage voorgaand jaar Jaarrekening Bestuursverslag Jaarplan (voor volgend jaar) incl. financiële paragraaf Bestuursformatieplan Meerjarenbegroting (voor volgende jaren) Liquiditeitsbegroting Investeringsbegroting & locatiedirecteuren waar nodig met ondersteuning van & & waar nodig met ondersteuning van locatiedirecteuren en/of bestuur, & locatiedirecteuren waar nodig met ondersteuning van & locatiedirecteuren & & & Bestuur Locatiedirecteuren GMR Bestuur Locatiedirecteuren GMR Bestuur Locatiedirecteuren GMR Bestuur Locatiedirecteuren GMR Bestuur Locatiedirecteuren GMR Bestuur Locatiedirecteuren GMR Bestuur Locatiedirecteuren GMR Bestuur Locatiedirecteuren GMR Bestuur Bestuur Binnen 1 maand na afloop van het kwartaal Binnen 6 weken na afloop van het kwartaal Uiterlijk op 31 januari van het nieuwe jaar Dient klaar en vastgesteld te zijn door het bestuur voordat de accountant met de controle begint. Tijdpad in overleg op te stellen, bij voorkeur 1 mei. Er moet rekening worden gehouden met het feit dat de jaarrekening met accountantsverklaring vòòr 1 juli verzonden moet zijn Zodra in de concept-jaarrekening de datum wordt ingevuld, moet het bestuur binnen één week het bestuursverslag overleggen Gereed vòòr 1 november Globale formatieberekening gereed vòòr 1 november. Bestuur moet bestuursformatieplan vòòr 1 mei vaststellen Concept beleidsarme begroting gereed vòòr. Definitief concept gereed vòòr 15 november Gereed vòòr. Gereed vòòr.

6 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p Procedure planning & control cyclus Stroomschema: 1) Formuleren strategisch beleid 2) Formuleren financieel beleid Regelgeving Schoolbeleid 3) Formuleren grondslagen waardering en resultaatbepaling Handboek AO/IC Handboek AO/IC 4) Budgetteren Handboek AO/IC ((Mee (Meerjaren)begroting 5) Definiëren behoefte financiële management informatie Behoefte financiële management info Behoefte financiële management informatie 6) Vertalen naar financieel management informatie - systeem Financiële administratie (Meerjaren)begroting Handboek AO/IC 7) Opstellen financiële MARAP Financiële MARAP Financiële MARAP 8) Analyseren / beoordelen financiële MARAP Financiële MARAP Handboek AO/IC Regelgeving 9) Jaarevaluatie

7 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p. 7 Procesbeschrijving: Nr Activiteit Procestoelichting Door Tijdstip -2 Vaststellen programma van eisen -1 Ontwerp en invulling planning & control cyclus 0 Invoering en test planning & control cyclus 1 Formulieren strategisch beleid / schoolplannen 2 Formuleren financieel beleidskader In deze fase wordt door het bestuur in overleg met de algemeen directeur, de locatiedirecteuren, de instellingsaccountant en het administratiekantoor vastgesteld aan welke eisen de uiteindelijke planning & control cyclus moet voldoen In deze fase wordt allereerst door het administratiekantoor in overleg met de algemeen directeur een planning & control cyclus ontworpen. Dit ontwerp is te zien als het "frame" waarin het operationele beleid, de uitvoering, periodieke controle en eventuele bijstelling vastgelegd worden. Na het ontwerp van het systeem wordt het beleid van de organisatie vertaald in kritische succesfactoren (KSF), kritische prestatieindicatoren (KPI) en bijbehorende uitvoeringsnormen. Dit operationele beleid wordt vastgelegd in de eerder ontworpen planning & control cyclus. In enkele gevallen zal het bestaande beleid aangescherpt en bijgesteld worden om het te kunnen vertalen in een planning & control cyclus. De vertaling en invulling gebeurt in een of enkele werkbijeenkomsten met de algemeen directeur en het administratiekantoor In deze fase wordt planning & control cyclus geimplementeerd, getest en zo nodig bijgesteld. Dit houdt ten eerste in dat de betrokken door het administratiekantoor begeleid worden bij de eerste controle en rapportage. Aan de hand van de bevindingen van deze eerste rapportage worden de cyclus en de invulling bijgesteld. Om planning & control cyclus een bruikbaar en zinvol instrument te laten zijn, is het essentieel om het regelmatig (in ieder geval één keer per jaar) te evalueren en zo nodig bij te stellen Het strategisch beleid / de schoolplannen hebben de volgende uitgangspunten: Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen? Wat gaat dat kosten? Het strategisch beleidsplan geeft het kader aan waarbinnen de schoolplannen moeten passen Het financieel beleidskader heeft de volgende kaders en uitgangspunten: continuïteit van de scholen rekening houden met toekomstige financiering risico-analyse Bestuur in samenspraak met algemeen directeur, locatiedirecteuren, instellingsaccountant en administratiekantoor in samenwerking met administratiekantoor in samenwerking met administratiekantoor samen met bestuur, locatiedirecteuren en teams samen met bestuur 1x per 4 jaar 1x per 4 jaar

8 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p. 8 Procesbeschrijving (vervolg): Nr Activiteit Procestoelichting Door Tijdstip 3 Formuleren grondslagen voor De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling worden verwoord in het financieel beleidskader. Bestuur in samenspraak met 1x per 4 jaar waardering en resultaatbepaling De uitgangspunten zijn het: wet- en regelgeving ten aanzien van bekostiging en financiële verslaglegging algemeen directeur, zo nodig met ondersteuning van administratiekantoor 4 Budgetteren Zie procedure Budgetteren samen met locatiedirecteuren, zo nodig met ondersteuning van administratiekantoor Jaarlijks 5 Definiëren behoefte managementinformatie 6 Vertalen naar managementinformatiesysteem 7 Opstellen managementrapportage 8 Analyseren & beoordelen managementrapportage De behoefte aan managementinformatie wordt gedefinieerd met behulp van: de gestelde kaders in het Handboek AO/IC het strategisch beleidsplan het financieel beleidskader de schoolplannen de (meerjaren)begroting Er wordt een opzet gemaakt die gestandaardiseerd te vullen is met relevante info Per kwartaal wordt de managementrapportage voor alle scholen opgesteld. Maandelijks wordt aan de budgethouders een BVO verstrekt De algemeen directeur en de locatiedirecteuren beoordelen de managementrapportage: inhoudelijk; de verstrekte informatie wordt gebruikt als sturingsinstrument qua vorm: juist, tijdig en volledig 9 Jaarevaluatie Met behulp van de managementrapportages en het Handboek AO/IC wordt een jaarevaluatie opgesteld van het (financieel) beleid en vindt eventuele bijstelling daarvan plaats samen met locatiedirecteuren samen met locatiedirecteuren samen met locatiedirecteuren, Zo nodig met ondersteuning van administratiekantoor samen met locatiedirecteuren Bestuur samen Met algemeen directeur en locatiedirecteuren Jaarlijks Jaarlijks Per kwartaal Per maand Per kwartaal Jaarlijks

9 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p Procedure strategisch beleidsplan Stroomschema: 1. Vaststellen missie en visie 2. Vaststellen strategische doelen 3. Vaststellen kritieke succesfactoren Strategisch beleidsplan 4. Vertalen doelen naar operationele planning 5. (Bij)sturen operationele planning

10 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p. 10 Procesbeschrijving: Nr Activiteit Procestoelichting Door Tijdstip 1 Vaststellen missie en visie 2 Vaststellen strategische doelen 3 Opsporen en vaststellen kritieke succes- factoren (KSF) 4 Vertalen van doelen naar operationele planning 5 Uitvoeren en (bij)sturen operationele planning Het bestuur stelt in samenspraak met de algemeen directeur en de locatiedirecteuren de missie en visie van RKSC vast. De missie geeft aan waartoe de schoolorganisatie bestaat. De visie omvat een beeld van de toekomst en geeft in de kern aan wat de ambitie is van de schoolorganisatie en waarin zij zich wil onderscheiden. De visie is doorgaans in algemene termen verwoord De strategische doelen geven een globale beschrijving van de doelen in meerjarenperspectief (meestal 4 jaar). De kern daarvan wordt gevormd door de voornaamste speerpunten waaraan de scholen van RKSC de komende jaren moeten werken. Ze zijn in belangrijke mate gebaseerd op de Kritische Succesfactoren De algemeen directeur stelt in samenspraak met het bestuur en de locatiedirecteuren de factoren vast die bepalend zijn voor het succes en de continuïteit van de organisatie. Het analyseren van de sterke en zwakke punten van de scholen en de kansen en bedreigingen is een beproefde methode om kritieke succesfactoren op te sporen Vervolgens worden de strategische doelen vertaald naar een operationele planning. Het is van belang om kritieke prestatie indicatoren (KPI) en bijbehorende uitvoeringsnormen te kiezen waarmee de operationele bedrijfsvoering uitgevoerd en (bij)gestuurd kan worden Daarna volgt de uitvoering en (bij)sturing van de operationele planning Bestuur in samenspraak met algemeen directeur en locatiedirecteuren Bestuur in samenspraak met algemeen directeur en locatiedirecteuren in samenspraak met bestuur en locatiedirecteuren in samenwerking met locatiedirecteuren in samenwerking met locatiedirecteuren Uiterlijk juni (1x per 4 jaar) Uiterlijk september (1x per 4 jaar) Uiterlijk september (1x per 4 jaar) Uiterlijk oktober (1x per 4 jaar) Tenminste 1x per kwartaal

11 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p Procedure schoolplan incl. financiële paragraaf Stroomschema: 1. Opstellen schoolplan 2. Opstellen financiële paragraaf Schoolplan 3. Vaststellen schoolplan 4. Instemming medezeggenschapsraad 5. Schoolplan naar Inspectie 6. Opstellen jaarplan

12 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p. 12 Procesbeschrijving: Nr Activiteit Procestoelichting Door Tijdstip 1 Opstellen schoolplan 2 Opstellen financiele paragraaf 3 Vaststellen schoolplan Eens in de vier jaar moet de school een schoolplan maken. Dit schoolplan is een document waarin het beleid met betrekking tot de kwaliteit van het onderwijs wordt beschreven. Het gaat hier om onderwijskundig beleid, personeelsbeleid en de interne kwaliteitszorg (dat is de bewaking en verbetering van de kwaliteit van het onderwijs). Het schoolplan moet aansluiten op én passen binnen het strategisch beleidsplan van RKSC. De locatiedirecteur stelt in samenwerking met het schoolteam het schoolplan op De locatiedirecteur stelt in samenwerking met de algemeen directeur de financiële paragraaf op. In deze paragraaf worden de financiële consequenties van het schoolplan beschreven Het bestuur stelt de schoolplannen inclusief de financiële paragrafen vast. Indien een schoolplan niet aan de kwaliteitseisen voldoet, geeft het bestuur of de algemeen directeur de locatiedirecteur aan op welke punten veranderingen nodig zijn 4 Instemmen MR De medezeggenschapsraad (MR) heeft instemmingsbevoegdheid ten aanzien van de vaststelling van het schoolplan 5 Opsturen naar Inspectie Het schoolplan is tevens een document waarin de school verantwoording aflegt naar de Inspectie over het schoolbeleid. De algemeen directeur stuurt een exemplaar van het schoolplan naar de Inspectie 6 Opstellen jaarplan De directie werkt in samenwerking met het schoolteam jaarlijks het schoolplan uit in een jaarplan Locatiedirecteur in samenwerking met team Locatiedirecteur in samenwerking met algemeen directeur Bestuur MR Locatiedirecteur in samenwerking met team Uiterlijk maart (1x per 4 jaar) Uiterlijk april (1x per 4 jaar) Uiterlijk mei (1x per 4 jaar) Uiterlijk juni (1x per 4 jaar) September (1x per 4 jaar) Uiterlijk juni (jaarlijks)

13 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p Procedure financieel beleidskader Stroomschema: 1. Opstellen financieel beleidskader Financieel beleidskader 2. Vaststellen financieel beleidskader 3. Advies GMR 4. Bijstellen financieel beleidskader

14 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p. 14 Procesbeschrijving: Nr Activiteit Procestoelichting Door Tijdstip 1 Opstellen van het financieel beleidskader 2 Vaststellen van het financieel beleidskader 3 Advies geven GMR 4 Bijstellen financieel beleidskader In het financieel beleidskader zijn de financiële uitgangspunten vastgelegd voor de komende 4 begrotingsjaren. Het financieel beleidskader loopt gelijk op met het strategisch beleidsplan en de schoolplannen. Het schept de randvoorwaarden waarbinnen de financiële huishouding van de scholen zich dient af te spelen. De gemaakte afspraken zijn dwingend wat inhoudt dat van deze afspraken alleen na expliciete toestemming van het bestuur kan worden afgeweken in samenwerking met locatiedirecteuren Uiterlijk juni (1x per 4 jaar) Het bestuur stelt het financieel beleidskader vast Bestuur Uiterlijk september (1x per 4 jaar) De GMR heeft adviesbevoegdheid ten aanzien van de vaststelling van het financieel beleidskader Het financieel beleidskader is een zogenaamd levend document. Dat betekent dat nieuwe afspraken die worden gemaakt en die van invloed zijn op het financiële beleid van de school in dit document worden opgenomen zodra ze van kracht zijn GMR Bestuur in samenspraak met algemeen directeur Uiterlijk oktober (1x per 4 jaar) Periodiek

15 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p Procedure bestuursformatieplan Stroomschema: 1. Vaststellen hoofdlijnen meerjarenformatieplan Meerjarenformatieplan 2. Advies GMR 3. Bijstellen meerjarenformatieplan 4. Vaststellen uitgangspunten formatieplan nieuw schooljaar 5. Instemming dan wel ter kennisgeving PGMR 6. Berekenen formatiebudget

16 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p. 16 Stroomschema (vervolg): 7. Berekenen verplichting + saldo Bestuursformatieplan 8. Vaststellen bestuursformatieplan 9. Instemming PGMR

17 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p. 17 Procesbeschrijving: Nr Activiteit Procestoelichting Door Tijdstip 1 Vaststellen hoofdlijnen meerjaren formatieplan 1x per 4 jaar 2 Advies geven GMR 3 Bijstellen hoofdlijnen meerjaren formatieplan 4 Vaststellen uitgangspunten formatieplan t+1 Het bestuur stelt in samenspraak met de algemeen directeur en de locatiedirecteuren de hoofdlijnen van het meerjarenplan voor de personele inzet vast De GMR heeft adviesbevoegdheid ten aanzien van de vaststelling van de hoofdlijnen van het meerjarig financieel beleid Op grond van evaluatie van het lopende beleid worden periodiek de hoofdlijnen van het meerjaren formatiebeleid zo nodig bijgesteld Vóór 1 november van elk jaar worden de uitgangspunten voor het formatieplan van het daarop volgende schooljaar vastgesteld 5 Instemmen GMR Deze uitgangspunten gaan bij gewijzigd beleid ter instemming en bij ongewijzigd beleid ter kennisneming naar de personeelsgeleding van de GMR 6 Berekenen formatiebudget 7 Berekenen verplichtingen en saldo 8 Vaststellen bestuursformatieplan 9 Instemmen PG- MR Op basis van de teldatum 1 oktober en de geldende formatieregeling wordt in november een voorlopige berekening van het formatiebudget gemaakt In november worden de doorlopende verplichtingen en saldo berekend Het bestuur stelt vóór 1 april het formatieplan voor het komende schooljaar vast De personeelsgeleding van de GMR heeft instemmingsbevoegdheid ten aanzien van de vaststelling van het bestuursformatieplan Bestuur in samenspraak met algemeen directeur en locatiedirecteuren GMR Bestuur in samenspraak met algemeen directeur en locatiedirecteuren Bestuur in samenspraak met algemeen directeur en locatiedirecteuren PGMR in samenwerking met locatiedirecteuren en administratiekantoor Bestuur in samenspraak met algemeen directeur en locatiedirecteuren PGMR Periodiek Uiterlijk oktober (jaarlijks) Uiterlijk oktober Uiterlijk november Uiterlijk november Uiterlijk maart Uiterlijk april

18 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p Procedure meerjarenbegroting incl. jaarbegroting Stroomschema: Begrotingsgegevens 1. Aanleveren begrotinggegevens 2. Opstellen conceptbegroting Conceptbegroting 3. Bespreken conceptbegroting 4. Aanpassen conceptbegroting 5. Accorderen conceptbegroting

19 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p. 19 Stroomschema (vervolg): Begroting 6. Invoeren begroting in systeem 7. Bijstellen begroting

20 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p. 20 Procesbeschrijving: Nr Activiteit Procestoelichting Door Tijdstip 1 Aanleveren begrotingsgegevens 2 Opstellen conceptbegroting 3 Bespreken conceptbegroting 4 Aanpassen conceptbegroting 5 Accorderen conceptbegroting 6 Invoeren begroting in systeem 7 Bijstellen begroting Het administratiekantoor stelt in samenwerking met de algemeen directeur de (meerjaren-) begroting op. De algemeen directeur moet de volgende gegevens uiterlijk op 1 november aanleveren bij het administratiekantoor: lumpsumgegevens te verwachten kosten De conceptbegroting wordt uiterlijk 1 november naar de klant gestuurd volgens het door het administratiekantoor gebruikte Excel-format voor de begroting De algemeen directeur neemt in november contact op met het administratiekantoor en de penningmeester en om een afspraak te maken waarin de conceptbegroting besproken wordt. Dit gesprek vindt uiterlijk 15 november plaats De aanpassingen die nodig zijn naar aanleiding van dit gesprek worden uiterlijk 1 december naar de algemeen directeur gestuurd. In week 50 stelt het bestuur de begroting vast. Uiterlijk in de 2 e week van januari geeft het bestuur schriftelijk of per akkoord voor de begroting door middel van een bestuursbesluit. Na akkoord bestuur wordt de begroting binnen 2 weken in het financiële systeem ingevoerd Overschrijdingen binnen de begroting zijn alleen toegestaan na voorafgaande goedkeuring van het bestuur. Dit geldt ook voor uitgaven die niet zijn begroot en niet hadden kunnen worden voorzien bij de opstelling van de begroting. In de aanvraag moet in ieder geval duidelijk worden gemaakt dat de uitgave zo noodzakelijk is dat deze niet kan worden uitgesteld tot het volgende begrotingsjaar en niet kan worden gefinancierd binnen de huidige begroting. Er dient voldoende reserve tegenover te staan of een planning hoe deze de volgende jaren weer wordt opgebouwd in samenwerking met algemeen directeur Penningmeester Penningmeester Bestuur Bestuur in samenspraak met algemeen directeur Uiterlijk 1 november Uiterlijk 1 november Uiterlijk 15 november Uiterlijk 1 december Uiterlijk 2 e week januari Binnen 2 weken na akkoord

21 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p Procedure budgetteren Stroomschema: Beleidsuitgangspunten beschreven in Handboek AO/IC 1) Opstellen: meerjaren- - onderhoudsplan - investeringsplan - bestuursformatieplan Concept onderhoudsplan Concept investeringsplan Concept onderhoudsplan Concept investeringsplan Ervaringscijfers Aanvullende wensen Leerlingaantallen 1 oktober Bekostigingsstelsel Handboek AO/IC 2) Berekening: - lasten - baten Concept onderhoudsplan Concept investeringsplan Concept exploitatiebegroting Concept onderhoudsplan Concept investeringsplan Concept exploitatiebegroting 3) Bijstelling Goedgekeurd: Concept onderhoudsplan nee 4) Alg. accoord? ja Concept investeringsplan Concept exploitatiebegroting ja 5) Verwerking door Goedgekeurd: Concept onderhoudsplan Concept investeringsplan Concept exploitatiebegroting nee 6) Bestuur accoord? ja Goedgekeurd onderhoudsplan Goedgekeurd investeringsplan Goedgekeurde exploitatiebegroting Goedgekeurd onderhoudsplan ja Goedgekeurd investeringsplan Goedgekeurde exploitatiebegroting 7) Toekennen (deel)budgetten Toegekende (deel)budgetten

22 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p. 22 Procesbeschrijving: Nr Activiteit Procestoelichting Door Tijdstip 1 Opstellen meerjaren -onderhoudsplan -investeringsplan -bestuursformatie plan Op basis van de beleidsuitgangspunten zoals verwoord in het Handboek AO/IC. In het daartoe geëigend overleg worden de wensen ten aanzien van het meerjaren investeringsplan besproken. De algemeen directeur verwerkt het meerjaren investeringsplan in een overzicht en locatiedirecteuren September 2 Berekening lasten en baten De lasten worden begroot op basis van: meerjaren onderhoudsplan meerjaren investeringsplan voor OLP, meubilair en ICT meerjaren bestuursformatieplan ervaringscijfers lopend jaar en voorgaande jaren aanvullende wensen beleidsuitgangspunten Handboek AO/IC programma s van eisen uit de bekostiging De baten worden begroot op basis van: leerlingaantallen per 1 oktober bekostigingsstelsel primair onderwijs 3 Bijstelling Indien noodzakelijk wordt het concept van het onderhoudsplan, investeringsplan en bestuursformatieplan bijgesteld 4 (AD) akkoord? 5 Verwerking door admministratiekantoor De algemeen directeur beoordeelt de ingediende begroting, het onderhoudsplan, het investeringsplan en het bestuursformatieplan en toetst deze onder meer aan de beleids-uitgangspunten zoals verwoord in het Handboek AO/IC Het administratiekantoor verwerkt de aanpassingen in de begroting 6 Bestuur akkoord? Het bestuur bespreekt in de bestuursvergadering de ingediende begroting, het onderhoudsplan, het investeringsplan en het bestuursformatieplan en toetst deze onder meer aan de beleidsuitgangspunten zoals verwoord in het Handboek AO/IC 7 Toekenning (deel)budgetten Op basis van de ingediende plannen die een basis vormden voor het opstellen van de begroting, het investeringsplan en het bestuursformatieplan worden de (deel)budgetten toegekend voor exploitatielasten en investeringen en administratie-kantoor Bestuur Oktober November November November December December

23 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p Managementrapportage Stroomschema: 1. Aanleveren en opstellen financiële overzichten Financiële overzichten 2. Houden softclosegesprek 3. Bespreken financiële overzichten 4. Verzamelen overige gegevens 5. Opstellen rapportage + analyse Kwartaalrapportage

24 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p. 24 Stroomschema (vervolg): 6. Kwartaalrapportage naar bestuur 7. Bespreken binnen bestuur

25 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p. 25 Procesbeschrijving: Nr Activiteit Procestoelichting Door Tijdstip 1 Aanleveren en opstellen financiële overzichten Elk kwartaal krijgt RKSC van het administratiekantoor een budgetvergelijkings-overzicht (BVO). Daarnaast kan RKSC via Web Financieel altijd zelf overzichten zoals grootboek en ba- Kwartaal 2 Houden softclose gesprek 3 Bespreken financiële overzichten 4 Verzamelen van overige gegevens voor tussentijdse rapportage 5 Opstellen rapportage + analyse 6 Aanbieden aan bestuur 7 Bespreken binnen bestuur lans opvragen Zie procedure Softclose De algemeen directeur bespreekt de overzichten met de penningmeester en de locatiedirecteuren De algemeen directeur zorgt ervoor dat alle gegevens die nodig zijn voor een kwartaalrapportage binnen zijn De algemeen directeur stelt de kwartaalrapportage op en voorziet deze van analyse en toelichting De kwartaalrapportage wordt met de stukken voor de bestuursvergadering verzonden. Bestuursleden kunnen zich hierop voorbereiden De kwartaalrapportage wordt besproken en vastgesteld. Eventueel worden er ook actiepunten aan gekoppeld met algemeen directeur met penningmeester en locatiedirecteuren en bestuur Periodiek Kwartaal Kwartaal Kwartaal

26 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p Softclose Stroomschema: 1. Vaststellen data softclose Benodigde gegevens 2. Aanleveren gegevens 3. Afronden softclose Grootboek- en exploitatieoverzicht 4. Opsturen grootboek- en exploitatieoverzicht 5. Bespreken softclose 6. Reageren

27 HOOFDSTUK 2. PROCEDURES FINANCIËLE ADMINISTRATIE p. 27 Procesbeschrijving: Nr Activiteit Procestoelichting Door Tijdstip 1 Vaststellen data softclose 2 Aanleveren gegevens 3 Afronden softclose Het doel van softclose is het juist, tijdig en volledig verwerken van de financiële administratie in een bepaalde periode teneinde deze periode af te sluiten en een actuele en betrouwbare informatievoorziening te waarborgen. De softclose kan op de volgende data plaatsvinden: 1 april 1 juli 1 oktober 1 januari (jaarafsluiting) Voor een tijdige afsluiting van het kwartaal is een juiste, tijdige en volledige aanlevering van gegevens door RKSC vereist Bij de eerste drie softcloses is de softclose binnen 1 maand na de softclosedatum afgerond. De afrondingstermijn van de laatste softclose (en tevens jaarafsluiting) wordt apart afgesproken met RKSC Het administratiekantoor stuurt de school een grootboek- en exploitatieoverzicht alsmede een lijst van bevindingen ten aanzien van eventuele verschillen Het administratiekantoor maakt met de school een afspraak voor een softclose bespreking waarbij de lijst van bevindingen wordt afgestemd 6 Reageren RKSC heeft 10 werkdagen om eventuele op- of aanmerkingen naar het administratiekantoor te sturen of akkoord te geven 7 Opnieuw opsturen grootboek- en exploitatieoverzicht Indien RKSC op- of aanmerkingen heeft, worden deze binnen 5 werkdagen verwerkt en wordt opnieuw een grootboek- en exploitatieoverzicht naar RKSC gestuurd 8 Accorderen Indien akkoord moet dit akkoord per omgaande worden gegeven 4 Opsturen grootboek- en exploitatieoverzicht 5 Bespreken softclose in overleg met administratiekantoor Contractbespreking Voor einde kwartaal Binnen 1 maand na datum softclose In overleg Binnen 10 werkdagen na verzending overzichten Per omgaande