De dingen goed doen als team nog sterker

Transcriptie

1 3 De dingen goed doen als team nog sterker INLEIDING (schrijf een eigen uitnodiging/inleiding. Hieronder is een voorbeeld gegeven) 'Het kan altijd beter' is een houding die sterke teams kenmerkt. Het is een cultuurkenmerk waarin zowel de ambitie als de trots van teamleden tot uitdrukking komt. Dat geldt ondanks strubbelingen en soms een tegenvaller, ook voor ons team. Uit de laatste evaluatie bleek dat anderen en ook wijzelf, redelijk tevreden zijn. Maar het kan altijd beter. Nu we 'het huis redelijk op orde' hebben, is de vraag op welke manier we ons als professionals en als competent team verder kunnen ontwikkelen. Waar liggen onze uitdagingen? Hoe helpen we elkaar te groeien in ons werk en ons vak? Hoe blijven we elkaar stimuleren en energie geven om steeds beter te presteren? Tijdens de komende teamdag willen we daarop reflecteren om het individuele en het teamfunctioneren op een hoger plan te brengen. Dagprogramma Ochtend 1. Vreugde en Vakmanschap (1 ½ uur) 2. Focus-check (1 uur) Middag 3. De leercultuur van het team (1 uur) 4. Leren reflecteren (1 uur) 5. Afsluiten: hoe voelt dat? (1 uur) Het doel van deze teamdag is: Samen opnieuw inspiratie op doen voor het groeiproces als professionals en als competent team. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 1

2 SPELREGELS AFSPREKEN We hebben allemaal uiteenlopende beelden van wat er van het team wordt gevraagd. Het is de kunst om een goed evenwicht te vinden tussen 'wat bedoeld iemand precies' en resultaat van de bespreking. Je kunt enkele spelregels bedenken om dit te bevorderen. Voorbeelden van zulke spelregels zijn: We vragen door om precies te zijn in wat we bedoelen We laten beelden en uitspraken naast elkaar staan Telkens opnieuw even de vraag stellen en wat is hierin belangrijk We zijn met elkaar alert op onze patronen en valkuilen We ondersteunen elkaar Elke deelnemer schrijft twee belangrijke spelregels voor vandaag op. Inventariseer de spelregels plenair, orden. Welke spelregels zijn meerdere keren verwoord. Kom tot maximaal drie spelregels voor vandaag. Zet deze duidelijk en zichtbaar voor iedereen op een flip. Nodig iedereen uit om deze spelregels mee te bewaken. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 2

3 1. Vreugde en Vakmanschap (1 ½ uur) Wat motiveert professionals? Plezier in je werk beleven, in de manier waarop je je vakmanschap uit kunt oefenen. De eigen ruimte die je daarin ervaart. In de bijdrage die je daarmee voor cliënten levert. Het besef, dat je een bijdrage levert bijdrage aan het goed samenspel in je team en aan de maatschappelijke betekenis van de organisatie. Dat vinden mensen doorgaans doorgaans belangrijker dan hun salaris. Maar hoe staat het met dat plezier? En met de tevredenheid over de manier waarop je je vak uitoefent? Als hulp bij die reflectie starten we met reflectie op de eigen vitaliteit. 'In Amerika heb ik geleerd dat je naast een goede techniek ook lol in het spelletje moet hebben. Vreugde en vakmanschap, dat is sindsdien een heilige overtuiging.' Uit een interview met Guus Hiddink, in 1985, voetballer in Atlanta Uitspraak Mate waarin van toepassing 1. Ik heb plezier in mijn vak Ik heb plezier in de contacten met mijn cliënten Ik haal voldoening uit mijn werk Ik heb ambities in mijn werk Ik krijg energie van mijn werk Ik heb het gevoel dat ik nog steeds groei in mijn vak 7. Ik weet wat mijn functie vraagt aan competenties 8. Ik voel mij competent in de vraagstukken die ik in mijn praktijk tegenkom JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 3

4 9. Ik beschik over de vaardigheden die mijn functie vragen 10. Ik ben fysiek opgewassen tegen de eisen die mijn functie stelt Totaalscore Som. / 10 = (gemiddelde score) Als je het totaalbeeld in een mooie volzin of beeldspraak moet samenvatten: wat is dan jouw conclusie naar aanleiding van deze vitaliteitstoets? Werktip: Mijn beeld/conclusie: Bespreek samen de beelden en conclusies en probeer gezamenlijk onderstaand schema in te vullen: Wissel die conclusies met een korte toelichting uit en probeer samen in trefwoorden de actuele situatie van het team als geheel te typeren. Ons plezier bestaat uit: Ons vakmanschap bestaat uit: We hebben een hekel aan: JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 4

5 2. Focus-check (1 uur) Een team is nog geen team als er team op staat. Soms noemen we overlegverbanden (bijvoorbeeld het managementoverleg van een raad van bestuur met alle managers) een team. Soms noemen we een groep (huishoudelijk medewerkers, die los van elkaar hun werk doen) een team. Een team is een groep mensen met een gezamenlijk doel, waarvan de leden voor de realisering van dat doel afhankelijk van elkaar zijn en actief samen werken. Een gezamenlijk doel is dus het verbindende element. Dan moet dat doel dus voor een ieder duidelijk zijn. Laten we dat even checken door ieder te vragen om in kernachtige zinnen de missie en de visie op het kernproces te verwoorden. Als jullie die al hebben geformuleerd, als deze op papier staan en jullie die bij de hand hebben, kun je deze oefening natuurlijk over slaan. De missie van ons team De visie op onze kernfunctie (onze bestaansgrond, de maatschappelijke functie, de toegevoegde waarde voor onze klanten, onze kerncompetenties, onze 'grote ambitie') is kernachtig geformuleerd: (de belangrijkste principes waarmee we ons werk doen, de visie op klanten en het primaire proces, de waarden waardoor we ons in het uitvoerend werk laten leiden) zijn: Werktip: Ga na of er voldoende overlap in de formuleringen zit. Sluit deze voldoende aan bij de missie en visie van de organisatie als geheel? Als dat het geval is: bespreek of het nuttig is om het op papier te zetten. Als je veel verschillen constateert: maak een afspraak om er op terug te komen en tot een gezamenlijk gedragen missie en visie te komen. En zorg dat het management die vaststelt. Het is namelijk niet de verantwoordelijkheid van een team om die vast te stellen, maar die krijg je mee vanuit de top van de organisatie. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 5

6 3. De Leercultuur van het team (1 uur) Geef in de vragenlijst per stelling aan in hoeverre die van toepassing is op het team (5=volledig van toepassing, 1= helemaal niet) Vul individueel in 1. We geven elkaar open en eerlijk feedback. 2. Als het fout gaat, sturen we gemakkelijk bij. 3. We zijn nieuwsgierig en leren graag van elkaar. 4. Het team houdt het eigen vakgebied goed bij. 5. Teamleden maken veelvuldig van elkaars kennis gebruik. 6. Het team is goed op de hoogte van de ontwikkelingen in de gezondheidszorg. 7. We zijn steeds goed op de hoogte van onze resultaten. 8. We beschikken over voldoende professionele competenties om ons werk goed te doen. Totaalscore score Kolb, leerstijlen 'Uit iemands doen, blijkt wat hij geleerd heeft'. Kolb beschrjft leren als een cyclisch proces van: Doen (is ervaren) Bezinnen (reflecteren op de ervaring van het doen) Denken (via analyse die ervaring proberen te begrijpen) Beslissen (wat ga ik er vervolgens mee doen) opnieuw Doen. doen bezinnen beslissen denken Bespreek in het team jullie totaalscore. Waar zitten de overeenkomsten, waar de grote verschillen. Bespreek vooral ook de toelichting op scores, eventueel met illustraties. Formuleer met elkaar op basis van de discussie wat de leerambities van het team zijn. De leerambities van ons team zijn: Iedereen heeft een eigen manier van leren, start op een ander punt. Voor goed leren en effectief doen, is de hele leercyclus nodig. Als je je eigen leerstijl wilt analyseren kan dat met behulp van de Kolb-test, zie onder Tests. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 6

7 4. Leren reflecteren (1 ½) Sterke teams reflecteren Sterke teams bestaan uit stevige professionals. Sterke teams weten de individuele belangen goed te combineren met het gezamenlijk geformuleerde groepsbelang. Sterke teams bestaan uit stevige professionals die van en met elkaar leen. Sterke teams weten de individuele belangen goed te combineren met het gezamenlijk geformuleerde groepsbelang. Ze weten individuele competenties aan te bieden en zwakke kanten te neutraliseren. Zelfreflectie is een kerncompetentie van goede professionals en van sterke teams. Daarvoor is een referentiekader nodig (wat noemen we goed, wat niet) en een reflectie. Hieronder noemen we een aantal kenmerken van een topteam. In de volgende oefening reflecteren we op de leercultuur van het team. Kenmerken van een topteam Aandacht voor harde kanten (structuur, systemen, productie) en zachte kanten (competenties, relaties, cultuur, ambities) Alert zijn op belangen van individu, team en organisatie Weten waar het team staat en wat de thema's en uitdagingen zijn Investeren in relaties, reflecteren en leren Stimuleren van persoonlijke groei Aansluiten op ieders natuurlijke talenten Focus op doelen en aansprekende resultaten Monitoren van de voortgang Benoemen van wat er speelt Delen en vieren van successen JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 7

8 Stap 1. (10 minuten) Ieder teamlid vult onderstaande 'leercompetentie- lijst' in en geeft daarmee een waardering van de andere teamleden. Stap 2. (1 uur) Vervolgens worden cirkelgesprekken gehouden. Het team deelt zich op in een buitencirkel en een binnencirkel. De twee tegenover elkaar zittende leden gaan een tweegesprek aan van 10 minuten tot maximaal 15 minuten. Dan (groepsleider: geef het teken!) draait de buitencirkel door, waardoor ieder een nieuw teamlid treft. Als er zo 4 tot 5 keer is 'doorgedraaid', kun je er nog een vrij rondje aan vastplakken zodat ieder een van de andere teamleden kan spreken aan wie hij/zij echt nog iets kwijt wilt. Maar dat kun je ook bewaren voor een andere gelegenheid. Stap 3. (10 minuten) Daarna volgt 'intern beraad'. Iedereen maakt dan individueel een overzicht (zie verder) van wat hij/zij gehoord heeft en formuleert wat hij/zij daarmee gaat doen. Zorg dat je alleen die dingen kiest die je echt ziet zitten en waar je zin in hebt om in te investeren. Kritiek die je niet kunt plaatsen of waar je het niet mee eens bent, kun je beter eerst nog eens bespreken. Houd tenslotte een kort rondje waarin iedereen kort aangeeft, dus zonder verdere discussie, wat het belangrijkste was in de boodschappen van collega's en wat ik er mee wil/zal gaan doen. Uit een promotieonderzoek (Chantal Savelbergh) kwamen de volgende competenties en gedragskenmerken voor teamleren naar voren. We gebruiken ze voor een snelle scan voor het leervermogen van het team. NB: Er zijn overigens teamleden die wel een goede bijdrage aan de productie of de kwaliteit leveren, terwijl ze niet hoog scoren op teamleren. Werktip: Tip aan de gespreksleider en/of teamleider: noteer die punten; je kunt er later nog eens op terug komen. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 8

9 Welke teamleden scoren daar volgens jou voor het team goed, welke minder goed op? Leercompetenties (Vereist gedrag voor teamleren) TACT het vermogen om irritaties te voorkomen, of conflicten op te lossen op basis van inzicht in sociale interacties. goed minder goed EMPATHIE het vermogen om je in te leven in de gevoelens of de gedachtegang van anderen. SENSITIVITEIT de mate waarin je rekening houdt met de gevoelens en behoeften van anderen. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 9

10 EEN TOPTEAM VOLGENS JOOP ALBERDA Alle succesvolle teams werken vanuit een heldere visie en hebben vastomlijnde doelen. "Ieder bedrijf, ieder team, ieder individu heeft een heldere blik op de toekomst nodig. Daar begint het mee. Als je niet weet waar je heen gaat, ben je stuurloos." Bij het smeden van de 'gouden' volleybalploeg was deze doelgerichtheid de sleutel tot het succes. Alberda: "Er is toen heel bewust gesproken over het doel dat we ons stelden. Dat maakten we ook concreet, in de vorm van een helder beeld: een podium waarop we nu eens niet op de tweede of derde stek stonden, maar bovenaan." Een succesvol team bestaat volgens Alberda uit mensen die een collectief doel nastreven. Tegelijkertijd moeten de leden van het team ook individuele doelen voor ogen hebben als groei, waardering, respect, geld, plezier of aandacht. "Alle volleyballers van de gouden ploeg waren bezig met het realiseren van wezenlijke levensdoelen. De deelname aan de Olympische ploeg was voor de teamleden een relatief kortstondig project, toch betrof het een investering voor het leven. Iedereen benutte zijn talent, realiseerde sportieve en persoonlijke groei en leverde grote prestaties. Het resultaat: kwaliteit van leven en zelfvertrouwen. De parallel met organisaties? Medewerkers die een duidelijk beeld hebben van de koers van de organisatie en een duidelijk idee over hun persoonlijke ontwikkeling. Als dat het geval is, dan zit het met de intrinsieke motivatie ook wel goed." Joop Alberda vat de essentie van een topteam als volgt kort en krachtig samen: "Een topteam is een team dat eigenaar is van zijn eigen collectieve én individuele ambities." JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 10

11 Jouw bijdrage aan teamleren Vul onderstaande vragenlijst in voor jezelf en voor een andere college en bespreek de uitkomst samen. 1. Je zet je in om samen met anderen doelen te bereiken. goed verbeteren zelf de ander zelf de ander 2. Je draagt bij aan het gezamenlijk resultaat, ook wanneer je daarbij niet direct persoonlijk belang hebt. 3. Je speelt informatie, die voor anderen van belang is, tijdig door. 4. Je respecteert de deskundigheid van anderen en je maakt er optimaal gebruik van. 5. Je helpt collega s om hun doelen te bereiken. Je biedt spontaan hulp aan waar dat nodig is. 6. Je steunt goede ideeën en initiatieven van anderen. Je pakt ze positief op en bouwt erop voort in de richting van het gemeenschappelijke doel. 7. Je steunt goede ideeën en initiatieven van anderen. Je pakt ze positief op en bouwt erop voort in de richting van het gemeenschappelijke doel. 8. Je blijft meedenken en je levert bijdragen aan het groepsproces, ook wanneer je er geen persoonlijk belang bij hebt. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 11

12 9. Je zet je in voor het bereiken van win-win opties, waarvan het hele team profijt heeft. 10. Je uit je positief over prestaties van collega s. 11. Je draagt samen met anderen bij aan het aanpakken van conflicten, problemen en spanningen in het team. 12. Je bent in teamsituaties bereid te onderhandelen en concessies te doen om tot een gezamenlijk resultaat te komen. Reflecteer met je collega hoe jullie in gesprek zijn geweest met bovenstaande vragen. Koppel in twee zinnen terug aan de groep. Werktip: Vat de belangrijkste punten van de terugkoppeling van de duo's samen en geef deze terug aan het team. Wat valt op? Mogelijk lukt het je om een koppeling te maken met, en conclusies te maken in relatie tot de eerder genoemde leercompetenties. Wat zou een aandachtspunt kunnen zijn voor jullie team om het teamleren verder te brengen. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 12

13 Werk vervolgens weer in de duo's. Vul eerst individueel in en bespreek gezamenlijk. Maak een boodschappenlijstje voor het gesprek met collega Naam Wat ik in jou waardeer Wat ik je adviseer Werktip: Wissel de resultaten uit in een korte teamronde. Maak aantekeningen en kom daar in een coachingsgesprek op terug. Deelnemers kunnen dit resultaat gebruiken voor hun Persoonlijk Ontwikkelingsplan. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 13

14 Persoonlijke conclusies Wat ik gehoord heb Wat ik ermee ga doen Bespreek gezamenlijk wat de vorige twee opdachten jullie heeft opgeleverd. In welke concrete afspraken zouden jullie de bevindingen kunnen omzetten. Neem hier even de tijd voor en probeer met elkaar precies te zijn. Kies voor maximaal 3 krachtige afspraken. Toets met elkaar of dit de afspraken zijn die jullie als team echt verder brengen en jullie team versterkt. Vul dat in onderstaand schema in. REFLECTIE- EN FEEDBACKAFSPRAKEN VAN HET TEAM JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 14

15 5. Afsluiten: hoe voelt dat? (1 uur) Het is goed om stevig te reflecteren op deze dag: hebben we de dingen goed gedaan? Met behulp van onderstaande vragen kan teruggeblikt worden op de dag van vandaag. Stelling Waardering (1-10) 1 Ieder heeft vandaag zo z'n bijdrage kunnen leveren 2 We hebben elkaar vandaag vertrouwen gegeven 3 Zoals we vandaag gewerkt hebben vormen we een eenheid 4 Er was een open en veilige sfeer 5 We hebben open en eerlijk feedback gegeven 6 Vandaag hebben we ons leervermogen vergroot JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 15

16 Ten slotte een korte reflectie op de opbrengst van vandaag. Mijn waardering voor de manier waarop we hebben gewerkt vandaag Mijn waardering voor de opbrengst van vandaag Ben je daar tevreden mee? Geeft dat voldoende vertrouwen? Werktip: Sta als afsluiting kort stil bij ieders beeld over hoe het team met elkaar heeft gewerkt vandaag en wat de dag heeft opgeleverd. De teamleider kan afronden Deze informatie is door DamhuisElshoutVerschure ontwikkeld en beschikbaar gesteld voor eigen gebruik. Het is niet toegestaan (delen van) dit materiaal zonder bronvermelding te reproduceren voor en door derden. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 16