Vacature. Job description Project Manager

Transcriptie

1 Vacature Job description Project Manager

2 Inhoudstabel 1. Missie Eventattitude Onze interne organisatie FUNCTIE VAN VERKOOP EN PROJECT MANAGEMENT Project Manager VAARDIGHEDEN Profiel Specifieke vaardigheden Algemene vaardigheden... 9 Eventattitude Organisation & job description Page 2

3 1. Missie Eventattitude Vaak is er een aanleiding nodig alvorens twee personen een gesprek starten. Het weer, het nieuws... iets om het ijs te breken. Hetzelfde geldt voor een merk dat zijn doelpubliek wil bereiken of een bedrijf dat dichter bij zijn klanten wil staan. Het is net bij deze problematiek dat Eventattitude kan helpen! Hoe trekt een merk de aandacht van de consument die een beurs bezoekt of in een winkelcentrum rondloopt? Hoe boeit een merk de bezoekers van een evenement dat het sponsort of het nu gaat om festivalgangers op Rock Werchter of toeschouwers tijdens de Fan Day van de Rode Duivels? Wat moet het doen om tijdens het volgende personeelsfeestje een ludieke interactie tussen zijn medewerkers te creëren? Allemaal vragen waarop Eventattitude met zijn unieke expertise, opgebouwd gedurende de afgelopen 14 jaar, een antwoord biedt. Eventattitude heeft een bijzonder specifiek vakgebied waarin het ludieke en interactieve animaties ontwikkelt die een merk toelaten een gesprek met de consument aan te knopen. Voor elk project zoeken de teams van Eventattitude de juiste animatie. Zo'n animatie bevat doorgaans een of meerdere van de 3 bouwstenen van het Eventattitude-DNA: Smile: alle animaties met een fotomoment. Foto's waren onze eerste liefde. Na al die jaren zijn we er nog altijd dol op. Foto's blijven een doeltreffende manier om met een doelgroep een gesprek aan te knopen. Met foto's scoor je altijd zolang het resultaat origineel en kwalitatief is. Act: we zoeken altijd naar een manier om het publiek te laten deelnemen zodat het zelf de animatie beleeft. Daarom maken we soms gebruik van video als medium. Daarbij vragen we iets meer betrokkenheid van de deelnemer, maar het virale potentieel stijgt exponentieel. Play: de ludieke dimensie staat centraal bij onze animaties. In sommige gevallen kan de animatie daarom een spel zijn. Het kan dé perfecte publiekstrekker zijn of ideaal zijn om een kenmerk van het product (dat de animatie promoot) optimaal in de kijker te zetten. In de meeste gevallen kan het resultaat van de animatie (foto s, video s, scores...) op sociale media gedeeld worden om de conversaties met het merk te boosten. In onze software is het tevens mogelijk een speciaal luik op te nemen om kwalitatieve leads te verzamelen. Eventattitude Organisation & job description Page 3

4 2. Onze interne organisatie Eventattittude is opgericht in 2001, sindsdien is het niet gestopt met het ontwikkelen van zijn vaardigheden. Vandaag stelt Eventattitude meer dan 30 personen te werk onderverdeeld in 7 groepen, allemaal onder één dak. ACCOUNT & PROJECT MANAGEMENT: beheer van klanten, business development en projecten. PRODUCTION: dit is een algemene naam voor de vier afdelingen die de voorgestelde opstellingen voorbereiden, bouwen en uitwerken voor de klanten: GRAPHICS, VIDEO, SOFTWARE, FURNITURE & HARDWARE. Sommigen hiervan zullen ook werk leveren na de prestatie (de zogenaamde post-productie), om een afgewerkt product aan de klant te kunnen afleveren (filmmontage, fotobewerking, productie van CD of DVD, enz.) Graphics: infografie en fotobewerking Video: opnemen en bewerken van video s, ontwikkeling van videoanimaties Software: ontwikkeling van interactieve applicaties Furniture & Hardware: ontwerp, bouw, montage en onderhoud van complete opstellingen, hierbij inbegrepen de digitale en elektronische apparatuur FIELD: beheer van de prestaties op het terrein Eventattitude Organisation & job description Page 4

5 Deze drie afdelingen beheren dus alles wat het bedrijf produceert voor zijn klanten. Rondom hen komen in ondersteuning: CREATION: de creatieve afdeling met voornamelijk de Creative Director. We weten dat een goed project ontstaat uit een goed idee of een goed creatief concept. Daarom proberen we voortdurend creatief te zijn in alles wat we produceren, en deze creativiteit is niet beperkt tot de creatieve afdeling, het is de verantwoordelijkheid van iedereen in het bedrijf. Wetende dat een goed creatief concept van geen enkel nut is als het niet coherent of consistent is, zal de Creative Director hierin steeds een toezichthoudende rol spelen. OFFICE MANAGEMENT: afdeling die instaat voor de administratieve ondersteuning van alle activiteiten van de onderneming MANAGEMENT: vertegenwoordigd door de Managing Director en de Board (stuurcomité). Het organigram wordt hieronder gegeven. Gestippelde kaders geven de externen aan. Managing Director Office Manager Creative director Account Director Manager Graphics Manager Video Manager Software Manager Furniture & Hardware Field Manager Project Manager Graphic Designer Video Producer Developer Industrial Designer Supervisor Field Project Assistant Pool photographers Pool video Stock Manager Field Operator Electronics The EA Squad Account & Project Management 4 Production departments Field Management Eventattitude Organisation & job description Page 5

6 3. FUNCTIE VAN VERKOOP EN PROJECT MANAGEMENT 3.1. Project Manager Departement: ACCOUNT & PROJECT MANAGEMENT Rapporteert aan: Account Director Missie De Project Manager werkt nauw samen met de Account Director en de Project Assistant. Na het commerciële werk van de Account Director komt hij tussenbeide en verdeelt, naargelang hun moeilijkheidsgraad, de projecten over de Project Assistants. Hij is de referentie voor de Project Assistant wanneer het nodig is en blijft op de hoogte van de voortgang van hun projecten De PM beheert grotere projecten, die meer ervaring vragen. Hij is verantwoordelijk voor het commerciële en operationele beheer van zijn projecten, in nauwe samenwerking met de projectmanager bij zijn klant. Als zodanig is de Project Manager de enige echte baas over de projecten die hij beheert. Hij is de belangrijkste schakel tussen de klant en het bedrijf. De Project Manager is in feite een manager, die alle actoren die betrokken zijn bij projecten coördineert, die alle factoren die succes bepalen controleert: planning, budget, kwaliteit, relatie met de klant, prioriteiten, administratie. Hij heeft ook een goed ontwikkelde commerciële feeling, aangezien hij betrokken is bij de presentatie van de offertes aan de klanten, de onderhandeling en de afsluiting hiervan. Belangrijkste taken As 1: projectmanagement commerciële fase De Account Director assisteren bij de commerciële opportuniteiten die ze beheren. Op verzoek van de Account Director zelf bepaalde commerciële taken beheren door (re)activering van bestaande klanten. In detail beheren van de relatie met de klant: synchroniseren van agenda s, voorbereiding van vergaderingen (voorbereiden en doorsturen van de agenda), rapportage (opmaken en doorsturen van PV wanneer het gepast is). De klant adviseren, de reflectie verrijken, alternatieven en opties aanbieden. Indien nodig plaatsbezoeken organiseren met de klant. De creatieve en budgettaire fase intern coördineren, in samenspraak met de Creative Director, en eventueel met de PRODUCTION afdeling indien nodig, tot het vastleggen van het voor te stellen concept en budget. Samenstellen van het budget, de offerte opmaken (met of zonder aanbeveling). De offerte en budget aan de klant voorstellen en zijn goedkeuring verkrijgen. Het project in de planning inschrijven, de nodige middelen voorboeken, zowel intern als freelancers (de reservatie wordt rechtstreeks of via de Field Manager gemaakt naargelang de benodigdheden). Het gedetailleerde budget met de klant onderhandelen, deze aanpassen op basis van hun verwachtingen en hun goedkeuring verkrijgen op de definitieve versie. Archiveren van de officiële bestelbon van de klant. Eventattitude Organisation & job description Page 6

7 As 2: projectmanagement na bestelling Aanpassing van de informatie met betrekking tot het project in het informaticasysteem van de onderneming. Met de klant de procedures voor de facturatie overlopen (directe facturatie of onderworpen aan een PO, Purchase Order) om zodoende over alle praktische details te beschikken om zo snel de facturatie van het project te kunnen afsluiten. Indien nodig, een voorschot factuur opmaken en aan de klant voorleggen voor betaling. Voor projecten in Segment 2, de interne coördinatie meeting organiseren. Het plaatsbezoek doen indien deze is georganiseerd. Eventueel vergezeld van een technisch regisseur, afhankelijk van de technische complexiteit van het project. Realiseren van gedetailleerd projectmanagement documenten: interne briefings en mission order. Alle betrokkenen continu informeren over het verloop van het project. De klant altijd op de hoogte houden over budgettaire aanpassingen. Regelmatig contact houden met de klant. Organiseren van een test van de opstelling, met of zonder de klant. Aanwezig zijn bij de montage, voor de klant zorgen indien hij aanwezig is. Aanwezig zijn bij de prestatie. Briefen en motiveren van de teams ter plaatse. Verantwoordelijkheid nemen voor de kwaliteit van de diensten. Coördineren van de postproductie werken, tot levering aan de klant. Zich verzekeren van een goede ontvangst en van zijn tevredenheid. De saldofactuur voorbereiden, met alle extra s of kortingen met betrekking tot het goedgekeurde budget. De saldofactuur voorleggen aan de klant en zijn goedkeuring verkrijgen. In het geval van een project verspreid over meerdere dagen, een eindrapport voorbereiden (resultaten, statistieken en lessen geleerd) om aan de klant te presenteren Beheren en behandelen van geschillen met de klanten. Ingrijpen in geval van achterstallige facturen. Feedback geven aan alle externen over de kwaliteit van hun werk (fotografen, videasten, regisseurs, grafisch ontwerpers, promoboy, enz.) en ze bijsturen indien nodig. Hun facturen of onkostennota s goedkeuren. As 3: team management Coördineren en coachen van de Project Assistants. Ze continu opleiden. Ze pedagogisch begeleiden binnen de interne organisatie, erover waken dat ze hun vaardigheden verder ontwikkelen om er, op termijn, Project Managers van te maken. Nieuwe projecten toekennen aan de Project Assistants, afhankelijk van de inhoud en het niveau van kennis. Toezicht houden op het beheer van de projecten door de Project Assistants, regelmatig controle voeren op voortgang, naleving van interne procedures en kwaliteit van wat er geproduceerd wordt. Eventattitude Organisation & job description Page 7

8 4. VAARDIGHEDEN 4.1. Profiel Uitstekende kennis van het Nederlands en het Frans Goede kennis van het Engels Perfect spelling en goede schrijfvaardigheid Ervaring in evenementen- en communicatiebureaus / brand activation / field marketing / social media Gevoel voor verantwoordelijkheid, discipline, doorzettingsvermogen, stressbestendigheid en customer drive Leidinggevende capaciteiten en team management Inzicht op niveau van processen en technische vragen Flexibiliteit op gebied van werkuren (avond- en weekend prestaties) Passie voor niet-klassieke communicatie, experiential marketing, social media,... Interesse voor design, fotografie, nieuwe technologieën, Specifieke vaardigheden Uitstekende kennis van Outlook, Word, Excel en PowerPoint Kennis in grafisme of fotografie zijn een plus Eventattitude Organisation & job description Page 8

9 4.3. Algemene vaardigheden Onze waarden zijn de kern van onze dagelijkse activiteiten, ze zijn dan ook de zes basisvaardigheden die we van alle medewerkers van Eventattitude verwachten, een voorwaarde alvorens een aanwerving en een onontbeerlijk tijdens de jaarlijkse evaluatie. Correctie/Eerlijkheid Altijd gericht op resultaat en prestatie, blijven we eerlijk met onze collega s, klanten en leveranciers. Wij nemen de volledige verantwoordelijkheid voor onze daden. We accepteren ook onze fouten. Efficiëntie Wij denken en analyseren alvorens te handelen. We weten dat onze eigen efficiëntie rechtstreeks iemand anders kan beïnvloeden. Betrouwbaarheid We laten geen ruimte voor improvisatie of toeval. Wij anticiperen, plannen en controleren ons werk zorgvuldig. Wij begrijpen dat de klanten ons kiezen omdat ze ons zien als de meest betrouwbare op de markt. We werken hard om hun vertrouwen te verdienen. Creativeit Wij proberen steeds creatief te zijn in alles wat we produceren. Wij willen iets spannend, origineel innovatief maar tegelijkertijd ook consequent blijven in het voorgestelde concept. Wij zijn nieuwsgierig, open-minded. We hebben een onstilbare honger naar nieuwigheden. Aandacht voor detail Wij proberen de verwachtingen van klanten te overtreffen, we zijn perfectionisten. Wij letten op de allerkleinste details, we hebben aandacht voor het laatste percent die zorgen voor een voortreffelijke actie. Communicatief enthousiasme Wij stralen natuurlijke energie en passie uit voor wat we doen. Wij hebben een positieve kijk op de zaken, vooral in moeilijke situaties. Wij geloven dat achter een probleem of een beperking steeds een opportuniteit ligt. Eventattitude Organisation & job description Page 9