WE RE HIRING! OFFICE MANAGER / MANAGEMENT ASSISTANT MET CREATIEVE SPIRIT (M/V/X)

Transcriptie

1 WE RE HIRING! OFFICE MANAGER / MANAGEMENT ASSISTANT MET CREATIEVE SPIRIT (M/V/X) +

2 VACATURE Over ons Initials L.A. is een fotografenagentschap en productiehuis in Antwerpen. Ons gedreven team organiseert en superviseert fotoproducties van A tot Z voor creatieve klanten in de reclame-, mode-, design- en interieursector in binnen- en buitenland. Initials L.A. maakt deel uit van de Caviar Group, een media- en entertainmentbedrijf met kantoren in LA, Londen, Parijs, Madrid, Brussel en Antwerpen dat vooral actief is in film, tv, branded content en post-productie. Bekende projecten in België zijn o.a. de film Black en de televisiereeks Tabula Rasa met daarnaast ook branded content voor merken als Audi, Belfius, Proximus, Tele2 en muziekclips voor o.a. Stromae, Balthazar en Milow. Voor volgende 2 kantoren in Antwerpen zijn wij op zoek naar een Office Manager/Management Assistant die beide locaties en hun team zal ondersteunen: Initials L.A. te Wapenstraat 14 (3 dagen per week) en Caviar Branded Content te Gijzelaarsstraat 20 (2 dagen per week). Beide kantoren zijn op 5 minuten wandelafstand van elkaar en gelegen op het levendige Zuid en worden geleid door dezelfde General Manager.

3 Functiebeschrijving VACATURE Office Management + + Je staat onze klanten op een klantvriendelijke en professionele wijze te woord aan het onthaal en via de telefoon. + + Jij fikst alle uitgaande post, ook pakketjes en aangetekende verzendingen. + + Je verzorgt de logistieke ondersteuning van het kantoor en de vergaderingen: voorraad opvolgen en bestellingen plaatsen van kantoor- en keukenmateriaal en het bestellen van lunches. + + Je houdt mee onze studio & stock netjes en georganiseerd zodat deze te allen tijde klaar staat voor onze klanten. + + Je bent de contactpersoon voor de planning van het onderhoud van de kantoren of bij problemen (poetsbedrijf, water, elektriciteit, internet, etc.). + + Je staat mee in voor het beheer en de agenda van de gezamenlijke pool wagen. + + Je beheert de sleutels en toegang van en tot de kantoren. + + Je behoudt het overzicht van al het IT-materiaal en waar nodig plan je onderhoud of vervanging in. + + Je organiseert de praktische intake en outtake van freelancers en werknemers: IT (hardware en software), sleutels, telefoon (Proximus), -adres, wagen, etc. + + Agendabeheer van de teams: jij weet als geen ander wie wanneer beschikbaar is en plant geregeld vergaderingen in. + + Je zorgt voor een vlot verloop van de interne informatiedoorstroming, ook tussen beide kantoren.

4 Functiebeschrijving Management Assistance + + Je beheert mee de agenda van de General Manager. + + Je assisteert in de opmaak van documenten, briefwisseling, nota s, etc. + + Je assisteert bij de aankoop van geschenken bij geboortes, huwelijken, uit-diensten. + + Je staat in voor de aankoop van tickets voor events voor deelname van het management. + + Je assisteert bij boekingen van vluchten en hotels bij buitenlandse producties of managementtrips. + + Je volgt mee de planning van opleidingen voor het team op. + + Je denkt mee over leuke activiteiten voor het team en organiseert dit graag. + + Je organiseert mee gezamenlijke events zoals de jaarlijkse Directors Night en het Kerstfeest. + + Je bedenkt en beheerst de juiste kanalen om stagiairs en werknemers te vinden: events, offline, online, etc. + + Je zit regelmatig samen met de Innovation Manager of Business Operations Manager om manuals en processen door te voeren, te verbeteren en op te volgen in de praktijk. VACATURE

5 Profiel + + Je bent praktisch en ordelijk ingesteld, je hebt al een eerste werkervaring en organiseren is helemaal je ding. Je bent flexibel en hands-on en hebt een leergierige en sociale persoonlijkheid. + + Je bent in staat om snel kennis te verwerven over de specifieke zaken in de creatieve sector en je hebt veel zin voor initiatief. + + Je neemt graag verantwoordelijkheid en beschikt over de nodige flexibiliteit en stressbestendigheid. Je werkt graag zelfstandig en georganiseerd. + + Je bent vlot, vriendelijk en je hebt een natuurlijke interesse voor de sector en klanten waarvoor we werken (mode, design, reclame, etc.). + + Nederlands is je moedertaal, kennis van het Engels en in mindere mate Frans zijn ook wenselijk. + + Goede kennis van Outlook en Microsoft Office tools zoals PowerPoint, Word en Excel zijn essentieel. + + Je bent in het bezit van een rijbewijs B. VACATURE Aanbod Wij bieden je een voltijds contract van onbepaalde duur aan. Je kan rekenen op een loon volgens sectorbarema s, aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, 13e maand, groeps- en hospitalisatieverzekering. Maar er is meer. We bieden je ook opleidingen en ontwikkelingsmogelijkheden. Je krijgt de ruimte om initiatieven te nemen en je werkt mee aan onze internationale groei in een zeer dynamische werkomgeving en een creatieve, coole branche! Interesse? Stuur je cv met motivatie naar office@initials-la.com.

6 TALK TO YOU SOON!