TMG Beleidsplan Integriteit

Transcriptie

1 TMG Beleidsplan Integriteit Inhoud 1. Samenhang Overzichtsschema documentatie Beleid Integere organisatie Stakeholders, verantwoord ondernemen Verantwoordelijkheid Uitvoeren Meten, compliance monitoring en audit Bijsturen Verantwoording afleggen Regelingen Kernwaarden en gedragscode Redactiestatuten Reglement gebruik sociale media Reglement voorwetenschap Reglement gebruik ICT faciliteiten Gedragscode voor leveranciers Privacy verklaring Gedragscode gebruik persoonsgegevens Compliance handboek mededingingsrecht Beleid tegen ongewenste omgangsvormen Meldpunt en vertrouwenspersonen Meldprocedure Reglement meldpunt Reglement vertrouwenspersonen Klokkenluidersregeling Begrippenlijst TMG Beleidsplan Integriteit - augustus 2015 Pagina 1 van 14

2 1. Samenhang TMG is een commercieel mediabedrijf met als kernactiviteit het maken en leveren van content (nieuws, inhoud en entertainment). Het bedrijf heeft verschillende sterke merken zoals onder andere Telegraaf, Vrouw, Privé, Noordhollands Dagblad, De Gooi- en Eemlander, Dichtbij, Denksport, Skyradio en Radio Veronica. Merken om trots op te zijn. TMG hecht er grote waarde aan dat ieder merk zijn eigen identiteit verder kan ontplooien. TMG voert op dit punt een actief beleid. TMG heeft een Visie ontwikkeld die aangeeft hoe een goed renderende organisatie kan worden gerund waarin continuïteit en duurzaamheid een hoofdrol spelen, alsmede een Strategie waarin is bepaald wat daarvoor zal worden ondernomen. Daarbij gaat het niet alleen om economische afspraken (wie, wat, wanneer, waarom) maar ook om afspraken over stijl (hoe wel, hoe niet). Hoe TMG deze stijl bepaalt en bijstuurt, is vastgelegd in dit Beleidsplan Integriteit. Het verbindt de medewerkers en biedt steun in hun dagelijks denken en doen. Het integriteitsbeleid gaat over de manier waarop de Raad van Bestuur wenst dat de medewerkers handelen en omgaan met elkaar en met de stakeholders. TMG hecht hier grote waarde aan en voert een actief beleid om dit verder te versterken. De Kernwaarden van TMG liggen aan de basis van de TMG-stijl en zij vormen een richtlijn voor het dagelijkse doen en laten op het werk. Ze gelden niet alleen voor medewerkers, directie en commissarissen maar ook voor diegenen die in opdracht van TMG werken, zoals uitzendkrachten en consultants. De kernwaarden zijn opgenomen in de gedragscode. De Gedragscode legt uit hoe de kernwaarden worden toegepast in bepaalde situaties, zoals de omgang met collega s, klanten, leveranciers en aandeelhouders. De gedragscode bevat intenties (hoe wel) en grenzen (hoe niet), en helpt medewerkers bij het denken over hun handelen, ook in geval van dilemma s. De Reglementen zijn er voor nadere duiding rond onderwerpen die gevoelig liggen en daarom extra aandacht vragen, zoals privacy en beursregels. Ze bevatten uitgangspunten en regels die de TMG-medewerkers in acht dienen te nemen in hun dagelijks werk. Sommige gebeurtenissen lopen anders dan gewenst, in afwijking van deze gedragscode en reglementen. TMG streeft ernaar dat de operationele organisatie zelf maatregelen neemt om dit te voorkomen, zelf afwijkingen signaleert en waar nodig ingrijpt. Ter ondersteuning is er een systeem van Vertrouwenspersonen, een Meldpunt en bescherming van Klokkenluiders. Dit beleidsplan geeft een overzicht van de genoemde gedragscode en reglementen en beschrijft hun samenhang binnen het TMG-beleid, hoe het wordt beheerd en bijgestuurd, hoe erover wordt gecommuniceerd, etc. Het Beleidsplan Integriteit is van toepassing op alle medewerkers van TMG en is onderdeel van de (arbeids)overeenkomst van iedere medewerker die werkzaamheden verricht ten behoeve van TMG. Het beleidsplan vervangt overigens niet de verplichtingen van TMG en medewerkers uit hoofde van de (arbeids)overeenkomst en/of de toepasselijke wet- en regelgeving. Dit beleidsplan wordt gesteund door de Raad van Commissarissen. Het is er voor allen en door allen, om samen verantwoord te ondernemen. De begrippen die worden gebruikt in dit beleidsplan en de bijbehorende gedragscode en reglementen hebben de betekenis die daaraan wordt gegeven in bijgevoegde centrale begrippenlijst, tenzij er in een specifiek reglement een andere betekenis aan wordt gegeven. In dit laatste geval heeft het begrip voor dat betreffende reglement de betekenis die daaraan wordt gegeven in dat reglement. TMG Beleidsplan Integriteit - augustus 2015 Pagina 2 van 14

3 2. Overzichtsschema documentatie Beleidsplan Integriteit Intentie en grenzen Kernwaarden en gedragscode Redactiestatuten Reglement gebruik sociale media Reglement voorwetenschap Reglement gebruik ICT faciliteiten Gedragscode voor leveranciers Privacy verklaring Gedragscode gebruik persoonsgegevens Compliance handboek mededingingsrecht Beleid tegen ongewenste omgangsvormen Meldpunt en vertrouwenspersonen Meldpunt en vertrouwenspersonen Meldprocedure (inclusief klokkenluidersregeling) Reglement meldpunt Reglement vertrouwenspersonen De in dit overzicht genoemde gedragscode en reglementen maken integraal onderdeel uit van het Beleidsplan Integriteit van TMG en zijn nader toegelicht in de Hoofdstukken 4 en 5. TMG Beleidsplan Integriteit - augustus 2015 Pagina 3 van 14

4 3. Beleid Dit beleidsplan bevat de doelstellingen van het integriteitsbeleid (de visie en kernwaarden), alsmede de maatregelen en middelen om die doelstellingen te bereiken. Het beschrijft ook hoe dit beleid wordt gevoerd en wie daarvoor verantwoordelijk is (rolverdeling), maar ook hoe het wordt opgevolgd, bijgestuurd, hoe erover wordt gecommuniceerd, etc. Het is als volgt opgebouwd: 3.1 Integere organisatie 3.2 Stakeholders, verantwoord ondernemen 3.3 Verantwoordelijkheid 3.4 Uitvoeren 3.5 Meten, compliance monitoring en audit 3.6 Bijsturen 3.7 Verantwoording afleggen TMG ondersteunt de uitgangspunten van de Nederlandse Code Corporate Governance. In het Beleidsplan Integriteit wordt volstaan met een verwijzing hiernaar Integere organisatie Een integere organisatie doet recht aan haar werknemers en haar stakeholders. De medewerkers zijn goed geïnformeerd over de geldende normen en waarden. Ze bespreken de morele kant van beslissingen onderling, en spreken elkaar erop aan als wordt afgeweken van de normen. De weinige integriteitschendingen die dan nog voorkomen, worden gemeld. Meldingen worden professioneel onderzocht. Er worden maatregelen genomen om herhaling te voorkomen. Eventuele sancties zijn rechtvaardig. Integere organisaties genieten een groot vertrouwen Stakeholders, verantwoord ondernemen De stakeholders verwachten van TMG en haar medewerkers dat ze integer handelen en dat dit wordt aangestuurd door een krachtig integriteitsbeleid. Maatschappelijke verantwoordelijkheid en integriteitsbeleid zijn dan ook nauw met elkaar verbonden Verantwoordelijkheid De Raad van Bestuur is rechtstreeks verantwoordelijk voor het integriteitsbeleid. Het Beleidsplan Integriteit wordt dan ook beheerd door de secretaris van de Raad van Bestuur. Het beheer van de gedragscode en de diverse reglementen (Hoofdstuk 4) ligt verspreid over enkele corporate staffuncties. De Raad van Bestuur zorgt ervoor dat de medewerkers de kenmerken van een integere organisatie begrijpen, en weten hoe te handelen wanneer de integriteit door omstandigheden onder druk komt te staan. De Raad van Bestuur draagt zorg voor de regelmatige bijsturing van het integriteitsbeleid. Daartoe is er voorzien in een systeem van monitoring, audit en aanpassing. De primaire verantwoordelijkheid voor de naleving van het integriteitsbeleid ligt bij de operationele organisatie zelf. De directie stelt voldoende middelen beschikbaar om die naleving te kunnen realiseren. Dit komt vooral tot uitdrukking in bewustmaking en training van de medewerkers zelf, maar ook in het aansturen van de medewerkers en de periodieke evaluatie van hun prestaties. Ook de medewerker heeft een verantwoordelijkheid voor naleving van het Beleidsplan Integriteit. In verband hiermee geldt onder meer het volgende: TMG Beleidsplan Integriteit - augustus 2015 Pagina 4 van 14

5 De medewerker wordt geacht op de hoogte te zijn van de inhoud van wettelijke voorschriften en overeenkomsten waarbij TMG partij is en waarvan kennis voor het uitvoeren van zijn werkzaamheden noodzakelijk is; Indien de medewerker bij het uitvoeren van zijn werkzaamheden op het spoor komt van fraude of andere overtredingen binnen TMG, dient hij dit onverwijld te melden conform de Meldprocedure; De medewerker dient te allen tijde gehoor te geven aan verzoeken van accountants (in- en/of extern) en/of juridische adviseurs (in- en/of extern) met betrekking tot het verstrekken van informatie in verband met zijn werkplek en/of werkzaamheden; Van de medewerker wordt verwacht dat hij het beleidsplan en de onderliggende gedragscode en reglementen kent én er ook naar handelt. Tegen medewerkers die zich niet aan het Beleidsplan Integriteit houden, kunnen disciplinaire maatregelen genomen worden Uitvoeren Het uitvoeren van het Beleidsplan Integriteit bestaat uit het realiseren van de volgende stappen: - Inventarisatie van de bestaande elementen; - Meten van het bewustzijn en de kennis van het bestaande integriteitsbeleid en van de mening die daarover bestaat zowel binnen als buiten de organisatie; - Ontwikkelen van verbeteringen; - Communiceren van veranderingen; - Vergroten van het bewustzijn en de kennis van het vernieuwde integriteitsbeleid; - Compliance monitoring van de naleving van de reglementen; - Meten van naleving in compliance-gerelateerde doelstellingen; - Audit van de opzet en de werking van het integriteitsbeleid; - Bijsturen op basis van feedback uit de organisatie, de monitoring en audit Meten, compliance monitoring en audit Gedurende het jaar vinden metingen plaats van het niveau van bewustzijn en van de kennis van de gedragscode en de reglementen, onder andere via personeelsenquêtes, e-learning en tijdens trainingen van de medewerkers. Daarnaast verzamelt HR de uitkomsten van de meting van de compliance-gerelateerde doelstellingen in de prestatiebeoordelingen van de medewerkers. Voorts monitort de Compliance-functie de naleving van de reglementen (Hoofdstuk 4) die rechtstreeks samenhangen met het integriteitsbeleid. Vervolgens verzamelen Vertrouwenspersonen en het Meldpunt managementinformatie op basis van de vragen en meldingen die zij gedurende het jaar behandelen. Ten slotte betrekt Internal Audit het integriteitsbeleid in zijn auditprogramma en ook in incidentele audits. Dit geheel van metingen, monitoring en audit levert gestructureerde managementinformatie ten behoeve van de bijsturing van het beleid Bijsturen Het bijsturen van het Beleidsplan Integriteit is de verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur. Het bijsturen van de gedragscode en hiermee samenhangende reglementen (Hoofdstuk 4) is de verantwoordelijkheid van de corporate staffuncties die verantwoordelijk zijn voor het beheer. TMG Beleidsplan Integriteit - augustus 2015 Pagina 5 van 14

6 De aan het eind van paragraaf 3.5 genoemde managementinformatie wordt jaarlijks geëvalueerd door de betrokken staffuncties en de Raad van Bestuur of zoveel vaker als nodig wordt geacht, bijvoorbeeld na een groot integriteitsincident. Op basis van deze evaluatie vindt eventueel bijsturing plaats van het Beleidsplan Integriteit, de gedragscode en de reglementen (Hoofdstuk 4) Verantwoording afleggen Over het proces dat is beschreven in de paragrafen wordt jaarlijks door de secretaris van de Raad van Bestuur verslag uitgebracht aan de Raad van Commissarissen of zoveel vaker als nodig wordt geacht, bijvoorbeeld na een groot integriteitsincident. Daarbij wordt tevens aandacht gegeven aan eventuele incidenten en de afwikkeling daarvan. TMG Beleidsplan Integriteit - augustus 2015 Pagina 6 van 14

7 4. Regelingen TMG heeft een aantal reglementen ingevoerd rond thema s die gevoelig liggen en daarom extra zorg vragen, zoals omgangsvormen op het werk en privacy. Deze reglementen hangen met elkaar samen en zijn in overeenstemming met de TMG gedragscode inclusief de kernwaarden: 4.1 Kernwaarden en gedragscode 4.2 Redactiestatuten 4.3 Reglement gebruik sociale media 4.4 Reglement voorwetenschap 4.5 Reglement gebruik ICT faciliteiten 4.6 Gedragscode voor leveranciers 4.7 Privacy verklaring 4.8 Gedragscode gebruik persoonsgegevens 4.9 Compliance handboek mededingingsrecht 4.10 Beleid tegen ongewenste omgangsvormen Deze worden hierna kort toegelicht. De volledige reglementen zijn te vinden op met uitzondering van de redactiestatuten. Deze zijn op te vragen bij HR Kernwaarden en gedragscode Beheerder: Secretaris Raad van Bestuur De kernwaarden van TMG vormen een richtsnoer voor het dagelijkse doen en laten op het werk. Ze gelden niet alleen voor medewerkers, directie en commissarissen maar ook voor diegenen die in directe opdracht van TMG werken, zoals uitzendkrachten en consultants. TMG kent de volgende kernwaarden: 1. Samenwerkend 2. Innovatief 3. Klantgericht 4. Integer De kernwaarden zijn opgenomen in de gedragscode. De gedragscode legt uit hoe de kernwaarden worden toegepast in bepaalde situaties, zoals de omgang met klanten, leveranciers en aandeelhouders. De gedragscode bevat intenties (hoe wel) en grenzen (hoe niet), en helpt medewerkers bij het denken over hun handelen, ook in geval van dilemma s. Enkele belangrijke hoofdstukken van de gedragscode zijn: Kernwaarden Naleving van wet- en regelgeving en interne richtlijnen Omgangsvormen Privacy Fraudebeleid Maatschappelijk verantwoord ondernemen Voor nadere duiding over onderwerpen die gevoelig liggen, en daarom extra aandacht vragen, zijn afzonderlijke reglementen opgesteld. Deze worden behandeld in de paragrafen TMG Beleidsplan Integriteit - augustus 2015 Pagina 7 van 14

8 4.2. Redactiestatuten De redactiestatuten van de verschillende redacties binnen TMG beschrijven de positie van de hoofdredactie en de redactie binnen TMG. Ze beschrijven onder meer het doel, de uitgangspunten, de organen en de verhouding directie (hoofd)redactie. De redactiestatuten dienen vooral ter borging van de journalistieke onafhankelijkheid van de redacties binnen een commerciële organisatie Reglement gebruik sociale media Wanneer medewerkers actief zijn op het internet door middel van sociale media is dat niet een louter persoonlijke aangelegenheid, maar soms zijn ook de belangen van TMG hiermee gemoeid, bijvoorbeeld als de medewerker bekend is of zich kenbaar maakt als medewerker van TMG. TMG is voorstander van een open dialoog, uitwisseling van ideeën en het delen van kennis en staat in beginsel positief tegenover het gebruik van sociale media. Anderzijds zijn er ook risico s aan verbonden. Het is van belang dat medewerkers zich bij het gebruik van sociale media bewust zijn van de kansen en de risico s en hier verantwoord mee omgaan. Daarom heeft TMG richtlijnen vastgelegd waar medewerkers zich bij het gebruik van sociale media aan dienen te houden. Daarnaast is het belangrijk dat medewerkers bij het gebruik van sociale media hun gezonde verstand gebruiken en eigen verantwoordelijkheid nemen voor een correct gebruik van deze media Reglement voorwetenschap Dit reglement is vastgesteld ter naleving van artikel 5:65 van de Wet Financieel Toezicht (WFT) en dient mede om te bevorderen dat medewerkers ten aanzien van hun bezit van financiële instrumenten en bij het verrichten van transacties handelen in overeenstemming met de wet, waaronder begrepen de WFT, en met de op TMG toepasselijke codes, waaronder begrepen de Nederlandse Corporate Governance Code, en om het risico te beperken dat de goede naam van TMG en de met haar verbonden onderneming als integere onderneming wordt beschadigd als gevolg van ongewenste transacties in financiële instrumenten Reglement gebruik ICT faciliteiten Aan het gebruik van ICT faciliteiten, zoals internet en , zijn bedrijfsrisico s verbonden. Hierbij moet onder meer gedacht worden aan beschadiging van het netwerk door virussen, het uitlekken van bedrijfsgeheimen, het in diskrediet brengen van de goede naam van de onderneming en het in gevaar brengen van de continuïteit van de informatievoorziening, bijvoorbeeld door overbelasting van de infrastructuur als gevolg van het downloaden. Daarom heeft TMG regels vastgelegd ten aanzien van het gebruik van de door haar ter beschikking gestelde ICT faciliteiten. Ook wordt in dit reglement aangegeven op welke wijze en voor welke doeleinden de registratie van het gebruik van ICT faciliteiten plaatsvindt. TMG Beleidsplan Integriteit - augustus 2015 Pagina 8 van 14

9 4.6. Gedragscode voor leveranciers TMG erkent het belang van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Duurzame ontwikkeling van economische-, sociale- en milieuaspecten is van groot belang voor de lange-termijnontwikkeling en continuïteit van TMG. TMG streeft naar duurzaamheid en verwacht dit ook van elke onderneming waarmee zij zaken doet, zoals leveranciers en partijen waarmee de TMG samenwerkingsverbanden aangaat, hierna ook te noemen: zakenpartners. TMG verwacht dat de partijen waarmee zij zaken doet de verplichtingen naleven, die voortvloeien uit nationale en internationale wet- en regelgeving, op de manier zoals in deze Gedragscode voor Leveranciers beschreven. In dit kader verwacht TMG van haar zakenpartners ethisch handelen, veilige en gezonde werkomstandigheden, geen discriminatie, etc. Dit is uitgewerkt in de leverancierscode, die leveranciers moeten ondertekenen Privacy verklaring Wanneer een klant een abonnement neemt, een publicatie bestelt, zich aanmeldt voor een nieuwsbrief, deelneemt aan een actie, gebruik maakt van onze digitale diensten, contact opneemt met TMG of anderszins gebruik maakt van de diensten van (een onderdeel van) TMG, worden de door de klant verstrekte en gebruikte persoonsgegevens vastgelegd en verwerkt. TMG vindt het belangrijk om de persoonsgegevens van haar klanten met alle zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid te behandelen. In de Privacy verklaring is opgenomen voor welke doeleinden TMG de persoonsgegevens van haar klanten verwerkt, in welke gevallen zij deze gegevens kan verstrekken aan derden en op welke wijze een klant inzage kan krijgen in en verzet kan aantekenen tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. Voor een aantal sites geldt een afwijkende privacy verklaring, die te vinden is op de betreffende site. Tevens bestaat er een TMG-brede cookie verklaring, waarin is uitgelegd wat cookies zijn en op welke wijze TMG gebruik maakt van cookies. Deze is te vinden op Voor een aantal sites is er daarnaast een specifieke cookie verklaring, die te vinden is op de betreffende site Gedragscode gebruik persoonsgegevens Het doel van de Gedragscode gebruik persoonsgegevens is het op doordachte wijze en binnen de juridische kaders omgaan met de ons ter beschikking staande persoonsgegevens teneinde enerzijds maximaal rendement uit deze gegevens te behalen en anderzijds schade te voorkomen. Iedereen die binnen TMG omgaat met persoonsgegevens wordt geacht de Gedragscode gebruik persoonsgegevens in acht te nemen. De Gedragscode gebruik persoonsgegevens is van toepassing op iedere verwerking van persoonsgegevens in het kader van de uitoefening van de bedrijfsactiviteiten van alle in Nederland gevestigde werkmaatschappijen van TMG. Hieronder valt bijvoorbeeld zowel de verwerking van persoonsgegevens voor het uitvoeren van een overeenkomst alsook het gebruik van persoonsgegevens voor direct marketing (waaronder marketing). De TMG Beleidsplan Integriteit - augustus 2015 Pagina 9 van 14

10 Gedragscode gebruik persoonsgegevens is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van (ex-) werknemers van TMG. De regels die van toepassing zijn op het verwerken van persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Op grond van de Wbp is TMG verplicht om de betrokkene onder andere te informeren over het verwerken van diens persoonsgegevens en de doeleinden waarvoor dat gebeurt. Naast deze wettelijke verplichtingen wil TMG zelf ook transparantie uitdragen Compliance handboek mededingingsrecht TMG vindt naleving van het mededingingsrecht van cruciaal belang voor haar reputatie en het succes van haar toekomst. Het mededingingsrecht zorgt voor een effectieve concurrentie. Daartoe verbiedt het een aantal gedragingen en bevat het toezichtregels op fusies. Het Nederlandse mededingingsrecht omvat: - het kartelverbod; - het verbod op misbruik van een dominante positie; - voorafgaande controle op fusies en overnames; - sancties bij overtreding van de Mededingingswet. TMG heeft in 2007 een Compliance Programma opgezet met als doel dat alle medewerkers bekend zijn met de mededingingsregels en deze correct toepassen. In het kader van dit programma worden met zekere regelmaat workshops gegeven over het mededingingsrecht zodat iedereen zich bewust is van de mededingingsregels. Dit handboek bevat een uitleg van het mededingingsrecht en van de belangrijkste principes waaraan alle medewerkers van TMG zich moeten houden. Daarbij zijn concrete voorbeelden gebruikt die naar aanleiding van de workshops naar voren zijn gekomen Beleid tegen ongewenste omgangsvormen In de TMG Gedragscode is bepaald dat TMG een werkomgeving wil bevorderen zonder vooroordelen waarin intimiderend, agressief of gewelddadig gedrag niet wordt getolereerd en discriminatie op grond van ras, geloof, sekse, seksuele voorkeur, handicap of leeftijd niet wordt toegestaan. Verder staat verwoord dat ongewenst gedrag, waaronder pesterijen, seksuele intimidatie en communicatie met een racistisch karakter niet wordt getolereerd. Dit reglement heeft ten doel om medewerkers die met ongewenst gedrag zijn geconfronteerd ondersteuning te bieden en hun middelen te verschaffen om tegen dit gedrag in het geweer te komen én om een zorgvuldige behandeling van klachten te waarborgen. TMG Beleidsplan Integriteit - augustus 2015 Pagina 10 van 14

11 5. Meldpunt en vertrouwenspersonen In elk bedrijf kunnen situaties ontstaan waarin een medewerker denkt dat de gewone overlegstructuren en rapportagelijnen niet de gewenste oplossing van een probleem bieden. Hoewel dit in een integere organisatie uitzonderingen zijn, kunnen ze nooit helemaal worden voorkomen. Deze incidenten kunnen van grote betekenis zijn voor de persoon in kwestie en voor TMG als organisatie. Daarom heeft TMG een systeem van vertrouwenspersonen en een Meldpunt opgericht. Dit ondersteunende stelsel kan als volgt schematisch worden weergegeven: In dit systeem zijn vier regelingen voorzien: Meldprocedure Reglement meldpunt Reglement vertrouwenspersonen Klokkenluidersregeling Deze worden hierna kort toegelicht. De volledige reglementen zijn te vinden op Meldprocedure Beheerder: Secretaris Raad van Bestuur Soms lopen de zaken anders dan gewenst, in afwijking van de gedragscode en de daarmee samenhangende reglementen (Hoofdstuk 4). TMG streeft ernaar dat de operationele organisatie zelf maatregelen neemt om dit te voorkomen, afwijkingen signaleert en waar nodig ingrijpt. Soms gebeurt dat echter niet. Daarom biedt TMG een procedure voor het melden van (vermoedens van) overtredingen. In deze procedure staat beschreven waar een medewerker terecht kan met een (vermoeden van) overtreding en op welke wijze zijn melding behandeld wordt. Medewerkers die te goeder trouw melding doen van een vermoeden van een integriteitschending, zijn arbeidsrechtelijk beschermd door de Klokkenluidersregeling. TMG Beleidsplan Integriteit - augustus 2015 Pagina 11 van 14

12 5.2. Reglement meldpunt Beheerder: Secretaris Raad van Bestuur Het Meldpunt is een functie die is belegd bij het bureau van de secretaris van de Raad van Bestuur. Naast de secretaris van de Raad van Bestuur hebben hierin zitting de hoofden van de volgende concern staffuncties: Legal/Compliance, HR en Audit/Risk. Het Meldpunt dient niet voor het afwikkelen van dagelijkse vragen en klachten van lezers, luisteraars of leveranciers. Dergelijke meldingen worden door het Meldpunt doorverwezen naar de daarvoor in het leven geroepen kanalen in de operationele organisatie. Het Meldpunt komt bijeen indien een melding is ontvangen van een schending van het integriteitsbeleid, zoals dat is gedefinieerd in de gedragscode en de daarmee samenhangende reglementen (Hoofdstuk 4). Het Meldpunt beoordeelt initieel de ontvangen melding. Als deze ontvankelijk wordt verklaard, dan start een proces van onderzoek, informatie aan betrokkenen, eventuele terugkoppeling naar de melder, rapportage, documentatie en managementinformatie. De samenstelling van het onderzoeksteam hangt af van de benodigde competenties om professioneel onderzoek te kunnen verrichten. Voor een onderzoek naar diefstal of fraude zijn andere competenties vereist dan voor een onderzoek naar pesten of (seksuele) intimidatie. Zo nodig wordt externe assistentie ingeroepen of wordt het onderzoek geheel uitbesteed. Dit proces en de daarmee samenhangende procedures zijn gedetailleerd beschreven in het Reglement meldpunt Reglement vertrouwenspersonen Beheerder: Secretaris Raad van Bestuur Medewerkers die vertrouwelijk van gedachten willen wisselen met een derde, buiten hun leidinggevende om, hebben toegang tot vertrouwenspersonen. Deze hebben een vertrouwensfunctie naar de contactnemer en zijn ervoor om deze persoon moreel bij te staan. Daartoe heeft elk bedrijfsonderdeel enkele vertrouwenspersonen. Zij ontvangen een training om deze functie professioneel te kunnen uitvoeren. Daarnaast zijn er externe vertrouwenspersonen beschikbaar, voor het geval de contactnemer zelfs niet met een interne vertrouwenspersoon wil of durft te spreken. Ook deze externe vertrouwenspersoon is getraind en heeft als enige taak om de medewerker moreel bij te staan. Er kan contact worden gemaakt met de vertrouwenspersonen via een externe website (gehost door een derde in opdracht van TMG) waardoor TMG niet het spoor kan leggen van een contactpoging naar een medewerker. TMG kan toestaan dat ook andere stakeholders via deze website vertrouwelijk contact maken met de vertrouwenspersonen. Op de website staan de vertrouwenspersonen met foto, gsm-nummer, persoonlijk adres en enkele persoonlijke kenmerken. Zo kan de contactnemer zelf zijn vertrouwenspersoon uitkiezen. Een gesprek met een vertrouwenspersoon kan ertoe leiden dat de contactnemer zich gesterkt voelt om zijn werkzaamheden gewoon voort te zetten of zelfstandig melding gaat doen van de kwestie die hem dwarszit. In geen geval neemt de vertrouwenspersoon zelf contact op met het Meldpunt. De contactnemer kan de vertrouwenspersoon wel vragen om ondersteuning bij de melding en verdere begeleiding in het meldtraject. De vertrouwenspersonen zijn strikt gescheiden van het Meldpunt. De vertrouwenspersonen houden (geanonimiseerde) managementinformatie bij van de ontvangen verzoeken. TMG Beleidsplan Integriteit - augustus 2015 Pagina 12 van 14

13 5.4. Klokkenluidersregeling (Onderdeel van Meldprocedure) Beheerder: Secretaris Raad van Bestuur Medewerkers die te goeder trouw melding doen van een (vermoeden van een) integriteitschending, worden door TMG beschermd op basis van de klokkenluidersregeling. Deze regeling beschermt de melder arbeidsrechtelijk tegen eventuele schadelijke gevolgen zoals represailles door de collega over wiens gedrag hij iets heeft gemeld. Aan deze bescherming gelden enkele strikte voorwaarden om misbruik te voorkomen. Dit is beschreven in de klokkenluidersregeling, welke is opgenomen in artikel 6 van de Meldprocedure. TMG Beleidsplan Integriteit - augustus 2015 Pagina 13 van 14

14 Begrippenlijst Audit Commissie: Beleidsplan Integriteit: Compliance Officer: directie: ICT faciliteiten: medewerker: Meldpunt: ongewenst gedrag: de Audit Commissie van de Raad van Commissarissen. De leden van de Audit Commissie zijn te vinden op het onderhavige Beleidsplan Integriteit van TMG, inclusief de gedragscode en reglementen waarnaar in dit beleidplan wordt verwezen. de functionaris van TMG die verantwoordelijk is voor het compliance beleid binnen TMG. Het Hoofd Juridische Zaken is door de Raad van Bestuur aangesteld als Compliance Officer. de directie van het bedrijfsonderdeel van TMG ten behoeve waarvan de medewerker werkzaam is. Een overzicht van de directies en bedrijfsonderdelen is te vinden op de door TMG aan medewerkers ter beschikking gestelde ICT faciliteiten, zoals hard- en software, (interne) netwerken, (mobiele) internetverbindingen en e- mailaccounts. degene die al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam is ten behoeve van TMG. het Meldpunt waar (vermoedens van) overtredingen kunnen worden gemeld. Het Meldpunt bestaat uit de secretaris van de Raad van Bestuur, de hoofden van Legal/Compliance, HR en Audit/Risk en de voorzitter van de Centrale Ondernemingsraad. directe of indirecte ongewenste uitlatingen of handelingen die als ongewenst en ongewild worden ervaren en welke gevolgen kunnen hebben voor de werkomgeving en het welzijn van de medewerker. De wet onderscheidt de volgende hoofdvormen van ongewenst gedrag: Agressie en geweld (zowel fysiek als verbaal) Discriminatie (op grond van bijvoorbeeld ras, geslacht of geloofsovertuiging) Seksuele intimidatie Pesten overtreding: persoonsgegeven: Raad van Bestuur: Raad van Commissarissen: Security Officer: TMG: een niet-naleving van het Beleidsplan Integriteit. elk gegeven met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (bijvoorbeeld NAW-gegevens, adres); de Raad van Bestuur van TMG. De leden van de Raad van Bestuur zijn te vinden op de Raad van Commissarissen van TMG. De leden van de Raad van Commissarissen zijn te vinden op functionaris van TMG die belast is met het informatiebeveiligingsbeleid van de ICT systemen binnen TMG. de naamloze vennootschap Telegraaf Media Groep N.V., statutair gevestigd te Amsterdam, alsmede iedere onderneming waarover zij direct of indirect zeggenschap uitoefent. vertrouwenspersoon: de (interne of externe) vertrouwenspersonen die zijn aangesteld door TMG. De aangestelde vertrouwenspersonen zijn te vinden op TMG Beleidsplan Integriteit - augustus 2015 Pagina 14 van 14