Memorandum voor het verkrijgen van een toelating tot bedrijfsuitoefening door een verzekeringsonderneming naar Belgisch recht

Transcriptie

1 Memorandum voor het verkrijgen van een toelating tot bedrijfsuitoefening door een verzekeringsonderneming naar Belgisch recht Februari 2007

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Voorafgaande toelatingsaanvraag en procedure Termijn waarbinnen de Commissie zich dient uit te spreken Mogelijkheid om beroep in te stellen tegen de beslissing van de CBFA Fase Algemene inlichtingen Draagwijdte van de toelatingsaanvraag Institutionele en organisatorische aspecten Betekenisvolle aandeelhouders en groep Bestuursorganen Directieleden en sleutelfuncties Organigram Commerciële aanpak Algemene organisatie Andere controles Financieel-technische aspecten Actief-passiefbeheer (ALM) Verklaring van de verantwoordelijke voor de toelatingsaanvraag Fase Bijlagenlijst /28

3 De CBFA wijst erop dat dit memorandum slechts een leidraad is om een toelatingsdossier samen te stellen. Het laat geenszins toe vooruit te lopen op haar beslissing om een toelating te verlenen of te weigeren. Daarnaast benadrukt de CBFA het belang van de antwoorden die in het toelatingsdossier worden verstrekt. De kandidaten dienen zich inzonderheid bewust te zijn van de gevolgen van de verklaring die is opgenomen onder punt 2.6. van dit memorandum. Memorandum voor het verkrijgen van een toelating tot bedrijfsuitoefening door een verzekeringsonderneming naar Belgisch recht 1. Inleiding 1.1. Voorafgaande toelatingsaanvraag en procedure In België worden de activiteiten van de verzekeringsondernemingen geregeld door de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen (hierna "de wet" genoemd) 1. Volgens artikel 3, 1 van deze wet moeten de ondernemingen die de werkzaamheden van een verzekeringsonderneming wensen uit te oefenen, van de Commissie voor het Bank-, Financie- en Assurantiewezen (hierna de "CBFA" genoemd) een toelating verkrijgen alvorens zij deze werkzaamheden mogen aanvatten. De particuliere verzekeringsondernemingen naar Belgisch recht moeten zijn opgericht in een van de vormen als voorgeschreven bij artikel 9 van de wet. De toelating wordt verleend per verzekeringstak of per groep van verzekeringstakken. Hun maatschappelijk doel moet beperkt zijn tot verzekering, kapitalisatie, of beheer van gemeenschappelijke pensioenfondsen alsmede tot de verrichtingen die er rechtstreeks uit voortvloeien. In dit memorandum - dat ook in het Frans bestaat wordt de procedure beschreven die moet worden gevolgd voor het indienen van een aanvraag om toelating tot bedrijfsuitoefening in België door een verzekeringsonderneming die de vorm heeft van een onderneming naar Belgisch recht. Voor aanvragen om toelating tot bedrijfsuitoefening door een bijkantoor van een verzekeringsonderneming die in een andere lidstaat van de Europese Economische Ruimte (hierna de "EER" genoemd) is gevestigd, of van een verzekeringsonderneming die ressorteert onder het recht van een staat die geen lid is van de EER, gelden andere procedures. De CBFA verleent dus een toelating naar aanleiding van een aanvraag om toelating die de kandidaten bij haar moeten indienen. De toelatingsprocedure verloopt normaal gezien in twee fasen. In de eerste fase overhandigen de aanvragers de CBFA een dossier met een uitvoerige beschrijving van hun hele project. In dit stadium hoeven zij nog geen concrete stappen te hebben ondernomen om het 1 Op de website van de CBFA ( vindt u een officieuze coördinatie van deze wet. 3/28

4 project te implementeren. Dit is de conceptuele fase van het project. Kandidaten die voornemens zijn een toelatingsaanvraag voor een verzekeringsonderneming naar Belgisch recht in te dienen, worden verzocht vooraf contact op te nemen met de diensten van de CBFA. In punt 2 van dit memorandum wordt nader ingegaan op de voornaamste inlichtingen die de aanvragers in deze eerste fase van de toelatingsprocedure in principe moeten vermelden in hun dossier. De CBFA moet kunnen beschikken over alle relevante gegevens voor elk specifiek project. Daarom wordt, enerzijds, van de aanvragers verwacht dat zij alle in dit memorandum vereiste inlichtingen verstrekken, aangepast aan de specifieke kenmerken van hun project, en is, anderzijds, bepaald dat de CBFA daarnaast bijkomende inlichtingen mag vragen. Indien een toelatingsdossier wordt ingediend door een reeds opgerichte onderneming, moet het worden ondertekend door een persoon die gemachtigd is om de onderneming rechtsgeldig te verbinden. Betreft het een onderneming die nog moet worden opgericht, dan moet het dossier worden ondertekend door de toekomstige controleaandeelhouder of door de toekomstige voorzitter van de raad van bestuur of van het directiecomité, dan wel door een toekomstig lid van de effectieve leiding. Deze eerste fase moet de diensten van de CBFA in staat stellen om, op grond van een programma van werkzaamheden, een eerste analyse te maken van het dossier dat is ingediend ter ondersteuning van de toelatingsaanvraag. Dit programma van werkzaamheden moet beantwoorden aan de door de CBFA gestelde voorwaarden krachtens artikel 5, 5 van de wet en artikel 16 van het koninklijk besluit van 22 februari 1991 houdende algemeen reglement betreffende de controle op de verzekeringsondernemingen (hierna het algemeen reglement genoemd). Voor de beoordeling van het project baseren de diensten van de CBFA zich op de institutionele, organisatorische en financieel-technische aspecten, en gaan zij na of de onderneming in staat zal zijn om haar werkzaamheden uit te oefenen conform de wettelijke vereisten en de vereisten voor een gezond financieel beheer. Indien een toelating wordt aangevraagd voor een verzekeringsonderneming die een dochter van een andere verzekeringsonderneming of een dochter van de moederonderneming van een andere verzekeringsonderneming zal zijn, dan wel onder de controle zal staan van dezelfde natuurlijke personen of rechtspersonen dan een andere verzekeringsonderneming, raadpleegt de CBFA de toezichthoudende autoriteiten van die andere verzekeringsonderneming. Naargelang aan deze andere verzekeringsonderneming een toelating is verleend in een andere lidstaat van de EER, of in een staat die geen lid is van de EER, geschiedt deze raadpleging volgens artikel 6bis van de wet. Indien de diensten van de CBFA, na het ingediende dossier en eventuele andere, noodzakelijk geachte en opgevraagde inlichtingen geanalyseerd te hebben, van oordeel zijn dat bepaalde moeilijkheden de geslaagde uitvoering van het project in de weg zouden kunnen staan, wijzen zij de aanvragers hierop vóór de aanvang van de tweede fase. Als er bij de analyse van het dossier geen moeilijkheden aan het licht zijn gekomen, delen de diensten van de CBFA dit mee aan de aanvragers die dan kunnen overgaan tot de tweede fase waarin zij concreet gestalte geven aan het project. Dit houdt in dat zij ervoor zorgen dat aan de wettelijke voorwaarden wordt voldaan, dat de voorafgaande formaliteiten voor het verkrijgen van de toelating worden vervuld en dat de organisatie wordt opgezet. In punt 3 van dit memorandum wordt nader ingegaan op deze voorwaarden en formaliteiten. Hierbij dient tevens te worden vermeld dat de diensten van de CBFA zich ter plaatse kunnen begeven vóór de CBFA zich uitspreekt over het verlenen van de toelating. Desgewenst hoeven de kandidaten niet in twee fasen te handelen. Zij moeten m.a.w. niet wachten tot de diensten van de CBFA een eerste analyse van hun dossier hebben gemaakt en kunnen de CBFA om 4/28

5 toelating vragen zodra zij menen dat hun dossier volledig is en dat zij aan alle toelatingsvoorwaarden voldoen. In dat geval lopen zij evenwel het risico aanzienlijke kosten te maken voor de operationele opstart van hun onderneming zonder te beschikken over de analyse die de CBFA maakt van het dossier. Als de onderneming voldoet aan de voorwaarden die zijn vastgesteld in de wet en haar uitvoeringsbesluiten, verleent de CBFA haar de toelating (artikel 4 van de wet). Tijdens de toelatingsprocedure moeten de aanvragers erop toezien dat de gevraagde informatie die zij verstrekken zo uitvoerig en volledig mogelijk is. De informatie die in dit memorandum wordt gevraagd is overigens niet exhaustief. Afhankelijk van de specifieke aard van een dossier kan het nodig blijken om bijkomende inlichtingen te vragen. De aanvragers moeten zich bewust zijn van het belang van de informatie die zij verstrekken. Een valse verklaring of het verzwijgen van relevante gegevens kan leiden tot een administratieve sanctie voor de onderneming of voor de personen die verantwoordelijke zijn voor het meedelen van de gegevens. Gedurende de periode waarin de CBFA de toelatingsaanvraag behandelt, moeten de aanvragers haar diensten overigens schriftelijk in kennis stellen van elke wijziging in de gegevens die zijn opgenomen in het dossier ter ondersteuning van de betrokken aanvraag. Ten slotte kan het nuttig zijn om te onderstrepen dat indien de Europese Unie in onderhandeling treedt met staten die geen lid zijn van de Europese Unie waaronder moederondernemingen ressorteren die een toelatingsaanvraag voor een van hun dochterondernemingen hebben ingediend, of indien de Europese Unie tegenmaatregelen neemt ten aanzien van dergelijke staten, onder de voorwaarden en volgens de procedures vastgelegd in de artikelen 29ter van Richtlijn 73/239/EG en 32ter van Richtlijn 79/267/EG, zij van de CBFA enerzijds kan eisen dat zij haar de toelatingsaanvragen meedeelt die zijn ingediend door verzekeringsondernemingen die een rechtstreekse of onrechtstreekse dochter zijn van een of meer moederondernemingen die ressorteren onder het recht van de betrokken derde staat, en, anderzijds, dat zij haar beslissing over de toelatingsaanvragen van dergelijke ondernemingen beperkt of opschort, volgens de regels en voor de duur die door de Europese Unie zijn vastgesteld (artikel 37bis van de wet) Termijn waarbinnen de Commissie zich dient uit te spreken Artikel 4 van de wet legt een termijn op waarbinnen de procedure voor het verlenen van een toelating moet worden afgerond. Zo dient de CBFA zich over een aanvraag uit te spreken binnen vier maanden na voorlegging van een volledig dossier. De termijn van vier maanden waarvan sprake in artikel 4 van de wet begint te lopen zodra aan de CBFA een volledig dossier is overgelegd, d.w.z. zodra haar alle noodzakelijke gegevens voor de beoordeling van het dossier zijn verstrekt. Met noodzakelijke gegevens worden ook gegevens bedoeld die niet noodzakelijkerwijs door dit memorandum worden vereist maar die niettemin relevant zijn gezien de specifieke aard van het project. De beslissing aangaande de toelating wordt met een aangetekende brief of een brief met ontvangstbewijs ter kennis gebracht van de aanvragers (artikel 4, zevende lid van de wet). De onderneming moet haar activiteiten aanvatten binnen twaalf maanden na het verkrijgen van de toelating, zo niet trekt de CBFA de toelating in (artikel 43, 1, 1, a) van de wet). 5/28

6 1.3. Mogelijkheid om beroep in te stellen tegen de beslissing van de CBFA Overeenkomstig artikel 122, 11 van de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten, kunnen de aanvragers bij de Raad van State beroep instellen tegen de beslissingen die de CBFA aangaande het verlenen van een toelating heeft genomen krachtens artikel 3 van de wet. De aanvragers kunnen eveneens beroep instellen wanneer de CBFA geen uitspraak heeft gedaan binnen de termijn die in het voormelde artikel 4, zesde lid is vastgesteld. In dit laatste geval wordt het beroep behandeld als was de aanvraag verworpen. Er kan evenwel pas beroep worden ingesteld na een termijn van vijftien dagen nadat de aanvragers het directiecomité van de CBFA, met een aangetekende brief met ontvangstbewijs, hebben verzocht om de betwiste beslissing in te trekken of te wijzigen, en het directiecomité dit verzoek niet heeft ingewilligd. De aanvragers dienen evenwel niet te wachten met het instellen van beroep indien de CBFA heeft laten weten dat zij voornemens is haar beslissing uit te voeren ondanks het verzoek dat door de aanvragers aan haar directiecomité is gericht. De termijn voor het instellen van beroep als bedoeld in artikel 2 van het koninklijk besluit van 15 mei 2003 tot regeling van de versnelde procedure in geval van beroep bij de Raad van State tegen sommige beslissingen van de CBFA, wordt verlengd met één maand te rekenen vanaf de datum van verzending van de aangetekende brief waarin om intrekking of wijziging van de betwiste beslissing wordt verzocht, voor zover die brief is verzonden vóór het verstrijken van de termijn bedoeld in artikel 2 van het voormelde koninklijk besluit. Overeenkomstig artikel 2 van het voormelde koninklijk besluit dient het beroep, op straffe van verval, ingediend te worden met een ter post aangetekende brief, binnen vijftien dagen na de betekening van de betwiste beslissing of, wanneer de CBFA geen uitspraak heeft gedaan binnen de door of krachtens de wet vastgestelde termijn, binnen vijftien dagen na afloop van die termijn. Het beroep moet worden ingesteld volgens de regels die in dit koninklijk besluit zijn vastgelegd. 6/28

7 2. Fase 1 Voor het samenstellen van uw toelatingsdossier, verzoeken wij u de vragen te beantwoorden die in dit tweede punt aan bod komen. Gelieve daarbij de gehanteerde volgorde te respecteren en per antwoord (i) het nummer van de vraag te vermelden, (ii) uw antwoord en (iii) de eventuele bijlagen waar u naar verwijst. Alle antwoorden dienen duidelijk van elkaar te worden gescheiden, bijvoorbeeld met inlegbladen. Voor sommige vragen volstaat het om een voorgedrukt formulier in te vullen dat bij dit memorandum is gevoegd. Daarbij volgt u dezelfde werkwijze. Gelieve uw antwoorden zowel in tweevoud op papier als via mail te bezorgen aan de CBFA Algemene inlichtingen Q1. Vermeld op het formulier dat als bijlage 1 bij dit memorandum gaat, alle dienstige gegevens over de verantwoordelijke voor de toelatingsaanvraag (dit is de persoon die het toelatingsdossier ondertekent), alsook over de contactpersoon die belast is met de voorbereiding van het dossier. Q2. Vermeld op het formulier dat als bijlage 2 bij dit memorandum gaat, alle dienstige gegevens over de onderneming Draagwijdte van de toelatingsaanvraag Q3. Vermeld op het formulier dat als bijlage 3 bij dit memorandum gaat, de verzekeringstakken waarop de toelatingsaanvraag betrekking heeft en, in voorkomend geval, de verzekeringstakken waarvoor de onderneming reeds een toelating heeft verkregen. Gelieve tevens de andere activiteiten dan de directe verzekering te vermelden die de onderneming verricht of voornemens is te verrichten. Voor ondernemingen die hypothecaire kredieten in de zin van de wet van 4 augustus 1992 op het hypothecair krediet wensen te verlenen, verwijzen wij naar het document over de inschrijving en de wijziging van documenten van een hypothecaire onderneming 2. Ondernemingen die tak 17-verzekeringen (rechtsbijstand) wensen aan te bieden, worden verzocht de gekozen formule(s) voor schadebeheer te vermelden als bedoeld in artikel 4 van het koninklijk besluit van 12 oktober 1990 betreffende de rechtsbijstandsverzekering, samen met een beschrijving van de wijze waarop de gekozen formule(s) in de praktijk zal (zullen) worden gebracht en van de middelen die daartoe zullen worden aangewend. Ondernemingen die tak 18-verzekeringen (hulpverlening) wensen aan te bieden, worden verzocht om hun rechtstreekse en onrechtstreekse middelen aan personeel en uitrusting te beschrijven, alsook het materieel waarover zij beschikken om hun verbintenissen na te komen. Q4. Zet uw ondernemingsplan bondig uiteen. Vermeld daarbij meer bepaald de reden waarom de onderneming in de toekomst de in Q3 vermelde diensten wenst te verstrekken en beschrijf welke rol zij meent te kunnen spelen in de Belgische verzekeringssector en, mocht dit opportuun blijken, in de Europese verzekeringssector. Geef meer bepaald een algemene inschatting van het verwachte proportionele kwantitatieve belang van elk van de activiteiten die de onderneming wenst uit te oefenen en preciseer daarbij telkens de verschillende beoogde types van cliënten (institutionele cliënten, privécliënten,...) en het aandeel dat zij elk vermoedelijk zullen vertegenwoordigen. Voeg ook de eventuele marktstudies bij waarop u zich gebaseerd heeft en waarnaar u zal worden gevraagd te verwijzen voor de 2 Het document over de inschrijving en de wijziging van documenten van een hypothecaire onderneming gaat als bijlage 4 bij dit memorandum. 7/28

8 financieel-technische aspecten. Buitenlandse initiatiefnemers dienen eveneens uiteen te zetten waarom zij België hebben gekozen als land voor de vestiging van hun maatschappelijke zetel, en dochters van verzekeringsondernemingen uit de EER dienen te vermelden waarom de voorkeur is gegeven aan een dochteronderneming veeleer dan aan een bijkantoor Institutionele en organisatorische aspecten Betekenisvolle aandeelhouders en groep Informatie over de betekenisvolle aandeelhouders De CBFA moet, met toepassing van de artikelen 8 en 23 van de wet, kunnen nagaan of de betekenisvolle aandeelhouders, vennoten of leden - ongeacht of het natuurlijke personen of rechtspersonen zijn - over de vereiste kwaliteiten beschikken om een gezonde en voorzichtige bedrijfsvoering van de verzekeringsonderneming te waarborgen. Als de CBFA redenen heeft om aan te nemen dat dit niet het geval is, zal zij weigeren om de toelating te verlenen. Een aandeelhouder, vennoot of lid wordt als betekenisvol beschouwd als hij, rechtstreeks of onrechtstreeks, ten minste 10 % van het kapitaal of van de stemrechten zal bezitten of elke andere mogelijkheid om een invloed van betekenis uit te oefenen (artikel 23bis, 4 van de wet). Elke persoon die, in de zin van artikel 5 van het Wetboek van Vennootschappen, alleen of samen met anderen de controle heeft over een onderneming die zelf een betekenisvolle aandeelhouder is van de verzekeringsonderneming waarvoor een toelating wordt gevraagd, wordt beschouwd als een persoon die onrechtstreeks 10 % bezit van het kapitaal of van de stemrechten van deze verzekeringsonderneming. Q5. Opdat de CBFA over de vereiste informatie voor dit onderzoek zou beschikken, verzoeken wij u om voor alle betekenisvolle aandeelhouders, vennoten of leden de inlichtingen te verstrekken die worden gevraagd in bijlage 5 betreffende de betekenisvolle aandeelhouders, vennoten of leden 3. Q6. Als de onderneming reeds is opgericht, verzoeken wij u bovendien om de evolutie van de aandeelhouderskring tijdens de voorbije vijf jaren kort te schetsen. Q7. Vermeld of er overeenkomsten tussen aandeelhouders bestaan en, zo ja, gelieve hier een kopie van te bezorgen Informatie over de groep waarvan de betekenisvolle aandeelhouders, vennoten of leden van de verzekeringsonderneming deel uitmaken Met een groep worden alle ondernemingen bedoeld die, alleen of gezamenlijk, controle uitoefenen op de betrokken onderneming, alsook alle ondernemingen waarop de betrokken onderneming, alleen of samen met anderen, controle uitoefent in de zin van artikel 5 van het Wetboek van Vennootschappen. Als er nauwe banden bestaan tussen de betrokken onderneming en andere natuurlijke of rechtspersonen, moeten die banden verduidelijkt worden. Q8. Geef voor elk van de betekenisvolle aandeelhouders, vennoten of leden die deel uitmaken van een groep, een volledige beschrijving van die groep door haar structuur schematisch toe te lichten en het belang van elke deelneming te vermelden. 3 De formulieren die door alle betekenisvolle aandeelhouders, vennoten of leden moeten worden ingevuld, gaan als bijlage A, B en C van bijlage 5 bij dit memorandum. 8/28

9 Vervolledig deze beschrijving door voor elke persoon die deel uitmaakt van een groep waarvan een betekenisvolle aandeelhouder, een betekenisvolle vennoot of een betekenisvol lid van de verzekeringsonderneming deel uitmaakt, de inlichtingen te verstrekken als gevraagd in het formulier voor de gegevens over elke persoon die deel uitmaakt van de groep van de verzekeringsonderneming Informatie over de groep waarvan de verzekeringsonderneming deel uitmaakt Q9. Geef een volledige beschrijving van de groep waarvan de verzekeringsonderneming deel uitmaakt door de structuur van deze groep schematisch toe te lichten en het belang van elke deelneming te vermelden. Vervolledig deze beschrijving door voor elke persoon die tot de groep behoort, de inlichtingen te verstrekken als gevraagd in het formulier voor de gegevens over elke persoon die deel uitmaakt van de groep van de verzekeringsonderneming Andere entiteiten die deel uitmaken van de groep en aan prudentieel toezicht zijn onderworpen Q10. Indien bepaalde betekenisvolle aandeelhouders, vennoten of leden, of bepaalde ondernemingen die tot dezelfde groep behoren als de verzekeringsonderneming waarvoor een toelating wordt gevraagd, door hun specifiek wettelijk statuut zijn onderworpen aan het toezicht van een prudentiële toezichthouder, gelieve meer bepaald het soort uitgeoefende activiteiten te vermelden, alsook het type toelating dat werd verkregen en de autoriteit die belast is met het toezicht (naam, adres, contactpersoon). Indien het toezicht in kwestie niet wordt uitgeoefend door een prudentiële autoriteit van een lidstaat van de EER, verzoeken wij u de aard en de omvang te beschrijven van het toezicht waaraan deze ondernemingen in hun land van herkomst zijn onderworpen, met verwijzing naar de toepasselijke wetteksten. Als de CBFA dit nuttig acht, zal zij contact opnemen met de betrokken prudentiële toezichthouder(s) Bestuursorganen Ontwerpstatuten Q11. Voor de ondernemingen die nog moeten worden opgericht, verzoeken wij u de ontwerpstatuten van de verzekeringsonderneming bij het dossier te voegen, en voor de reeds opgerichte ondernemingen, het ontwerp van statutenwijziging alsook het ontwerp van de gecoördineerde statuten Structuur van de raad van bestuur en van het directiecomité: autonomie en werkingsregels Artikel 14bis van de wet eist dat iedere verzekeringsonderneming naar Belgisch recht beschikt over een, voor haar voorgenomen werkzaamheden, passende beleidsstructuur. De beleidsstructuur is opgebouwd rond belangrijke organen die de scharnierpunten vormen, namelijk : - de raad van bestuur die belast is met de bevoegdheden die hem bij wet worden voorbehouden krachtens het Wetboek van Vennootschappen, met de uitstippeling van het algemeen beleid van de verzekeringsonderneming en met het toezicht op het bestuur van de onderneming door het directiecomité; - het directiecomité, een facultatief collegiaal orgaan dat overeenkomstig artikel 90 van de wet binnen de raad van bestuur wordt opgericht en waarvan alle leden bestuurders zijn die in principe een 4 Het formulier voor de gegevens over elke persoon die deel uitmaakt van de groep van de verzekeringsonderneming, gaat als bijlage 6 bij dit memorandum. 5 Het formulier voor de gegevens over elke persoon die deel uitmaakt van de groep gaat als bijlage 6 bij dit memorandum. 9/28

10 voltijdse functie uitoefenen bij de verzekeringsonderneming. Het directiecomité neemt het dagelijks bestuur van de verzekeringsonderneming waar binnen het kader van het algemeen beleid dat door de raad van bestuur is uitgestippeld. Het directiecomité staat in voor de effectieve leiding in de zin van artikel 90 van de wet. Als de onderneming geen directiecomité opricht, zal zij (ten minste 2) leden van de effectieve leiding moeten aanstellen. Q12. Gelieve een ontwerp van beleidsstructuur in te dienen. Dit ontwerp moet zijn goed bevonden door de betekenisvolle aandeelhouders, vennoten of leden, en moet zijn afgestemd op de specifieke kenmerken van de verzekeringsonderneming waarvoor om toelating wordt verzocht. Vermeld hierbij de evenwichtsregels die worden gehanteerd om de raad van bestuur samen te stellen (evenwicht in het aantal mandaten per categorie van bestuurders: bestuurders die de aandeelhouders, vennoten of leden vertegenwoordigen, eventueel onafhankelijke bestuurders, bestuurders die lid zijn van het directiecomité of van de effectieve leiding). Welke bevoegdheden zal de raad van bestuur delegeren aan het directiecomité of aan de leden van de effectieve leiding? Hoe zullen de taken worden verdeeld onder de leden van het directiecomité of van de effectieve leiding? Beschrijf tevens hoever de denkoefening is gevorderd over de beginselen die de interne werking van de raad van bestuur en het directiecomité zullen sturen Organen in de ruime zin (auditcomité,...) Q13. Welke zijn, naast het directiecomité, de gespecialiseerde comités die worden opgericht binnen de raad van bestuur (auditcomité, strategisch comité, remuneratiecomité, enz.)? Vermeld voor elk van deze comités de volgende gegevens : - de bevoegdheden die hun worden toegekend; - de wisselwerking tussen hun bevoegdheden en die van de raad van bestuur in zijn geheel, enerzijds, en die van het directiecomité of de effectieve leiding, anderzijds; - de tot dusver bereikte uitkomst van de denkoefening over de beginselen die hun interne werking zullen sturen; - de regels voor de samenstelling van deze comités (aantal leden en selectiecriteria). Q14. In aanvulling op de vermelding in het organigram van de verzekeringsonderneming waarvoor een toelatingsaanvraag is ingediend (zie punt hieronder) en onverminderd de uitvoerige functiebeschrijving die moet worden verstrekt bij de beschrijving van de geplande administratieve organisatie (punt van dit memorandum), verzoeken wij u om de gespecialiseerde comités op te sommen die zullen worden opgericht onder het gezag van het directiecomité of van de effectieve leiding, met de bedoeling het comité of de leiding bij te staan bij het dagelijks bestuur van de verzekeringsonderneming waarvoor een toelatingsaanvraag is ingediend (ALM-comité enz.). Vermeld voor elk van die comités bondig welke bevoegdheden hun zullen worden verleend, de tot dusver bereikte uitkomst van de denkoefening over de beginselen die hun interne werking zullen sturen en de regels die zullen worden gehanteerd om hun samenstelling te bepalen. 10/28

11 Directieleden en sleutelfuncties Niet-uitvoerend bestuurders In dit deel wordt enkel informatie ingewonnen over de bestuurders die niet deelnemen aan de effectieve leiding, namelijk de niet-uitvoerend bestuurders. Aan de hand van deze gegevens wil de CBFA zich een duidelijk beeld vormen van deze bestuurders teneinde te kunnen nagaan of de onderneming artikel 90, 2 van de wet inzake de verbodsbepalingen en artikel 90, 4 van de wet op de onverenigbaarheden naleeft, en of zij wel degelijk beschikt over een passende beleidsstructuur voor de uitoefening van haar werkzaamheden, wat veronderstelt dat de raad van bestuur op een zodanige wijze is samengesteld dat hij de hem toevertrouwde bevoegdheden effectief kan uitoefenen. Q15. Met het oog op de vereisten betreffende de effectieve uitvoering van de bevoegdheden die aan de bestuurders worden toevertrouwd en de naleving van de verbodsbepalingen, dient iedere niet-uitvoerend bestuurder het formulier in te vullen betreffende de inlichtingen die door de kandidaten voor een functie van niet-uitvoerend bestuurder moeten worden verstrekt 6. Q16. Vermeld wie van deze personen zich via een managementonderneming zal laten bezoldigen. Voeg als bijlage bij het toelatingsdossier een kopie van de statuten van de managementonderneming alsook de ontwerpovereenkomst tussen de managementonderneming en de verzekeringsonderneming. Q17. Wat de onverenigbaarheden betreft, gelieve als bijlage bij het toelatingsdossier, het huidige ontwerp te voegen van de interne regels die zullen worden ingevoerd conform artikel 90, 4 van de wet teneinde voorwaarden te stellen aan de uitoefening van externe functies door de personen die onder de onverenigbaarheidsregeling vallen. Beschrijf in voorkomend geval de regels die specifiek van toepassing zullen zijn op de niet-uitvoerend bestuurders. 7 Overeenkomstig artikel 90, 4, in fine van de wet moet de onderneming de CBFA onverwijld in kennis stellen van de functies die buiten de onderneming worden uitgeoefend door de personen bedoeld in de eerste alinea van deze paragraaf. Voor een goed verloop van deze procedure heeft de CBFA "emanex" uitgewerkt. Dit is een toepassing waartoe de aanvragers die een toelating krijgen, een persoonlijke en beveiligde toegang zullen krijgen via het internet. Q18. Vermeld wie de verantwoordelijke leider zal zijn voor het opzetten van de vereiste organisatie om te voldoen aan de ter zake geldende wettelijke en reglementaire bepalingen, en onder wiens gezag de gevraagde informatie aan de CBFA zal worden meegedeeld. Q19. Vermeld de andere mandaten (uitvoerend of niet-uitvoerend) en/of functies die de niet-uitvoerend bestuurders uitoefenen in andere ondernemingen. Dit is een eerste mededeling van de informatie die naderhand in het kader van emanex zal moeten worden verstrekt en voortdurend zal moeten worden bijgewerkt. Duid aan of het gaat om een mandaat in een beursgenoteerde onderneming, een mandaat in een onderneming die deel uitmaakt van de groep waartoe de verzekeringsonderneming behoort dan wel om een mandaat in een andere onderneming of om andere functies. Vermeld wie van deze personen zich voor de uitoefening van een van de externe functies zal laten bezoldigen via een managementonderneming. 6 Het formulier dat moet worden ingevuld door alle personen die zich kandidaat stellen voor een functie van nietuitvoerend bestuurder, gaat als bijlage 6 en staat ook op de website van de CBFA. 7 Circulaire PPB CPB-CPA van 13 november 2006 over de uitoefening van externe functies door de leiders van gereglementeerde ondernemingen, staat op de website van de CBFA. 11/28

12 Effectieve leiders In dit memorandum wordt met effectieve leider elke persoon bedoeld die, onder eender welke benaming en in eender welke hoedanigheid (bestuurder, zaakvoerder, directeur, andere) deelneemt aan het dagelijks bestuur van de onderneming. Indien het dagelijks bestuur van de onderneming is overgedragen aan een directiecomité, wordt met effectieve leiders in de eerste plaats de leden van het directiecomité bedoeld en in de tweede plaats de personen die zich op een hiërarchisch niveau onmiddellijk onder dat van het directiecomité bevinden en die, door de functie die zij uitoefenen, deelnemen aan het dagelijks bestuur van de onderneming. De effectieve leiders moeten de vereiste professionele betrouwbaarheid en de passende ervaring bezitten (artikel 90, 1 van de wet). Daarenboven zijn zij onderworpen aan een aantal verbodsbepalingen (artikel 90, 2 van de wet) en aan een onverenigbaarheidsregeling (artikel 90, 4 van de wet). Q20. Met het oog op de vereisten inzake professionele betrouwbaarheid en passende ervaring, alsook met het oog de verbodsbepalingen (artikel 90, 1 en 2), dient elke effectieve leider het formulier in te vullen betreffende de inlichtingen die door de kandidaten voor een functie van effectieve leider moeten worden verstrekt 8. Q21. Vermeld wie van deze personen zich via een managementonderneming zal laten bezoldigen. Voeg als bijlage bij het toelatingsdossier een kopie van de statuten van de managementonderneming alsook de ontwerpovereenkomst tussen deze managementonderneming en de verzekeringsonderneming. Q22. Wat de interne regels betreft die bepalen onder welke voorwaarden externe functies kunnen worden uitgeoefend door de personen die beoogd worden door de onverenigbaarheidsregeling, en die conform vraag nr. 17 in ontwerpvorm als bijlage bij het toelatingsdossier moeten worden gevoegd, verzoeken wij u in voorkomend geval de regels te beschrijven die specifiek van toepassing zijn op de effectieve leiders. Overeenkomstig artikel 90, 4, in fine van de wet moet de onderneming de CBFA onverwijld in kennis stellen van de functies die buiten de onderneming worden uitgeoefend door de personen bedoeld in het eerste lid van deze paragraaf. Voor een goed verloop van deze procedure heeft de CBFA "emanex" uitgewerkt. Dit is een toepassing waartoe de aanvragers die een toelating krijgen, een persoonlijke en beveiligde toegang zullen krijgen via het internet. Q23. Bevestig dat de leider die verantwoordelijk is voor het opzetten van de vereiste organisatie teneinde te voldoen aan de ter zake geldende wettelijke en reglementaire bepalingen, en onder wiens gezag de gevraagde informatie aan de CBFA zal worden meegedeeld, dezelfde persoon is als vermeld in vraag nr. 18. Q24. Vermeld de andere mandaten (uitvoerend of niet-uitvoerend) en/of functies die de effectieve leiders uitoefenen in andere ondernemingen. Dit is een eerste mededeling van informatie die naderhand in het kader van emanex zal moeten worden verstrekt en bijgewerkt. Duid aan of het gaat om een mandaat in een beursgenoteerde onderneming, een mandaat in een onderneming die deel uitmaakt van de groep waartoe de verzekeringsonderneming behoort dan wel om een mandaat in een andere onderneming of om andere functies. Vermeld wie van deze personen zich voor de uitoefening van een van de externe functies zal laten bezoldigen via een managementonderneming. 8 Het formulier dat moet worden ingevuld door alle personen die zich kandidaat stellen voor een functie van effectieve leider, gaat als bijlage 8 bij dit memorandum en staat tevens op de website van de CBFA. 12/28

13 Sleutelfuncties Indien in de uitgewerkte organisatie een aantal sleutelfuncties voor een gezonde en voorzichtige bedrijfsvoering van de verzekeringsonderneming zijn toevertrouwd aan personen die zich op een hiërarchisch niveau onmiddellijk onder dat van het directiecomité bevinden en die, door de functie die zij uitoefenen, deelnemen aan het toezicht op de onderneming, dan veronderstelt een passende organisatie als vereist ingevolge artikel 14bis van de wet, dat deze personen beschikken over de passende kwaliteiten voor het uitoefenen van die functies. Hier worden onder meer functies bedoeld zoals de functie van verantwoordelijke voor de interne audit, verantwoordelijke voor de compliance en verantwoordelijke voor de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Q25. Geef aan welke sleutelfuncties in de geplande algemene organisatie volgens u tot deze categorie behoren. Vermeld voor elk van deze functies de criteria die zullen worden gehanteerd om ze toe te wijzen (het gezochte profiel), alsook de toewijzingsprocedure die gevolgd zal worden, inclusief de toetsing van de genoemde criteria Organigram Algemeen organigram Q26. Voeg als bijlage bij het toelatingsdossier het organigram zoals daar gestalte aan gegeven zal zijn op het ogenblik dat de verzekeringsonderneming waarvoor een toelating wordt gevraagd, haar werkzaamheden opstart. Dat organigram moet onder meer de volgende gegevens bevatten : 1. de verdeling binnen de bestuursorganen van de functies en verantwoordelijkheden voor de verschillende diensten en de verschillende comités die in de onderneming zouden zijn opgericht; 2. voor elke activiteit van de onderneming, de identiteit van de verantwoordelijke(n) voor die activiteit en het aantal personen die eraan zijn toegewezen; 3. de kader- of directiefuncties die zijn voorbehouden aan de personeelsleden die bij de verzekeringsonderneming zijn gedetacheerd door de aandeelhouders of de verbonden ondernemingen; 4. de identiteit van de verantwoordelijke voor de interneauditfunctie en voor de compliancefunctie, de identiteit van de verantwoordelijke(n) voor de toepassing van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme voor zover dit niet dezelfde persoon is als de verantwoordelijke voor de compliancefunctie, de identiteit van de aangestelde actuaris (als deze persoon deel uitmaakt van de onderneming) en de identiteit van de andere verantwoordelijken voor de sleutelfuncties waarvan sprake in punt hierboven Aantal personeelsleden Q27. Vermeld de volgende gegevens voor het eerste jaar waarin de onderneming werkzaam is : het totale aantal personeelsleden in ondergeschikt verband, met een onderscheid tussen kaderleden en niet-kaderleden; het totale aantal medewerkers die als zelfstandige werkzaam zijn voor de onderneming (met uitzondering van de verzekeringstussenpersonen). 13/28

14 Geplande evolutie voor de eerste drie jaar Q28. Vermeld de draagwijdte en de timing van de voorgenomen aanpassingen aan het organigram in de loop van de eerste drie boekjaren opdat de organisatie van de verzekeringsonderneming afgestemd zou blijven op de verwachte groei Commerciële aanpak Marketing Q29. Bespreek uitvoerig het algemene marketingbeleid dat de verzekeringsonderneming zal voeren om cliënten te werven en geef hierbij meer bepaald een opsomming van de kanalen die daarbij zullen worden gebruikt, zoals bijvoorbeeld reclame, verzekeringstussenpersonen, het kantorennetwerk of internet (voor sommige van deze kanalen wordt nauwkeurige informatie gevraagd in punt hieronder). Indien er verzekeringstussenpersonen worden ingeschakeld, verzoeken wij u om de ontwerpovereenkomst die met deze personen zal worden afgesloten als bijlage bij het toelatingsdossier te voegen Bedrijfsnetwerk Q30. Vermeld of de verzekeringsonderneming voornemens is om, binnen een termijn van 3 jaar na het verkrijgen van de toelating, in België of in het buitenland over te gaan tot de oprichting of aankoop van dochterondernemingen - hetzij rechtstreeks, hetzij onrechtstreeks -, bijkantoren of exploitatiezetels. Zo ja, preciseer voor elk van deze entiteiten de plaats of Staat van vestiging, alsook de termijn waarbinnen dit gepland is en beschrijf de activiteiten die elke entiteit zal uitoefenen, evenals de wijze waarop deze activiteiten zullen worden ingepast in het organigram, zowel vanuit het oogpunt van het beheer als van de controle. Gelieve dezelfde informatie te verstrekken voor de activiteiten die de onderneming voornemens is in het buitenland te ontwikkelen in het kader van de vrije dienstverlening. Voor de ondernemingen die voornemens zijn om in het buitenland actief te worden, moet een afzonderlijke aanvraag worden ingediend bij de CBFA. Wat de dochterondernemingen betreft, verzoeken wij u te preciseren of een of meer van hen zullen worden onderworpen aan een specifiek wettelijk statuut en/of een of meer van hen gespecialiseerde dochterondernemingen van de verzekeringsonderneming zullen zijn die in België of in het buitenland verzekeringen aanbieden die tot een of meer takken behoren. Q31. Geef aan of de onderneming over een website zal beschikken en, zo ja, of deze website: - louter informatief zal zijn (d.w.z. dat op de website informatie wordt verstrekt over de onderneming, haar diensten en haar tarieven), - interactief zal zijn (d.w.z. met pedagogische en/of adviserende functies), of, - transactioneel zal zijn (d.w.z. dat er via de website een verzekeringsovereenkomst kan worden gesloten). Q32. Vermeld tevens of deze website op een cliënteel buiten België gericht zal zijn, en zo ja, vermeld welke klanten de doelgroep zullen vormen, in welke landen en voor welke overeenkomsten Algemene organisatie Gelieve hier voor elk van de vermelde gebieden een beschrijving te geven van de organisatorische maatregelen, normen, procedures, documenten en systemen die een algemene draagwijdte hebben, d.w.z. die van toepassing zijn op alle activiteiten van de onderneming. 14/28

15 Bevoegdheidsdelegatie : vertegenwoordiging, ondertekeningsbevoegdheid en bevoegdheidsbeperking Q33. Gelieve de bevoegdheden van de leiding te beschrijven door een antwoord te formuleren op de volgende vragen: 1. Welke beperkingen worden er gesteld aan de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de leiding en voor welke bevoegdheden zijn er verschillende handtekeningen vereist? 2. Welke interne beperkingen worden er gesteld aan de beslissingsbevoegdheid van de leiding en wie is, en vanaf welk hiërarchisch niveau, gemachtigd om beslissingen te treffen in aangelegenheden die deze beperkingen overschrijden? Informatica-afdeling Q34. Beschrijf de wijze waarop de informatica-afdeling van de onderneming is georganiseerd en hoe haar informaticaomgeving is opgezet. Vermeld in het bijzonder over welke materiële middelen - meer bepaald welke management tools - de onderneming zal beschikken om de geplande activiteiten uit te oefenen. Uit de gegevens die u vermeldt, moet blijken dat de materiële middelen geschikt zijn voor deze activiteiten. Gelieve tevens te vermelden op welke wijze de gegevens worden opgeslagen. In uw dossier moeten meer bepaald de volgende aspecten worden toegelicht: de informaticastrategie van de onderneming ; de informatica-infrastructuur (servers, intern netwerk, pc...) ; de externe netwerkverbindingen ; de gebruikte softwarepakketten, "operating systems " en software ; de gebruikte elektronische professionele operationele kanalen en informatiekanalen ; het interne informaticabeleid en de interne informaticabeveiliging (logische en fysieke) ; het beleid en de maatregelen inzake de continuïteit van de informatica (back-ups, noodsite,...) en van de activiteiten van de metiers ; de uitbestede informaticadiensten en de afgesloten SLA s (als er een beroep wordt gedaan op een externe persoon moeten ook de identificatiegegevens van die persoon worden vermeld). Het is daarentegen niet nodig om melding te maken van de aard van de burotica-instrumenten waarover de onderneming zal beschikken (microcomputers, printers,...) Gegevensbewaring Q35. Beschrijf de regels voor het klasseren en bewaren (periodiciteit, vorm, plaats, duur) van de gegevens over de verrichtingen die de onderneming uitvoert, hetzij voor rekening van haar cliënten, haar personeel en haar leiders, hetzij voor eigen rekening Boekhoudafdeling Q36. Beschrijf de wijze waarop de boekhouding in de verzekeringsonderneming wordt georganiseerd, meer bepaald door aan te geven welke plaats in de hiërarchie van de verzekeringsonderneming is toegekend aan de leiding van de afdeling boekhouding, en door te preciseren welk lid van het directiecomité of welke persoon belast met de effectieve leiding, de verantwoordelijkheid hiervoor zal dragen. Als er een beroep wordt gedaan op een externe persoon, gelieve ook de identificatiegegevens van deze persoon te vermelden. 15/28

16 Gezonde beheerpraktijken inzake bedrijfscontinuïteit In haar circulaire PPB/D 256 van 10 maart 2005 in verband met gezonde beheerpraktijken inzake de bedrijfscontinuïteit van financiële instellingen 9 formuleert de CBFA de algemene criteria aan de hand waarvan zij het passende karakter van het bedrijfscontinuïteitsbeleid van de onderneming zal toetsen. Q37. Beschrijf de maatregelen die de onderneming zal nemen om haar dienstverlening en de uitoefening van haar activiteiten te allen tijde zonder onderbreking te kunnen voortzetten. Licht de procedures toe die zijn ingevoerd alsook de organisatie en de systemen die zijn opgezet opdat de onderneming, bij een ernstige, niet geplande onderbreking van haar activiteiten, haar kritieke functies kan blijven uitoefenen of zo spoedig mogelijk kan herstellen en haar normale activiteiten binnen een redelijke termijn kan hervatten Uitbesteding De ondernemingen die bepaalde activiteiten uitbesteden, dienen circulaire PPB CPA van 6 februari 2006 over gezonde beheerspraktijken bij uitbesteding door verzekeringsondernemingen 10 na te leven. Met uitbesteding wordt elk beroep op derden bedoeld voor de uitoefening van activiteiten of het voeren van bedrijfsprocessen die eigen zijn aan de verzekeringsonderneming. Er kunnen zowel diensten aan cliënten (call centers,...), als administratieve (boekhouding, schadebeheer,...) en gespecialiseerde functies (IT, interne audit, databeheer,...) worden uitbesteed. Q38. Beschrijf de maatregelen die de onderneming zal nemen om de beginselen van gezond beheer na te leven die in de circulaire zijn geponeerd. Vermeld daarbij meer bepaald welke activiteiten eventueel zouden worden uitbesteed. Indien wordt overwogen om algemene diensten uit te besteden, vermeld dan op wie daarvoor een beroep zal worden gedaan. Voeg als bijlage bij het toelatingsdossier een ontwerp van het algemeen beleid van de onderneming inzake uitbesteding en een schriftelijke ontwerpovereenkomst Website Q39. Als de onderneming voornemens is om verzekeringsovereenkomsten aan te bieden via het internet, gelieve deze overeenkomsten te beschrijven en aan te tonen dat de onderneming over een passende organisatie en interne controle beschikt. De onderneming dient toelichting te verstrekken over : de financiële en commerciële aspecten van de diensten die zij via het internet verstrekt ; de technische opties en het beveiligingsbeleid, meer bepaald het beleid en de beveiliging wat haar website betreft, alsook de maatregelen die zij heeft getroffen voor de diensten die zij via het internet verstrekt ; haar risicobeheer: daarbij dient zij aan te tonen dat zij de juridische en operationele implicaties onder controle heeft, alsook de implicaties voor haar reputatie, inclusief de hieraan verbonden risico's. 9 Circulaire PPB/D 256 van 10 maart 2005 betreffende de gezonde beheerpraktijken inzake de bedrijfscontinuïteit van financiële instellingen, staat op de website van de CBFA. 10 Circulaire PPB CPA van 6 februari 2006 over de gezonde beheerspraktijken bij uitbesteding door verzekeringsondernemingen, staat op de website van de CBFA. 16/28

17 Interne controle Artikel 14bis van de wet bepaalt dat iedere verzekeringsonderneming moet beschikken over een voor haar voorgenomen werkzaamheden passende beleidsstructuur, administratieve en boekhoudkundige organisatie en interne controle. In haar circulaire PPB CPA over de interne controle en de interne audit 11 formuleert de CBFA de algemene criteria aan de hand waarvan zij, in het kader van haar toezicht op de naleving van artikel 14bis van de wet, de werking van de interne controle bij de verzekeringsondernemingen toetst. Q40. Beschrijf het systeem voor de interne controle van de onderneming (de componenten van dit systeem en de algemene en specifieke maatregelen). Beschrijf tevens op welke wijze de raad van bestuur en het directiecomité of de effectieve leiding hun verantwoordelijkheden ter zake zullen uitoefenen Compliance De compliancefunctie is een onafhankelijke functie binnen de organisatie, gericht op het onderzoek naar en het bevorderen van de naleving door de onderneming van regels die verband houden met de integriteit van haar metier van verzekeraar. Het betreft zowel regels die voortvloeien uit het beleid van de onderneming ter zake als regels die vervat zijn in de wet en haar uitvoeringsbesluiten, en andere wettelijke en reglementaire bepalingen die van toepassing zijn op de sector van de verzekeringsondernemingen. In haar circulaire PPB/D over de compliancefunctie die op 10 maart 2005 aan de verzekeringsondernemingen werd gericht, formuleert de CBFA de algemene criteria aan de hand waarvan zij, in het kader van haar toezicht op de naleving van artikel 14bis van de wet, de passende werking van de compliancefunctie in de verzekeringsonderneming zal toetsen. Q41. Gelieve aan de hand van het formulier voor het aanstellingsvoorstel dat als bijlage 9 bij dit memorandum gaat, alle dienstige gegevens te verstrekken over de persoon die wordt voorgedragen voor de functie van compliance officer. Q42. Beschrijf hoe de compliancefunctie in de onderneming is georganiseerd en voeg als bijlage bij het toelatingsdossier de nota inzake het integriteitsbeleid van de onderneming alsook het compliancecharter. Gelieve in voorkomend geval de aard te verduidelijken van de relatie tussen de compliance officer van de onderneming en de compliance officer van de moederonderneming. Gelieve eveneens toelichting te verschaffen over de onderstaande integriteitsdomeinen : Interne gedragscode Q43. Beschrijf de maatregelen die zijn genomen om de naleving te waarborgen van de regels inzake consumentenbescherming en -informatie, van de wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de verrichtingen voor eigen rekening van de medewerkers van de onderneming en, in het algemeen, van alle andere maatregelen die gericht zijn op een integer gedrag van de medewerkers van de onderneming of die de relaties regelen tussen de onderneming en haar cliënten. Voeg als bijlage bij het toelatingsdossier de interne gedragscode met de passende regels en procedures ter zake. 11 Circulaire PPB CPA over de interne controle en de interne audit die op 23 mei 2006 aan de verzekeringsondernemingen werd gericht, staat op de website van de CBFA. 12 Circulaire PPB/D.255 over de compliancefunctie die op 10 maart 2005 aan de verzekeringsondernemingen werd gericht, staat op de website van de CBFA. 17/28

18 Vermeld tevens de regels voor de concrete toepassing van de interne gedragscode, alsook de perimeter, de frequentie en de wijze waarop het toezicht op de naleving van deze code is georganiseerd. Artikel 9bis van de wet schrijft inzonderheid voor dat een verzekeringsonderneming geen leningen, in welke vorm ook, mag toestaan aan zijn bestuurders, zaakvoerders of directeurs, behalve onder de voorwaarden die zijn aanvaard door de CBFA. De CBFA licht deze bepaling nader toe in mededeling D.98 van 7 februari 1992 over het toestaan van leningen aan bestuurders, zaakvoerders of directeurs 13. Q44. Vermeld of de verzekeringsonderneming voornemens is om leningen, in welke vorm ook, toe te staan aan bestuurders, zaakvoerders of directeurs en voeg als bijlage het ontwerp van een gedragscode met de ter zake geldende regels en procedures. Voorkoming van witwassen van geld en financiering van terrorisme (uitsluitend voor levensverzekeringen) Het reglementaire kader ter zake wordt gevormd door de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme 14, het reglement van de CBFA van 27 juli 2004 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme 15 en de circulaire D 250 van 22 november 2004 inzake de waakzaamheidsverplichtingen met betrekking tot de cliënteel en de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme 16. Q45. Gelieve aan de hand van het formulier voor het aanstellingsvoorstel dat als bijlage 10 bij dit memorandum gaat, alle dienstige gegevens te verstrekken over de persoon aan wie de verantwoordelijkheid zal worden toevertrouwd voor het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Q46. Beschrijf daarnaast de maatregelen die worden genomen om te voldoen aan het voormelde reglementaire kader, meer bepaald met betrekking tot : - de administratieve organisatie en de internecontroleprocedures; - de technische en menselijke middelen (uitgedrukt in aantal medewerkers) die ter beschikking worden gesteld van de verantwoordelijke voor het uitvoeren van zijn opdrachten ; - het uitwerken van een passend beleid voor het aanvaarden van cliënten ; - het systeem voor het tweedelijnstoezicht op de verrichtingen ; - het opleiden en sensibiliseren van de personeelsleden en van de personen die de onderneming vertegenwoordigen op zelfstandige basis zoals de gevolmachtigde agenten of de verzekeringsagenten. 13 Mededeling D.98 van 7 februari 1992 over het toestaan van leningen aan bestuurders, zaakvoerders of directeurs, staat op de website van de CBFA. 14 De wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, staat op de website van de CBFA. 15 Het reglement van de CBFA van 27 juli 2004 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, goedgekeurd bij koninklijk besluit van 8 oktober 2004, staat op de website van de CBFA. 16 De gecoördineerde versie van circulaire D 250 van 22 november 2004 inzake de waakzaamheidsverplichtingen met betrekking tot de cliënteel en de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, gewijzigd bij circulaire D.258 van 12 juli 2005, staat op de website van de CBFA. 18/28

19 Bijzondere mechanismen In haar mededeling D.207 over bijzondere mechanismen met als doel of gevolg fiscale fraude door derden te bevorderen, die op 30 november 2001 aan de verzekeringsondernemingen is gericht 17, formuleert de CBFA de algemene criteria aan de hand waarvan zij, in het kader van haar toezicht op de naleving van artikel 14bis van de wet, de passende aard zal toetsen van de getroffen maatregelen om te voorkomen dat bijzondere mechanismen zouden worden opgezet met als doel of als gevolg fiscale fraude door derden te bevorderen. Q47. Beschrijf de maatregelen die ter zake worden genomen. Andere domeinen aangegeven door het directiecomité of de effectieve leiding Q48. Vermeld elk ander domein dat specifiek onderzocht zal worden door de compliancecel Interne audit In haar circulaire PPB CPA over de interne controle en de interne audit die op 23 mei 2006 aan de verzekeringsondernemingen is gericht, formuleert de CBFA de algemene criteria aan de hand waarvan zij, in het kader van haar toezicht op de naleving van artikel 14bis van de wet, de werking van de interne audit van de verzekeringsondernemingen toetst. Q49. Beschrijf hoe de interne audit van de onderneming is opgezet en welke maatregelen werden genomen om te voldoen aan de gezonde praktijken die in de circulaire worden vooropgesteld. Meer bepaald, licht het statuut van de interne audit toe alsook de maatregelen die worden genomen om de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de interne audit te waarborgen, preciseer de aard van de relatie van de interne audit en de interne audit van de moederonderneming en vermeld de middelen die voor de interne audit ter beschikking worden gesteld. Voeg het interneauditcharter als bijlage bij dit toelatingsdossier ; beschrijf de methodologie die wordt gehanteerd om het toepassingsgebied van de interne audit af te bakenen en de strategie om dit toepassingsgebied te bestrijken en voeg als bijlage het ontwerp toe van het (meerjaren)auditplan ; verstrek, aan de hand van het formulier voor het aanstellingsvoorstel dat als bijlage 11 bij dit memorandum gaat, alle dienstige gegevens over de persoon die wordt voorgedragen als verantwoordelijke voor de interne audit ; beschrijf de functies van de andere leden van de interneauditafdeling. Indien kleinere verzekeringsondernemingen overwegen om deze personen tevens bepaalde taken toe te vertrouwen die niet in hun auditopdracht kaderen, moet worden gepreciseerd om welke taken het gaat ; beschrijf de procedures voor een auditopdracht (controleprogramma, steekproeven, verslag, followup,...) ; vermeld of de interneauditafdeling zich bij de uitoefening van haar werkzaamheden kan baseren op een geregeld bijgewerkt vademecum waarin alle administratieve en boekhoudkundige procedures zijn opgenomen die in de verzekeringsonderneming moeten worden gevolgd, en vermeld of de interneauditafdeling wordt geraadpleegd bij een wijziging van die procedures ; 17 Mededeling D.207 over bijzondere mechanismen met als doel of gevolg fiscale fraude door derden te bevorderen, die op 30 november 2001 aan de verzekeringsondernemingen is gericht, staat op de website van de CBFA. 19/28

20 beschrijf het systeem voor de opvolging van de geformuleerde aanbevelingen en voor de rapportering van de activiteiten (beoordeling van de interne controle, naleving van de planning) Erkend commissaris Q50. Gelieve aan de hand van het formulier voor het aanstellingsvoorstel dat als bijlage 12 bij dit memorandum gaat, alle dienstige gegevens te verstrekken over de persoon / personen die zal / zullen worden voorgedragen om het in artikel 40 van de wet gedefinieerde mandaat van erkend commissaris waar te nemen. Deze commissaris moet worden gekozen uit de revisoren of revisoraatvennootschappen die door de CBFA zijn erkend. Bovendien is voor de aanstelling van een commissaris het voorafgaande akkoord van de CBFA vereist. Opdat de onderneming dit voorafgaande akkoord van de CBFA zou verkrijgen, moet de commissaris enerzijds aantonen dat hij beschikt over de vereiste middelen voor de uitoefening van zijn opdracht bij de betrokken onderneming en, anderzijds, dat hij voldoende middelen zal aanwenden om zijn opdracht uit te voeren Aangewezen actuarissen Conform artikel 40bis van de wet moet elke verzekeringsonderneming een actuaris aanstellen. In mededeling D 206 van 9 november wordt de rol van de aangestelde actuaris beschreven. De verzekeringsonderneming moet vooraf bij de CBFA een dossier indienen voor elke actuaris die zij voornemens is aan te stellen. Dit dossier bevat de in artikel 3 van het koninklijk besluit van 22 november 1994 (BS van 21 december 1994) bedoelde gegevens en bewijsstukken (uittreksel uit het geboorteregister, bewijs van nationaliteit, eensluidend verklaard afschrift van het diploma, ). Indien de onderneming verschillende actuarissen aanstelt, moeten zij als college werken, tenzij hun specifieke taken bij hun aanstelling worden bepaald. Q51. Gelieve aan de hand van het formulier voor het aanstellingsvoorstel dat als bijlage 13 bij dit memorandum gaat, alle dienstige gegevens te verstrekken over de persoon of personen die zal of zullen worden voorgedragen om de functie van aangestelde actuaris waar te nemen Andere controles Relatie met de moederonderneming Q52. Vermeld voor elke activiteit die de verzekeringsonderneming voornemens is uit te voeren, met welke frequentie de onderneming naar Belgisch recht hierover verslag moet uitbrengen bij de onderneming waar zij een dochter van is. Preciseer daarbij telkens welk type verslag moet worden overgelegd (beschrijvend verslag, beknopte cijfergegevens, gedetailleerde cijfergegevens, ). 18 Zie het Reglement van de CBFA van 21 februari 2006 betreffende de erkenning van revisoren en revisorenvennootschappen. 19 * Mededeling D 206 over de erkend actuaris staat op de website van de CBFA. * De onderneming vermeldt het cijfer dat overeenstemt met de betrokken tak. Bv. T.(01) voor tak 1, ongevallen. T.(14) voor tak 14, krediet. 20/28