Memorandum voor het verkrijgen van een bedrijfsvergunning door een vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies naar Belgisch recht

Transcriptie

1 Memorandum voor het verkrijgen van een bedrijfsvergunning door een vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies naar Belgisch recht 18 juni /46

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Voorafgaande vergunningsaanvraag en procedure Termijn waarbinnen de FSMA zich dient uit te spreken Mogelijkheid om beroep in te stellen tegen de beslissing van de FSMA Eerste fase Algemene inlichtingen Draagwijdte van de vergunningsaanvraag Wettelijke en organisatorische aspecten Aandeelhouders Bestuursorganen Leden van de effectieve leiding en sleutelfuncties Organigram Commerciële aanpak Algemene organisatie Specifieke organisatie per activiteit Andere controles Financiële aspecten Algemeen Financieel luik Verklaring van de verantwoordelijke voor de vergunningsaanvraag Tweede fase /46

3 Dit memorandum is een handleiding die ertoe strekt de aanvragers van een vergunning te helpen bij de opstelling van het dossier ter ondersteuning van hun vergunningsaanvraag. Het memorandum geeft geen gedetailleerde toelichting bij de betrokken reglementering. De gebruikers van het memorandum worden wel verzocht om kennis te nemen van die reglementering (wetgeving, circulaires, mededelingen en in te vullen formulieren), die beschikbaar is op de website van de FSMA ( Overigens mag geen enkele passage van dit memorandum worden geacht van die reglementering af te wijken. Verder doet het memorandum op geen enkele wijze afbreuk aan de mogelijkheid van de FSMA om de betrokkenen om de overlegging van bijkomende informatie te vragen in het kader van haar analyse van hun dossier. Opdat het onderzoek van het dossier zo vlot mogelijk zou verlopen, wijst de FSMA op het belang van de antwoorden die in het vergunningsdossier worden verstrekt. De aanvragers van een vergunning moeten zich met name bewust zijn van de gevolgen van de verklaring waarvan sprake in punt 2.5. van dit memorandum. 3/46

4 Memorandum voor het verkrijgen van een bedrijfsvergunning door een vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies naar Belgisch recht 1. Inleiding 1.1. Voorafgaande vergunningsaanvraag en procedure In België worden de activiteiten van de vennootschappen voor vermogensbeheer en beleggingsadvies geregeld door de wet van 6 april 1995 inzake het statuut van en het toezicht op de beleggingsondernemingen (hierna "de wet" genoemd). Artikel 47 van die wet bepaalt dat de ondernemingen die de werkzaamheden van een vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies (in de zin van artikel 44 van de wet) wensen uit te oefenen, van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (hierna "de FSMA" genoemd) een vergunning moeten verkrijgen vóór zij die werkzaamheden mogen aanvatten. Dit memorandum, dat beschikbaar is in het Nederlands en het Frans, beschrijft de te volgen procedure bij de indiening van een vergunningsaanvraag tot bedrijfsuitoefening in België door een vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies in de vorm van een vennootschap naar Belgisch recht. Voor aanvragen tot opening van een bijkantoor van een beleggingsonderneming die al dan niet in een andere lidstaat van de Europese Economische Ruimte (hierna "de EER" genoemd) is gevestigd, en waarvan de vergunning in haar land van herkomst beperkt is tot de verstrekking van beleggingsdiensten die een vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies naar Belgisch recht mag verstrekken, gelden andere procedures. De FSMA verleent dus een vergunning op basis van een vergunningsaanvraag die de aanvragers bij haar moeten indienen. Kandidaten die voornemens zijn een aanvraag in te dienen voor het verkrijgen van een vergunning als vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies naar Belgisch recht, worden verzocht de diensten van de FSMA vooraf te contacteren. De vergunningsprocedure verloopt normaal gezien in twee fasen. Eerste fase In de eerste fase overhandigen de aanvragers de FSMA een dossier met daarin een uitvoerige beschrijving van hun volledige project. In dit stadium hoeven zij nog geen stappen te hebben ondernomen om concreet gestalte te geven aan hun project. Dit is dus de conceptuele fase van het project. Punt 2 van dit memorandum vermeldt de voornaamste inlichtingen die de aanvragers in beginsel tijdens deze eerste fase in hun dossier moeten vermelden. Opdat het dossier zo pertinent mogelijk zou zijn, dienen de aanvragers de door dit memorandum gevraagde 4/46

5 inlichtingen te verstrekken in het licht van de specifieke kenmerken van hun project. Overigens mogen de diensten van de FSMA alle bijkomende inlichtingen vragen die zij dienstig achten. Een vergunningsdossier dat wordt ingediend door een reeds opgerichte vennootschap, moet worden ondertekend door een persoon die gemachtigd is om de vennootschap rechtsgeldig te verbinden. In het geval van een vennootschap die nog moet worden opgericht, moet het dossier door de toekomstige controleaandeelhouder of door de toekomstige voorzitter van de raad van bestuur of van het directiecomité worden ondertekend. Deze eerste fase moet de diensten van de FSMA in staat stellen om, op grond van een programma van werkzaamheden, een eerste analyse te maken van het ingediende dossier ter ondersteuning van de vergunningsaanvraag. Dit programma van werkzaamheden moet beantwoorden aan de door de FSMA krachtens artikel 48 van de wet gestelde voorwaarden. Voor de beoordeling van het project baseren de diensten van de FSMA zich op de wettelijke, organisatorische en financiële aspecten, en gaan zij na of de vennootschap in staat lijkt om haar werkzaamheden uit te oefenen conform de wettelijke vereisten en de vereisten voor een gezond financieel beheer. Wanneer een vergunning wordt aangevraagd door een vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies die hetzij de dochteronderneming is van een beursvennootschap, van een kredietinstelling, van een verzekeringsonderneming of van een herverzekeringsonderneming naar Belgisch recht, hetzij de dochteronderneming is van de moederonderneming van een beursvennootschap, van een kredietinstelling, van een verzekeringsonderneming of van een herverzekeringsonderneming naar Belgisch recht, hetzij onder de controle staat van dezelfde natuurlijke of rechtspersonen als een beursvennootschap, een kredietinstelling, een verzekeringsonderneming of een herverzekeringsonderneming naar Belgisch recht, raadpleegt de FSMA de Nationale Bank van België alvorens een beslissing te nemen. Wanneer een vergunning wordt aangevraagd door een vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies die hetzij de dochteronderneming is van een beleggingsonderneming, van een kredietinstelling, van een verzekeringsonderneming, van een herverzekeringsonderneming of van een beheervennootschap van instellingen voor collectieve belegging, met vergunning of toelating in een andere EER-lidstaat, hetzij de dochteronderneming is van de moederonderneming van een andere beleggingsonderneming, van een kredietinstelling, van een verzekeringsonderneming, van een herverzekeringsonderneming of van een beheervennootschap van instellingen voor collectieve belegging, met vergunning of toelating in een andere EER-lidstaat, hetzij onder de controle staat van dezelfde natuurlijke of rechtspersonen als een andere beleggingsonderneming, een kredietinstelling, een verzekeringsonderneming, een herverzekeringsonderneming of een beheervennootschap van instellingen voor collectieve belegging, met vergunning of toelating in een andere EER-lidstaat, raadpleegt de FSMA, alvorens een beslissing te nemen, de nationale toezichthoudende autoriteiten die in die andere lidstaten bevoegd zijn voor het toezicht op de beleggingsondernemingen, kredietinstellingen, verzekeringsondernemingen, herverzekeringsondernemingen of beheervennootschappen van instellingen voor collectieve 5/46

6 belegging, waaraan zij krachtens hun recht een vergunning of toelating hebben verleend (artikel 49 van de wet). Indien de diensten van de FSMA, na het ingediende dossier en eventuele bijkomende, voor het onderzoek van het dossier noodzakelijk geachte inlichtingen te hebben geanalyseerd, van oordeel zijn dat bepaalde moeilijkheden de geslaagde uitvoering van het project in de weg zouden kunnen staan, kunnen zij de aanvragers hierop wijzen vóór de aanvang van de tweede fase. Tweede fase Ook als er bij de analyse van het dossier geen moeilijkheden aan het licht zijn gekomen, deelt de FSMA dit aan de aanvragers mee. Zij kunnen dan de aanzet geven tot de tweede fase waarin zij concreet gestalte dienen te geven aan hun project. Dit houdt in dat zij ervoor moeten zorgen dat aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, dat de voorafgaande formaliteiten voor het verkrijgen van de vergunning zijn vervuld en dat de organisatie wordt opgezet. Deze voorwaarden en formaliteiten komen aan bod in punt 3 van dit memorandum. Op dit moment voeren de diensten van de FSMA ook een controle ter plaatse uit om na te gaan of aan de vergunningsvoorwaarden is voldaan, om het effectieve karakter van de uitgewerkte organisatie te verifiëren, en om zich er op die manier te kunnen van vergewissen dat de vennootschap klaar is om haar werkzaamheden aan te vatten. Desgewenst hoeven de aanvragers niet in twee fasen te handelen. Zij hoeven dus niet te wachten tot de diensten van de FSMA een eerste analyse van hun dossier hebben gemaakt, en kunnen de FSMA een vergunning vragen zodra zij menen dat hun dossier volledig is en dat zij aan alle vergunningsvoorwaarden voldoen. In dat geval lopen zij echter het risico aanzienlijke kosten te maken voor de operationele opstart van de vennootschap zonder de conclusies te kennen van de dossieranalyse door de diensten van de FSMA. De aanvragers moeten zich bewust zijn van het belang van de informatie die zij verstrekken. Een valse verklaring of het verzwijgen van relevante gegevens kan leiden tot de weigering van de vergunning en tot een administratieve sanctie voor de vennootschap of voor de verantwoordelijke(n) voor de informatieverstrekking. Gedurende de periode waarin de FSMA de vergunningsaanvraag behandelt, moeten de aanvragers haar diensten overigens schriftelijk in kennis stellen van elke wijziging in de gegevens in het dossier ter ondersteuning van hun vergunningsaanvraag. Er dient te worden opgemerkt dat de FSMA, in de gevallen waarvan sprake in artikel 15, lid 3, tweede en derde alinea, van Richtlijn 2004/39/EG van het Europees Parlement en de Raad van 21 april 2004, haar beslissingen over de vergunningsaanvraag van vennootschappen voor vermogensbeheer en beleggingsadvies naar Belgisch recht moet beperken of opschorten, volgens de regels en voor de duur die met toepassing van deze bepalingen zijn vastgesteld door 6/46

7 de Raad van de Europese Unie of de Commissie van de Europese Gemeenschappen (artikel 54, derde lid, van de wet). Als de vennootschap voldoet aan de voorwaarden van de artikelen 57 tot 65 van de wet, kent de FSMA de vergunning toe. Gelet op de noodzaak van een gezond en voorzichtig beleid van de vennootschap, kan de FSMA in de door haar verleende vergunning een aantal voorwaarden stellen aan de uitoefening van bepaalde van de voorgenomen werkzaamheden (artikel 51). Punt 4 van dit memorandum besteedt aandacht aan de laatste verplichtingen waaraan na de toekenning van de vergunning moet worden voldaan Termijn waarbinnen de FSMA zich dient uit te spreken Artikel 50 van de wet legt een termijn op waarbinnen de procedure voor het verlenen van een vergunning moet worden afgerond: de FSMA dient zich binnen zes maanden na de indiening van een volledig dossier over een aanvraag uit te spreken. De beslissing over de vergunning wordt binnen vijftien dagen met een aangetekende brief of een brief met ontvangstbewijs ter kennis gebracht van de aanvragers (artikel 50, derde lid, van de wet). De vennootschap moet haar activiteiten binnen twaalf maanden na het verkrijgen van haar vergunning aanvatten, zo niet trekt de FSMA de vergunning in (artikel 103, eerste lid, van de wet) Mogelijkheid om beroep in te stellen tegen de beslissing van de FSMA Overeenkomstig artikel 122, 7, van de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten, en het koninklijk besluit van 15 mei 2003 tot regeling van de versnelde procedure in geval van beroep bij de Raad van State tegen sommige beslissingen van de FSMA, kunnen de aanvragers bij de Raad van State (Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel) beroep instellen tegen de beslissingen die de FSMA inzake vergunningen heeft genomen krachtens de artikelen 50 en 51 van de wet. De aanvragers kunnen ook beroep instellen wanneer de FSMA geen uitspraak heeft gedaan binnen de in voornoemd artikel 50, eerste lid, vastgestelde termijnen. In dit laatste geval wordt het beroep behandeld alsof de aanvraag verworpen was. Overeenkomstig artikel 2 van voornoemd koninklijk besluit dient het beroep, op straffe van verval, ingediend te worden onder een ter post aangetekende omslag, binnen vijftien dagen na de betekening van de betwiste beslissing, of, wanneer de FSMA geen uitspraak heeft gedaan binnen de door of krachtens de wet vastgestelde termijn, binnen vijftien dagen na afloop van die termijn. Het beroep moet worden ingesteld volgens de in dat koninklijk besluit vastgestelde regels. 7/46

8 2. Eerste fase Het dossier ter ondersteuning van de vergunningsaanvraag dient in tweevoud op papier aan de FSMA te worden bezorgd. Bovendien dient een elektronisch exemplaar te worden verstuurd naar volgend adres: 2.1. Algemene inlichtingen V1. Vermeld op het formulier als bijlage bij dit memorandum alle dienstige gegevens over de verantwoordelijke voor de vergunningsaanvraag (i.e. de persoon die het vergunningsdossier ondertekent) en over de contactpersoon die belast is met de voorbereiding van het dossier. V2. Vermeld in het dossier ter ondersteuning van de vergunningsaanvraag alle dienstige gegevens over de vennootschap Draagwijdte van de vergunningsaanvraag V3. Vermeld in onderstaande tabel de diensten (zowel beleggings- als nevendiensten) waarvoor een vergunning wordt gevraagd. Terloops wordt eraan herinnerd dat de vennootschappen voor vermogensbeheer en beleggingsadvies enkel de in artikel 46, 1, 1., 2., 4., 5. en 7., van de wet bedoelde diensten en de in artikel 46, 2, 3., 5. en 7., van de wet bedoelde nevendiensten mogen verstrekken. Financiële instrumenten Beleggingsdiensten en -activiteiten Nevendiensten /46

9 AFDELING A - Beleggingsdiensten en -activiteiten 1 Ontvangen en doorgeven van orders met betrekking tot één of meer financiële instrumenten 2 Uitvoeren van orders voor rekening van cliënten 3 Handelen voor eigen rekening 4 Vermogensbeheer 5 Beleggingsadvies 6 Overnemen van financiële instrumenten en/of plaatsen van financiële instrumenten met plaatsingsgarantie 7 Plaatsen van financiële instrumenten zonder plaatsingsgarantie 8 Uitbaten van multilaterale handelsfaciliteiten (MTF's) AFDELING B - Nevendiensten Bewaring en beheer van financiële instrumenten voor rekening van cliënten, met inbegrip 1 van bewaarneming en daarmee samenhangende diensten, zoals contanten- en/of zekerhedenbeheer Verstrekken van kredieten of leningen aan een belegger om deze in staat te stellen een 2 transactie in één of meer financiële instrumenten te verrichten, bij welke transactie de onderneming die het krediet of de lening verstrekt, betrokken is Advisering aan ondernemingen inzake kapitaalstructuur, bedrijfsstrategie en daarmee 3 samenhangende aangelegenheden, alsook advisering en dienstverrichting op het gebied van fusies en overnames van ondernemingen Valutawisseldiensten voor zover deze samenhangen met het verrichten van 4 beleggingsdiensten Onderzoek op beleggingsgebied en financiële analyse of andere vormen van algemene 5 aanbevelingen in verband met transacties in financiële instrumenten 6 Diensten in verband met het overnemen van financiële instrumenten Beleggingsdiensten en -activiteiten alsook nevendiensten als bedoeld in deze afdeling of in 7 afdeling A hierboven die verband houden met de onderliggende waarde van de derivaten, wanneer die worden verstrekt in samenhang met beleggings- en nevendiensten AFDELING C - Financiële instrumenten 1 Effecten 2 Geldmarktinstrumenten 3 Rechten van deelneming in instellingen voor collectieve belegging Opties, futures, swaps, rentetermijncontracten en andere derivatencontracten die betrekking hebben of effecten, valuta, rentevoeten of rendementen, of andere afgeleide instrumenten, 4 indexen of maatstaven en die kunnen worden afgewikkeld door middel van materiële aflevering of in contanten Opties, futures, swaps, rentetermijncontracten en andere derivatencontracten die betrekking hebben op grondstoffen en in contanten moeten of mogen worden afgewikkeld naar keuze van 5 een van de partijen (tenzij de reden het in gebreke blijven is of een andere gebeurtenis die beëindiging van het contract tot gevolg heeft) Opties, futures, swaps en andere derivatencontracten die betrekking hebben op grondstoffen 6 en alleen kunnen worden afgewikkeld door middel van materiële levering, mits zij worden verhandeld op een gereglementeerde markt en/of een MTF Andere, niet in deel C, punt 6 vermelde opties, futures, swaps, termijncontracten en andere derivatencontracten die betrekking hebben op grondstoffen, kunnen worden afgewikkeld door middel van materiële levering en niet voor commerciële doeleinden bestemd zijn, en die de 7 kenmerken van andere afgeleide financiële instrumenten hebben, waarbij o.a. in aanmerking wordt genomen of de clearing en afwikkeling via erkende clearinghouses geschiedt en of er regelmatig sprake is van "margin calls" (verzoek om storting van extra zekerheden) 8 Afgeleide instrumenten voor de overdracht van het kredietrisico 9/46

10 9 Financiële contracten ter verrekening van verschillen ("financial contracts for differences") Opties, futures, swaps, termijncontracten en andere derivatencontracten met betrekking tot klimaatvariabelen, vrachttarieven, emissievergunningen, inflatiepercentages of andere officiële economische statistieken, en die contant moeten, of, op verzoek van één der partijen, kunnen worden afgewikkeld (anderszins dan op grond van een verzuim of een ander ontbindend 10 element), alsook andere derivatencontracten met betrekking tot activa, rechten, verbintenissen, indices en maatregelen dan die vermeld in deel C en die de kenmerken van andere afgeleide financiële instrumenten bezitten, waarbij o.a. in aanmerking wordt genomen of zij op een gereguleerde markt of MTF worden verhandeld of via erkende clearinghouses, en tevens of er regelmatig sprake is van "margin calls" (verzoek om storting van extra zekerheden) V4. Zet uw ondernemingsplan bondig uiteen. Vermeld daarbij meer bepaald de reden waarom de vennootschap in de toekomst de diensten wenst te verstrekken waarvoor een vergunning wordt gevraagd, en beschrijf welke rol zij in het Belgische financiële landschap en, mocht zij dat van plan zijn, in het Europese financiële landschap, meent te kunnen spelen. Geef tevens een globale evaluatie van het verwachte belang (procentueel uitgedrukt) van elk van de activiteiten die de vennootschap wenst uit te oefenen, en preciseer daarbij telkens de verschillende beoogde types van cliënten (niet-professionele cliënten, professionele cliënten 1, instellingen voor collectieve belegging) en het aandeel dat zij elk vermoedelijk zullen vertegenwoordigen. Voeg ook de marktstudies toe waarop u zich, in voorkomend geval, heeft gebaseerd en waarop uw financieel plan eventueel is gebaseerd. Buitenlandse initiatiefnemers dienen ook uiteen te zetten waarom zij België als land van vestiging hebben gekozen, en dochters van beleggingsondernemingen uit de EER dienen te vermelden waarom hun voorkeur eerder uitgaat naar een dochtervennootschap dan naar een bijkantoor Wettelijke en organisatorische aspecten Aandeelhouders V5. Vermeld de volledige samenstelling van de rechtstreekse en onrechtstreekse aandeelhouderskring Informatie over de betekenisvolle aandeelhouders De FSMA moet, met toepassing van artikel 59 van de wet, kunnen nagaan of de betekenisvolle aandeelhouders of vennoten - ongeacht of het natuurlijke of rechtspersonen zijn - over de vereiste kwaliteiten beschikken om een gezond en voorzichtig beleid van de vennootschap te waarborgen. Als de FSMA redenen heeft om aan te nemen dat dit niet het geval is, zal zij weigeren de vergunning te verlenen. Een aandeelhouder of vennoot wordt in beginsel als betekenisvol beschouwd als hij, rechtstreeks of onrechtstreeks, een al dan niet stemrechtverlenende deelneming van ten minste 10 procent van het kapitaal of van de stemrechten bezit (zie artikel 46, 24, van de wet, waarin ook de modaliteiten voor de berekening van dat percentage worden verduidelijkt). 1 Zie Bijlage A van het KB van 3 juni 2007 voor een definitie van het begrip 'professionele cliënt'. 10/46

11 Er moet ook worden opgemerkt dat: - wanneer er nauwe banden bestaan tussen de vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies en andere natuurlijke of rechtspersonen, de vergunning pas wordt verleend als deze banden de juiste uitoefening van de toezichthoudende taken van de FSMA niet belemmeren. Het begrip "nauwe banden" wordt gedefinieerd in artikel 46, 28, van de wet; - de FSMA weigert de vergunning als de wettelijke of bestuursrechtelijke bepalingen van een derde land die van toepassing zijn op één of meer natuurlijke of rechtspersonen met wie de vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies nauwe banden heeft, of moeilijkheden in verband met de toepassing van die bepalingen, een belemmering vormen voor de juiste uitoefening van haar toezichthoudende taken. V6. Opdat de FSMA over de vereiste informatie voor dit onderzoek zou beschikken, verzoeken wij u om, voor elke betekenisvolle aandeelhouder of vennoot, de inlichtingen te verstrekken die worden gevraagd in de relevante formulieren in bijlage bij Mededeling CBFA_2009_31 van 18 november V7. Als de vennootschap reeds is opgericht, verzoeken wij u bovendien om de evolutie van de aandeelhouderskring tijdens de voorbije vijf jaar kort te schetsen. V8. Vermeld of er overeenkomsten tussen aandeelhouders bestaan en, zo ja, gelieve hiervan een kopie over te leggen Informatie over de groep waarvan de betekenisvolle aandeelhouders van de aanvrager deel uitmaken Met een groep worden alle vennootschappen bedoeld die, alleen of gezamenlijk, controle uitoefenen op de aanvrager, alsook alle vennootschappen waarop die aanvrager, alleen of samen met anderen, controle uitoefent in de zin van artikel 5 van het Wetboek van Vennootschappen. Als er nauwe banden bestaan tussen de betrokken vennootschap en andere natuurlijke of rechtspersonen, moeten die banden worden verduidelijkt. V9. Geef, voor elk van de betekenisvolle aandeelhouders of vennoten die deel uitmaken van een groep, een volledige beschrijving van die groep door haar structuur schematisch toe te lichten en het belang van elke deelneming te vermelden. Vervolledig deze beschrijving door, voor elke persoon die deel uitmaakt van een groep waarvan een betekenisvolle aandeelhouder van de aanvrager deel uitmaakt, dezelfde inlichtingen te verstrekken als gevraagd voor de personen die deel uitmaken van de groep van de aanvrager. 11/46

12 Informatie over de groep waarvan de aanvrager deel uitmaakt V10. Geef een volledige beschrijving van de groep waarvan de aanvrager deel uitmaakt, door de structuur van deze groep schematisch toe te lichten en het belang van elke deelneming te vermelden. Vervolledig deze beschrijving door, voor elke persoon die tot de groep behoort, de inlichtingen te verstrekken als gevraagd in het formulier voor de gegevens over elke persoon die behoort tot de groep waarvan de aanvrager deel uitmaakt. Geef toelichting bij de activiteiten van de vennootschappen die deel uitmaken van die groep(en) Andere entiteiten die deel uitmaken van de groep, en aan toezicht door een toezichthouder van de financiële sector zijn onderworpen V11. Indien bepaalde betekenisvolle aandeelhouders of vennoten, of bepaalde vennootschappen die tot dezelfde groep behoren als de aanvrager, ingevolge hun specifiek wettelijk statuut aan het toezicht van een toezichthouder van de financiële sector zijn onderworpen, gelieve meer bepaald het soort uitgeoefende activiteiten te vermelden, het type vergunning dat werd verkregen, alsook de autoriteit die belast is met het toezicht (naam, adres, contactpersoon). Indien het betrokken toezicht niet wordt uitgeoefend door een autoriteit uit een EER-lidstaat, verzoeken wij u de aard en de omvang te beschrijven van het toezicht waaraan deze vennootschappen in hun land van herkomst zijn onderworpen, met verwijzing naar de toepasselijke wetteksten. De FSMA zal contact opnemen met de betrokken toezichthouder(s) Bestuursorganen Ontwerpstatuten V12. Voor de nog op te richten vennootschappen verzoeken wij u de ontwerpstatuten van de vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies bij het dossier te voegen, en voor de reeds opgerichte vennootschappen, het ontwerp van statutenwijziging alsook het ontwerp van de gecoördineerde statuten Structuur van de bestuursorganen V13. Gelieve te vermelden of de vennootschap voornemens is gebruik te maken van de in artikel 69 van de wet vermelde mogelijkheid (oprichting van een directiecomité en bevoegdheidsdelegatie aan dat directiecomité). 12/46

13 Als de vennootschap voornemens is die mogelijkheid te benutten, dient u ons op de hoogte te brengen van de voorwaarden van die delegatie aan het directiecomité. Gelieve te verduidelijken of een taakverdeling tussen de leden van het directiecomité wordt overwogen. Als de vennootschap niet voornemens is die mogelijkheid te benutten, gelieve dan te verduidelijken of er bevoegdheden zullen worden gedelegeerd en, zo ja, aan wie en onder welke voorwaarden Samenstelling van de raad van bestuur V14. Gelieve de lijst van de leden van de raad van bestuur te verstrekken. Dit deel strekt ertoe informatie in te winnen over de bestuurders die niet deelnemen aan de effectieve leiding van de vennootschappen. Aan de hand van die informatie kan de FSMA onder andere nagaan of de vennootschap over een voor de uitoefening van haar werkzaamheden passende beleidsstructuur beschikt, wat met name veronderstelt dat haar raad van bestuur op een zodanige wijze is samengesteld dat hij de hem bij de wet toevertrouwde bevoegdheden effectief kan uitoefenen. Zij stelt de FSMA ook in staat na te gaan of artikel 61 van de wet houdende de regeling inzake het beroepsverbod en artikel 70 van de wet op de onverenigbaarheden worden nageleefd. V15. Met betrekking tot de vereisten inzake de effectieve uitoefening van de aan de bestuurders toevertrouwde bevoegdheden en de verbodsbepalingen dient iedere niet-uitvoerend bestuurder het formulier in te vullen over de inlichtingen die de kandidaten voor een functie van niet-uitvoerend bestuurder dienen te verstrekken. V16. Indien bestuurders via een managementvennootschap zitting hebben in de raad, gelieve dan als bijlage bij het vergunningsdossier een kopie te voegen van de statuten van die managementvennootschap (alsook van de ontwerpovereenkomst tussen die vennootschap en de vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies). De onverenigbaarheden worden geregeld door artikel 70 van de wet en door het CBFA-reglement van 9 juli 2002 met betrekking tot de uitoefening van externe functies door leiders van gereglementeerde ondernemingen. De materie wordt meer gedetailleerd toegelicht in de CBFA-circulaire van 13 november 2006 (met kenmerk "PPB CPB-CPA") over de uitoefening van externe functies door de leiders van gereglementeerde ondernemingen. V17. Voeg als bijlage bij het vergunningsdossier het huidige ontwerp van de interne regels waarvan de invoering wordt overwogen conform artikel 70, 2, van de wet en artikel 2 van het CBFA-reglement van 9 juli 2002 om voorwaarden te stellen aan de uitoefening van externe functies door de personen op wie de onverenigbaarheidsregeling van toepassing is. Beschrijf, in voorkomend geval, de specifiek voor de niet-uitvoerende bestuurders geldende regels. 13/46

14 V18. Vermeld de andere (uitvoerende of niet-uitvoerende) mandaten en/of functies die de niet-uitvoerende bestuurders uitoefenen in andere vennootschappen. Duid aan of het gaat om een mandaat in een beursgenoteerde onderneming, een mandaat in een vennootschap die deel uitmaakt van de groep waartoe de vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies behoort, dan wel een mandaat in een andere gereglementeerde onderneming, of om andere functies. V19. Vermeld wie van de leden van de raad van bestuur een onafhankelijk bestuurder is, en staaf die hoedanigheid op basis van de in artikel 526ter van het Wetboek van Vennootschappen vastgestelde criteria Comités binnen de raad van bestuur Artikel 62, 2, eerste lid, van de wet bepaalt dat iedere beleggingsonderneming een auditcomité opricht binnen haar wettelijk bestuursorgaan. Die verplichting om een auditcomité op te richten, geldt echter niet voor de beleggingsondernemingen die bepaalde van de in het derde lid van die 2 vastgestelde drempels niet bereiken. V20. Gelieve te vermelden of de vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies onderworpen zal zijn aan de wettelijke verplichting om over een auditcomité te beschikken en, zo neen, uw antwoord te staven op basis van de in artikel 62, 2, derde lid, vastgestelde criteria. Gelieve in dat geval ook te verduidelijken of de vennootschap voornemens is vrijwillig een auditcomité op te richten. V21. Als een auditcomité wordt opgericht, gelieve dan de samenstelling ervan te verduidelijken. Indien een onafhankelijk bestuurder in de zin van artikel 526ter van het Wetboek van Vennootschappen zitting heeft in het auditcomité, gelieve dit dan te staven. Als de leden van het auditcomité over een gezamenlijke bevoegdheid beschikken met betrekking tot de werkzaamheden van de betrokken beleggingsonderneming en op het vlak van de boekhouding en de audit, gelieve dan ook dit te staven. Artikel 62, 2ter, eerste lid, van de wet bepaalt dat iedere beleggingsonderneming een remuneratiecomité opricht binnen haar wettelijk bestuursorgaan. Die verplichting om een remuneratiecomité op te richten, geldt echter niet voor de beleggingsondernemingen die bepaalde van de in het derde lid van 2ter vastgestelde drempels niet bereiken. V22. Gelieve te vermelden of de vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies onderworpen zal zijn aan de wettelijke verplichting om over een remuneratiecomité te beschikken en, zo neen, uw antwoord te staven op basis van de in artikel 62, 2ter, derde lid, vastgestelde criteria. Gelieve in dat geval ook te verduidelijken of de vennootschap voornemens is vrijwillig een remuneratiecomité op te richten. 14/46

15 V23. Als een remuneratiecomité wordt opgericht, gelieve dan de samenstelling ervan te verduidelijken. Als een onafhankelijk bestuurder in de zin van artikel 526ter van het Wetboek van Vennootschappen zitting heeft in het remuneratiecomité, gelieve dit te staven. V24. Welke zijn, naast - in voorkomend geval - het auditcomité en het remuneratiecomité, de gespecialiseerde comités die binnen de raad van bestuur van de vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies zullen worden opgericht (strategisch comité, benoemingscomité, bureau van de raad, enz.)? Vermeld voor elk van deze comités de volgende gegevens: - de hun toegekende bevoegdheden; - de wisselwerking tussen hun bevoegdheden en die van de raad van bestuur in zijn geheel, enerzijds, en, in voorkomend geval, die van het directiecomité, anderzijds; - de huidige fase van de denkoefening over de beginselen die hun interne werking zullen sturen; - de regels die zullen worden toegepast in verband met de samenstelling van deze comités (aantal leden en selectiecriteria); - hun samenstelling Leden van de effectieve leiding en sleutelfuncties Effectieve leiders Met effectieve leider wordt een persoon bedoeld in de zin van artikel 1, 7, het CBFA-reglement van 9 juli 2002 met betrekking tot de uitoefening van externe functies door leiders van gereglementeerde ondernemingen, die deelneemt aan de effectieve leiding van de instelling, nl., wanneer een directiecomité is opgericht, een lid van een dergelijk comité of een persoon van wie de functie hiërarchisch net onder een dergelijk comité ligt, en die in die hoedanigheid een rechtstreekse en doorslaggevende invloed uitoefent op het beheer van alle of bepaalde activiteiten van de instelling, met inbegrip van de leiders van bijkantoren in het buitenland; wanneer dergelijk comité niet is opgericht, de personen die op het hoogste niveau deelnemen aan het bestuur van de instelling. De effectieve leiders moeten de vereiste professionele betrouwbaarheid en de passende ervaring bezitten (artikel 60 van de wet). Bovendien zijn zij onderworpen aan een aantal verbodsbepalingen (artikel 61 van de wet) en een onverenigbaarheidsregeling (artikel 70 van de wet). V25. Met het oog op de vereisten inzake professionele betrouwbaarheid en passende ervaring, alsook op de verbodsbepalingen, dient elke effectieve leider het formulier in te vullen over de inlichtingen die de kandidaten voor een functie van effectieve leider moeten verstrekken. De onverenigbaarheden worden geregeld door artikel 70 van de wet en door voornoemd CBFA-reglement van 9 juli De materie wordt meer gedetailleerd toegelicht in de 15/46

16 CBFA-circulaire van 13 november 2006 (met kenmerk "PPB CPB-CPA") over de uitoefening van externe functies door de leiders van gereglementeerde ondernemingen. V26. Wat de interne regels betreft die bepalen onder welke voorwaarden externe functies kunnen worden uitgeoefend door de door de onverenigbaarheidsregeling geviseerde personen, en die, conform vraag 17, in ontwerpvorm als bijlage bij het vergunningsdossier moeten worden gevoegd, verzoeken wij u, in voorkomend geval, de specifiek voor de effectieve leiders geldende regels te beschrijven. V27. Vermeld wie de verantwoordelijke leider zal zijn voor het opzetten van de vereiste organisatie om te voldoen aan de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen over de onverenigbaarheden voor bestuurders en effectieve leiders, en onder wiens gezag de gevraagde informatie aan de FSMA zal worden meegedeeld. V28. Vermeld de andere (uitvoerende of niet-uitvoerende) mandaten en/of functies die de effectieve leiders in andere vennootschappen uitoefenen. Duid aan of het gaat om een mandaat in een beursgenoteerde onderneming, een mandaat in een vennootschap die deel uitmaakt van de groep waartoe de vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies behoort, dan wel een mandaat in een andere gereglementeerde onderneming, of om andere functies Sleutelfuncties Indien in de vooropgestelde organisatie een aantal sleutelfuncties voor een gezond en voorzichtig beheer van de vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies zijn toevertrouwd aan personen die zich op een hiërarchisch niveau onmiddellijk onder dat van het directiecomité bevinden, en die, door de functie die zij uitoefenen, deelnemen aan de controle op de vennootschap, dan veronderstelt een passende organisatie als vereist krachtens artikel 62 van de wet, dat deze personen over de voor de uitoefening van die functies geschikte kwaliteiten beschikken. Hier worden onder meer de functies bedoeld van verantwoordelijke voor de interne audit, verantwoordelijke voor het risicobeheer, verantwoordelijke voor de compliancefunctie en verantwoordelijke voor de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. V29. Geef aan welke sleutelfuncties binnen de geplande algemene organisatie volgens u tot deze categorie behoren. Vermeld voor elk van deze functies de criteria die bij de toewijzing ervan zullen worden gehanteerd (gezocht profiel), alsook de toewijzingsprocedure die zal worden gevolgd, inclusief de toetsing van voornoemde criteria. Gelieve het curriculum vitae van de personen die sleutelfuncties zullen uitoefenen, mee te sturen. 16/46

17 Gelieve te noteren dat de FSMA over de erkenning van de compliance officer van de vennootschap een afzonderlijke beslissing zal nemen op basis van artikel 87bis, 2, van de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten Organigram Algemeen organigram V30. Voeg als bijlage bij het vergunningsdossier het organigram zoals dat er zal uitzien op het moment dat de vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies waarvoor een vergunning wordt gevraagd, haar werkzaamheden opstart. Dat organigram moet onder meer de volgende gegevens bevatten: 1. de verdeling, binnen de bestuursorganen, van de functies en de verantwoordelijkheden voor de verschillende diensten en comités die binnen de vennootschap zouden zijn opgericht; 2. voor elke activiteit van de vennootschap, de identiteit van de verantwoordelijke(n) voor die activiteit en het aantal personen die eraan zijn toegewezen; 3. de identiteit van de verantwoordelijke voor de compliancefunctie; 4. de identiteit van de verantwoordelijke(n) voor de toepassing van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, voor zover dit niet dezelfde persoon is als de verantwoordelijke voor de compliancefunctie; 5. de identiteit van de andere verantwoordelijken voor de sleutelfuncties waarvan sprake in punt hierboven Aantal personeelsleden V31. Vermeld de volgende gegevens voor het eerste jaar waarin de vennootschap werkzaam is: - het totaal aantal personeelsleden in ondergeschikt verband, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen kaderleden en niet-kaderleden; - de anciënniteit van de kaderleden binnen de vennootschap Geplande evolutie voor de eerste drie jaar V32. Vermeld de draagwijdte en de timing van de voorgenomen aanpassingen aan het organigram tijdens de eerste drie boekjaren, opdat de organisatie van de vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies afgestemd zou blijven op de verwachte groei. 17/46

18 Commerciële aanpak Marketing V33. Bespreek uitvoerig het algemene marketingbeleid dat de vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies zal voeren om cliënten te werven en geef meer bepaald een opsomming van de kanalen die daarbij zullen worden gebruikt, zoals reclame, zaakaanbrengers, kantorennetwerk of internet (over die kanalen wordt nauwkeurige informatie gevraagd in punt hieronder). Indien zaakaanbrengers worden ingeschakeld, verzoeken wij u om de ontwerpovereenkomst die met hen zal worden gesloten, als bijlage bij het vergunningsdossier te voegen Bedrijfsnetwerk V34. Vermeld of de vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies voornemens is om, binnen een termijn van 3 jaar na het verkrijgen van haar vergunning, in België of in het buitenland over te gaan tot de oprichting of de aankoop van dochtervennootschappen - hetzij rechtstreeks, hetzij onrechtstreeks -, bijkantoren of exploitatiezetels, meer bepaald eigen kantoren. Zo ja, preciseer voor elk van deze entiteiten de plaats en/of land van vestiging, alsook de termijn waarbinnen dit gepland is, en beschrijf de activiteiten die elk van die entiteiten zal uitoefenen, alsook hoe die activiteiten in het organigram zullen worden geïntegreerd, zowel vanuit het oogpunt van het beheer als van de controle. Gelieve dezelfde informatie te verstrekken voor de activiteiten die de vennootschap voornemens is in het buitenland te ontwikkelen in het kader van de vrije dienstverlening. V35. Vermeld of er plannen bestaan om, via tussenpersonen in bank- en beleggingsdiensten, relaties aan te gaan met cliënten of verrichtingen uit te voeren. Gelieve bijgevolg het aantal tussenpersonen te vermelden, aan te geven hoe de vennootschap de activiteit van die tussenpersonen in haar organigram zal integreren, zowel vanuit het oogpunt van het beheer als van de controle, en de ontwerpovereenkomst die met de tussenpersonen in bank- en beleggingsdiensten zal worden gesloten, als bijlage bij het vergunningsdossier te voegen. V36. Geef aan of de vennootschap over een website zal beschikken en, zo ja, of deze website: - louter informatief zal zijn (d.w.z. dat op die website informatie wordt verstrekt over de vennootschap, haar diensten en haar tarieven), - interactief zal zijn (d.w.z. dat op die website pedagogische en/of adviserende functies beschikbaar zullen zijn), of, - transactioneel zal zijn (d.w.z. dat er via die website orders kunnen worden geplaatst, contracten voor het verstrekken van financiële diensten kunnen worden gesloten, en/of financiële diensten op afstand kunnen worden verstrekt, en zo ja, welke). 18/46

19 V37. Vermeld tevens of deze website op een cliënteel buiten België gericht zal zijn, en, zo ja, vermeld welke cliënten de doelgroep zullen vormen, in welke landen en voor welke diensten. In voorkomend geval, dient u aandacht te besteden aan eventuele meldingsplichten ingevolge die grensoverschrijdende activiteit. Gelieve hiervoor de CBFA-circulaire van 7 april 2009 getiteld "Financiële diensten via het Internet: prudentiële vereisten" (met kenmerk "CBFA ") te raadplegen Algemene organisatie Volgens artikel 62, 1 en 2, eerste lid, van de wet moet "iedere beleggingsonderneming beschikken over een voor haar werkzaamheden of voorgenomen werkzaamheden passende beleidsstructuur, administratieve en boekhoudkundige organisatie, controle- en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de elektronische informatieverwerking, en interne controle. Zij houdt daarbij rekening met de aard, de omvang en de complexiteit van deze werkzaamheden en de eraan verbonden risico's. Iedere beleggingsonderneming dient te beschikken over een passende beleidsstructuur, waaronder inzonderheid dient te worden verstaan: een coherente en transparante organisatiestructuur, met inbegrip van een passende functiescheiding; een duidelijk omschreven, transparant en samenhangend geheel van verantwoordelijkheidstoewijzingen; passende procedures voor de identificatie, de meting, het beheer en de opvolging van en de interne verslaggeving over de belangrijke risico's die de beleggingsonderneming loopt ingevolge haar werkzaamheden of voorgenomen werkzaamheden; een beloningsbeleid en een beloningscultuur die in overeenstemming zijn met en bijdragen aan een degelijk en doeltreffend risicobeheer." Verder wordt ook verwezen naar het CBFA-reglement van 5 juni 2007 betreffende organisatorische voorschriften voor instellingen die beleggingsdiensten verstrekken (hierna "het reglement van 5 juni 2007" genoemd) en naar de Mededelingen FSMA_ dd. 19 januari 2012, FSMA_ dd. 16 april 2012 en FSMA_ dd. 8 april 2013 met betrekking tot de MiFID-gedragsregels. Gelieve, voor elk van de vermelde gebieden, een beschrijving te geven van de organisatorische maatregelen, normen, procedures, documenten en systemen die een algemene draagwijdte hebben, d.w.z. die van toepassing zijn op alle activiteiten van de vennootschap. De meer specifieke organisatorische maatregelen en controlemaatregelen die gedifferentieerde modaliteiten bevatten die op een bepaalde dienst of een bepaald product afgestemd zijn, komen aan bod in punt "Specifieke organisatie per activiteit". Zo dienen bijvoorbeeld in het punt over de algemene organisatie de algemene gedragsregels te worden vermeld, terwijl de meer specifieke gedragsregels voor een welbepaalde activiteit, zoals het vermogensbeheer, onder het volgende punt dienen te worden vermeld. 19/46

20 Bevoegdheidsdelegatie: vertegenwoordiging, ondertekeningsbevoegdheid en bevoegdheidsbeperking V38. Gelieve de bevoegdheden van de effectieve leiders te beschrijven door onderstaande vragen te beantwoorden. 1. Welke beperkingen worden er aan de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de effectieve leiders gesteld, en voor welke bevoegdheden zijn verschillende handtekeningen vereist? 2. Welke interne beperkingen worden aan de beslissingsbevoegdheid van de effectieve leiders gesteld, en wie is, inclusief vanaf welk hiërarchisch niveau, gemachtigd om beslissingen te nemen in aangelegenheden die deze beperkingen overschrijden? Informaticaorganisatie V39. Beschrijf de informaticaorganisatie van de vennootschap alsook hoe haar informaticaomgeving is opgezet. Vermeld in het bijzonder over welke materiële middelen, meer bepaald over welke management tools, de vennootschap zal beschikken om de geplande activiteiten uit te oefenen. Uit de verstrekte gegevens moet blijken dat de materiële middelen geschikt zijn voor deze activiteiten. Gelieve tevens te vermelden op welke wijze de gegevens worden opgeslagen. In het dossier moeten meer bepaald de volgende aspecten worden toegelicht: - de informaticastrategie van de vennootschap; - de informatica-infrastructuur (servers, intern netwerk, pc,...); - de externe netwerkverbindingen (WAN-netwerk, Internet,...); - de gebruikte softwarepakketten, "operating systems" en software, in het bijzonder de vermogensbeheersoftware; - de gebruikte elektronische professionele operationele kanalen en informatiekanalen; - het interne informaticabeleid en de interne informaticabeveiliging (logisch en fysiek); - het beleid en de maatregelen inzake de continuïteit van de informatica (back-ups, noodsite,...); - de uitbestede informaticadiensten en de afgesloten SLA s (als een beroep wordt gedaan op externe personen, moeten ook hun identificatiegegevens worden vermeld) Gegevensbewaring V40. Beschrijf de regels voor het klasseren en bewaren (periodiciteit, vorm, plaats en duur) van de gegevens over de door de vennootschap uitgevoerde verrichtingen, hetzij voor rekening van haar cliënten, haar personeel en haar leiders, hetzij voor eigen rekening (zie de artikelen 23 tot 25 van het reglement van 5 juni 2007) Organisatie van de boekhouding V41. Beschrijf hoe de boekhouding binnen de vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies wordt georganiseerd, en preciseer welk lid van het directiecomité daarvoor 20/46

21 verantwoordelijk wordt. Als een beroep wordt gedaan op een externe persoon, gelieve ook zijn identificatiegegevens te vermelden Gezonde beheerpraktijken inzake bedrijfscontinuïteit De FSMA zal het passende karakter van het bedrijfscontinuïteitsbeleid van de vennootschap toetsen op basis van de CBFA-circulaire van 10 maart 2005 over de gezonde beheerpraktijken inzake de bedrijfscontinuïteit van financiële instellingen (met kenmerk "PPB 2005/2"). V42. Beschrijf de maatregelen die de vennootschap zal nemen om haar dienstverlening en de uitoefening van haar activiteiten te allen tijde zonder onderbreking te kunnen voortzetten. Licht de ingevoerde procedures, alsook de organisatie en de systemen die zijn opgezet opdat de vennootschap, bij een ernstige en niet-geplande onderbreking van haar activiteiten, haar kritieke functies kan blijven uitoefenen of zo spoedig mogelijk kan herstellen, en haar normale activiteiten binnen een redelijke termijn kan hervatten Uitbesteding De FSMA zal het passende karakter van de ter zake door de vennootschap genomen maatregelen toetsen op basis van de artikelen 17 tot 22 van het reglement van 5 juni 2007 en de CBFA-circulaire van 22 juni 2004 over gezonde beheerpraktijken bij uitbesteding door kredietinstellingen en beleggingsondernemingen (met kenmerk "PPB 2004/5"). Met "uitbesteding" wordt elk beroep op derden bedoeld voor de uitoefening van activiteiten of het voeren van bedrijfsprocessen die eigen zijn aan de financiële instelling. Er kunnen zowel diensten aan cliënten (callcenters, vermogensbeheer,...) als administratieve (boekhouding,...) en gespecialiseerde functies (IT, interne audit, databeheer,...) worden uitbesteed. In de circulaire van 22 juni 2004 wordt de draagwijdte van deze definitie nader gepreciseerd. V43. Beschrijf de maatregelen die de vennootschap zal nemen om de in de circulaire geponeerde beginselen van gezond beheer na te leven. Vermeld daarbij meer bepaald welke activiteiten eventueel zouden worden uitbesteed. Indien wordt overwogen om algemene diensten uit te besteden, vermeld dan op wie daarvoor een beroep zal worden gedaan. Voeg als bijlage bij het vergunningsdossier een ontwerp van het algemeen uitbestedingsbeleid van de vennootschap alsook een schriftelijke ontwerpovereenkomst Website De FSMA zal de door de vennootschap genomen maatregelen met betrekking tot haar website toetsen op basis van de CBFA-circulaire van 7 april 2009 getiteld ''Financiële diensten via het Internet: prudentiële vereisten" (met kenmerk "CBFA ") en van de MiFID-gedragsregels. V44. Als de vennootschap voornemens is om financiële diensten te verstrekken via het internet, gelieve deze diensten te beschrijven en aan te tonen dat de vennootschap over een passende 21/46

22 organisatie en interne controle beschikt om te voldoen aan de door de circulaire voorgeschreven vereisten en aanbevelingen. De vennootschap dient toelichting te verstrekken bij: - de financiële en commerciële aspecten van de diensten die zij via het internet verstrekt; - de technische opties en het beveiligingsbeleid, meer bepaald het beleid en de beveiliging van haar website, alsook de door haar genomen maatregelen voor de diensten die zij via het internet verstrekt; - haar risicobeheer, waarbij zij dient aan te tonen dat zij de juridische en operationele implicaties en de implicaties voor haar reputatie, inclusief de daaraan verbonden risico's, onder controle heeft Interne controle Artikel 62, 3, van de wet bepaalt dat iedere beleggingsonderneming een passende interne controle dient te organiseren, waarvan de werking minstens jaarlijks dient te worden beoordeeld. Wat haar administratieve en boekhoudkundige organisatie betreft, dient zij een systeem van interne controle te organiseren dat een redelijke mate van zekerheid verschaft over de betrouwbaarheid van het financiële verslaggevingsproces, zodat de jaarrekening in overeenstemming is met de geldende boekhoudreglementering. Verder neemt iedere beleggingsonderneming de nodige maatregelen om blijvend over een passende onafhankelijke interneauditfunctie te kunnen beschikken. CBFA-circulaire D1/EB/2002/6 over de interne controle, de interneauditfunctie en de compliancefunctie die op 14 november 2002 aan de beleggingsondernemingen is gericht en de FSMA-circulaire 2013_08 d.d. 23 april 2013 over de compliancefunctie (die bijlage 2 van de CBFA-circulaire D1/EB/2002/6 vervangt) formuleren de algemene criteria aan de hand waarvan de FSMA, in het kader van haar toezicht op de naleving van artikel 62 van de wet, het passende karakter van de werking van de interne controle bij de vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies zal toetsen. V45. Beschrijf het internecontrolesysteem van de vennootschap, de componenten van dit systeem en de algemene en specifieke maatregelen (zie respectievelijk de punten 1.1, 1.2 en 1.3 van de bijlage bij circulaire D1/EB/2002/6). Beschrijf ook op welke manier de raad van bestuur en het directiecomité hun verantwoordelijkheden ter zake zullen uitoefenen Risicobeheer Artikel 62, 2, van de wet verplicht de beleggingsondernemingen over passende procedures te beschikken voor de identificatie, de meting, het beheer en de opvolging van en de interne verslaggeving over de belangrijke risico's die zij lopen ingevolge hun werkzaamheden of voorgenomen werkzaamheden. Artikel 13 van het reglement van 5 juni 2007 verduidelijkt de inhoud van die verplichting. 22/46