Inhoudsopgave SMS-dropping

Transcriptie

1 Inhoudsopgave SMSdropping Hoofdstuk 1: Uitleg SMSdropping 1.1. Inleiding Speluitleg Spelregels 1.4. Materiaal Hoofdstuk 2: Voorbereidingen SMSdropping 2.1. Vaststellen datum en locatie 2.2. Programmaopzet Financiën Routes uitzetten 2.5. Deelnemers werven en publiciteit Vrijwilligers Routes uitwerken in SMSberichten 2.8. Materialen Catering Prijzen en vrijwilligersaandenken Deelnemersverwerking Draaiboek Hoofdstuk 3: Uitvoering SMSdropping 3.1. Opbouwen Laatste instructie vrijwilligers Ontvangst deelnemers Opening Spelverloop 3.6. Afsluiting en prijsuitreiking Hoofdstuk 4: Evaluatie 4.1. Voorbereidingen 4.2. Uitvoering 2

2 SMSdropping SMSdropping Hoofdstuk Inleiding Bijna elke afdeling heeft wel eens een dropping georganiseerd. Maar helemaal nieuw is de SMSdropping, de dropping met smsberichten. In het pikke donker worden de teams op een onbekende plek gedropt en moeten via het versturen van smsberichten naar de thuisbasis proberen te komen. De SMSdropping is een leuke variant op de gewone dropping, echt een activiteit van deze tijd. De SMSdropping is eenvoudig te organiseren en heeft bijna geen kosten, tenminste als je gebruik kunt maken van eigen mobiele telefoons. Het is een geschikte activiteit voor kleine groepen, bijvoorbeeld om met je eigen afdeling te doen Speluitleg Alle teams verzamelen in een café of zaaltje. Dit is de thuisbasis. Van elk team blijft een persoon in de thuisbasis. De anderen worden ergens gedropt. De loopgroep staat met hun teamgenoot in de thuisbasis in verbinding met behulp van een mobiele telefoon. Zij kunnen niet zonder elkaar. Want de persoon bij de thuisbasis heeft namelijk de routebeschrijving voor de loopgroep en de loopgroep vind tijdens het lopen steeds bordjes met aanwijzingen die corresponderen met de stukken routebeschrijving die in willekeurige volgorde op een lijst staan. Hoe gaat dit nu precies in zijn werk. Als het goed donker is worden de loopgroepen om de 10 minuten gedropt. De persoon bij de thuisbasis blijft achter. De mensen van de loopgroep worden eerst geblinddoekt en vervolgens met de auto naar een specifieke locatie gebracht. Het loopteam wordt door de begeleiding in een bepaalde richting gestuurd. Het loopteam gaat op pad en loopt in de door de begeleider aangegeven richting. Op hun weg komt de loopgroep een bordje tegen met daarop een aanwijzing. Dit kan gewoon een woord zijn maar ook een opdracht. Bijvoorbeeld een rebus. De oplossing van de rebus is een woord of korte zin, bijvoorbeeld Keep Moving. Dit woord, deze aanwijzing smst de loopgroep naar de thuisbasis. De persoon bij de thuisbasis zoekt het woord op de lijst die hij van de begeleiding heeft gekregen. Deze lijst bevat een opsomming van woorden en korte zinnen. Achter elk woord of korte zin staat een stukje van de routebeschrijving, bijvoorbeeld loop rechtdoor en bij de derde kruising links. De thuisbasis zoekt het woord op en smst de routebeschrijving die achter dit woord staat terug naar de loopgroep. De loopgroep loopt weer door volgens de routebeschrijving die is gesmst. Als ze dit goed doen komen ze weer bij een nieuw bordje uit, waar weer een andere opdracht of aanwijzing opstaat. De aanwijzing of oplossing van deze opdracht, wordt weer naar de thuisbasis gesmst. Door middel van smsberichten kan de thuisbasis de loopgroep informeren hoe ze moeten lopen. Om er nu zeker van te zijn dat de thuisbasis en de loopgroep weten dat het bericht dat ze ontvangen ook daadwerkelijk van een teamgenoot is, kan je ervoor kiezen om elk team voor een bericht een eigen geheime groepscode in te typen. Uiteindelijk zullen de loopteams een voor een bij het eindstation aankomen. Bij het eindstation, vlak bij het café krijgt het loopteam een heerlijke kop warme soep. Daarna kunnen ze in het café wat drinken om te wachten op de andere teams en kan het feest beginnen. De personen die in de thuisbasis zitten, hebben niet zo veel te doen. Zij moeten telkens wachten op de loopgroep totdat zij weer bij een ander bordje zijn. Pas dan hoeven zij weer in actie te komen. Deze personen moeten ook iets te doen hebben. Bedenk een leuke opdracht waarmee ze bijvoorbeeld voor hun team bier kunnen verdienen. Bijvoorbeeld: darten, biljarten of bowlen. Bier in centimeters, halve of hele glazen afhankelijk van de kans tot scoren. Bij het bowlen kun je starten vanuit een bowlingbaan. 3

3 1.3. Spelregels Een team bestaat uit maximaal 5 personen: 1 voor de basis en 4 die gaan lopen. Om de 10 minuten wordt een team lopers gedropt. De basis en de lopers mogen alleen communiceren via smsberichten. Je mag een vooraf afgesproken aantal smsjes versturen. Voor elk smsje moet je je groepscode invoeren. Elke loopgroep van het team krijgt een noodenvelop met een telefoonnummer. Dit mag je alleen bellen in noodgevallen, dus als je echt de weg kwijt bent of als het half 12 is en je bent nog steeds niet terug. Zit je in de loopgroep, houd je dan tijdens het lopen een beetje gedeisd en houd rekening met bewoners Materiaal Mobiele telefoons die smsservice hebben (twee per team). Lijst met aanwijzingen en routebeschrijvingen. Bordjes met opdrachten en aanwijzingen. Lijst met groepscodes. Set van 4 blinddoeken. Twee of drie grote auto s voor het droppen van de teams. Routebeschrijving voor de begeleiders. In bijlage 1 vind je een uitgebreide materiaallijst. 4

4 Voorbereidingen SMSdropping Hoofdstuk 2 Het organiseren van een SMSdropping kost niet zo heel veel voorbereidingstijd. Het is wel belangrijk dat de voorbereidingen zorgvuldig gebeuren. Hierdoor voorkom je dat je dingen dubbel doet. Een goede voorbereiding voorkomt ook veel stress tijdens en vlak voor de uitvoering van de activiteit. In de volgende paragrafen wordt stapje voor stapje uiteengezet wat er allemaal moet gebeuren, aangevuld met tips. Publiciteit, werving deelnemers en financiën worden kort aangestipt. Wil je over deze onderwerpen meer weten, raadpleeg dan het Handboek voor Bestuursleden waar uitgebreid op deze stof wordt ingegaan. Dit handboek is in het bezit van jouw bestuur of kan je opvragen bij het APJW of bij Plattelands Jongeren Services Midoost (PJSMidoost) in Arnhem. Voor de uitvoering van de voorbereidingen kan je gebruik maken van de Checklist Voorbereidingen, zie bijlage Vaststellen datum en locatie Het eerste wat je doet is natuurlijk de datum bepalen. Houdt rekening met andere evenementen en andere ledenactiviteiten. Vervolgens ga je op zoek naar een geschikte locatie waar je de SMSdropping wilt houden. Voor de SMSdropping moet je een locatie vinden voor de thuisbasis en moet je weten waar je de routes wilt laten lopen. Het is het leukste om de dropping in een voor de deelnemers onbekende omgeving te doen. Voor de thuisbasis kun je een zaaltje gebruiken in een café of bij een bowlingbaan. De route van de lopers moet bij de thuisbasis uitkomen. Het maakt niet zoveel uit waar je de route doorheen laat lopen omdat het toch donker is. Probeer wel zoveel mogelijk cafés en andere aantrekkelijke gelegenheden te vermijden. De kans dat de lopers halverwege ergens blijven steken wordt dan een stuk kleiner Programmaopzet Maak een realistische schatting van het aantal deelnemers dat aan de activiteit mee zal doen. Een team bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 personen. Het aantal deelnemende teams bepaalt de opzet van de SMSdropping. Bij 4 of meer teams moet je twee routes gebruiken, anders duurt het erg lang voordat alle loopteams gedropt zijn. Waar verzamelen de deelnemers? Wat doen we met de afsluiting? Feestje met bier en muziek? En waar? Waar gaan we de teams droppen. De afstand tussen de dropplaats en het eindpunt moet niet al te groot zijn, een kilometer of 4. Anders duurt het veel te lang. Hier doen de teams normaal gesproken ongeveer een uur over. Nu met opdrachten erbij doen de teams er ongeveer 1,5 tot 2 uur over. Dit is echt lang genoeg. Met het droppen van de teams ben je ook zo een half uur tot een uur kwijt. Maak aan de hand van deze gegevens een globaal programmaoverzicht waarin je het volgende opneemt Aantal deelnemers/teams Aanvang activiteit Einde activiteit Aantal routes Basiskamp Droplocaties Bepaal het aantal vrijwilligers dat je bij de uitvoering nodig hebt. Het aantal vrijwilligers hangt af van de opzet van de activi teit. Op de dag van uitvoering zijn er de volgende taken: Coördinatie 1 persoon Opbouwen 4 personen Routeploeg 2 personen Thuisbasis 2 personen Afsluiting 2 personen 2.3. Financiën Het organiseren van de SMSdropping kost geld, met name de randactiviteiten. Dit geld moet ergens vandaan komen. Er zijn verschillende bronnen. Maak eerst een schatting van de kosten die de SMSdropping met zich meebrengt. Dan weet je ongeveer hoeveel geld er moet komen. Bepaal vervolgens de deelnemersbijdrage; zorg ervoor dat dit bedrag reëel is en geen drempel zal vormen voor aanmelding. Maximaal F 30, per team. 5

5 Indien nog extra financiering nodig is kun je de volgende stappen ondernemen: Maak een inventarisatie welke bedrijven en instellingen in de buurt eventueel kunnen sponsoren. Stel een sponsorbrief op en zorg dat al deze bedrijven een brief krijgen. Geef duidelijk aan welke mogelijkheden een bedrijf heeft om te sponsoren en wat de tegenprestaties kunnen zijn. Benader twee weken na de verspreiding van de sponsorbrieven de bedrijven persoonlijk door een bezoek of een telefoontje en maak duidelijke sponsorafspraken. Attentie: Het stimuleringsfonds Als je een activiteit met een vernieuwend karakter gaat organiseren, wat de SMSdropping is, kun je proberen om bij het provinciaal bestuur extra financiële middelen te krijgen. De meeste provinciale organisaties hebben een soort stimuleringfonds waar verenigingen een beroep op kunnen doen. Het is bedoeld om nieuwe initiatieven te stimuleren. Informeer bij het provinciaal bestuur naar de mogelijkheden Routes uitzetten Nu je een globaal idee hebt wat je wilt, moeten de routes bepaald worden. Voordat je echt op pad gaat moet één ding echt bekend zijn: de begin en eindlocatie. Dan kan je aan de hand daarvan bepalen hoe je wilt lopen. Loop de route en maak een duidelijke routebeschrijving van het droppunt naar de eindlocatie. Het beschrijven van de route moet zorgvuldig gebeuren, zodat de deelnemers niet verkeerd lopen Deelnemers werven en publiciteit Als afdeling wil je er natuurlijk zeker van zijn dat je activiteit een succes wordt. Je hoopt natuurlijk altijd op een groot aantal jongeren op de activiteit. Het is dus belangrijk dat je voldoende aandacht besteedt aan publiciteit en promotie. De SMSdropping is heel geschikt als echte ledenactiviteit. Je kunt dan volstaan met het werven onder eigen leden. Voor het werven van deelnemers moet je een aantal dingen doen: Maak van tevoren een lijst van namen en adressen van jongeren die je wil bereiken. Maak een heldere en aantrekkelijke uitnodiging en verspreid deze onder de jongeren van de lijst en eventueel onder nietleden. In een uitnodiging moet het volgende staan: De W s: Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom, Wat kost het, Waar meer informatie? Uiterste inschrijfdatum. Hoe op te geven telefonisch, formulier invullen en opsturen. Opgeven individueel of per team. De begin en eindtijd van het evenement. Zorg voor publicatie in provinciale en afdelingsbladen en eventueel op internet. Maak flyers die je op andere nevenactiviteiten uitdeelt (bijvoorbeeld tijdens een braderie, dorpsfeesten, soosavonden, in sporthal) Vrijwilligers Voor de uitvoering van de SMSdropping heb je mensen nodig. Belangrijk is dat alle mensen die helpen gemotiveerd zijn en ervoor willen gaan. Gemotiveerde vrijwilligers krijg je niet zomaar, daar moet je wel wat voor doen. Benader de vrijwilligers met een enthousiast verhaal. Vertel wat je allemaal van plan bent en hoe leuk het allemaal wordt. Zij moeten er zin in krijgen om mee te werken. Probeer bij de werving ernaar te streven dat de vrijwilligers zoveel mogelijk doen wat ze zelf leuk vinden en waar ze goed in zijn. Dit stimuleert de motivatie van de vrijwilliger. Laat keer op keer merken hoe belangrijk de vrijwilligers zijn voor het slagen van de activiteit. Bedank ze als ze mee willen helpen en geef ze veelvuldig complimenten Houdt het vrijwilligersteam gemotiveerd met enthousiaste peptalk. Neem bij de werving van vrijwilligers de volgende stappen: Maak eerst een inventarisatie van de taken: Coördinatie 1 persoon Opbouwen 4 personen Routeploeg Basiskamp 2 personen 2 personen Afsluiting 2 personen (catering) Bekijk vervolgens wie er van de organisatie welke taken op zich wil nemen. De organisatie neemt in ieder geval de coördinatie voor z n rekening. Vragen van andere bestuursleden, vrienden en bekenden voor de taken die overblijven. Maak duidelijke afspraken hoe laat men aanwezig moet zijn voor het opbouwen en voor de laatste instructies. In hoofdstuk 3 vind je een gedetailleerde uitleg van alle taken van de vrijwilligers. 6

6 SMSdropping Attentie Zorg dat je je vrijwilligers van tevoren hebt geregeld, zodat je niet nog op de activiteit zelf nog moet gaan leuren. Dit voorkomt veel vertraging en gezeur. 2.. Routes uitwerken in smsberichten De routes zijn gelopen en er is als het goed is een totale routebeschrijving. Nu moeten er aanwijzingen en opdrachten bedacht worden waar aanwijzingen uit voortkomen. Er zijn twee mogelijkheden die verschillende consequenties hebben. Je kan kiezen om veel aanwijzingen en opdrachten in de route te doen. Bijvoorbeeld om de 3 straten een aanwijzing of opdracht. Dit betekent korte routebeschrijvingen en veel smsjes. Het grote voordeel hiervan is dat zowel de lopers als de thuisbasis meer constant bezig zijn en de betrokkenheid tussen lopers en basis groter is. Het is dus wat actiever. Hoe meer opdrachten tijdens de route hoe leuker het is. Nadeel is dat het natuurlijk wel wat duurder is, omdat er meer smsberichten verstuurd worden. Je kan er natuurlijk ook voor kiezen om een beperkt aantal opdrachten en aanwijzingen langs de route op te hangen. Dit betekent minder smsberichten en langere routebeschrijvingen per bericht. Houd er wel rekening mee dat je maximaal 120 karakters per smsbericht kan versturen. Attentie Ook als je twee looproutes hebt, kan je gebruik maken van dezelfde opdrachten, alleen de bijbehorende routebeschrijvingen zullen dan anders zijn Materialen Voor de SMSdropping moet je verschillende materialen regelen. Je moet alle materialen zelf onderling regelen. In bijlage 1 vind je een totaal overzicht van materialen die je nodig hebt. Stel aan de hand van de programmaopzet uit paragraaf 2.2. een totale materiaallijst samen. Mobiele telefoons Voor de SMSdropping heb je voldoende mobiele telefoons nodig, die smsservice hebben. Elk team heeft er twee nodig. Eén voor de thuisbasis en één voor de loopgroep. Je kan de deelnemers vragen om degene die een mobiele telefoon heeft mee te laten nemen. Een andere mogelijkheid is om er zelf voor te zorgen, via bestuurders, vrienden en bekenden. Opdracht en aanwijzingenblaadjes De opdrachten en aanwijzingen moeten netjes op een A4tje of iets dergelijks worden uitgewerkt. Die doe je in een insteekhoesje zodat je die op de juiste plekken in de route kunt ophangen. Voor voorbeeldopdrachten zie bijlage 3. Lijst met aanwijzingen en routebeschrijvingen Voor de thuisbasis moet er een lijst worden gemaakt met aanwijzingen (de uitkomsten van de opdrachten) met daarachter een stuk routebeschrijving die correspondeert met die opdracht en dus de locatie waar die opdracht ophangt. De aanwijzingen moeten door elkaar staan, zodat de thuisbasis niet meteen de hele route weet en deze ook door kan geven aan de loopgroep. Voor een voorbeeld lijst met aanwijzingen en routebeschrijvingen zie bijlage 2. Attentie Ook als je twee looproutes hebt, kan je gebruik maken van dezelfde opdrachten, alleen de bijbehoorde routebeschrijvingen zullen dan anders zijn. Dus alleen de lijsten met aanwijzingen en routebeschrijving zullen anders zijn per route/team. Let bij het uitdelen van de lijsten of je de juiste lijst per team uitdeelt. Vervoer en blinddoeken Voor het droppen van de loopteams moeten er twee of drie auto s geregeld worden. De deelnemers worden geblinddoekt Catering Niet bij elke activiteit wordt aan uitgebreide catering gedaan. Bij de SMSdropping is het leuk om de loopteams op een leuke manier te ontvangen, bijvoorbeeld in een partytent op het dorpsplein met warme soep en broodjes. Dit maakt de activiteit meer af en geeft net iets extra s. Bepaal eerst wat je aan catering doet. Bepaal vervolgens wat je zelf doet en wat je uitbesteedt. Maak duidelijke afspraken wie wat regelt.

7 2.10. Prijzen en vrijwilligersaandenken De dropping is een recreatieve activiteit en is niet echt geschikt om er een wedstrijdelement in te doen. Het is wel leuk om alle vrijwilligers een klein cadeautje te geven als dank voor hun inspanningen Deelnemersverwerking Noteer naam, afdeling, leeftijd en telefoonnummer van de deelnemers. Maak een bevestigingsbrief aangevuld met nadere informatie zoals het meenemen van mobiele telefoons en een route beschrijving. Verstuur deze brief aan alle deelnemers. Maak een teamindeling indien deelnemers zich individueel hebben opgegeven. Elk team. krijgt een nummer. Maak teams van minimaal 3, maximaal 5 personen Draaiboek Voor een soepele uitvoering van de activiteit is het belangrijk om een draaiboek te maken. Je dwingt jezelf dan om een film te maken hoe de activiteit zal verlopen. Hierdoor krijg je meer overzicht en kan je van tevoren inschatten waar mogelijke problemen zich voordoen. In een draaiboek beschrijf je van minuut tot minuut wat er hoe laat gebeurt en wie daarvoor verantwoordelijk is en eventueel welk materiaal daarbij nodig is. Zo weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt. Voor een voorbeeld draaiboek zie bijlage 4. 8

8 Uitvoering SMSdropping Hoofdstuk 3 Zorg ervoor dat één persoon (voorzitter of wedstrijdleiding) de leiding heeft en alles coördineert en stuurt. Hij is de coördinator en moet alles weten. Wat waar moet gebeuren en wie wat moet doen. Hij coördineert het opbouwen en de ontvangst van de deelnemers en geeft alle vrijwilligers de laatste instructie. Wat daarbij komt kijken lees je hieronder. Verder is hij voor iedereen het aanspreekpunt. Voor de uitvoering kan je gebruik maken van de checklist uitvoering in bijlage Voorbereidingen In de voorbereidingen heb je uitgezocht wat waar precies gaat plaatsvinden. Het is nu alleen een kwestie van uitvoeren. Het belangrijkste bij de voorbereidingen is dat je op tijd begint. De coördinator coördineert wie wat moet doen. Bewegwijzering aanbrengen voor deelnemers. Ophangen van opdrachten en aanwijzingen op juiste plaatsen van de looproute. Klaar leggen van lijsten met aanwijzingen en routebeschrijvingen voor de thuisbasis. Ontvangst van de deelnemers inrichten: deelnemerslijsten kas lijst voor mobiele telefoonnummers 3.2. Instructie vrijwilligers Een half uur voor aanvang van de activiteit geeft de coördinator instructies aan alle vrijwilligers. Aan de hand van het draaiboek wordt alles nog eens goed doorgenomen. Wie wat moet doen en wanneer. Om ervoor te zorgen dat het een geslaagde dag wordt, is het belangrijk dat de vrijwilligers gemotiveerd zijn om hun klus te doen. Vrijwilligers die er zin in hebben en gemotiveerd zijn, stralen dit uit tijdens de uitvoering. Hierdoor ontstaat er een positieve sfeer, waardoor de deelnemers er ook zin in krijgen. De coördinator heeft de volgende taken: Bedankt alle vrijwilligers voor hun hulp en benadruk hoe belangrijk hun bijdrage is. Houd met peptalk iedereen enthousiast en gemotiveerd. Geeft alle vrijwilligers een draaiboek. Bespreekt met de thuisbasis wat ze moeten doen, ontvangst deelnemers, begeleiden van de personen die bij de thuisbasis blijven. Benadruk dat dit op een actieve manier. Het is belangrijk dat de thuisbasis het gezellig heeft. Geeft de thuisploeg de lijsten met aanwijzingen en routebeschrijvingen en de lijst met groepscodes. Bespreekt met de routeploeg hoe laat welke teams gedropt moeten worden en dat ze als alle teams gedropt zijn een oogje in het zeil moeten houden. Bespreekt met de catering nog een keer kort wanneer ze op pad moeten om de ontvangstpost in te richten, wat ze moeten doen en legt uit waar de materialen staan. Wenst tot slot iedereen heel veel plezier en succes toe Ontvangst deelnemers Als de deelnemers komen, begint het echte werk. De ontvangst is voor de deelnemers de eerste kennismaking met de activiteit. Hoe een activiteit begint is belangrijk voor het verloop van de rest van de activiteit. De ontvangst moet daarom soepel verlopen. Deelnemers hebben bij aanvang van een nieuwe activiteit geen idee wat hen te wachten staat. Probeer hierop in te spelen door een helder verhaal te vertellen wat er allemaal gaat gebeuren. Een persoon ontvangt de deelnemers op een duidelijk zichtbare plaats en heeft de volgende taken: Heet de deelnemers welkom en noteert het team. Incasseert het deelnemersgeld (indien van toepassing). Maakt bekend in welke team de deelnemer zit (bij individuele opgave). Geeft elk team een nummer: dit is de volgorde van droppen. Legt in het kort het programma uit: opening, dropping en afsluiting. Legt in het kort uit dat elk team bestaat uit de loopgroep die gedropt wordt en de thuisbasis die achterblijft en aanwijzingen geeft en gaat bowlen om bier te verdienen voor hun team. Dit betekent dat er per team twee mobiele telefoons nodig zijn. Deze hebben ze als het goed is mee genomen. Laat elk team de twee mobiele telefoonnummers noteren. Basisnummer en loopnummer. Laat elk team bepalen wie er gaat lopen en wie er achterblijft. 9

9 Vraagt de teams of ze weten hoe het smsen van de telefoons, die ze meekrijgen, werkt. Vertelt waar ze moeten verzamelen voor de opening en hoe laat het evenement begint. Wenst iedereen succes en veel plezier toe Opening Het evenement wordt geopend door de coördinator. Coördinator Verzamelt alle deelnemende teams en verwelkomt de deelnemers Legt uit wat er gaat gebeuren. Om uur gaan we beginnen met de dropping. Elk team bestaat uit een loopgroep en een thuisbasis. De loopgroep wordt gedropt en een persoon blijft achter. De loopgroep en de thuisbasis staan met in elkaar in verbinding door middel van mobiele telefoons. Dus elk team heeft 2 mobiele telefoons een voor de thuisbasis en een voor de loopgroep. De loopgroep wordt gedropt en gaat op pad. Als het goed is kom je een opdracht in de vorm van een opgehangen A4tje tegen. Als je de opdracht goed uitvoert krijg je een aanwijzing. Dit is een letter/cijfer/woord of korte zin. De uitkomst sms je door naar de thuisbasis. De thuisbasis krijgt straks een lijst met aanwijzingen. Achter elke aanwijzing staat een stukje routebeschrijving. De thuisbasis zoekt de aanwijzing op en smst de routebeschrijving die erachter staat terug naar de loop groep. En de loopgroep kan weer verder tot ze bij de volgende opdracht komen. Legt vervolgens de spelregels uit zie hoofdstuk 1 en benadruk duidelijk dat de loopgroep zich tijdenshet lopen normaal ge draagt en niet te luidruchtig is. Vertelt welk team hoe laat wordt gedropt: Team één wordt om. uur gedropt, daarna zal er telkens om de 10 minuten het volgende team gedropt worden. Vraagt of iedereen het begrijpt. Checkt voor de laatste keer of iedereen weet hoe de mobiele telefoons werken en dan met name het smsen en of iedereen elkaars nummer heeft. Wenst iedereen veel plezier en succes Spelverloop Tijdens het aquapullen zijn meerdere vrijwilligers bezig om alles in goede banen te leiden. De vrijwilligers hebben verschillende taken: Routeploeg De routeploeg bestaat uit twee tot drie personen en heeft de volgende taken: Dropt om de 10 minuten een team in volgorde van teamnummers. Blinddoekt de teams die gedropt worden en rijdt de teams met de auto naar de droplocatie. Geeft de teams op de droplocatie de groepscode en de noodenvelop. Legt duidelijk uit wat ze met de groepscode moeten doen en wanneer ze de noodenvelop open mogen maken. Benadrukt nog eens dat ze maximaal keer mogen smsen. Wijst het gedropte team de richting waar ze heen moeten om de 1e opdracht te vinden. Wenst de deelnemers succes. Vraagt het laatste team of ze de opdrachten die ze tegenkomen meewillen nemen. Checkt als alle teams gedropt de routes. Kijkt op afstand (stiekem) of alles goed gaat. Thuisbasis Bij de thuisbasis zijn twee mensen en de coördinator die alles op de thuisbasis in de gaten houden. Het is heel belangrijk dat de achterblijvers het ook naar hun zin hebben. Hierin ligt een belangrijke taak voor de begeleiders. Dit betekent dat zij na het opstarten proberen er met het overgebleven groepje een gezellige boel van probeert te maken. De begeleider van de thuisbasis heeft de volgende taken: Deelt de aanwijzingenlijst uit aan de personen die achterblijven bij de thuisbasis. Let op als er meerdere routes zijn, dat je de juiste lijst uitdeelt. Geeft de personen die achterblijven de eigen groepscodes en leg uit wat ze daarmee moeten doen. Checkt of het smsen tussen de thuisbasis en de loopgroep goed gaat, of ze zich houden aan de regels en dus niet te veel smsen. 10

10 Begeleidt de activiteiten (bowlen/darten/poulen/?) die de achterblijvers ondernemen om bier te verdienen, op een gezellige en ontspannen manier. Houdt de bierscores bij. SMSdropping Coördinator Houdt contact met de mensen bij de thuisbasis en de routeploeg om te kijken of het smsen goed gaat, of de routes goed gelopen worden, enz. Grijpt in als het nodig is. Coördineert de randactiviteiten, zet mensen op tijd aan het werk en informeert of het goed gaat. Randactiviteiten Tijdens het spel zullen een aantal mensen de afsluiting moeten voorbereiden: Opbouwen van tent, ophangen verlichting en versiering Klaarmaken van soep en broodjes 3.6. Afsluiting Als het goed is druppelen de verschillende teams een voor een binnen bij de eindlocatie. Bij de eindlocatie staan twee personen die de binnengekomen teams opvangen. Zij informeren bij de binnengekomen teams hoe alles is verlopen en voorzien ze van een heerlijk kopje soep en broodjes. Belangrijk is dat ze een gezellig en warm onthaal krijgen. Hierna kunnen ze bijvoorbeeld in een café wat drinken terwijl ze wachten op de andere teams. Als alle teams binnen zijn wordt de activiteit officieel afgesloten en kan afhankelijk van de plannen een feestje worden gebouwd. De coördinator doet het afsluitend woord. Coördinator Verzamelt alle deelnemers Bedankt alle deelnemers voor hun ongelooflijk enthousiaste inzet. Bedankt alle vrijwilligers voor het succes van de dag. Deelt aan alle vrijwilligers een klein presentje uit. Wenst iedereen nog veel plezier toe en hopelijk tot een volgende keer. 11

11 Evaluatie Hoofdstuk 4 Goed evalueren is niet alleen even napraten. Als je er echt wat aan wilt hebben moet je meer doen. Bekijk niet alleen wat er goed en fout is gegaan, maar probeer ook te achterhalen waardoor dat komt. Door het achterhalen van de oorzaak, kun je de volgende keer de dingen die fout zijn gegaan voorkomen en de dingen die goed zijn gegaan handhaven. Als je op deze manier evalueert krijg je veel meer inzicht in de activiteit en hoe het komt dat de dingen lopen zoals ze lopen. De evaluatie is ook het moment om al je vrijwilligers te bedanken voor hun geweldige inzet. Dit doe je voordat je met de echte evaluatie begint. Je staat stil bij hun bijdrage en hoe belangrijk zij zijn geweest voor de uitvoering van de dag. Zonder hen kan de activiteit helemaal niet plaatsvinden. Dus bedank je iedereen voor hun geweldige inzet en motivatie. Dit moet op een oprechte en enthousiaste manier gebeuren, zodat ze ook het gevoel krijgen dat hun bijdrage gewaardeerd wordt. Je moet er dus echt even bij stil staan en het niet zo tussen neus en lippen door meedelen. Het bedanken van de vrijwilligers is heel belangrijk, om ze gemotiveerd en betrokken te houden bij de club en het organiseren van activiteiten. Gemotiveerde en tevreden vrijwilligers zullen veel sneller ook een volgende keer weer mee doen. Houd de evaluatie één week na de SMSdropping waarbij je zoveel mogelijk vrijwilligers uitnodigt. Bij de evaluatie behandel je de voorbereidingen en de uitvoering Evaluatie voorbereidingen Algemeen Zijn we op tijd begonnen? Hadden we genoeg mensen in de voorbereidingen? Locatie Hoe ging het regelen van de locatie? Hebben er zich problemen voorgedaan? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen? Publiciteit en werving deelnemers Zijn we op tijd begonnen met werven? Wat is er allemaal gebeurd aan werving? Hoe ging dat? Hebben we voldoende gedaan aan werving? Hebben zich problemen voorgedaan bij de werving? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen? Werving vrijwilligers Zijn we op tijd begonnen met werven? Hadden we voldoende vrijwilligers? Wat is er gedaan aan werving? Hoe ging de werving? Hebben zich problemen voorgedaan bij de werving? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen? Catering en materialen Hoe ging het regelen van de catering en materialen? Hebben er zich problemen voor gedaan? Zijn we op tijd begonnen met het regelen van materialen? Hadden we alle materialen? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen? Taakverdeling Wat vonden jullie van de taakverdeling? Evenredig? Hoe ging het verdelen van de taken? Kon iedereen zijn/haar taak goed vervullen of was het te veel/weinig, te makkelijk/moeilijk? Waren alle taken verdeeld? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen? 12

12 4.2. Evaluatie uitvoering Algemeen Wat vonden jullie van de activiteit in zijn algemeenheid? SMSdropping Opbouwen Hoe ging het opbouwen? Zijn we op tijd begonnen? Waren we met voldoende mensen? Wat ging er goed en wat niet? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen? Instructie vrijwilligers Hoe ging de instructie van de vrijwilligers? Wist iedereen voldoende om hun taken goed uit te voeren? Wat ging er goed en wat niet? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen? Ontvangst deelnemers Hoe ging de ontvangst van de deelnemers? Wat ging er goed en wat niet? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen? Verloop van de SMSdropping Wat vond je van de opzet van het programma? Wat vond je van de duur van de activiteit? Wat vonden jullie van de activiteit op zich? Wat vonden de deelnemers ervan? Hoe ging het bij de thuisbasis en hoe ging het met de loopgroepen? Wat vonden jullie van de opdachten? Hoe ging de catering? Hoe ging de afsluiting? Hebben er zich nog problemen voorgedaan? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Wat kunnen we de volgende keer beter anders doen? Deelnemers Wat vond je van het aantal deelnemers? Zijn er nog problemen geweest met deelnemers? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen? Vrijwilligers Wat vonden jullie van de taakverdeling? Hoe ging het uitvoeren van je taken? Hebben er zich problemen voorgedaan? Vond je het leuk om te doen? Waarom vond je het wel/niet leuk? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen? 13

13 Bijlagen SMSdropping Inhoudsopgave Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4: Bijlage 5.1.: Bijlage 5.2.: Materiaallijst Voorbeeld lijst aanwijzingen met routebeschrijvingen Voorbeeld opdrachten Draaiboek Checklist Voorbereidingen Checklist Uitvoering 14

14 Bijlage 1: Materiaallijst SMSdropping SMSdropping Algemeen Wie Zaaltje Bewegwijzering Ontvangsttafel Kas Deelnemerslijst Vertrekschema SMSdropping Mobiele telefoons (2 per team) Lijst aanwijzingen + routebeschr Bordjes met opdrachten Set van 4 blinddoeken 2/3 auto s voor droppen teams Set noodenveloppen noodtelef Randactiviteiten Partyttent Tafel Stroom bij partytent Soep Pannen Opscheplepels Gaspitten voor soep Bekers Broodjes Versiering Verlichting Muziekinstallatie Muziek Afsluiting Prijzen Vrijwilligersaandenken 15

15 Bijlage 2: Voorbeeld Lijst aanwijzingen met routebeschrijvingen Routebeschrijving voor de thuisbasis voor groep 2,4,6 Rechtdoor in de richting die de begeleider je aanwijst en kijk goed naar de opdrachten onderweg. * tulp Tweede weg links * * motor honderdachtentwintig Onder de brug rechts Tweede verharde weg rechts * paard (vraag 3) Eerste zandweg links * * spiegel roken Bij de Tsplitsing links af Derde verharde weg rechts * kruiwagen (vraag 6) Op de verharde weg rechts * * computer advent (vraag 9) Bij de kruising links aanhouden Bij de kruising recht langs het witte huis * honderdzevenenzestig Bij de grote weg niet oversteken maar links af het fietspad * (vraag ) zestien op en gelijk weer links Rechtdoor blijven lopen * varken Loop honderd meter naar achteren en vervolg je route * * bier drinken sneeuwklokje (vraag 1) Na de tunnen derde sloot rechts Bij de Tsplitsing rechts af en de kruising oversteken * smaak Spring een voor een in de sloot * * kruistocht tien (vraag 4) Begin maar vast Op de verharde weg rechts * Koos Alberts (vraag 2) Tweede weg weer links * * nageboorte honderdnegenenveertig Eerste weg links Bij Tsplitsing links af * muis Tweede zandpad rechts * * Metallica bieslook (vraag 5) Bij de kruising links blijven volgen en loop naar het witte huis Eerste zandpad rechts en op het erf van een boerderij rechts aanhouden Loop nu naar het. 16

16 Bijlage 3: Voorbeeld opdrachten SMSdropping 1. Welke bloem wordt in de volgende zin omschreven? "uurwerk speciaal voor de winter" 2. Wie zong het lied: 3. Welk dier wordt: "In m'n eentje? "achter de wagen gespannen" 4. Hoeveel PJOI/KPJafdelingen heeft onze kring Jong Twente nu? A: 6 B: 8 C: 10 antwoord volledig uitschrijven/intypen 5. Noem een ander woord voor het Twentse "smallook" A: Wierrook B: Dune benen C: Bieslook antwoord volledig uitschrijven/intypen 6. Wat betekent het Twentse woord: "schoefkaor". Wat is de uitkomst van: : =? antwoord volledig uitschrijven/intypen 8. Dennis, Mardy, Stefan, Ronny, Maaike, Joost en Carla zitten in het PJObestuur. Wat is hun leeftijd bij elkaar opgeteld? A: 146 B: 149 C 153 antwoord volledig uitschrijven/intypen 9. Hoe worden de vier weken voor kerst genoemd? 1

17 Bijlage 4: Draaiboek SMSdropping Tijd Actie Wie Materialen uur Verzamelen Alle vrijwilligers Bewegwijzering buiten Opdrachten ophangen Routeploeg Opdrachten + aanwijzingen Ontvangsttafel inrichten Thuisbasis tafel, kas, deelnemerslijst, invullijst telnrs,draaiboek Thuisbasis klaarmaken Thuisbasis lijsten aanwijzingen + routebeschr, groepscodes uur Instructie vrijwilligers Coördinator draaiboeken, groepscodes, noodenveloppen uur Ontvangst deelnemers, bekendmaken Thuisbasis wedstrijdschema s, teamindeling, uitleg programma, bepalen loopgroep en thuisbasis, noteren telefoonnummer uur Centrale opening, uitleg programma Coördinator spelregels en uitleg spelregels uur Blinddoek en droppen team 1 en 2 Routeploeg Auto A en B, blinddoeken uur Uitdelen aanwijzingenlijst, groepscode Thuisbasis Aanwijslijst en groepscode aan thuisbasis uur Noodenvelop en groepscode geven Routeploeg Noodenvelop en groepscode aan loopgroep + wijzen goede richting uur Vertrek en opbouwen eindlocatie Catering Soep, broodjes, partytent, verlichting, stroom, gaspitten bekers, lepels uur Blinddoeken en droppen team 3 en 4 Routeploeg Auto A en B, blinddoeken uur Uitdelen aanwijzingenlijst, groepscode Thuisbasis Aanwijslijst en groepscode aan thuisbasis uur Noodenvelop en groepscode geven Routeploeg Noodenvelop en groepscode aan loopgroep + wijzen goede richting uur Blinddoeken en droppen team 5 en 6 Routeploeg Auto A en B, blinddoeken uur Uitdelen aanwijzingenlijst, groepscode Thuisbasis Aanwijslijst en groepscode aan thuisbasis uur Noodenvelop en groepscode geven Routeploeg Noodenvelop en groepscode aan loopgroep + wijzen goede richting uur Klaarmaken soep Catering uur Ontvangst eerste loopgroep Catering uur Verzamelen voor afsluiting Bedanken deelnemers en vrijwilligers Coördinator Geven aandenken vrijwilligers Aankondigen feest Vrijwilligersaandenken 18

18 Bijlage 5.1.: Checklist Voorbereidingen SMS Dropping SMSdropping Periode Taken Wie Geregeld ja/nee Week 1 Week 2 Week 3 Samenstellen werkgroep Doornemen checklist + aanvullen Bepalen datum en beginlocatie Maken van schatting aantal deelnemers Maken van begroting Maken van eerste opzet: Bepalen duur activiteit Bepalen tijdstip aanvang en einde Bepalen aantal deelnemers Bepalen thuisbasis en droplocaties Bepalen randactiviteiten Locatie thuisbasis bespreken (Maken van lijst van potiele geldschieters) (Maken en versturen van sponsorbrieven) (Uitzoeken, aanschrijven stimuleringsfonds) (Aanschrijven anderen instanties voor geld) Lopen van looproutes Bedenken en maken van opdrachten Maken lijst aanwijzingen met routebeschr. Maken lijst personen die je wil uitnodigen Bepalen van manier van inschrijven Maken van materiaallijst Bepalen wie voor welk materiaal zorgt Maken en versturen van uitnodigingen (Maken van perslijst) (Maken van persbericht + verspreiden) Inventariseren van taken op de dag zelf Verdelen taken onder organisatieteam Vragen van vrijwilligers Bedenken en regelen van prijzen Bedenken van vrijwilligersaandenken Maken en versturen van bevestigingsbrief (Nabellen van sponsoren) (Maken sponsorafspraken) Checken of materiaal geregeld is Kopen prijzen en vrijwilligersaandenken Verdelen taken onder overige vrijwilligers Doornemen checklist Maken teamindeling Draaiboek maken 19

19 Bijlage 5.2.: Checklist Voorbereidingen SMSdropping Activiteit Wie Geregeld ja/nee Opbouwen Ophangen bewegwijzering Ophangen opdrachten routes Inrichten ontvangst ontvangsttafel kas met geld deelnemerslijst/teamindeling invullijst mobiele telefoonnummers pen en papier draaiboek Thuisbasis Klaarleggen: lijsten aanwijzingen + routebeschrijvingen pen en papier Instructie vrijwilligers Instrueren presentator: uitdelen draaiboek, doornemen dag doornemen taken uitleg en uittesten geluidsinstallatie voorstellen aan andere vrijwilligers Instrueren wedstrijdsecretariaat uitdelen draaiboek, doornemen dag doornemen taken voorstellen aan andere vrijwilligers Instrueren scheidsrechters: uitleg spelregels uitdelen fluitjes en scorekaarten uitdelen wedstrijdschema voorstellen aan andere vrijwilligers Instrueren EHBO uitdelen draaiboek, doornemen dag voorstellen andere vrijwilligers Randactiviteiten Inrichten afsluitpost partytent opzetten gaspitten klaarzetten soep en broodjes klaarmaken bekers klaarzetten stroom in orde maken ophangen versiering en verlichting Afsluiting Prijzen en vrijwilligersaandenken 20

20 SMSdropping 21

21 22

22 SMSdropping 23

23 24

24 SMSdropping 25

25 26

26 SMSdropping 2

27 28

28 SMSdropping 29

29 30

30 SMSdropping 31