H e t N i e u w e We r k e n v a n u i t h e t p e r s p e c t i e f v a n d e e i n d g e b r u i k e r

Transcriptie

1 Afbeelding \\ 1: Waterschap Rivierenland Tiel (Foto: Peter Blieck fotografie Nijmegen) H e t N i e u w e We r k e n v a n u i t h e t p e r s p e c t i e f v a n d e e i n d g e b r u i k e r H e t N i e u w e We r ke n i s a l s i n d s b e g i n j a r e n n e g e n t i g i n o p ko m s t e n r a a k t s t e e d s m e e r i n g e b u r g e r d, z owe l b i j p r i va t e a l s b i j p u b l i e ke o r g a n i s a t i e s. D i t a r t i ke l g a a t i n o p d e b e l a n g r i j k s t e ke n m e r ke n e n d r i j f ve r e n, e r va r i n g e n va n gebruike rs, ve reiste gebouwe igenschappen e n instrumenten ter o ndersteuning va n d e b e s l u i t vo r m i n g. D o o r : T h e o v a n d e r Vo o r d t e n M a r c d A n c o n a Het N ieuwe Werken (HNW ) is niet nieuw. B egin jaren negentig werd al volop geëxperimenteerd met wat toen nog k antoorinnovatie heette, later aangeduid als organisatiegericht of activiteitenge - richt huisvesten en nu bekend als HNW. I nterpolis in Tilburg, de R ijksgebouwendienst (D ynamisch K antoor Haarlem en enkele hotelk antoren en satellietk antoren), ABN AMRO en IBM zochten ook toen a l n a a r n i e u we m a n i e ren van we r k e n e n bijpassende huisvesting. Andere early adopters zijn bijvoorbeeld Ahold, Arcadis, Deloitte, Essent, Heineken, Hewlett Pack ard, K luwer, MEE Utrecht, O r b i s m e d i s c h centrum, R a b o b a n k, Ym e re, d e B e l a s t i n g d i e n s t, g e m e e n t e n, p r o v i n c i e s e n ministeries. Kor tom, een variëteit aan organisaties, publiek en privaat. Kenmerken van Het Nieuwe Werken De belangrijkste pijlers van HNW zijn tijd- en plaats onafhankelijk werken, sturen van medewerkers op resultaat, vrije toegang tot en gebruik van kennis, er varingen en ideeën, en flexibele arbeidsrelaties 16 NR 48 BOSS MAGAZINE JULI 2013

2 W E T E N S C H A P (Baane e.a., 2011). Het gaat vrijwel altijd om een combinatie van drie bouwstenen: (1) flexibele huisvesting met een variëteit aan werk plek ken d i e z i j n a fg e s temd o p d e a c t i v i teiten van d at moment, (2) innovatieve IC T en (3) aanpassing van het ver wachte gedrag van medewerkers en van de spelregels in de organisatie. Er is een grote verscheidenheid in de wijze waarop HNW vorm k rijgt in organisaties. Op het gebied van de huisvesting zien we veel overeenkomsten in ( ac tiviteit gerelateerde) k antoorconcep - ten, m a a r e r z i j n grote verschillen i n d e m ate waarin thuiswerken en andere vormen van tijd- en plaatsonafhankelijk werken worden toegestaan. Op het gebied van de IC T verschilt de hardware die wordt ingezet en verstrekt aan medewerkers en zijn er grote verschillen in gebruik van shareware - toepassingen. Op het vlak van mens en organisatie zijn de verschillen het grootst. Volgens goeroes zoals Eric Veldhoen en Bas van de Haterd beoogt HNW de rol van de medewerker belangrijker, leuker e n uitdagender te maken. D it m oet leiden tot meer bevlogenheid, energie, dynamiek, veerk racht e n ve randerzin. I n d e p raktijk z i e j e h i e r n o g betrek kelijk weinig van terug. Er zijn uitzonde - ringen, zoals financiële dienstverlener Finex t in Voorburg, maar in de meeste HNW- organisaties zijn de arbeidsverhoudingen (nog) niet wezenlijk veranderd. Aanleidingen en drijfveren Aanleidingen voor nieuwe manieren van werken zijn de beschik baarheid van moderne technologie, de behoef te van werk nemers aan meer autonomie in tijd, plaats en manier van werken, en de vraag van het management naar efficiënter ruimtegebruik, kostenreduc tie, stimuleren van communicatie, kennisuitwisseling en innovatiek racht, verhogen van de arbeidsproduc tiviteit en duurzaamheid door terugdringen van het ruimtegebruik ( I k iz- Koppejan e.a., 2009). Dat HNW bij moderne organisaties aan populariteit wint is vooral te danken aan quick wins zoals een reductie van m² door flexibel gebruik van gedeelde werk plek ken en reduc tie in reistijd en reiskosten door telewe r ken, thuis, bij de k lant o f op e e n derde werk plek in een horeca gelegenheid of bij organisaties zoals S eats2meet. M anagers zetten HNW ook in voor andere doelen, zoals een aantrek kelijker werkgever willen zijn voor de nieuwe generatie om zo jong talent aan te trek ken en aan de organisatie te binden, een betere balans tussen werken en privé, minder ziekteverzuim, hogere arbeidspar ticipatie, meer ondernemerschap en innovatiek racht, minder files, minder CO2-uitstoot, kor tom een win-win situatie voor werkgevers, werk nemers en de samenleving als geheel. Wie wil dat nu niet? Vo o r H N W i s z o r g v u l d i g e s t u r i n g n o d i g o m v e r s c h i l l e n d e d i l e m m a s o p t e l o s s e n. Toch zijn e r ook tegengeluiden te hore n. N iet i e d e r e e n s t a p t m o e i t e l o o s o v e r o p f l e x i b e l e werk p l e k k e n, z o n d e r e e n e i g e n i d e n t i t e i t e n vaak slechts voorzien van 1 meter persoonlijke archiefruimte. En niet iedereen k an goed omgaan met minder struc tuur en meer zelfsturing, of een thuissituatie die zich minder goed leent voor ge - concentreerd thuis werken. Sommige organisaties doen dit af als koudwater vrees of een k westie van wennen en pareren bez waren met gemak kelijke oplossingen, zie tabel 1. M o g e l i j k r i s i c o M o g e l i j k e o p l o s s i n g e n M inder teamcohesie, meer solistisch optreden - - > Elke maand een teamborrel N iet geschikt voor iedereen - - > Ieder k iest een werkstijl die hem/ haar past S t u r e n o p o u t p u t i s l a s t i g - - > E e n g o e d e t r a i n i n g d o e t w o n d e r e n B e s t u u r b a a r h e i d b e d r i j f w o r d t m i n d e r - - > Kwestie v a n K P I s a a n p a s s e n M e n t o r e n j o n g e m e d e w e r k e r s w o r d t l a s t i g e r - - > E e n w e r k g r o e p k o m t m e t o p l o s s i n g e n Afname concentratie en privac y - - > Er zijn stilteplek ken en je kunt thuiswerken Ex tra competenties nodig van medewerkers - - > Dat mag je ver wachten van moderne werk nemers A r b o r i s i c o s r o n d d e t h u i s w e r k p l e k - - > A r b o r e g e l s z i j n v e r s o e p e l d Het werk stopt nooit. R isico van overbelasting - - > Waarschuwen en monitoren Cultuuromslag, ingrijpend verander trajec t - - > Goed om de zaak eens flink op te schudden Tabel \\ 1, mogelijke risico s van het nieuwe werken en mogelijke oplossingen JULI 2013 BOSS MAGAZINE NR 48 17

3 Afbeelding \\ 2, Waterschap Rivierenland Tiel (Foto: Peter Blieck fotografie Nijmegen) Succesfac toren HNW stelt specifieke eisen aan de huisvesting e n d e f a c i l i t a i re voorzieningen. O p b a s i s v a n evaluatie studies van het Center for People and Buildings in Delft zijn de volgende k ritische succesfac toren te benoemen, deels produc tgericht, deels procesgericht ( Van der Voordt en De Been, 2010): Een goede balans tussen open en gesloten (open: ruimtelijkheid, communicatie; gesloten: privac y, concentratie) Juist aantal werk plek ken per type werk plek (te weinig: gevoel van drukte en tekor t; teveel: inefficiënt en remt flexen af ) Vlek keloos func tionerende technologie Aantrek kelijke architec tuur van gebouw en inrichting Mooi en ergonomisch verant woord meubilair Adequate archivering A antrek kelijk binnenk limaat (temperatuur, ventilatie) G o e d e a k o e s t i e k, v e r l i c h t i n g ( d a g l i c h t, kunstlicht) en uitzicht Zorgvuldige voorbereiding en implementatie (creëren van draagvlak door communicatie, p a r t i c i p a t i e, v o o r b e e l d f u n c t i e v a n h e t management) Zorgvuldige nazorg en beheer Heldere gedragsafspraken (over flexen, clean desk, archivering etc.) Wanneer aan deze eisen wordt voldaan leidt dat tot een hoge medewerkers. Dat k an - toorhuisvesting sterk verschilt op medewerkers blijkt onder meer uit de Tevredenheidsindex van het Center for People and Buildings ( B r u n i a, ). D e ze g e e f t d e g e m i d d e l d e te - vredenheidspercentages per aspec t weer voor Afbeelding \\ 3, Belastingdienst Leiden een groot aantal aspec ten plus de bandbreedte, gemeten in ruim 70 projec ten, zowel traditioneel als innovatief, zie Tabel 1.O ver alle onderzochte k a ntore n g e m e ten s core n b e re i k b a a r h e i d van h e t g e b o u w e n c o m m u n i c a t i e m o g e l i j k h e d e n opvallend goed en privac y, concentratiemogelijkheden, archief en binnenk limaat opvallend laag. Gedifferentieerd naar t ype k antoor ( Tabel 2) zien we in flexibele k antoren een bovengemiddeld hoog percentage tevreden medewerkers over de architec tuur en uitstraling van het gebouw en het interieur en over de indeling van het gebouw, e n e e n a a n z i e n l i j k l a g e r p e rcentage tevre d e n medewerkers op privac y, concentratie en iets minder sterk het archief. Soor tgelijke cijfers over de er varen ondersteuning van de arbeidsproduc - tiviteit door de werkomgeving laten een lichte daling zien van traditioneel naar combi-vast en combi- flexibel. Vo o r H N W i s z o r g v u l d i g e s t u r i n g n o d i g o m v e r s c h i l l e n d e d i l e m m a s o p t e l o s s e n. Het Nieuwe Werken in bestaande gebouwen H o e wel h e t n i e u we werken i n p r i n c i p e i n e l k gebouw toepasbaar is, kunnen gebouwkenmerken dit func tioneel en technisch gezien gemak kelijker of moeilijker maken en daarmee meer of minder kostbare ingrepen vereisen (De Groot, 2012). Naast een goede bereik baarheid per auto en OV (een generieke eis, niet specifiek gekoppeld aan HNW ) zijn een goede indelingsflexibiliteit, voldoende c a p a c i t e i t v a n d e i n s t a l l a t i e s e n v o l d o e n d e vloergrootte ( minimaal 800 m2) k r itische succ e s f a c t o r e n. Va nwege d e g r o t e r e v a r i a t i e i n verschillende t ypen ruimten is het wenselijk dat tussenwanden op bijna elke willekeurig plek 18 NR 48 BOSS MAGAZINE JULI 2013

4 W E T E N S C H A P Werk(omgeving)aspecten 2013 Minimaal % tevreden Maximaal % tevreden Spreiding Organisatie Inhoud en complexiteit van het werk Inbreng ideeën over de werkomgeving Bereikbaarheid van het gebouw Architectuur en uitstraling van het gebouw Indeling van het gehele gebouw Hoeveelheid en diversiteit van plekken en ruimten Positie van de ruimten t.o.v. elkaar Openheid en transparantie van de werkomgeving Comfort van de werkplek Sfeer en uitstraling van het interieur Privacy Concentratiemogelijkheden Communicatiemogelijkheden Archief en de opslagmogelijkheden ICT voorzieningen Aangeboden faciliteiten in het gebouw Binnenklimaat Verlichting Akoestiek Mogelijkheden om buiten eigen kantoor te werken Tabel \\ 2, Gemiddelde spercentages en bandbreedte (Brunia, 2013) Groen = opvallend hoog percentage tevreden medewerkers (> 70%) Rood = opvallend laag percentage tevreden medewerkers (< 40%) Werk(omgeving)aspecten CfPB totaal 2013 traditionele kantoren Tabel \\ 3, Gemiddelde spercentages per type kantoorconcept (Brunia, 2013) Groen = opvallend méér tevreden medewerkers in een combikantoor Rood = opvallend minder tevreden medewerkers in een combikantoor combikantoren vast gebruik combikantoren flexibel gebruik Organisatie Inhoud en complexiteit van het werk Inbreng ideeën over de werkomgeving Bereikbaarheid van het gebouw Architectuur en uitstraling van het gebouw Indeling van het gehele gebouw Hoeveelheid en diversiteit van plekken en ruimten Positie van de ruimten t.o.v. elkaar Openheid en transparantie van de werkomgeving Comfort van de werkplek Sfeer en uitstraling van het interieur Privacy Concentratiemogelijkheden Communicatiemogelijkheden Archief en de opslagmogelijkheden ICT voorzieningen Aangeboden faciliteiten in het gebouw Binnenklimaat Verlichting Akoestiek Mogelijkheden om buiten eigen kantoor te werken JULI 2013 BOSS MAGAZINE NR 48 19

5 geplaatst k unnen worden. Dit vraagt om grote vrije overspanningen met voldoende aansluitingspunten voor verlichting, elektra en installaties. De installaties moeten qua ventilatie en koeling berekend zijn op een hogere bezettingsgraad, die overigens per ruimte sterk k an wisselen.in een workshop met eindgebruikersnoemden de deelnemers de volgende fac toren gunstig voor toepassing van HNW in e e n bestaand g e b o uw (Mezger e.a., 2013): Grote vrije vloer velden (tussen de 1500 en 2000 m2) vanwege de grotere indelingsvrijheid. M o g e l i j k h e i d tot h e t m a k e n van ve r t i c a l e verbindingen ( trappen, vides). Voldoende gebouwdiepte (12.80 m. k an wel maar is eigenlijk te smal) Te c h n i s c h e i n s t a l l a t i e s i n g o e d e s t a a t, voldoende capaciteit, adaptief vermogen. Goede akoestiek. M u l t i f u n c t i o n e e l r u i m t e g e b r u i k ( b. v. h e t restaurant ook geschikt om te werken) M o g e l i j k h e i d o m teams e e n e i g e n p l e k te geven. Vo o r z i e n i n g e n o m b u i t e n k a n t o o r u ren t e kunnen werken. M o g e l i j k h e i d tot a a ntre k k e l i j k e i n r i c hting ( belevingswaarde, thuisgevoel) Draagvlak onder management en medewerkers, zorgvuldig verandermanagement, inspiratie u i t voorbeeldprojec ten e n p i l o t s ( zachte fac toren) To ols D e laatste jaren zijn heel wat tools ont wik keld om de voorbereiding, implementatie en nazorg van Het N ieuwe Werken in goede banen te leiden. Het Center for People and Buildings ont wik kelde het zogenaamde Huisvestingskeuzemodel, een procesmodel voor organisatiegericht werken dat de stappen en ac tiviteiten beschrijf t die nodig zijn van initiatief tot ingebruik name, zie figuur 1 (Ikiz-Koppejan e.a., 2009). Andere instrumenten van het Center for People and Buildings zijn bijvoorbeeld: Keuzematrix: een hulpmiddel om abstrac te huisvestingsdoelen te ver talen in concrete huisvestingskeuzes. Werkplekspel: een kaar tspel om met gebruikers hun kennis van en houding tegenover HNW te bespreken, als input voor programma s van eisen en beheerafspraken WODI Toolk it: instrumenten voor het meten v a n m e d e w e r k e r s t e v r e d e n h e i d o v e r e e n aantal huisvestingsaspec ten, vergelijk ing van projec tscores met de Tevredenheidsindicator, en prioritering qua belang voor prettig en produc tief kunnen werken. SUM (Space Utilization Monitor): een methode om de bezettingsgraad en de aard van het gebruik van werk plek ken en faciliteiten in k aar t te brengen. We r k p l e k w i j z e r : e e n c a t a l o g u s v a n v e e l voorkomende k antoor- en werk plektypen en er varingen hiermee in de praktijk. PAC T, Plek ken en AC Tiviteiten: een computerprogramma om op basis van gegevens over aantallen medewerkers, f. t. e. en ac tiviteitenprofielen een inschatting te kunnen maken van het benodigde aantal plek ken per t ype werk plek. PA R A P : e e n r e k e n m o d e l w a a r m e e i n d e b e ginfase van het p lanvormingsproces op basis van een elementenbegroting schattingen kunnen worden gemaakt van de investeringsen exploitatiekosten van k antoorgebouwen in relatie tot gemaakte huisvestingskeuzen. Voor een uitgebreidere beschrijving ver wijzen we naar de website w w w.cfpb.nl. Afbeelding \\ 4, Huisvestingskeuzemodel op hoofdlijnen (Bron: CfPB) Conclusie Hoewel Het N ieuwe Werken onmiskenbaar veel voordelen k a n h e b b e n, voor o rganisaties a l s g e h e e l e n voor d e i n d i v i d u e l e m e d e werkers, is zorgvuldige sturing nodig om verschillende 20 NR 48 BOSS MAGAZINE JULI 2013

6 W E T E N S C H A P Afbeelding \\ 5, Waterschap Rivierenland Tiel (Foto: Peter Blieck fotografie Nijmegen) dilemma s op te lossen. Hoewel de meeste k antoormedewerkers mobiel en thuis kunnen werken, geven veel medewerkers er de voorkeur aan om naar k antoor te komen om collega s te spreken, gebruik te maken van alle faciliteiten, en gezien te worden door hun manager en collega s om zo hun toegevoegde waarde te tonen (CoreNet, 2012). Dit vraagt om een goede balans tussen thuiswerken en op k antoor zijn. HNW vraagt ook om een goede balans tussen het faciliteren van communicatie en concentratie. D e juiste balans verschilt per t ype organisatie en de werk processen. Facility sharing biedt mogelijk heden tot sociale interac tie e n k o s t e n reduc t i e. H e t i s verstandig o m e e n m2-besparing door nieuwe manieren van werken gedeeltelijk in te zetten voor een hoogwaardige werkomgeving en een zorgvuldig implementatieproces (Becker et al, 1994). Naast aandacht voor func tionaliteit, produc tiviteit en efficienc y is evenzeer aandacht nodig voor meer zachte fac toren zoals identiteit en sociale cohesie. Als een organisatie echt een sprong voor waar ts wil maken, moet fundamenteel nagedacht worden over de vraag wat er nog meer moet gebeuren om de medewerker daadwerkelijk centraal te stellen, bijvoorbeeld dienend leiderschap of andere be - loningssystemen. Bronnen Baarne, R., Houtk amp, P., K notter, M. (2109), Het nieuwe werken ontrafeld. O ver bricks, bytes & behavior. Assen: Van Gorcum. B e c k e r, F. D., Q u i n n, K. L., R a p p a p o r t, A. J., Sims, W.R. (1994), I mplementing I nnovative Wo r k p l a c e s. I t h a c a, NY: Co r n e l l U n i versity International Work place Studies Program Brunia, S. (2013), CfPB I ndicator. Gebaseerd op zes jaar WODI-Light cases. D elf t: Center for People and Buildings. C o r e N e t ( ), S t a t e o f t h e I n d u s t r y. Corporate Real Estate in a Redefined World. Atlanta, USA: CoreNet Global. De Groot, F. (2012), Gebouwenscan voor het nieuwe werken in bestaande k antoorgebouwen. Afstudeerscriptie Faculteit Bouwkunde TU Delft. I k iz-koppejan, Y., Van der Voordt, Th., Har tjes- Gosselink, A. (2009), Huisvestingskeuzemodel: procesmodel voor mens- en organisatiege - richt huisvesten. Delf t: Center for People and Buildings. Tweede druk. Van der Voordt, Th., e n D e B e e n, I. (2010), Werkomgeving: breinbreker of sgenerator? I n: I. Bak ker (red), De Breinwerker. Naarden: Uitgeverij FMN. M e z g e r, A., Va n V l i m m e r e n C., Va n d e r Voordt, Th. ( 2013), Thema werk plekconcepten, f l exibiliteit e n vo o r z i e n i n g e n. I n : Va n Dam, E. (red), Op naar een vraaggestuurde k antorenmarkt. I nzicht in gebruikerswensen k antoren. CoreNet Global Benelux& beroepsvereniging Facility M anagement Nederland (FMN). T h e o v a n d e r Vo o r d t i s U n i versit a i r H o o fd d o c e n t Co r p o r a t e R e a l E s t a t e M a n a g e m e n t b i j d e a fd e l i n g R e a l E s t a t e & H o u s i n g, Fa c u l t e i t B o u w k u n d e T U D e l f t, e n s e n i o r o n d e r z o e k e r b i j h e t C e n t e r fo r Pe o p l e a n d B u i l d i n g s (C f P B ) i n D e l f t. H i j p u b l i c e e r t r e g e l m a t i g o v e r n i e u w e k a n t o o r c o n c e p t e n e n a n d e r e C R E M - g e r e l a t e e r d e o n d e r w e r p e n ( z i e w w w. t u d e l f t. nl/ djmvander voordt). M a r c d A n c o n a s t u d e e r d e b e - d r i j f s k u n d e ( ) e n a r b e i d s - e n o r g a n i s a t i e p s y c h o l o g i e ( ). H i j i s t h a n s m e d e w e r k e r P R e n i n fo r m a t i e b e h e e r b i j h e t C f P B e n ondersteunt een aantal ac tiviteiten rond Het N ieuwe Werken. JULI 2013 BOSS MAGAZINE NR 48 21