Draaiboek CCN evenementen

Transcriptie

1 Draaiboek CCN evenementen CUENT CAMPER CLUB NEDERLAND N A A M D O Versie

2 DRAAIBOEK CCN EVENEMENT Datum Jaarplanning. Jaar daarvoor Ruim van te voren Jaarplanning Twee weken van Uiterlijk een week van De donderdag voor de uitvoering Planning Bollen, NLW en Bieten; Bestuur organisatie en programma vaststellen Locatie informeren over Secretariaat/ organisatie programma. KPB maken Accommodatie bespreken, ruimtes Secretariaat doorgeven en programma vastleggen Bollen, NLW en Bieten op de site Secretariaat en de CK plaatsen Sluitingsdatum bepalen. Aantal Secretariaat deelnemers doorgeven aan de facilitaire commissie Aantal deelnemers doorgeven aan Secretariaat/ organisatie derden/uitvoerenden Verzoek aan de facilitaire Organisatie commissie om de uitvoering en de technische ondersteuning te regelen (cateringmateriaal, tent, bus etc.) Het draaiboek wordt opgestuurd Inventariseren en doorgeven wat Organisatie de facilitaire commissie in moet kopen (catering) Doorgeven lijst deelnemers en Recreatie/penningmeester activiteit waarvoor is ingeschreven. Programma + activiteit v.d. Secretariaat/ deelnemer personaliseren. penningmeester Deelnemers middels informeren Vastgestelde uitvoering Organisatie doornemen met de facilitaire commissie Benodigde catering inkopen en Facilitaire commissie transport regelen Versie

3 De donderdag voor de uitvoering. Opbouw tent. Facilitaire commissie en uur Elektra uitleggen bestuursleden Vlaggen plaatsen Bewegwijzering Inrichting van het terrein De donderdag voor de uitvoering. Tussen en uur Ophalen douchekaarten Douchekaarten, voucher voor de lunch en bevestiging activiteit waarvoor is ingeschreven in envelop doen Secretariaat/ Penningmeester Allen De donderdag t/m 1800 uur Bestuursvergadering Bestuur voor een activiteit uur Briefing Allen Vrijdag ontvangstdag 9.30 uur Opzetten kleine tent voor de ontvangst 9.30 uur Routepijlen op route aanbrengen van slagboom naar velden. Programma van de volgende dag ophangen uur Voorbereiden koffie/thee in de ontvangsttent. Koffie/ thee aanbieden aan de vrijwilligers uur tot uur Ontvangen van de leden bij de kleine tent, lidnummer afvinken op lijst en envelop uitgeven tot uur. De leden met hun campers begeleiden naar de hun toegewezen plaats tot uur Koffie /thee (met een koekje) schenken in de tent uur Geluidsinstallatie en beamer testen in het restaurant. Attentie: PowerPoint, computer,video, test presentatie uur Ontvangst leden met koffie en een koekje. Wij schenken uit, dan geen zaalhuur Facilitaire commissie Facilitaire commissie Bestuur met Attentie Beachvlag bij de Camper voor de laatkomers Facilitaire commissie, bestuursleden lopen in en uit. Bestuur Versie

4 19.30 uur Opening. Toelichting programma Bestuur uur Einde Bestuur Bestuur nodigt leden uit voor een gezellig samenzijn in de tent tot uur Happy hour. Zelf drank en hapjes Facilitaire commissie meenemen. CCN biedt een hapje en glaasje Mummelmann aan uur Sluiting Organisatie Zaterdag uur Inloop leden. Serveren koffie/thee uur Geïnteresseerden verzamelen zich Organisatie voor activiteiten. Dat kunnen een of twee dagdelen zijn tot uur Lunch. Vouchers innemen uur Geïnteresseerden verzamelen zich Organisatie voor activiteiten uur Pauze: koffie/ thee in de tent Facilitaire commissie uur Vervolg activiteiten Organisatie uur Einde middagprogramma uur Ontvangst in de tent met koffie/thee Daarna gezellig samenzijn Zelf drank meenemen. CCN Mummelmann en hapje Sluiting Organisatie Facilitaire commissie, alle bestuursleden en coördinatoren Zondag uur Eigen koffie meenemen. Het weekend evalueren en bespreken met de deelnemers NOTULEREN Voorzitter secretaris uur Sluiting weekend. Verzoek aan Organisatie iedereen om te helpen de tent af breken en op te ruimen uur Tent afbreken en alles inpakken. Allen: op aanwijzingen van de COORDINATOR! Versie

5 12.30 uur Evalueren Alle vrijwilligers + bestuur Notuleren! uur Sluiten en naar huis Allen Versie

6 Aandachtspunten uit de evaluaties. Kosten berekening KPB: Aantal camperplaatsen x euro. Ruimtehuur, ruimte voorzien van scherm, beamer, projectietafel. Catering doorbelasten aan de organisatie. Km-vergoedingen doorbelasten. Mogelijke subsidie doornemen: b.v. provinciegeld. Deelnemerskosten aan activiteit of cursus doorbelasten aan de organisatie. Presentjes voor derden meenemen in de KPB. Verder: Communicatie naar de leden: Aankondiging, uitvoering en verslag inclusief foto s. PR via CK Website of nieuwsbrief. Kopie van het reglement dat ter plekke van een activiteit geldt. Honden ja /nee. Elektrisch vermogen is beperkt. Er is geen satellietontvangst mogelijk. Wifi is beperkt aanwezig. Duidelijk de aanvangstijden van de diverse activiteiten vermelden. Digitale registratie en gebruikskaarten inleveren. Organisatie: Deelnemersaantallen doorgeven aan een derde partij, zodat deze voldoende promotiemateriaal kan verzorgen. Vraag bij de uitnodiging of kennisgeving om BHV-er, EHBO-er en mensen met AED aantekening zich te melden. Rekening houden met veiligheidsaspecten: brandveiligheid, EHBO, nooduitgangen, AED: waar staat de defibrillator op het terrein, waar staan de brandblussers, camperneuzen allemaal richting uitgang. Adressen en telefoonnummers van receptie, huisarts, tandarts, ziekenhuis moeten bekend gemaakt worden. Regeling afvalcontainers doorgeven aan de deelnemers. Bestuur: WA verzekering uitzoeken t.b.v. reizen en evenementen, de vrijwilligersverzekering. Opgavelijsten Lay-out aanpassen. Uitnodiging moeten we vooraankondiging noemen, zonder inhoud met link naar de website. Welkomstpakket nieuwe leden aanpassen (inhoud groene stoffentasje). Handleiding Website nieuwe leden herzien. Versie