Draaiboek Activiteiten Ouderraad Schoonhovens College

Transcriptie

1 Algemeen De ouderraad bestaat uit minimaal 7 en maximaal 13 ouders. Daarnaast zijn een directielid, een afgevaardigde van de leerkrachten van VW en een afgevaardigde van de leerkrachten van AP aanwezig tijdens de vergaderingen. Ook een lid van de MR is, als gast, aanwezig. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester van de ouderraad. Tijdens de 1 e vergadering in het nieuwe schooljaar worden data vastgesteld voor 5 vergaderingen, op de maandagavond, voor het hele schooljaar. Vergaderingen vinden plaats op school (locatie AP of VW, afhankelijk van wie van de directie aanwezig is bij de vergadering) en beginnen om 20 uur. Wanneer iemand niet aanwezig kan zijn, graag afmelden bij de secretaris of de voorzitter. Een overzicht van wat de ouderraad verder gedurende het schooljaar wanneer doet, wat de werkzaamheden inhouden en hoeveel tijd er ongeveer in gaat zitten, volgt hieronder in chronologische volgorde. Overleg 5=1 - Wanneer: eenmaal per jaar, meestal in september. - Werkzaamheden: een vergadering, s avonds, met de ouderraden van de 5=1 scholen (Scala College in Alphen a.d. Rijn, RSG Broklede in Breukelen, Anna van Rijn College in Nieuwegein en Minkema College in Woerden). Communicatie over datum, tijd en plaats gaat via de mail. Van te voren wordt meestal een onderwerp gekozen waarover gesproken zal worden. Verder is er gelegenheid om ervaringen uit te wisselen. Het is wenselijk dat er tenminste 2 leden van de OR aanwezig zijn. Wanneer het overleg plaatsvindt op het Schoonhovens College, liefst zoveel mogelijk leden aanwezig. Koffie/thee regelen en een hapje en een drankje na afloop. - Tijd: een avond per persoon. Indien overleg op Schoonhovens College; ongeveer 2 uren alles voorbereiden/regelen voor 1 persoon. Toewijzing additionele middelen - Wanneer: aan het begin van het nieuwe schooljaar. - Werkzaamheden: overleg tussen onze penningmeester, onze voorzitter, de rector en het hoofd van de administratie over welke vakgroep/sectie wat krijgt toegewezen aan extra leermiddelen. Hiervoor hebben de secties een kaart kunnen invullen. - Tijd: maximaal 1 uur per persoon. pag. 1

2 Algemene jaarvergadering OR - Wanneer: vindt plaats in oktober. - Werkzaamheden: overleg DB, uitnodiging maken, laten drukken door OOP (onderwijs ondersteunend personeel) een avondje vouwen en in enveloppen stoppen door leden OR. Wanneer er nieuwe leden voor de OR gezocht worden, wordt dit in de uitnodiging kenbaar gemaakt. Kandidaat leden kunnen zich tijdens deze vergadering voorstellen. Er kan een stemming nodig zijn wanneer er zich meer ouders aanmelden dan dat er vacatures zijn. Verloop van de avond: de voorzitter heet iedereen welkom en doet mondeling kort verslag van de activiteiten van het afgelopen jaar. Presentatie van de jaarcijfers door de penningmeester vindt ook plaats tijdens het 1 e deel van de avond, na de koffiepauze nog een presentatie o.i.d. meestal door een lid van de directie. Regelen koffie/thee met OOP (eventueel meehelpen met opruimen aan het einde van de avond). - Tijd: voorbereiding een paar uren per persoon, 1 avond liefst alle leden OR aanwezig tijdens jaarvergadering. Voorlichtingsavond(en) groep 8 - Wanneer: medio november. - Werkzaamheden: aanwezigheid van zeker 4 leden van de OR is wenselijk om koffie- en thee te schenken (eventueel meehelpen met opruimen aan het einde van de avond). Tevens mogelijkheid voor presentatie OR-activiteiten op laptop en/of informatietafel (met 1 of 2 OR-leden). - Tijd: 1 of 2 avonden (verdelen over leden OR). Kerstgala - Wanneer: in de week voor de kerstvakantie voor de leerlingen van de bovenbouw. - Werkzaamheden: 1 of 2 leden van de OR regelen hapjes voor de leerlingen. Ook is er iemand nodig die de verlichtingsslangen buiten uitrolt en, nadat iedereen naar binnen is gegaan, dit meteen weer opruimt. - Tijd: paar uren per persoon. Kerstcadeau OOP (onderwijs ondersteunend personeel) - Wanneer: vlak voor de kerstvakantie (niet ieder jaar). - Werkzaamheden: 1 of 2 OR-leden verzorgen een aardigheidje voor het OOP (zo n 30 personen). Een fles wijn of een doosje chocolade met een bedankje(kaartje) erbij. - Tijd: ongeveer 2 uren per persoon. pag. 2

3 Open dagen - Wanneer: in januari op beide locaties. - Werkzaamheden: op de locatie VW zijn er op zaterdagochtend 4 OR-leden nodig om met karren met drinken rond te gaan voor alle leraren (en leerlingen die helpen). Op locatie AP op een doordeweekse avond met 4 OR-leden, meehelpen met catering gedurende de avond. - Tijd: ongeveer 2 uren per persoon. Thema-avond - Wanneer: in april vindt de thema-avond plaats. - Werkzaamheden: al in het begin van het nieuwe schooljaar bedenken/ bespreken wat het thema zal zijn en een werkgroep samenstellen die e.e.a. verder gaat uitwerken en organiseren. Datum vaststellen in overleg met directie. Verder o.a. spreken met externe partijen en beslissen wie de themaavond mag verzorgen. Maken tekst vooraankondiging en uitnodiging (ook in overleg met externe partij). Overleg met OOP inzake dit drukwerk en printen etiketten/enveloppen. Alle ouders/verzorgers/leerkrachten/schoolleiding uitnodigen en de leden van de 5=1. Bijhouden aanmeldingen van ouders, dit aantal tijdig doorgeven aan OOP. Regelen cadeau/bloemen voor de externe partij. Op de thema-avond schenken van koffie/thee (en eventueel drankjes) voor bezoekers en eventuele andere hand- en spandiensten. Meehelpen met opruimen aan het einde van de avond. - Tijd: afhankelijk van het aantal OR-leden dat in de werkgroep zit v.w.b. uitvoerende werkzaamheden. Zeker een aantal avonden/dagdelen vergaderen. Regelmatig/veel overleg via de mail. Een paar uren voor overleg met de externe partij(en). Zowel voor de vooraankondiging als voor de uitnodiging een avond vouwen en in enveloppen stoppen. Op de avond zelf liefst alle leden van de OR aanwezig. Poldersurvival - Wanneer: altijd op een donderdag en vrijdag (overdag) in juni. - Werkzaamheden: met een kraam met eten en drinken staan bij de poldersurvival (veldje in Vlist) van de 1 e en 2 e klassen. Per dag liefst 4 leden OR inzetbaar, 2 s ochtends en 2 s middags. Eén of 2 leden van de OR regelen de inkoop van het eten en drinken. - Tijd: een paar uren per persoon. pag. 3

4 Diploma-uitreiking - Wanneer: meestal eind juni. - Werkzaamheden: schenken van koffie en thee bij binnenkomst ouders/familie en tijdens de pauze. Na afloop van de diploma-uitreiking bardienst (buiten bij goed weer). Daarnaast spreekt de voorzitter van de OR (of een ander lid van het dagelijks bestuur indien de voorzitter verhinderd is) de geslaagde leerlingen en hun ouders/familie kort toe en ontvangt iedere leerling het jaarboek (door school samengesteld en geregeld, door de OR geheel of gedeeltelijk betaald) uit handen van de voorzitter. We helpen met opruimen aan het einde van de avond. Op beide avonden op locatie AP (op woensdag voor leerlingen VW en op donderdag voor leerlingen AP) met minimaal 4 leden OR aanwezig zijn. Dress code: wit shirt of blouse op schort OR. - Tijd: een hele avond per persoon. Bijwonen vergadering Medezeggenschapsraad - Wanneer: ongeveer 4x per jaar. - Werkzaamheden: één (vast) lid van de MR woont de vergaderingen van de OR bij en bij toerbeurt schuift een lid van de OR aan bij een vergadering van de MR. - Tijd: een avond per persoon. Bijhouden teksten van OR op site Schoonhovens College - Werkzaamheden: regelmatig/indien wenselijk teksten op site laten plaatsen. Bijvoorbeeld een terugblik op de thema-avond (met foto s). Bijhouden of wat er op de site staat onder kop Ouderraad nog up-to-date is en zo niet dit aanpassen. - Tijd: paar uren per schooljaar van secretaris (of ander lid dagelijks bestuur). Werkgroepen - Wanneer: indien wenselijk/noodzakelijk. - Werkzaamheden: incidenteel wordt er een werkgroep van 3 of 4 OR-leden samengesteld die een onderwerp gaat bespreken en uitwerken. Bijvoorbeeld profilering Ouderraad. Ook kan een OR-lid gevraagd worden om zitting te nemen in een werkgroep via/op verzoek van school. - Tijd: meestal een paar avonden per persoon. pag. 4

5 Lief en leed potje - Werkzaamheden: het namens de OR versturen van een kaartje naar leerkrachten van school in geval van (langdurige) ziekte, overlijden van partner/kind, geboorte kind en huwelijk. Kopen van kaarten en postzegels. - Tijd: paar uren per schooljaar van verantwoordelijk OR-lid. Vrijwillige ouderbijdrage - Wanneer: na de algemene ouderraad vergadering in oktober. - Werkzaamheden: door onze penningmeester aangemaakte factuur met een verzoek aan de ouders/verzorgers om het vastgestelde bedrag van 26,-- voor 1 kind of 38,-- voor meerdere kinderen over te maken. De bedragen worden ieder jaar tijdens de algemene jaarvergadering van de OR vastgesteld. - Tijd: één avond vouwen en in enveloppen stoppen. Later nog een avondje vouwen en in enveloppen stoppen van de herinneringen. Beheer kleding OR - Wanneer: het hele jaar door (na iedere bijeenkomst). - Werkzaamheden: wij hebben polo shirts en schorten met de tekst Ouderraad. De polo shirts worden gedragen bij de meeste bijeenkomsten zoals voorlichtingsavonden en open dagen, dit om de herkenbaarheid te bevorderen. De schorten worden gedragen bij de diploma-uitreikingen. Na afloop worden de gebruikte kledingstukken verzameld, gewassen en gestreken en teruggebracht op school (AP) in het hok achter de kantine balie. - Tijd: ongeveer 6 uren per schooljaar inclusief naar school brengen. Thema-avonden 5=1 - Wij ontvangen van de 5=1 scholen meestal een uitnodiging voor hun themaavond. Goed om ideeën op te doen, bij voorkeur 2 OR-leden die deze avond bezoeken. Gezelligheid - Meestal aan het einde van het schooljaar, maar soms aan het begin, wordt er op een avond een BBQ georganiseerd bij één van de leden thuis. Op eigen kosten, iedereen brengt iets mee, vlees wordt besteld. - Medio januari hebben we met de complete ouderraad een etentje voor de leden die afscheid hebben genomen. pag. 5

6 Functies binnen OR: Voorzitter OR - Werkzaamheden: o Het leiden van de vergaderingen van de OR. o Het in overleg met de secretaris samenstellen van de agenda. o Het schrijven van teksten, uitnodigingen, etc. o Het welkom heten en toespreken van de aanwezigen tijdens diverse bijeenkomsten. o Het nemen van initiatieven en het coördineren van OR-werkzaamheden. o Het aanspreekpunt voor de school voor (voor de OR) relevante ontwikkelingen. - Tijd: gemiddeld 1,5 uur per week naast de overige OR activiteiten (zie elders). Penningmeester OR - Werkzaamheden: o Opstellen schooljaarbegroting en schooljaarafronding. Presentatie op algemene OR avond. o Opstellen facturen vrijwillige ouderbijdrage en herinneringen. School print uit en zorgt voor enveloppen en verstuurt. Ouderraad vouwt en stopt facturen in enveloppen. Bijhouden ontvangsten op eigen bankrekening. o Toewijzing additionele middelen door op basis van inventarisatie school (door administratie) keuzes voor te stellen binnen beschikbaar budget. Bijhouden van uitgaven voor toegekende additionele middelen in samenwerking met administratie school. o Project onderwerp bepalen in samenwerking met OR en school. Zorgen voor administratie verwerking van gekozen projectbesteding(en). o Uitgaven van de overige begrotingsposten in samenwerking met administratie school afhandelen. o Uitgaven van algemene aard via bankrekening afhandelen. o Financiële voortgangrapportage in elke OR vergadering. - Tijd: gemiddeld 2 uren per week naast de overige OR activiteiten (zie elders). Secretaris OR Werkzaamheden: o Notuleren tijdens vergaderingen en er voor zorgen dat de uitgewerkte aantekeningen ruim voor de volgende vergadering in ieders bezit zijn. o In overleg met de voorzitter van de OR de agenda vaststellen en deze naar alle OR-leden sturen. pag. 6

7 o Het jaarverslag en het verslag van de algemene ouderraadsvergadering maken. o Alle mail komt via ouderraad@schoonhovenscollege.nl binnen bij de secretaris, deze persoon is dus via de mail het eerste aanspreekpunt voor externe instanties en school. o Wijzigingen in samenstelling ouderraad doorgeven aan Kamer van Koophandel (max. 1 x per jaar). Tijd: gemiddeld 1,5 uur per week naast de overige OR activiteiten (zie elders). pag. 7