Arco Invoice App voor goedkeuring

Transcriptie

1 Arco Invoice App voor goedkeuring 1/6

2 Inhoud 1 Invoice App voor goedkeuring Gebruik Aparte module Ondersteunde versies Werking Werking met schermafdrukken Elementen beheerd buiten de app /6

3 1 Invoice App voor goedkeuring 1.1 Gebruik De goed te keuren facturen verschijnen in de app voor factuurgoedkeuring en kunnen vandaar uit worden goedgekeurd. Deze functie kan eventueel aan een deel van de gebruikers worden ter beschikking gesteld, bv. hoger en/of middelmanagement en/of decentrale gebruikers (projectleiders, ). De app is geschikt voor smartphone en voor tablet. Voordelen van de app: - Gebruikersgemak. Aangepast gedrag voor smart phone en tablet. - Bepaalde gebruikers zijn erg gemotiveerd om te werken met apps (in tegenstelling tot traditionele applicatie) - Mogelijkheid om dit thuis of tijdens verplaatsingen: o te behandelen, zonder belast te worden met andere administratieve applicaties o snel te doorlopen o enkele eenvoudige of dringende gevallen snel te behandelen - Offline werken is mogelijk (bv Wifi of mobiel netwerk tijdelijk niet toegankelijk) - Snelheid: o o De erg snelle navigatie motiveert gebruikers. De snelheid is hoog o.m. omdat de gegevens lokaal worden opgeslagen in de cache (doorsturen gebeurt los van de behandeling) verschillende facturen in 1 keer goedkeuren: optie die kan worden ingeschakeld of uitgeschakeld bv inschakelen indien hoger management Voor meer details verwijzen we naar: - document met schermafdrukken - filmpjes die het gebruik illustreren. 1.2 Aparte module De app-toegang is beschikbaar tegen meerkost. 1.3 Ondersteunde versies Het gebruik: Invoice server: Arco Invoice versie 2.1 is nodig Apparaten: - Apple o O.S. : Apple IOS: versie 7.1, 8 en 9. Versie 6 kan werken, doch is niet officieel ondersteund. o Types apparaten: elke model dat het passende operating systeem heeft is ondersteund - Android: o De beschikbaarheid hiervan is voorzien voor een toekomstige versie (communicatie volgt zodra beschikbaar) o O.S.: alle Android versies en hoger (inclusief 5 en 6) zijn ondersteund o Modellen: geen specifieke certificering van apparaten is nodig. 3/6

4 2 Werking 2.1 Werking met schermafdrukken Werklijst voor de tablet interface Overzicht scherm: Sorteercriteria toepassen op leverancier: Werklist filteren op de leverancier Estbel: Goedkeuren door een swipe naar rechts: 4/6

5 Later goedkeuren (op normaal scherm) door een swipe naar links: Alle facturen goedkeuren (indien geactiveerd), met een bevestigingsvraag: 2.2 Elementen beheerd buiten de app - Activeren op een apparaat : via een koppeling naar een Arco SenSaas hosting site. - Gebruikersbeheer : 5/6

6 o Minimum 1 x inloggen met de Arco Invoice gebruikersnaam (die zelf eventueel dezelfde is als de Windows naam in geval van Active Directory Sync) o Nadien kan de gebruiker met een instelbare PIN werken - Informatie die wordt getoond in de app: o Eigenschappen: bedrag incl. BTW, naam leverancier, munteenheid, vervaldatum. o Document: factuur (PDF) o Commentaren o Booklijninformatie (3 costcentra, 1 bedrag) - Taalkeuze gebruiker: Frans, Nederlands, Engels - Refresh gegevens: o Automatisch elke 15 minuten o Swipe naar beneden op de lijst o De laatste tijd van verversing wordt getoond op het scherm - Smartphone/tablet: o Smartphone: aangepaste view in portret mode o Tablet: portrait en landscape modus - Goedkeuringsacties: o Goedkeuren o Niet nu : de factuur keert terug naar de werklijst van de webinterface, en kan daar op normale manier worden behandeld. - Bulk acties (naar keuze geactiveerd of niet geactiveerd): o Bulk goedkeuring o Bulk niet nu Niet zichtbaar in app: - Geschiedenis goedkeuring - Toon vorige/volgende goedkeurder - Bekijk extra bijlagen - verzonden/ontvangen voor factuur - Archief, factuur die elders in de goedkeuring zijn - Andere goedkeuringsacties 6/6