Jaarverslag interne audit activiteiten 2018

Transcriptie

1 Federaal agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Jaarverslag interne audit activiteiten 2018 Raadgevend Comité 14 mei 2019

2 Jaarverslag Jaarverslag interne audit activiteiten 2018: Wordt voorgelegd op het Auditcomité van het FAVV (26 juni 2019) Wordt publiek beschikbaar gesteld als onderdeel van het FAVVactiviteitenverslag 2018 Wordt overgemaakt aan de Federale Interne Auditdienst (FIA) 2

3 Organisatie Samenstelling Auditcomité in 2018 Voorzitter: Peter Maes Vertegenwoordiger voogdijminister: F. Bolle / G. Cuypers Vertegenwoordiger beroepsorganisatie: Yvan Dejaeghere Vertegenwoordiger consumentenorganisatie: Joost Vandenbroucke Vertegenwoordiger DIRCOM: Jean-François Heymans Plaatsvervangend vertegenwoordiger beroepsorganisatie: Ana Granados / Géraldine Boseret Plaatsvervangend vertegenwoordiger consumentenorganisatie: plaats vacant Samenstelling interne audit 2018 : 2,6 FTE auditoren 0,3 FTE administratieve ondersteuning 0,25 FTE CAE (directeur IAQP) Budget van 1 interne auditor jaarlijks voorzien voor FIA 3

4 Objectieven Opmaak risicogebaseerd meerjarenauditprogramma: gerealiseerd Opmaak risicogebaseerd auditprogramma: gerealiseerd Uitvoeren auditprogramma: deels gerealiseerd 20 geprogrammeerd 14 uitgevoerd (waarvan 1 door FIA) 1 uitgesteld naar 2019 (bijproducten) 5 audits DG Labo op vraag van management uitgesteld naar juni 2019 Aanpassen HR auditcomité, auditcharter: niet gerealiseerd (zie verder) 4

5 Objectieven Activiteit KPI Realisatie 2018 Realisatie auditprogramma 80% 70% Slotvergadering 100 % < 5 werkdagen 85% Verzenden ontwerprapport 90% < 30 kalenderdagen 69% 100% < 50 kalenderdagen 85% Verzenden finaal rapport 80% < 15 kalenderdagen 100% 100% < 20 kalenderdagen 100% 5

6 Kerncijfers Geformuleerde NC: Type A: 0 Type B: 51 Type S (suggesties/aandachtspunten): 69 Opvolging van openstaande NC 117 NC werden geëvalueerd waarvan na evaluatie: 90 konden afgesloten worden 7 in uitvoering zijn 5 in status «open» blijven 15 geherformueerd werden 6

7 Conclusie Het controleprogramma is op basis van een risicoanalyse opgesteld De opmaak van het controleplan en de uitvoering ervan worden goed beheerd De controles worden uitgevoerd in overeenstemming met de geldende procedures, instructies, de interne regels en op een professionele wijze Er wordt in geval van een vaststelling van een niet-conformiteit adequate maatregelen genomen De instrumenten die nodig zijn voor een doeltreffende uitvoering van de controles zijn beschikbaar Wat de fraudebestrijding betreft, heeft de NOE haar visie op fraude en haar doelstellingen gedefinieerd, worden doeltreffende controles uitgevoerd en wordt er samengewerkt met de verschillende interne en externe partners 7

8 Conclusie Opleiding rond de kennis van allergeneninformatie verdient verdere aandacht Controle residuen van pesticiden: bepaalde technische fiches, checklists en instructies zijn onvoldoende, onduidelijk of ontbreken Controle bij grootkeukens: afwezigheid van protocol tussen FAVV en het Ministerie van Defensie (ondanks meermaals aandringen vanuit het FAVV) Samenwerking Rendac: toegewezen taken stemmen niet volledig overeen met de de inhoud van het protocol 8

9 Samenwerking FIA KB 4 mei 2016 tot oprichting van FIA: FIA is verantwoordelijk voor het uitvoeren van audituniversum FAVV vanaf 1 januari 2018 Overeenkomst FAVV FIA: de ISO-audits en 882-audits blijven binnen audituniversum FAVV Aanvankelijk: opstellen van een samenwerkingsprotocol Anno mei 2019: aanpassing van KB FIA is noodzakelijk om protocol te kunnen opmaken In tussentijd blijft FAVV de ISO en 882-audits uitvoeren en voert FIA de interne horizontale audits uit bij het FAVV 9

10 Externe audits Federale Interne Auditdienst (FIA): GDPR-evaluatie: status FAVV = gevorderd 2 audits op vraag van voogdijminister Ducarme Volg de onafhankelijkheidsverklaring van leden van comités tijdig op Evalueer noodzaak eigen Auditcomité Wijzigen van selectieprocedure nieuwe leden auditcomité: weerspiegeling van de beheersbevoegdheid van de voogdijminister opvolging door de stuurgroep Kwaliteitsmanagementsysteem ISO (verlengingsaudit): accreditatie behouden ISO (2 de toezichtsaudit): accreditatie behouden ISO 9001 (2 de toezichtsaudit): certificatie behouden 10

11 Externe audits Rekenhof Jaarrekening 2015 en 2016 enkele aandachtspunten Gunstige beoordeling Europese Commissie (DG SANTE F HFAA) 2 fact-finding 3 audits (9 aanbevelingen) Rapporten publiek beschikbaar op website DG SANTE Actieplannen opgesteld 11

12 Toekomst Aanpassen HR, Auditcharter in functie van wijziging KB oprichting FIA en het protocol Opvolging aanbevelingen FIA: Selectieprocedure nieuwe leden aanpassen vraagt aanpassing MB samenstelling Auditcomité Evaluatie uitvoeren eigen Auditcomité Samenstelling auditcomité Vertegenwoordiger beroepsorganisatie: vervanging voor Yvan Dejaeghere Plaats vacant voor plaatsvervangend vertegenwoordiger consumentenorganisatie 12

13 Vragen 13