ALGEMENE CERTIFICATIEVOORWAARDEN van DCS ISO 9001/14001 en en OHSAS

Transcriptie

1 Commercieel Proces FPE DEKRA DCS I / 17 ALGEMENE CERTIFICATIEVOORWAARDEN van DCS ISO 9001/14001 en en ONDERWERP VAN DIT DOCUMENT : Verduidelijken aan de klanten van - De algemene certificatievoorwaarden voor ISO 9001, en Toepassingsdomein : DEKRA Certification Systeem Vorige uitgave: onbestaande Doel van de aanpassing (Aard en oorzaken. De aanpassingen worden aangegeven in blauw in de elektronische file) Veranderingen als gevolg van integratie van OHSAS Opgesteld door : Emmanuelle REUTER Nagezien en goedgekeurd door : F. PEROCHEAU

2 Commercieel Proces FPE DEKRA DCS I / 17 OVERZICHT INTRODUCTIE 1. Verplichtingen van de klant: 1.1 Voorwaarden voor uitvoering van audits: 1.2 Informatie: 1.3 Meldingen aan DEKRA Certification: 1.4 Overeenkomst over de termijnen: 1.5. Gebruik van het certificaat en het DEKRA Certification-logo: 1.6 Overeenkomst over de kosten 2. Verplichtingen van DEKRA Certification: 2.1 Openbaarheid van gegevens: 2.2 Vertrouwelijkheid: 2.3 Aanwijzing van de auditoren: 2.4 Verantwoordelijkheden : 3. Behandeling van de aanvragen 3.1 Kandidatuur : 3.2 Contract De kosten Modaliteiten van de facturatie Voorwaarden in verband met uitstel en annuleringen Duur van de audits 4 Audits : 4.1 Pre-audit: 4.2 Initiële audit Fase Fase 2, certificatieaudit : 4.3 Opvolgingsaudit: 4.4 Vernieuwingsaudit: 4.5 Complementaire audit : 4.6 Witness of getuigenaudits 4.7 Onderbrekingen van audit: 5. Certificatie 5.1 Woordgebruik: 5.2 Verwerking van afwijkingen : 5.3 Beslissing voor certificatie 5.4 Certificaat 5.5 Opschorting/ intrekking van het certificaat : 5.6 Terug instellen van certificaten: 6 Klachten 7. Beroep 8 Correspondentie : 9. Inwerkingtreding: BIJLAGE 1 : Geval van transfert van een Certificaat BIJLAGE 2 : Geval van multi-site-certificatie BIJLAGE 3 : Geval van gecombineerde certificaten

3 Commercieel Proces FPE DEKRA DCS I / 17 ALGEMENE CERTIFICATIEVOORWAARDEN van DCS ISO 9001/14001/22000 en Introductie : Dit document is het reglement van DEKRA Certification France voor de certificatie volgens de normen ISO9001, en 22000en Het levert de noodzakelijke informatie aan de kandidaten of gecertificeerde klanten om conform te zijn met de vereisten van het certificatieorganisme, en de desbetreffende norm. Dit document beschrijft de procedures voor de kandidatuur, voor de audit, voor de certificatie, voor het beroep dat kan aangetekend worden en voor klachten. DEKRA Certification heeft een aanvraag gedaan bij COFRAC in verband met de norm ISO voor certificatie van managementsystemen. Met betrekking tot de certificatie van OHSAS 18001, deze is niet geaccrediteerd. De kandidatuur voor deze certificatie is open, op een niet-discriminerende wijze, voor elke organisatie of onderneming. In het geval voor ISO 22000, moet het organisme of de onderneming behoren tot een welbepaalde categorie zoals vermeld in de Bijlage A van de norm ISO Het certificaat wordt enkel afgeleverd aan organismen/ondernemingen die zich conformeren aan de desbetreffende norm en die de regels volgen die uitgestippeld zijn in dit document. De beslissing van certificatie gebeurt na de audit en de evaluatie van correctieve maatregelen van de organisatie. Wanneer er veranderingen plaatsvinden die betrekking hebben op de norm of de voorwaarden van certificatie moeten de kandidaten of de gecertificeerde klanten zich conformeren aan de nieuwe norm volgens de termijn van inwerkingtreding zoals bepaald en aan het certificatiereglement voor de volgende audit. De kandidaten en gecertificeerde klanten zullen voorafgaandelijk geïnformeerd worden van elke wijziging door middel van het toezenden van de nieuwe certificatievoorwaarden. Opmerking : bepaalde vereisten zijn specifiek voor de ISO audits. Deze zijn gemerkt in kleur.

4 Commercieel Proces FPE DEKRA DCS I / Verplichtingen van de klant: De gecertificeerde klanten moeten zich op elk ogenblik conformeren met de desbetreffende norm, de certificatievoorwaarden en de gemaakte verklaringen tijdens hun kandidatuur. De norm en de certificatievoorwaarden zijn een toevoeging op de van kracht zijnde wetgeving. 1.1 Voorwaarden voor uitvoering van audits: In het kader van de certificatie van zijn managementsysteem engageert de klant zich nauwgezet om het geheel van de verstrekte informatie en noodzakelijke dossiers voor certificatie van zijn managementsysteem gratis ter beschikking te stellen van DEKRA Certification op de overeengekomen datum. Tijdens de audits moet de kandidaat/gecertificeerde klant zeker stellen dat de activiteiten in het toepassingsdomein kunnen geauditeerd worden. De klant engageert zich om aangepaste lokalen ter beschikking te stellen van de auditoren voor het goede verloop van audit op de site. 1.2 Informatie: De klant waarborgt dat alle verstrekte informatie aan de auditoren om te komen tot de evaluatie van het managementsysteem volledig zijn en waarheidsgetrouw. Het is de taak van de klant om de aandacht te vestigen op alle processen en omstandigheden die relevant kunnen zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Het verantwoordelijk personeel moet beschikbaar zijn gedurende de uitvoering van de audit en het moet mogelijk zijn toegang te krijgen tot de desbetreffende bestaande documenten voor consultatie. Elke foute of misleidende verklaring over een kandidaatsdossier, tijdens een audit of in elke andere communicatie kan leiden tot een terugtrekking van de certificatie of tot de uitsluiting van elke toekomstige deelname. 1.3 Meldingen aan DEKRA Certification: De houder van een certificaat is gehouden om zonder verwijl DEKRA Certification alle essentiële wijzigingen te melden die een invloed kunnen hebben op het gecertificeerde managementsysteem of op de certificatie of op de desbetreffende certificatievoorwaarden (bijvoorbeeld de sluiting van een site in het kader van een multi-sitecertificatie). DEKRA Certification zal oordelen of een bijkomende of complementaire audit vereist is teneinde de continuïteit van de certificatie te evalueren. Wanneer een complementaire audit moet uitgevoerd worden, komen de kosten ten laste van de klant. Zo ook dient de gecertificeerde klant DEKRA Certification te informeren wanneer hij onderwerp is van gerechtelijke acties die verband houden met de gecertificeerde norm, die de gepaste maatregelen zal nemen teneinde de continuïteit van het certificaat te waarborgen. De gecertificeerde klanten moeten de goedkeuring van DEKRA Certification bekomen om de ISO 9001/14001 of of OHSAS certificatie te gebruiken in het kader van wettelijke acties of van onderzoeken die in dit verband gerealiseerd worden. Alvorens haar toestemming te geven, zal DEKRA Certification zich het recht voorbehouden om de voortdurende conformiteit aan de standaard en aan het onderhavig reglement te bevestigen. Indien een complementaire audit moet gerealiseerd worden, zijn de kosten ten laste van de gecertificeerde klant. 1.4 Overeenkomst over de termijnen: DEKRA Certification bevestigt de datum van uitvoering van de audit aan de klant. In het geval dat een afgesproken audit niet uitgevoerd wordt voor redenen eigen aan de klant, dient deze DEKRA Certification de gemaakte kosten tot aan deze datum terug te betalen. Indien, als gevolg van deze annulering, de normale termijnen voor opvolging of hernieuwing verlopen zijn, loopt de gecertificeerde klant een opschorting op van het certificaat.

5 Commercieel Proces FPE DEKRA DCS I / Gebruik van het certificaat en het DEKRA Certification-logo: Elke gecertificeerde klant zal van DEKRA Certification een certificaat ontvangen, een model van het logo dat gebruikt kan worden alsook het document dat het gebruik preciseert van dit logo en dit certificaat. Het gebruik van het logo door de gerechtigde eigenaar is enkel toegestaan gedurende de duur van de desbetreffende geldigheid en zolang er een geldige certificatie bestaat van de zijde van DEKRA Certification. Het logo mag gebruikt worden op technische of commerciële ondersteuningsmiddelen van de gecertificeerde organisatie of onderneming: - van alle aard (papier, elektronisch, audiovisueel); - van alle types zoals papier et hoofding, diagnostische rapporten, commerciële platen. Waarschuwing: HET LOGO MAG NIET WORDEN AANGEBRACHT OP PRODUCTEN NOCH DIENSTEN (inspectierapporten, testrapporten, enz ) De reproductie van het DEKRA Certification logo moet de karakteristieken respecteren van het toegezonden logo bij het verkrijgen van het certificaat zowel kleuren, afmetingen als design. Dit logo kan ofwel gebruikt worden in de volledig gekleurde versie, of in zwart en wit. Alle communicatie moet duidelijk verwijzen naar het organisme of de onderneming of de activiteit van het organisme of de onderneming die over de certificatie beschikt zowel in de achtergrond als in de vorm, en de domeinen vermelden voor dewelke zij gecertificeerd is. Het recht om het DEKRA Certification-logo te gebruiken neemt een einde bij het aflopen van de geldigheidsduur van het certificaat en de klant engageert zich om alle gebruik van het logo te stoppen. Dit is eveneens van toepassing in geval van intrekking/opschorting van het certificaat en in geval van normale of abnormale beëindiging van het contract. 1.6 Overeenkomst over de kosten De kandidaat, gecertificeerde klant verbindt er zich toe om alle kosten te betalen, verbonden aan interventies zoals beschreven in de overeenkomst, en wat ook de conclusies zijn waartoe deze leiden.

6 Commercieel Proces FPE DEKRA DCS I / Verplichtingen van DEKRA Certification: 2.1 Openbaarheid van gegevens: DEKRA Certification moet informatie met betrekking tot het octrooi beschikbaar houden voor het publiek, het opschorten of intrekken van de certificering. Dit betekent dat DEKRA Certification de volgende informatie zal openbaar maken : naam van de klant, adres en staat van de certificering. 2.2 Vertrouwelijkheid: DEKRA Certification verbindt er zich toe om alle informatie van een klant die toegankelijk werd gemaakt door zijn personeel en werkend in zijn opdracht, op een strikt vertrouwelijk wijze zal behandelen en deze enkel zal gebruiken in het kader van de overeengekomen activiteiten met de klant. Alle afwijkingen aan dit principe zal enkel beschouwd worden als geldig indien dit schriftelijk aanvaard wordt door de klant. Indien vertrouwelijke informatie moet bekend gemaakt worden aan andere organismen zoals het organisme van de accreditatie of nog gevolg gevend aan een gerechtelijke actie, verbindt DEKRA Certificatie zich ertoe de klant hiervan op de hoogte te brengen. 2.3 Aanwijzing van de auditoren: DEKRA Certification verbindt er zich toe de opdracht enkel toe te vertrouwen aan auditoren die beantwoorden aan de criteria opgemaakt door DEKRA Certification. De site/organisme heeft het recht een auditor te weigeren op basis van een geschreven verantwoording geadresseerd binnen de 10 dagen volgend op de datum van de bevestigingsbrief. Wanneer deze verantwoording aanvaardbaar is, zal een andere auditor geselecteerd worden en een bevestigingsbrief zal dan opnieuw verzonden worden. 2.4 Verantwoordelijkheden : DEKRA Certification heeft als doelstelling organismen/ondernemingen te certificeren volgens de vereisten van de desbetreffende norm. DEKRA Ceertification is echter niet betrokken in het uitwerken van de vereisten van de normen en de reglementen. Voor elke klacht met betrekking tot deze documenten moet de kandidaat of gecertificeerde klant zich direct wenden tot de geschikte besluitvormers. DEKRA Certification is niet verantwoordelijk voor economische verliezen veroorzaakt door enige industriële actie of machinestoringen of communicatiesystemen of transmissieproblemen of enig ander gebeuren buiten haar controle als certificatie-organisme.

7 Commercieel Proces FPE DEKRA DCS I / Behandeling van de aanvragen 3.1 Kandidatuur : Er moet een aanvraag voor dienstverlening ingevuld worden met alle noodzakelijke details. Indien er niet voldoende plaats is op het document, moet bijkomende informatie genoteerd worden in een mail of op een afzonderlijk blanco blad dat aan het aanvraagformulier gehecht wordt. In het kader van de ISO norm moet de klant de categorie bepalen van het adequate product zoals aangegeven in ISO De aanvraag voor dienstverlening moet ondertekend worden door de wettelijke vertegenwoordiger. Een plaatsvervanger kan eventueel bevoegdheid verkrijgen om in zijn plaats te ondertekenen. Een aanvraagformulier moet ingevuld worden voor elk verlopen contract na een certificeringscyclus of na belangrijke wijziging van de standaard of in de structuur van de onderneming (zoals verandering van naam, aankoop of fusie, ). De aanvraag voor dienstverlening geeft DEKRA Certification de mogelijkheid om te zien of het managementsysteem van de onderneming voldoende is om de audit door te voeren en de duur van de audit te berekenen. Wanneer een kandidatuur geweigerd wordt moet DEKRA Certification dit schriftelijk informeren aan de kandidaat en de redenen van weigering uitleggen, evenals zijn recht tot verhaal en het instellen van de procedure voor beroep (zie sectie Beroep). Wanneer een klant opnieuw in overweging wenst genomen te worden na een weigering moet een nieuwe aanvraag ingevuld worden. Wanneer een kandidatuur ontvankelijk is, zal DEKRA Certification een contract toezenden dat de financiële voorwaarden herneemt, evenals de algemene verkoopsvoorwaarden en de voorwaarden voor certificering. In het kader van de ISO norm moet de klant de categorie van het adequaat product refererend naar de ISO norm. 3.2 Contract De kosten Het contract specificeert: Voor de verschillende onderdelen van een audit zoals hieronder aangegeven en gebaseerd op het tariefblad I4000: - de kosten voor documentennazicht - de auditkosten - kosten voor rapportering en certificering - jaarlijks beheerskosten - kosten voor vertaling (optioneel) Het contract verwijst eveneens naar verplaatsingskosten Modaliteiten van de facturatie Voor certificerings-/hercertificeringsaudits zijn de kosten in 2 maal te betalen: een factuur met het bedrag gelijk aan 30% van de kosten van het eerste certificatiejaar bij ontvangst van het ondertekende rapport, en de factuur met het resterend bedrag die verzonden wordt na de audit en voor het verzenden van het certificaat. Voor opvolgingsaudits wordt een enkele factuur opgemaakt voor het totale bedrag van de prestatie. Op de facturen worden de tarieven van de BTW vermeld, evenals de prijs exclusief Taks en Alle Taksen inbegrepen van het verschuldigde bedrag Voorwaarden in verband met uitstel en annulering In geval van uitstel of annulering van een prestatie - in geval van een uitstel minder dan 3 werkdagen voor de datum van de audit, moet de klant 100% van de kosten van de geannuleerde audit op zich nemen voor zover DEKRA Certification niet in de

8 Commercieel Proces FPE DEKRA DCS I / 17 mogelijkheid was om de auditdatum te wijzigen voor gerechtvaardigde redenen, uitgezonderd wanneer de klant bewijst dat de klant geen enkele of de minste schade heeft geleden. - In geval van een uitstel meer dan 10 werkdagen voor de voorziene datum kan een deel van de kosten als goodwill terugbetaald worden door DEKRA Certification. Deze terugbetalingen kunnen bekomen worden op schriftelijke aanvraag. - In geval van een uitstel minder dan 10 werkdagen voor de voorziene datum behoudt DEKRA Certification 50% aan te rekenen van de duur van de evaluatie. DEKRA Certification behoudt zich tevens het recht voor om alle kosten aan te rekenen waarvan ze niet in de mogelijkheid is om ze te innen als gevolg van deze annulering of van deze vertraging (vb. tickets voor trein, vliegtuig, enz. ) Duur van de audits Deze duur is gebaseerd op de aangereikte gegevens in de aanvraag voor dienstverlening en op de toepassing van het overzicht l IAF MD5 of van ISO Het certificatiecontract moet ondertekend verzonden worden aan DEKRA Certification voor de gewenste auditdatum. De certificatieaudit zal uitgevoerd worden conform aan de met de klant afgesproken overeenkomsten. De organismen/ondernemingen die wensen gecertificeerd te worden volgens de normen ISO 9001, of en OHSAS moeten met aandacht de norm lezen en de certificatievoorwaarden alvorens een contract met DEKRA Certification te ondertekenen. Door dit te ondertekenen verbindt zij er zich inderdaad toe deze te kennen en de vereisten van deze documenten te respecteren. 4 Audits : Voor al de audits zal DEKRA Certification een bevestigingsbrief zenden aan de kandidaten/gecertificeerde klanten met het detail over de samenstelling van het team, de uitvoeringsdatums voor de interventies, de duur en het gedekte toepassingsdomein. De auditor zal een planning overmaken van zijn interventie. 4.1 Pre-audit: Op aanvraag van de klant is het mogelijk om voorafgaandelijk over te gaan tot het uitvoeren van een pre-audit. Een pre-audit houdt over het algemeen een controle in van de documentatie van het kwaliteitsmanagement en de steekproefsgewijze controle van de functionering van het managementsysteem. De pre-audit beweert niet volledig te willen zijn met betrekking tot geconstateerde afwijkingen. Hij verbindt DEKRA Certification in niets met betrekking tot de resultaten van de certificeringsaudit. 4.2 Initiële audit De initiële audit wordt uitgevoerd in twee fasen op de datum overeengekomen met deze laatste Fase 1 Fase 1 houdt het volgende in : Een nazicht van de documentatie die toelaat om zich te verzekeren dat de volgende documenten beschikbaar zijn: - een handboek van het managementsysteem - de geschreven procedures en instructies vereist door de norm - de interne audits - de directiebeoordelingen Bijkomend bij deze elementen, in het kader van ISO is het nodig: - om na te gaan dat de onderneming beschikt over de noodzakelijke vergunningen - om na te gaan of de beheersmaatregelen bepaald door de onderneming bepaald zijn met respect voor de principes van ISO en up-to-date zijn.

9 Commercieel Proces FPE DEKRA DCS I / 17 Het documentatienazicht moet plaatsvinden binnen een termijn van 4 weken voor het deel van fase 1 dat ter plaatse geschiedt. Na het documentatienazicht zal de klant een rapport van documentatienazicht ontvangen waarin een aantal afwijkingen kunnen voorkomen. Dit documentatienazicht is gebaseerd op een duur van 0,25 tot 1dag in functie van de totale duur van de certificatieaudit. Het kan uitgevoerd worden op of buiten de site, uitgenomen in het geval van een ISO audit waarbij fase 1 volledig op de site moet uitgevoerd worden Een evaluatie op de site, die toelaat een evaluatie te doen van de plaats, van de identificatie van de processen en van het begrip van de vereisten van de norm. Ze laat ook toe om de wettelijke aspecten te identificeren aan dewelke de klant moet voldoen. Voor ISO is het doel van het HACCP-systeem te zien in zijn context en te bevestigen dat - de PrP toegepast zijn - het managementsysteem een identificatie, evaluatie en classificatie toelaat van de gevaren - de regelgeving wordt gevolgd - het managementsysteem is opgebouwd op een wijze om de doelstellingen van het SDA te realiseren - het niveau van de invoering van het managementsysteem van de SDA de realisatie van fase 2 rechtvaardigt - de programma s voor geldigverklaring, verificatie en verbetering conform zijn aan de vereisten van de norm - de documenten betreffende het managementsysteem voor de SDA onderwerp kan zijn van een interne communicatie maar ook met de klanten, leveranciers en andere belanghebbende partijen. Het doel van fase 1 is te zien welke de graad van voorbereiding is van de klant met betrekking tot de certificering en toe te laten om de planning te maken voor fase 2. De resultaten van fase 1 zullen opgenomen worden in een rapport dat de afwijkingen zal bevatten die vatbaar zijn voor een non-conformiteit tijdens fase 2. Fase 1 beweert niet volledig te zijn met betrekking tot de vastgestelde afwijkingen, ze laat toe te oordelen over de graad van voorbereiding voor fase 2. Indien volgens de resultaten van fase 1 het duidelijk is dat de klant klaar is voor een certificeringsaudit, wordt de datum hiervan overeengekomen. Als de klant niet klaar is kan fase 2 verlaat of geannuleerd worden. Fase 2 moet plaatsvinden binnen maximaal 6 maanden na de datum van fase 1. Indien deze termijn overschreden wordt moet fase 1 voor een tweede maal gepland worden Fase 2, certificatieaudit : Tijdens de audit gaan de auditoren de belangrijkheid van de afwijkingen gedurende fase 1 na en de invoering evenals de doeltreffendheid van het managementsysteem. Deze evaluatie dekt alle vereisten en hoofdstukken van de desbetreffende norm. In het kader van ISO kunnen de punten die reeds in fase 1 geauditeerd zijn en waarvoor het mogelijk was een conformiteit op te maken zullen niet mogen geherauditeerd worden. Nochtans zal de auditeur zich moeten verzekeren dat deze vereisten nog steeds conform zijn. Hiervoor kan de auditor de personeelsleden bevragen en optekeningen controleren om zich te verzekeren dat de conformiteit van de klant wordt onderhouden tussen de evaluaties in. De persoon verantwoordelijk voor het dagelijks management moet beschikbaar zijn om de auditor te vergezellen en zijn vragen te beantwoorden. De auditor moet eveneens de site bezoeken gedurende haar functioneren. Als een van deze voorwaarden niet voldaan zijn op de datum van evaluatie, dient de klant DEKRA Certification te contacteren, bij voorkeur schriftelijk, om de situatie uit te leggen. Fase 2 gebeurt volledig en integraal ter plaatse op de site. De afwijkingen vastgesteld gedurende fase 2 zullen besproken worden met de klant tijdens de afsluitingsvergadering.

10 Commercieel Proces FPE DEKRA DCS I / 17 Daarna zal DEKRA Certification aan de klant een rapport overmaken waarin de resultaten van de audit opgenomen zijn. 4.3 Opvolgingsaudit: Elk jaar (in functie van voortdurende indicaties in de beslissing van de certificering), zal DEKRA Certification minstens één opvolgingsaudit uitvoeren gedurende de geldigheid van het certificaat. De berekening van de tijdspanne van een jaar is gebaseerd op de laatste dag van de voorgaande audit. De opvolgingsaudit wordt uitgevoerd op de site en moet toelaten om vertrouwen te hebben in de continuïteit van het systeem. De opvolgingsaudit laat toe om de afwijkingen na te gaan die vastgesteld zijn tijdens de voorgaande audit, de interne audits, de directiebeoordelingen, de klachtenbehandeling, de correctieve acties, de activiteiten die gericht zijn op voortdurende verbetering, de doeltreffendheid van het systeem, de herziening van wijzigingen en het gebruik van logo s en certificaten. Een verslag van de opvolgingsaudit zal een synthese geven van de resultaten van de opvolgingsaudit. De afwijkingen vastgesteld gedurende da audit zullen besproken worden met de klant gedurende de afsluitingsvergadering. De verantwoordelijke voor de audit zal zijn advies geven over het behoud van de certificering. In geval van non-conformiteiten kunnen verbeteracties en/of bewijzen gevraagd worden en een opschorting kan uitgesproken worden. Als DEKRA Certification geen jaarlijkse opvolgingsaudit kan uitvoeren voor redenen eigen aan de klant, is DEKRA Certification gemachtigd om het certificaat in te trekken Hercertificeringsaudit: DEKRA Certification zal een hercertificeringsaudit uitvoeren voor een verlenging van het certificaat na een periode van maximum 3 jaar. De berekening van de tijdspanne van 3 jaar is gebaseerd op de laatste dag van voorgaande audit van de voorgaande certificatieaudit. Deze audit moet uitgevoerd worden op de site. Een hercertificeringsaudit wordt uitgevoerd met het doel de conformiteit met de desbetreffende norm te bevestigen alsook de doeltreffendheid van het systeem. Hij laat eveneens toe om de performantie van het systeem te zien. De hercertificeringsaudit brengt eveneens het overzicht van de voorgaande auditrapporten in rekening en de eventuele afwijkingen. Indien er belangrijke veranderingen aangebracht worden, kan tevens een fase 1-audit uitgevoerd worden. De hercertificeringsaudit is het onderwerp van een rapport waarin de afwijkingen vermeld worden. Als DEKRA Certification geen hercertificeringsaudit kan uitvoeren omwille van redenen eigen aan de klant is DEKRA Certification gemachtigd om het certificaat van de klant in te trekken. 4.5 Complementaire audits : Complementaire audits kunnen uitgevoerd worden: - met het doel non-conformiteiten af te sluiten - met het doel de continuïteit van de certificering na te gaan volgend op een essentiële verandering binnen de onderneming of in geval van een gerechtelijke actie die de continuïteit van het afgeleverde certificaat in twijfel kan brengen - met het doel een opschorting ongedaan te maken De kosten verbonden aan dit type van audit zijn ten laste van de klant. De klant zal een bevestigingsbrief ontvangen zoals dit het geval is voor andere types van audit, evenals een planning. 4.6 Getuigenaudits In het kader van het kwaliteitssysteem op punt gesteld door DEKRA Certification houden het accreditatieorganisme of interne auditoren zich recht voor, voor de mogelijkheid van het volgen van een auditor van DEKRA Certification op het terrein. In dit geval, in de mate waarin DEKRA Certificatie is geïnformeerd, worden kandidaten en gecertificeerde klanten op de hoogte gebracht via een bevestigingsbrief. In alle gevallen

11 Commercieel Proces FPE DEKRA DCS I / 17 zijn de kandidaten of gecertificeerde klanten verplicht om toegang te verlenen aan een lid van het accreditatieorganisme. 4.7 Onderbreking van een audit: In geval van een onderbreking van een audit voor redenen eigen aan de klant, is deze laatste gehouden om 100% van de kosten van de geannuleerde audit terug te betalen aan DEKRA Certification, evenals de reeds aangegane verplaatsingskosten. 5. Certificering 5.1 Woordgebruik : Gedurende de audit gebruikt de auditor volgende criteria in zijn woordgebruik : Conform: de vereiste wordt toegepast op een voldoeninggevende wijze door de kandidaat/gecertificeerde klant Niet-conformiteit: het gaat hier om een substantieel gebrek ten opzichte van de vereisten van de norm en/of dat de capaciteit van het managementsysteem in twijfel brengt om haar doelstellingen te bereiken Lichte afwijking: niet voldoen aan een eis van de norm maar waarvan het resultaat de functionering van het managementsysteem niet beïnvloedt Observatie: verbetermogelijkheid. De waardering van de afwijking in functie van de vastgestelde situatie is de verantwoordelijkheid van de auditor. Een verificateur kan de afwijking herkwalificeren na overweging met de auditor. Wanneer de auditor gedurende zijn bezoek non-conformiteiten heeft vastgesteld ten opzichte van de vereisten van de norm, wordt de kandidaat of gecertificeerde klant hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht op het ogenblik van de afsluitingsvergadering. Deze vaststellingen worden nadien overgenomen in het auditrapport.

12 Commercieel Proces FPE DEKRA DCS I / Verwerking van de afwijkingen : Type van verwoording Fase 1 Certificeringsaudit (Fase 2) Opvolgingsaudit of hercertificeringsaudit Nonconformiteit Geen non-conformiteit bij deze fase want het systeem is nog niet bevestigd. De potentiële nonconformiteiten moeten opgelost worden voor fase 2. Zoniet worden ze non-conformiteiten bij fase 2. Een actieplan moet aangeleverd worden binnen de 2 weken. De non-conformiteit moet opgelost zijn binnen een termijn van 3 maanden en dit moet nagezien worden onder vorm van documentaire aantoonbaarheid of door een complementaire audit. Wanneer de non-conformiteit niet opgelost is moet fase 2 herhaald worden. Geen certificaat als de NC niet opgelost is. Een actieplan moet aangeleverd worden binnen de 2 weken. De non-conformiteit moet opgelost zijn binnen een termijn van 2 maanden en dit moet nagezien worden onder de vorm van documentaire aantoonbaarheid tijdens een volgend herbezoek. Wanneer de non-conformiteit niet opgelost is, opschorting of intrekken van het certificaat. Kleine afwijking De onderneming moet preventieve acties formuleren om klaar te zijn voor fase 2. Te noteren dat een onopgeloste kleine afwijking een non-conformiteit kan worden bij fase 2 als ze niet opgelost is. Een actieplan moet aangeleverd worden binnen de 2 weken. Het is de auditor en/of de verificateur die zal oordelen of het nodig is, in functie van de aard van de afwijking, om documentaire bewijzen te vragen of het actieplan voldoende is. In dit geval moeten bewijzen aangeleverd worden binnen de 2 maanden. Wanneer het actieplan of de bewijzen niet geleverd worden binnen de aangegeven termijnen is er opschorting of intrekking van het certificaat. In alle gevallen wordt de actie afgesloten bij de opvolgingsaudit. Een actieplan moet aangeleverd worden binnen de 2 weken. Het is de auditor en/of de verificateur die zal oordelen of het nodig is, in functie van de aard van de afwijking, om documentaire bewijzen te vragen of het actieplan voldoende is. In dit geval moeten bewijzen aangeleverd worden binnen de 2 maanden. Wanneer het actieplan of de bewijzen niet geleverd worden binnen de aangegeven termijnen is er opschorting of intrekking van het certificaat. In alle gevallen wordt de actie afgesloten bij de opvolgingsaudit. Observatie De onderneming kan oplossingen ontwikkelen en invoeren teneinde meerwaarde te brengen in het systeem. Opmerkingen: 1. Een kleine afwijking die niet afgewerkt is bij de volgende evaluatie kan leiden tot het schrijven van een nieuwe afwijking die kan geëvalueerd worden als een nonconformiteit. 2. De termijnen zijn berekend vertrekkend vanaf de afsluitingsvergadering.

13 Commercieel Proces FPE DEKRA DCS I / Beslissing voor certificatie Volgend op een audit worden de afwijkingen gemeld aan de kandidaat/gecertificeerde klant. Deze moet aan de auditor een actieplan toezenden met - De analyse van de oorzaken van het disfunctioneren - De herstellingsactie(s) - De correctieve actie(s) - De termijn voor het invoeren van deze acties - De verantwoordelijken voor de acties In functie van de aard van de afwijkingen en de opmerkingen van de auditor/of verificateur moet de kandidaat/gecertificeerde klant bijkomende documentaire bewijzen aanleveren binnen de termijn zoals aangegeven in bovenstaande tabel. Wanneer een dossier volledig is, neemt de verificateur de verantwoordelijkheid op en stelt een beslissing voor gebaseerd op de bovenstaande tabel aan de DCS die daaropvolgend de beslissing bevestigt. De beslissing wordt daaropvolgend schriftelijk gemeld aan de kandidaat/gecertificeerde klant. De initiële certificatie treedt in werking op de dag van de certificeringsbeslissing. De opgemaakte certificaten zijn geldig gedurende maximum 3 jaar, voor zover opvolgingsaudits uitgevoerd worden binnen de vastgestelde termijnen en een positief resultaat geven. De kandidaat/gecertificeerde klant heeft het recht om beroep aan te tekenen op de beslissing van certificering. In dit geval moeten de modaliteiten gevolgd worden zoals beschreven in punt Certificaat De gecertificeerde klant ontvangt een certificaat dat de betroffen sites, vermeldt, het toepassingsdomein van het certificaat evenals de norm en de geldigheidsdatums van het certificaat. Een gecertificeerde klant ontvangt tevens het logo DEKRA en de regels voor het gebruik van dit laatste. De hernieuwing van het certificaat is mogelijk door een hercertificeringsaudit die uitgevoerd wordt gedurende de geldigheidsperiode. Voor zover het certificaat geen beperking heeft in het toepassingsdomein, behoort die tot het geheel van de onderneming of bij de vermelde sites op de bijlage aan het certificaat en bij het bepaalde toepassingsdomein. In het geval waar een beperking van toepassing zou zijn voor bepaalde sectoren in de onderneming, voor een reeks van producten of diensten of vor bepaalde sites, zal dit steeds vermeld worden op het certificaat. 5.5 Opschorting/ Intrekking van certificaat : De opschorting/intrekking van een certificaat vindt plaats als gevolg van het niet meer voldoen aan de vastgestelde voorwaarden op het ogenblik van de overhandiging van het certificaat of indien de klant niet voldoet aan de verplichtingen van de norm of de certificeringsvoorwaarden, zoals bijvoorbeeld: - weigering om de audits tijdig uit te voeren - afwezigheid van antwoord op de afwijkingen - het niet respecteren van de termijnen voor antwoord - afwezigheid van documentaire bewijzen - inbreuk op de vereisten van de norm - twijfel op de continuïteit van het systeem verband houdende met een klacht van derden of voor belangrijke wijzigingen in de onderneming - frauduleus gebruik van het certificaat (bijvoorbeeld het niet melden van de sluiting van een site in het geval van een multi-site-certificaat) - vrijwillig afstand doen van het certificaat. In dit geval wordt de gecertificeerde klant schriftelijk verwittigd van de motieven van opschorting en de datum van opschorting. Hij mag geen melding meer maken van zijn certificering, moet ophouden met het gebruik van het DEKRA Certification-logo en de lijst met de gepubliceerde en up-to-date gehouden certificaten wordt aangepast. Een complementaire audit kan uitgevoerd worden om deze opschorting ongedaan te maken. Als het ongedaan maken van de opschorting niet kan gebeuren binnen de periode van 6 maanden, gaat men over tot de intrekking van het certificaat.

14 Commercieel Proces FPE DEKRA DCS I / 17 Een klant waarvan het certificaat werd opgeschort of ingetrokken heeft het recht beroep aan te tekenen volgens de modulariteiten vermeld in punt Terug instellen van de certificaten De certificaten zijn eigendom van DEKRA Certification. Na het verstrijken van de geldigheid van de certificering, aan het einde van een contract of in geval van intrekking van het certificaat moet de klant de originele certificaten op haar vraag terug bezorgen aan DEKRA Certification, evenals alle kopieën. 6 Klachten Een gecertificeerde klant of een kandidaat heeft de verantwoordelijkheid om zijn klachten te beheren, ze te registreren, toepasselijke correctieve acties doorvoeren, deze te documenteren en aantekeningen te bewaren van het geheel van deze informatie teneinde ze ter beschikking te stellen aan DEKRA Certification tijdens de audits. Een klacht aan DEKRA Certification wordt gedefinieerd als de uiting van een ontevredenheid van de zijde van de klant over de prestaties van DEKRA Certification of van haar evaluatoren. Deze ontevredenheid kan schriftelijk of mondeling uitgedrukt worden. Alle klachten worden onderzocht en worden in beschouwing genomen door vertegenwoordigers van DEKRA Certification en de nodige correctieve acties worden daarvoor ondernomen. Binnen een periode van 5 dagen wordt een brief ter bevestiging van ontvangst per mail of per post verzonden aan de ondergetekende persoon van de klacht om hem de ontvangst van de klacht te bevestigen. Een antwoord met de vermelding van de aard en het resultaat van de onderzoeken, en de eventuele correctieve acties, wordt eveneens verzonden aan de klachtindiener binnen een periode van 10 werkdagen na de bevestigingsbrief van de ontvangst van de klacht. 7. Beroep Als de kandidaat of gecertificeerde klant de beslissing over de certificering contesteert (met betrekking tot de vermelde non-conformiteiten zoals aangegeven in het rapport, of de opschorting of intrekking van het certificaat), moet hij een schrijven richten aan DEKRA Certification waarin hij de redenen aangeeft van het aantekenen van beroep, vergezeld van documentaire aantoonbaarheid die de legitimiteit van zijn beklag bewijst. Elk gemaakt beroep op beslissingen maakt het onderwerp uit van niet terugbetaalbare administratieve kosten van 700 exclusief taxen in geval het comité van beroep oordeelt dat de beslissing gemaakt door DEKRA Certification gerechtvaardigd is. Dit beroep moet worden ontvangen door DEKRA Certification binnen een termijn van 14 dagen volgend op de bekendmaking van de beslissing over de certificering. Bij de ontvangst van een beroepsaantekening contacteert DEKRA Certification de kandidaat/gecertificeerde klant voor een verduidelijking van de basis voor de beroepsaantekening. Deze operatie kan in vele gevallen een oplossing bieden aan misverstanden. Indien dit initiatief niet voldoende is om de certificeringsbeslissing te verduidelijken, zal DEKRA Certifcation een beroepscomité instellen die het beroep zal onderzoeken en behandelen. De leden van het beroepscomité van DEKRA Certification zijn onafhankelijk, onpartijdig en competent. Het beroep wordt behandeld door het beroepscomité binnen de 30 werkdagen beginnend vanaf de datum van ontvangst van de beroepsaantekening. Twee niveaus van beroep per beslissing van certificering zijn mogelijk. 8 Correspondentie : Al de kandidaten of gecertificeerde klanten moeten DEKRA Certification hun postadres voor correspondentie vermelden op het aanvraagformulier voor dienstenlevering. Als dit correspondentieadres per uitzondering moet wijzigen, moet de kandidaat/gecertificeerde klant dit schriftelijk aangeven aan DEKRA Certification. De kandidaat/gecertificeerde klant moet elke adresverandering informeren en moet aan DEKRA Certification een geschreven bevestiging van de adreswijziging verzenden. Alle uitwisseling van communicatie opgemaakt dor DEKRA Certification ter attentie van de kandidaten is geldig wanneer deze geadresseerd is aan de kandidaten met het laatst aan DEKRA Certification opgegeven adres. De documenten kunnen eigenhandig overhandigd worden, verzonden worden per koerier, fax of Inwerkingtreding: Deze certificeringsvoorwaarden zijn geldig voor contracten vanaf Voor bestaande contracten zijn de voorwaarden die leiden tot besluitvorming in elk contract geldig.

15 Commercieel Proces FPE DEKRA DCS I / 17 BIJLAGE 1 : Geval van overdracht van certificaat 1. Bepaling De overdracht van certificaat kan enkel gebeuren voor certificaten onder de accreditatie van leden van het IAF. Deze certificaatsoverdrachten vallen over het algemeen voor : - ofwel op aanvraag van de klant bij de aanvraag voor dienstenverlening. Op dat ogenblik dient hij aan te geven welke de motieven zijn van de overdracht. In dit geval kan overdracht gebeuren - tijdens een audit (geval 1) die deel uitmaakt van een certificatiecyclus (opvolging, hercertificering), of - verschoven (geval 2) ten opzichte van een cyclusaudit. - Ofwel in het geval van een wijziging van het accreditatieorganisme (geval 3) bijvoorbeeld overgang van activiteiten onder ISO 9001, en 22000) van accreditatie van Dakks naar COFRAC. 2. Voorwaarden voor overdracht De voorwaarden om de overdracht te realiseren, zijn de volgende : - het gecertificeerd organisme/de gecertificeerde onderneming heeft de motieven voor overdracht aangegeven - de activiteiten van het organisme/de onderneming die de overdracht wenst te laten uitvoeren zijn gedekt door het aanbod van de DEKRA Certification accreditatie - het gecertificeerd organisme/de gecertificeerde onderneming levert aan DEKRA Certification een kopie van haar certificaat, een kopie van het rapport en een kopie van haar non-conformiteiten met de elementen die het hebben mogelijk gemaakt om deze af te sluiten - het certificaat moet nog steeds geldig zijn op het ogenblik van de overdracht - de non-conformiteiten moeten aanvaard zijn als opgelost door het vorige organisme. Indien dit niet het geval is moet de verificateur de elementen opvragen die toelaten om de non-conformiteiten onmiddellijk op te lossen aan de onderneming/het organisme. - de laatste opvolgingsaudit is gebeurd binnen de voorziene periode - de toetsing van eventueel ontvangen klachten en hun behandeling - de melding van eventueel geïnitieerde procedures door het organisme/de onderneming aan DEKRA Certification met de administratie in verband met het respecteren van de conformiteit met de regelgeving. Voor elk overdrachtsdossier wordt het geheel van deze punten geverifieerd - Geval 1 : bij een audit door een auditor gevolgd door een validering door een verificateur volgens het document E Geval 2 : gedurende een bezoek op de site door een persoon opgeleid in de procedure en gebruik makend van het document E5601. Dit document wordt vervolgens onderworpen aan een onderzoek door de verificateur voor het nemen van een beslissing. - Geval 3 : enkel een documentaire waardering door de verificateur volgens het document E5601. In het algemeen kan een certificaatsoverdracht niet gebeuren als het niet mogelijk is om het uitgevende organisme te contacteren van het bestaande certificaat. Daaruit kan dus geconcludeerd worden, dat enkel de sites gecertificeerd door DEKRA Certification en haar geaccrediteerde filialenaanspraak kunnen maken op een overdracht van certificaten zonder bezoek voor zover bovenvermelde voorwaarden voor overdracht gerespecteerd zijn. 3. Certificatie Eens de checklijsten ingevuld zijn, worden ze gevalideerd door de verificateur die een voorstel tot overdracht zal kunnen voorstellen of vragen om een aantal acties te vervullen alvorens de overdracht mogelijk is zoals : - vraag naar bewijs voor het opheffen van non-conformiteiten - vraag voor een complementair bezoek om de continuïteit van het certificaat te verzekeren - het laten wachten tot het volgende bezoek. Wanneer de beslissing voor overdracht positief is : - wordt het certificaat opgemaakt worden het geheel van de elementen overnemend die op een DEKRA Certification certificaat staan, maar als certificatiedatum vermeldend de overdrachtsdatum. De datum van geldigheid van het certificaat blijft echter gebaseerd op de datum van de voorgaande cyclus. - De gepubliceerde lijst wordt up-to-date gemaakt.

16 Commercieel Proces FPE DEKRA DCS I / 17 BIJLAGE 2 : Geval van mutli-site-certificaten 1. Keuzemogelijkheid De voorwaarden voor keuzemogelijkheid om steekproefgewijs multi-site-audits uit te voeren worden opgenomen in de aanvraag tot dienstverlening Bijlage 8. Een contractvoorstel met multi-site-steekproeven zal slechts uitgevoerd worden als het geheel van de voorwaarden voldaan zijn. In het geval waarin steekproeven weerhouden worden, - 25% van het monster moet willekeurig in rekening gebracht worden - de rest van de steekproef moet bepaald worden door het volgende in rekening te brengen : o de verschillen tussen de sites (verschil in grootte, tussen de procedures, functies) o de resultaten van interne audits van de sites, de directiebeoordelingen en voorgaande certificeringsaudits o de klachten o de wijzigingen sinds de laatste audit o de verschillen in cultuur, taal, enz. o De geografische spreiding o Voor KMO s, de omgevings- en milieu-aspecten en impact. De zetel van de onderneming zal minstens 15 dagen vooraf verwittigd worden van de keuze van de sites. 2. Audit Een site kan niet afgescheiden worden van een multi-site-certificering tenzij deze van bij de aanvang zo bepaald is. Bij het nazicht van de documentatie kan het zijn dat de auditor punten vaststelt die het realiseren van een multisite-certificering onmogelijk maken of die vereisen dat de steekproef vergroot wordt. In zulk geval zal de commerciële offerte aangepast worden. Indien meer dan een audit team deelneemt aan de audits in het kader van een multi-site-certificering, wordt een auditverantwoordelijke aangeduid om de conclusies van de audit te consolideren. 3. Certificering: Indien non-conformiteiten werden opgemaakt die zowel betrekking hebben op het centrale system als op die van de sites moeten correctieve acties zowel gevoerd worden op de site als op het centrale systeem. Naargelang het type van de non-conformiteit behoudt DEKRA Certification zich het recht voor de steekproef te vergroten totdat het controleniveau hersteld is. Het niet oplossen van een non-conformiteit op een site kan gevolgen hebben op het geheel van de multi-sitecertificering. Wanneer het organisme/de onderneming de voorwaarden vervult om een certificaat te bekomen, zal een certificaat opgemaakt worden met de naam, de coördinaten van het centrale bureau evenals een lijst met de sites die hierbij behoren. Wanneer een opschorting of een intrekking moet gerealiseerd worden, zal dit betrekking hebben op het geheel van de multi-site-organisatie. als het organisme/onderneming DEKRA Certification informeert van de sluiting van een site zal een nieuw certificaat opgemaakt worden.

17 Commercieel Proces FPE DEKRA DCS I / 17 1 Bepaling BIJLAGE 3 : Geval van gecombineerde certificaten Een gecombineerde audit is een audit over het geheel van minstens twee systeemmanagementnormen 2. Voorwaarden voor keuzemogelijkheden. Een gecombineerde audit kan slechts gerealiseerd worden in het geval waarbij het managementsysteem van de normen geïntegreerd is, met andere woorden dat eenzelfde systeem toelaat om verschillende normen te beheren. Dit wordt geëvalueerd bij de aanvraag tot dienstverlening. 3 Audit a. Duur van de audit De duur van de audit wordt bepaald volgens de instructie van berekening voor de duur (I4102) die de graad van integratie van het managementsysteem in rekening brengt alsook de capaciteit van de auditoren die de audits op verschillende normen moeten realiseren. b. Fase 1 : Zij moet toelaten om het niveau van integratie bij de aanvraag tot diensterlening te bevestigen alsook de capaciteit van het personeel van de ondernemingen die moet beantwoorden aan elke norm voor systeemmanagement. Als het niveau van integratie niet datgene is dat gepreciseerd is in het kader van de aanvraag tot dienstverlening kan het commercieel aanbod herzien worden. 4 Rapport De rapporten zullen opgemaakt worden, gebruik makend van een rapportenbundel van een gecombineerde audit (E5404) behalve bij tegensprekelijke aanwijzingen. 5 Certificering : In het geval van een gecombineerde audit kunnen de certificaten als volgt geleverd worden : - via een enkel certificaat dat al de desbetreffende normen vermeldt - via een certificaat per norm. Dit is wat gerealiseerd zal worden als algemene wijze door DEKRA Certification France, tenzij anders gevraagd wordt. In het geval van intrekking/opschorting van een certificaat voor een systeemmanagement, zal DEKRA Certification de weerslag nagaan op de andere gecombineerde normen.