VOORWOORD 3. Inleiding 4

Transcriptie

1 Jaarverslag 2012

2 Inhoud VOORWOORD 3 Inleiding 4 DE HOSPICE Bewoners; cijfers en grafieken 5 Vrijwilligers 8 Deskundigheidsbevordering 8 Goede Doelen 8 Nazorg 8 Teamplanning 9 Teamcoördinatie 9 Bestuurlijke ontwikkelingen Beleidsplan Organisatie Hospice Almere 12 Bestuurlijk Overleg 12 Financieel jaarverslag Toelichting op de exploitatierekening 13 Toelichting op de balans 14 Kascommissie 15 BIJLAGEN Samenstelling bestuur en werkgroepen 16 ANBI nummer 16 Jaarverslag 2012 Hospice Almere Pagina 2

3 Jaarverslag 2012 Hospice Almere Pagina 3

4 Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag 2012 van de stichting Hospice Almere. Ik nodig u van harte uit dit verslag door te nemen. U krijgt hierdoor een nauwkeurig beeld van de werkzaamheden in voornoemd jaar. Terugkijken is belangrijk omdat deze input geeft voor de toekomst. Een toekomst die op dit moment gemaakt wordt. De Hospice voorziet duidelijk in een behoefte. Een behoefte die aan het toenemen is en die het noodzakelijk maakt om ons te bezinnen op de capaciteit van de Hospice. Dit was de openingsalinea van het jaarverslag Ook in 2012 is er veel gebeurd en hebben we bewoners kunnen voorzien van goede hulp en ondersteuning bij de laatste levensfase. Daarnaast is gebleken dat de behoefte aan uitbreiding nog steeds opportuun is. Ook in 2012 is er wederom vaak een beroep gedaan op de Hospice en haar vrijwilligers. In 2012 is voor het eerst gewerkt met een meerjarenbeleidsplan. In dit meerjarenbeleidsplan staan een aantal doelen, dat het bestuur zich heeft gesteld. In de afsluitende jaarvergadering van 2012 is gebleken dat een groot aantal doelen was behaald. Zo is er in 2012 sprake van een structurele kostenbeheersing en is er, op basis van vastgestelde beschrijvingen, een duidelijke taakafbakening van bestuur, coördinator, assistent-coördinatoren en de werkgroepen. Daarnaast is er een PR plan opgesteld en wordt er continu gewerkt aan naamsbekendheid onder huisartsen en zijn er activiteiten gestart voor het werven van vrijwilligers Dit laatste, het werven van vrijwilligers, is en blijft een van de belangrijkste aandachtspunten voor de toekomst. Immers, zij zijn het kapitaal van de Hospice. Zonder de onvoorwaardelijke inzet van de vrijwilligers kan de Hospice niet bestaan. Ik wil vanaf deze plek een ieder die betrokken is bij de Hospice, in de afgelopen jaren en in het lopende jaar, hartelijk bedanken voor zijn of haar inzet. Een bijzonder compliment aan de vrijwilligers die zich elke keer om niet inzetten voor de zorg aan de medemens. Zonder die inzet en zorg zou het nu volgende verslag niet geschreven kunnen worden. Cees Verdam, voorzitter Stichting Hospice Almere Jaarverslag 2012 Hospice Almere Pagina 4

5 Inleiding In 2006 is door een groep enthousiastelingen het besluit genomen om in Almere een Hospice te starten. Het heeft ruim één jaar van intensieve voorbereiding gekost om in november 2009 de deuren van de Hospice Almere te openen. Met als doel: het bieden van hulp, verzorging en begeleiding aan terminale patiënten voor wie geen, op herstel gerichte medische behandeling, meer mogelijk is en die niet thuis verzorgd kunnen of willen worden. Nu, ruim vier jaar later, kan geconstateerd worden dat de Hospice Almere aan haar doelstelling voldoet. Ondanks dat de hospice incidenteel met leegstand te maken heeft, moeten er helaas meer dan eens potentiële bewoners worden geweigerd omdat er op dat moment geen plaats vrij is. Het Jaarverslag 2012 is alsvolgt opgebouwd: in eerste instantie wordt een schets gegeven van de ontwikelingen binnen de Hospice Almere. Vervolgens wordt er ingegaan op de bestuurlijke ontwikkelingen. Tot slot wordt er verantwoording afgelegd over onze financiën. Het jaarverslag eindigt met de samenstelling van bestuur en werkgroepen. Jaarverslag 2012 Hospice Almere Pagina 5

6 Bewoners Wij mogen terugblikken op een mooi jaar voor de Hospice Almere. De Hospice Almere raakt steed meer bekend, zowel binnen, als ook buiten Almere. Aanmeldingen 2012 Van de 63 aanmeldingen hebben we 24 bewoners ontvangen en in geborgenheid mogen begeleiden tijdens de laatste levensfase; waarvan 15 vrouwen en 9 mannen. Helaas hebben we 39 mensen moeten teleurstellen omdat er geen plaats was. De gemiddelde ligduur bedroeg 21 dagen. Kortste ligduur: 3 dag Langste ligduur: 59 dagen Alle opgenomen bewoners waren woonachtig in Almere. Er is 1x gebruik gemaakt van de financiële ondersteuning vanuit de Vereniging Vrienden van de Hospice. vrouwen Figuur 1: aantal mannen en aantal Jaarverslag 2012 Hospice Almere Pagina 6

7 Figuur 2: verdeling naar leeftijd Figuur 3: verwijzers Figuur 4: plaats van herkomst Jaarverslag 2012 Hospice Almere Pagina 7

8 Opnames 2012 Figuur 5: aantal mannen en vrouwen Figuur 6: opnamen naar leeftijd Figuur 7: dag van overlijden Jaarverslag 2012 Hospice Almere Pagina 8

9 Vrijwilligers Na een periode van krapte voor wat betreft het aantal inzetbare vrijwilligers in het rooster, hebben vooral de persberichten en de vermelding van dit onderwerp in de nieuwsbrief van zowel de KWF en van salon Mooi en Zuiver er toe geleid dat er een aanwas is geweest van nieuwe enthousiaste vrijwilligers. Over heel 2012 hebben we afscheid genomen van 18 collega s en zijn er 22 bijgekomen. Reden van stoppen met dit mooie werk zijn veelal privé omstandigheden, het aannemen van betaald werk, tijd voor iets nieuws en/of lichamelijke ongemakken. Zeker de mensen die om de laatste reden zijn gestopt hebben de hospice met een traan verlaten. Deskundigheidsbevordering In het voor- en het najaar is de basiscursus, welke verplicht is voor alle vrijwilligers die werkzaam zijn in de Hospice Almere, gegeven door Marianne Vrijsen. Daaropvolgend de praktische til-training. Begin september is er voor 13 vrijwilligers de VPTZ-vervolg module Afstemming op de Ander in de vorm van een in-company training georganiseerd. Goede doelen ING echtgoeddoen: heeft 50% van de begroting 2013 t.b.v. deskundigheidsbevordering gefinancierd. Walking Diner georganiseerd door de Ronde Tafel 155 heeft opgebracht. Een deel van de opbrengst is bestemd voor de nieuwe locatie en het ander deel is bestemd voor de vrijwilligers. Het Noor van Loenen Memorial Darttoernooi heeft 1500 opgebracht. De Stichting Almeerdaagse die een 6-daagse wandelevenement organiseert, heeft de Hospice als goede doel aangewezen. De opbrengst was 525 Opbrengst salon Mooi en Zuiver 200 Nazorg Van zowel onze bewoners als ook hun naasten komen de berichten terug waaruit blijkt dat we waarmaken waar we voor staan. De warme ontvangst, liefdevolle zorg en begeleiding, en een luisterend oor voor wie daar behoefte aan heeft. Voor iedere bewoner die overleden is, wordt een prachtig doorgaans bijzonder treffend Elfje geschreven. Deze wordt in een tegeltje geborduurd en aan een groeiend wandkleed toegevoegd. Bij het teruglezen van de Elfjes komt het beeld van deze bewoner weer helder voor onze geest. Vergezeld van de bijzondere momenten en ieders eigenaardigheden én natuurlijk van bijbehorende naasten. Tijdens de jaarlijkse herdenkingsbijeenkomst, georganiseerd door Team Nazorg, waar nabestaanden en vrijwilligers de bewoners herdenken, krijgen de aanwezige nabestaanden het Elfje prachtig gekalligrafeerd en voorzien van een mooie passende illustratie uitgereikt. De niet aanwezige nabestaanden krijgen het Elfje per post toegezonden. Jaarverslag 2012 Hospice Almere Pagina 9

10 Team Planning Het Team Planning bestond in 2012 uit Margit Satter, Petra Holla en Frans van Groeningen (allen vrijwilligers van het eerste uur) Na het vertrek van Frans heeft Lonneke Drubbel zich bij het team gevoegd. Door privé omstandigheden heeft Margit eind 2012 haar werkzaamheden bij de Hospice Almere en dus ook voor het Team Planning moeten stilleggen en hebben Petra en Lonneke de taken onderling verdeeld. Het plan team coördineert en bewaakt de bezetting van diensten in het digitale rooster van de vrijwilligers. Tot de taken van het plan team horen verder het bijhouden van de inzetbaarheid van de vrijwilligers, het bijhouden van de vakantie- en feestdagen planning en het aanzetten tot het invullen van de diensten. Er vindt indien nodig maandelijks overleg plaats en met regelmaat is er een laagdrempelig overleg met de coördinator. De vrijwilligers plannen zich volgens afspraak minimaal 1 dienst van 4 uur per week en 1x per 8 weken een weekenddienst in via het online rooster. Door verschillende redenen was het goed gevuld hebben en houden van het rooster afgelopen jaar met regelmaat een behoorlijke uitdaging. Van de ca. 70 vrijwilligers is er bijna een constante groep van 8 personen niet-inzetbaar. Na het gezamenlijk overleg met het stichtingsbestuur van de Hospice Almere in oktober 2012 is er gestart met het gaan werken met een planning van 2 maanden in het vooruit, met als doel het rooster zoveel mogelijk gevuld te krijgen. De huidige manier van plannen heeft zo zijn vóór- en nadelen; het voordeel is dat het plan team tijdig inzichtelijk heeft waar eventuele bezettingsproblemen zijn. Nadeel is dat niet iedereen zo ruim van te voren aan kan geven wanneer zij zouden kunnen werken. Voor de nieuwe vrijwilligers is het soms even wachten voor zij zich echt actief kunnen inzetten. Door overmacht vrijgekomen diensten zijn op deze wijze sneller in te vullen. Het goed gevuld hebben en houden van het rooster blijft een constant aandachtspunt. Door de positieve instelling van een groot aantal van onze vrijwilligers die reageren op een noodoproep, lukt het nog steeds om de noodzakelijke diensten op te vullen. Team coördinatie De functie van assistent coördinator krijgt gestaag meer volume. In 2012 heeft het team bestaan uit 3 vrijwilligers: Lonneke Drubbel, Ina van den Engel en Petra Holla. De assistent coördinatoren nemen waar voor de coördinator wanneer deze niet aanwezig is. De coördinator is de enige betaalde kracht binnen de organisatie voor 18 uur. Dit maakt de aanvulling door de vrijwilliger coördinatie zeer gewenst. Vrijwilligers weten hen steeds beter te vinden, en dit biedt de coördinator meer ruimte om zich met de operationele zaken bezig te houden. De voorbereidingen voor de verdere ontwikkeling van het team coördinatie in 2013 worden getroffen. Jaarverslag 2012 Hospice Almere Pagina 10

11 Het kan maar niet vaak genoeg gezegd en geschreven worden; vrijwilligerswerk in de Hospice wordt gedaan recht vanuit het HART. Stuk voor stuk geven onze vrijwilligers een stukje vrije tijd op om er écht toe te doen. In ruil voor een knipoog, een glimlach of een verzwakt kneepje in de hand. Razend trots ben ik dat wij dit met elkaar waar mogen maken. Joanna Veldkamp, Coördinator Hospice Almer Jaarverslag 2012 Hospice Almere Pagina 11

12 Bestuurlijke ontwikkelingen Beleidsplan Eind 2011 is het beleidsplan Hospice Almere voor de periode vastgesteld. Binnen het beleidsplan zijn 10 goede voornemens voor 2012 en 6 ambities voor de langere termijn geformuleerd. Goede voornemens 2012: 1. De Hospice Almere beschikt over een kwalitatief, goed en stabiel bestuur dat een heldere visie uitdraagt en met elkaar samenwerkt 2. De Hospice Almere vaart een bestendige koers met aandacht voor kwaliteit van de hospice en kwaliteit van de zorg die de hospice aanbiedt 3. De Hospice Almere maakt beleid (en stelt dit waar nodig bij) voor de komende jaren en werkt daarnaar toe 4. De Hospice Almere beschikt over gemotiveerde PR mensen, die in 2012 een PR plan samenstellen met een vaste jaarplanning. Hierin is aandacht voor het vergroten van de naamsbekendheid onder huisartsen in Almere en zijn activiteiten terug te vinden voor het werven van vrijwilligers 5. De Hospice Almere draagt zorg voor een goede interne en externe herkenbaarheid. Onder het motto 'Wie zijn wij?' stellen het bestuur en de vrijwilligers die betrokken zijn bij de Hospice zich voor, met aandacht voor de verschillende werkgroepen 6. De Hospice Almere kent een duidelijke taakafbakening van bestuur, coördinator, assistent-coördinatoren en de werkgroepen. Daarnaast stelt de hospice (weer) een vrijwilligersraad in 7. De Hospice Almere zorgt voor een structurele kostenbeheersing door middel van het verzorgen van vaste voorraden 8. De Hospice Almere beschikt over een goede structuur voor de Vereniging Vrienden van Hospice Almere, zodat de vereniging in staat is om langdurige inkomsten te verwerven 9. De Hospice Almere communiceert eenduidig en helder 10. De Hospice Almere neemt facilitaire maatregelen ten opzichten van de dagelijkse routine Ambities voor de langere termijn: 1. De Hospice Almere staat financieel stevig in haar schoenen en kan onafhankelijk opereren 2. De Hospice Almere beschikt over structurele financiering 3. De Hospice Almere heeft de fondswerving gewaarborgd 4. De Hospice Almere beschikt over een goed ingerichte woonruimte, met ruimte voor meer bewoners en met meer privacy 5. De Hospice Almere is een geaccepteerd begrip in de palliatieve zorg 6. De Hospice Almere heeft deskundigheidsbevordering van het team en bestuur hoog in het vaandel staan Jaarverslag 2012 Hospice Almere Pagina 12

13 In 2012 is door iedereen hard gewerkt om de goede voornemens te effectueren. Er kan dan ook gesteld worden dat alle goede voornemens zo goed als gerealiseerd zijn. Van de ambities voor de langere termijn zijn de punten 2, 3 en 4 die lopende 2013 e.v. jaren nog extra aandacht vragen. Organisatie Hospice De Stichting Hospice Almere is verantwoordelijk voor het beheer van het gebouw en werkorganisatie Hospice Almere. De Stichting Hospice Almere bestaat uit het Stichtingsbestuur, de Coördinator, Wrn. Coördinator, Ass. Coördinatoren en Vrijwilligers. Buiten de Stichting kent de Hospice Almere ook de Vereniging van Vrienden Hospice Almere; die bestaat uit het bestuur. De vereniging heeft tot doel het (doen) verlenen van ondersteuning, zowel in materiële als immateriële zin, aan de stichting Hospice Almere, het ter beschikking stellen van financiële middelen en het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn. Bestuurlijk Overleg Het Stichtingsbestuur is 8x in vergadering bijeen geweest; waarvan 5x als dagelijks bestuur, 3x met het voltallige bestuur en 1x in gezamenlijke vergadering met het bestuur van de Vereniging Vrienden Hospice Almere. Belangrijkste punten die besproken zijn: Mandaat bestuursleden; portefeuillehouder Financiën; jaarrekening en begroting Jaarverslag 2011 Jaarplannen/ Goede voornemens 2012 PR/Communicatie; w.o. ontwerp nieuwe huisstijl, sponsorplan Werkorganisatie Hospice Almere; kamerbezetting, aantallen vrijwilligers High Care Hospice Flevoburen Documenten; huishoudelijk reglement, klachtenreglement, privacy reglement, vrijwilligers beleid Jaarverslag 2012 Hospice Almere Pagina 13

14 Financieel jaarverslag Toelichting op de exploitatierekening Over het algemeen kan opnieuw worden gesteld dat het jaar 2012 voor de Hospice Almere financieel gunstig is verlopen. Ondanks extra inkomsten blijft het een voortdurend balanceren tussen winst en verlies waarbij de uitkomst bijna niet te voorspellen is. Dankzij een aantal giften is de Hospice op een positief eindresultaat uitgekomen. Nu de Hospice Almere een aantal jaren open is blijkt dat de uitgaven steeds beter voorspelbaar worden. Echter strikte begrotingsdiscipline blijft een voorwaarde om een gezonde exploitatie te bereiken. Er zijn vier belangrijke inkomstenstromen VWS, bijdrage eigenbewoners, giften en garantiestelling van de Vereniging en wanneer er één wegvalt of vermindert ontstaat onmiddellijk een exploitatietekort. Het financiële beleid is er op gericht de financiële risico s zo laag mogelijk te houden en daar waar mogelijk structurele inkomsten te genereren. Daar staat tegenover dat naar alle structurele uitgaven kritisch moet worden gekeken en daar waar kan verantwoord omgezet wordt in een diepte investering. In het komend jaar zal bezien worden hoe de huizenmarkt zich gaat ontwikkelen en vooralsnog is besloten om de aankoop van een pand uit te stellen tot de woningmarkt stabiel is. Gesteld mag worden dat er op dit moment geen financiële risico s meer of claims bekend zijn. Inkomsten werkelijk begroot Lasten Werkelijk begroot Subsidie VWS Ontvangen giften Eigen bijdragen bewoners Garantstelling Vereniging Ontvangen rente TOTAAL Personeelskosten Advieskosten 60 Kosten vrijwilligers Huisvesting Afschrijvingen Voedingskosten Beheerskosten Overige kosten Subtotaal Bijzondere lasten en baten 0 TOTAAL Resultaat Jaarverslag 2012 Hospice Almere Pagina 14

15 Toelichting op de balans Nieuwe locatie: Als gevolg van het besluit om een fonds nieuwbouw te creëren in 2012 is de exploitatiewinst vrijwel in zijn geheel toegewezen aan dit fonds. Liquide middelen. Het hoge bedrag aan liquide middelen is het gevolg van in kas gehouden afschrijvingen gedurende de afgelopen jaren en het beschikbare geld voor een nieuwbouwreserve. Actief Balans Balans Passief Balans Balans Vaste Activa Vermogen Inventaris en Investeringskapitaal inrichting Machines en Reserve voor installaties opleidingen Afschrijvingen Reserve 1 e lustrum Subtotaal Reserve Nieuwbouw Vlottende activa Algemene reserve Vorderingen op Subtotaal korte termijn Transitoria Schulden korte termijn Debiteuren Personeelskosten 0 0 Te ontvangen rente Vooruitontvangen giften Overige vorderingen Overige schulden Subtotaal Liquide middelen Subtotaal Kasgeld Banken Subtotaal TOTAAL Jaarverslag 2012 Hospice Almere Pagina 15

16 Kascommissie: De jaarrekening is, zoals ieder jaar plaats vindt, gecontroleerd door de kascommissie. De commissie heeft de jaarrekening akkoord bevonden. Jaarverslag 2012 Hospice Almere Pagina 16

17 Bijlage 1 Samenstelling bestuur en werkgroepen Bestuur Cees Verdam Theo de Jong Gerard van Dam Paul Groen Fred Loupias Voorzitter Secretaris Penningmeester Zorg Communicatie / PR Coördinator Joanna Veldkamp Waarnemend coördinator Lonneke Drubbel Assistent coördinatoren Petra Holla Ina van den Engel Kas Commissie J. van Teijlingen C.J. Swaan Werkgroep Zorg Joanna Veldkamp Marianne Vrijsen Herma Engelsbel Ina van de Engel Lonneke Drubbel Werkgroep PR Fred Loupias Herman van Ommen ANBI nummer: Jaarverslag 2012 Hospice Almere Pagina 17