Handleiding. HB-plus Mail Snel aan de slag. Versie /26/2015

Transcriptie

1 Handleiding Snel aan de slag Versie /26/2015 5/26/2015

2 Inhoud Inhoud 1. Over dit document Authenticatie via wachtwoord Meer dan mail alleen Functies waarnaar u op zoek bent Een handtekening maken Automatisch een handtekening aan berichten toevoegen Automatische antwoorden bij afwezigheid (out of Office) instellen Agenda delen met Outlook Gedeelde agenda openen Een nieuw bericht maken berichten doorsturen of beantwoorden Een bijlage toevoegen aan een bericht Een agenda-afspraak maken Berichtregels in Outlook instellen Berichtregels in Outlook verwijderen Het Office-thema wijzigen Verwijderde items herstellen in Outlook Webmail (OWA) Aanmelden op webmail (Outlook Web Access) Agenda delen via webmail Mailbox delen via webmail Gedeelde en / of generieke mailbox openen Handtekening instellen in Webmail Afwezigheidsberichten instellen in Webmail Berichtregels in Webmail Woordenlijst Documenteigenschappen... 27

3 Inhoud

4 Over dit document 1. Over dit document Vereenvoudig uw werk door gebruik te maken van! Grijpt u alleen naar als u s wilt lezen of versturen? Dan gebruikt u maar een fractie van de mogelijkheden van het programma. Want met beheert u zonder problemen ook uw agenda, uw taken en uw contactpersonen. En u consulteert ze waar en wanneer u maar wilt. Gebruik voor uw dagelijkse bureautaken en gooi uw papieren notities en uw agenda met een gerust hart weg. Want geen enkel programma vereenvoudigt uw dagelijkse werk zoals dat doet! In het vervolg van het document staan verschillende functionaliteiten binnen beschreven en hoe u deze op een eenvoudige wijze kunt gebruiken. Stap voor stap wordt uitgelegd hoe u bepaalde instellingen kunt (de)activeren om het softwareprogramma Outlook optimaal voor uw gebruik in te stellen. Zodoende zal u ondersteunen in uw dagelijkse activiteiten. 2

5 Authenticatie via wachtwoord 2. Authenticatie via wachtwoord Achtergrondinformatie: Om veiligheidsredenen is er GEEN synchronisatie van het wachtwoord tussen het platform van de Werkplekdiensten en het Centrale VO-platform. De wachtwoorden van de Werkplekdiensten worden bewaard binnen de HB-plus omgeving. Dit betekent dat de wachtwoorden van de HB-plus Werkplekdiensten (bv. voor toegang tot mail) niet dezelfde zullen zijn als degene die worden gebruikt binnen de centrale VOplatformen (bv. voor het aanloggen op het VO-netwerk). Het is wel mogelijk om eenzelfde wachtwoord te kiezen voor beide platformen. Het wachtwoord van de HB-plus werkplekdiensten kan via het HB-plus Wachtwoord Portaal worden ingesteld. Dit portaal is speciaal opgezet binnen het HB-plus ecosysteem is bereikbaar via de url Het gebruik van de HB-plus Wachtwoord Portaal : Het HB-plus Wachtwoord Portaal laat de gebruiker alleen toe om het wachtwoord voor de HB-plus werkplekdiensten te activeren. Hiervoor zal het HB-plus Wachtwoord Portaal maar twee velden tonen waar de gebruiker zijn/haar nieuwe wachtwoord kan ingeven (tweede veld is ter verificatie). Na validatie zal het wachtwoord veranderd worden binnen het HB-plus platform voor werkplekdiensten. De gebruiker hoeft geen ouder wachtwoord in te geven omdat de gebruiker automatisch geïdentificeerd wordt binenn het systeem. 3

6 3. Microsoft Outlook 2013 ziet er anders uit dan eerdere versies. Met deze handleiding kan u zo snel mogelijk aan de slag. Aanpassen aan uw wensen Pas Outlook aan. Kies verschillende kleurenschema's en achtergronden en synchroniseer deze met uw andere computers. Backstage-weergave Klik op het tabblad Bestand om de Backstage-weergave te openen, waarin u account- en wijzigingsinstellingen toevoegt. Beantwoorden via het leesvenster Beantwoord berichten en stuur deze door rechtstreeks vanuit het leesvenster. U kunt ook een antwoord typen in het leesvenster. Zoeken U kunt zoeken in mappen, submappen en zelfs in andere postvakken. Taakberichten beheren in de berichtenlijst Categoriseer, markeer of verwijder berichten rechtstreeks in de berichtenlijst. Meerdere taken uitvoeren op de takenbalk Op de takenbalk worden de datumnavigator, uw afspraken, personen en uw takenlijst weergegeven. Kort weergeven Bekijk snel uw agenda, personen en taken. U kunt zelfs komende afspraken bekijken. Deelvenster Personen Bekijk informatie over iedereen in de regel Aan, Van of CC voor elk bericht. 4

7 3.1. Meer dan mail alleen Communicatie is belangrijk, maar uw tijd ook. De manier waarop u uw tijd, mensen en taken beheert, is vernieuwd in Outlook Een Lync-vergadering plannen Ontmoet elkaar persoonlijk of bespaar uzelf een reis door elkaar online te ontmoeten met Lync Gedeelde agenda openen. Bekijk snel de beste tijden waarop u een vergadering met anderen kunt plannen. Korte weergave Plaats de muisaanwijzer op een vergadering of een afspraak om de details te bekijken. 5

8 3.2. Functies waarnaar u op zoek bent Gebruik de onderstaande lijst om te zoeken naar veelgebruikte functies en opdrachten in Outlook U wilt... Klik op... En zoek in de... Briefpapier of achtergronden toepassen op een bericht Bestand Klik op Bestand > Opties > > Briefpapier en lettertypen. Klik op het tabblad Persoonlijk papier op Thema Automatische antwoorden verzenden wanneer u niet op kantoor bent Bestand Klik onder Accountgegevens op Automatische antwoorden > Automatische antwoorden verzenden en kies de gewenste opties (voor deze functie is een Microsoft Exchange Serveraccount vereist). Een afbeelding of illustratie invoegen berichten beheren door regels toe te wijzen Een symbool of speciaal teken invoegen Feestdagen toevoegen aan uw agenda Invoegen Start Invoegen Bestand Klik in een nieuw bericht op Illustraties en klik op een van de volgende opties: Afbeeldingen, Onlineafbeeldingen, Vormen, SmartArt, Grafiek of Schermafbeelding. Klik in de weergave op Verplaatsen > Regels. Klik in een nieuw bericht op Symbolen > Symbool. Klik op Opties > Agenda. Klik onder Agendaopties op Feestdagen toevoegen. Een agenda delen Start Klik in de Agendaweergave in de groep Delen op agenda > Agenda delen (voor deze functie is een Microsoft Exchange Server-account vereist) of Online publiceren. 6

9 3.3. Een handtekening maken Ga als volgt te werk om een nieuwe handtekening te maken: 1. Klik op Bestand > Opties > . Klik onder Berichten opstellen op Handtekeningen. 2. Klik op het tabblad handtekening op Nieuw en typ een naam voor de handtekening. 3. Typ in het vak Handtekening bewerken de tekst die u wilt opnemen in de handtekening 7

10 3.4. Automatisch een handtekening aan berichten toevoegen Ga als volgt te werk om automatisch een handtekening aan nieuwe berichten toe te voegen: 1. Klik vanuit een weergave op Bestand > Opties > . Klik onder Berichten opstellen op Handtekeningen. 2. Kies onder Standaardhandtekening kiezen de handtekening die u wilt toevoegen aan Nieuwe berichten. Kies desgewenst een andere handtekening voor Antwoorden en doorgestuurde berichten. 3. Als u handmatig een handtekening wilt toevoegen aan een nieuw bericht, klikt u in een nieuw bericht op het tabblad Bericht in de groep Opnemen op Handtekening en klikt u vervolgens op de gewenste handtekening. 8

11 3.5. Automatische antwoorden bij afwezigheid (out of Office) instellen Bij afwezigheid is het handig dat uw collega s en contactpersonen weten dat u voor een bepaalde tijd niet kunt reageren op verstuurde berichten. In het programma Microsoft Outlook 2013 kunt u automatische antwoorden instellen, dit zorgt ervoor dat de afzender van het e- mailbericht uw automatische antwoord retour ontvangt. U kunt de automatische antwoorden instellen door de volgende stappen te volgen: 1. Via de instellingen onder Bestand > 2. U klikt op Automatische antwoorden 3. U krijgt het volgende venster te zien. U kunt hier een persoonlijk bericht naar collega s schrijven en naar externe contacten, vergeet niet het bericht voor beide in te stellen. Tevens kunt u ook aangeven voor welke periode het automatische antwoord verstuurd moet worden. U kunt er ook voor kiezen geen periode te kiezen, het automatische bericht wordt dan verstuurd tot dat u deze optie uitschakelt. 9

12 4. Er wordt vervolgens weergegeven dat een automatisch antwoord beschikbaar is. Op het moment dat het bericht niet meer verstuurd mag worden kunt u de knop Uitschakelen gebruiken om het automatische bericht uit te schakelen Agenda delen met Outlook U kiest voor Agenda in de onderste balk van Outlook 2. In de bovenste balk kiest u voor Machtigingen voor agenda. 10

13 3. U klikt op toevoegen, om een gebruiker rechten te verlenen. 4. U klikt dubbel op de persoonsnaam van de gebruiker en u klikt op OK. 5. U selecteert het zojuist toegevoegde account en u kiest de gewenste rechten. Zodra u de rechten heeft ingesteld klikt u op Toepassen en vervolgens op OK. De rechten zijn nu verleend aan de gebruiker. 11

14 3.7. Gedeelde agenda openen 1. U kiest voor Agenda in de onderste balk van Outlook. 2. U klikt de rechtermuisknop op Mijn agenda s en vervolgens kiest u voor Gedeelde agenda openen. 3. U geeft het adres op van de gebruiker die zijn agenda heeft gedeeld en klikt op OK. U kunt er ook voor kiezen om op de Naam knop te klikken en vervolgens de persoonsnaam op te zoeken van de gebruiker. 12

15 3.8. Een nieuw bericht maken Klik in op Nieuwe . Sneltoets: Druk op Ctrl+Shift+M als u een bericht wilt maken. Klik op Verzenden als u klaar bent berichten doorsturen of beantwoorden Klik in het Leesvenster of op het lint op Beantwoorden, Allen beantwoorden of Doorsturen. Als u een naam wilt verwijderen uit de vakken Aan en CC, klikt u op de naam en drukt u vervolgens op Delete. Als u een geadresseerde wilt toevoegen, klikt u in het vak Aan, CC of BCC en geeft u de geadresseerde op. 13

16 3.10. Een bijlage toevoegen aan een bericht Als u een bestand wilt delen, kunt u het aan het bericht toevoegen. U kunt ook andere Outlookitems zoals berichten, contactpersonen of taken als bijlage toevoegen. 1. Maak een bericht of klik voor een bestaand bericht op Beantwoorden, Allen beantwoorden of Doorsturen. 2. Klik in het berichtvenster op Bericht > Bestand bijvoegen Een agenda-afspraak maken Klik in Agenda op Nieuwe afspraak. U kunt ook met de rechtermuisknop op een tijdblok in het agendaraster klikken en vervolgens op Nieuwe afspraak klikken. 14

17 3.12. Berichtregels in Outlook instellen 1. U kunt berichtregels beheren in Outlook door onder het tabblad Start op Regels te klikken. 2. U kunt op Regel maken klikken, om een nieuwe regel aan te maken. De bovenste optie geldt voor het inkomende bericht dat wordt ontvangen en aan bepaalde voorwaarden voldoet. Bijvoorbeeld ontvangen van een specifiek adres. U kunt bij deze optie meerdere opties aanvinken. Bij de tweede optie kunt u aangeven wat er met het bericht gedaan dient te worden, bijvoorbeeld in een specifieke map plaatsen. 3. Nadat u op Ok heeft geklikt, krijgt u de mededeling dat de berichtregel is aangemaakt. Wanneer u wilt dat de berichtregel ook toegepast wordt op alle huidige berichten, kunt u de optie Voer deze regel nu uit op berichten die reeds in de huidige map aanwezig zijn aanvinken en op Ok klikken 15

18 3.13. Berichtregels in Outlook verwijderen 1. Beheer berichtregels in Outlook door onder het tabblad Start op Regels te klikken. 2. Klik op de optie Regels en waarschuwingen beheren. 3. U kunt hier de betreffende regel aanvinken en vervolgens op Verwijderen klikken. 16

19 3.14. Het Office-thema wijzigen Office 2013 is opnieuw ontworpen, zodat u kunt profiteren van een overzichtelijke leeservaring. Als u de verschillende gebieden van Outlook duidelijker wilt zien, kunt u het Office-thema wijzigen. Via de instellingen onder Bestand > Office-account kunt u het kleurenschema van Office 2013 wijzigen voor al uw computers of via Opties voor Outlook kunt u het kleurenschema wijzigen alleen op deze computer. U kunt kiezen uit Wit, Lichtgrijs of Donkergrijs. 17

20 3.15. Verwijderde items herstellen in Outlook 2013 Het kan voorkomen dat u per abuis een bericht verwijdert, terwijl u deze nog wel nodig had. De optie 'Verwijderde items herstellen' kan hierin meestal een oplossing bieden. Het kan verwijderde items, zoals berichten, afspraken, notities en contactpersonen terugplaatsen naar de originele locatie. 1. U kunt van deze functie gebruik maken door te gaan naar 'Map' en vervolgens op 'Verwijderde' items herstellen te klikken. 2. U krijgt vervolgens een lijst van de items die nog teruggeplaatst kunnen worden. U kunt het item aanklikken en vervolgens op het envelopje met het pijltje klikken. 18

21 Webmail (OWA) 4. Webmail (OWA) 4.1. Aanmelden op webmail (Outlook Web Access) Via webmail heeft u toegang tot het mailplatform vanop verschillende apparaten (Pc, Laptop, Smartphone, Tablet) die een internettoegang hebben Aanmelden vanaf het netwerk van de Vlaamse overheid De gebruiker voert volgende stappen uit: 1. Gaat naar de website 2. Voer de gebruikersnaam en het Wachtwoord in voor de Werkplekdiensten (WPaaS) 3. Bevestigen met Logon Aanmelden vanaf het internet De gebruiker voert volgende stappen uit: 1. Gaat naar de website 2. Log aan via e-id of federaal token 3. Bevestigen met Logon 19

22 Webmail (OWA) 4.2. Agenda delen via webmail Ga naar Agenda. Aan de linkerkant van het scherm kan u met de rechtermuisknop op Agenda klikken en de optie agenda delen selecteren. Vervolgens verschijnt rechts een venster om de agenda te delen. In het venster Delen met kan u de gebruiker opzoeken met wie u de agenda wilt delen. De andere persoon zal vervolgens een bericht ontvangen voor de toestemming en zal deze moeten openen in de Outlook Webmail. Wanneer de persoon dit toestaat, zou deze agenda ook zichtbaar moeten zijn in Outlook. 20

23 Webmail (OWA) 4.3. Mailbox delen via webmail Ga naar uw inbox en klik met de rechter muisknopop de map (bvb. Postvak In) die je wil delen en selecteer machtigingen Via het tabblad machtigingen kan u een gebruiker toevoegen en machtigingen instellen Gedeelde en / of generieke mailbox openen Er zijn twee methodes om een gedeelde agenda te openen (op voorwaarde dat u hier de rechten voor heeft). Methode 1: Methode 2: Klik op de naam van de mailbox (rechtsboven in het scherm). Selecteer Een ander postvak openen. Geef het adres in van de mailbox die u wenst te openen. De mailbox wordt geopend in een nieuw venster Klik op gedeelde map toevoegen links op het scherm. Geef het adres in van de mailbox die u wenst te openen. De gedeelde mailbox verschijnt als aparte folder in uw mailbox. 21

24 Webmail (OWA) 22

25 Webmail (OWA) 4.5. Handtekening instellen in Webmail 1. Het is mogelijk om binnen Webmail uw handtekening in te stellen. U kunt dit instellen door rechts bovenin op het tandwieltje te klikken en vervolgens op Opties. 2. In de linkerkolom selecteert u instellingen. 3. U ziet de volgende optie staan handtekening en hieronder wordt een tekstverwerkvenster weergegeven. Hier kunt u uw handtekening instellen. 23

26 Webmail (OWA) 4.6. Afwezigheidsberichten instellen in Webmail 1. Wanneer u bent ingelogd, ziet u rechtsboven een icoon dat op een tandwiel lijkt. Hier klikt u op en vervolgens klikt u op Automatische antwoorden instellen. 2. U bevindt zich direct op de pagina waarin u de afwezigheidsassistent kunt instellen. 24

27 Webmail (OWA) 4.7. Berichtregels in Webmail 1. Het is mogelijk om binnen uw Webmail berichtregels in te stellen, zodat er een specifieke mailafhandeling plaatsvindt. U kunt dit instellen door rechtsboven op het tandwieltje te klikken en vervolgens op Opties. 2. U kunt vervolgens in het linkermenu kiezen voor organiseren. U kunt hier alle berichtregels van uw account beheren. 3. U kunt een regel toevoegen door op + te klikken. U kunt hierbij kiezen welk type regel u wilt gebruiken: 25

28 Woordenlijst 5. Woordenlijst Woord Beschrijving 26

29 Documenteigenschappen 6. Documenteigenschappen Wijzigingshistoriek Versie Datum Auteur Opmerkingen /03/2015 Martijn Reijnen Initiële versie 27