Gelet op de aanvraag van Toerisme Vlaanderen ontvangen op 10/06/2014; Gelet op de bijkomende inlichtingen ontvangen op 18/06/2014 en 26/06/2014;

Transcriptie

1 1/9 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 61/2014 van 30 juli 2014 Betreft: aanvraag van Toerisme Vlaanderen om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer ervan te gebruiken met het oog op de opvolging van subsidieaanvragen en de uitbouw van het gebruikers- en toegangsbeheersysteem (RN-MA ) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van Toerisme Vlaanderen ontvangen op 10/06/2014; Gelet op de bijkomende inlichtingen ontvangen op 18/06/2014 en 26/06/2014; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 04/07/2014;

2 Beraadslaging RR 61 /2014-2/9 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 30 juli 2014, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1. De aanvraag heeft tot doel om Toerisme Vlaanderen, hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om:. een toegang te bekomen tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3, en 5, en tweede lid WRR; het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken; met het oog op de opvolging van subsidieaanvragen en de uitbouw van het gebruikers- en toegangsbeheersysteem. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG 2. De aanvrager werd reeds bij beraadslaging RR nr. 53/2014 van 9 juli 2014 gemachtigd om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer ervan te gebruiken met het oog op de toekenning van een sociaal tarief aan mensen met een laag inkomen. 3. Bijgevolg kan het onderzoek van het Comité zich hier beperken tot het nagaan of: de doeleinden waarvoor het gebruik gevraagd wordt, welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP; het gebruik van het identificatienummer proportioneel is in het licht van de doeleinden (artikel 4, 1, 3, WVP). A. DOELEINDEN 4. De aanvrager heeft onder meer tot taak de ontwikkeling en de ondersteuning van de ontwikkeling van het toeristisch productaanbod en het opvolgen en nemen van maatregelen voor de exploitatie van het toeristisch productaanbod 1 en het instaan voor de uitbouw en de bevordering van de integrale kwaliteitszorg 2. De verlening van subsidies door de aanvrager 1 Art. 5, 1, 2, a) van het decreet van 19 maart 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Toerisme Vlaanderen. 2 Art. 5, 1, 3 van het decreet van 19 maart 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Toerisme Vlaanderen.

3 Beraadslaging RR 61 /2014-3/9 wordt verder geregeld door het Besluit van de Vlaamse Regering van 21 december 2012 betreffende toerismesubsidies. 5. Ter uitvoering van deze taken wenst de aanvrager: een elektronisch loket uit te bouwen waarop toeristische ondernemers op een beveiligde manier hun gegevens kunnen beheren, programma s tot verbetering van de kwaliteit opstarten en opvolgen, evenals subsidieaanvragen kunnen indienen en opvolgen; bij de behandeling van subsidieaanvragen bepaalde gegevens te verifiëren in het Rijksregister om in een vroeg stadium problematische aanvragen te detecteren. 6. Het Comité is van oordeel dat de hierboven vermelde en nagestreefde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, 1, 2, WVP en artikel 5, tweede lid, WRR. De verwerkingen die de aanvrager verricht zijn gestoeld op artikel 5, eerste lid, e) WVP. B. PROPORTIONALITEIT B.1. Ten overstaan van de gegevens 7. De aanvrager wenst een toegang te bekomen tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3, en 5 WRR, namelijk: - de naam en voornamen; - de geboorteplaats en -datum; - het geslacht; - de hoofdverblijfplaats. 8. De gegevens naam en geslacht zullen gebruikt worden om de betrokkenen op een correcte manier aan te kunnen spreken in briefwisseling en in het elektronisch loket. 9. De aanvrager geeft aan dat hoofdverblijfplaats nodig is om briefwisseling steeds naar het officiële adres van de subsidieaanvrager te kunnen sturen. Deze werkwijze draagt er ook toe bij om fraude te vermijden. 10. Het Comité meent dat hoofdverblijfplaats enkel relevant is inzoverre de subsidieaanvrager handelt als natuurlijke persoon en niet in naam van een rechtspersoon. De aanvrager zal bijgevolg het onderscheid moeten maken tussen beide categorieën subsidieaanvragers in zijn elektronisch loket.

4 Beraadslaging RR 61 /2014-4/9 11. De aanvrager wenst toegang te krijgen tot het gegeven geboorteplaats- en datum in hoofdzaak in het kader van de afwikkeling van subsidiedossiers die opgestart werden voor onderhavige machtiging en de koppeling ervan met dossiers opgestart naderhand. Aan de hand van de naam, voornaam, geboorteplaats en datum kan de aanvrager in vrijwel alle gevallen de betrokkene uniek identificeren in het Rijksregister en derhalve zijn rijksregisternummer achterhalen. 12. Het Comité meent dat het gegeven geboorteplaats- en datum enkel relevant en proportioneel is voor subsidieaanvragers die handelen als natuurlijke persoon en niet in naam van een rechtspersoon. Om de dossiers van rechtspersonen doorheen de tijd te koppelen is de identiteit van de toenmalige en huidige contactpersoon slechts in een deel van de gevallen geschikt. 13. Het Comité oordeelt, rekening houdend met de toelichting verschaft in de aanvraag, dat een toegang tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3, en 5, en tweede lid WRR, gelet op de nagestreefde doeleinden, proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig is, voor zover de gegevens hoofdverblijfplaats, geboorteplaats- en datum enkel voor personen die als natuurlijke persoon handelen opgevraagd worden (artikel 4, 1, 3, WVP). 14. De aanvrager wenst eveneens automatisch mededeling te krijgen van de wijzigingen van voormelde gegevens, met uitzondering van het gegeven geboorteplaats en datum. Daar subsidiedossiers over een periode van meerdere jaren kunnen lopen, hebben de wijzigingen van gegevens een rechtstreekse impact op de afhandeling ervan. 15. Het Comité oordeelt dat de mededeling van alle toekomstige wijzigingen die aangebracht worden aan de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1, 3, en 5, van de WRR, proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig is (artikel 4, 1, 3, WVP). 16. Opdat de mededeling van deze wijzigingen proportioneel zou verlopen, moet deze mededeling beperkt zijn tot de personen waarvoor de aanvrager over een actief dossier beschikt. Dit vereist het werken met een verwijzingsrepertorium. 17. In de mate dat de aanvrager niet over de mogelijkheden beschikt om dergelijk verwijzingsrepertorium aan te leggen is het aangewezen dat hij beroep doet op de diensten van de Vlaamse dienstenintegrator om deze proportionele mededeling te organiseren.

5 Beraadslaging RR 61 /2014-5/9 B.2. Ten overstaan van het identificatienummer van het Rijksregister 18. Met het oog op het uitvoeren van verrichtingen via het e-loket is het noodzakelijk dat gebruikers - zowel professionele als particuliere, zowel fysieke personen als rechtspersonen - correct geïdentificeerd worden. Dit betekent dat misverstanden die kunnen ontstaan n.a.v. homonymie en foutieve schrijfwijzen uitgesloten moeten worden teneinde de verdere stappen van authenticatie en autorisatie niet te hypothekeren. 19. Aan de hand van het unieke identificatienummer van het Rijksregister kan een persoon precies geïdentificeerd worden. De gebruikers melden zich aan via de eid/federaal token en toegangsrechten worden gekoppeld aan het identificatienummer van de betrokkene. 20. Het door de aanvrager gewenste gebruik van het identificatienummer is, in het licht van de opgegeven doeleinden, in overeenstemming met artikel 4, 1, 3, WVP. B.3. Ten opzichte van de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 21. De aanvrager wenst een permanente toegang gelet op het feit dat via het e-loket op elk ogenblik verrichtingen kunnen worden uitgevoerd en hij naar aanleiding van een verrichting telkens de bovenvermelde minimale gegevens wenst te controleren en indien nodig te actualiseren. 22. Het Comité is van oordeel dat de doeleinden vereisen dat de aanvrager voor de behandeling van zijn dossiers in staat is om op elk moment de gegevens van de betrokkenen te controleren. Een permanente toegang is dan ook gepast opdat de aanvrager zijn werkzaamheden naar behoren zou kunnen uitvoeren (artikel 4, 1, 3, WVP). 23. De aanvrager wenst een machtiging voor onbepaalde duur. Het Comité stelt vast dat de diverse reglementaire bepalingen die de aanvrager met de realisatie van een aantal doeleinden belasten, niet in de tijd beperkt zijn. In het licht van de doeleinden is een machtiging van onbepaalde duur gepast (artikel 4, 1, 3, WVP). B.4. Ten opzichte van de bewaringstermijn 24. De aanvrager geeft aan dat de gegevens gedurende 10 jaar bewaard zullen worden, overeenkomstig artikel 100 van de gecoördineerde wetten op de Rijkscomptabiliteit van 17 juli Het Comité acht deze bewaartermijn in overeenstemming met artikel 4, 1, 5, WVP.

6 Beraadslaging RR 61 /2014-6/9 B.5. Intern gebruik en/of mededeling aan derden 26. Uit de door de aanvrager meegedeelde informatie blijkt dat de gegevens en het identificatienummer uitsluitend intern zullen gebruikt worden. 27. Het Comité neemt hiervan akte en vestigt de aandacht op wat hierna onder punt B.6 wordt vermeld m.b.t. netwerkverbindingen. B.6. Netwerkverbindingen Uit de bijkomende toelichting blijkt dat in de toekomst een netwerkverbinding op basis van het identificatienummer tot stand gebracht zal worden met het Vlaams LogiesInformatieSysteem, kortweg VLIS, van de Dienst Vergunningen van het Departement Internationaal Vlaanderen. 4 Alleen logies die hetzij aangemeld, hetzij vergund werden, en bijgevolg in VLIS opgenomen werden, komen in aanmerking voor subsidies vanwege de aanvrager. 29. Daar de uitwisseling van deze informatie noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdrachten bedoeld onder punt A, is een dergelijk netwerk in beginsel aanvaardbaar. De uitwisseling op basis van het identificatienummer van het Rijksregister dient beperkt te worden tot de personen die handelen als natuurlijke persoon en niet voor een rechtspersoon (cf. punt 12). 30. Het Comité wijst er op dat de netwerkverbinding pas effectief tot stand gebracht mag worden nadat de machtigingen van beide partijen in werking zijn getreden. 31. Vanuit een bekommernis van volledigheid benadrukt het Comité dat: indien er later andere netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke deze laatsten eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. 3 Een netwerkverbinding impliceert dat er aan de hand van het identificatienummer van het Rijksregister op geautomatiseerde wijze informatie met derden wordt uitgewisseld over personen. 4 Gemachtigd, onder opschortende voorwaarde, bij beraadslaging RR nr. 76/2013 van 13 november 2013.

7 Beraadslaging RR 61 /2014-7/9 C. BEVEILIGING C.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 32. De identiteit van de consulent inzake informatiebeveiliging werd meegedeeld. De betrokkene werd reeds in het verleden door het Comité aanvaard als consulent inzake informatiebeveiliging. 5 C.2. Informatiebeveiligingsbeleid 33. Uit de door de aanvrager meegedeelde stukken blijkt dat hij over een informatiebeveiligingsbeleid beschikt evenals over een plan in toepassing ervan. 34. Het Comité heeft er akte van genomen. C.3. Personen die toegang hebben tot de gegevens en die het identificatienummer van het Rijksregister mogen gebruiken en lijst van deze personen 35. Met het oog op de doeleinden omschreven in punt A zullen de personeelsleden van de aanvrager die instaan voor het beheer van het e-loket en de personeelsleden die de dossiers behandelen en hun dienst- en afdelingshoofden, evenals inspecteurs, toegang hebben tot de gegevens en het identificatienummer gebruiken. 36. Voor de duur van de ontwikkeling en oppuntstelling van het e-loket (tot 2015) zullen medewerkers van de onderaannemer toegang hebben tot de gegevens en het identificatienummer. 37. Zoals artikel 12 van de WRR het vereist, moet de aanvrager een lijst opstellen van de personen die toegang hebben tot het Rijksregister en die het identificatienummer van dit register gebruiken. Die lijst moet voortdurend worden bijgewerkt en ter beschikking worden gehouden van het Comité. 38. Bovendien moeten die personen een document ondertekenen waarin zij verklaren de beveiliging en de vertrouwelijkheid van de gegevens te bewaren. 39. Het Comité verzoekt de aanvrager om de noodzakelijk maatregelen te nemen om de loggings te registreren zodat de toegangen kunnen worden gecontroleerd. 5 Beraadslaging RR nr. 36/2013 van 8 mei 2013, beraadslaging RR nr. 76/2013 van 13 november 2013.

8 Beraadslaging RR 61 /2014-8/9 D. UITBOUW GEBRUIKERS- EN TOEGANGSBEHEER SYSTEEM 40. De aanvrager meldt dat hij voor de organisatie van het gebruikers- en toegangsbeheer beroep zal doen op de Federal Authentication Service (FAS) van Fedict. De aanvrager beoogt de toegangsrechten van de subsidieaanvragers te beheren in een databank gekoppeld aan het Rijksregisternummer van de betrokkene. 41. De Commissie oordeelde op 30 april 2014 dat het systeem BTB (voorheen VTE-databank, cf. beraadslaging RR nr. 29/2013 en RR nr. 44/2013) dat een wezenlijk bestanddeel vormt van CSAM (Common secure access management) van Fedict door overheidsdiensten moet worden geïntegreerd in het gebruikers- en toegangsbeheer. 42. Zij oordeelde verder dat een sectoraal comité zich niet uitspreekt over de technische modaliteiten in verband met de implementatie van het gebruikers- en toegangsbeheer, voor zover de principes m.b.t. organisatie van dit beheer en de terugkoppeling naar authentieke bronnen gehandeld wordt overeenkomstig de goede praktijken geopperd door de Commissie in: aanbeveling nr. 01/2008 van 24 september 2008 met betrekking tot het toegangs- en gebruikersbeheer in de overheidssector; aanbeveling nr. 09/2012 van 23 mei 2012 uit eigen beweging in verband met authentieke gegevensbronnen in de overheidssector; aanbeveling nr. 03/2009 uit eigen beweging in verband met integratoren in de overheidssector. 43. Het Comité beaamt dat het inschakelen van het Beheer Toegangsbeheerders (BTB) voorheen verantwoordelijke toegang entiteit (VTE) - de norm moet worden in gebruikers- en toegangsbeheer voor e-government toepassingen om het risico op onrechtmatige toegang tot gegevens te beperken. 44. Het Comité beslist daarom dat de aanvrager de BTB-databank in het gebruikers- en toegangsbeheersysteem moet inpassen. Dit is een voorwaarde om de machtiging toe te kennen. Uit de bijkomende toelichting blijkt dat de aanvrager hiertoe reeds de eerste stappen heeft gezet. OM DEZE REDENEN het Comité 1 machtigt Toerisme Vlaanderen om voor de doeleinden vermeld in punt A en onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging voor onbepaalde duur een permanente toegang te

9 Beraadslaging RR 61 /2014-9/9 hebben tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 tot 3, en 5 WRR evenals automatisch mededeling te krijgen van de wijzigingen van de gegevens van de personen die betrokken zijn in een hangend dossier. Wat de gegevens hoofdverblijfplaats, geboorteplaats- en datum betreft dient toegang evenwel beperkt te blijven tot personen die handelen als natuurlijke personen en niet voor een rechtspersoon optreden; 2 machtigt Toerisme Vlaanderen om voor de doeleinden vermeld in punt A en onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging voor onbepaalde duur het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. Deze machtiging zal slechts uitwerking krijgen nadat: Toerisme Vlaanderen aan het Comité een document verstrekt heeft waarin de verantwoordelijke van CSAM bevestigt dat Toerisme Vlaanderen in het kader van zijn toegangs- en gebruikersbeheer van CSAM gebruikt zoals bepaald in luik D; 3 weigert wat verder werd gevraagd; 4 bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de informatiebeveiliging die een impact kan hebben op de antwoorden die met het veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatiebeveiliging en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de beveiliging), Toerisme Vlaanderen een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatiebeveiliging naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren; 5 bepaalt dat wanneer het Comité Toerisme Vlaanderen een vragenlijst betreffende de informatiebeveiliging stuurt, deze laatste die vragenlijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugsturen aan het Comité. Dit laatste zal de ontvangst bevestigen en hierop reageren indien hiertoe aanleiding bestaat. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Mireille Salmon