SOFTWIJS. Microsoft Windows en Office serie. Word (c) Softwijs, November Speciale Editie

Transcriptie

1 SOFTWIJS Microsoft Windows en Office serie Word 2003 Speciale Editie

2 MICROSOFT WINDOWS EN OFFICE SERIE Word 2003 Speciale Editie Softwijs Julianastraat CP Neede Tel Website: Word 2003 Speciale Editie van Softwijs Neede is in licentie gegeven volgens een Creative Commons Naamsvermelding-NietCommercieel-GeenAfgeleideWerken 3.0 Nederland licentie Softwijs. Softwijs, November 2011 pag. i

3 Inhoudsopgave 1. Beginnen met Word Opstarten van Word Statusregel Werkbalken Documenten openen en sluiten Documenten maken en bewaren Documenten afdrukken Tussen vensters wisselen Tekst invoeren en selecteren Tekst intypen Tekst corrigeren Wijzigingen ongedaan maken Cursor verplaatsen Selecteren met de muis Tekenopmaak Speciale tekens invoegen Weergave bepalen Harde spaties en afbreekstreepjes Paginascheidingen Letteropmaak met de werkbalk Letteropmaak met het menu Datum invoegen Groot initiaal Lay-out Opsommingstekens en nummering Opsommingen in meerdere niveaus Opsommingen sorteren Het gebruik van tabs Tabposities instellen met het menu Tabposities instellen met de liniaal Tekst bewerken Kopiëren en verplaatsen met het klembord Tekst verslepen Opmaak kopiëren Gegevens uitwisselen tussen documenten Spellingcontrole Autocorrectie Zoeken en vervangen Softwijs, November 2011 pag. ii

4 6. Alinea s opmaken Uitlijnen Inspringen Alinea-opmaak via het menu Speciale opties voor alinea-opmaak Nieuwe regel in dezelfde alinea Tabellen Tabel maken Tabelelementen selecteren Kolombreedte in tabel aanpassen Rijen en kolommen invoegen en verwijderen Cellen in één rij samenvoegen Randen en arceringen toevoegen Taakvensters Wat zijn taakvensters? Taakvenster Onderzoek Opmaakprofielen Wat zijn opmaakprofielen Waar staan de opmaakprofielen Opmaakprofielen toepassen Opmaak wissen Opgeslagen opmaak Opmaakprofielen wijzigen Opmaakprofielen maken Opmaakprofielen verwijderen Tekst automatisch opmaken Documentopmaak Inleiding secties Kolommen Marges Kop- en voetteksten Paginanummers Inhoudsopgave maken Sjablonen Sjablonen aanmaken Sjablonen gebruiken Opmaakprofielen opnemen in sjablonen Samenvoeging Inleiding Gegevensbestand aanmaken Werken met bestaande gegevensbestanden Softwijs, November 2011 pag. iii

5 13. Overzichtsweergave Werken met de overzichtsweergave Kopniveau s verhogen en verlagen Delen van een overzicht bekijken Tekstblokken verplaatsen Wiskundige formules Installatie van de Vergelijkingseditor Formule in document opnemen Verwijderen, kopiëren en verplaatsen van formules Wijzigen van een bestaande formule Voorbeelden en Opgaven Bijschrift en nummering Index maken Indexgegevens markeren Index genereren Een verwijzing opgeven in een indexgegeven Softwijs, November 2011 pag. iv

6 Softwijs Vanaf 1993 produceert Softwijs cursusboeken voor de Microsoft Office programma's: Access, Excel, Powerpoint en Word. De auteurs van de cursusboeken hebben vele jaren ervaring met het geven van cursussen en trainingen voor de programma's. Met het uitkomen van Office 2007 is het didactische model en het productieproces volledig veranderd. De bestaande onderwerpen zijn grotendeels hetzelfde gebleven en er zijn nieuwe onderwerpen bijgekomen. De belangrijkste kenmerken van het nieuwe cursusmateriaal voor Office 2007 en Office 2010 zijn: Alle onderdelen zijn onderling onafhankelijke onderdelen. Drie soorten onderdelen: concepten, taken en referenties. Concentratie op uit te voeren taken. Filtering van inhoud op doelgroepen (bijv. student/docent of beginner/gevorderd) is mogelijk. Samenstelling van een cursusboek is klantspecifiek (maatwerk). Er is dus geen vaste samenstelling van een cursusboek meer. Meerdere uitvoerformaten beschikbaar: pdf, epub, mobi, chm, xhtml, eclipse help, scorm Neem contact op voor een cursusboek op maat, dat precies datgene bevat waarnaar u op zoek bent. Naast MS Office handleidingen ontwikkelt Softwijs volgens hetzelfde principe ook handleidingen voor andere softwareprogramma's, alsmede (technische) documentatie. Gratis voorbeelden hiervan zijn op de website te vinden. Neem contact op voor het ontwikkelen van handleidingen en documentatie voor uw organisatie. De research en ontwikkeling staat niet stil. Softwijs richt zich de komende tijd vooral op het verrijken van de inhoud, waardoor meer dynamiek ontstaat en meer interactie tussen cursist en de leerstof mogelijk wordt. Website: Contact: info@softwijs.nl Softwijs, November 2011 pag. v

7 Inleiding In deze cursus wordt gewerkt met de tekstverwerker Word 2003 voor Windows. Deze tekstverwerker van Microsoft is een complete tekstverwerker waarmee u uw teksten efficiënter kunt verwerken, zowel wanneer u een professionele gebruiker bent als wanneer u zo af en toe met het programma werkt. Door deze basiscursus door te werken leert u hoe Word uw dagelijkse werkzaamheden kan vereenvoudigen. Het cursusmateriaal is een echt werkboek. Stukjes uitleg worden gevolgd door praktische opdrachten welke u altijd in de tekst kunt herkennen door de lay-out: Dit is een praktische opdracht. De lesstof is in twee niveaus verdeeld. Niveau 1 bevat elementaire leerstof. Deze moet u zonder meer doorwerken om succesvol met Word te kunnen werken. Niveau 2 bevat leerstof die wat dieper op bepaalde onderwerpen ingaan. Om veel gemak van Word te hebben moet u deze eigenlijk ook wel doorwerken. Elk hoofdstuk bestaat uit een aantal paragrafen. Bij elke paragraaf is het niveau volgens bovenstaande lay-out aangegeven. Bij deze cursus hoort een verzameling hulpbestanden. Deze hulpbestanden kunt u downloaden vanaf onze website en moet u in een map op een schijfstation (harddisk, usb stick, diskette) plaatsen. Deze speciale editie mag zonder kosten gebruikt worden voor persoonlijke doeleinden. De speciale editie verschilt van het andere Office 2003 cursusmateriaal door het ontbreken van opgaven. Voor gebruik bij cursussen en voor commercieel gebruik, alsmede voor de beschikbaarheid van de bijbehorende opgavenverzameling dient u contact op te nemen met Softwijs. Softwijs, November 2011 pag. vi

8 1. Beginnen met Word In dit hoofdstuk leert u de eerste beginselen van Word, zoals het opstarten van het programma, het openen en sluiten van documenten, het maken en bewaren van een document en het afdrukken ervan. In dit gedeelte raakt u vertrouwd met de werkomgeving van Word voor Windows, het tekstverwerkingsprogramma uit de Microsoft Office serie. Na het opstarten van de computer kunnen er allerlei toepassingen, zoals Word, gestart worden. 1.1 Opstarten van Word Zet de computer aan en en laat Windows opstarten. Klik op de knop Start en kies in het menu Alle Programma's voor Microsoft Word. Opmerking Het kan voorkomen dat Word zich in een ander menu op uw PC bevindt. Zoek in dat geval het juiste menu op, of start het programma op via Mijn computer of Windows Verkenner. Na het opstarten van Word krijgt u een leeg werkblad te zien met ongeveer hetzelfde uiterlijk als in de voorgaande afbeelding. Het scherm bevat (van boven naar beneden) de volgende onderdelen, die later in de cursus uitvoeriger aan de orde komen: De titelbalk, met de naam vanhet programma. De menubalk, waarin alle opdrachten ondergebracht zijn. De werkbalken, die knoppen bevatten waarmee de meest gebruikte menuopdrachten snel opgeroepen kunnen worden. Softwijs, November 2011 pag. 1

9 De liniaal, waarmee u de tabinstellingen en marges kunt aanpassen. Het werkblad, een groot en nog onbeschreven blad waarin u documenten kunt bewerken. De statusregel, waarin Word opmerkingen en uitleg weergeeft. Enkele van deze onderdelen krijgen in de volgende paragrafen een nadere uitleg. De overige onderdelen komen later in de cursus aan bod. 1.2 Statusregel De statusregel is de onderste smalle regel van het scherm. Op deze regel staan soms nuttige aanwijzingen en verklaringen van menu's en knoppen. Invoegen Overschrijven Met de Insert toets kunt u schakelen tussen de toestanden: 'Invoegen' en 'Overschrijven'. In de toestand 'Overschrijven' wordt de tekst die u intypt over de eventueel al bestaande tekst heen geplaatst. In de toestand 'Invoegen' verschijnt nieuw ingetypte tekst tussen eventueel al bestaande lettertekens. Verder kunt u in het linkerdeel van de statusbalk zien op welke pagina uw cursor staat, uit hoeveel pagina's het document bestaat, op welke afstand van de kantlijn de cursor staat, enz. 1.3 Werkbalken De werkbalken bevatten knoppen die gebruikt kunnen worden om veelgebruikte menuopdrachten snel aan te roepen. Het klikken op een knop werkt meestal sneller dan het maken van een selectie in een menu. In dit cursusboek wordt de werking van een groot aantal knoppen aan u uitgelegd. Zet de muiswijzer boven de eerste knop in de eerste werkbalk, en houd de muis even stil, zonder te klikken (zie figuur). Er verschijnt een korte beschrijving van de knop in een gekleurd kader. Bekijk de beschrijvingen van enkele andere knoppen. Opmerking U zult in de loop van de cursus merken dat de indeling van het scherm vrij dynamisch is. Afhankelijk van de toestand van het werkblad kunt u verschillende menu's en knoppen tegenkomen, die in andere situaties niet te zien zijn. Softwijs, November 2011 pag. 2

10 1.4 Documenten openen en sluiten Tijdens de cursus werkt u veel met documenten die reeds voor u aangemaakt zijn. Deze hulpbestanden moet u eerst naar een map op een schijfstation kopiëren. In de voorbeelden voor deze cursus is steeds de map Mijn documenten/cursus gebruikt. Kies Bestand Openen. Het dialoogvenster Openen verschijnt in beeld. openen keuzelijst Open de de keuzelijst en blader naar de map waar de hulpbestanden staan. Dan krijgt u een overzicht van de inhoud. Opmerking Word zoekt standaard naar documenten met de extensie.doc. Wanneer in het dialoogvenster achter bestandstype wat anders staat, moet u dit wijzigen. Wanneer de extensies van de bestandsnamen niet zichtbaar zijn, kunt u dit wijzigen met de Windows Verkenner. Kies hierin Beeld Opties Beeld. Geef hierin aan dat de bestandsextensies wel moeten worden weergegeven. Klik op de documentnaam VOORDEEL.DOC. Klik op de knop Openen. Het document VOORDEEL.DOC wordt geopend en verschijnt in beeld. Het betreft een korte tekst waarin een aantal voordelen van een tekstverwerkingsprogramma zijn opgesomd. Softwijs, November 2011 pag. 3

11 In de titelbalk van Word wordt (wanneer het venster gemaximaliseerd is) de naam van het huidige document genoemd achter de naam van het programma. Op dit moment ziet u de tekst "VOORDEEL.DOC- Microsoft Word" in de titelbalk. Het sluiten van een document wil zeggen dat u het document uit het geheugen van de computer verwijdert. (U kunt dan vervolgens met een ander document verder werken, of het programma afsluiten.) Natuurlijk blijft het document wel gewoon in de map aanwezig. Kies uit het menu Bestand Sluiten. Het document VOORDEEL.DOC verdwijnt. Uw scherm is leeg, er zijn geen documenten meer te sluiten. Het kan voorkomen dat u de volgende vraag wordt gesteld: Wilt u de wijzigingen in Voordeel.doc opslaan? Dit gebeurt wanneer Word denkt dat er een wijziging heeft plaatsgevonden in het document. Opmerking Met Bestand Sluiten wordt alleen het document gesloten en blijft het programma Word open. Met Bestand Afsluiten wordt niet alleen het document gesloten, maar ook Word zelf. U keert dan terug in Windows. In plaats van de menu's kunt u voor het openen en sluiten van documenten ook gebruik maken van de knoppen in de werkbalk. Deze knoppen zijn erg handig en snel in gebruik. Voor de meest voorkomende acties is vaak een knop aanwezig. Geroutineerde gebruikers kunnen zelf werkbalken met knoppen maken. Openen sluitknoppen Klik op de knop Openen in de werkbalk Standaard. Ook nu verschijnt het dialoogvenster Openen. Kies nogmaals het document VOORDEEL.DOC en klik op Openen. Het document wordt weer geopend. Controleer of de juiste naam bovenin de titelbalk staat. Rechtsboven in het scherm ziet u twee kleine knoppen met kruisjes. Het bovenste kruisje wordt gebruikt om Word af te sluiten (hetzelfde dus als de menukeuze Bestand Afsluiten) en het onderste knopje om het actieve document te sluiten (hetzelfde als Bestand Sluiten). Sluit het document VOORDEEL.DOC via de juiste sluitknop. U keert terug naar het lege werkblad. U heeft gezien dat er vaak verschillende manieren zijn om dezelfde menuopdracht uit te voeren. Dit cursusboek zal waar mogelijk zowel de menunamen als de bijbehorende knoppen tegelijk noemen. U kan dan zelf bepalen welke mogelijkheid u gebruikt. Softwijs, November 2011 pag. 4

12 Nieuw leeg document 1.5 Documenten maken en bewaren Zodra Word is opgestart, krijgt u direct een nieuw, nog geheel leeg document op uw beeldscherm. Dit document heeft de voorlopige naam Document1 (zie de titelbalk). Wanneer alle documenten gesloten zijn, is er geen werkblad aanwezig. Een nieuw en leeg document kan dan via de knop Nieuw op de werkbalk Standaard ingevoegd worden. Typ uw eigen voornaam. Het knipperende, verticale streepje in uw werkblad is de cursor (invoegpositie). Deze markeert het punt waar tekst die u intypt, wordt ingevoegd. U heeft nu een wijziging aangebracht in het document. Dit nieuwe document gaat u nu bewaren. Kies in het menu Bestand Opslaan als. Het dialoogvenster Opslaan als verschijnt. Klik (indien noodzakelijk) in het vakje achter Opslaan in en selecteer de map voor uw cursusbestanden. In het invulveld achter Bestandsnaam staat waarschijnlijk al uw voornaam, gevolgd door ".doc". Word doet namelijk automatisch een voorstel voor de bestandsnaam door naar het begin van de tekst te kijken. Plaats de cursor in het invulveld Bestandsnaam en typ als naam: Eerste poging. Druk daarna op ENTER. Het document heeft nu de nieuwe naam "EERSTE POGING.DOC". U ziet dat Word automatisch de extensie.doc achter de naam van een document zet. De nieuwe naam staat bovenin de titelbalk. De naam van een document kan uit maximaal 255 tekens bestaan, inclusief spaties. De volgende tekens mogen echter NIET in een naam voorkomen: \? : * < > Typ in het werkblad direct na uw voornaam uw achternaam. U kunt de cursor naar de juist plek brengen met de pijltjestoetsen op het toetsenbord,, en ) Opslaan keuze Kies nu het menu Bestand Opslaan, of klik op de knop Opslaan. Het document wordt bewaard onder de huidige naam. Bestand Opslaan als toelichting U krijgt de mogelijkheid om een nieuwe naam aan een document te geven. Wanneer het document al een naam heeft, wordt het op deze manier onder een tweede naam opgeslagen. De versie die opgeslagen is onder de oorspronkelijke naam verandert niet. Softwijs, November 2011 pag. 5

13 Bestand Opslaan Het document wordt nu onmiddellijk opgeslagen onder de huidige naam. U krijgt niet de gelegenheid een nieuwe naam in te typen. De nieuwe versie van het document wordt door deze opdracht over de vorige versie heen geschreven. Opmerking Als u een nieuw document aanmaakt, heeft dit document een voorlopige naam, vaak met een nummer erachter (Document1, Document2, ). Het maakt dan niet uit of u Bestand Opslaan of Bestand Opslaan als kiest. Tip Nieuw leeg document Als u een kopie onder een andere naam wilt maken van een reeds bestaand document, open dan het document en schrijf het onmiddellijk onder de nieuwe naam weg met de keuze Bestand Opslaan als. Hiermee voorkomt u dat u per ongeluk (na een aantal wijzigingen in het document) voor Bestand Opslaan kiest. U zou daarmee de vorige versie vernietigen. Sluit het document EERSTE POGING.DOC. Er is nu geen werkblad meer te zien. U kunt nergens tekst intypen. Het venster heeft een menu met nog maar een paar mogelijkheden. Behalve met de knop Nieuw op de werkbalk, kan een nieuw document ook worden aangemaakt met de menukeuzes Bestand Nieuw. Hierna kunt u kiezen voor een document gebaseerd op voorgedefinieerde sjablonen. Standaard is de keuze: Leeg document. Kies het menu Bestand Nieuw. Het venster Nieuw document verschijnt. Klik op Leeg document. Een nieuw document wordt aangemaakt met de voorlopige naam Document2. (De nieuwe documenten worden door Word automatisch doorgenummerd.) Wanneer u dit document zou bewaren vraagt Word echter om een nieuwe naam voor het document. Softwijs, November 2011 pag. 6

14 Tip Als u gebruik maakt van de knop Nieuw, in plaats van het menu, wordt het dialoogvenster overgeslagen, en krijgt u onmiddellijk een nieuw leeg document gepresenteerd. Afdrukvoorbeeld 1.6 Documenten afdrukken Het afdrukken van gegevens naar een printer is iets waar iedere gebruiker mee te maken krijgt. In Word kunt u, voordat u afdrukt, een afdrukvoorbeeld van het document zien. Dit is een schermafbeelding waarop de pagina die u gaat afdrukken exact hetzelfde is afgebeeld als op papier. Hierdoor kunnen eventuele fouten in de opmaak of layout nog voor het afdrukken gesignaleerd en verbeterd worden. Een afdrukvoorbeeld kan worden opgevraagd met het commando Bestand Afdrukvoorbeeld of de knop Afdrukvoorbeeld in de werkbalk Standaard. Open het document KANTOOR.DOC dat in uw map met cursusbestanden zit. Bekijk het afdrukvoorbeeld van dit document. U ziet een voorbeeld van de afdruk zoals die op papier verschijnt wanneer u het document daadwerkelijk naar de printer stuurt. Softwijs, November 2011 pag. 7

15 De muiswijzer heeft de vorm van een vergrootglas. Door ergens in de afdruk te klikken zoomt u in op de plek die u aangeklikt heeft. in- en uitzoomen In-/uitzomen Klik met de muis in het voorbeeld. U zoomt in. Klik nogmaals in het voorbeeld enu bent weer terug in de oorspronkelijke situatie. U kunt de mate van inzoomen ook handmatig bepalen via het keuzevakje boven het afdrukvoorbeeld. Klik op het driehoekje naast het percentage en selecteer het zoompercentage 50%. Wanneer u tevreden bent over het document kunt u het daadwerkelijk afdrukken door in het menu van het afdrukvoorbeeld of in het menu van Word de optie Bestand Afdrukken te selecteren. Kies Bestand Afdrukken. Het dialoogvenster Afdrukken verschijnt in beeld. U kunt in dit venster niet alleen aangeven welke pagina's van het document worden afdrukt, maar tevens het aantal exemplaren dat afgedrukt moet worden. Momenteel staat onder Afdrukbereik Alles ingevuld en onder Aantal exemplaren 1. Laat de instellingen in het dialoogvenster Afdrukken ongewijzigd en klik op de knop OK onderaan het venster. Het document wordt naar de printer gezonden. Sluit daarna het document. Softwijs, November 2011 pag. 8

16 Afdrukken Indien u het dialoogvenster Afdrukken wilt vermijden, kunt u ook de knop Afdrukken in de werkbalk gebruiken. Het document wordt dan direct naar de printer gezonden. U kunt dan echter geen keuzes meer maken. 1.7 Tussen vensters wisselen Het zal gedurende de cursus regelmatig voorkomen dat u verschillende documenten tegelijk geopend heeft. Het is dus prettig te weten hoe u tussen deze geopende documenten kunt wisselen. Open het document SCHAATS.DOC. Open ook het document VERLEDEN.DOC. Het document SCHAATS.DOC is niet meer in beeld, maar nog wel aanwezig. U kunt er naar overschakelen via de taakbalk of het menu Venster. Klik op het menu Venster. Onderin dit menu staan de namen van de documenten die geopend zijn. U kunt de naam van een document selecteren om er naar over te schakelen. Er staat een vinkje voor het document dat u nu in beeld heeft. Klik op SCHAATS.DOC. U schakelt over. Sluit beide documenten. Tot zover het inleidende gedeelte dat nodig is om met de rest van de cursus verder te gaan. U heeft geleerd documenten te openen en te sluiten, aan te maken en te bewaren. Bovendien weet u hoe u met verschillende documenten tegelijk kunt omgaan en hoe u tussen de verschillende vensters kunt wisselen. Softwijs, November 2011 pag. 9

17 2. Tekst invoeren en selecteren In dit hoofdstuk leert u hoe u tekst kunt invoeren en corrigeren, en hoe u met de toetsen, met de muis en met andere functies door uw gegevens kunt bladeren. 2.1 Tekst intypen Alle letters, cijfers, enz. die u indrukt verschijnen na elkaar in uw werkblad op de plaats die wordt aangegeven met de cursor. Wanneer de regel vol is, gaat Word automatisch verder op de volgende regel, zonder hierbij midden in een woord af te breken. Het gehele woord wordt automatisch naar de volgende lege regel verplaatst. Het is dus in principe niet nodig om zelf naar de volgende regel te gaan. Wanneer u echter een nieuwe alinea wilt beginnen, of een lege regel in de tekst wilt plaatsen, moet u de cursor wel zelf naar de volgende regel brengen. Dit doet u door op de ENTER-toets te drukken. Standaard verschijnen er bij het intypen van tekst kleine letters op het scherm. Om een hoofdletter te typen, houdt u de SHIFT-toets op het toetsenbord ingedrukt terwijl u de gewenste letter intypt. Laat vervolgens de SHIFT-toets los. Om een stuk tekst in zijn geheel in hoofdletters te typen, kunt u ook één keer kort op de toets CAPSLOCK drukken. Vanaf dat moment verschijnen alle letters die getypt worden als hoofdletters. U kunt de functie CAPSLOCK weer uitzetten door nogmaals op de toets CAPSLOCK te drukken. Sluit alle openstaande documenten en begin met een nieuw document. Typ de tekst in het onderstaande kader over. Eventuele typefouten die u maakt kunt u met de toets BACKSPACE corrigeren. Het letterteken voor de cursor wordt dan gewist. Later leert u meer over het corrigeren van ingevoerde tekst. Bewaar het document op uw werkdiskette onder de naam CURSUS TYPEVAARDIGHEDEN.DOC en sluit het document. De volgende personen hebben zich ingeschreven voor de cursus typevaardigheid die aanstaande maandag om uur plaats zal vinden: Mevr. de Jager Mevr. Visser Dhr. Wever U WORDT MET KLEM VERZOCHT OP TIJD AANWEZIG TE ZIJN. Softwijs, November 2011 pag. 10

18 2.2 Tekst corrigeren Er is een groot aantal mogelijkheden in Word opgenomen om gemaakte fouten te verbeteren. Wanneer u bijvoorbeeld een verkeerde letter heeft ingetypt, en dit onmiddellijk in de gaten heeft, kunt u deze letter direct verwijderen met de toets BACKSPACE. Een druk op deze toets heeft tot gevolg dat de cursor één positie terug schuift en het letterteken dat zich op deze positie bevond verwijdert. De toets BACKSPACE verwijdert zoals gezegd een letterteken voor de cursor. De toets DELETE verwijdert een letterteken na de cursor. Open het bestand SPELFOUT.DOC. Corrigeer de fout gespelde woorden in het document. Verplaats de cursor met de pijltjestoetsen naar de juiste positie en voeg letters toe of verwijder letters met de toetsen BACKSPACE en DELETE. In de tekst bevinden zich in totaal vier spelfouten. Sla het document op onder de huidige naam en sluit het. 2.3 Wijzigingen ongedaan maken Bij vrijwel elke opdracht die u in Word kunt geven, is het mogelijk de opdracht weer op te heffen. Dit doet u door gebruik te maken van het menu Bewerken Ongedaan maken, of via de knop Ongedaan maken. Begin met een leeg document en typ de volgende tekst (inclusief spelfout!) over in Word. In Word hersteld u gemakkelijk handelingen waar u achteraf spijt van heeft met de knop Ongedaan maken. ongedaan maken Verander de d van hersteld in een t. Klik eenmaal op de knop Ongedaan maken. De verandering wordt ongedaan gemaakt. Met de knop Opnieuw herhaalt u een eerder gedane handeling. Opnieuw Klik op de knop Opnieuw. De d verandert opnieuw in een t. Sluit daarna het document zonder te bewaren. De knop Ongedaan maken kunt u (en zult u) in het vervolg van deze cursus regelmatig gebruiken om allerlei soorten opdrachten op te heffen wanneer ze fout gaan. U kunt bijvoorbeeld de verkeerde opdracht geven, of de juiste opdracht op de verkeerde plaats, of op het verkeerde moment. Ga in zo'n geval onmiddellijk naar de knop Ongedaan maken! Softwijs, November 2011 pag. 11

19 Tip De knop Ongedaan maken kan niet alleen de laatste opdracht opheffen, maar ook een groot aantal eerder gegeven opdrachten. Wanneer u op het knopje met het driehoekje naast de knop Ongedaan maken klikt, krijgt u een opsomming van recentelijk gegeven opdrachten. In deze opsomming selecteert u dan de opdracht die u wenst te annuleren. 2.4 Cursor verplaatsen Wanneer u een tekst aan het typen bent, zal het veelvuldig voorkomen dat pas achteraf blijkt dat u een typefout heeft gemaakt. Het kan ook zo zijn dat u achteraf besluit ergens midden in de tekst nog een zin toe te voegen, of de opmaak van een aantal woorden in de tekst te wijzigen. In al deze schuiven totdat u de gewenste plek heeft bereikt. Sneltoetsen voor cursorverplaatsing binnen de regel. Ctrl volgende woord Ctrl vorige woord Home begin van de regel End eind van de regel gevallen is het noodzakelijk om de cursor snel naar de juiste plek te kunnen verplaatsen. Vandaar dat in deze paragraaf aandacht besteed wordt aan het snel verplaatsen van de cursor met de muis of toetsenbord. Op de eerste plaats kunt u met een schuifbalk langs de gegevens in het werkblad Door op één van de schuifpijlen te klikken, verplaatst u het werkbladvenster per regel. Als u de muisknop ingedrukt houdt, rolt het werkblad langzaam over het scherm. Door de schuifknop in de schuifbalk in een bepaalde richting te slepen, verplaatst u het werkblad in één keer naar een positie die u op deze wijze zelf kunt inschatten. Er zijn twee schuifbalken: een verticale, aan de rechterzijde van het scherm en een horizontale aan de onderzijde van het scherm. Door te klikken in de schuifbalk verplaatst u het werkblad één scherm naar boven, beneden, links of rechts. Open het bestand VERHALEN.DOC en probeer met elk van deze mogelijkheden door de gegevens te schuiven. Door met de muis op een willekeurige plaats in de tekst te klikken verplaatst u de cursor naar dit punt. U kunt dan direct correcties aanbrengen. Zoek met de schuifbalk naar het verhaal met de titel "Good Manners". Klik met de muis direct achter deze titel en voeg een uitroepteken toe. Verander de titel van het verhaal "Service" in "Service in London". Softwijs, November 2011 pag. 12

20 Opmerking Desgewenst kunt u de weergave van schuifbalken in- of uitschakelen door Extra Opties te kiezen en in het dialoogvenster het tabblad Weergave te activeren. U vindt de schuifbalken in dit tabblad onder Venster. Met de toets F5 (of de menukeuze Bewerken Ga naar) kunt u zelf een specifieke plaats opgeven waar u de cursor naar toe wilt verplaatsen. Dit kunnen paginanummers zijn, maar ook bladwijzers. Een bladwijzer is een markering die u op een willekeurige positie in de tekst plaatst om later snel naar deze positie te kunnen terugkeren. Druk op F5. Het dialoogvenster Ga naar verschijnt. In het invulveld Ga naar kunt u onder andere aangeven of u de cursor naar een andere pagina of een bepaalde bladwijzer wilt verplaatsen. Momenteel staat hier Pagina geselecteerd. In het invulveld Paginanummer invoeren knippert een cursor. Bladwijzer Typ het paginanummer 2 in en klik op de knop Ga naar die dan in het venster verschijnt (of druk op de ENTER-toets). De cursor staat aan het begin van de tweede bladzijde. Verlaat het dialoogvenster met Sluiten. Breng de cursor terug naar het begin van het document met de toetscombinatie CTRL + HOME. Om de cursor naar een bepaalde bladwijzer te kunnen verplaatsen, zult u de bladwijzers eerst moeten invoeren. Plaats de cursor aan het begin van de eerste alinea van het verhaal The genius of Newton (ongeveer halverwege pag. 2). Kies Invoegen Bladwijzer. Geef de bladwijzer als naam "genius". Klik op de knop Toevoegen. De positie van de cursor is gemarkeerd. Verplaats de cursor naar het begin van het document. Softwijs, November 2011 pag. 13

21 Wanneer u naar de zojuist gemarkeerde positie wilt terugkeren, gaat u als volgt te werk: Druk op F5 (of menukeuze Bewerken Ga naar). Selecteer onder Bladwijzer: Ga naar. Omdat er slechts één bladwijzer bestaat stelt Word zelf de bladwijzer genius voor. Wanneer er meerdere bladwijzers bestaan, kunt u via het knopje met het driehoekje een lijst opvragen waaruit u de juiste bladwijzer dient te selecteren. Klik op Ga naar. U keert terug naar de gemarkeerde positie. Sluit het dialoogvenster, bewaar het document en sluit het vervolgens. Tip Word onthoudt de laatste drie locaties van de cursor. Druk op SHIFT + F5 om terug te gaan naar een eerdere locatie. 2.5 Selecteren met de muis Wanneer u in een volgend hoofdstuk opdrachten wilt uitvoeren met grote stukken tekst, moet u weten hoe u meerdere woorden, regels of alinea's kunt selecteren. Tekst selecteren kan zowel met de muis als met het toetsenbord, maar de meeste gebruikers prefereren de muis. Alle selecties zijn in principe te maken met de muistechniek slepen. U plaatst de muiswijzer voor het eerste letterteken van het te selecteren gebied en schuift vervolgens, terwijl u de linkermuisknop ingedrukt houdt, naar het eindpunt van de te maken selectie. Wanneer u per ongeluk te veel gebied selecteert hoeft u de muisknop niet los te laten; u kunt gewoon doorschuiven. Zodra u het juiste eindpunt bereikt heeft, neemt het geselecteerde gebied automatisch weer de juiste vorm aan. Gewenste selectie één (of meerdere) lettertekens één woord één zin één regel één alinea hele werkblad methode Klik voor de eerste letter en sleep tot net voorbij de laatste letter. Klik dubbel op het woord. Druk CTRL-toets in en klik eenmaal ergens in de zin. Zet de muiscursor voor de regel tot deze de vorm van een naar rechts wijzende pijl krijgt en klik dan. Zet de muiscursor voor de regel tot deze de vorm van een naar rechts wijzende pijl krijgt en klik dan dubbel. Zet de muiscursor voor de kantlijn tot deze de vorm van een naar rechts wijzende pijl krijgt en klik dan driedubbel. Of menukeuze: Bewerken Alles selecteren. Softwijs, November 2011 pag. 14

22 Open het document RONALD.DOC en plaats de muiswijzer voor de aanhef van de brief (voor de B van Beste) en sleep tot net voorbij de d van Ronald. Klik op een willekeurige plaats in uw werkblad, buiten de selectie. De volgende zaken zullen u opgevallen zijn: Elke selectie wordt gemarkeerd als een zwart gebied. Wanneer u ergens buiten de selectie klikt (of opnieuw een gebied selecteert), wordt de selectie die u daarvoor gemaakt had, opgeheven. Vaak zult u wanneer u een gebied wilt selecteren de snellere methoden gebruiken die in de bovenstaande tabel staan opgesomd. Gebruik de tabel om op de snelst mogelijke manier de volgende selecties te maken. Hef telkens de gemaakte selectie op door op een willekeurige plaats buiten het geselecteerde gebied te klikken. Selecteer het woord Ronald in de aanhef. Selecteer de eerste regel van de brief. Selecteer de eerste zin van de brief. Selecteer de eerste alinea van de brief. Selecteer het hele document. Al deze selecties bevonden zich binnen het zichtbare gedeelte van uw werkblad. Wanneer u echter met een tekst van meerdere pagina's werkt, kan het voorkomen dat u ook grotere gebieden wilt selecteren. Daartoe klikt u eenmaal aan het begin van het te selecteren gebied en sleept u naar de onderkant van het scherm. Als u de rand van uw werkblad nadert, begint het werkblad te scrollen. Het is belangrijk dat u de muisknop dan niet loslaat! Laat de muisknop pas los wanneer de selectie goed is. Open als tweede document VERHALEN.DOC. Selecteer het eerste verhaaltje door met de muis te slepen. Voor gebruikers die de muis niet gewend zijn, vergt dit enige oefening. Maak u geen zorgen als het niet direct lukt. De ervaring komt vanzelf, en er zijn andere manieren om hetzelfde te bereiken. Kies Venster RONALD.DOC om terug te schakelen naar dit document De SHIFT-toets speelt een speciale rol bij het selecteren met de muis. Als u de SHIFT-toets ingedrukt houdt terwijl u op een willekeurige plaats klikt, zal de selectie die u op dat moment had worden uitgebreid tot het punt dat u aanwijst. Verplaats de cursor naar het begin van RONALD.DOC. Houd de SHIFT- toets ingedrukt en klik met de muis eenmaal na de d van Ronald. De aanhef is geselecteerd. Hef deze selectie op. Softwijs, November 2011 pag. 15

23 U begrijpt dat u op deze wijze ook een groot gebied kunt selecteren, zonder moeizaam met het werkblad te moeten rollen: Klik aan het begin van het te selecteren gebied, beweeg met de schuifbalken naar het eindpunt en klik hier nogmaals terwijl u de SHIFT- toets ingedrukt houdt. Schakel via het menu Venster terug naar het document VERHALEN.DOC en selecteer nogmaals het eerste verhaaltje, ditmaal echter op de zojuist besproken manier. Sluit daarna alle nog openstaande documenten. LET OP Wanneer u, nadat u een stuk tekst geselecteerd heeft, begint te typen, wordt de bestaande tekst automatisch verwijderd, zonder dat u hier een opdracht voor hoeft te geven. De nieuwe tekst wordt ingevoegd op de positie van de bestaande tekst. Softwijs, November 2011 pag. 16

24 3. Tekenopmaak Dit hoofdstuk gaat dieper in op de basishandelingen die noodzakelijk zijn om efficiënt met Word te kunnen werken. U leert hoe u speciale lettertekens kunt invoegen (denk onder andere aan ë, è, é enƒ), stukken tekst bij elkaar kunt houden, lettertypes kunt uitkiezen en dynamische datums kunt invoegen. 3.1 Speciale tekens invoegen Het zal u geregeld overkomen dat u tijdens het intypen van tekst speciale tekens wilt invoegen. Met speciale tekens worden hier tekens bedoeld die niet standaard op het toetsenbord zitten. In Word kunt u deze tekens op meerdere manieren aanroepen. De cursor moet zich op de positie bevinden waar u het speciale teken wilt invoegen. Vervolgens kunt u met de keuze Invoegen, Symbool het gewenste teken invoegen. Lees het document UITSLAG.DOC in. Lees de tekst van het document aandachtig door. U zult merken dat een aantal leestekens en symbolen ontbreekt. Plaats de cursor voor de derde e van ideeen en druk op DELETE. Kies Invoegen Symbool. Het dialoogvenster Symbool verschijnt. Softwijs, November 2011 pag. 17

25 In dit dialoogvenster kunt u een groot aantal verzamelingen van speciale tekens aanroepen. De verzameling is een soort letterbak. De naam van de verzameling vindt u bovenaan het venster in het invulveld Lettertype. Door te klikken op het knopje voor de keuzelijst krijgt u een overzicht van de overige beschikbare verzamelingen van speciale tekens. Klik op het knopje voor de keuzelijst en selecteer de verzameling (normale tekst). Deze staat bovenaan in de lijst en is waarschijnlijk al geselecteerd. Deze verzameling bevat de speciale tekens die u waarschijnlijk het meest zult gebruiken. Klik op de ë en dan op de knop Invoegen en vervolgens op de knop Sluiten. U ziet dat de ë is ingevoegd op de positie van de cursor. In de verzameling normale tekst bevindt zich ook het eurosymbool ( ). Vervang de f van f 250,- door dit eurosymbool. Tip Sneltoets Het eurosymbool kan ook via het toetsenbord worden ingevoerd. Bij de meeste toetsenborden is dit de combinatie CTRL ALT 5. Breng de volgende wijzigingen aan in het document:- Carre wordt Carré 9,5 wordt 9½ enquete wordt enquête Sla het gewijzigde document op onder de naam SPECIALE TEKENS.DOC en sluit het document. U kunt ook met toetscombinaties speciale tekens invoegen. Bijna ieder teken heeft wel zo n sneltoets. Voor tekens die u veelvuldig gebruikt kan het de moeite zijn om deze combinaties te onthouden. In de vorige schermafdruk voor het invoegen van het symbool ë, is onderaan op het scherm te zien dat de combinatie voor deze sneltoets is: Ctrl + :, E Begin een nieuw document met de knop Nieuw. Controleer de instelling van de sneltoets voor ë door het dialoogvenster Symbool op te roepen via Invoegen Symbool. Sluit daarna het venster Symbool via de knop Annuleren. Typ het woord ideeën. Om de ë in te voeren gaat u als volgt te werk: Druk CTRL-toets in en houdt deze ingedrukt. Druk de SHIFT-toets in (de dubbele punt bevindt zich op uw toetsenbord immers boven de puntkomma!) en houdt ook deze ingedrukt. Druk op de toets met de dubbele punt en laat de Shift- en Control-toets los. Druk ten slotte op de toets met de letter E. Laat dan alle toetsen los. Softwijs, November 2011 pag. 18

26 U heeft gemerkt dat het werken met toetscombinaties ook niet altijd even snel is. U kunt dit deels oplossen door uw eigen toetscombinaties te definiëren. U gaat nu een eigen sneltoets maken voor de é. Kies Invoegen Symbool en klik op de é in de verzameling (Standaardtekst). Klik op de knop Sneltoets. Het dialoogvenster Toetsenbord aanpassen verschijnt. Het dialoogvenster "Toetsenbord Aanpassen" kunt u gebruiken om werkbalken, menu's en toetscombinaties aan te passen aan uw eigen voorkeuren. U ziet in het dialoogvenster een cursor knipperen in het invulveld "Druk op nieuwe sneltoets". U om nu de toetscombinatie indrukken die u aan het symbool é wilt koppelen. Druk op Ctrl + 7. Word meldt dat deze combinatie momenteel nog niet is toegewezen. Wanneer u een toetscombinatie kiest die wel is toegewezen, overschrijft u de oude betekenis van deze toetscombinatie. Het verdient aanbeveling dit zoveel mogelijk te vermijden. Softwijs, November 2011 pag. 19

27 Klik op de knop Toewijzen en vervolgens op de knop Sluiten. Sluit ook het venster Symbool. Plaats de cursor op een vrije regel en gebruik de zojuist aangemaakte sneltoets voor het intypen van het woord éénmaal. 3.2 Weergave bepalen De manier waarop de tekst op uw beeldscherm verschijnt is afhankelijk van de weergave-instellingen. De belangrijkste mogelijkheden zijn Normaal en Afdrukweergave. De afdrukweergave laat zich het best omschrijven als een benadering van het afdrukvoorbeeld. Wanneer u aan de lay-out van een document werkt (instellen van kop- en voettekst, tekst in kolommen plaatsen, posities van figuren bepalen, enz.) kunt u het beste in deze weergave werken. Wanneer u louter tekst typt is de normale weergave aan te raden omdat het programma Word dan sneller werkt. In de normale weergave is het echter niet mogelijk om kolommen, kop- en voetteksten, enz. te bekijken. Het instellen van de weergave kan via de knoppen links op de horizontale schuifbalk. De weergavemogelijkheden zijn ook via het menu beschikbaar. Kies eerst voor Beeld en dan voor de gewenste weergave. bijvoorbeeld Beeld Normaal of Beeld Afdrukweergave. (c) Softwijs, Open het document November 2011 WEERGAVE.DOC. Dat het document WEERGAVE.DOC in de normale weergave verschijnt, komt omdat het in deze weergave is bewaard. Wanneer u een document opslaat terwijl u in de afdrukweergave werkt, verschijnt het de eerstvolgende keer dat u het document opent in de afdrukweergave op uw scherm. Bestudeer het document WEERGAVE.DOC. U ziet in de normale weergave bijna alleen tekst. De scheiding tussen twee pagina s wordt aangegeven met een stippellijn. Schakel over naar de afdrukweergave. (knop Afdrukweergave of Beeld Afdrukweergave). Bestudeer de tekst opnieuw. U ziet een koptekst en enkele voetnoten onderaan beide bladzijden. De paginascheiding wordt meestal als een dikke, grijze balk weergegeven, maar hangt af van de kleurinstellingen. Sluit het document zonder de wijziging te bewaren. In het vervolg van de cursus zult u bij het bepalen van de lay-out van documenten herhaaldelijk moeten schakelen tussen de normale weergave en de afdrukweergave. Softwijs, November 2011 pag. 20

28 Weergeven/ verbergen Tijdens het intypen van tekst brengt Word verborgen tekens aan tussen de woorden, alinea's, enz. die u intypt. Deze tekens geven aan waar u op ENTER of op SPATIEBALK heeft gedrukt. Deze tekens worden niet op uw scherm weergegeven, tenzij u daarom vraagt. U kunt de tekens opvragen met de knop Weergeven/verbergen. Open het document ALINEA.DOC. Klik op de knop Weergeven/verbergen. U ziet dat Word een alineateken ( ) in de tekst zet op de plaats waar u op de ENTER-toets drukt en daarmee een nieuwe alinea begint. Dit teken verschijnt niet wanneer een regel automatisch wordt afgebroken. Spaties worden aangegeven met punten tussen de woorden. U zult de knop Weergeven/verbergen alineatekens vooral gebruiken om fouten te herstellen: alinea's verwijderen, dubbele spaties weghalen, enz. Klik nogmaals op de knop. De tekens verdwijnen weer. Sluit het document zonder de wijziging te bewaren. 3.3 Harde spaties en afbreekstreepjes Soms is het ongewenst als een woord automatisch naar de volgende regel verschuift als de regel vol is, bijvoorbeeld wanneer een woord bij het voorafgaande woord hoort. Kijk ter illustratie eens naar deze tekst: De automatische terugloopfunctie heeft hier tweemaal een deel van een naam naar de volgende regel verschoven: de voorletter is gescheiden van de achternaam; Windows en 98 is van elkaar gescheiden Het is vaak netter om (delen van) woorden die bij elkaar horen op dezelfde regel te houden. Dit kunt u doen door in plaats van een gewone spatie (een druk op de spatiebalk op uw toetsenbord) een vaste spatie te geven tussen (delen van) woorden die bijeen dienen te blijven. vaste spatie In Word kan een vaste spatie op twee manieren worden ingevoegd: Kies Invoegen Symbool tabblad Speciale tekens. Selecteer Vaste spatie. Kies Invoegen Sluiten. Via het toetsenbord met de combinatie:ctrl + Shift + Spatiebalk. Zo'n vaste spatie verbindt de delen tot één geheel, dat dan door de automatische terugloopfunctie niet meer afgebroken zal worden. Het voorbeeld komt er dan als volgt uit te zien: Softwijs, November 2011 pag. 21

29 Wanneer u op de knop Weergeven/verbergen klikt, kunt u de vaste spaties herkennen aan de hooggeplaatste cirkeltjes tussen de woorden. In het afdrukvoorbeeld hierna zijn de spaties, vaste spaties en het alineateken duidelijk te herkennen. Vaak is het ook ongewenst als een afbreekstreepje gebruikt wordt door de automatische terugloopfunctie. Denk bijvoorbeeld aan de notatie van een datum met afbreekstreepjes: vast afbreekstreepje Om dit te voorkomen gebruikt u in zulke gevallen een vast afbreekstreepje. In Word kan een vast afbreekstreepje op twee manieren worden ingevoegd: Kies Invoegen Symbool tabblad Speciale tekens. Selecteer Vast afbreekstreepje, kies Invoegen Sluiten. Via het toetsenbord met de combinatie: Ctrl + Shift + - Bij gebruik van vaste afbreekstreepjes ziet het voorbeeld er als volgt uit: Wanneer u op de knop Weergeven/verbergen alineatekens drukt kunt u de vaste afbreekstreepjes herkennen aan hun lengte: vaste afbreekstreepjes worden ruim twee keer zo lang weergegeven als gewone afbreekstreepjes. Opmerking Het verdient aanbeveling om vaste spaties en vaste afbreekstreepjes niet alleen te gebruiken wanneer een woord verkeerd wordt afgebroken, maar telkens wanneer u vindt dat twee tekstfragmenten in alle gevallen bijeen moeten blijven. U houdt dan rekening met het feit dat wanneer u later wijzigingen aanbrengt in het document bepaalde delen van de tekst kunnen verschuiven. Softwijs, November 2011 pag. 22

30 OPDRACHT Open het document AFBREEK.DOC. Vervang daar waar nodig de spaties door vaste spaties en de afbreekstreepjes door vaste afbreekstreepjes. Bekijk het resultaat van uw wijzigingen met de knop Weergeven/verbergen alineatekens. Open het document AFBREEK2.DOC. Dit document bevat de correcte uitwerking van deze opgave. Vergelijk het gebruik van vaste spaties en vaste afbreekstreepjes in AFBREEK2.DOC met uw eigen uitwerking. (Via het menu Venster kunt u gemakkelijk schakelen tussen de beide documenten.) 3.4 Paginascheidingen Wanneer u het einde van een pagina heeft bereikt, wordt dit door Word (in de normale weergave) aangegeven met een stippellijn over de volle breedte van het scherm. Soms zult u echter zelf een paginascheiding willen maken, bijvoorbeeld als een nieuw hoofdstuk op een nieuwe pagina moet beginnen, of als u een brief van een halve pagina getypt heeft en daar een bijlage aan toe wilt voegen. Een paginascheiding die door Word zelf is aangebracht wordt een zachte paginascheiding genoemd, een scheiding die handmatig is aangebracht een harde paginascheiding. In de normale weergave herkent u de zachte paginascheiding aan een stippellijn en een harde paginascheiding aan een stippellijn met daarin de tekst Pagina-einde. In Word kan een harde paginascheiding op twee manieren worden ingevoegd: Via Invoegen Eindemarkering Pagina-einde Via het toetsenbord met de combinatie: Ctrl + Enter Sluit alle eventueel openstaande documenten en open daarna het document PAGINA.DOC. Lees de tekst in het document door. Breng de gevraagde harde paginascheidingen aan. Breng de cursor terug naar het begin van het document. statusregel De statusregel vertelt u op welke pagina de cursor zich bevindt en uit hoeveel pagina's uw document bestaat. Op dit moment bevindt u zich op pagina 1 (Pg 1) en deze pagina is de eerste van de vijf pagina's waar het document uit bestaat (1/5). De betekenis van Se 1 komt later in de cursus aan bod. Verplaats de cursor (langzaam) met de pijltjestoetsen naar de laatste pagina en bekijk ondertussen de meldingen in de statusbalk. Softwijs, November 2011 pag. 23

31 Een harde paginascheiding kan het eenvoudigst verwijderd worden door de stippellijn te selecteren en vervolgens op de toets DELETE te drukken. Selecteer de eerste harde paginascheiding van het document door de muiswijzer aan het begin van de stippellijn te plaatsen een eenmaal op de linkermuisknop te drukken. Druk op de toets DELETE. De paginascheiding is verdwenen. Sluit het document zonder de wijziging te bewaren. Vet Cursief Onderstrepen 3.5 Letteropmaak met de werkbalk Wanneer u een stuk tekst geselecteerd heeft, kunt u er een opmaak aan geven met de knoppen in de opmaakwerkbalk. Geselecteerde tekst wordt vet weergegeven wanneer u klikt op de knop Vet. Open het document OPMAAK1.DOC.. Selecteer de eerste zin van het document en klik op de knop Vet. Klik op een willekeurige plaats in uw werkblad om de selectie op te heffen. U ziet dat de eerste zin vet wordt weergegeven. Op dezelfde manier kunt u tekst cursief of onderstreept weergeven. Selecteer de tweede zin van het document en klik op de knop Cursief. Hef de selectie op en bekijk het resultaat. Onderstreep de derde zin m.b.v. de knop Onderstrepen. Tip Om één woord vet, cursief of onderstreept te maken is het niet nodig dit woord eerst te selecteren. Het is voldoende om de cursor ergens in het woord te klikken en dan op de desbetreffende knop te klikken. Tekengrootte Ook de grootte van geselecteerde tekst kunt u aanpassen met de opmaakwerkbalk. De grootte van tekst wordt weergegeven in punten. Selecteer de vierde zin van het document. Klik op het knopje met het driehoekje naast het invulveld Punten en kies in het menu dat verschijnt 14. De tekst wordt vergroot. Pas zelf de volgende zin van het document aan. In de opmaakwerkbalk bevindt zich ook een invulveld met daarin het lettertype dat op dit moment is ingesteld. Wanneer u op het knopje naast dit invulveld klikt wordt een menu geopend dat alle beschikbare lettertypes bevat. Hieruit kunt u een lettertype kiezen voor een stuk geselecteerde tekst. Softwijs, November 2011 pag. 24

32 Selecteer de op één na laatste zin van het document en zet deze in het lettertype Century Schoolbook. Zet nu de laatste zin van het document in de daar aangegeven opmaak. Bewaar het document onder de naam LETTEROPMAAK.DOC in de map met uw cursusbestand en sluit daarna het document. Opmerking Wanneer u opmaak wilt verwijderen, selecteert u het betreffende gebied en klikt vervolgens nogmaals op de gebruikte knop(pen) in de werkbalk. Deze worden dan weer uitgezet. 3.6 Letteropmaak met het menu Via de keuze Opmaak Lettertype kunt u het venster Lettertype aanroepen. Hierin ziet u een groot aantal mogelijkheden om een opmaak toe te kennen aan tekst. Open het document OPMAAK2.DOC. Selecteer de eerste zin van het document en kies Opmaak Lettertype. Het venster Lettertype verschijnt. Activeer (indien noodzakelijk) het tabblad Lettertype. Softwijs, November 2011 pag. 25

33 In het invulveld Lettertype kunt u een lettertype voor de geselecteerde tekst opgeven. Met behulp van de schuifbalk is het mogelijk om alle keuzemogelijkheden te bekijken. Het keuzevak Tekenstijl gebruikt u om te bepalen of de tekst cursief, vet of vet en cursief wordt afgedrukt. De grootte van de letters kiest u in het invulveld Punten. Het keuzemenu Onderstrepingsstijl gebruikt u om te bepalen of, en zo ja hoe, een geselecteerd stuk tekst onderstreept wordt. Naast de keuze (geen) heeft U nog een aantal keuzemogelijkheden. Onderin het venster ziet u een voorbeeld dat aangeeft hoe de geselecteerde tekst eruit komt te zien indien u op dit moment op de knop OK klikt. Selecteer in het invulveld Tekenstijl de optie Vet Cursief en in het invulveld Punten 14. Klik op de knop OK en bekijk het resultaat van de wijzigingen. Selecteer de tweede zin van het document en stel het lettertype en de onderstreping correct in. In het keuzemenu Tekstkleur kunt u de kleur van de geselecteerde tekst vastleggen. Selecteer de derde zin en stel de letteropmaak correct in. De tekst wordt blauw. Geef ook de laatste zin van het document de gevraagde opmaak. Bewaar het document onder de huidige naam en sluit het. Word kent een aantal speciale effecten om tekst op te maken. Deze bevinden zich in de onderste helft van het venster Lettertype. Open het document OPMAAK3.DOC. Selecteer het woord "verhoogd", kies Opmaak Lettertype en vink bij het onderdeel Effecten de keuze Superscript aan. Selecteer het woord verlaagd en kies voor het effect Subscript.. Selecteer de volgende zin van het document en kies voor Verborgen tekst. De zin is niet meer te zien. Weergeven/ verbergen Klik op de knop Weergeven/verbergen om te constateren dat de zin daadwerkelijk verborgen en niet verwijderd is. Verberg de alineatekens weer. Geef de laatste twee zinnen van het document respectievelijk de opmaak Klein kapitaal en Hoofdletters. Uw document ziet er nu als volgt uit: Softwijs, November 2011 pag. 26

34 Tip Het is ook mogelijk om voordat u tekst intypt een tekenopmaak te kiezen. Alle lettertekens die u vervolgens intypt verschijnen dan in de aangegeven opmaak. Wanneer u de opmaak niet meer nodig heeft, moet deze uitgezet worden. 3.7 Datum invoegen Wanneer u Word gebruikt om bijvoorbeeld brieven te schrijven zal het vaak voorkomen dat u een datum in uw document wilt opnemen. Dit kan in Word op twee manieren: U kunt een datum invoegen als een gewoon stuk tekst: de datum staat dan vast en verandert niet met het verstrijken van de tijd. U kunt een automatische datum invoegen die iedere dag mee verandert. Dit is vooral handig als u regelmatig een bepaalde standaardbrief moet versturen. Het document kan dan direct naar de printer gestuurd worden, zonder eerst de datum aan te passen. Typ de volgende aanhef van een brief in en plaats de cursor na de komma achter het laatste woord Villadorp. Opleidingsinstituut TurningPoint Ariënslaan 13 Villadorp Villadorp, Kies Invoegen Datum en tijd. Er verschijnt een dialoogvenster waarin een groot aantal keren de huidige datum staat genoemd, echter telkens in een iets andere notatie. Softwijs, November 2011 pag. 27

35 Selecteer de derde optie van boven en klik op de knop OK. De datum wordt ingevoegd in uw document op de positie van de cursor. Wanneer u deze brief nu bewaart, en volgende week weer opvraagt, treft u nog steeds de datum van vandaag aan. De datum die u zojuist heeft ingevoegd is dus niet dynamisch. Dat is meestal ook de bedoeling. Open het document DATUM.DOC. Deze standaardbrief wordt door een bibliotheek verzonden wanneer het niet mogelijk is om een bepaald boek te reserveren. Om niet telkens wanneer de brief verzonden moet worden een nieuwe datum in te hoeven typen, kan een automatische datum ingevoegd worden. Plaats de cursor op de plaats waar de datum ingevoegd dient te worden, dat wil zeggen na Urk. Kies Invoegen Datum en tijd. Klik op de tweede opmaak van boven. Onderaan het venster ziet u een wit vierkantje met daar achter de optie Automatisch bijwerken. Wanneer u deze optie activeert, wordt de ingevoegde datum dynamisch. Activeer de optie Automatisch bijwerken en klik daarna op OK. Er wordt een dynamische datum ingevoegd. Klik eenmaal op een willekeurige plaats in de zojuist ingevoegde datum. De datum licht grijs op. Word geeft hiermee aan dat hier geen gewone tekst, maar een dynamische datum staat. Bewaar het document onder de huidige naam en sluit het. Softwijs, November 2011 pag. 28

36 3.8 Groot initiaal Word biedt de mogelijkheid om de eerste letter van een alinea te vergroten. In de onderstaande afbeelding ziet u een voorbeeld van zo'n groot initiaal. Dit is een alinea met aan het begin een grote letter. Dit geeft een apart uiterlijk aan uw document. Om de eerste letter van een alinea te vergroten, kiest u in het menu voor de optie Opmaak Decoratieve initiaal. U kunt dan onder andere aangeven hoeveel regels van de normale tekst de groot initiaal moet beslaan. Lees het document INITIAAL.DOC in. Schakel (indien noodzakelijk) over naar de afdrukweergave. De optie Initiaal is alleen te gebruiken wanneer u in deze weergave werkt. Selecteer de eerste letter van een willekeurige alinea. Kies Opmaak Decoratieve (c) Softwijs, initiaal. November 2011 In het dialoogvenster kunt u kiezen tussen twee stijlen voor de initiaal. De voorbeelden van deze stijlen spreken voor zich. Klik op de stijl In tekst. Kies in het invulveld Aantal regels omlaag voor 4. De groot initiaal zal vier regels van de normale tekst beslaan. Stel Afstand tot tekst in op 0,3 centimeter. Klik op OK en bekijk het resultaat. Softwijs, November 2011 pag. 29

37 4. Lay-out In dit hoofdstuk leert u hoe u documenten een professioneel uiterlijk kunt geven. Aan bod komen achtereenvolgens het markeren van opsommingen en het maken van tabinstellingen. 4.1 Opsommingstekens en nummering Het is eenvoudig om in Word een opsomming te markeren. Een opsomming bestaat gewoonlijk uit een aantal (korte) alinea's. Voor het markeren van de opsomming gebruikt Word zogenaamde opsommingstekens, of nummers. Standaard is een opsommingsteken een dikke stip, maar u kunt zelf ook andere tekens opgeven. Voor het maken van een opsomming is het belangrijk dat de alineatekens (die het gevolg zijn van een druk op de ENTER-toets) goed worden gebruikt. Voor iedere alinea wordt namelijk een opsommingsteken of nummer geplaatst. Bestudeer het document OPSOMMEN.DOC. U ziet op de eerste plaats een opsomming van dingen die op woensdag moeten gebeuren. Om opsommingstekens in te voegen gaat u als volgt te werk: (c) Softwijs, Selecteer de opsomming November onder de woensdag: 2011 Opsomming Nummering Klik op de knop Opsommingstekens. Er verschijnen zwarte bolletjes voor de opsomming en de opsomming springt in naar rechts. Hef de selectie op en bekijk het resultaat. Het maken van een genummerde opsomming gaat op ongeveer dezelfde wijze. U selecteert eerst de alinea's die tezamen de opsomming vormen, vervolgens klikt u op de knop Nummering. Selecteer de dingen die voor donderdag op de agenda staan. Klik op de knop Nummering. Er verschijnen nummers voor de opsomming. Wanneer u de opsommingstekens of nummering van één of meer alinea's wilt verwijderen, selecteert u de betreffende alinea's en klikt vervolgens nogmaals op de knop Opsommingstekens of Nummering. Softwijs, November 2011 pag. 30

38 Selecteer de opsomming voor woensdag en klik op de knop Opsommingstekens. De opsommingstekens verdwijnen weer. Sluit het document zonder de wijziging te bewaren. Indien u de opsomming tijdens het intypen al direct wilt markeren, kan dit door in de eerste alinea van de opsomming al meteen op de knop Opsommingstekens of Nummering te klikken. Er verschijnt voor deze alinea gelijk een opsommingsteken of een nummer. Iedere druk op ENTER brengt u naar de volgende alinea waar eveneens gelijk een opsommingsteken of nummer voor staat. Dit komt doordat Word de instellingen van de vorige alinea overneemt bij het aanmaken van een nieuwe alinea. Zodra u klaar bent met de opsomming drukt u nogmaals op ENTER. Er verschijnt één opsommingsteken of nummer teveel. Dit verwijdert u door nogmaals op de knop Opsommingstekens of Nummering te klikken, of met een druk op de BACKSPACE-toets. Nieuw Open een nieuw document. Typ de volgende zin: De drie meest verkochte soorten fruit zijn: en druk tweemaal op ENTER. Klik op de knop Nummering. Typ Appels en geef ENTER. Er verschijnt een tweede nummer aan het begin van de nieuwe alinea. Deze alinea krijgt automatisch de instellingen van de vorige alinea. Typ Sinaasappels en geef ENTER. Typ Bananen en geef ENTER. Dit is het laatste item van de opsomming. Er is nu een nummer teveel verschenen. Klik nogmaals op de knop Nummering om het extra nummer te verwijderen (of gebruik BACKSPACE). Sluit het document zonder de wijziging te bewaren. U kunt verschillende notaties voor de opsommingstekens en nummeringen kiezen. Dit doet u in het dialoogvenster dat verschijnt na de keuze Opmaak Opsommingstekens en nummering. Open een nieuw document en typ de volgende zin: Afwezig waren de volgende personen: en druk tweemaal op ENTER. Kies Opmaak Opsommingstekens en nummering. en nummering en activeer (indien noodzakelijk) het tabblad Opsommingstekens. Softwijs, November 2011 pag. 31

39 U ziet een aantal voorbeelden van mogelijke notaties voor de opsommingstekens. U kunt de door u gewenste notatie gewoon aanklikken. Klik op het laatste voorbeeld en daarna op OK. In het document is reeds een opsommingsteken verschenen. Voltooi het document zodanig dat het overeenkomt met het afgedrukte voorbeeld. Op dezelfde wijze kunt u in het tabblad Nummers van het dialoogvenster Opsommingstekens en nummering een notatie voor de nummers selecteren. OPDRACHT Zorg voor een leeg document en typ onderstaande tekst in. Zorg er voor dat de nummering automatisch tot stand komt. Softwijs, November 2011 pag. 32

40 Bewaar het document onder de naam BESTUURSVERGADERING.DOC in de map met uw cursusbestanden en sluit daarna het document. 4.2 Opsommingen in meerdere niveaus Het is ook mogelijk om opsommingen in meerdere niveaus te maken. Dit wil zeggen dat een opsomming nog een (sub-)opsomming bevat. Voor het maken van een opsomming in meerdere niveaus gebruikt u het tabblad Meerdere niveaus in het dialoogvenster Opsommingstekens en nummering. Begin met een leeg document. Kies Opmaak Opsommingstekens en nummering en activeer het tabblad Meerdere niveaus. Uit deze voorbeelden dient u de notatiewijze voor de opsomming te kiezen. Wanneer u op OK klikt, wordt in het document een opsomming begonnen. Softwijs, November 2011 pag. 33

41 inspringing vergroten inspringing verkleinen Klik op de derde notatiewijze van de eerste rij en geef OK. Er is al een opsommingsteken in het document verschenen. Typ Vogels en geef ENTER. Om het niveau in de opsomming te verhogen, gebruikt u de knop Inspringing vergroten in de opmaakwerkbalk. Klik op de knop Inspringing vergroten. U schakel naar het tweede niveau. Typ Valk en geef ENTER. U blijft op het tweede niveau. Typ Adelaar en geef ENTER. Om terug te schakelen naar een lager niveau gebruikt u de knop Inspringing verkleinen. Klik op de knop Inspringing verkleinen. U bent weer terug in het eerste niveau. Voltooi het document zodanig dat het overeenkomt met de nevenstaande afbeelding. Sluit daarna het document zonder te bewaren. Tip Inspringen en tevens van niveau veranderen gaat ook met de toetscombinaties TAB en SHIFT + TAB. 4.3 Opsommingen sorteren U kunt een opsomming automatisch laten sorteren. Hiertoe selecteert u eerst de te sorteren gegevens en kiest vervolgens voor Tabel Sorteren. Via invulvelden kunt u de criteria opgeven op basis waarvan u wilt sorteren. Tip Op dezelfde wijze kan ook andere soorten tekst gesorteerd worden. Het hoeft dus niet per se om een opsomming te gaan. Open het document SORTEREN.DOC. Selecteer de eerste opsomming in het document (de plaatsnamen) en kies dan Tabel Sorteren. Softwijs, November 2011 pag. 34

42 Momenteel stelt Word voor om de geselecteerde alinea's te sorteren op alfabetische volgorde (Type: tekst) en wel Oplopend, d.w.z. van A t/m Z. Klik op OK. De steden zijn op alfabetische volgorde geplaatst. Selecteer de opsomming nogmaals en kies Tabel Sorteren. Klik in het rondje voor de optie Aflopend en dan op OK. De steden zijn nu aflopend (van Z naar A) gesorteerd. U kunt niet alleen tekst maar ook cijfers sorteren. Selecteer de tweede opsomming onderaan het document en kies Tabel Sorteren. Kies in het invulveld Type voor de optie Getal en selecteer Oplopend. Klik op OK. De reisafstanden zien nu gesorteerd. Sluit het document zonder de wijziging te bewaren. 4.4 Het gebruik van tabs U kunt een regel een stukje laten inspringen met een druk op de Tab-toets. De cursor springt dan standaard 1,25 centimeter naar rechts. Een tab heeft alleen betrekking op de regel waarin deze wordt gebruikt. De volgende regel begint weer op de normale plaats. Begin met een leeg document. Druk eenmaal op de TAB-toets. De cursor verspringt een stukje naar rechts. Softwijs, November 2011 pag. 35

43 Typ de volgende tekst: Weergeven/ verbergen Klik op knop Weergeven/verbergen alineatekens. Een tab wordt aangegeven met een pijltje: Verberg de alineatekens weer. Zoals gezegd springt de cursor telkens wanneer u op de Tab-toets drukt standaard 1, 25 centimeter naar rechts. U kunt deze afstand zelf aanpassen. Kies Opmaak Tabs. Er verschijnt een dialoogvenster. Rechtsbovenaan dit venster ziet u de tekst Standaardtabs om de: 1,25 cm. Om het aantal centimeters te verhogen of te verlagen, kunt u klikken op het driehoekje omhoog respectievelijk omlaag rechts van het invulveld. Ook is het mogelijk om zelf een getal in het invulveld in te typen. Verander het aantal centimeters in 5 en klik op de knop OK. Bekijk de verandering in uw document. Omdat een druk op de Tab-toets nu standaard 5 centimeter inspringen betekent, is de tab in de eerste regel groter geworden. De tekst is doorgeschoven. Sluit het document zonder te bewaren. Softwijs, November 2011 pag. 36

44 U kunt ook meerdere malen na elkaar op de Tabtoets drukken. Als u bijvoorbeeld tweemaal op deze toets drukt, springt de cursor ook tweemaal de standaardafstand naar rechts, enz. Zet de tekst hiernaast in een nieuw document. Stel de standaardafstand tussen de tabs in op 1,5 centimeter. Sluit daarna het document zonder te bewaren. 4.5 Tabposities instellen met het menu In het dialoogvenster Tabs vindt u ook een invulveld met keuzerondjes voor het uitlijnen. Hier kunt u andere tabs dan de standaardtabs. Alinea = tekst afgesloten met Enter Tabposities die u hier invult gelden dus niet voor het hele document (zoals de standaardtabs) maar alleen voor de alinea waar de cursor zich op dat moment in bevindt. Bij de opties onder Uitlijnen kan de soort tab gekozen worden. De mogelijkheden zijn als volgt: De linkslijnende tab. Dit is de 'normale' tab. Wanneer u een linkslijnende tab instelt, springt de tekst na een druk op de TAB-toets in, en wordt links uitgelijnd op de tabpositie. De gecentreerde tab. Een druk op de TAB-toets na het instellen van een gecentreerde tab centreert de tekst om de tabpositie. De rechtslijnende tab. Wanneer u na het instellen van een rechtslijnende tab op de TAB-toets drukt, springt de tekst wederom in, maar wordt nu rechts uitgelijnd op de tabpositie. De decimale tab. Na een druk op de TAB-toets verspringt de tekst zodanig naar rechts dat een komma op de tabpositie wordt geplaatst. De lijn tab. Hiermee wordt een vericale lijn ingevoegd op de plaats van de tabstop. Softwijs, November 2011 pag. 37

45 Open het document TABS1A.DOC. Plaats de cursor aan het begin van de eerste regel van het document. U gaat nu voor deze alinea (regel) een linkslijnende tab op 4 centimeter instellen. Deze afwijkende tabpositie geldt zoals gezegd alleen voor deze ene alinea. De standaardtabs komen hiermee voor deze alinea te vervallen, maar gelden nog wel voor de rest van het document. Kies Opmaak Tabs. Het dialoogvenster Tabs verschijnt in beeld. Geef hierin het volgende op en klik daarna op OK. Tabpositie: 4 Uitlijning: Links U heeft zojuist een linkslijnende tab op 4 centimeter geplaatst in de eerste alinea van het document. Deze aangepaste tabpositie wordt getoond in de liniaal: Het tekentje bij 4 centimeter symboliseert de linkslijnende tab. Wanneer u nu op de TAB-toets drukt springt de tekst wederom in, maar wordt ditmaal links uitgelijnd op de zojuist ingestelde tabpositie, in plaats van op de eerste standaardtab. Druk eenmaal op de TAB-toets. De tekst wordt links uitgelijnd op 4 centimeter. De volgende tekentjes symboliseren de vier soorten tabs in de liniaal: tabstop betekenis linkslijnende tab rechtslijnende tab centreer tab decimale tab Op dezelfde wijze kunt u voor de tweede zin van het document een rechtslijnende tab op 13 centimeter instellen. Plaats de cursor aan het begin van de tweede zin. Merk op dat er geen tekentjes in de liniaal staan; omdat de zojuist ingevoerde tabpositie alleen betrekking heeft op de eerste alinea, gelden voor deze alinea nog gewoon de standaardtabs. Kies Opmaak Tabs en stel de volgende tab in. Tabpositie: 13 Uitlijning: Rechts In de liniaal is bij 13 centimeter het tekentje voor rechtslijnende tab verschenen. Druk op de TAB-toets. De tekst springt in en wordt rechts uitgelijnd op 13 centimeter. Softwijs, November 2011 pag. 38

46 Stel zelf voor de derde zin van het document een gecentreerde tab op 8 centimeter in. Bekijk het resultaat in de liniaal. Druk op de TAB-toets om de tekst daadwerkelijk te laten inspringen. Het is ook mogelijk om voor meerdere alinea's tegelijk tabposities op te geven. U dient deze alinea's dan eerst te selecteren, alvorens u de tabposities instelt. Om voor de vijf getallen onderaan het document een decimale tab op 6 centimeter in te stellen, gaat u als volgt te werk: Selecteer de vijf getallen. Kies Opmaak Tabs en stel de volgende tab in: Tabpositie: 6 Uitlijning: Decimaal Hef daarna de selectie op. Plaats de cursor voor het eerste getal en druk op de TAB-toets. Het getal springt in, de komma wordt bij 6 centimeter geplaatst. Herhaal deze handeling voor de andere vier getallen. De komma's van de vijf getallen staan onder elkaar. Bewaar het document onder de naam TABPOSITIES1.DOC en sluit het. (c) Softwijs, OPDRACHT November 2011 Typ de volgende tekst over in een nieuw document in Word. Denk hierbij aan het volgende: Voor de titel is een gecentreerde tab ingesteld op 5 centimeter. Voor de categorieën zijn links uitlijnende tabs ingesteld op 1 en 2 centimeter. De getallen staan uitgelijnd op een decimale tab op 7,5 centimeter. Bewaar het document onder TABPOSITIES2.DOC en sluit alle openstaande documenten. Softwijs, November 2011 pag. 39

47 4.6 Tabposities instellen met de liniaal Wanneer u de tabposities van een alinea wilt aanpassen kunt u naast de keuze Opmaak, Tabs ook gebruik maken van de liniaal. Tevens kunt u in de liniaal tabposities die verkeerd zijn ingesteld snel verplaatsen of verwijderen. Vraag het document TABS2.DOC op. Om met de liniaal tabposities vast te leggen gebruikt u het knopje dat zich links voor de liniaal bevindt. Door hier op te blijven klikken kan de gewenste tabstopmarkering worden ingesteld. Momenteel ziet u in het knopje het tekentje van de linkslijnende tab afgebeeld. Klik herhaalde malen op deze tabknop op de liniaal en merk op dat steeds een andere tabsoort wordt getoond. Eindig met de Linksuitlijnende tab. U kunt dit knopje gebruiken om in de eerste alinea van het document TABS2.DOC een linksuitlijnende tab op 2 centimeter te plaatsen. U gaat dan als volgt te werk: Plaats de muiswijzer in de liniaal, ter hoogte van 2 centimeter en klik eenmaal met de linkermuisknop. De tabpositie verschijnt in de liniaal. Controleer dat de cursor zich aan het begin van de eerste regel van het document bevindt en druk dan op de TAB-toets. De tekst springt in en wordt links uitgelijnd op de zojuist ingestelde tabpositie. Stel nu op dezelfde wijze in de tweede zin van het document een rechtslijnende tab op 11 cm in en een centreertab voor de derde zin op 7 cm. U kunt de liniaal tevens gebruiken om op snelle wijze verkeerd gepositioneerde tabs te verplaatsen of te verwijderen. U pakt de tabstopmarkering met de linkermuisknop vast en verplaatst deze of sleept de stop naar beneden, van de liniaal af. Daarna de muisknop loslaten. Om de linkslijnende tab op 2 cm te verplaatsen naar 4 cm gaat u als volgt te werk: Plaats de cursor ergens in de eerste regel van het document. Plaats de muiswijzer in de liniaal, op de te verplaatsen tab. Druk de linkermuisknop in. Er verschijnt nu een stippellijn. Schuif met de muis, terwijl u de knop nog steeds ingedrukt houdt, naar rechts, tot aan 4 cm. Laat de muisknop los. Niet alleen het tekentje in de liniaal is verplaatst, maar ook de eerste alinea van het document is verschoven. Op dezelfde wijze kunt u verkeerd geplaatste tabs verwijderen. U sleept dan naar onder, het werkblad in. Om de zojuist aangebrachte tabstop op 4 cm te verwijderen gaat u als volgt te werk: Softwijs, November 2011 pag. 40

48 Controleer dat de cursor nog steeds in de eerste regel staat. Plaats de muiswijzer in de liniaal op de tabstopmarkering bij 4 cm. Druk de linkermuisknop in zodat de stippellijn weer verschijnt. Houd de muisknop ingedrukt en sleep naar onder, het werkblad in. Zodra het tekentje in de liniaal lichter van kleur wordt, kunt u de muisknop loslaten. De tabpositie is verwijderd. Ondanks dat u zojuist de tabpositie op vier centimeter verwijderd heeft, springt de eerste alinea van het document nog steeds een stukje in. Door het verwijderen van de enige handmatig aangebrachte tab is Word automatisch teruggevallen op de standaardtabs die om de 1,25 cm staan. OPDRACHT Begin met een nieuw document en typ de onderstaande tekst over en maak deze op met de volgende tabinstellingen: Weekdagen: rechtslijnende tabs op 6,5 cm Plaatsnamen: gecentreerde tabs op 9 cm. Prijzen: decimale tabs op 12 cm. (c) Softwijs, Tip November 2011 Stel eerst de correcte tabposities in met de liniaal en begin pas dan aan het typen van de tekst. Immers, iedere nieuwe alinea die u aanmaakt met een druk op de ENTER-toets neemt automatisch de instellingen van de voorafgaande alinea over. Bewaar uw opdracht onder de naam TABPOSITIES3.DOC en sluit het document. Softwijs, November 2011 pag. 41

49 5. Tekst bewerken Dit hoofdstuk gaat dieper in op het bewerken van tekst. U leert geselecteerde gegevens te verplaatsen en te kopiëren en uw documenten te controleren op spel- en typefouten. Daarnaast komt het werken met een aantal ingebouwde handigheidjes van Word aan de orde: de zoek- en vervangfunctie en de autocorrectie. 5.1 Kopiëren en verplaatsen met het klembord De bekendste methode om te kopiëren en te verplaatsen in Windows programma's is de klembordmethode. Nadat u het gebied dat gekopieerd of verplaatst moet worden heeft geselecteerd en de correcte opdracht heeft gegeven, plaatst Windows de selectie in het klembord. Dit is een gereserveerd gedeelte van het geheugen van uw PC van waaruit u de selectie meerdere malen kunt aanroepen. De selectie blijft in het klembord staan totdat u een nieuwe kopieer- of verplaatsopdracht geeft. Open het dokument KOPIE.DOC. Selecteer de bovenste zin van het document. Kies Bewerken Kopiëren. De zin is nu in het klembord geplaatst. Verplaats de cursor naar de eerstvolgende vrije regel. Kies Bewerken Plakken om de selectie weer aan te roepen vanuit het klembord. Er wordt een kopie van de zin ingevoegd op de positie van de cursor. U kunt net zolang kopieën blijven plakken tot u opnieuw een opdracht Bewerken Kopiëren heeft gegeven. Verplaats de cursor naar de derde regel van het document en kies nogmaals Bewerken Plakken. Er wordt nog een kopie ingevoegd. De zin staat nu driemaal op uw beeldscherm. De opdracht voor kopiëren en plakken kan sneller gegeven worden met bijvoorbeeld de knoppen op de werkbalk. kopiëren plakken Selecteer alle drie de zinnen samen. Klik op de knop Kopiëren. Plaats de cursor in een lege regel van het document. Klik op de knop Plakken. Verplaatsen gaat op vrijwel dezelfde wijze als kopiëren, met als enige verschil dat u moet knippen, in plaats van kopiëren. Open het document WISSEL1.DOC en bekijk de inhoud. Softwijs, November 2011 pag. 42

50 Om de tweede en derde zin van het document om te wisselen gaat u als volgt te werk: knippen Selecteer de regel Dit is de derde zin van het document. Kies Bewerken Knippen of druk op de knop Knippen. De zin wordt weggeknipt en verdwijnt van uw werkblad. Plaats de cursor op de plaats waar de zin ingevoegd moet worden. Kies Bewerken Plakken om de zin weer aan te roepen vanuit het klembord. Snelmenu = rechtermuisknop Verwissel zelf de vierde en vijfde zin van het document. Veelgebruikte functies zijn vaak via een snelmenu met de rechtermuisknop bereikbaar. Het snelmenu is een verzameling van handelingen die u kunt uitvoeren met het geselecteerde gebied. De inhoud van het snelmenu is dynamisch en verandert met de situatie waarin u zich bevindt. Zo is ook knippen, kopiëren en plakken via een snelmenu uit te voeren. Schakel (via menukeuze Venster) naar het document KOPIE.DOC. Selecteer de onderste zin van het document (Deze (c) Softwijs, zin gaat u kopiëren November met 2011 het snelmenu). Plaats de muiswijzer ergens op het geselecteerde gebied en klik hierop met de rechtermuisknop. Er verschijnt een snelmenu. Klik op de optie Kopiëren in het snelmenu. Plaats de muiswijzer in een lege regel van het document en druk nogmaals op de rechtermuisknop. Kies in het snelmenu voor de optie Plakken. De kopie wordt ingevoegd op de positie van de cursor. Sluit alle documenten zonder te bewaren. Softwijs, November 2011 pag. 43

51 5.2 Tekst verslepen Tekst kan ook gekopieerd en verplaatst worden door selecties te verslepen. Open het document SLEPEN.DOC. De dagindeling van een congres staat volledig door elkaar. U kunt de muistechniek slepen gebruiken om de zinnen weer op de juiste positie te zetten. Selecteer de onderste regel van het document. Plaats de muiswijzer op het geselecteerde gebied. Houd de linkermuisknop ingedrukt. De muisaanwijzer is in een naar links wijzende pijl veranderd. Verder is er een klein stippelkader met een gestippelde invoegpositie verschenen. De geselecteerde tekst kan nu versleept worden. Hiertoe moet de gestippelde invoegpositie naar de nieuwe plek gebracht worden, dan de muisknop loslaten. Sleep de invoegpositie naar de lege regel boven het eerste tijdstip en laat de knop los. Maak de selectie ongedaan door op het pijltje links te drukken en druk vervolgens op ENTER om een lege regel tussen te voegen. Gebruik de muistechniek slepen om de dagindeling in de goede tijdsvolgorde te zetten. Kopiëren gaat op vergelijkbare wijze. Het enige belangrijke verschil is dat u tijdens het slepen de CTRL-toets ingedrukt dient te houden. Er verschijnt dan een plusje bij de muiswijzer. Open het document SLEPEN2.DOC. Selecteer de hele zin. Plaats de muiswijzer op het geselecteerde gebied en houd de linkermuisknop ingedrukt. Houd tevens de CTRL-toets ingedrukt. Sleep naar onder. Zorg ervoor dat de gestippelde cursor op de eerstvolgende lege regel staat en laat vervolgens eerst de muisknop en daarna de CTRL-toets los. Er wordt een kopie van de zin ingevoegd bij de gestippelde cursor. Sluit alle openstaande documenten. Softwijs, November 2011 pag. 44

52 U merkt dat de situatie op het moment dat u de muisknop loslaat belangrijk is, want dan zet u de selectie neer. Als u op dat moment de CTRL-toets ingedrukt houdt, wordt er gekopieerd. Als u niet op CTRL drukt, wordt er verplaatst. Opmaak kopieren/plakken 5.3 Opmaak kopiëren Met de knop Opmaak kopiëren/plakken kunt u snel de opmaak (alle instellingen die u maakt met de keuze Opmaak Lettertype) van een tekstfragment overbrengen op een ander deel van de tekst. Als eerste dient u het fragment dat de te kopiëren opmaak bevat te selecteren. Open het document OPMAAK4.DOC. Selecteer de eerste twee woorden van het document. U gaat de opmaak van dit fragment overbrengen op de eerste van de drie zinnen onderaan het document. Klik op de knop Opmaak kopiëren/plakken. De muiswijzer verandert van vorm. Met deze kwast kunt u over stukken tekst heenslepen die in dezelfde opmaak gezet moeten worden als de zojuist geselecteerde tekst. Sleep de kwast over de eerste zin onderaan het document en laat de muisknop los. De opmaak wordt gekopieerd. Geef de regels 2 en 3 via de Opmaak kopiëren de aangegeven opmaak. Tip Met een dubbelklik op de knop Opmaak kopiëren/plakken zet u de functie aan en kunt u meerdere tekstfragmenten na elkaar van de opmaak voorzien. U zet de functie weer uit door nogmaals op Opmaak kopiëren/plakken te klikken. 5.4 Gegevens uitwisselen tussen documenten Behalve dat u het klembord kunt gebruiken om gegevens te verplaatsen en te kopiëren binnen één document, is het tevens mogelijk gegevens op vrijwel identieke wijze te verplaatsen en te kopiëren van het ene document naar een ander document. In het document WISSEL2.DOC bevindt zich een hoofdstukindeling voor de weersverwachting in de krant. De tekst bevindt zich echter in het document WISSEL3.DOC. U gaat nu een kopie van deze alinea in het document WISSEL2.DOC plaatsen. Softwijs, November 2011 pag. 45

53 Open de documenten WISSEL2.DOC en WISSEL3.DOC en maak WISSEL3.DOC het actieve document. Selecteer de eerste alinea en geef opdracht om deze tekst te kopiëren. Schakel over naar het document WISSEL2.DOC. Plaats de cursor op de plaats waar de eerste alinea ingevoegd moet worden, te weten onder het kopje Verwachting voor vandaag. Geef opdracht om de gekopieerde tekst te plakken. Met de keuze Bewerken Knippen en de knop Knippen kunt u ook verplaatsen in plaats van kopiëren. Activeer het document WISSEL3.DOC. Selecteer de tweede alinea van het document en geef opdracht om deze tekst te knippen. Schakel over naar het document WISSEL2.DOC. Plak de tekst onder het tweede knopje. Verplaats nu de derde alinea van WISSEL3.DOC naar WISSEL2.DOC. Sluit alle documenten zonder te bewaren. 5.5 Spellingcontrole U kunt Word de spelling van een document laten controleren. Hierdoor kunt u spel- en typefouten snel vinden en corrigeren. Deze controle kan ook automatisch plaatsvinden. Deze instelling en ook alle andere instellingen voor de controle van spelling en grammatica zijn te vinden in het menu Opties. Wanneer de automatische controle aan staat, kan het zijn dat in het document rode en groene golflijntjes zichtbaar zijn. Rode golflijn ( ): foute spelling Groene golflijn ( ): grammaticale fout Onder in beeld, op de statusbalk, geeft een soort boekje de status van de spelling- en grammaticacontrole weer. De mogelijkheden zijn: schrijvend potlood rood kruis Controle is bezig Er zijn nog fouten. rood vinkje Er zijn geen fouten. Softwijs, November 2011 pag. 46

54 Voor het vervolg van de opdrachten is het handig om de automatische controle uit te zetten. De grammaicacontrole wordt ook uitgeschakeld omdat dit buiten het bestek van deze cursus valt. Kies Extra Opties (of klik met rechts op het boekje in de statusbalk en kies dan voor Opties) en controleer of de optie voor controle van de spelling tijdens het typen uit staat. Zet ook de controle van de grammatica uit. De spellingcontrole geeft woorden die niet in de woordenlijst voorkomen weer, inclusief een lijst met suggesties. U kunt vervolgens kiezen of u de melding negeert, het woord vervangt door een woord uit de lijst met suggesties of het woord toevoegt aan de woordenlijst van de spellingchecker. Het document SPELLING.DOC bevat een groot aantal spel- en typefouten. Om deze door Word te laten opsporen gaat u als volgt te werk. Spelling- en grammatica controle Open het document SPELLING.DOC en plaats (indien nodig) de cursor aan het begin van het document. Kies Extra Spelling- en grammaticacontrole of klik op de knop Spelling in de werkbalk. Softwijs, November 2011 pag. 47

55 Het venster Spelling: Nederlands verschijnt op uw beeldscherm. Word toont in het venster meteen het eerste woord uit het document dat niet in de woordenlijst voorkomt. Opmerkingen: Wanneer het vak Suggesties leeg is moet u een instelling van Word veranderen. Kies Extra Opties tabblad Spelling en grammatica. Hier aanvinken: Altijd correcties voorstellen. U kunt de taal waarmee de spellingcontrole uw document controleert veranderen met de keuze Extra Taal. De woordenlijst van deze taal moet dan wel geïnstalleerd zijn. Er zijn diverse uitbreidingen voor de spellingcontrole verkrijgbaar om specifieke woorden toe te voegen, zoals medische en juridische termen. In het venster Niet in woordenlijst verschijnen de woorden uit het document die niet in de woordenlijst van Word voorkomen. In het venster "suggesties" kunt u het juiste woord selecteren waarin het gemarkeerde woord gewijzigd moet worden. U heeft hiervoor de volgende keuzemogelijkheden: Knop Betekenis Eenmaal negeren Het niet- herkende woord wordt overgeslagen en het document wordt verder doorzocht op woorden die niet in de woordenlijst voorkomen. Alles negeren Het niet-herkende woord in het hele document genegeerd. Softwijs, November 2011 pag. 48

56 Toevoegen woordenlijst Wijzigen Alles wijzigen Autocorrectie aan Het niet-herkende woord wordt aan het woordenboek toegevoegd. In het vervolg wordt het woord dan wel herkend. Het niet-herkende woord wordt gewijzigd in het woord dat geselecteerd staat in het invulveld Suggesties. Hetzelfde als wijzigen, maar nu voor het hele document. Hiermee kan het fout gespelde woord en de bijbehorende correctie aan de lijst van automatische correcties worden toegevoegd. Momenteel ziet u in het venster Niet in woordenlijst het woord gevormt staan. Dit woord komt niet voor in het woordenboek van Word. In het venster Suggesties staan mogelijke alternatieven. Het correcte alternatief, gevormd, staat al geselecteerd. Klik op de knop Wijzigen om gevormt te corrigeren in gevormd. De correctie vindt plaats en Word zoekt onmiddellijk naar het eerstvolgende onbekende woord. Het is mogelijk dat Word nu de achternaam Paulussen opgeeft als onbekend woord. Klik indien dit het geval is op de knop Alles negeren om deze naam in het gehele document ongewijzigd te laten. Doe hetzelfde voor alle volgende eigennamen die Word tegenkomt. Gebruik de knop Wijzigen om inhouhd te corrigeren in inhoud en Hollanfd in Holland. Het volgende woord dat Word tegenkomt is wjiachten. Dit woord wijkt zodanig af van de correcte spelling dat Word het niet herkent en geen suggesties aanreikt. In het invulveld Niet in de woordenlijst knippert een cursor. U kunt deze gebruiken om het correcte woord handmatig aan te geven. Typ wachten en klik met de muis op de knop Wijzigen. Voltooi zelf de spellingcontrole. Corrigeer daar waar noodzakelijk de fout gespelde woorden. Sluit het document zonder te bewaren. Het document is echter nog niet foutloos. Zo staat in de eerste zin staat nog word in plaats van wordt. Dit is een grammatical fout en geen spellingfout. Deze fout wordt herkend door ook de grammaticacontrole aan te zetten. Zet de grammaticacontrole aan en verbeter hiermee de grammaticale fouten. Softwijs, November 2011 pag. 49

57 Het is belangrijk dat u zich realiseert dat u niet blindelings op de spellingcontrole kunt vertrouwen. Zo worden losse woorden die aan elkaar geschreven zijn door een vergeten spatie wel herkend, maar geen goede alternatieven voorgesteld. 5.6 Autocorrectie Word kan veel voorkomende spel- en typefouten automatisch voor u corrigeren. U kunt zelf aangeven welke correcties automatisch plaats dienen te vinden. Begin met een leeg document. Kies Extra Autocorrectie-opties. Het venster Autocorrectie verschijnt. De optie Twee beginhoofdletters corrigeren zorgt ervoor dat u geen correcties meer hoeft aan te brengen wanneer u aan het begin van een zin net iets te lang de SHIFT-toets ingedrukt gehouden heeft. De optie Zinnen met hoofdletter beginnen verandert de eerste letter van een zin automatisch in een hoofdletter. Dit kan soms ook erg onhandig zijn. Wanneer u bijvoorbeeld een afkorting gebruikt die op een punt eindigt, dan denkt Word dat daarna een nieuwe zin begint en zal daardoor automatisch het volgende woord met een hoofdletter laten beginnen. Softwijs, November 2011 pag. 50

58 Met de optie Onbedoeld gebruik van caps LOCK corrigeren voorkomt u dat een lang stuk tekst in hoofdletters verschijnt, wanneer u aan het begin van een zin per ongeluk op de CAPS-toets in plaats van de SHIFT heeft gedrukt. Bij de optie Tekst vervangen tijdens typen kunt u precies aangeven welke woorden u regelmatig fout typt, en wat de juiste schrijfwijze van deze woorden moet zijn. Word zal dan ook deze foute versies automatisch corrigeren. Dit is erg handig wanneer u vaak dezelfde fouten maakt. Onderaan het venster ziet u een lijst met symbolen en woorden die Word automatisch corrigeert wanneer ze fout worden ingetypt. Zo kunt u bijvoorbeeld het symbool invoeren als (c). Gebruik de schuifbalk om langs de informatie in de lijst te schuiven. Zoek naar het woord hte. U ziet dat Word dit woord zal corrigeren in het. Zorg ervoor (indien noodzakelijk) dat de opties Corrigeren van twee beginhoofdletters en Tekst vervangen tijdens het typen aan staan. Typ de onderstaande tekst (inclusief fouten!) over in Word: U merkt dat tijdens het intypen de tekst automatisch gecorrigeerd wordt en als volgt op uw beeldscherm verschijnt: U kunt zelf een combinatie van een fout woord en een goed woord aan de bestaande lijst toevoegen. Open het venster Autocorrectie-opties weer. Typ in het invulveld Vervangen het woord groote (incl. typefout). Typ in het invulveld Door het woord grootte (zonder typefout). Klik op de knop Toevoegen. De nieuwe combinatie wordt toegevoegd aan het lijstje. Klik op OK. Test de automatische correctie van groote uit. De functie Autocorrectie kunt u ook benutten om stukken tekst die u veelvuldig gebruikt snel in een document op te nemen. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan een bedrijfsnaam. Kies nogmaals Extra Autocorrectie-opties en stel het volgende in. Vervangen: KLM. Door: Koninklijke Luchtvaart Maatschappij Klik op de knop Toevoegen en vervolgens op OK. Test deze autocorrectie in het document. Softwijs, November 2011 pag. 51

59 Zoeken 5.7 Zoeken en vervangen Wanneer u (vooral in een lang document) één bepaald woord zoekt om dit bijvoorbeeld te corrigeren of te vervangen, is het handig om de automatische zoekfunctie van Word te gebruiken. Hiermee kunt u een woord of lettercombinatie snel terugvinden in het document. Ook is het mogelijk om een woord dat u meerdere keren heeft gebruikt met één opdracht overal te vervangen door een ander woord. Deze krachtige functie kan soms veel tijd besparen. Lees het document ZOEKEN.DOC in en zet de cursor aan het begin van het document. Kies Bewerken Zoeken. Het dialoogvenster Zoekenen vervangen verschijnt op uw beeldscherm. In het invulveld Zoeken naar dient u de tekst te typen waarnaar u wilt laten zoeken. Door te klikken op de knop Volgende zoeken start u het zoekproces. Tip Door op de knop Meer te klikken wordt het dialoogscherm uitgebreid met meer keuzes. U kunt dan bijvoorbeeld de zoekrichting instellen. Ook kunt u naar onzichtbare codes laten zoeken. Typ achter Zoeken naar : werkwoord. Klik op de knop Volgende zoeken. Word gaat zoeken en vindt de opgegeven combinatie in de eerste zin van het document. Het betreffende woord wordt geselecteerd. Verplaats (indien noodzakelijk) het venster Zoeken, zodat u het geselecteerde woord kunt bekijken. Softwijs, November 2011 pag. 52

60 Opmerking Wanneer u nu op de knop Annuleren klikt, verdwijnt het venster Zoeken. Het gevonden woord blijft geselecteerd, zodat u er snel een handeling mee kunt uitvoeren. Door nogmaals op de Knop Volgende zoeken te klikken, kunt u het zoekproces vervolgen. Klik op de knop Volgende zoeken. De opgegeven zoektekst wordt nogmaals gevonden, in de laatste zin van het document. Klik wederom op de knop Volgende zoeken. U krijgt als melding dat het zoekproces is voltooid. De opgegeven combinatie komt dus in totaal slechts tweemaal voor. Vervangen Sluit het venster Zoeken en sluit het document zonder te bewaren. U kunt hetzelfde dialoogvenster gebruiken om een woord (of een lettercombinatie) door een ander woord (of een andere lettercombinatie) te vervangen. Open het document VERVANG.DOC. Kies Bewerken Vervangen. Het dialoogvenster "Zoeken en vervangen" verschijnt weer, maar nu is het tabblad Vervangen geactiveerd. De werkwijze is deels hetzelfde als bij "Zoeken". Ook nu kunnen extra opties verkregen worden door op de knop Meer te klikken. Er is nu een tweede invulveld waarin opgegeven kan worden welke tekst de vervangende tekst wordt. U kunt daarna op twee manieren verder gaan: Stuk voor stuk vervangen waarbij Word bij iedere gevonden tekst vraagt of deze vervangen moet worden. Voor deze manier van werken klikt u eerst op de knop Volgende zoeken en waneer de tekst gevonden is kunt u kiezen uit Vervangen of opnieuw Volgende zoeken kiezen. Bij de laatste keuze wordt de zoektekst niet vervangen. Softwijs, November 2011 pag. 53

61 Wanneer alle zoektekst zonder te vragen vervangen moet worden, klikt u op de knop Alles vervangen. Typ in het invulveld Zoeken naar de lettercombinatie klets en in het invulveld Vervangen door het woord fiets. Controleer dat de opties Identieke hoofdletters/kleine letters en Hele woorden uitstaan (Eerst op de knop Meer klikken!). Klik op de knop Volgende zoeken. Word vindt de combinatie klets in het woord kletsen. Klik op de knop Vervangen. Het woord kletsen wordt gewijzigd in fietsen. Klik op de knop Alles vervangen. Klik op OK en sluit het venster Vervangen. Bekijk het resultaat en sluit het document zonder te bewaren. Softwijs, November 2011 pag. 54

62 6. Alinea s opmaken Tot op dit moment bent u alleen bezig geweest met het opmaken van geselecteerde stukjes tekst: lettertypes aangeven, grootte veranderen, onderstrepen, enz. Dit hoofdstuk gaat verder: u leert hoe u met Word de opmaak van alinea's kunt instellen. Hierbij kunt u denken aan onderwerpen als uitlijning van en afstand tussen alinea's en het bepalen van de regelafstand. Links uitlijnen 6.1 Uitlijnen Het uitlijnen van alinea's kan op verschillende manieren gebeuren. In de onderstaande vier voorbeelden worden deze manieren toegelicht. Voor elk van de manieren vindt u een knop in de opmaakwerkbalk. Links uitlijnen: de tekst wordt tegen de linkermarge geplaatst. Centreren Centreren: elke regel van een alinea wordt precies in het midden tussen de kantlijnen van de pagina geplaatst. Rechts uitlijnen Rechts uitlijnen: de tekst wordt tegen de rechtermarge geplaatst. Uitvullen Uitvullen: de tekst wordt zowel links als rechts uitgelijnd. Om dit te bereiken worden alle volle regels even breed gemaakt. Softwijs, November 2011 pag. 55

63 Opmerking Het is belangrijk om te weten dat in Word veel instellingen worden vastgelegd per alinea. Een goed gebruik van de Enter-toets is vaak van doorslaggevend belang bij het aanbrengen van de lay-out. In de werkbalk bevinden zich vier knoppen waarmee u de uitlijning van een alinea kunt aangeven. Wanneer u op één van deze knoppen drukt, wordt de uitlijning van de alinea waar de cursor zich op dat moment in bevindt, aangepast. Open het document ALINEA2.DOC. Plaats de cursor ergens in de titel van het document en klik op de knop Centreren. De titel wordt in het midden tussen de kantlijnen van de pagina geplaatst. Plaats de cursor ergens in de eerste grote alinea van de tekst en klik op de knop Uitvullen. De tekst wordt zowel tegen de linker- als tegen de rechterkantlijn geplaatst. Inspringing Vergroten Verkleinen Sluit het document zonder te bewaren. 6.2 Inspringen Net zoals u één regel een stukje (1,25 cm) kunt laten inspringen met een druk op de TAB-toets, kunt u ook alinea's een stukje naar rechts laten verschuiven door ze te laten inspringen. U gebruikt hiervoor de knop Inspringing vergroten. Telkens wanneer u op deze knop klikt, springt de alinea een stukje verder (1,25 cm) in. U kunt een alinea die u in een eerder stadium heeft laten inspringen weer terugschuiven met de knop Inspringing verkleinen. Open het document ALINEA2.DOC en plaats de cursor ergens in de tweede grote alinea van het document. Klik op de knop Inspringing vergroten. Plaats de cursor in de volgende alinea. Klik tweemaal op de knop Inspringing vergroten. Bekijk het resultaat. Klik op de knop Inspringing verkleinen. Sluit alle openstaande documenten. Het is ook mogelijk andere instellingen voor de inspringing aan te brengen. Via de liniaal aan de bovenkant van het scherm zijn aangepaste inspringingen in te stellen. De liniaal is verdeeld in centimeters, welke weer onderverdeeld zijn in kwartcentimeters. Softwijs, November 2011 pag. 56

64 De driehoekige markeringen op de liniaal bepalen de inspringingen van de actieve alinea, dat is de alinea die geselecteerd is of waar de cursor in staat. De linkerkant van de liniaal heeft drie pictogrammen. Het bovenste driehoekje bepaalt de inspringing van de eerste regel van de alinea. Het onderste driehoekje geeft aan hoever de overige regels van de alinea inspringen. Het kleine blokje onder het onderste driehoekje, de zogeheten inspringmarkering voor alinea s, bepaalt de hele linkerkant van de alinea. Wanneer u dit blokje versleept, verschuiven het bovenste en het onderste driehoekje beide. De afstand tussen de twee driehoekjes blijft gelijk. Het driehoekje aan de rechterkant van de liniaal bepaalt de rechterkant van de alinea. Open het document LINIAAL.DOC. Zorg er voor dat de cursor zich ergens in de eerste alinea van het document bevindt. Plaats de muiswijzer op het bovenste driehoekje en sleep dit naar 1,5 cm. De eerste regel van de alinea springt in. Plaats de muiswijzer op het onderste driehoekje (c) Softwijs, en sleep dit naar November 1 centimeter. U merkt dat 2011 het vierkantje automatisch meeschuift. De overige regels van de alinea springen 1 cm in. Plaats de muiswijzer op het vierkantje onderaan en sleep dit naar 3 centimeter. De inspringafstand van alle regels in de alinea wordt groter. Dit kan handig zijn wanneer u de onderlinge afstand tussen de beide inspringposities gelijk wilt houden. Tip Als u de afmetingen van het tekstgebied en de marges wilt kunnen zien terwijl u deze instelt, moet u de ALT-toets ingedrukt houden terwijl u een margebegrenzing sleept (zie figuur hierna). Softwijs, November 2011 pag. 57

65 6.3 Alinea-opmaak via het menu Naast de knoppen en de liniaal kunt u ook de keuze Opmaak Alinea gebruiken om de inspringafstand vast te leggen. In het dialoogvenster Alinea, kunt u behalve deze afstand nog een groot aantal andere eigenschappen van alinea's aangeven. Open het document EXCEL.DOC en plaats de cursor aan het begin van de eerste alinea (Sinds de introductie... ) van het document. Kies Opmaak Alinea. Het dialoogvenster Alinea verschijnt op uw beeldscherm. Activeer (indien noodzakelijk) het tabblad Inspringen en afstand. Onder in het venster ziet u een kader waarin een tekstvoorbeeld is weergegeven. Wanneer u dadelijk de instellingen van deze alinea gaat aanpassen, wordt in dit voorbeeldkader getoond hoe uw document eruit zal komen te zien wanneer u op de knop OK klikt. Inspringafstand In de invulvelden onder Inspringen kunt u de inspringafstand vanaf de linker- en rechterkantlijn vastleggen (in centimeters). In het invulveld Speciaal kunt u onder andere aangeven of de eerste regel van de alinea een afwijkende inspringafstand dient te hebben. Softwijs, November 2011 pag. 58

66 Klik enkele malen op het driehoekje omhoog naast het invulveld Links, totdat de inspringafstand 1 cm. bedraagt. Bekijk het effect van deze verandering in het voorbeeldvenster. Stel de inspringafstand vanaf de rechterkantlijn in op 1,5 centimeter. Klik op het knopje naast het keuzelijst Speciaal en kies in het menu Eerste Regel. Verander het cijfer in het invulveld Met in 1 cm. Afstand Bekijk het resultaat in het voorbeeldvenster. De eerste alinea springt nu 1 cm in t.o.v. de linkermarge. De eerste regel springt nog eens 1 cm extra in, dus 2 cm t.o.v. de linkermarge. Via de keuzelijsten onder Afstand kunt u de vrije ruimte voor en na de alinea vastleggen. Wanneer u op deze manier ruimte tussen alinea's creëert (in plaats van tweemaal op de ENTER-toets te drukken) heeft u het voordeel dat deze ruimte niet als aparte alinea wordt gerekend, zoals bij een druk op de ENTER-toets gebeurt. Stel de afstanden in zoals aangegeven in de figuur. Regelafstand Uitlijning Bekijk wederom het resultaat in het voorbeeldvenster. U ziet dat er stukken lege ruimte voor en na de alinea zijn geplaatst. In het invulveld Regelafstand kunt u de ruimte tussen de regels aanpassen. Stel via de keuzelijst "Regelafstand" een afstand van Anderhalf in. Ten slotte vindt u linksboven in het venster nog een keuzelijst waarmee u de uitlijning van de alinea kunt vastleggen. Controleer dat de uitlijning op Links staat. Kik dan op OK. Bekijk de eerste alinea van het document EXCEL.DOC. Deze ziet er nu uit zoals in de volgende afbeelding. Let op de tekentjes in de liniaal die de inspringafstand aangeven. Softwijs, November 2011 pag. 59

67 U ziet dat er vrije ruimte is ingevoegd voor en na de alinea en dat de afstand tussen de regels is vergroot. Tip Wanneer u in één keer de alinea-opmaak van een groot aantal alinea's wilt aanpassen, kunt u deze alinea's selecteren en vervolgens voor Opmaak Alinea kiezen. Alle wijzigingen die u in het venster aanbrengt, hebben betrekking op de hele selectie. Kies Bewerken Alles selecteren om het hele document te selecteren. Kies Opmaak Alinea en stel de volgende opmaak in. Inspringen, speciaal Eerste regel Met 1,5 Afstand, Voor 12 pt Regelafstand Anderhalf Uitlijning Uitvullen Laat de overige invulvelden leeg. Klik op OK. Bekijk het resultaat. Sluit daarna het document zonder te bewaren. Tip Om alle alinea-opmaak te verwijderen kunt u de toetscombinatie CTRL + Q gebruiken. De opmaak van de alinea waar de cursor zich op dat moment in bevindt, wordt vervolgens verwijderd. 6.4 Speciale opties voor alinea-opmaak Het venster Alinea heeft nog een tweede tabblad, waarvan we hier kort de werking zullen beschrijven. Open het bestand REGELS.DOC. Kies Opmaak Alinea en activeer het tabblad Tekstdoorloop. Softwijs, November 2011 pag. 60

68 De optie Zwevende regels voorkomen staat standaard geactiveerd en voorkomt dat de eerste dan wel laatste regel van een alinea op een andere pagina staat dan het resterende gedeelte van de alinea. Met de optie Regels bijeenhouden kunt u ervoor zorgen dat de hele alinea altijd in zijn geheel op één pagina blijft. De optie Bij volgende alinea houden is met name voor kopjes bedoeld: door de optie te activeren voorkomt u dat een kopje onderaan een pagina blijft staan terwijl de rest van de tekst doorschuift. Met de optie Pagina-einde ervoor kunt u instellen dat een alinea altijd op een nieuwe pagina komt te staan. Klik op de knop Annuleren. Ga naar de onderkant van de eerste pagina en bekijk het document. U ziet een opsomming die over twee pagina's wordt verdeeld. Om de titel en de eerste regel van de opsomming bij het resterende gedeelte te houden gebruikt u de optie Bij volgende alinea houden Selecteer de titel en de eerste regel van de opsomming. (c) Softwijs, Kies Opmaak November Alinea Activeer de optie Bij volgende alinea houden en geef OK. Sluit het document zonder te bewaren. De instelling die u zojuist gemaakt heeft, zorgt ervoor dat de alinea Deze databasefuncties zijn: altijd op dezelfde pagina staat als de alinea -structuur van een database. Deze laatste alinea staat altijd op dezelfde pagina als de alinea - sorteren. De twee geselecteerde alinea's schuiven zodoende door naar de volgende pagina van het document. 6.5 Nieuwe regel in dezelfde alinea Wanneer u binnen een alinea een zin op een nieuwe regel wilt laten beginnen, is het niet mogelijk om op de ENTER-toets te drukken. Word begint dan immers een nieuwe alinea. Het kan echter wel eens handig zijn om naar een nieuwe regel te gaan zonder dat een nieuwe alinea ontstaat. Immers hierdoor blijven de delen bij elkaar als 1 alinea. Tip Om de cursor naar een nieuwe regel te verplaatsen zonder een nieuwe alinea aan te maken gebruikt u de toetscombinatie SHIFT + ENTER Softwijs, November 2011 pag. 61

69 Wanneer u op de knop Weergeven/verbergen klikt, geeft Word nieuwe regels binnen één alinea aan met het tekentje dat is afgebeeld. Weergeven/ verbergen Open het document BRIEF2.DOC. U ziet het begin van een brief. Klik zo nodig op de knop Weergeven/verbergen. Het adres bovenaan de brief bestaat uit slechts één alinea. Omdat de vier regels van het adres één alinea vormen, kunt u er snel een alineaopmaak aan toekennen, zonder eerst alle regels te moeten selecteren. Plaats de cursor op een willekeurige plaats in het adres. Klik op de knop Inspringing vergroten. Alle vier de regels springen naar rechts. Breng de regel weer terug naar de linkerkantlijn met de knop Inspringing verkleinen. Sluit het document zonder te bewaren. Softwijs, November 2011 pag. 62

70 7. Tabellen Met behulp van tabellen is het mogelijk tekst en getallen in kolomsgewijs te ordenen zonder tabs te gebruiken. Tabellen vormen tevens een handige oplossing wanneer u tekst in kolommen naast elkaar wilt zetten of wanneer u een figuur naast een tekst wilt zetten. 7.1 Tabel maken Een tabel bestaat uit rijen en kolommen die cel 1 cel 3 cel 5 samen vakken vormen waarin getallen, teksten en plaatjes kunnen worden cel 2 opgenomen. Zo'n vakje heet een cel. In de cel 4 cel 6 cellen wordt de tekst op dezelfde manier afgebroken als in de rest van het document. In de figuur zijn 2 rijen, 3 kolommen en 6 cellen te zien. Hoewel een groot deel van de gewenste lay-out ook via tabs gemaakt kan worden, biedt een tabel veel voordelen. Zo kan tekst in een tabel eenvoudig verwijderd worden zonder de indeling in kolommen te wijzigen. In Word worden de cellen van een tabel op het scherm weergegeven met gestippelde rasterlijnen. Ze zijn daardoor tijdens het bewerken van de tabel goed zichtbaar. Het eind van elke cel wordt aangegeven met een einde-celmarkering. Aan het einde van elke rij staat een einde-rijmarkering. De rasterlijnen en markeringen worden niet afgedrukt. Wel kunnen randen om een cel aangebracht worden. Deze randen worden wel afgedrukt. Tabel invoegen Lees het bestand TABEL.DOC in. Zet de invoegpositie achter het laatste woord, tussen de punt en de alineamarkering. Druk twee keer op ENTER om lege regels in te voegen. Klik op de knop Tabel invoegen. Er verschijnt een raster (zie figuur). Sleep met de muis over het raster om twee rijen en vier kolommen te selecteren. Zodra de muisknop wordt losgelaten verschijnt er een lege tabel bestaande uit twee rijen en vier kolommen. Softwijs, November 2011 pag. 63

71 Opmerking Wanneer u de rasterlijnen op het scherm niet ziet, kies dan uit het menu Tabel Rasterlijnen weergeven. Wilt u de rasterlijnen op papier afgedrukt zien, dan moet u de tabel selecteren en via Opmaak Randen en arcering de gewenste lijnen instellen. Na het invoegen van de tabel verschijnt de invoegpositie in de eerste cel zodat meteen de tekst ingetypt kan worden. Typ in de eerste cel: Noord. Druk op Tab om naar de volgende cel te gaan. Typ in deze cel: Midden. Typ in de volgende twee cellen respectievelijk Zuid en Internationaal. Druk op Tab. De invoegpositie gaat nu naar de eerste cel van de volgende rij. Typ in de vier cellen achtereenvolgens: 6418, 2182, 4686 en Druk op Tab. Er verschijnt nu een nieuwe rij cellen onderaan de tabel. Maak de tabel af volgens onderstaand overzicht. 7.2 Tabelelementen selecteren Om bewerkingen op delen van een tabel uit te kunnen voeren moeten deze elementen eerst geselecteerd worden. In onderstaande tabel is een overzicht van de selectiemethodes. Selecteren cel Procedure Klik op de linkerrand van de cel rij Klik links van de rij kolom meerdere cellen, rijen of kolommen tekst in volgende cel tekst in vorige cel hele tabel Klik op de bovenste rasterlijn of rand van de kolom Sleep door de cellen, rijen of kolommen. Of selecteer één cel, rij of kolom en houd vervolgens SHIFT ingedrukt terwijl u op een andere cel, rij of kolom klikt. Tab Shift Tab Klik ergens in de tabel. Kies Tabel Tabel selecteren. Softwijs, November 2011 pag. 64

72 7.3 Kolombreedte in tabel aanpassen Er zijn meerdere manieren om de kolombreedte in een tabel aan te passen. Zet de muisaanwijzer op de rechter rasterlijn van de eerste kolom tot een dubbel lijntje met aan weerskanten pijlen verschijnt (zie figuur). Druk nu de linker muisknop in en sleep wat naar links tot de gewenste positie. Tip Om de "best passende" kolombreedte te krijgen kunt u dubbelklikken in plaats van slepen. De breedte van de kolom wordt dan aangepast aan de inhoud. Liniaal Slepen kan ook via de liniaal. Zet de invoegpositie ergens in de tabel. De liniaal voor de kolommen wordt dan zichtbaar. In deze liniaal staat voor elke kolom een kolommarkering. Zet de muiscursor op de markering van de 2e kolom tot een dubbele pijl zichtbaar wordt en sleep dan deze markering wat naar links. Tip Als u de exacte afmetingen van kolombreedtes wilt weergeven, wijst u naar de horizontale liniaal en houdt u vervolgens ALT ingedrukt terwijl u met de muisknop klikt. Ook via het menu is de breedte van een kolom aan te passen. Selecteer daarvoor eerst de kolom waarvan u de breedte wilt wijzigen. Kies dan Tabel Tabeleigenschappen tabblad Kolom. Stel daarna de gewenste breedte in. 7.4 Rijen en kolommen invoegen en verwijderen Regelmatig komt het voor dat achteraf een rij of kolom toegevoegd of verwijderd moet worden. Gebruik hierbij de volgende regels: verwijderen Selecteer altijd eerst de rij(en) of de kolom(men) die verwijderd moet worden. Kies daarna Tabel Verwijderen Rijen verwijderen of Tabel Verwijderen Kolommen. Softwijs, November 2011 pag. 65

73 invoegen Selecteer altijd eerst de rij of de kolom. Kies daarna Tabel Invoegen. Daarna maakt u de gewenste keuze: Kolommen links, Kolommen rechts, Rijen boven, Rijen onder. Tip In plaats van deze menukeuzes te maken bij het invoegen kunt u ook op de knop Tabel invoegen klikken. Ook kunt u gebruik maken van het snelmenu onder de rechtermuisknop. Opmerking De te maken vervolgkeuzes in het menu Tabel en de functie van de knop Tabel invoegen veranderen afhankelijk van het feit of er rijen, kolommen of cellen in de tabel geselecteerd zijn. U gaat nu voor de eerste kolom een nieuwe kolom invoegen. Selecteer de eerste kolom. Geef de opdracht om een kolom in te voegen. Typ in de 2e, 3e en 4e cel van deze kolom achtereenvolgens in: Mei, Juni en Juli (zie voorbeeld hieronder) Om aan het eind van een tabel een kolom toe te voegen moet u de einde-cel markeringen selecteren. Deze selecteert u op dezelfde manier als een kolom. Selecteer de einde-cel markeringen aan de rechterkant van de tabel (zie figuur). Geef de opdracht om een kolom in te voegen. Typ in de eerste cel van deze kolom in: Totaal. Om het begin van de tabel van een titel te voorzien moet voor de eerste rij een nieuwe rij worden ingevoegd. Selecteer de eerste rij. Geef de opdracht om een rij in te voegen. Typ in de eerste cel van deze rij in: Maandomzet per regio Tijdens het typen wordt de tekst waarschijnlijk afgebroken en op de volgende regel voortgezet. In de volgende paragraaf wordt dit wel fraaier gemaakt. Softwijs, November 2011 pag. 66

74 In de volgende opdracht wordt de kolom Midden verwijderd. Selecteer de kolom Midden. Geef de opdracht Tabel Verwijderen Kolommen of klik op de knop Knippen. De kolom Midden is nu verdwenen. Het verwijderen van rijen gaat op dezelfde manier. 7.5 Cellen in één rij samenvoegen U kunt twee of meer cellen in dezelfde rij combineren tot één enkele cel. Zo kunt u bijvoorbeeld een aantal cellen samenvoegen om een tabelkop te maken die meerdere kolommen breed is. Cellen kunnen alleen horizontaal worden samengevoegd. Selecteer de eerste rij van de tabel. Geef de opdracht Tabel Cellen samenvoegen. Centreer daarna de tekst in de eerste rij, maak het lettertype wat groter en vet. De tabel ziet er nu ongeveer als volgt uit: 7.6 Randen en arceringen toevoegen Zoals reeds in het begin van dit hoofdstuk is aangegeven worden de rasterlijnen die u op het scherm ziet niet afgedrukt. Wanneer u deze wel afgedrukt wilt hebben moet u de cellen van de tabel van randen voorzien. U kunt handmatig randen en arcering aan een tabel toevoegen of u kunt een tabel automatisch opmaken met de opdracht Galerie. Helaas zit een opmaak met gestippelde rasterlijnen niet in de Galerie. Vandaar dat eerst uitgelegd wordt hoe handmatig randen kunnen worden aangebracht. Daarna zal via de functie Galerie voor een automatische opmaak gekozen worden Handmatige opmaak Als u randen en arcering wilt toevoegen aan een tabel in zijn geheel, selecteert u de hele tabel. Als u randen en arcering wilt toevoegen aan bepaalde cellen, selecteert u alleen die cellen, met inbegrip van de markering voor einde cel. Selecteer de tweede t/m de laatste rij van de tabel. Kies Opmaak Randen en arcering Tabblad Randen. Softwijs, November 2011 pag. 67

75 Zorg dat bij "Instelling" geselecteerd blijft: Alles. Kies verder Stijl: stippellijn Dikte: ¾ punt. Bij "Voorbeeld" is de uitwerking te zien. Wanneer afzonderlijke lijnen een eigen opmaak moeten hebben hoeft u ze alleen maar aan te klikken. Selecteer de eerste rij. Kies Opmaak Randen en arcering. Selecteer Kader. Selecteer 1½ pt lijn. Verwijder de lijnen aan de linker- en de rechterkant door er op te klikken. Druk nog niet op OK Selecteer het tabblad Arcering. Selecteer een 10% grijstint. Klik op OK. Klik nu buiten de tabel om het effect goed te kunnen zien. Automatische opmaak via Galerie Klik ergens in de tabel en kies Tabel Tabelgalerie. Selecteer in de keuzelijst de optie Klassieke tabel 2 en klik op OK. Softwijs, November 2011 pag. 68

76 De tabel wordt nu volgens dit voorbeeld opgemaakt. Softwijs, November 2011 pag. 69

77 8. Taakvensters Een van de opvallendste veranderingen van Word 2003 t.o.v. voorgaande versies is de aanwezigheid van taakvensters. Zo n taakvenster biedt meer ruimte voor opties en knoppen en zorgt zo voor meer overzichtelijkheid. 8.1 Wat zijn taakvensters? Het taakvenster verschijnt als een smal venster aan de rechterkant van het scherm en bevat invoervakken, knoppen, links enstukjes uitleg. Bij de standaardinstallatie van Word is in het menu Opties ingesteld dat bij het starten van Word ook een taak venster gestart wordt. C ontroleer dat het starten van een taakvenster is in geschakeld via Extra Opties tabblad Weergave. Het taakvenster zelf kunt u laten verdwijnen en verschijnen via het menu Beeld -> Taakvenster (of via Ctrl F1). Bij het geven van een opdracht via het menu of een werkbalkknop verschijnt vaak een dialoogvenster. Soms verschijnt er een taakvenster. De inhoud van het taakvenster hangt samen met de de gekozen opdracht. Taakvenster Nieuw Document Start een nieuw document. Aan de rechterkant verschijnt het taakvenster Nieuw document. Hiermee zijn een aantal keuzes te maken voor het soort document dat gemaakt moet worden. Onderzoek een aantal van de mogelijkheden. Softwijs, November 2011 pag. 70

78 Overzicht taakvensters Een overzicht van alle vensters kan verkregen worden door in de titelbalk van een taakvenster op de keuzelijst te klikken. In het uitrolvenster kan dan een ander taakvenster geselecteerd worden 8.2 Taakvenster Onderzoek Via het taakvenster Onderzoeken kun je digitale woordenboeken, thesauri, onderzoekssites en bedrijfsinformatie raadplegen en gebruiken. Er is zelfs een vertaalmogelijkheid beschikbaar. Voor het gebruik van het taakvenster Onderzoeken is het van belang dat u over een permanente Internetverbinding beschikt. Kies Extra Onderzoek. Het taakvenster Onderzoeken verschijnt aan de rechterkant. Om infomatie te zoeken doet u het volgende: Typ een zoekterm (woord, zin) in het tekstvak Zoeken naar. Selecteer een informatiebron in de vervolgkeuzelijst. Klik op de groene pijl. Softwijs, November 2011 pag. 71

79 De vervolgkeuzelijst laat de beschikbare opties zien. Door te klikken op Onderzoekopties (onderaan in het taakscherm) kunnen naslagsites toegevoegd worden, bijv. de Engelstalige Encarta encyclopedie. Ga na welke informatie gevonden kan worden over de tweede wereldoorlog. Ga na welke synoniemen er voor het woord tuin zijn. Gebruik als naslagwerk de Nederlandse synoniemenlijst. Woorden vertalen Via ditzelfde taakvenster kunt u ook woorden en zinnen laten vertalen. Voor de vertaling wordt samengewerkt met partners, waardoor ook commerciële aanbiedingen in het taakvenster kunnen voorkomen. Om een vertaling uit te voeren moet het te vertalen woord in het tekstvak bij Zoeken naar worden ingevuld. In de vervolgkeuzelijst moet gekozen worden voor de optie Vertaling. Dan kan er nog gekozen worden van welke taal naar welke taal er vertaald moet worden. Ga na wat de vertaling is in zowel Duits als Engels van het woord Onderzoek. De vertaalservice van Worldlingo levert respectievelijk Forschung en Research op. Opmerking Wanneer u het woord in het document wilt gebruiken kunt u het selecteren en dan via het snelmenu kiezen voor kopiëren. Daarna plakken in het document. Softwijs, November 2011 pag. 72

80 9. Opmaakprofielen Wanneer u aan uw documenten een eigen, vaste (huis)stijl wilt toekennen, kunt u gebruik maken van opmaakprofielen. Een opmaakprofiel is een verzameling van opmaakkenmerken. Dit kan zowel tekenopmaak zijn (lettertype, lettergrootte, vet, enz.) als alinea-opmaak (uitlijning, enz.). In dit hoofdstuk leert u niet alleen hoe u van bestaande opmaakprofielen gebruik kunt maken, maar ook hoe u uw eigen opmaakprofielen kunt ontwerpen. 9.1 Wat zijn opmaakprofielen Veel mensen zijn gewend om een opmaak direct toe te passen vanuit menu s en knoppen op de werkbalken. Om een woord op te maken in Arial 14 punt en vet selecteer je eerst het woord en past daarna de opmaakcommando s toe. Wanneer echter een bepaalde opmaak vaker gebruikt moet worden kost dit veel toetsaanslagen. En wanneer ook nog eens achteraf de opmaak gewijzigd moet worden moet het hele document doorgeploeterd worden om overal de wijzigingen aan te brengen. Dat is niet handig. Opmaakprofielen bieden dan uitkomst. In een opmaakprofiel kunnen meerdere opmaakkenmerken worden vastgelegd en onder een handig te kiezen naam worden bewaard. Bij het toepassen van een opmaak wordt dan het profiel gebruikt en niet alle afzonderlijke kenmerken. En wordt een opmaakprofiel gewijzigd, dan wordt dit overal in het document doorgevoerd. Daarnaast kunnen opmaakprofielen in meerdere documenten gebruikt worden wat een consistente opmaak van documenten bevordert. Ook kunnen ze centraal beschikbaar gesteld worden zodat iedere gebruiker over dezelfde set opmaakprofielen kan beschikken. Word kent vier soorten opmaakprofielen. Alleen met de eerste twee wordt in deze cursus gewerkt. 1. Alinea-opmaakprofiel: Een alinea-opmaakprofiel bevat naast tekenopmaak ook alineaopmaak: uitlijning, inspringen, regelafstand, enz. De opmaak van dit profiel wordt toegepast op alle tekst in de alinea. 2. Tekenopmaakprofiel Een tekenopmaakprofiel wordt toegepast op afzonderlijke tekens en bevat o.a. instellingen voor lettertype, lettergrootte en tekenkenmerken (vet, onderstrepen, enz.). 3. Lijstopmaakprofiel Voor het opmaken van lijsten. 4. Tabelopmaakprofiel Voor het opmaken van tabellen. Softwijs, November 2011 pag. 73

81 9.2 Waar staan de opmaakprofielen De beste plaats voor het vinden van de opmaakprofielen en het werken er mee is het taakvenster Opmaakprofielen en opmaak. Nieuw document Start met een Nieuw document. Kies Opmaak Opmaakprofielen en opmaak. Het taakvenster verschijnt. In het taakvenster is een lijst met opmaakprofielen te zien voor een nieuw leeg document. Dit zijn drie ingebouwde kopopmaakprofielen en het profiel Standaard voor de opmaak van alinea s. Alle vier de profielen zijn alineaopmaakprofielen. Er zijn meer ingebouwde opmaakprofielen, maar deze zijn met de standaardweergave niet te zien. Het opmaakprofiel Standaard is in de lijst geselecteerd om aan te geven welke opmaak de tekst in het document op de plaats van de cursor heeft of krijgt. Alle tekst in een nieuw document heeft standaard altijd het opmaakprofiel Standaard. Het is een belangrijk opmaakprofiel omdat het ook als basis dient voor vele andere opmaakprofielen. Opmaakprofiel Standaard Wijs met de muis het opmaakprofiel Standaard aan. Er wordt nu in een vensterstje informatie weergegeven die alle details van het opmaakprofiel bevat. Let op Wanneer op een opmaakprofiel in het taakvenster geklikt wordt, wordt het opmaakprofiel toegepast op de geselecteerde tekst in het document. Wanneer u alleen de informatie over het profiel wilt bekijken moet u dus niet klikken, maar alleeen aanwijzen. Softwijs, November 2011 pag. 74

82 Bekijk het opmaakprofiel van Kop 1. Te zien is dat dit profiel gebaseerd is op het profiel Standaard, maar daarnaast een aantal aanpassingen bevat. Alle opmaakprofielen Onder in het taakvenster staat een selectievak voor de weer te geven opmaakprofielen. Standaard staat deze ingesteld op Beschikbare opmaak. Via de selectiepijl kan gekozen worden om ook de andere aanwezige opmaakprofielen te tonen. Maak onderaan in het taakvenster de keuze om alle opmaakprofielen te tonen. Er wordt een lange lijst met opmaakprofielen zichtbaar. Gebruik de schuifbalk om alle opmaakprofielen te zien. Let op de pictogrammen om te kunnen zien om welk type opmaakprofiel het gaat. Zet de keuze Weergeven weer terug op Beschikbare opmaak. (c) Softwijs, Tip November 2011 Een handige weergave in dit taakvenster is Opmaak in gebruik. Hiermee worden alleen de opmaakprofielen weergegeven die u hebt toegepast en verder niets. 9.3 Opmaakprofielen toepassen Zoals eerder aangegeven kunt u een opmaakprofiel toepassen door eerst de tekst in het document te selecteren en daarna in het taakvenster op het gewenste opmaakprofiel te klikken. Sluit alle openstaande documenten en open daarna het document PROFIEL1.DOC. Dit is een document met het standaardopmaakprofiel van een nieuw leeg document. Het document bevat een aantal regels tekst waarop u opmaakprofielen gaat toepassen. Pas opmaakprofiel Kop 1 toe op de eerste regel. Omdat dit een alineaopmaakprofiel is hoeft de cursor alleen maar ergens in deze eerste regel te staan. Klik daarna op Kop 1 in het taakvenster. Softwijs, November 2011 pag. 75

83 Pas opmaakprofiel Kop 2 toe op de regels Eerste aandachtspunt en Tweede aandachtspunt. Pas opmaakprofiel Kop 3 toe op de regel beginnend met Subpunt. De opmaakprofielen Kop 1 en Kop 2 zijn beide een alineaopmaakprofiel. In de volgende oefening wordt een tekenopmaakprofiel gebruikt. Bij het toepassen van dit profieltype moet wel alle op te maken tekst geselecteerd worden. Selecteer in de tekst het hele woord niet in de regel onder de regel met Eerste aandachtspunt. Selecteer in het vak Weergeven onderaan in het taakvenster de keuze Alle opmaakprofielen. Schuif naar het opmaakprofiel met de naam Nadruk en klik hierop. Het opmaakprofiel wordt nu toegepast op het woord niet. Selecteer in het vak Weergeven nu weer de keuze Beschikbare opmaakprofielen. U ziet nu dat hier het opmaakprofiel Nadruk wordt weergegeven. Wijs Nadruk aan om de gegevens van dit opmaakprofiel te bekijken. Pas het opmaakprofiel Nadruk ook toe op het woord niet onder de regel beginnend met Subpunt. 9.4 Opmaak wissen Toegepaste opmaakprofielen kunnen via het taakvenster eenvoudig verwijderd worden. Deze opdracht gaat verder met de vorige opdracht. Selecteer in het document het eerste woord niet en klik op Opmaak wissen. Het opmaakprofiel Nadruk wordt nu verwijderd. Verwijder ook het opmaakprofiel van het tweede woord niet. Softwijs, November 2011 pag. 76

84 Het is erg eenvoudig om een bepaald opmaakprofiel te verwijderen overal waar u het hebt toegepast. In de volgende opdracht wordt in het hele document het opmaakprofiel Kop 2 verwijderd. Klik in een regel met opmaakprofiel Kop 2. Dit opmaakprofiel wordt nu in het taakvenster geselecteerd. Klik nu in het taakvenster op de knop Alles selecteren. In het hele document wordt nu alle tekst geselecteerd welke is opgemaakt met het profiel Kop 2. Klik vervolgens op Opmaak wissen. In het gehele document is nu opmaakprofiel Kop 2 verwijderd. Sluit het document zonder te bewaren. Een alternatieve methode voor het selecteren is door in het taakvenster het opmaakprofiel Kop 2 aan te wijzen en daarna te klikken op de keuzepijl aan de rechterkant van het vakje. Klik daarna op de eerste keuze: Alle 2 items(s) selecteren. Daarna moet vervolgd worden met Opmaak wissen. 9.5 Opgeslagen opmaak Wanneer u in Word gebruik maakt van knoppen of menu-opties om een bepaalde opmaak toe te passen, dan wordt deze vorm van directe opmaak ook vastgelegd in het taakvenster Opmaakprofielen. Open het document PROFIEL1.DOC en maak het taakvenster Opmaakprofielen zichtbaar. Selecteer het eerste woord aandachtspunt en klik op de knop Vet. Softwijs, November 2011 pag. 77

85 In het taakvenster wordt Vet nu toegevoegd aan de lijst met opmaakprofielen. Het is geen echt opmaakprofiel, maar kan wel op dezelfde manier gebruikt worden. Maak het woord aandachtspunt nu Rood via Opmaak Lettertype tabblad Lettertype tekstkleur Rood In het taakvenster verandert de aanduiding Vet nu in Vet, Rood Selecteer nu het andere woord aandachtspunt en pas daar vanuit het taakvenster, deze opmaak op toe. Sluit het document zonder te bewaren. De opmaak Vet, Rood is een voorbeeld van een zogenaamde opgeslagen opmaak. Een opgeslagen opmaak is in het taakvenster herkenbaar doordat er geen pictogram naast de naam staat. Een verschil met een echt opmaakprofiel is dat deze opmaakvorm in het document zelf bewaard wordt en niet naar andere documenten en sjablonen gekopieerd kan worden en dus ook niet centraal beheerd kan worden. Ook de naam is niet zelf te kiezen en is beschrijvend van aard. Het kan echter wel terdege zin hebben om in een document met opgeslagen opmaken te beginnen omdat een opgeslagen opmaak vrij gemakkelijk in een echt opmaakprofiel is om te zetten. Tekstkleur 9.6 Opmaakprofielen wijzigen Een snelle manier om een bestaand opmaakprofiel te wijzigen is de wijziging in het document aanbrengen en dan het opmaakprofiel met deze wijziging op basis van dit voorbeeld bij te laten werken. Open het document PROFIEL2.DOC en maak het taakvenster Opmaakprofielen zichtbaar. Selecteer de alinea Eerste aandachtspunt. Deze heeft een opmaak volgens opmaakprofiel KOP 2. Wijzig met de knop Tekstkleur de kleur in rood Deze wijziging wordt door Word opgevat als een directe opmaak welke in de lijst met opmaakprofielen verschijnt onder de naam KOP 2 + Rood. Softwijs, November 2011 pag. 78

86 Wijs in het taakvenster het opmaakprofiel KOP 2 aan. Klik op de pijl voor de keuzelijst aan de rechterkant. Klik op Bijwerken om met selectie te laten overeenkomen. De vermelding in het taakvenster KOP2 + Rood verdwijnt uit de lijst en het oorspronkelijke opmaakprofiel KOP 2 wordt gewijzigd. De wijzigingen worden ook doorgevoerd in beide alinea s welke met KOP 2 zijn opgemaakt. Menu Wijzigen Sluit het document zonder te bewaren. Een andere manier om veranderingen in een opmaakprofiel aan te brengen is via de opdracht Wijzigen in het menu van het opmaakprofiel. Open het document PROFIEL2.DOC en maak het taakvenster Opmaakprofielen zichtbaar. Wijs in het taakvenster het opmaakprofiel KOP 2 aan. Klik op de pijl voor de keuzelijst aan de rechterkant. Klik op Wijzigen. Het dialoogvenster Opmaakprofiel wijzigen verschijnt. Softwijs, November 2011 pag. 79

87 Via dit venster hebt u wat meer mogelijkheden om wijzigingen aan te brengen. Behalve het aanbrengen van wijzigingen in de opmaak is het ook mogelijk om naam van het profiel te veranderen en een ander opmaakprofiel aan te wijzen dat als basis dient. Opmerking De namen van ingebouwde opmaakprofielen zoals KOP 2, kunnen niet echt gewijzigd worden. Wordt een dergelijke naam toch gewijzigd, dan wordt in werkelijkheid een nieuw opmaakprofiel met die nieuwe naam gemaakt. Breng via het dialoogvenster de volgende wijzigingen aan in het opmaakprofiel KOP 2: Lettertype: Times new Roman Kleur: Rood Opmaak alinea: Voor 6 pt, Na 6pt Bekijk de wijzigingen en sluit daarna het document zonder te bewaren. Softwijs, November 2011 pag. 80

88 Nieuw knop in taakvenster 9.7 Opmaakprofielen maken Er zijn meerdere manieren waarop nieuwe opmaakprofielen gemaakt kunnen worden. Eén zo n manier is door eerst in het document de gewenste opmaak aan te brengen en daarna via het taakvenster daar een opmaakprofiel van maken. Open het document PROFIEL2.DOC en maak het taakvenster Opmaakprofielen zichtbaar. Selecteer de tweede regel. Welke begint met Dit document. Wijzig de opmaak als volgt: Lettertype: Verdana Tekengrootte: 11 pt Opmaak alinea: Voor 0 pt, Na 3pt Klik nu in het taakvenster op de knop Nieuw opmaakprofiel en geef deze de naam Alineatekst. Pas het zojuist gemaakte opmaakprofiel toe op: de alinea beginnend met Dit document de alinea onder de regel welke beging met Subpunt. Sluit het document nog niet af omdat het bij de volgende opdracht gebruikt gaat worden. U kunt ook helemaal vanaf nul beginnen door op de knop Nieuw opmaakprofiel te klikken en dan alle kenmerken via het dialoggvenster in te stellen. Tip Is een nieuw opmaakprofiel grotendeels gebaseerd op de kenmerken van een ander profiel dan is het handiger om in het document in dat opmaakprofiel te klikken en daarna op de knop Nieuw opmaakprofiel te klikken. 9.8 Opmaakprofielen verwijderen Via het taakvenster kunnen opmaakprofielen in het document eenvoudig verwijderd worden. Ga verder met het document uit de opdracht in de vorige paragraaf. Wijs het opmaakprofiel alineatekst aan, klik op de keuzepijl en kies Verwijderen. Softwijs, November 2011 pag. 81

89 Uit alle tekst waarop het opmaakprofiel is toegepast wordt de opmaak verwijderd. Welke opmaak de tekst nu krijgt is afhankelijk van wat eerder op de tekst werd toegepast. Een alinea waarbij een alineaopmaak wordt verwijderd krijgt daarna het opmaakprofiel Standaard. 9.9 Tekst automatisch opmaken U kunt uw documenten ook automatisch laten opmaken. Word stelt dan zelf een geschikte opmaak voor die u kunt accepteren of negeren. Open het document PROFIEL3.DOC. Kies Opmaak AutoOpmaak. U kunt nu kiezen uit: Nu automatisch opmaken Het document wordt zonder verdere vragen automatisch opgemaakt. Automatisch opmaken en elke wijziging verwerken U kunt dan de automatische wijzigingen in de opmaak eerst bekijken alvorens ze te accepteren of te negeren. Daarnaast kunt u nog het type document (Algemeen document, Brief, ) aangeven dat de gewenste opmaak het meest benadert. Selecteer Nu automatisch opmaken en Algemeen document. Klik op OK. De opmaak van PROFIEL3.DOC verandert. Sluit het document zonder te bewaren. Softwijs, November 2011 pag. 82

90 10. Documentopmaak Tot op dit moment heeft u zich alleen bezig gehouden met het opmaken van lettertekens en alinea's. De lay-out van grotere stukken tekst en/of van het totale document is tot hier achterwege gebleven. In dit hoofdstuk leert u een document als geheel opmaken. U kunt daarbij denken aan marges, kop- en voetteksten, paginanummering en inhoudsopgaven en indexen Inleiding secties Er zijn ook instellingen die in plaats van voor een alinea, voor een sectie of voor het hele document (kunnen) gelden. Instellingen als marges (de kantlijnen van het document), kop- en voetteksten, paginanummers, enz. gelden in Word voor het hele document. Wilt u een apart deel van de tekst afwijkende instellingen meegeven, dan dient u dit deel in een aparte sectie te plaatsen. Tot op dit moment heeft u altijd gewerkt met documenten die uit één sectie bestonden. Begin met een nieuw leeg document en typ de volgende tekst in. Zorg ervoor dat u in de weergave Normaal (Beeld Normaal) staat. Na deze zin wordt een sectiescheiding ingevoegd. Plaats de cursor aan het einde van de regel. Kies Invoegen Eindemarkering. Het dialoogvenster Eindemarkering verschijnt. Kies voor een Sectie-einde van het type Volgende pagina en daarna op OK. Er verschijnt een lijn die de sectiescheiding markeert. De zojuist ingevoegde sectiescheiding fungeert tevens als paginascheiding. Dit komt doordat u in het venster Eindemarkering heeft gekozen voor de optie Volgende pagina. Wanneer u een Sectie-einde Doorlopend selecteert, fungeert de sectiescheiding niet als paginascheiding. De statusregel verduidelijkt één en ander. Verplaats de cursor naar het begin van het document. Het begin van de statusregel ziet er dan als volgt uit: Softwijs, November 2011 pag. 83

91 In de statusregel leest u dat de cursor zich op de eerste pagina (Pg 1) en in de eerste sectie (Se 1) bevindt. Het document bestaat in totaal uit twee pagina's ( 1/2). Verplaats de cursor tot net onder de sectiescheiding. Nu verandert de statusregel in: De statusregel bevestigt dat deze sectiescheiding ook als paginascheiding dient (Pg 2). Tevens ziet u dat de cursor zich in de tweede sectie bevindt (Se 2). Typ nu de volgende tekst in: De volgende sectiescheiding is doorlopend. Kies Invoegen Eindemarkering Selecteer Sectie-einde Doorlopend. Klik op OK. Er verschijnt een lijn die de sectiescheiding markeert. Controleer zelf met behulp van de statusregel dat deze nieuwe sectiescheiding géén paginascheiding is. U ziet: Sluit het document zonder te bewaren Kolommen U kunt een document geheel of gedeeltelijk indelen in kolommen waarin de tekst doorloopt van het einde van de ene kolom naar het begin van de volgende kolom. Je treft dit veel bij kranten en tijdschriften aan, vandaar dat dit ook wel nieuwsbriefstijl heet. De kolomindeling geldt voor het hele document, tenzij het document in secties is verdeeld. Per sectie kan voor een andere kolomindeling gekozen worden. Wanneer het document verschillende indelingen moet hebben, moet u het document eerst in secties verdelen. Tip Wanneer u eerst tekst selecteert en daarna de opdracht geeft tot het maken van kolommen, dan maakt Word daar automatisch secties van door sectie-einden toe te voegen. Softwijs, November 2011 pag. 84

92 Kolommen Open het document KOLOM.DOC. Zorg dat het document in de Afdrukweergave staat. Klik op de knop Kolommen van de standaardwerkbalk. Ongedaan maken Zet nu de muisaanwijzer op de linkerkolom en sleep om twee kolommen te selecteren. Laat dan de muisknop los. Het hele document wordt nu in het opgegeven aantal kolommen gemaakt. Dit is de snelste methode om kolommen van gelijke breedte en gelijke onderlinge afstand te maken. Meer instelmogelijkheden m.b.t. de breedte van de kolommen en de onderlinge afstanden zijn via het menu Opmaak te realiseren. In de volgende oefening zal dit gedemonstreerd worden. Het hele document wordt nu in het opgegeven aantal kolommen gemaakt. Dit is de snelste methode om kolommen van gelijke breedte en gelijke onderlinge afstand te maken. Meer instelmogelijkheden m.b.t. de breedte van de kolommen en de onderlinge afstanden zijn via het menu Opmaak te realiseren. In de volgende oefening zal dit gedemonstreerd worden. Klik op de knop Ongedaan maken. (c) Softwijs, Kies Opmaak November Kolommen 2011 Het dialoogscherm Kolommen verschijnt nu. Kies voor twee kolommen. Schakel gelijke kolombreedte uit. Geef de eerste kolom een breedte van 5 cm. Stel de afstand tot de tweede kolom op 1 cm in en klik op OK. Softwijs, November 2011 pag. 85

93 Kies Opmaak Kolommen. Het vorige dialoogscherm verschijnt weer. Vink nu aan dat een lijn tussen de kolommen moet komen:. Bekijk de weergave en sluit daarna het document zonder te bewaren. In de volgende oefening zal op een deel van de tekst in 2 kolommen worden (c) opgemaakt Softwijs, en een deel in November 3 kolommen Selecteer de alinea die begint met "TWEE JAAR GELEDEN" (aan het begin van het document). Geef de opdracht tot opmaak in 2 kolommen van gelijke breedte. Merk op dat de zojuist opgemaakte alinea omgeven is met einde sectie markeringen. Maak de tekst in sectie 3 op in drie kolommen van gelijke breedte. Lijn tussen de kolommen Zet de cursor ergens in sectie 3. Kies Opmaak Kolommen Vink de optie aan om lijnen tussen de kolommen te zetten. Sluit het document af zonder te bewaren. In de volgende oefening zal op een deel van de tekst in 2 kolommen worden opgemaakt en een deel in 3 kolommen. Open het document KOLOM.DOC. Zorg dat het document in de Afdrukweergave staat. Selecteer de alinea die begint met "TWEE JAAR GELEDEN". Zet deze in 2 kolommen van gelijke breedte. Softwijs, November 2011 pag. 86

94 Word voegt nu automatisch voor en na deze 2-kolom opmaak een sectie-einde in. Hierdoor bestaat het document nu uit drie secties. Maak de tekst in sectie 3 op in drie kolommen van gelijke breedte. Laat een lijn tussen de kolommen in sectie 3 aanbrengen Marges U kunt de kantlijnen (marges) van een document op twee manieren aanpassen: 1. met de menukeuze Bestand Pagina-instelling. 2. met de liniaal. Wanneer u de kantlijnen gaat aanpassen, dient u ervoor te zorgen dat u in de afdrukweergave werkt. Aanpassen via menu Lees het bestand MARGES.DOC in en plaats de cursor aan het begin van de eerste alinea van het document. Schakel (indien noodzakelijk) over naar de afdrukweergave met de keuze Beeld Afdrukweergave of het knopje Afdrukweergave links onder op uw beeldscherm. Pas zo nodig via In- en uitzoomen het percentage aan zodat u alles goed kunt zien. Het document bevat een aantal keer dezelfde tekst. U gaat deze tekst gebruiken om te oefenen met het aanpassen van de kantlijnen voor het hele document en voor (c) één Softwijs, meerdere secties. November 2011 Kies Bestand Pagina-instelling tabblad Marges. Softwijs, November 2011 pag. 87

95 In de invulvelden bij het onderdeel Marges kunt u aangeven hoe groot de ruimte tussen de rand van het papier en de tekst moet zijn. Het tabblad bevat tevens een voorbeeldvenster waarin u ziet hoe de pagina eruit komt te zien wanneer u op de knop OK klikt. Stel de marges als volgt in: Boven: 5 cm Onder: 4 cm Links: 2,5 cm Rechts: 4 cm Controleer dat Heel document geselecteerd is in het invulveld Toepassen op. marges per sectie Bekijk het voorbeeldvenster en klik vervolgens op de knop OK. Boven de pagina verschijnt een groot stuk wit. Dit komt omdat u de marge boven heeft vergroot van 2,5 naar 5 centimeter. Dit kan noodzakelijk zijn wanneer u ruimte wilt scheppen voor een koptekst. Doordat de rechtermarge is vergroot zijn de regels korter geworden. U kunt de marges ook per sectie aanpassen. Plaats de cursor tussen de tweede en derde alinea en voeg een doorlopend sectie-einde in. Plaats de cursor ergens in de tweede sectie. Kies Bestand Pagina-instelling en stel de marges als volgt in Boven: 5 cm Onder: 4 cm Links: 4 cm Rechts: 5 cm Kies bij Toepassen op: Tip Ook in het afdrukvoorbeeld kunt u het venster Pagina-instelling aanroepen. U kunt dan direct het effect van uw aanpassingen bekijken. Aanpassen via liniaal Om alle marges met de liniaal te kunnen instellen moet u de afdrukweergave ingesteld hebben. Daarna verplaatst u de muiswijzer naar één van de grijze balken in de linialen. Deze balken geven de marges aan. Wanneer u de muiswijzer precies bij de rand van zo'n balk positioneert, verandert de muiswijzer van vorm (zie figuur). U kunt de marges dan naar de gewenste positie slepen. Het meest linkse cijfer in de horizontale liniaal (2,5) vertelt u hoe groot de linkermarge momenteel is. Softwijs, November 2011 pag. 88

96 Verplaats de cursor naar het begin van het document. Plaats de muiswijzer bij de rand van de grijze balk, links in de horizontale liniaal (zie figuur). Deze balk geeft de linkermarge aan. Houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep de marge naar 5 cm. Laat de muisknop los. De linkermarge is vergroot. Merk op dat de linkermarge van de tweede sectie onveranderd is gebleven. Op dezelfde wijze kunt u de rechtermarge verslepen met de grijze balk rechts in de horizontale liniaal. Versleep de rechtermarge van de eerste sectie naar 8 cm. Tip Ook nu kunt u tijdens het slepen in de liniaal de ALT-toets ingedrukt houden om de afstanden te zien. Voor de boven- en ondermarge gebruikt u de verticale liniaal, links van uw werkblad. OPDRACHT Plaats de cursor ergens in de tweede sectie. Versleep met de horizontale liniaal de linkermarge naar 2 cm en de rechterkantlijn naar 15 cm. Plaats de cursor ergens in de eerste sectie en versleep met de verticale liniaal de bovenmarge naar l centimeter. Selecteer het hele document met de keuze Bewerken Alles selecteren. Stel de marges als volgt in: Boven: 2 cm Onder: 3 cm Links: 1 cm Rechts: 2 cm Controleer dat Geselecteerde secties is gekozen in het invulveld Toepassen op en klik daarna op OK. Sluit het document zonder te bewaren. Softwijs, November 2011 pag. 89

97 10.4 Kop- en voetteksten Wanneer u een tekst bovenaan of onderaan iedere pagina wilt plaatsen, kunt u gebruik maken van een koptekst en een voettekst. Een voorbeeld van een koptekst vindt u boven elke pagina van dit cursusboek. Een kop- of voettekst hoeft maar één keer te worden ingesteld, waarna Word deze op alle pagina's zet. Tip Indien u een aantal pagina's een afwijkende kop- of voettekst wilt geven, dient u deze pagina's in een aparte sectie te plaatsen. U kunt kop- en voetteksten instellen met de keuze Beeld Koptekst en voettekst. Word schakelt dan automatisch over naar de afdrukweergave. Ook verschijnt er een nieuwe werkbalk, die een aantal knoppen bevat om het instellen van kop- en voetteksten te vergemakkelijken. Begin met een leeg document. Kies voor de optie Beeld Koptekst en voettekst. Word schakelt over naar de afdrukweergave. U ziet een kader waarin u een koptekst kunt intypen. Tevens verschijnt de werkbalk Koptekst en voettekst. In het kader Koptekst typt u: Dit is een voorbeeld van een koptekst Centreer deze koptekst in het kader. Koptekst of voettekst Met de knop Koptekst of voettekst op de werkbalk kunt u schakelen tussen de koptekst en de voettekst. Klik op de knop Koptekst of voettekst. Er verschijnt een tweede kader met de naam Voettekst. Typ hierin de volgende tekst: Dit is een voorbeeld van een voettekst. Centreer ook deze tekst. Klik daarna op de knop Sluiten. Het is mogelijk dat u weer terugschakelt naar de normale weergave. Kies in dat geval de optie Beeld Afdrukweergave om te schakelen naar de afdrukweergave Softwijs, November 2011 pag. 90

98 Paginanummer invoegen Zoals al eerder is opgemerkt, zijn kop- en voetteksten alleen zichtbaar in de afdrukweergave. Wanneer u naar de normale weergave overschakelt verdwijnen de koptekst en de voettekst natuurlijk niet echt, ze worden alleen niet afgebeeld. Maak zelf een drietal paginascheidingen aan met de toetscombinatie CTRL + ENTER. Uw document bestaat dus nu uit vier pagina's. Controleer dat de koptekst en de voettekst op elke pagina zichtbaar zijn Wanneer u een koptekst of een voettekst wilt wijzigen, kunt u weer kiezen voor de optie Beeld Koptekst en voettekst. Makkelijker is het echter om, wanneer de afdrukweergave staat ingesteld, op een kop- of voettekst dubbel te klikken. Beide acties hebben hetzelfde resultaat: u komt weer in het scherm waar u kop- en voetteksten kunt invoeren. In dit scherm kunt u de kop- en voetteksten op de gebruikelijke wijze verwijderen (selecteer de tekst en druk op de Delete- toets), corrigeren of aanvullen. Klik dubbel op de koptekst op een willekeurige pagina Verwijder de bestaande koptekst en typ hiervoor in de plaats: Basiscursus Word 2003, pagina en druk vervolgens op spatiebalk. Op de plaats waar het paginanummer ingevoerd moet worden klikt u op het knopje Paginanummer invoegen in de werkbalk Kop en voettekst. Klik op de knop Sluiten. De pagina's van het document worden automatisch genummerd: op elke pagina verschijnt het correcte nummer in de koptekst. Controleer dat boven alle pagina's het juiste nummer vermeld wordt U kunt ook de actuele datum en tijd opnemen in een kop- of voettekst. Datum invoegen Tijd invoegen Klik dubbel op een willekeurige voettekst. Verwijder de bestaande voettekst en typ hiervoor uw eigen naam in de plaats. Zet achter uw naam een spatie Klik vervolgens op de knop Datum invoegen. De actuele datum wordt ingevoegd. Druk nogmaals op de spatiebalk en klik op de knop Tijd invoegen. De actuele tijd wordt ingevoegd. Klik op de knop Sluiten en bekijk het resultaat Softwijs, November 2011 pag. 91

99 10.5 Paginanummers Wanneer u alleen de pagina's van uw document wilt laten nummeren, zonder een kop- en/of voettekst in te stellen, kunt u de keuze Invoegen Paginanummers gebruiken. Maak in een leeg document drie nieuwe pagina's aan met de toetscombinatie CTRL + ENTER. Kies zo nodig Beeld Afdrukweergave om over te schakelen naar de afdrukweergave. Plaats de cursor aan het begin van het document en kies Invoegen Paginanummers. Het dialoogvenster Paginanummers verschijnt dan: In het dialoogvenster Paginanummers heeft u de volgende mogelijkheden: In het invulveld Positie bepaalt u de plaats van de nummers (bovenaan de pagina of onderaan de pagina). In het invulveld Uitlijning bepaalt u onder andere of de nummers links dan wel rechts worden uitgelijnd, of worden gecentreerd. Wanneer u de optie Nummer op eerste pagina uitschakelt verschijnt op de eerste pagina geen nummer. Vul in het venster de volgende gegevens in: Positie: Bovenaan pagina (koptekst) Uitlijning Centreren Uitschakelen: Nummer op eerste pagina Klik op de knop OK Bekijk het resultaat en sluit daarna het document zonder te bewaren Inhoudsopgave maken Een inhoudsopgave bij de wat grotere documenten is erg handig om aan te geven wat het document bevat en om een bepaald gedeelte snel te vinden. De tekst die in een inhoudsopgave moet worden opgenomen moet eerst gemarkeerd zijn. Pas daarna kan een inhoudsopgave gegenereerd worden welke de gemarkeerde tekst en de bijbehorende paginanummers bevat. Softwijs, November 2011 pag. 92

100 De snelste en eenvoudigste manier om tekst voor een inhoudsopgave te markeren is door gebruik te maken van de ingebouwde kopopmaakprofielen. De titels van hoofdstukken en paragrafen moeten dan opgemaakt worden met een van de negen vooraf gedefinieerde kopopmaakprofielen (KOP 1, KOP 2, ). In deze cursus wordt alleen deze methode behandeld. Bij het markeren van kopjes kunt u onderscheid maken tussen meerdere niveaus, dat wil zeggen dat u hoofdstuktitels er anders uit laat zien dan paragraaftitels. Het opmaakprofiel. Kop 1 heeft het hoogste niveau. U dient dit profiel dan ook te gebruiken voor hoofdstuktitels. Kop 2 is het profiel voor kopjes die één niveau lager liggen, bijvoorbeeld paragraaftitels. Kop 3 is voor kopjes die wederom één niveau lager liggen, enz. Markeren Open het document INHOUD.DOC. Maak de regels met Hoofdstuk 1 en Hoofdstuk 2 op met het opmaakprofiel KOP 1. Maak alle regels welke beginnen met paragraaf op met opmaakprofiel KOP 2. Nu alle kopjes in het document gemarkeerd zijn kan Word deze kopjes automatisch nummeren. Nummeren Zet de cursor ergens in de alinea Hoofdstuk 1. Kies Opmaak Opsommingstekens en nummering tabblad Meerdere niveaus. Selecteer de aangegeven opmaak en klik daarna op OK. Softwijs, November 2011 pag. 93

101 Inhoudsopgave maken De kopjes van de hoofdstukken en paragrafen worden nu automatisch genummerd. Wanneer u later een kopje tussen de tekst voegt, wordt de nummering automatisch aangepast. Het tussengevoegde kopje moet natuurlijk wel het juiste opmaakprofiel krijgen. De kopjes kunnen nu in een inhoudsopgave worden opgenomen. Wanneer u in een later stadium wijzigingen aanbrengt in het document, kunt u de inhoudsopgave eenvoudig opnieuw laten genereren. Tip Zet de cursor altijd eerst op de plaats waar de inhoudsopgave moet komen. Zet de cursor in de regel tussen de titel en Hoofdstuk 1. Voeg een nieuwe pagina in (CTRL ENTER). Op deze plaats gaat u nu een inhoudsopgave invoegen. Kies Invoegen Verwijzing Index en inhoudsopgave tabblad Inhoudsopgave. Bij de keuzelijst Opmaak staat vermeld "Van sjabloon". Via de keuzepijl kunnen andere stijlen voor de inhoudsopgave gekozen worden. Via twee voorbeeldschermen wordt getoond hoe de inhoudsopgave eruit ziet in de weergave Afdrukvoorbeeld en in de weergave Weblay-out. Bij deze laatste zijn de titels opgemaakt als hyperlinks en worden geen paginanummers getoond. Dit kan gewijzigd worden via het aanvinkvakje Hyperlinks in plaats van paginanummers. Softwijs, November 2011 pag. 94

102 Bekijk de verschillende stijlen voor de Inhoudsopgave door ze één voor één aan te klikken via de keuzelijst Opmaak. Kies voor de opmaak Elegant en klik op OK Word creëert een inhoudsopgave en gebruikt hiervoor de gemarkeerde kopjes. De paginanummers worden automatisch in de inhoudsopgave geplaatst. Wanneer de cursor zich in de inhoudsopgave bevindt, wordt de gehele inhoudsopgave grijs gekleurd. Dit komt doordat de inhoudsopgave automatisch door Word gegenereerde tekst is. Tip Klik met ingedrukte CTRL toets op een paginanummer in de inhoudsopgave. De cursor verplaatst zich dan naar dit onderdeel in het document. Wijzigingen in de tekst kunnen gevolgen hebben voor de inhoudsopgave: u kunt kopjes tussenvoegen, kopjes kunnen doorschuiven naar een andere pagina, enz. Wanneer dit het geval is, kunt u uw inhoudsopgave op twee manieren laten aanpassen: nogmaals het commando Invoegen Index en inhoudsopgave geven of op de toets F9 drukken. Voeg een paginascheiding toe, net voor paragraaf 4. De alinea schuift door naar de volgende pagina. De paginanummering in de inhoudsopgave is niet langer actueel. Plaats de cursor in de inhoudsopgave en druk op de toets F9. Er verschijnt een dialoogvenster waarin u kunt aangeven of alleen de paginanummers moeten worden bijgewerkt, of dat de inhoudsopgave in zijn geheel moet worden bijgewerkt. Deze tweede mogelijkheid gebruikt u wanneer u kopjes heeft tussengevoegd of verwijderd. De optie Alleen paginanummers bijwerken staat geselecteerd. Klik op OK en bekijk de wijziging in de inhoudsopgave. Bewaar het document onder een nieuwe naam: INHOUDSOPGAVE en sluit daarna het document. Softwijs, November 2011 pag. 95

103 11. Sjablonen Alle documenten waarmee u werkt zijn gebaseerd op een sjabloon. Een sjabloon is een verzameling van gemeenschappelijke instellingen die gebruikt worden door alle documenten die op het betreffende sjabloon gebaseerd zijn. Voorbeelden van elementen van zo'n verzameling zijn onder andere de pagina-instellingen, het standaardlettertype, de aanwezige opmaakprofielen, enz Sjablonen aanmaken Elk Word-document is gebaseerd op een sjabloon. Een sjabloon bevat allerlei voorkeuren en instellingen van de gebruiker voor het maken van een nieuw document op basis van dat sjabloon zoals instellingen voor AutoTekst-fragmenten, lettertypen, toetstoewijzingen, menu's, pagina-indeling, opmaakprofielen, Wanneer U een standaard nieuw leeg document maakt is deze gebaseerd op een sjabloon met de naam NORMAL.DOT. Het sjabloon NORMAL.DOT bevat de standaard documentinstellingen van Word. Opmerking U herkent sjablonen aan de extensie.dot. Start met een nieuw leeg document. Kies Bestand Opslaan als. Selecteer in het invulveld Bestand opslaan als de optie Documentsjabloon (*.dot). Typ in het invulveld Bestandsnaam : Huisstijl. Klik op Opslaan. U heeft zojuist een nieuw sjabloon met de naam HUISSTIJL.DOT aangemaakt. Het sjabloon is op dit moment nog identiek aan de sjabloon NORMAL.DOT. U kunt het nieuwe sjabloon gebruiken om er een groot aantal instellingen in vast te leggen waarop u in de toekomst uw documenten gaat baseren. Denk bijvoorbeeld eens aan een eigen huisstijl voor facturen of brieven, aan zelf ontworpen opmaakprofielen die u in meerdere documenten wilt gebruiken, stukken standaardtekst die in elk document dienen te staan,enz. In het zojuist gemaakte sjabloon gaat u nu wat veranderingen aanbrengen zoals het standaardlettertype, de marges van de pagina en een voettekst. Softwijs, November 2011 pag. 96

104 Wijzig de marges van de pagina (Bestand Pagina-instelling) als volgt. Boven: 4 cm Onder: 3 cm Links: 3 cm Rechts: 2 cm Voeg een paginanummer in, rechts onderaan in de voettekst. Zet links in de voettekst uw eigen naam. Typ in het document als eerste regel in Rapport. Druk op ENTER voor een nieuwe alinea, typ in DATUM:. Kies Invoegen Datum en tijd. Selecteer de tweede opmaak van boven en activeer de optie Automatisch bijwerken en klik op OK. Duk op ENTER. Om een lege derde regel toe te voegen. Geef de eerste regel als opmaakprofiel KOP 1 en ken aan de tweede regel het ingebouwde opmaakprofiel DATUM toe. Wijzig in het opmaakprofiel Standaard het lettertype in Arial, 11 pt. Wijzig in het opmaakprofiel Voettekst het letterype in Arial, 10 pt, vet, klein kapitaal. Sla het document onder dezelfde naam (Huisstijl.dot) op. Sluit het document. Het soort sjabloon dat nu gemaakt is, is een heel eenvoudige. Toch kan een dergelijk sjabloon goede diensten bewijzen wanneer u vaak met hetzelfde soort documenten moet werken Sjablonen gebruiken U kunt eenvoudig een nieuw document beginnen dat gebaseerd is op een sjabloon anders dan NORMAL.DOT. Kies Bestand Nieuw (gebruik niet de knop Nieuw). Klik in het taakvenster Nieuw document op de optie om naar sjablonen op deze computer te zoeken. Het dialoogvenster Sjablonen verschijnt nu. Zoek hierin naar het pictogram van het zojuiste gemaakte sjabloon Huisstijl.dot en klik er dan op. Er verschijnt nu een nieuw document dat gebaseerd is op dit sjabloon. De tekst en opmaakkenmerken uit het sjabloon zitten ook het het nieuwe document. Controleer dit. Sluit het document zonder te bewaren. Softwijs, November 2011 pag. 97

105 Tip Wanneer het sjabloon Huiststijl.dot eerder gebruikt voor de aanmaak van een nieuw document kan het in het taakvenster Nieuw document ook gevonden worden onder Laatst gebruikte sjablonen Opmaakprofielen opnemen in sjablonen Opmaakprofielen behoren in eerste instantie alleen bij het document waarmee u werkt wanneer u de profielen aanmaakt. U kunt opmaakprofielen op twee manieren in een sjabloon opnemen: 1. Open het sjabloon (het document met de extensie *DOT waarop andere documenten gebaseerd worden) en maak hierin het opmaakprofiel aan. 2. Maak het opmaakprofiel aan in een document dat op het sjabloon gebaseerd is en activeer in het venster Nieuw opmaakprofiel de optie Aan sjabloon toevoegen. Begin met een nieuw document gebaseerd op het sjabloon Huisstijl.dot. Zet de cursor in de derde regel. Dit is de lege regel. Kies Opmaak Alinea en zet de afstand na elke alinea op 4 pt.`in de lijst met opmaakprofielen wordt dit opgenomen als: Na 4 pt. Klik nu in het taakvenster op de knop Nieuw opmaakprofiel. Geef het profiel de naam alineatekst en activeer de optie om het profiel aan het sjabloon toe te voegen. Softwijs, November 2011 pag. 98

106 Klik OK Ken vervolgens dit profiel toe aan de derde regel van het document. (c) Softwijs, Sluit het document. November 2011 Allereerst komt de vraag of het document bewaard moet worden. Dat hoeft niet. Daarna komt de volgende vraag: Hierop moet met Ja beantwoord worden. Maak daarna een nieuw document aan op basis van het sjabloon Huisstijl.dot en controleer of de derde regel is opgemaakt met het opmaakprofiel alineatekst. Daanrna kan het document weer gesloten worden. Softwijs, November 2011 pag. 99

107 hoofddocument gegevensbestand Voltooide documenten Enveloppen Etiketten 12. Samenvoeging In dit hoofdstuk worden de werking en de mogelijkheden van de samenvoegfunctie van Word uitgelegd Inleiding Eén van de toepassingen van samenvoeging is het gebruik van standaardbrieven. Een standaardbrief is een brief die u naar meerdere mensen kunt versturen. Samenvoeging zorgt ervoor dat deze brief voor iedere geadresseerde anders wordt ingevuld. Het is bijvoorbeeld mogelijk om automatisch boven elke brief een ander adres te laten plaatsen, of om de naam van de geadresseerde in de aanhef van de brief te laten opnemen. Hierdoor krijgt de brief een persoonlijk tintje. Een samenvoeging bestaat uit drie onderdelen: 1. Dit document bevat de tekst van de standaardbrief, die dus voor alle personen gelijk is. Op de plaatsen waar later de persoonlijke gegevens komen te staan worden zogenaamde veldcodes gezet. 2. Het gegevensbestand is een apart document waarin de gegevens (data) staan die in het hoofddocument op de plaats van de veldcodes moeten worden ingevuld. Dit zijn dus bijvoorbeeld de namen en adressen van personen aan wie een standaardbrief verstuurd wordt. Een gegevensbestand kunt u natuurlijk in Word maken en bijhouden, maar het is ook mogelijk om gegevens uit databaseprogramma's als Microsoft Access of spreadsheetprogramma's als Microsoft Excel te gebruiken. 3. Wanneer het hoofddocument en het gegevensbestand gereed zijn, kan het samenvoegen beginnen. Word gaat de gegevens automatisch invullen in de standaardbrief. Hierdoor ontstaan er net zoveel verschillende brieven als dat er data (records) aanwezig zijn. Alle brieven met de verschillend ingevulde namen en adressen verschijnen in een nieuw document dat Word zelf aanmaakt. Het is echter ook mogelijk om het resultaat van het samenvoegen direct naar de printer te sturen. In dat geval komt het resultaat alleen op papier terecht, en niet in een document in Word. Het maken van standaardbrieven is niet de enige mogelijkheid die samenvoeging u biedt. U kunt daarnaast bijvoorbeeld enveloppen en etiketten maken. Ook hiervoor kunt u weer een zelfgemaakt gegevensbestand van Word gebruiken, maar ook gegevensbestanden van andere programma's. De volgende paragrafen gaan dieper in op alle mogelijkheden die hierboven kort besproken zijn. U gaat achtereenvolgens een gegevensbestand maken, een hoofddocument ontwerpen en een samenvoegingsopdracht geven. Softwijs, November 2011 pag. 100

108 velden records Stap 1 Stap Gegevensbestand aanmaken Een gegevensbestand is een verzameling bij elkaar behorende gegevens, ook wel een database geheten. Een gegevensbestand bestaat uit rijen en kolommen. Zie het voorbeeld hierna: Voornaam Achternaam Adres Postcode Woonplaats Jan Jansen Janstraat AB Jansdorp Piet Pietersen Pietlaan CD Pietstad In de kolommen staan de gegevens die bijgehouden worden. Deze gegevens heten ook wel velden. De velden krijgen een naam zodat in het hoofddocument daarnaar verwezen kan worden. In het voorbeeld zijn 5 velden aanwezig: Voornaam, Achternaam, Postcode en Woonplaats. De rijen heten ook wel records en bevatten de gegevens over één persoon. In het voorbeeld zijn 2 records afgebeeld. Gegvensbestanden zullen meestal al bestaan in de vorm van een Access database, een Excel spreadsheet of een lijst met contactpersonen in Outlook. In deze cursus leert u het maken van een gegevensbestand met Word. Dat geschikt is voor een samenvoegbewerking. De verschillende stappen worden weer via een taakvenster samenvoegen uitgevoerd. Het taakvenster samenvoegen kunt u op twee manieren krigen Via het menu: Extra Brieven en verzendlijsten Afdruk samenvoegen. Via de keuzelijst bij een willekeurig taakvenster kiezen voor Afdruk samenvoegen. Start met een nieuw leeg document. Maak het taakvenster Samenvoegen zichtbaar via een van de hiervoor genoemde manieren. Als eerste moet het type document geselecteerd worden. Kies Brieven en klik daarna onderaan in het taakvenster op Volgende. Daarna moet het begindocument geselecteerd worden. Kies Het huidige document gebruiken. Klik onderaan in het taakvenster op Volgende. Softwijs, November 2011 pag. 101

109 Stap 3 Dan moet u het gegevensbestand selecteren. Kies Een nieuwe lijst typen en klik daarna op Maken. Het dialoogvenster Nieuwe adreslijst verschijnt. Hierin kunt u de benodigde velden definieren. Standaard is er al een hele verzameling velden beschikbaar. Voor ons gegevensbestand hebben we echter niet zo'n lange lijst met velden nodig. Klik op de knop Aanpassen. Het venster Adreslijst aan passen verschijnt. Softwijs, November 2011 pag. 102

110 Veldnamen die u wilt verwijderen kunt u aanklikken en dan op de knop Verwijderen klikken. U moet het volgende lijstje met namen overhouden. Verwijder alle andere veldnamen. Wijzig de naam van Adresregel 1 in Adres door eerst de veldnaam te selecteren en dan te klikken op de knop Naam wijzigen. Verplaats via de knop Omhoog de veldnaam Postcode omhoog zodat deze tussen de velnamen Adres en Plaats komt te staan.. Sluit af met OK. U keert nu weer terug in het dialoogvenster Nieuwe adreslijst, maar de velden zijn nu volgens uw wijzigingen aangepast. Voer van onderstaande twee personen de adresgegevens in. Na het invoeren van de eerste persoon moet u op de knop Nieuw item klikken om de gegevens van de tweede persoon in te kunnen voeren. Is deze ook ingevoerd, sluit dan af door te kliken op de knop Sluiten. Jan Jansen, Janstraat 1, 1234 AB, Jansdorp Piet Pietersen, Pietlaan 2, 5678 CD, Pietstad Word wil nu deze adreslijst opslaan en vraagt u om de naam en lokatie van het bestand. Geef als naam Contactlijst en sla deze op in de map waar uw oefenbestanden voor deze cursus staan. In het volgende venster kunt u desgewenst selecties maken van welke adresgegevens wel of niet voor de samenvoeging gebruikt moeten worden. Beide personen staan geselecteerd en dat is ook de bedoeling. Sluit daarom dit venster af met ok. Softwijs, November 2011 pag. 103

111 U keert nu weer terug naar Stap 3 in het taakvenster Samenvoegen. Omdat hiervoor een nieuwe lijst gemaakt is staat nu geselecteerd de keuze Een bestaande lijst gebruiken. In het gedeelte daaronder staat aangegeven welke lijst gebruikt gaat worden, nl. de hiervoor gemaakte Contactlijst. U kunt eventueel via klikken op Adressenlijst bewerken weer naar het vorige venster terugkeren om selecties te maken. Stap 4 Klik onderaan in het taakvenster op Volgende om naar de volgende stap te gaan. In deze stap wordt de eigenlijke brief, het hoofddocument geschreven. Deze brief bestaat uit tekst en daarnaast uit gegevens die uit de adressenlijst gehaald moeten worden. Om een veld uit de adressenlijst toe te voegen klikt u in het taakvenster op Meer items. Het venster Samenvoegveld invoegen verschijnt dan. (c) Hier Softwijs, selecteert u het gewenste November veld en klikt dan 2011 op Invoegen en daarna op Sluiten. Typ onderstaande brief in. De in te voegen velden uit de adressenlijst zijn geel gemarkeerd. Wanneer u hiermee klaar bent, sla het document dan eerst op onder de naam UITNODIGING.DOC in de map van uw cursusbestanden. Klik onderaan in het taakvenster op Volgende. Softwijs, November 2011 pag. 104

112 Stap 5 Stap 6 Nu verschijnt in het document een voorbeeld van de brief. Op de plaats van de velden staan nu de gegevens van de eerste persoon. Via knoppen in het taakvenster kunt u bladeren om de gegevens van de andere personen te zien. Dit is het moment om nog een laatste controle uit te voeren en eventueel wijzigingen aan te brengen. Klik onderaan in het taakvenster (c) Softwijs, op Volgende om naar November de volgende 2011 stap te gaan. In deze laatste stap wordt de samenvoeging uitgevoerd. Er zijn twee mogelijkheden: Afdrukken Alle brieven worden naar de printer gestuurd. Afzonderlijke brieven bewerken Alle brieven worden in één nieuw document gezet. Dit geeft de mogelijkheid om de samengevoegde documenten te bewaren. Kies Afzonderlijke documenten bewerken. Er verschijnt dan nog een dialoogvenster om een selectie te maken. Kies Alles en klik daarna op OK. Softwijs, November 2011 pag. 105

113 Er ontstaat een nieuw document waarin alle brieven zitten. Sluit dit document zonder te bewaren. Tip Een aantal van voorgaande functies kunt u ook uitvoeren via de werkbalk Afdruk samenvoegen. Wanneer u met de muis over de knoppen van de werkbalk gaat krijgt u uitleg over de werking van de knop Werken met bestaande gegevensbestanden Ook bestaande bestanden kunnen samengevoegd worden. In de volgende oefening wordt deze techniek gebruikt om een telefoonlijst van klanten te maken. Het gegevensbestand bestaat reeds en is een Excel spreadsheet met de naam KLANTEN.XLS. Start met een nieuw leeg document en maak het taakvenster Samenvoegen zichtbaar. Selecteer als Documenttype een Adreslijst. Klik in het taakvenster op Volgende. Gebruik het huidige document. Klik in het taakvenster op Volgende. Kies Een bestaande lijst gebruiken. Klik daarna op Bladeren. Softwijs, November 2011 pag. 106

114 Selecteer in uw map met cursusbestanden het bestand KLANTEN.XLS en klik op Openen. Er is maar één tabel. Klik op OK Alle bedrijven moeten opgenomen worden, dus klik op OK. Klik in het taakvenster op Volgende. In deze stap moet u via Meer items, de velden Bedrijf en Telefoonnummer aan het document toevoegen. Zet tussen bedrijf en telefoonnummer een tab en geef aan het eind van de regel een ENTER om naar een nieuwe regel te gaan. Softwijs, November 2011 pag. 107

115 Selecteer alle tekst in het document (Bewerken Alles selecteren) en stel dan in via Opmaak Tabs een Links uitlijnende tab op 8 cm met opvulteken. Bewaar nu eerst het document onder de naam telefoonlijst.doc. Klik daarna in het taakvenster op Volgende en dan weer op Volgende om naar Stap 6 te gaan. Klik nu op Naar nieuw document om de samenvoeging te voltooien. Geef in het dialoogvenster dat dan verschijnt aan dat alle records opgenoemen moeten worden. Sluit het document zonder te bewaren. Softwijs, November 2011 pag. 108

116 13. Overzichtsweergave Met de overzichtsweergave krijgt u een overzicht van de opbouw, de structuur van het document. Zichtbaar wordt nu uit welke hoofdstukken, paragrafen, subparagrafen, enz. het document bestaat. Daarnaast is het via deze weergave mogelijk om zeer snel de indeling te wijzigen Werken met de overzichtsweergave Om een document in de overzichtsweergave te zetten kunt u kiezen uit het menu Beeld, Overzicht of op de knop Overzichtsweergave drukken welke zich linksonder op de horizontale schuifbalk bevindt. Overzichtsweergave Laad het bestand OVERZICHT.DOC in Zet het document in de overzichtsweergave Wanneer u een document voor het eerst in de overzichtsweergave weergeeft, verschijnt voor elke tekst die als kop is opgemaakt, een overzichtsknop (een plusteken). Koppen van een lager niveau verschijnen ingesprongen onder de koppen van een hoger niveau. Een minteken voor een kop betekent dat er geen subkoppen of tekst onder dit niveau zijn. Tekst die niet is opgemaakt met een kopstijl en waarvoor dus geen plus- of minteken staat, wordt platte tekst genoemd. Voor platte tekst verschijnt een blokje. In een overzicht wordt tekst gekoppeld aan het voorafgaande kopniveau, zodat u met gegevensblokken kunt werken. Nadat u hebt overgeschakeld naar de overzichtsweergave, verschijnt de werkbalk Overzicht. De betekenis van de knoppen op deze werkbalk komt in de opdrachten naar voren. Softwijs, November 2011 pag. 109

117 niveau verhogen 13.2 Kopniveau s verhogen en verlagen In de overzichtsweergave kunt u kopniveaus snel wijzigen door een kop naar een hoger niveau te verhogen of naar een lager niveau te verlagen. Subkoppen en platte tekst kunnen op dezelfde manier naar een lager of hoger niveau gebracht worden. Schuif naar beneden tot de volgende kop verschijnt: Werken met een conceptlettertype in normale weergave Zet de cursor in deze kop en klik op de knop Niveau verhogen. De tekst wordt verhoogd naar Kop 2. niveau verlagen tot platte tekst verlagen Blader terug naar de tekst Afdrukvoorbeeld. Zet de cursor in dit woord en klik op de knop Niveau verhogen. De tekst wordt verhoogd naar Kop 1. Verhoog op dezelfde manier de volgende teksten naar niveau 1: Paginaweergave Overzichtsweergave Voor informatie over opdrachten van Word Voor informatie over het Word-venster Met de knop Niveau verlagen kan het bestaande kopniveau naar een lager niveau gebracht worden. Met de knop Tot platte tekst verlagen wordt een bestaand kopniveau veranderd in platte tekst. Zet de cursor in de regel Werken met een conceptlettertype in normale weergave. Klik op Niveau verlagen om aan de tekst Kop 3 tot te kennen. Schuif naar beneden tot aan de tekst 1 Kies in de normale weergave de opdracht 2 Klik vervolgens op het tabblad Weergave. 3 Schakel het aankruisvakje Conceptlettertype in. Selecteer deze drie regels en verlaag het profiel tot platte tekst Delen van een overzicht bekijken Erg handig bij de overzichtsweergave is dat u deze kunt instellen op bepaalde delen van een document die op dat moment belangrijk zijn. Bepaalde kopniveau s kunnen bekeken worden waarbij alle subkopniveau s en platte tekst verborgen worden. Het is mogelijk op kopniveau s uit te vouwen dan wel samen te vouwen voor meer of minder detaillering. Softwijs, November 2011 pag. 110

118 Om koppen van een bepaald niveau en hoger te bekijken moet u op de werkbalk op de keuzepijl van de knop Niveau weergeven klikken en het gewenste niveau selecteren. Selecteer Niveau 1 weergeven. Het document ziet er nu ongeveer als volgt uit: Selecteer nu achtereenvolgens het weergeven van de niveaus 2 en 3. Uitvouwen samenvouwen Selecteer Alle niveaus weergeven. Alle niveau s en tekst worden nu weergegeven. In de overzichtsweergave kunt u kopniveau s ook uitvouwen of samenvouwen. Hiermee kunnen ondergeschikte kopniveau s en tekst zichtbaar gemaakt of verborgen worden. Zorg er voor dat alleen de niveaus 1 worden weergegeven. Zet de cursor in de tekst Overzichtsweergave. Klik op de knop Uitvouwen. Klik opnieuw op Overzicht uitvouwen Softwijs, November 2011 pag. 111

119 Klik nog eens op Overzicht uitvouwen. Nu wordt ook de platte tekst zichtbaar. Klik nu herhaald op de knop Samenvouwen tot alleen niveau 1 weer wordt weergegeven. Eerste regel weergeven Met de keuze Alle niveaus weergeven worden alle niveau s en platte tekst zichtbaar gemaakt. Dit is niet altijd even handig. Soms is het wenselijk om alleen de eerste regels van de alinea s met platte tekst te zien. U hebt dan een snel overzicht van de inhoud van de alinea zonder alle tekst te moeten bekijken. Hiervoor heeft Word heeft een afzonderlijke knop Eerste regel weergeven. Deze knop functioneert alleen wanneer alle niveaus worden weergegeven. De knop schakelt dan tussen het weergeven van alle platte tekst van alinea s en alleen de eerste regels van die platte tekst. Laat Alle niveaus weergeven. Klik op de knop Eerste regel weergeven. Omhoog Omlaag 13.4 Tekstblokken verplaatsen In de overzichtsweergave zijn de koppen en tekstgedeelten aan elkaar gekoppeld. Bij het verplaatsen blijft deze koppeling in stand, waardoor u erg handig paragrafen en hoofdstukken kunt verplaatsen zonder alle tekst te selecteren. Wanneer u in de overzichtsweergave een samengevouwde kop verplaatst gaan alle bijbehorende koppen en tekstgedeelten mee. Maar als u een uitgevouwen kop verplaatst wordt alleen de geselecteerde tekst verplaatst. Uiteraard kan het verplaatsen ook door het slepen van de geselecteerde tekst. Handiger is echter om gebruik te maken van de knoppen voor het omhoog of omlaag verschuiven van alinea s. Softwijs, November 2011 pag. 112

120 Zorg er voor dat alleen de niveaus 1 worden weergeven. Selecteer de kop Paginaweergave. Klik twee keer op de knop Alinea omlaag om de geselecteerde kop te verplaatsen. Klik op de knop Uitvouwen om te controleren of alle bijbehorende tekst inderdaad mee verplaatst is. Sluit het document af zonder te bewaren. Softwijs, November 2011 pag. 113

121 14. Wiskundige formules In technische teksten komen vaak wiskundige formules voor. Word biedt de gebruiker ondersteuning bij het maken van wiskundige formules door middel van de Vergelijkingseditor. Wat wij formules noemen heet in Word een vergelijking. In de Help moet u ook op dit onderwerp zoeken Installatie van de Vergelijkingseditor Bij de installatie van Microsoft Office en het onderdeel Word kan aangegeven worden of de vergelijkingseditor geïnstalleerd moet worden. Voordat u met dit hoofdstuk aan de slag kunt moet u eerst controleren of dit onderdeel op uw computer aanwezig is. Dit gaat als volgt: Controle Installatie Kies Invoegen Object Er verschijnt nu een lijst met objecttypes. Blader door deze lijst en kijk naar het voorkomen van: Microsoft Vergelijking 3.0 Er zijn nu twee mogelijkheden: Microsoft Vergelijking Actie komt wel voor komt niet voor Kies Annuleren U kunt met dit hoofdstuk verder werken Kies Annuleren Voer de setup van Microsoft Office opnieuw uit en selecteer het toevoegen van Microsoft Vergelijking 3.0. Daarna kunt u met dit hoofdstuk verder werken. x 2 y xdx x Formule in document opnemen Om een formule in een document op te nemen moet u de invoegpositie op de gewenste plaats neerzetten.daarna begint u altijd met de keuze Invoegen Object Microsoft Vergelijking 3.0. Als eerste voorbeeld maken we de formule welke hier links wordt weergegeven. Begin met een nieuw leeg document. Op de plaats van de invoegpositie wordt bovenstaande formule gemaakt. Kies Invoegen Object Selecteer in de lijst Microsoft Vergelijking 3.0 en klik op OK. Softwijs, November 2011 pag. 114

122 Op de plaats van de invoegpositie verschijnt nu een invoegvenstertje (zie hiernaast). In het invoegvenstertje kan tekst getypt worden. Verder verschijnt de werkbalk Vergelijking. Via deze werkbalk kunnen speciale symbolen zoals een integraalteken worden toegevoegd. De werkbalk kan met de muis naar een andere plaats gesleept kan worden. Werkbalk Vergelijking Ook het menu is gewijzigd Als je het aanmaken van een formule start dan verandert de normale menubalk boven in beeld in een andere menubalk met opmaakmogelijkheden voor formules. Witruimte invoegen Spaties kunnen niet gewoon ingetypt worden. Wel kan via Ctrl+spatie een spatie worden ingevoegd. Meer mogelijkheden om witruimte in te voegen zijn mogelijk via de werkbalk Vergelijking. Kies de tweede knop van links in de bovenste balk en wel de laatste van de eerste rij of één van de drie alternatieven uit de tweede rij (de eerste in deze tweede rij komt qua spatiegrootte overeen met de spatie die je krijgt met Ctrl+spatie). Typ in: y= Ctrl+spatie (zorgt voor een spatie) Selecteer het integraalteken met onder- en bovengrens. Klik hiertoe in werkbalk Vergelijking op de vijfde knop van links in de onderste rij en kies daarna de eerste van de middelste kolom. Het symbool dat nu ingevoegd is heeft drie invulvakjes. Typ nu achtereenvolgens in willekeurige volgorde de tekst die in deze invulvakjes moet komen. Sluit de vergelijkingseditor door ergens buiten het invulvenstertje te klikken. Bewaar het bestand onder de naam FORMULE.DOC. Softwijs, November 2011 pag. 115

123 14.3 Verwijderen, kopiëren en verplaatsen van formules Dat gaat erg eenvoudig. Verwijderen, kopiëren en verplaatsen gaat op de standaard Windows werkwijze. Selecteer eerst de formule door ergens in de formule te klikken. Verwijderen kan dan met de Delete toets, Bewerken Knippen of via het snelmenu Wijzigen van een bestaande formule Dubbelklikken op de formule. Het bewerkingsschem verschijnt weer zodat wijzigingen aangebracht kunnen worden. Klik met de rechtermuisknop op de formule en kies uit het snelmenu: of Vergelijking-object Bewerken of Vergelijking-object Openen Hieronder de verschillen tussen beide situaties: Bewerken Openen U krijgt dan weer het bekende invulvensterje met de werkbalk Vergelijking en het aangepaste menu. Deze situatie krijg je ook als je op de formule dubbelklikt. U krijgt nu een groot venster met die aparte menubalk voor opmaakmogelijkheden. Dit venster werkt veel plezieriger. Deze weg kun je dus ook bewandelen als je helemaal geen bewerking of correctie wilt toepassen, maar alleen de opmaak bijv. lettertype wilt aanpassen. Tip Het grotere venster dat je krijgt na Openen is zoveel prettiger dat het bij het maken van grotere formules aan te raden is om altijd op de standaardwijze eerst een simpele vergelijking zonder iets aan te maken. Vervolgens met Vergelijking-object Openen de echte vergelijking intypen. Softwijs, November 2011 pag. 116

124 2 b b 4ac 2a Menukeuze: Opmaakprofiel Standaard staat het opmaakprofiel op Wiskunde. Wanneer u in een vergelijking tekst wilt intypen is het handiger om het opmaakprofiel op Tekst te zetten. Spaties kunnen op de normale manier ingetypt worden. Wanneer weer wiskundige symbolen ingevoegd moeten worden, moet het opmaakprofiel weer op Wiskunde gezet worden. Menukeuze: Opmaakprofiel - Bepalen Hiermee kunt u de te gebruiken lettertypes en hun opmaak instellen. Zo staan bijvoorbeeld standaard variabelen en Griekse kleine letters cursief. U kunt dit naar wens aanpassen. Menukeuze: Tekengrootte Bepalen Hier kunt u de lettergrootte aanpassen. Wanneer u bijv. kleine formules gewoon in de lopende tekst wilt opnemen kunt u de lettergrootte in de formules aan die van de normale tekst aanpassen. Deze keuze blijft geldig bij aanmaak van nieuwe formules, maar tast bestaande formules niet aan Voorbeelden en Opgaven Als volgend voorbeeld wordt nu de vergelijking hiernaast gemaakt. Open indien nodig het bestand FORMULE.DOC dat reeds eerder gemaakt is. Zet de invoegpositie achter de eerste formule en maak een paar lege regels. Kies Invoegen Object Microsoft Vergelijkingseditor 3.0 en klik op OK Sluit de vergelijkingseditor door elders in het document te klikken. Klik met de rechtermuis op het zojuist gemaakte object en kies uit het snelmenu voor V-object Openen vergelijking. Voer nu de volgende stappen uit. Voeg het sjabloon voor een breuk in. Klik in het bovenste vakje. Typ in: -b en voeg dan het symbool toe. Softwijs, November 2011 pag. 117

125 Voeg nu het sjabloon voor de vierkantswortel in. Typ b en voeg het sjabloon voor superscript in. Typ 2 in het exponentvakje en druk dan op pijl rechts waardoor de cursor uit het exponentvakje gaat. Typ in: -4ac. Klik dan in het vakje voor de noemer en typ in: 2a Bewaar het bestand. Oefening n 1 Maak formule hiernaast: 2 x 2 2 i nx n i 1 Aanwijzingen: Werkbalk: Bovenste rij, 9 e symbolenpallet. Dan 1 e kolom, 6 e symbool. Werkbalk: Onderste rij, 3 e symbolenpallet. Dan 1 e kolom, 1 e symbool. Typ 2 in en druk op pijl rechts. Typ = in. Werkbalk: Onderste rij, 2 e symbolenpallet. Dan 1 e kolom, 1 e symbool. Typ voor teller 1, typ voor noemer n en druk op pijl rechts. Werkbalk: Onderste rij, 1 e symbolenpallet. Dan 3 e kolom, 1 e symbool Werkbalk: Onderste rij, 4 e symbolenpallet. Dan 3 e kolom, 1 e symbool Typ voor ondergrens: i=1. Typ voor bovengrens n. Typ achter sigmasymbool: x Werkbalk: Onderste rij, 3 e symbolenpallet. Dan 3 e kolom, 1 e symbool. Typ als subscript: i. Typ als superscript 2. Druk op pijl rechts. Typ in nx Werkbalk: Bovenste rij, 3 e symbolenpallet. Dan 1 e kolom, 4 e symbool. Werkbalk: Onderste rij, 3 e symbolenpallet. Dan 1 e kolom, 1 e symbool. Softwijs, November 2011 pag. 118

126 14.6 Bijschrift en nummering In grotere teksten met meerdere formules is het een goed gebruik om de formules te nummeren In Word kunnen automatisch genummerde bijschriften worden toegevoegd aan figuren, tabellen, formules en andere items die u invoegt. Als u bijvoorbeeld figuren invoegt kunnen deze automatisch het bijschrift Figuur 1, Figuur 2, enz. krijgen. Ook handig is dat u in de gewone tekst via een kruisverwijzing naar het genummerde bijschrift kunt verwijzen. Als u een bijschrift wilt toevoegen selecteert u het desbetreffende item en kiest vervolgens Invoegen Bijschrift. U kunt deze functie ook via het snelmenu met de rechtermuisknop activeren. Klik met de rechtermuisknop op de formule en kies uit het snelmenu voor Bijschrift. U krijgt dan het volgende dialoogscherm: Selecteer voor naam Formule. Wanneer deze naam er niet bij staat kunt u via de knop Nieuwe naam deze toevoegen. Positie Nummering Automatisch biedt slechts de keuze uit onder en boven de formule. Erg gebruikelijk is om het bijschrift achter de formule te plaatsen. Dit is niet zomaar mogelijk. Notatiemogelijkheden als 1, 2, 3 of a, b, c enz. Hier kun je opgeven aan welke objecten automatisch een bijschrift met nummer wilt toekennen; een formule gemaakt met de Microsoft Vergelijkingseditor 3.0 staat standaard niet aangevinkt; de verleiding is groot dat ook maar aan te vinken; ik vind dat niet altijd handig, omdat je ook vaak kleine formules in de lopende tekst zult gebruiken, die je helemaal niet mee wilt Softwijs, November 2011 pag. 119

127 nummeren. Opmerking Als je bij een formule met bijschrift de formule verwijdert, dan wordt niet automatisch het bijschrift mee verwijderd. Het bijschrift is aparte alinea met als opmaakprofiel Bijschrift. Softwijs, November 2011 pag. 120

128 15. Index maken Een index is een alfabetische lijst van trefwoorden met paginanummers. Bij een grote hoeveelheid informatieve tekst zorgt een index ervoor dat de gewenste informatie snel gevonden kan worden Indexgegevens markeren Voor het maken van een index moeten twee stappen worden uitgevoerd: 1. Het markeren van de woorden die in de index moeten worden opgenomen, inclusief het niveau. 2. Het genereren van de index. De eerste stap is dus dat het markeren van de trefwoorden. U doet dit het snelst door het woord te selecteren en vervolgens op de toetscombinatie ALT + SHIFT + X te drukken. Het woord wordt dan gemarkeerd. Open het document SCHURFT.DOC. Selecteer het woord hoornlaag op pag. 1 van de tekst. Druk op de toetscombinatie ALT + SHIFT + X ln het venster Indexgegeven markeren wordt het geselecteerde woord getoond in het invulveld Hoofdgegeven. U kunt het woord eventueel aanpassen wanneer u het in een iets andere vorm in de index op wenst te nemen, of een Subgegeven toevoegen in het gelijknamige invulveld. Softwijs, November 2011 pag. 121

129 Met de knop Markeren kunt u het geselecteerde woord daadwerkelijk markeren. De knop Alles markeren gebruikt u wanneer u het geselecteerde woord niet alleen op deze pagina wilt markeren, maar ook op alle andere pagina's waar het voorkomt. Wanneer u vervolgens met behulp van de index naar dit woord zoekt, wordt u naar meerdere pagina's verwezen. Weergeven / verbergen Klik op de knop Alles markeren Het dialoogvenster blijft in beeld, zodat u eventueel een ander woord kunt markeren. Sluit het dialoogvenster door te klikken op de knop Sluiten Wanneer een woord gemarkeerd is, is het voorzien van een veldcode. U kunt alleen controleren of woorden daadwerkelijk gemarkeerd zijn indien Weergeven/verbergen aan staat. Controleer dat het woord hoornlaag ook op pag. 2 gemarkeerd is. Selecteer in op pag. 1 het eerste voorkomen van het woord gastheer, druk op de toetscombinatie ALT + SHIFT + X. Klik op de knop Alles markeren Alhoewel gastheer 3 keer voorkomt, wordt het woord maar 1 keer gemarkeerd. Dit komt omdat deze woorden op dezelfde bladzijde staan. Selecteer in op pag. 1 in de 2 e zin het woord mijt, druk op de toetscombinatie ALT + SHIFT + X. Typ in het invulveld Subgegeven: grootte Klik op de knop Markeren. Het woord wordt gemarkeerd, het dialoogvenster blijft op uw beeldscherm. Selecteer direct het woord mijt op pag. 2 in de laatste zin. Typ in het invulveld Subgegeven: zichtbaar maken Klik op de knop Markeren. Selecteer direct het woord mijt op pag. 5 in de 2 e alinea. Typ in het invulveld Subgegeven: verspreiding Klik op de knop Markeren. Sluit het dialoogvenster door te klikken op de knop Sluiten Voordat het zinvol is om een index te laten genereren, is het noodzakelijk om een aantal extra woorden te markeren, zodat de index niet te kort wordt. Softwijs, November 2011 pag. 122

130 Markeer de volgende woorden (zonder subgegevens). Pag. 2: jeuk, allergische reactie, hygiëne, diagnose Pag. 3: incubatietijd, korsten Pag. 4: Permethrine, Benzylbenzoaat Pag. 5: beddegoed 15.2 Index genereren U heeft nu een groot aantal woorden gemarkeerd. Om deze woorden op te laten nemen in een index gaat u als volgt te werk. Plaats de cursor aan het einde van het document. Kies Invoegen Verwijzing Index en inhoudsopgave. Activeer (indien noodzakelijk) het tabblad Index. In het invulveld Opmaak bepaalt u het uiterlijk van de index. U kunt de mogelijke stijlen bekijken onder Voorbeeld. Klik op de stijl Modern en bekijk het voorbeeld. Bekijk ook de stijl Klassiek. Klik op de stijl Formeel en geef OK. De index wordt ingevoegd. Softwijs, November 2011 pag. 123